Förstudie digitala inköp i ordinärt boende
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 Bakgrund ... 3
2.1 Plan för digitalisering 2019 ... 3
2.2 Digitaliseringspolicy ... 3
2.3 Sollentuna kommuns övergripande mål ... 3
2.4 Verksamhetsplan och förvaltningsplan 2019 ... 4
3 Insatsen inköp idag ... 4
3.1 Digitala inköp ... 4
4 Nyttoeffekter vid digitala inköp ... 5
4.1 Förväntade nyttoeffekter för kund ... 5
4.2 Förväntade nyttoeffekter för utförare... 5
5 Förslag på hur insatsen digitala inköp kan gå till ... 6
5.1 Förslag 1. Kunden väljer matleverantör själv ... 6
5.1.1 Fördelar ... 6
5.1.2 Nackdelar ... 6
5.2 Förslag 2. Utföraren väljer matleverantör ... 6
5.2.1 Fördelar ... 6
5.2.2 Nackdelar ... 6
5.3 Förslag 3. Sollentuna kommunen upphandlar en leverantör ... 7
5.3.1 Fördelar ... 7
5.3.2 Nackdelar ... 7
6 Omvärldsbevakning ... 7
6.1 Lund ... 8
6.2 Järfälla ... 8
6.3 Kartläggning RISE ... 8
7 Förutsättningar för ett successivt införande av digitala inköp ... 8
8 Ekonomiska aspekter ... 9
9 Slutsats och avslutande diskussion ... 9
1 Inledning
I Sollentuna används idag välfärdsteknik inom äldreomsorgen på flera olika sätt t.ex.
genom digitala trygghetslarm, digital vårdplanering och robotdjur. Det finns ett ökat behov av teknik som ett stöd i det dagliga arbetet med kunder inom hemtjänsten för att på sikt kunna höja kvaliteten och använda personalresurser på ett bättre sätt.
Vård- och omsorgsnämndens syfte med digitalisering med inriktning välfärdsteknik är att det ska leda till högre kvalitet, effektivare användning av resurser och ökad
trygghet för kunder, anhöriga och utförare.
2 Bakgrund
2.1 Plan för digitalisering 2019
I februari 2019 beslutade vård- och omsorgsnämnden att ge kontoret i uppdrag att fortsätta arbetet med det successiva införandet av välfärdsteknik enligt planen för 2019. Kontoret fick i uppdrag att återkomma till nämnden med en förstudie om digitala inköp i ordinärt boende.
2.2 Digitaliseringspolicy
Sollentuna kommun ska vara en av Sveriges ledande kommuner inom digital
utveckling. Kommunen ska verka för att ge modern service, bidra till öppenhet samt ge invånare och organisationer möjlighet att nå kommunen i digitala miljöer där de är bekväma.
I Sollentuna kommun finns en kommunövergripande digitaliseringspolicy. I policyn har man identifierat fem prioriterade områden inom digitalisering. Dessa är digital kompetens, digital demokrati, digital innovation och samverkan, digitala tjänster och digital infrastruktur.
Digital kompetens är en förutsättning för att alla ska kunna vara delaktiga i
samhällslivet. Kommunen ska verka för att den digitala kompetensen ska öka såväl internt som externt.
2.3 Sollentuna kommuns övergripande mål
Sollentuna kommuns vision är att Sollentuna ska vara Sveriges mest attraktiva kommun. För att kunna nå visionen så har kommunfullmäktige beslutat om tre kommunövergripande mål. Dessa är:
- Trygghet och välfärd genom livet - Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt - Attraktiv och effektiv organisation.
Sollentuna kommun vill ge alla invånare de bästa förutsättningarna i livet och det första målet riktar sig till kommunens invånare. Alla ska känna sig trygga och nöjda med det kommunen erbjuder och det ska finnas möjlighet att leva ett gott liv i Sollentuna utifrån varje individs behov. Kommunens invånare ska ges möjlighet att själva styra över sina val och kunna utvecklas efter egen vilja och förmåga.
