Region Östergötland. Revisionsrapport. Granskning av Region Östergötlands upphandlingsverksamhet.

(1)

(2)

Revisionsrapport

Rebecca Lindström Certifierad kommunal revisor

Nina Törling

Felix Miranda Thyrén November 2017

Granskning av

Region Östergötlands upphandlingsverksamhet

Region Östergötland

(3)

Innehåll

1. Sammanfattning ... 2

2. Inledning ... 4

2.1. Bakgrund ... 4

2.2. Revisionsfråga ... 4

2.3. Revisionskriterier ... 4

2.4. Kontrollfrågor ... 5

2.5. Avgränsning ... 5

2.6. Metod ... 5

3. Lagen om offentlig upphandling (LOU) ... 6

4. Granskningsresultat ... 7

4.1. Finns ändamålsenliga regler och rutiner avseende upphandling? ... 7

4.2. Är regler och rutiner kända i organisationen? ... 8

4.3. Är roller och ansvar i upphandlingsprocessen tydliga? ... 8

4.4. Görs en ändamålsenlig uppföljning av genomförda upphandlingar?... 10

4.5. Görs en ändamålsenlig uppföljning av direktupphandlingar? ... 11

4.6. Är den egna uppföljningen av köptrohet mot ramavtal säkerställd ur ett internkontrollperspektiv? ... 12

4.7. Säkerställer regionen att politiskt beslutade mål får önskat genomslag i upphandlingar?... 13

(4)

1. Sammanfattning

Revisorerna i Region Östergötland har gett PwC i uppdrag att genomföra en fördjupad granskning av regionens upphandlingsverksamhet. Revisionsfrågan för denna granskning är:

Bedrivs Region Östergötlands upphandlingsverksamhet på ett ändamåls- enligt sätt?

Vi bedömer att upphandlingsverksamheten sammantaget inte bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Detta beror på brister i uppföljning och dokumentation.

Vi bygger vår slutsats på de bedömningar som gjorts under respektive kontrollmål enligt nedan:

Finns ändamålsenliga regler och rutiner avseende upphandling?

Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt.

Vi grundar vår bedömning på att det sammantaget finns dokumenterade regler och rutiner att använda sig av för att kunna bedriva en ändamålsenlig upphandlingsverksamhet.

Uppföljning av upphandlingar och avtalstrohet finns dock inte tydligt reglerat i riktlinjerna vilket leder till oklarheter i ansvarsfördelningen.

Är regler och rutiner kända i organisationen?

Verksamheterna har kännedom om aktuella rutiner och regler på området. Kunskapen om vad rutiner och regler innebär för respektive verksamhet kan förbättras.

Är roller och ansvar i upphandlingsprocessen tydliga?

Ansvar och roller är inte tydliga i organisationen avseende uppföljning av upphandlingar.

Även om reglerna är tydliga kring vad som ska upphandlas leder resursbrist inom UE till att varor som borde upphandlas av dem istället köps in av respektive verksamhet. Detta ökar risken för otillåtna direktupphandlingar. Styrningen och organisationen gällande upphandlingar behöver stärkas.

Görs en ändamålsenlig uppföljning av genomförda upphandlingar?

Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt.

(5)

Vi grundar vår bedömning på att uppföljning av upphandlingar och avtal inte görs i till- räcklig omfattning. Vidare framgår att det inte sker någon systematisk avtalsförvaltning i regionen. Uppföljningen behöver stärkas och tydliggöras.

Görs en ändamålsenlig uppföljning av direktupphandlingar?

Vi bedömer att dokumentationsplikten inte är säkerställd då direktupphandlingar inte alltid dokumenteras i enlighet med lagens krav. Dokumentationen är viktig för den egna uppföljningen av gjorda köp. Bristande uppföljning kan medföra att verksamheten inte är effektiv och att förtroendet hos leverantörer skadas.

Är den egna uppföljningen av köptrohet mot ramavtal säkerställd ur ett in- ternkontrollperspektiv?

