Revisionsrapport
Substansgranskning av lönesystemets personregisterdel
Region Halland
Lars Edgren Karin Elg 2013-01-23
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning 1
2 Inledning/syfte 3
2.1 Bakgrund och revisionsfrågor 3
2.2 Metod, omfattning och avgränsning 4
3 Lönesystemet 4
3.1 Kontroller 4
3.2 Huvudmodell 5
4 Registeranalysen 5
1 Sammanfattning
PwC har, på uppdrag av Region Hallands revisorer, genomfört en substansgransk- ning av regionens löner. I denna analys har vi använt PwC:s verktyg för registerana- lys (IDEA).
Analysen har gjorts utifrån en kopia av informationen i personregistret. Det analy- serade materialet omfattar perioden 1/1-30/9 2012. Ur materialet har vi sorterat ut avvikelser för manuell uppföljning. En avvikelse innebär inte att uppgiften är felakt- ig, men det ger en signal om att materialet behöver kontrolleras med ansvarig eller handläggare. Vid denna verifiering erhålls antingen en godtagbar förklaring eller konstateras en felaktighet som bör korrigeras.
Samtidigt kan konstateras att systemet har inmatningskontroller med möjligheter till styrning eller begränsning av fältinformation som säkerställer en tillfredsstäl- lande internkontroll.
Sammanfattningsvis visar registeranalysen att de kontrollerade ruti- nerna fungerar tillfredsställande och att regionen har bra kontroll över sina register.
Antalet felaktigheter är över lag få. Vi vill dock poängtera följande:
Fem äldre förtroendevalda med anställningstyp som vikarie med timlön bör få den registreringen korrigerad/borttagen
De yngre som har erhållit en timlön under riktlinjerna för ungdomslöner bör få en kompletterande ersättning
Systemfel gör att värdena för bl a sparade semesterdagar och korrekt antal da- gar inte visas korrekt i ”Utdata”. Däremot är uppgifterna i Personec korrekta.
Om behov av helt korrekt ”Utdata” föreligger bör systemleverantören kontaktas och felet åtgärdas.
Systemet ger i vissa fall fel information om lön i PS-utdata. Enligt uppgift beror detta på en ”bugg” i systemet. Även här bör systemleverantören kontaktas och problemet åtgärdas.
Det förekommer att personer med ”ej rätt till övertid” erhåller sådan tid. Reg- ionen bör klarlägga vad bortförhandlad övertid eller ej rätt till övertid innebär
De kombinationer av fasta registreringar som är felaktiga bör korrigeras. Felak- tigheterna har dock ingen påverkan på utbetald lön men kan som statistiskt be- slutsunderlag ge felaktig information.
Regionen bör uppmärksamma att ett flertal personer har passerat gränsvärdet för ATL-tid. Då analysen bara omfattar 3 kvartal måste påpekas att ytterligare
anställda kommer att passera gränsvärdet. För de som är deltider är frågan om inte en heltidstjänst vore aktuell.
Löneskillnader avseende samma yrkeskategorier mellan sjukhusen bör elimine- ras
Tim- och deltidsanställda har fått ersättning för övertid som inte i varje enskilt fall följer gällande regelverk
De personer som fått reseersättning under fastställd ersättningsnivå bör få ret- roaktiv ersättning
2 Inledning/syfte
2.1 Bakgrund och revisionsfrågor
Regionens revisorer har givit PwC i uppdrag att genomföra en granskning av löne- systemets personregisterdel.
Granskningen ingår som ett led i revisorernas normala uppgifter att på fullmäktiges uppdrag granska verksamheten inom styrelser och nämnder.
Kommuner och landsting/regioner upplever en alltmer ökad datorisering där bear- betning och lagring görs av allt större mängder data. I samband med revision kräver detta ett komplement till vanliga manuella stickprovsgranskningar. PwC använder i dessa fall registeranalys med det datoriserade hjälpmedlet (IDEA).
Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor:
Är regionens styrning och kontroll över inrapporteringen i PA-systemet till- räcklig?