Servicen ska utvecklas så den är i samklang med det invånarna efterfrågar, både idag och i framtiden.
2.4 Verksamhetsplan och förvaltningsplan 2019
I verksamhetsplanen för 2019 är ett av nämndmålen ökad digitalisering inom vård- och omsorg. Digitaliseringen inom vård- och omsorg utvecklas snabbt. Den ger möjlighet till resurseffektivitet, men ställer också krav på att tillgodose behov från kunderna och utförarna.
I förvaltningsplanen för 2019 är en av aktiviteterna att kontoret ska genomföra en förstudie om digitala inköp, med syfte att få underlag för hur ett införande av digitala inköp skulle kunna gå till.
3 Insatsen inköp idag
I Sollentuna har ca 600 kunder insatsen inköp i ordinärt boende. Insatsen inköp går till så att personalen hjälper kunden att skriva inköpslista, sedan går personalen till
mataffären och utför inköpet för att sedan packa in varorna i kyl eller skafferi hos kunden. Kunden är hänvisad till den mataffär som ligger närmast hemmet
(närhetsprincipen) och kan därför inte påverka var maten ska handlas ifrån.
3.1 Digitala inköp
Att beställa matvaror över internet hem till dörren är något som har blivit allt mer vanligt förekommande i många hem idag. Det finns flera fördelar i form av
tidsbesparing då man inte behöver åka till affären och plocka ihop sina varor. Det blir flexiblare då man kan handla direkt i sin telefon, surfplatta eller dator.
Idag använder flera kommuner sig av internet för inköp av matvaror inom hemtjänsten.
Det bidrar till att förenkla insatsen inköp för kunder och hemtjänstutförare. Digitala inköp kan göras på t.ex. en surfplatta eller dator av kunden själv eller med hjälp av personalen. Det går till så att personalen beställer matvarorna tillsammans med kunden och sedan levereras varorna direkt till hemmet.
Det ger kunden möjlighet att se bilder på varorna, vara delaktig i valet av matvaror och kunden kan på det sättet påverka sina matinköp i större utsträckning.
Idag finns flera leverantörer av digitala matinköp för privatpersoner, tex Mathem, mat.se, Ica, COOP, Willys och Citygross för att nämna några. Dessa leverantörer erbjuder olika lösningar såsom plockning, packning och hemleverans av varor. Det finns även möjlighet att hämta upp den färdigpackade matkassen på plats hos
leverantören vid en förbestämd tid och dag. Kunden betalar sina inköp med betalkort eller faktura.
4 Nyttoeffekter vid digitala inköp
4.1 Förväntade nyttoeffekter för kund
Vård- och omsorgskontoret har identifierat flera olika fördelar för kunden. Dessa är:
- Större delaktighet i inköpen - Minskad risk för fel köp - Andra inköp kan ske samtidigt - Kunden kan beställa tyngre varor
Digitala inköp ger kunden större möjligheter att vara delaktig i sina matinköp. Kunden kan se bilder på matvarorna i surfplattan och välja vilket märke på ett livsmedel den vill ha samt se om det finns extrapriser om man köper fler av en vara. Det skapar en social aktivitet där kunden och personalen tillsammans lägger beställningen.
Risken för felinköp minskar då kunden blir mer delaktig i inköpen. Kunden får även ett större utbud av varor än i t.ex. den lokala butiken och kan få bättre priser vid internetköp i en större butik än i en mindre lokal butik.
Kunden har möjlighet att beställa andra varor i samband med matinköpen samt kan beställa mer och tyngre varor som t.ex. blomjord och läskbackar i samband med sina matinköp, vilket tidigare inte har varit möjligt.
Vid vårdplaneringar då kunden kommer hem från sjukhus, är det en fördel att det går att beställa hem mat så det levereras i samband med hemkomst från sjukhus.
