REVISIONSNÄMNDENS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE FÖR ÅR Nylands förbund

(1)

REVISIONSNÄMNDENS

UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2019

Nylands förbund

(2)

Till Nylands landskapsfullmäktige

REVISIONSNÄMNDENS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2019

Nämndens sammansättning

Landskapsfullmäktige har utsett följande personer till revisionsnämnden för mandatperioden 2017–

2020:

Ledamot Suppleant

Carita Orlando, ordförande Mika Kasonen

Riitta Ahola, viceordförande Jukka Mölsä

Matti Enroth, ledamot Terhi Koulumies

Silvo Kaasalainen, ledamot Hannu Ahola

Nämndens kontaktperson i Nylands förbund har varit förvaltnings- och ekonomidirektör Paula Autioniemi.

Utifrån revisionsnämndens beredning valde landskapsfullmäktige PwC Julkistarkastus Oy till

revisionssamfund för räkenskapsperioderna 2017–2018. Revisionen konkurrensutsattes i början av år 2019. Landskapsfullmäktige utsåg 12.3.2019 PwC Julkistarkastus Oy till revisionssamfund för

räkenskapsperioderna 2019–2020 med Mikko Luoma, OFGR, CGR som ansvarig revisor, som även fungerar som revisionsnämndens sekreterare. Efter bolagets ägarbyte är bolagets namn från och med juni 2019 KPMG Julkistarkastus Oy.

Uppgifter och befogenheter

Landskapsfullmäktige tillsätter en revisionsnämnd för att granska förvaltningen och ekonomin under de år som motsvarar fullmäktiges mandatperiod.

Bestämmelser om revisionsnämndens uppgifter ingår i 14 kap. i kommunallagen samt i Nylands förbunds revisionsstadga.

Enligt 121 och 125 § i kommunallagen ska revisionsnämnden:

• bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om,

• bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts i kommunen och kommunkoncernen och huruvida verksamheten är ordnad på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt,

(3)

• bedöma hur balanseringen av ekonomin utfallit under räkenskapsperioden samt den gällande ekonomiplanens tillräcklighet, om kommunens balansräkning visar underskott som saknar täckning,

• se till att granskningen av kommunen och dess dottersammanslutningar samordnas,

• övervaka att skyldigheten enligt 84 § i kommunallagen att redogöra för bindningar iakttas och tillkännage redogörelserna för fullmäktige,

• för kommunstyrelsen bereda ett förslag till bestämmelser om nämndens uppgifter i förvaltningsstadgan samt till budget för utvärderingen och granskningen,

• bereda revisionsberättelsen för behandling hos fullmäktige samt

• inhämta en förklaring av den som saken gäller samt kommunstyrelsens utlåtande om en anmärkning i revisionsberättelsen.

Enligt 121 § i kommunallagen gör revisionsnämnden upp en utvärderingsplan och lämnar för varje år fullmäktige en utvärderingsberättelse som innehåller resultaten av utvärderingen. Fullmäktige

behandlar utvärderingsberättelsen i samband med bokslutet. Nämnden kan även ge fullmäktige andra sådana utredningar om resultaten av utvärderingen som den anser vara behövliga.

Landskapsstyrelsen ger fullmäktige ett utlåtande om de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder.

I Nylands förbunds revisionsstadga har landskapsfullmäktige utöver de i kommunallagen nämnda uppgifterna även gett revisionsnämnden i uppgift att:

1) följa upp hur revisorns revisionsplan verkställs samt även i övrigt följa upp hur revisorn utför sina uppgifter och vid behov komma med förslag på hur revisionen kan utvecklas,

2) se till att det finns tillräckliga resurser för att revisionen ska kunna genomföras i enlighet med god revisionssed, samt

3) framföra initiativ och på ett så ändamålsenligt sätt som möjligt samordna nämndens och revisorns uppgifter samt uppgifterna i anslutning till den interna kontrollen.

Arbetsprogram för utvärdering av verksamheten år 2019

Arbetsprogrammet för utvärderingen av verksamheten år 2019 grundar sig på den av

landskapsfullmäktige godkända budgeten för år 2019 samt verksamhets- och ekonomiplanen för åren 2019–2021.

Utvärderingsmetoder

Revisionsnämnden har sammanträtt sju gånger år 2019 för att utvärdera verksamheten.