Vi grundar vår bedömning på att den uppföljning som görs och ligger till grund för måluppföljningen har flera kvalitetsbrister och därmed inte kan säkerställas eller använ- das i förbättrande syfte.

Ansvaret för den övergripande uppföljningen av avtalstrohet samt upphandlingar finns inte tydligt reglerat i riktlinjerna. Detta bidrar till att uppföljningen inte sker systematiskt.

Uppföljningen bör säkerställas så att korrekta siffror redovisas. Den del av inköpen som görs utanför avtal måste analyseras och återkopplas till berörda verksamheter.

Säkerställer regionen att politiskt beslutade mål får önskat genomslag i upp- handlingar?

Vi gör bedömningen att ett arbete har påbörjats och implementerats i verksamheten. Det finns för år 2017 en framtagen plan på hur efterlevnaden av miljökraven ska utföras. Vi grundar även vår bedömning på att mätning görs utifrån antal genomförda upphandlingar med ställda miljökrav och inte vilken genomslagskraft de har haft.

(6)

2. Inledning

2.1. Bakgrund

För att inte snedvrida konkurrensen på marknaden och samtidigt hushålla med skatteme- del ska offentliga myndigheter såsom kommuner och landsting/regioner följa vissa be- stämmelser, upphandlingsreglerna, när de köper eller hyr varor eller tjänster. Syftet med Lagen om offentlig upphandling är att säkerställa att myndigheter behandlar alla som vill få affärskontrakt med myndigheten lika. Upphandling av varor och tjänster samt bygg- nads- och anläggningsarbete bör samordnas så att myndigheten drar nytta av sin storlek som köpare och utnyttjar den upphandlingskompetens som finns.

Ramavtal är ett avtal som ingås mellan myndighet och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en tidsperiod. Trohet till avtal är avgörande för leverantörers förtroende för myndigheten. En hög avtalstrohet ger också bättre villkor i upphandlingar och avtal.

Upphandlingsverksamheten har tidigare granskats av Region Östergötlands revisorer.

2013 granskades dåvarande landstingets följsamhet mot ramavtal, där revisorerna be- dömde att den interna kontrollen för att säkerställa följsamhet mot ramavtal inte var till- räcklig och att det fanns ett behov av att fördjupa och strukturera denna på ett tydligare sätt. 2015 granskades upphandlingar inom ny- och ombyggnation. Där fann revisorerna brister i uppföljning samt internkontroll, bland annat saknades styrdokument.

Revisorerna har utifrån sin riskbedömning beslutat att under 2017 genomföra en fördju- pad granskning inom regionens upphandlingsverksamhet. PwC har fått uppdraget att genomföra granskningen.

Två förtroendevalda revisorer, Anders Senestad och Eiwor Englund, har följt granskningen.

2.2. Revisionsfråga

Revisionsfrågan för granskningen är:

 Bedrivs Region Östergötlands upphandlingsverksamhet på ett ändamålsenligt sätt?

2.3. Revisionskriterier

Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande:

 Lagen om offentlig upphandling, LOU

 Region Östergötlands strategiska plan med treårsbudget 2017-2019

 Regionens Inköps- och upphandlingspolicy

 Rutiner och styrande dokument inom området

(7)

2.4. Kontrollfrågor

Med utgångspunkterna från revisionskriterierna och den övergripande revisionsfrågan har följande kontrollfrågor formulerats:

 Finns ändamålsenliga regler och rutiner avseende upphandling?

 Är regler och rutiner kända i organisationen?

 Är roller och ansvar i upphandlingsprocessen tydliga?

 Görs en ändamålsenlig uppföljning av genomförda upphandlingar?

 Görs en ändamålsenlig uppföljning av direktupphandlingar?

 Är den egna uppföljningen av köptrohet mot ramavtal säkerställd ur ett internkontrollperspektiv?

 Säkerställer regionen att politiskt beslutade mål får önskat genomslag i upphandlingar?