Trots att det digitala utanförskapen minskar så är äldre fortfarande en av de största riskgrupperna. Med digitala inköp kan kundens digitala mognad stärkas genom att få hjälp att göra sina inköp digitalt och kan på sikt bidra till att kunden vill handla själv på internet. I digitaliseringspolicyn är digital kompetens och digitala tjänster två prioriterade områden som behöver stärkas då de är förutsättningar för att fler ska kunna vara delaktiga i samhällslivet.
4.2 Förväntade nyttoeffekter för utförare
För utförare inom vård- och omsorg är det idag svårt att rekrytera och hitta utbildade undersköterskor. Det är därför viktigt att de som har utbildning inom området kan ägna merparten av sin tid åt omvårdnadsinsatser, istället för serviceinsatser, i syfte att skapa bästa värde och kvalitet för kunderna.
Med digitala inköp får hemtjänstpersonal fokusera på att utföra omvårdnadsinsatser istället för serviceinsatser. Personalen får en bättre arbetsmiljö då de inte behöver bära tunga matkassar, utan kan istället hjälpa till med beställning eller uppackning som innebär minskad belastning på t.ex. ryggen. Personalen behöver inte hantera kontanter, kort och kvitton längre och risken för att något av det tappas bort minskar.
5 Förslag på hur insatsen digitala inköp kan gå till
Vård- och omsorgskontoret har tagit fram tre förslag på hur insatsen digitala inköp skulle kunna gå till och redogjort för fördelar och nackdelar för respektive förslag nedan.
5.1 Förslag 1. Kunden väljer matleverantör själv
Det första förslaget handlar om att kunden får möjlighet att välja matleverantör själv och hemtjänstpersonal är behjälplig med beställningen. Om kunden saknar en e- postadress kan personalen hjälpa till att skapa en. Utföraren tar med sig en surfplatta och hjälper kunden att lägga beställningen, de bokar en tid för leverans då personalen kan vara på plats och ta emot matkassen (om kunden behöver hjälp att plocka in varorna i kyl/skafferi). Kontoret har identifierat fördelar och nackdelar med förslag 1 och beskrivit dessa nedan.
5.1.1 Fördelar
- Kvalitetshöjning för kunden, i form av ökad valfrihet då den kan påverka vilken butik den vill handla ifrån.
- Ökad delaktighet för kunden då den kan välja vilka matvaror den vill ha, vilket märke på matvaran och ta del av erbjudanden i större utsträckning än tidigare, vilket kan bidra till lägre matkostnader.
- Kunder som har ett behov av specialkost vid t.ex. glutenintolerans kan välja att handla från den butik som har bäst utbud av deras specialkost.
- Alla kunder får tillgång till samma sortiment och samma pris på varorna oavsett var i kommunen de bor.
5.1.2 Nackdelar
- Det kan vara svårt för kunden att välja leverantör då det finns flera att välja mellan.
- Det kan vara svårt för utförarna att lära sig olika matleverantörers hemsida.
5.2 Förslag 2. Utföraren väljer matleverantör
Det andra förslaget handlar om att utföraren väljer eller upphandlar en matleverantör som deras kunder är hänvisade att handla ifrån. Inköpen kan gå till som beskrivet i förslag 1, men det är utföraren som bestämmer och inte kunden var maten ska handlas ifrån. Kontoret har identifierat fördelar och nackdelar med förslag 2 och beskrivit dessa nedan.
5.2.1 Fördelar
- Utförarna kan själva upphandla en leverantör.
- De kan styra tider för leverans.
- Det kan användas som ett konkurrensmedel för att locka till sig kunder, om någon/några utförare har upphandlat ”attraktivare” leverantörer av mat än andra.
5.2.2 Nackdelar
- Det blir svårare för kommunen att följa upp insatsen inköp.
- Kunden får mindre valfrihet än förslag 1 och kan inte påverka sina inköp.
- Det ställs större krav på utföraren att ta reda på vilka leverantörer som finns och vara uppdaterad om det.
- Det kan användas som ett konkurrensmedel för att locka till sig kunder, om någon/några utförare har upphandlat ”attraktivare” leverantörer av mat än andra.