Nämnden har mottagit redogörelser och aktualitetsrapporter av förbundets ledning om Nylands förbunds verksamhet och ekonomi. Nämnden har tagit del av ledningens lägesrapporter om

(4)

nedläggningen av beredningsarbetet för landskapsreformen. Nämnden har hört en redogörelse över förbundets strategiarbete och förankringen av strategin. Resultaten av enkäten bland intressegrupper har presenterats för nämnden. Nämnden har mottagit en redogörelse över resultaten av

enkätundersökningen för intressegrupper. Nämnden har informerats om slutrapporteringen av Nyland 2019-projektet. Nämnden har fått information om förbundets personalärenden. Nämnden har mottagit landskapsdirektörens och förvaltnings- och ekonomidirektörens redogörelse över

verksamhetsberättelsen och bokslutet för år 2019.

Därtill har revisionsnämnden varit på besök i Bryssel för att bekanta sig med förbundets EU-funktioner och verksamheten vid Helsinki EU Office.

Revisionsnämndens ledamöter har haft möjlighet att göra sig förtrogna med förbundets verksamhet och utveckling vid landskapsfullmäktiges möten samt vid landskapsparlamentet.

Revisionssamfundet har i september presenterat revisionsprogrammet för nämnden. Nämnden fick i december en rapport av revisorn om hur revisionen fortlöpte och en rapport om revisionen i samband med slutrapporteringen av Nyland 2019-projektet. Revisorn lämnade sin revisionsberättelse i maj 2020.

Revisionsnämndens arbetssätt har grundat sig på en konstruktiv utvärdering som för ärenden framåt och utvecklar dem samt på en saklig och faktabaserad rapportering. Utvärderingen har i huvudsak baserat sig på de uppgifter som framgår av ”Nylands förbunds verksamhetsberättelse och bokslut 2019” samt mottagna redogörelser och rapporter. Förbundets verksamhet har därtill utvärderats med hjälp av rapportering enligt uppfyllda mål.

Nylands förbunds vision, mission och strategiska mål 2020

Förbundets arbete styrs av Nylands förbunds vision, mission och strategiska mål, som beretts i samråd med hela personalen och godkänts av landskapsfullmäktige. På grund av de betydande reformerna som är aktuella i den yttre verksamhetsmiljön har det ansetts vara ändamålsenligast att endast uppdatera strategin som upplevts fungera väl.

I utarbetandet av missionen, visionen och de strategiska målen har man betonat viljan hos ägarkommunerna och de övriga intressegrupperna som går ut på önskemålet att Nylands förbund fokuserar sin verksamhet på kärnfunktionerna. Dessa är planläggningen på landskapsnivå, intressebevakningen, samordnandet av regionalt samarbete samt att förbundet söker fram och förmedlar information.

För att uppnå de strategiska målen krävs intensiv växelverkan mellan medlemskommunerna och intressegrupperna samt att de anställda, kommunikationen, arbetsredskapen och arbetsmetoderna utvecklas.

I genomförandet av strategin utnyttjas de tankar och idéer om de framtida utmaningarna och

inriktningen av resurser som kommit fram i samband med beredningen av Nylandsprogrammet 2.0 och den övergripande landskapsplanen Nyland 2050. För att uppnå bästa möjliga resultat med tanke på hela landskapets utveckling strävar förbundet efter att vara en aktiv aktör och opinionsbildare i landskapsreformen och social- och hälsovårdsreformen.

(5)

En personalplan och kommunikationsprinciper stöder uppnåendet av målen. Personalplanen visar planårens fokuseringar på hanteringen av personalresurserna. Med utvecklingsåtgärderna skapar man tilläggsvärde för medlemskommunerna i och med att verksamheten blir resultatrikare.

Förbundets vision, mission och strategiska mål godkänns för hela fullmäktigeperioden. Uppföljningen av hur de strategiska målen genomförs sker med normgivande mätare och värden. Strategin verkställs med verksamhets- och ekonomiplaner samt genom utvecklingssamtal. De strategiska målen ges en konkret årlig utformning i budgetens driftsplan, där de anges som verksamhetsmål och åtgärder (beskrivningar). Hur verksamhetsmålen har förverkligats utvärderas enligt en enhetlig skala från 1 till 5.