2.5. Avgränsning

Granskningen avgränsas till intervjuer med berörda tjänstemän vid regionens upphandlingsenhet samt utvalda produktionsenheter som är Sinnescentrum, Centrum för kirurgi, ortopedi och cancervård, Diagnostiskcentrum samt Medicinsk teknik och IT inom Cent- rum för verksamhetsstöd och utveckling.

I uppdraget ingick att granska avtalstroheten utifrån registeranalys för år 2016 och tertial 1 år 2017. Regionen har inte kunnat säkerställa uppföljningen varför vi har valt att exklu- dera den i denna revisionsrapport.

2.6. Metod

Granskningen har genomförts genom intervjuer, dokumentstudier, stickprov samt registeranalys.

Intervjuer har gjorts med berörda tjänstemän vid regionens upphandlingsenhet samt med representanter för utvalda produktionsenheter. På produktionsenhetsnivå intervjuas be- rörda personer inom upphandlingsområdet. Totalt har 15 personer intervjuats.

Genom registeranalys har en kontroll avseende dokumentation av direktupphandlingar gjorts med avseende på regionens följsamhet till Lagen om offentlig upphandling. Vidare har kontroll av regionens avtalstrohet gällande köp från befintliga avtal gjort. Uppgifter om inköp har hämtas ur regionens leverantörsreskontra.

Stickprov på 80 genomförda direktupphandlingar har genomförts avseende kraven på dokumentation av direktupphandling över 100 tkr.

Rapporten har sakavstämts med intervjuade personer.

(8)

3. Lagen om offentlig upphandling (LOU)

Lagen om offentlig upphandling (LOU) infördes 1 januari 1994 till följd av EU:s upphand- lingsregler har sedan dess ändrats vid tio tillfällen för att anpassas bättre till EU:s regelverk. LOU omfattar upphandlingar hos kommuner, landsting, staten och offentligt ägda företag. Syftet med lagstiftningen är att följa EU:s fyra friheter; fri rörlighet för varor, personer, tjänster och kapital inom EU:s inre marknad. Således skall lagen främja en fri och rörlig marknad med konkurrensutsättning där ingen upphandling får göras så att någon leverantör särbehandlas.

Lagen har ett detaljerat regelverk och skall alltid tillämpas när den upphandlande myndigheten köper varor eller tjänster. Lagen fastställer att man inte får gynna någon lokal leverantör. Däremot kan man ställa flera krav som upphandlande myndighet, exempelvis på kvalitet, funktion eller ha särskilda miljömässiga krav.

Direktupphandling är en upphandlingsform som har lägre krav än en vanlig upphandling.

Detta kan tillämpas om en upphandlings värde inte överstiger 534 890 kronor (år 2016) eller om det finns synnerliga skäl. Dock krävs att en organisation har riktlinjer för direktupphandlingar. Vidare finns det krav på dokumentation av direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor.

Konkurrensverket är tillsynsmyndighet gällande upphandlingslagstiftningen. En upp- handlingsskadeavgift kan dömas ut om det skett en otillåten direktupphandling där avtal ingåtts med leverantör utan utannonsering. Avgiften får inte överstiga tio procent av det aktuella avtalets värde och den maximala avgiften som kan åläggas den upphandlande myndigheten är tio miljoner kronor.

(9)

4. Granskningsresultat

4.1. Finns ändamålsenliga regler och rutiner avse- ende upphandling?

Iakttagelser

Vi har i granskningen tagit del av följande dokument inom området:

Dokument Fastställd eller

senast reviderad

Kommentar

Inköps- och upphandlings- policy

Regionfullmäktige 2016-01-05 Reviderad 2017-06-20

Policyn omfattar all upphandling och alla inköp av varor, tjänster, utrustning och entreprenader som genomförs av Region Östergötland. Policyn ska vara ett styrinstrument för regionen i inköps- och upphandlingsfrågor.