Är uppgifterna i PA-systemet tillförlitliga?
Syftet har varit att granska speciellt personregistret mot ett antal kontrollmål som anges nedan:
Personer över 67
Personer som är 18 eller yngre
Sparade semesterdagar överstiger inte 40 dagar Korrekt antal semesterdagar
Höga löner
Ej rätt till övertid med övertid
Fasta registreringar (anstform, ansttyp, avtal förmgrp, semgrp) i kombination Komptid
Negativa värden Lönetillägg
Anställda med mycket övertid (ATL-tid)
Anställda med heltidstjänst som arbetat fyllnadstid Låga löner
Timanställda med övertid Deltidsanställda med övertid Bilersättning
Förtroendevalda Övrigt
2.2 Metod, omfattning och avgränsning
Registeranalys med IDEA innebär metodmässigt att:
Hela datamängden för den aktuella perioden kan analyseras på ett effektivt och snabbt sätt.
En enhetlig analys görs av informationen oberoende av datorsystem och leve- rantör.
Externa analyser utesluter eventuella felkällor som ligger inbyggda i de analyse- rade datorsystemen.
Metoden går ut på att med hjälp av dator analysera en kopia av informationen i per- sonregistret ur löne- och personalsystemet. Vi har valt perioden 1/1-30/9 2012.
Analysen omfattar all information om samtliga individer i personregistret. Antalet personer (personnummer) registrerade i lönesystemet uppgår till 9 372 vid ut- gången av perioden. Antalet personer omfattar förutom alla heltids-, deltids- och timanställda även uppdragstagare och förtroendevalda.
En grov gallring har genomförts i dataanalysen. Analysen ger som utdata ett material som avviker från det ”normala”. För att verifiera orsakerna till de signale- rade avvikelserna har vi sedan stämt av med ansvariga i verksamheten.
Presentationen av granskning och resultat är uppdelat på bakgrund, resultatet från registeranalysen, verifiering samt kommentar.
3 Lönesystemet
Det personaladministrativa systemet Personec har utvecklats av Aditro. Systemet innehåller olika delsystem (moduler) för anställning, schema, bemanning, mm.
Även flextidsystemet kan kopplas till Personec. Personec levererar månatligen eko- nomisk information till ekonomisystemet.
3.1 Kontroller
I Personec finns inbyggda formella- och logiska kontroller mm. Dessa kontroller kan vara såväl kontroller från systemleverantören som lokala kontroller som också byggs lokalt. Varningssignaler om fel kommer i de flesta fall med automatik upp på användarens dataskärm.
Schema importeras från schemahanteringssystemet TimeCare. Där finns regelverk inlagt avseende exempelvis dygnsvila och veckovila osv.
3.2 Huvudmodell
Den övergripande funktionen i Personec utgörs av regler och tabeller som motsva- rar det arbetsmässiga regelverk regionen har.
I tabellerna finns regionens hela organisation inlagd, från högsta nivå ner till enskilt enhet. Varje organisatorisk enhet är i registret kopplad med information om konte- ringssträngar mm. I tabellerna finns även lönearter, beräkningsformler, anställ- ningsinformation osv.
I systemet finns alla arbetstidsavtal upplagda i tabellform, som styr OB-
ersättningar, övertid mm. Ersättningar och avdrag för frånvaro styrs sedan utifrån upplagt schema.
Behörigheter till systemet styrs från ett behörighetssystem, Neptune. Där finns alla funktioner i Personec och alla regionens organisationer upplagda. Alla användare är inlagda i behörighetssystemet. Tillgången till systemet avgörs sedan av vilka funktioner och organisationer behörigheten omfattar.
I Personec finns regionens alla anställda inklusive uppdragstagare, förtroendevalda mm inlagda. Månadsanställda personer har sedan ett schema. Timanställda får ett schema för en dag, eller en längre period. Avvikelser inrapporteras av den anställde och ibland av chef/rapportör via självservice från webben.
Tidsregistrering via flextidssystemet hanteras på samma sätt. Det finns i systemet även möjlighet att registrera reseräkningar.