- Kan bli så att kunder väljer utförare efter vilken leverantör av mat de har, och inte ser till andra behov.
5.3 Förslag 3. Sollentuna kommunen upphandlar en leverantör
Det tredje förslaget handlar om att Sollentuna kommun upphandlar en leverantör som får leverera mat via digitala inköp till hemtjänstkunder i kommunen. För kunden innebär det att de i
Kontoret har identifierat fördelar och nackdelar med förslag 3 och beskrivit dessa nedan.
5.3.1 Fördelar
- Kommunen har större möjlighet att ställa krav vid en upphandling och när det finns ett avtal med en leverantör.
- Kan underlätta för utförarna att det bara finns en leverantör av mat.
5.3.2 Nackdelar
- Kunden får mindre valfrihet än förslag 1 och kan inte välja var den vill göra sina inköp ifrån.
- Den närhetsprincip som finns idag för insatsen inköp, blir kvar fast i digital form.
- Kunden kan bli missnöjd med val av leverantör, då det kan bli sämre utbud, dyrare priser och andra varumärken än de som kunden vill ha.
- Konkurrensen försvinner om kommunen upphandlar en leverantör som får leverera mat till hemtjänstkunderna.
- Vid upphandling kommer det behövas mer resurser på vård- och
omsorgskontoret då någon behöver ansvara för avtal och frågor kring de digitala inköpen.
6 Omvärldsbevakning
Vård- och omsorgskontoret har under arbetet med förstudien genomfört en
omvärldsbevakning och tagit del av rapporter från andra kommuner som har infört digitala inköp och hur deras upplägg ser ut. Dessa kommuner är:
Lund
Järfälla
Kontoret har haft kontakt med utförare om deras tankar kring digitala inköp och tagit del av deras tankar.
6.1 Lund
Vård- och omsorgsnämnden i Lund beslutade i februari 2017 om ändrade riktlinjer för insatser enligt socialtjänstlagen. Alla insatser om att få hjälp med att beställa och få hem mat skulle ske digitalt. Efterhand som besluten omprövades infördes digitala inköp successivt hos ca 600 kunder. Totalt har Lund ca 1500 kunder som har hemtjänst.
Lunds upplägg är sådant att varje brukare står själv för ett konto hos den leverantör man vill ha (mathem.se, ica.se, hemköp.se m fl.) och personalen kan hjälpa brukaren med att beställa maten och/eller plocka upp maten när den kommer. Beställningen görs på en dator, surfplatta eller telefon och det kan vara kundens eller personalens enhet.
Kunden väljer önskad leveranstid och sedan får kunden ett SMS samma dag med mer exakt tid. Om kunden kan plocka upp varorna själv så får kunden ett SMS, men behöver kunden hjälp av personal så kommer ett SMS till personalen.
6.2 Järfälla
I Järfälla testar man under 2019 trygghetsskapande teknik i olika projekt, och ett av deras projekt är att beställa mat på nätet. Järfällas upplägg är sådant att kommunen har upphandlat en leverantör av mat och testat digitala inköp i ett projekt i mindre skala hos kommunens egen hemtjänstutförare.
Personalen hjälper kunden att beställa mat på en surfplatta från den upphandlade leverantören. Sedan levereras varorna och personalen kan vara behjälplig med
uppackning av varorna. Kunden betalar sina inköp med betalkort eller får en faktura på sina köp.
I testet står kommunen för leveranskostnaden och packningskostnaden för kunden.
Kommunen har valt att stå för kostnaden under testet då det utförs av kommunens egna hemtjänstutförare. Därför kan de räkna på en besparing av tid vid insatsen inköp.
Vid ett eventuellt breddinförande där även privata utförare ska vara delaktiga ska kommunen föra en dialog med utförarna och komma överens om nya krav i förfrågningsunderlagen.