Upphandling- Direktupp- handling

Upphandlings- enheten 2017-02-22

Beskriver kort vad en direktupphandling är och när direktupphandling är tillåtet samt beskriver regionens direktupp- handlingsprocess.

Upphandlingscentrum verksamhetsplan för 2017

2017 Upphandlingsenhetens strategiska mål för 2017.

Inköpsanmodan- Blankett Blankett för verksamheterna att fylla i vid köp under 100 000 kronor och när avtal inte finns eller avtalad artikel inte finns publicerad på inköpsportalen.

Upphandlingsuppdrag - Blankett

Region Öster- götland 1078 Utgåva 5, 2015-03

Blankett för verksamheterna (enheterna) att fylla i vid behov av upphandling.

Upphandling-

Dokumentation vid direkt- upphandling

2017-03-02 Blankett för verksamheterna att fylla i för att tillse dokumentationsplikten vid direktupphandlingar över 100 000 kro- nor.

Investeringsrutiner Diagnostik centrum

2017-05-03 Processkarta över Diagnostiskcentrums egen investeringsprocess.

Checklista vid upphandling En checklista för Upphandlings- enheten.

Utöver dessa dokument har vi tagit del av upphandlingsenhetens (UE) digitala ledningssystem med styrande processer inom upphandlingsverksamheten. Exempelvis processer- na för kundtjänst (FIXA), upphandling, beställning och utbildning. Vi har även tagit del av regionens digitala inköpsrutiner för lager och förrådssystem och rutiner för fakturerings- system.

I intervjuerna framkommer att det är UE som förlänger befintliga avtal. Rutiner för detta finns i upphandlingsenhetens digitala ledningssystem som finns tillgängligt för medarbetare inom CVU (Centrum för verksamhetsstöd och utveckling).

(10)

Vi bedömer att det delvis finns ändamålsenliga regler och rutiner avseende upphandling.

Vi grundar vår bedömning på att det sammantaget finns dokumenterade regler och rutiner att använda sig av för att kunna bedriva en ändamålsenlig upphandlingsverksamhet.

Vi grundar även bedömningen på att uppföljning av upphandlingar eller avtalstrohet inte finns tydligt reglerat i riktlinjer vilket gör att det finns oklarheter i ansvarsfördelningen (se även avsnitt 4.4.1).

4.2. Är regler och rutiner kända i organisationen?

Iakttagelser

Regionens inköps- och upphandlingspolicy anger att verksamheterna är skyldiga att känna till och utnyttja de avtal som finns. Utöver upphandlingar ansvarar UE för regionens avtalsdatabas, beställarstöd till verksamheter samt artikelregistret i regionens bestäl- larportal. Vid intervjuer framkommer att regionens avtalskatalog är känd i organisationen och att den är lättillgänglig. Trots detta görs köp utanför avtal enligt intervjuer.

Upphandlingsenhetens upphandlingsprocesser i regionens inköps- och upphandlingspolicy och i UE:s ledningssystem, där alla delprocesser finns beskrivna.

Det upplevs som oklart vad som förväntas av de personer som är med i olika upphand- lingsgrupper. Utifrån de intervjuer som gjorts är den samlade uppfattningen att det för verksamheterna inte är helt tydligt vilka rutiner och riktlinjer som finns inom området och när och hur dessa ska användas.

Bedömning

Vi bedömer att regler och rutiner delvis är kända i organisationen.

Bedömningen grundar sig på att verksamheterna har kännedom om att det finns aktuella rutiner och regler på området men att de inte är insatta i vad de innefattar och vad det innebär för just deras verksamhet. Vi rekommenderar därför att regionen implementerar gällande regler och rutiner i verksamheterna.

4.3. Är roller och ansvar i upphandlingsprocessen tyd- liga?