I den arbetsmässiga kedjan, anställning – schema – självrapportering – attest, kommer rätt lön, rätt överföring till ekonomisystemet, rätt information i filer till KPA och SCB och rätt statistik att skapas i systemet.
4 Registeranalysen
Personer över 67 år
Analysen går ut på att ta fram alla registrerade och aktuella personer som är 67 år och äldre.
Normalt förekommer inga tillsvidareanställda som är äldre än gällande pensionsål- der. De som trots allt är äldre än denna åldersgräns är vanligtvis anställda med nå- gon form av specialavtal, oftast timanställda. Numera finns möjlighet att utnyttja rörlig pensionsålder vilket medger arbete till det att personen fyllt 67 år.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 152 personer som blivit 68 år under året (före 2012-09-30) eller äldre.
Verifiering
En person av dessa är tillsvidareanställd. Sju stycken är månadsavlönade med tids- begränsade anställningar. Samtliga är registrerade som AB-anställda med förmåns- grupp 1.
Övriga är timanställda, förtroendevalda eller uppdragstagare. Av de förtroendevalda (34 st) är fem registrerade med anställningstyp ”vikarie med timlön”.
Kommentar
De äldre förtroendevalda med registrering av anställningstyp som vikarie med tim- lön bör få sin registrering korrigerad/borttagen.
Personer som är 18 år eller yngre
För personer som är 18 år eller yngre (minderåriga) reglerar Arbetsmiljöverkets föreskrifter vilka arbetsuppgifter och under vilka tider dessa får utföras. Enligt före- skrifterna får minderåriga ex vis inte tjänstgöra nattetid. Kollektivavtalet anger också lägsta lön för personer som är 18 år eller yngre. Region Halland har fastställt ungdomslöner från 14 och t o m 19 år.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 143 personer som är 19 år eller yngre. Av dessa har ett stort antal en timlön som är högre än regionens riktlinjer. Ett mindre antal har lägre timlön. Lägre timlön än riktlinjerna ska dock inte förekomma.
Verifiering
Verifieringen visar att det kan vara fråga om två kategorier ungdomar. En kategori (framtidskraft) fullgör i huvudsak sin tjänstgöring under sommarmånaderna. Kate- gori två är de som är timanställda ute i den löpande verksamheten under hela året.
De som har högre timlön jämfört med riktlinjerna tillhör normalt kategori två. Nå- gon eller några personer har dock en timlön som ligger under regionens riktlinjer.
Kommentar
Den eller de som har en timlön som ligger under riktlinjerna bör för sin ersättning kompletterad med mellanskillnaden upp till fastställd nivå.
Sparade semesterdagar överstiger inte 40
Enligt AB 08 (Allmänna Bestämmelser) får antalet sparade semesterdagar inte överstiga 40. Dagar över 40 skall utbetalas i form av lön senast i februari/mars, året efter det konstaterats att det finns för många sparade dagar. Någon utbetalning av
sparade semesterdagar ska heller inte kunna ske om det inte finns sådana dagar registrerade.
Registeranalys
Analysen visar att det finns 21 personer med mer än 40 sparade dagar efter det att utbetalning av överskjutande dagar i februari.
Analysen visar även att det utbetalats semesterdagar trots att några sparade dagar inte varit registrerade.
Verifiering
Verifieringen visar att personerna med registrering om mer än 40 sparade dagar också fått sina överskjutande dagar utbetalda i form av lön. Här har det varit fel i
”PS-utdata”. Felet indikerar att det kan vara fråga om ett handhavandefel.
De personer som fått utbetald ersättning för innestående semesterdagar utan att ha några sparade dagar registrerade är personer som avslutat sin anställning. Inneva- rande års semesterdagar har då betalats ut.
Kommentar
Systemleverantören bör informeras om problemet med avvikande värden i PS- utdata om sparad semesterdagar över 40. Felet bör korrigeras. Felaktigheter i sy- stemets kan medföra att beslut mot bakgrund av sådan utdata/ information kan vila på felaktiga grunder.