Utfallet av målen

De strategiska mål och verksamhetsmål som härletts ur Nylands förbunds mission och vision samt utvärderingen av dem presenteras i bilagan. Måluppfyllelsen enligt förbundets egen utvärdering rapporteras i dokumentet ”Nylands förbunds verksamhetsberättelse och bokslut 2019”.

Nylands förbunds ekonomi utföll inom de bindande gränser som fullmäktige hade fastställt. Bokslutet för år 2019 uppvisade ett bättre resultat än vad som uppskattats i budgeten. Det budgeterade underskottet var 0 euro, men bokslutet för år 2019 uppvisade ett överskott på 91 542 euro.

Landskapsfullmäktige godkände vid sitt sammanträde 10.12.2019 en budgetändring, enligt vilken verksamhetsintäkter och verksamhetskostnader som reserverats för beredningen av landskaps- och vårdreformen skulle minskas från 67 245 000 euro till 16 735 000 euro på grund av att beredningen avbröts och avvecklades.

Revisionsnämnden anser det vara positivt att utfallet av de strategiska målen rapporterats på ett högkvalitativt sätt och noggrant enligt normgivande mätare.

Nedläggningen av beredningen av landskaps- och vårdreformen

På grund av att statsminister Juha Sipiläs regering avgick 8.3.2019 konstaterade riksdagens talmanskonferens att riksdagen inte längre hade några förutsättningar att behandla landskaps- och vårdreformen och att reformen förfaller i sin helhet. Reformarbetet riktas därför mot avslutandet av de förberedande åtgärderna och IKT-beredningen. Uppgifter som hänför sig till avslutandet är

dokumentering av det utförda arbetet, rapportering om understöd som använts samt kontrollerad nedläggning av annan beredning som har ett direkt samband med reformen. Finansministeriet har 20.3.2019 gett landskapsförbunden en anvisning om användningen av förberednings- och IKT- beredningsunderstödet som beviljats för grundandet av landskap. Finansministeriet utfärdade anvisningen i egenskap av statsunderstödsmyndighet.

Enligt revisionsnämndens bedömning har nedläggningsåtgärderna genomförts på ett systematiskt sätt och rapporteringen i samband med användningen av statsunderstödet har uppvisat hög kvalitet.

(6)

Enligt revisionsnämndens åsikt har Nylands förbund aktivt medverkat till att det material som uppstått under beredningen i ett senare skede ska kunna utnyttjas för en fortsatt eller ny beredning.

Den av regeringen eftersträvade landskaps- och vårdreformen och den långt framskridna regionala beredningen i samband med den ledde, trots att reformen föll, till en samhällelig och administrativ förändringsprocess, som var oberoende av lagstiftning och präglades av ett ökat samarbete mellan olika aktörer. Den skapade också en integrationspotential på regional nivå och inom statsförvaltningen och en beredskap att utforma branschöverskridande servicehelheter. Behovet av strukturreformer på statlig, regional och lokal nivå kommer att finnas kvar. De följande regeringarna, dvs. Antti Rinnes och Sanna Marins regeringsprogram, innehåller därför en strukturreform av social- och hälsotjänsterna som innebär att ansvaret för att ordna dessa tjänster samlas hos självstyrande områden som är större än kommuner. Även räddningsväsendet ska överföras till landskapen. Social- och hälsovården avses bli en uppgift för 18 självstyrande landskap. Enligt regeringsprogrammet kommer en stegvis övergång till sektorsövergripande landskap att beredas parlamentariskt före utgången av år 2020.

Under hösten 2019 utredde Antti Rinnes regering tillsammans med kommunerna och HNS olika alternativ till en särlösning av social- och hälsovården för Nyland. Styrgruppen för särutredningen föreslog att grunden för en fortsatt beredning skulle vara en modell med fem självstyrande områden.

Enligt förslaget skulle ansvaret för att ordna social- och hälsotjänsterna tilldelas fyra självstyrande områden och Helsingfors stad. Om social- och hälsovårdsreformen blir verklighet kommer den att påverka Nylands förbunds verksamhet och ställning, oavsett om de branschöverskridande landskapen ingår i lösningen.