Iakttagelser

Enligt regionens inköps- och upphandlingspolicy har UE ansvar för alla upphandlingar och tecknande av kommersiella avtal inom Region Östergötland. UE ansvarar för bedöm- ning av att lagar, riktlinjer och policys efterlevs samt att affären utformas för en effektiv användning av ekonomiska medel. Regionens verksamheter ansvarar för att utse personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden och att dessa har relevant kunskap om

(11)

gällande lagstiftning, policys och riktlinjer. Regionens beställningsrutiner ska alltid följas när varor, tjänster och utrustning köps in. Verksamheterna ska kontakta UE för assistans och experthjälp gällande upphandling och inköp.

UE ansvarar för alla inköp och upphandlingar av varor, tjänster och utrustningar med följande undantag:

 Alla verksamheter får genomföra enstaka köp (utan upphandling) av varor, tjäns- ter och utrustningar upp till 100 000 kronor, som är regionens gräns för direkt- köp. Med enstaka köp avses varor, tjänster och utrustningar som inte finns regle- rade via avtal. Beloppsgränsen 100 000 kronor gäller för hela regionen för aktuell vara, tjänst eller utrustning. Detta innebär att om ett generellt behov av varan, tjänsten eller utrustningen kan anses föreligga eller totalbeloppet överskrider 100 000 kronor ska UE kontaktas.

 Utöver detta har Naturbruksgymnasiet rätt att, när avtal saknas, genomföra direktupphandling inom gränsen för direktupphandlingar (värde 28 procent av trös- kelvärdet, motsvarande 534 890 kronor år 2016).

Uppföljningar ska göras men ansvaret för detta framgår inte, vare sig av inköps- och upphandlingspolicyn eller av processbeskrivningarna. I intervjuerna framkommer olika upp- fattningar om ansvaret för uppföljning. UE hävdar att de inte har ansvar för uppföljningen då de inte har mandat för det. Vissa verksamheter tar eget ansvar för uppföljningen medan andra tror att det är UE som bär ansvaret.

I intervjuerna framkommer att roller och ansvar överlag är tydligt beskrivna. Vissa av de berörda centrumen har anställt egna inköpsstrateger för att hålla ihop upphandlingsarbetet och för att hushålla med verksamhetens expertresurser. UE har vetskap om att verksamheterna anställer inköpsstrateger, men vet inte vilka dessa är eller deras exakta roll i upphandlingsarbetet. Det framkommer också att verksamheterna inte alltid har tid att delta i referensgrupper på grund av hög arbetsbelastning. Vidare framkommer att ett stort antal medarbetare har behörighet att göra inköp och att beställningsrätten är decentrali- serad.

UE bedömer att de inte har tillräckligt med resurser för att tillse en ändamålsenlig upphandlingsverksamhet. Bland annat råder långa ledtider vid upphandlingar och brister i uppföljning av avtalsföljsamhet. Beställaren har enligt uppgift inte alltid tid att invänta upphandling och genomför istället direktupphandling utanför avtal.

Bedömning

Vid bedömer att roller och ansvar i upphandlingsprocessen delvis är tydliga.

Ansvar och roller är inte tydliga i organisationen avseende uppföljning av upphandlingar.

Även om reglerna är tydliga kring vad som ska upphandlas leder resursbrist inom Upp- handlingsenheten till att varor som borde upphandlas av dem istället köps in av respektive verksamhet. Detta ökar risken för otillåtna direktupphandlingar. Styrningen och organisationen gällande upphandlingar behöver stärkas.

(12)

upphandlingar?

Iakttagelser

Enligt Inköps- och upphandlingspolicyn ska upphandlingar och avtal aktivt följas upp avseende ekonomiskt utfall och uppfyllande av krav som ställts vid upphandlingstillfället.

Enligt UE:s upphandlingsprocess framgår att resultatet av genomförd upphandling ska utvärderas. Vidare anges att inköps- och upphandlingspolicyn ska fungera som ett styrinstrument för hur regionen ska agera i inköps- och upphandlingsfrågor genom att ange de målsättningar och riktlinjer som ska beaktas vid inköp och upphandlingar.