Korrekt antal semesterdagar
Kontroll har gjorts av att de anställda har rätt antal semesterdagar (32, 31, 25 eller 0 dagars semester.
Kontrollen gäller även s k radiologsemester. Här är det normalt med 10 – 11 dagars extra semester.
Registeranalys
Registeranalysen visar att ingen person har mer än 32 dagar semester. Tre personer har 32 dagars semester utan att vara 50 år. En person har 31 dagars semester utan att vara 40 år.
De som saknar uppgift om semesterdagar är förtroendevalda, timanställda, upp- dragstagare mm.
Registeranalysen visar att en person har 17 dagar radiologsemester.
Verifiering
Verifieringen visar att ett systemfel orsakat det felaktiga värdet för en av de tre per- soner med 32 dagars semester utan att vara 50 år.
Övriga två personer är uppehållsanställda med brutet semesterår. Samma sak gäller för den person som har 31 dagar utan att vara 40 år.
Kommentar
Systemleverantören bör underrättas om det felaktiga värdet avseende semesterda- gar. Felet bör korrigeras.
Anledningen till det höga värdet radiologsemester bör undersökas.
Höga löner
Analysen går ut på att ta fram alla personer med en lön överstigande 40 000 kronor per månad och analysera lönebeloppen i förhållande till sysselsättningsgrad och befattningskategori.
Registeranalys
Analysen visar att ca 950 personer har månadslöner över 40 000 kronor. Av dessa är det 18 stycken som har en befattningsbenämning som inte överensstämmer med lönen (ekonomiassistent, ekonom eller sjuksköterska i olika former)
Verifiering
Vi kontroll i lönedata visar det sig att lönerna är korrekta i lönemodulen men när informationen förs över till PS-utdata blir det fel löneuppgift (bugg i systemet).
Kommentar
Regionen bör tillsammans med systemleverantören eliminera den ”bugg” som ger felaktig utdata.
Ej rätt till övertid med övertid
Analysen har som mål att undersöka att personer som ej har rätt till övertidsersätt- ning ej heller erhåller detta.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 72 personer som har sin övertid bortförhandlad eller av andra skäl inte har rätt till övertid men erhållit ersättning för övertid. Kost- naden uppgår till ca 350 000 kronor för aktuell period.
Verifiering
Verifieringen visar att det förekommer att anställda går in och arbetar på sin jourle- dighet och får kvalificerad övertid. Under granskad period är det fråga om en läkare som arbetat på jourledighet och fått övertid. Det finns även exempel på arbete un- der semestern som medfört kompensation i övertid. Att personer ersätts med över- tid enlig ovanstående är dock korrekt enligt beslut.
Några av de anställda som fått övertidsersättning är sådana som gått till en befatt- ning där övertiden bortförhandlats under året.
I något fall har en verksamhetsområdeschef genom beslut tillstyrkt övertidsersätt- ning för två läkare.
En person som inkallats på arbete som normalt borde medfört fyllnadstid har fått övertid.
Kommentar
Regionen bör exakt klarlägga vad bortförhandlad eller ej rätt till övertid innebär.
Om övertidsersättning i vissa fall ändå ska kunna godkännas bör det fastställas i vilka fall det i så fall kan ske.
Fasta registreringar
Analysen går ut på att kontrollera att anställningsform, anställningsgrupp, anställ- ningstyp och förmånsgrupp finns angivet för alla anställda i lönesystemet samt att inte omöjliga kombinationer av anställningsform, anställningsgrupp, anställnings- typ och förmånsgrupp finns registrerade. Som omöjlig kombination räknas till ex- empel vikarier med tillsvidareanställning. Att koderna för anställningsform, an- ställningsgrupp, anställningstyp och förmånsgrupp inte överensstämmer kan ex- empelvis medföra att en anställning felaktigt ”faller utanför” då beräkning eller sor- tering görs med hjälp av dessa koder eller att lämnandet av statistiska anställnings- uppgifter (LAS) blir felaktiga. Analysen gäller även semestergrupp.