Förbundets funktioner i EU och Bryssel

Nylands förbund har under år 2019 fokuserat sin EU-påverkan och sin intressebevakning framför allt på EU:s programperiod 2021–2027, som är under beredning. EU-påverkan har inriktats särskilt på unionens strukturfonder, en fortsättning av strategin för smart specialisering, en smart och hållbar stadspolitik samt insatsområdena för det kommande forsknings- och innovationsprogrammet. Därtill har intressebevakning genom flera olika kanaler bedrivits inom EU:s trafikpolitik och programmet för ett digitalt Europa.

Nylands förbunds intressebevakning har skett vid Helsinki EU Office i Bryssel och därtill via alla de internationella organisationer där Nylands förbund är medlem. Exempel på dessa är

samarbetsorganisationen för Europas perifera kustregioner (CPMR), Östersjöregionens

samarbetsforum (BSSSC) och Europeiska nätverket för forskning och innovation ERRIN (European regions´ research and innovation network).

EU-påverkan har bedrivits med synnerligen stor volym: personalen vid Helsinki EU Office har år 2019 ordnat hela 235 möten eller evenemang i Bryssel, vilkas tema har varit att påverka prioriteringarna och finansieringen under EU:s programperiod 2021–2027 på ett sätt som gynnar aktörerna i Nyland.

Kraftiga intressebevakningsinsatser har gjorts både i Bryssel och i Finland för att EU:s interregionala samarbetsprogram för havsgränserna (Central Baltic, Interreg) som har stor betydelse för Nyland skulle fortsätta också under kommande finansieringsperiod. Framtiden för detta finansieringsprogram har varit hotad. I samband med ärendet har man ordnat ett flertal möten för ställningstagande och intressebevakning med nyckelpersoner inom Europeiska kommissionen, Europeiska unionens råd och Europaparlamentet. Det är också viktigt för aktörer i Nyland att man under EU:s kommande

(7)

programperiod satsar på smart specialisering och innovativa ekosystem, och därför har en aktiv påverkan bedrivits på EU-nivå också på det området.

Ett flertal möten som hänfört sig till EU-påverkan har ordnats i Bryssel för Nylands förbunds ledning och sakkunniga. Nylands förbunds styrelse och ledningsgrupp besökte Bryssel i januari 2019 för EU- intressebevakning. Besök för intressebevakning inom EU har ordnats också till exempel för Helsingfors universitets rektorat, Vanda stads ledande tjänstemän och förtroendevalda samt ledningen för

Naturresursinstitutet. Besöken har innehållit förhandlingar för intressebevakning med EU-institutioners högsta ledning och tjänstemän i nyckelpositioner. Helsinki EU Office har med en betydande insats medverkat i att planera EU-inriktad verksamhet för Helsingfors universitet, Helsingfors stad och de tre största yrkeshögskolornas samarbetsgrupp 3AMK. Helsinki EU Office fick år 2019 en ny huvudman, yrkeshögskolan Haaga-Helia.

De anställda vid Helsinki EU Office har under verksamhetsåret tagit emot och genomfört 355 uppgifter eller uppdrag av sina avtalspartner. Dessutom har Helsinki EU Office ansvarat för ordnandet av sammanlagt 28 seminarier i Bryssel.

Helsinki EU Office följer kontinuerligt upp och utvärderar verksamhetens kvalitet. Kundtillfredsställelsen bl.a. i fråga om besök till Bryssel (besöksarrangemang, mervärde och nytta) har fortsättningsvis legat på en mycket hög nivå, 4,8/5. En betydande enskild händelse år 2019 var att Helsinki EU Office flyttade till nya lokaler. Kontoret ligger nu i Europeiska unionens “EIT-byggnad”, där också Europeiska institutet för innovation och teknik (EIT) och EU:s innovationssamfund har säte. De nya lokalernas läge i anslutning till EU-kommissionens innovationssamfund skapar omedelbara synergifördelar för

innovationsaktörerna i Nyland. Nya och välfungerande lokaler gör det också möjligt att skapa bättre tjänster för huvudmännen (bl.a. bättre seminarie- och konferensutrymmen).

Enligt revisionsnämndens syn har EU Office lyckats utmärkt i sin verksamhet. Ett tecken på detta är den höga efterfrågan på kontorets tjänster, den höga kundtillfredsställelsen och att en ny huvudman anslutit sig till verksamheten.