De mål som framgår av policyn är följande:

 Upphandlingar ska genomföras effektivt och affärsmässigt där hänsyn tas till såväl etiska och sociala krav som miljö- och hälsokrav.

 Upphandlingar ska präglas av totalkostnadstänkande där samtliga kostnader som är förenade med köp och drift av varan, tjänsten eller utrustningen beaktas.

 Varor, tjänster och utrustningar ska köpas med rätt funktion, kvalitet och pris genom att regionen i sina upphandlingar ställer relevanta krav, är tydliga och behandlar alla leverantörer lika.

 Standardisering av både varor, tjänster och utrustningar ska eftersträvas för att uppnå bästa möjliga totalekonomi.

Under avsnittet riktlinjer anges att delegationsordningen i regionen alltid ska följas vid inköp och upphandling. I intervjuer framkommer att det finns en osäkerhet i hur ovan angivna krav ska tas omhand i upphandlingen, hur de ska formuleras samt hur de ska kontrolleras och följas upp.

Det framkommer av intervjuerna att avtalen inte följs upp systematiskt i regionen och att långt ifrån alla avtal kontrolleras. Erfarenheter av leverantörerna dokumenteras inte och används inte som underlag inför kommande upphandlingar. Det saknas enligt uppgift rutiner och uttalat ansvar för avtalsförvaltning. Då ansvaret för uppföljning inte är tydligt reglerat faller uppföljningen enligt uppgift ”mellan stolarna”.

Enligt intervjuer finns det inte en tydlig inköpsstrategi utan upphandlingarna görs då behov uppstår och när avtal går ut. Under avtalets tid ska uppföljning av ekonomiskt utfall och ställda krav göras. I intervjuerna framkommer att detta inte sker systematiskt. Repre- sentanter i verksamheterna kontaktar i första hand leverantören vid brister och det är inte alltid UE får den informationen. Vidare framkommer det att verksamheterna kan ta kontakt med annat landsting/region för undersöka hur deras upphandlingar föll ut.

Enligt intervjuer behöver uppföljning avseende det ekonomiska utfallet av upphandlingar stärkas då det idag inte sker regelmässigt. I avtalskatalogen finns avtalen inlästa och där anges avtalat pris. Vid inköp matchas fakturan mot avtalat pris, vilket genererar en systematisk kontroll att rätt pris betalas. Det framkommer av genomförda intervjuer att informationen inte används i uppföljningssyfte.

(13)

Bedömning

Vi bedömer att det inte görs en ändamålsenlig uppföljning av genomförda upphandlingar.

Vi grundar vår bedömning på att uppföljning av upphandlingar och avtal inte görs i till- räcklig omfattning. Regionen följer inte upp ingångna avtal avseende produkt, pris, rabat- ter eller att leverantören håller sig till avtalet. Vidare framgår att det inte sker någon systematisk avtalsförvaltning i regionen. Uppföljning avseende ställda krav behöver stärkas och tydliggöras. Vi rekommenderar att ansvaret för avtalsförvaltning och uppföljning tyd- liggörs.

4.5. Görs en ändamålsenlig uppföljning av direktupp- handlingar?

Iakttagelser

Verksamheterna får själva genomföra enstaka köp upp till 100 000 kronor, vilket är regionens gräns för direktköp. Det innebär att om det totala behovet i regionen förväntas överstiga 100 000 kronor ska UE kontaktas. I några av intervjuerna framkommer att få direktupphandlingar görs, medan det i andra framkommer att direktupphandlingar görs men inte alltid i enlighet med lagen och regionens riktlinjer.

Upphandlande myndighet ska, enligt LOU, kunna styrka att avtal ingåtts i enlighet med lagstiftningen, bland annat ifall någon ansöker om att avtalet ska ogiltigförklaras. Myn- digheten bör ha rutiner för att säkerställa att dokumentationsplikten uppfylls.