Registeranalys
Registeranalysen visar att 728 personer saknar registrering av anställningstyp.
En person (förtroendevald) har en anställningsform som ”viss säsong”.
En tillsvidareanställd har en registrering som ”allmän visstid” som anställningstyp.
Sju tillsvidareanställda (anställningsform) är provanställda (anställningstyp).
Två förtroendevalda har anställningstyp som ”vikarie med timlön”.
Det finns tre förtroendevalda med månadslön där två har en anställningstyp som
”tidsbegränsad anställning”. Den tredje har en anställningstyp som ”innehavare av tjänst”.
En förtroendevald (landstingsråd) har registrering om semestergrupp som ”för- månsgrupp 1 semestergrupp 1”.
Verifiering
De som saknar registrering av anställningstyp är antingen uppdragstagare eller för- troendevalda. I Personec går det inte att registrera någon form av anställningstyp på uppdragstagare eller förtroendevalda.
Övriga registreringar är felaktiga.
Kommentar
Felaktiga registreringar bör korrigeras.
Komptid
Analysen går ut på att redovisa olika värden för komptid.
Registeranalys
2 679 personer har en registrering om komptid och jourkomptid. Av dessa har 46 personer (samtliga är läkare) över 400 timmar. Det högsta värdet är 683 timmar.
Verifiering
Värdena är ett resultat av arbetad fyllnads-, enkel- eller kvalificerad övertid.
Under 2011 avtalades om vissa regler för jourkomptid. Bl a avtalades att läkare inte kunde ta med sig mer är 200 timmar jourkomptid till nästkommande år. Avslut för innevarande år görs i november vilket innebär att jourkomptid intjänad under de- cember också kommer med till nästa år under. Överskjutande timmar hamnar i ett
”jourkompberg”som betalas ut via lön. Vid halvårsskiftet 2013 skall allt i jourkomp- berget vara reglerat via lön.
Negativa värden
Kontrollmålet går ut på att kontrollera förekomsten av negativa värden. Det är inte ovanligt i kommuner och landsting/regioner att det förekommer negativa ackumu- lerade värden, ex vis komptid (uttag i förtid).
Registeranalys
Registeranalysen visar att den finns en anställd som har ett negativt värde. Perso- nen har ett negativt värde för utbetalda sparade semesterdagar.
Värdet indikerar en utbetalning av sparade dagar som funnits.
Verifiering
Verifieringen påvisar en felaktig registrering av uttag av sparade semesterdagar under 2011. Korrigering har skett under 2012 och ger på så sätt ett negativt värde.
Lönetillägg
Analysen har som syfte att undersöka förekomsten av lönetillägg och att tillägget inte ligger kvar/utbetalas efter förordnandets slut. Normalt avser lönetillägg någon form av mer tillfälligt uppdrag/arbetsuppgift. Regionen tillämpar inte s k chefslöne- tillägg.
Registeranalys
Registeranalysen visar att 402 personer har lönetillägg. Tio av dessa har två tillägg.
Analysen visar vidare att 33 personer har ett lönetillägg där slutdatum för tillägget passerats.
Verifiering
Verifieringen visar att det är fråga om datum som ska justeras (förlängas) alterna- tivt tillägg som betalats ut trots att slutdatum för tillägget passerats.
Kommentar
De lönetillägg som ska finnas kvar men som passerat slutdatum bör rättas upp. Det bör även undersökas om det finns anställda som erhåller lönetillägg, efter förord- nandets slut, samtidigt som slutdatum för tillägget passerats.
Anställda med mycket övertid (ATL-tid)
Syftet med denna analys är att kontrollera förekomsten av anställda med mycket övertid. Vi har inventerat antalet anställda med en registrerad övertid överstigande 300 timmar enligt arbetstidslagen (ATL). Gränsen när dispens, för ytterligare över- tidsarbete måste sökas, är 350 timmar per år och/eller 50 timmar per månad. Tidi- gare (före 2012) gällde 200 tim/år eller 50 timmar per månad.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 11 anställda med mer än 300 timmars ATL-tid.