EU Office har en inspirerande arbetsatmosfär och en ledning som stöder och motiverar experterna i deras arbete. Kontorets verksamhet är organiserad med tydlig ansvarsfördelning och exemplariskt ledarskap. Kunskapsförmedlingen inom kontoret är naturlig och rutinerad. Kontoret har också naturliga och välfungerande kontakter med förbundets funktioner i Helsingfors. EU Office har ett mångsidigt nätverk i med olika aktörer i Bryssel.

Personal

Enligt personalberättelsen och den redogörelse som hörts mår förbundets personal bra och trivs i sitt arbete. Genom personaladministrativa åtgärder har man aktivt försökt påverka beredskapen att genomföra förbundets nya strategi. Kompetensutvecklingen fokuserar bl.a. på digitala färdigheter och samarbetsförmåga, nya verksamhetssätt och arbetsmetoder samt utveckling av kompetens och metakunskaper.

Den nya personalchefen tillträdde i början av år 2019. Detta har på ett positivt sätt medverkat till den goda situationen och resultaten i fråga om personalärenden.

(8)

Helhetsutvärdering

På basis av Nylands förbunds verksamhetsberättelse och bokslut, revisionsberättelse, övriga rapporter och de redogörelser och översikter som hörts kan man konstatera att de av landskapsfullmäktige uppställda strategiska och ekonomiska målen och verksamhetsmålen som helhet har fullföljts väl, trots de betydande tilläggsuppgifter som landskaps- och vårdreformen och nedläggningen av dem har orsakat för förbundet och dess personal. Enligt revisionsnämndens uppfattning har reformarbetet organiserats och nedlagts på ett professionellt sätt.

Efter det att landskaps- och vårdreformen föll har Nylands förbund inte återgått till gamla rutiner, utan med höga ambitioner gått in för att utveckla detta område och skapa olika sätt att arbeta med hjälp av en ny och modig strategi. Detta vittnar om ett målmedvetet ledarskap och en förmåga hos

organisationen och personalen att agera aktivt och proaktivt i en föränderlig omvärld.

Utfallet av de strategiska målen och verksamhetsmålen har enligt revisionsnämndens åsikt bidragit till att förverkliga Nylands förbunds vision och mission.

Enligt erhållna uppgifter och en bedömning som gjorts utifrån dem har förbundets verksamhet ordnats på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt.

Helsingfors den 12 maj 2020

Carita Orlando Riitta Ahola

ordförande

Matti Enroth Silvo Kaasalainen

(9)

Bilaga:

Utvärdering av hur Nylands förbunds strategiska mål och verksamhetsmål har uppfyllts år 2019

Strategiskt mål Revisionsnämndens bedömning

1 Nätverk och finansiering utnyttjas för Nylands utveckling

Målet har uppnåtts. En något mer detaljerad analys kunde ha gjorts om utnyttjandegraden av

möjligheterna under fondperioden samt tillhörande mätinstrument och utfall.

2 Regionutvecklingsprogrammen förs systematiskt vidare

Målet har uppfyllts.

3 Beredning av landskapsplanen som betonar strategisk styrning så att den godkänns under fullmäktigeperioden

4 Genom sakkunnighet och internationell verksamhet ser man till att förbundets verksamhet är resultatrik

5 En trygg övergång till det nya landskapet säkras

Målet har uppfyllts i fråga om beredningen av en trygg övergång, trots att reformen föll.

Verksamhetsmål Revisionsnämndens bedömning

1. Att skapa goda förutsättningar för

förbundets förtroendevalda att fatta beslut och påverka i beredningen av

landskapsreformen och social- och hälsovårdsreformen.

2. Slutförande av strukturfonds- och

Interregprogram och bedömning av deras verkningsfullhet.

3. Genomförande av Nylandsprogrammet 2.0.

4. Föra vidare arbetet med landskapsplanen och havsplaneringen.

5. Förbättra den interna och internationella tillgängligheten i Nyland.

Målet har uppfyllts. I stället för måluppfyllelse fokuserar rapporteringen och beskrivningen på genomförandet av projekten.

6. Nylands strategi för smart specialisering utarbetas.

(10)

7. Förberedelser och påverkansarbete inför Europeiska unionens finansieringsperiod 2021–2027.

8. Nylands förbunds informationstjänst produktifieras och utnyttjas.

9. Skapa goda förutsättningar för att överföra uppgifter, personal och egendom till landskapet samt för framtida sakkunskap.