I regionen finns en upprättad riktlinje för direktupphandling. Syftet är att beskriva hur en enhet som gör inköp ska gå tillväga vid direktupphandling. Vidare anges att direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till högst 28 procent av tröskelvärdet eller om det finns synnerliga skäl, såsom synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande myndigheten. I gäl- lande riktlinjer finns inte ansvaret för uppföljning av direktupphandling tydligt reglerat.

Enligt intervju ska verksamheterna ange om avsteg från avtal görs, det vill säga om inköp görs från ej avtalad leverantör. Vid beskrivet tillfälle ska blanketten ”Ansökan om avsteg”

användas. Det framkommer i intervjuerna att det är osäkert om denna används i den ut- sträckning som krävs.

Som ett led i granskningen har stickprov tagits för att undersöka om dokumentationsplikten är säkerställd. Stickprov har tagits på de leverantörer där ramavtal inte finns enligt avtalskatalogen samt där inköpt volym överstiger ett värde på 100 000 kronor. Totalt har 80 leverantörer valts ut.

Stickprov som tagits har kontrollerats med UE och kontroll har skett av om det finns dokumentation på inköpet eller om ramavtal finns. Resultatet av kontrollen redovisas i tabellen nedan.

(14)

prov

Diagnostikcentrum 38 760 136 20 5 15 75 % 14 368 493

Centrum Kirurgi Orto- pedi, Cancervård

10 999 640 20 5 15 75 % 8 344 656

Sinnescentrum 28 623 137 20 6 14 70 % 18 297 834

Centrum för medicinsk

teknik och IT* 98 978 473 20 11 9 45 % 6 843 627

Totalt 177 361 386 80 27 53 66 % 47 854 610

*From 2017-01-01 är MTIT ett produktionsområde under Centrum för verksamhetsstöd och utveckling.

Enligt stickprovsanalysen är 66 procent av inköpen inte dokumenterade i enlighet med lagens krav. Värdet på stickproven är 177,4 miljoner kronor och antal transaktioner 3 647 stycken. Inköp för 47,9 m inte är dokumenterade. Snittinköpet för ovanstående stickprov där avtal eller dokumentation inte finns är cirka 0,9 miljoner kronor per leverantör.

Bedömning

Vi bedömer att det inte görs en ändamålsenlig uppföljning av direktupphandlingar.

Vi bedömer att dokumentationsplikten inte är säkerställd då direktupphandlingar inte alltid dokumenteras i enlighet med lagens krav. Det är viktigt att upphandlande myndighet har kontroll över sina avtal och dokumenterar dessa. Det är grundläggande för att ar- beta strategiskt med upphandlingar och för att få bättre nytta av de medel som används för att köpa varor och tjänster. Dokumentationen är också viktig för den egna uppfölj- ningen av sina köp. Bristande uppföljning kan medföra att verksamheten inte är effektiv och att förtroendet hos leverantörer skadas.

4.6. Är den egna uppföljningen av köptrohet mot ram- avtal säkerställd ur ett internkontrollperspektiv?

Iakttagelser

I inköps- och upphandlingspolicyn anges att om krav ställs vid en upphandling måste dessa kunna följas upp av regionen. Kontroll måste kunna ske av att leverantören lever upp till sina åtaganden. Vem som ansvarar för uppföljningen framgår inte, vare sig av in- köps- och upphandlingspolicyn eller av processbeskrivningarna.

I intervjuer framkommer att alla tecknade avtal är inlästa i avtalskatalogen TendSign.

Uppföljning av köptrohet görs men innehåller så många brister att den inte är tillförlitlig enligt intervju. Vetskapen om hur rapporten ska tas korrekt finns inte i verksamheten på grund av att medarbetare har slutat. Vidare görs ingen uppföljning på produktnivå. Det har i intervjuer framkommit att det finns produkter och tjänsteområden som är avtalslösa samt enheter där avtalstroheten är lägre än målet. Uppföljning sker i varierande grad inom enheterna.