Av dessa har sex stycken passerat gränsvärdet (350 timmar). Fem av dessa är del- tidsanställda.
Här kan noteras att underlaget för analys bara omfattar tre av årets fyra kvartal.
Fler anställda kommer troligtvis att passera gränsvärdet.
Fem anställda har registrering om ”kval övertid ej ATL”. En person har registrering om ”enkel övertid ej ATL”.
Två personer är vikarier där ”normaltid” (165 timmar) inte registrerats, därav de höga övertidsvärdena.
Verifiering
Verifieringen visar att det är fråga om fem sköterskor (varav 2 usk), två läkare, en lärare, en biomedicinsk analytiker, en fordonsförare och en administratör.
De registreringar som gäller ”övertid ej ATL” är felaktiga.
De vikarier som saknar uppgift om normaltid i systemet har fått korrekt tid inlagd.
Kommentar
Regionen bör uppmärksamma att det finns anställda som arbetsmässigt har ATL- tid som överstiger gränsvärdet. Fem av dessa är deltidsanställda. Här bör noteras
att regionen har regler som medger att deltidsanställda kan gå upp på heltid om omständigheterna så kräver.
De felaktiga registreringarna avseende ”övertid ej ATL” skall tas bort.
Anställda med heltidstjänst som arbetar fyllnadstid
Analysen har som mål att inventera omfattningen av heltidsanställda med registre- rad fyllnadstid (mertid) och i så fall anledningen till detta. Normalt ska inte heltids- anställda registrera fyllnadstid. Undantag finns dock. Enligt AB utgår bara fyllnads- tid vid utbildning utanför ordinarie arbetstid även för heltidsanställda. Vid speciella lokala överenskommelser kan enbart fyllnadstid utgå till heltidsanställda. Deltids- anställda som går upp på heltid har dock sin fyllnadslön kvarliggande året ut.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 855 heltidsanställda som någon gång under året registrerat fyllnadstid. Av dessa har 13 stycken över 50 timmar. Det högsta värdet är 328 timmar.
Verifiering
Ett representativt urval av anställda har kontrollerats. Kontrollen visar att det ute- slutande är fråga om personer som tidigare under året antingen arbetat deltid men senare gått upp på heltid eller det omvända heltidsanställda som senare under året arbetat deltid. Det förekommer även heltidsanställda som under partiell tjänstle- dighet arbetat extra.
Låga löner
Analysen går ut på att ta fram de eventuella personer som är registrerade med en lön under fastställd lägsta lön enligt kollektivavtal och egna lokala avtal samt analy- sera lönebeloppen i förhållande till sysselsättningsgrad och befattningsbenämning mm.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 52 personer med en lön lägre än 19 200 kronor i månaden. Samtliga är månadsavlönade och AB anställda. 24 stycken är tillsvidare- anställda, resten är timanställda.
Verifiering
Verifieringen visar att det för kommunals medlemmar är två olika lönenivåer som gäller (16 720 kronor per månad för outbildade som är över 19 år samt 18 420 kro- nor per månad för utbildade med ett års vana).
Såvitt granskningen visar så är det någon eller några som ligger under den högre nivån. I dessa fall är det fråga om s k lönebidragare.
Verifieringen visar också att det finns för samma yrkeskategorier mindre löneskill- nader mellan sjukhusen i Varberg och Halmstad. Skillnaderna gäller städpersonal och undersköterskor.
Kommentar
Löneskillnaderna mellan sjukhusen bör elimineras.
Timanställda med övertid
Kontrollmålet går ut på att kartlägga förekomsten av timanställda med övertid.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 242 timanställda personer som har registrerade övertidstimmar. De flesta har dock få timmar registrerade. (Den totala kostnaden uppgår till ca 500 000 kronor).
Ett 20-tal personer har 15 timmar övertid eller fler. Det största värdet uppgår till 127 timmar.