6.3 Kartläggning RISE
I en kartläggning från RISE (Research Institutes of Sweden) som togs fram på uppdrag av vård- och omsorgskontoret hösten 2018 har digitala inköp identifierats som en tjänst som passar för ett breddinförande. I rapporten belyser RISE vikten av att implementera tjänster som passar för ett breddinförande och där tar man upp digitala inköp och Lunds breddinförande som ett gott exempel. Se bilaga 2. Förstudie teknik i Ordinärt boende för mer information.
7 Förutsättningar för ett successivt införande av digitala inköp
Vård- och omsorgskontoret har identifierat ett antal förutsättningar för ett lyckat successivt införande av digitala inköp. Det behövs samarbete och dialog med hemtjänstutförarna, då de är viktiga faktorer i införandet av digitala inköp och de är centrala för ett lyckat införande. Den digitala mognaden och teknikvanan hos
hemtjänstutförarnas personal behöver stärkas upp och det behöver hållas utbildningar i digitala inköp och hantering av surfplatta. Vård- och omsorgskontoret behöver
tillhandahålla tekniken som ska användas vid införandet, förslagsvis surfplattor och sedan bör tillhandahållandet av teknik gå över till utföraren när införandet övergår i förvaltning.
Vid ett successivt införande kan digitala inköp påbörjas hos en utförare i taget och det går att justera saker som kan dyka upp under införandets gång, vilket ger bra
förutsättningar för ett lyckat införande och en stabil övergång till förvaltning efter införandets slut.
En kommunikationsplan behöver upprättas för att säkerställa att information sprids både internt och externt i kommunen.
8 Ekonomiska aspekter
Digitala inköp kan innebära en ökad kostnad för kunderna i form av leveranskostnad och packningsavgift, men kunden kan enligt förslag 1 själv välja valfri matleverantör efter vilken leveranskostnad de har, eller välja tider när leveranskostnaden är låg.
Digitala inköp enligt förslag 1 kan innebära att kunden betalar mindre för matvarorna då kunden får ett större antal butiker att välja mellan och kan jämföra priser mellan butikerna istället för att vara hänvisad till sin närmaste matvarubutik
(närhetsprincipen). Kunden kan planera och vara delaktig i sina inköp och kan därmed påverka sina matkostnader i större utsträckning än tidigare. Kunden får bättre koll på sina inköp då kontanter försvinner som betalmedel och kunden får digitala kvitton samt betalar med sitt kort eller genom faktura.
9 Slutsats och avslutande diskussion
I takt med att det blir allt vanligare att handla mat på nätet ser kontoret ett behov av att inkludera målgruppen äldre i den utvecklingen och tillsammans med
hemtjänstutförarna påbörja ett införande av digitala inköp. Dels för att ge kunderna möjlighet att påverka och vara delaktig i sina inköp i större utsträckning än idag, men också för att ge personalen bättre förutsättningar att fokusera på omvårdnadsinsatser.
Vård- och omsorgskontoret har identifierat fördelar med digitala inköp och förslaget att låta kunden välja matleverantör själv skulle bidra till att göra kunden mer delaktig i sina inköp och kan även stärka kundens digitala mognad och bidra till att kunden vill handla själv på internet. Det första förslaget ger kunden störst möjlighet till delaktighet och att påverka sina inköp. Därför ser kontoret det första förslaget som det bästa för kunden.
Vård- och omsorgsnämnden gav 2019-04-23 vård- och omsorgskontoret i uppdrag att göra en grundlig genomlysning av hemtjänsten med utgångspunkt i valfrihet och kvalitet för brukare, hemtjänstutförarnas villkor och nämndens ekonomiska
förutsättningar. Under hösten 2019 har vård- och omsorgskontoret tagit hjälp av en konsult för att ta fram former för hur uppdraget ska genomföras. Konsulten kommer presentera första delen av uppdraget på nämndens sammanträde i november, därefter kommer ett projektdirektiv med en tillhörande projektplan arbetas fram. Vård- och
omsorgskontoret anser att en plan för ett införande behöver tas fram som en del i hemtjänstuppdraget. Planen behöver innehålla en kostnadsberäkning för införandet.