(15)

I upphandlingsenhetens verksamhetsplan för 2017 anges följande mål:

Framgångsfaktorer: Nyckelindikatorer: Utfall 2016 Mål 2017 Avtal som täcker verk-

samhetens behov

Regionens andel köp från avtalsbundna leverantörer på regional nivå.

94,8 % 95 %

Andel avslutande upp- handlingar som når uttalat mål för upphandlingen

53,3 % 50 %

Då UE inte kan säkerställa att siffrorna avseende avtalstrohet är korrekta på grund av brister i tillförlitligheten, är redovisat mått år 2016 inte kvalitetssäkrat.

Bedömning

Vi bedömer att den egna uppföljningen av köptrohet mot ramavtal inte är säkerställd ur ett internkontrollperspektiv.

Vi grundar vår bedömning på att den uppföljning som görs och ligger till grund för måluppföljningen har flera kvalitetsbrister och kan därmed inte säkerställas. Det innebär att resultatet av uppföljningen inte kan användas i förbättrande syfte.

Ansvaret för den övergripande uppföljningen av avtalstrohet samt upphandlingar finns inte tydligt reglerat i riktlinjerna. Detta bidrar till att uppföljningen inte sker systematiskt.

Uppföljningen bör säkerställas så att korrekta siffror redovisas. Den del av inköpen som görs utanför avtal måste analyseras och återkopplas tydligare till berörda verksamheter.

Uppföljningen av avtalstrohet och utvärdering av ingångna ramavtal måste förbättras, bland annat för att möjliggöra kartläggning av inköpsmönster och inköpvolymer samt för att säkerställa att åtgärder vidtas vid eventuella avvikelser.

4.7. Säkerställer regionen att politiskt beslutade mål får önskat genomslag i upphandlingar?

Iakttagelser

Regionfullmäktige har fattat beslut om att regionen ska vara klimatneutrala och ha en giftfri verksamhet till år 2020. I regionens mål- och uppföljningsdokument finns målet

”Miljö- och klimathänsyn i all verksamhet, framförallt vid uppdrag och upphandlingar”

definierat. Indikatorn för målet är:

 Andelen upphandlingar där miljöperspektivet har fått ett dokumenterat genomslag.

Målet är satt till 75 procent vilket har nåtts vid delåret 2017. Detta räknas fram genom att dividera antal upphandlingar med miljökrav utöver generella krav med antal miljöpriori- terade upphandlingar.

(16)

hänsyn i upphandlingar. Enligt riktlinjerna ska uppföljning av efterlevnad utföras.

Enligt intervju deltar representant från enheten för miljö- och säkerhet (MSR) i de miljö- prioriterade upphandlingsgrupperna och arbetar fram miljökrav. MSR har återkommande avstämningar med upphandlingsenheten där strategiska frågor eller aktuella miljöfrågor hanteras. MSR deltar i de miljöprioriterade upphandlingsgrupperna och har där kontakt med ansvarig upphandlare. I upphandlingsgrupperna ingår ofta också verksamhetsföre- trädare. MSR ansvarar för utarbetande och förankring av miljökrav till regionens upphandlingar. Upphandlingsenheten ansvarar för att miljökrav hanteras i nedanstående upphandlingar:

 Prioriterade upphandlingar

 Upphandlingar där ansvarig beställare/upphandlingsgrupp anser att miljökrav ska beaktas.

Det finns för år 2017 en framtagen plan på hur efterlevnaden av miljökraven ska utföras.

Bedömning

Vi bedömer att regionen delvis säkerställer att politiskt beslutade mål får önskat genom- slag i upphandlingar.

Vi bedömer att ett arbete har påbörjats och implementerats i verksamheten.

Vi grundar även vår bedömning på att mätetalet görs utifrån antal genomförda upphandlingar med ställda miljökrav och inte vilken genomslagskraft de har haft. Vi rekommenderar att mätningen av målet ses över för att fånga effekten av de ställda kraven i enlighet med målet.