Verifiering
Verifieringen visar att den person som har flest övertidstimmar registrerade har ett tim-anställningsavtal baserad på kvalificerad övertid. I vissa fall kan övertiden vara ett resultat av att tjänstlediga (heltidsanställda) personer arbetat extra (timan- ställd).
För övriga är det i regel fråga om manuella registreringar (chefsbeslut) som innebär ett avsteg från normala arbetsrättsliga regler.
Kommentar
Regionen bör för verksamhetsansvariga påvisa vikten av att följa de ersättningsreg- ler som gäller vid timanställning.
Deltidsanställda med övertid
Kontrollmålet går ut på att kartlägga förekomsten av deltidsanställda med övertid.
Arbete under helger genererar alltid övertid, ex vis.
Registeranalys
Registeranalysen visar att 1 507 deltidsanställda har övertid registrerad. 27 deltids- anställda har 40 timmar eller fler övertidstimmar registrerade. Det högsta värdet uppgår till 192 timmar. Kostnaden för dessa 27 personer uppgår till ca 600 000 kronor.
Verifiering
Verifieringen visar att ca 10 (av 27) deltidsanställda har en korrekt registrering. Ar- betet är utfört under helger. Resterande är inte i enlighet med normala arbetsrätts- liga regler utan ett resultat av enskilda chefsbeslut.
Kommentar
Regionen bör för verksamhetsansvariga påvisa vikten av att följa de ersättningsreg- ler som gäller deltidsanställda.
Bilersättning
Kontrollmålet går ut på att kontrollera att alla som erhåller ersättning för körda mil i tjänsten erhåller rätt ersättning. Ersättningens storlek styrs normalt av kollektiv- avtalets resebestämmelser.
Registeranalys
Registeranalysen visar att det finns 2 024 anställda som uppburit reseersättning under granskad period. Av dessa har tolv personer en km-ersättning som avviker från resereglerna. Av dessa har nio fått en för låg ersättning.
Verifiering
Verifieringen visar att för två av de anställda har km-antalet vid något tillfälle regi- strerats dubbelt. Övriga anställda med avvikande låg km-ersättning är också orsa- kade av fel i handhavandet. I något fall har aktuell person begärt en lägre ersättning (bara den skattefria delen).
Kommentar
De personer som fått för låg ersättning bör få sin ersättning korrigerad.
Förtroendevalda
Syftet med kontrollmålet är att kontrollera så att samtliga förtroendevalda har samma registreringar.
Registeranalys
Registeranalysen visar att i lönesystemet finns 214 förtroendevalda registrerade.
Av dessa har en förtroendevald en registrering av anställningsform som ”viss sä- song”. Fyra förtroendevalda har en registrering av anställningsform som ”tids begr anst”. Normalt ska det vara ”visstid int”.
Nitton förtroendevalda har en registrering av anställningstyp som vikarie timlön.
Normalt skall det fältet vara blankt.
Tre av de förtroendevalda är regionråd med nedanstående fasta registreringar.
Anställningsgrupp Anställningstyp Kategori text Avtal
Förtrvald ….tidsber Regionråd AB
Förtrvald Innehavare Regionråd AB
Förtrvald ….tidsber Regionråd Landsting/k-råd
Anställningstyp som innehavare framstår som felaktig. Avtalsregistreringen bör vara AB för alla tre.
Verifiering
Verifieringen visar att de registreringar av förtroendevalda och landstingsråd som avviker är felaktiga.
Kommentar
De avvikande registreringarna bör korrigeras.
Övrigt
Registeranalys
Registeranalysen visar att två personer har en sysselsättningsgrad mindre än 0,10.
En uppdragstagare är visstidsanställd (anställningsform) med en kategori- text/befattningsbenämning som ”arvodesanställd läkare”.
Verifiering
Verifieringen visar att de personer som har en låg sysselsättningsgrad är konsult och en person med dubbel anställning.
Övrig registrering är felaktig.
Kommentar
Registreringen för den visstidsanställda uppdragstagaren som arvodesanställd lä- kare bör korrigeras
