Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2014-10-28
Kristina Brismark Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0316 KS-2 Diariekod: 250
Kommunstyrelsen
Uppdrag att förtydliga processerna för fastighetsförvaltning
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta följande:
• Kommunstyrelsen godkänner trafik- och fastighetsnämndens redovisning gällande uppdrag att förtydliga processerna för fastighetsförvaltning
Sammanfattning
Trafik- och fastighetsnämnden redovisar uppdrag från preliminär budget 2014 gällande förtydligande av processerna för fastighetsförvaltning.
Bakgrund
I samband med preliminär budget för 2014 (i april 2013) fick trafik- och fastighetsnämnden i uppdrag av kommunstyrelsen att utifrån pågående revidering av lokalförsörjningsprocessen, med reviderade anvisningar gällande nämndernas lokalresursplaner, förtydliga trafik- och fastighets- nämndens övriga processer för fastighetsförvaltning från beställning/
lokalresursplan till genomförande av investeringar och genomgripande underhållsplaner.
En första rapport som lämnades av trafik- och fastighetsnämnden bedömdes av kommunledningskontoret inte vara tillräcklig. Trafik- och fastighets- nämnden lämnade en ny rapport i maj 2014.
Kommunledningskontorets beredning
Trafik- och fastighetskontorets utvecklingsarbete
Trafik och fastighetskontoret har under 2013/2014 bedrivit ett omfattande utvecklingsarbete kring kontorets olika processer. Arbetet har på olika sätt förankrats med övriga berörda förvaltningar, dels inom ramen för kontorets eget utvecklingsarbete, dels i förvaltningsgemensamma avstämningar som letts av kommunledningskontoret.
Trafik- och fastighetsnämndens redovisning
Trafik- och fastighetsnämndens redovisning innehåller en beskrivning av arbetet med lokalförsörjningsprocessen. När det gäller nämndens övriga
Tjänsteutlåtande
2014-10-28
Dnr 2014/0316 KS-2 Sidan 2 av 3
processer nämns att översyn gjorts gällande processen ”Tillhandahålla lokaler”. Nämnden redovisar vidare det utvecklingsarbete som genomförts kopplat till de kommunala skolorna. Det är också kommunledningskontorets bedömning att trafik- och fastighetskontorets dialogformer gentemot
skolorna, bl.a. genom en kundportal, har förbättrats betydligt. Slutligen redovisar nämnden att större byggprojekt kan följas på Sollentuna.se Kommunledningskontoret bedömer att det i återredovisningen saknas en mer övergripande redovisning av hur kontorets processer generellt har implementerats mot olika förvaltningar. Arbetet med underhållsplaner nämns inte annat än i viss mån indirekt via arbetet med kundportal.
Kommunledningskontoret saknar också nämndens sammanfattande bedömning av nuvarande situation. I rapporten nämns dock att arbete med att utöka målgruppen för kundportalen pågår.
Kompletterande rapport
Konsultföretaget NAI Svefa har gjort en genomlysning av processen för att ta fram LSS-bostäder. Rapporten lyfter fram att Sollentuna kommun har en god grund i framförallt lokalförsörjningsprocessen men att ett fortsatt utvecklingsarbete är nödvändigt ur flera perspektiv, t ex gällande
hanteringen av beställningar inom de beställande förvaltningarna och genom utökad gemensam dialog kopplat till lokalförsörjningsprocessen.
Kommunledningskontorets bedömning
För att kommunen ska bedömas ha effektiva processer kopplat till
fastighetsförvaltningen, från beställning/lokalresursplan till genomförande av investeringar och genomgripande underhållsplaner behövs flera olika typer av fortsatta utvecklingsinsatser:
• Trafik- och fastighetskontoret fortsätter utvecklingsarbetet så att kontorets processer och deras gränssnitt mot beställande förvaltningar samt arbetet med underhållsplaner tydliggörs både generellt och nämnd- specifikt mot samtliga nämnder på samma sätt som nu gjorts mot kommunala skolorna. Det är här viktigt att inte bara lyfta fram själva processerna utan också roller och former för samspel under det löpande arbetet.
• Beställande nämnder måste möta trafik- och fastighetskontorets arbete genom att på motsvarande sätt genomföra ett utvecklingsarbete kring t.ex. de egna beställningsrutinerna, kompetens och kravställande, samt roller och samspel under löpande arbete inom olika fastighetsprojekt.
Utvecklingsarbetet sker på beställande nämnds initiativ men i nära samverkan med trafik- och fastighetskontoret.
Kommunledningskontoret hänvisar i övrigt till kontorets återrapportering gällande Projektplan för effektivisering/samordningsvinster.
Tjänsteutlåtande
2014-10-28
Dnr 2014/0316 KS-2 Sidan 3 av 3
Lokalförsörjningsprocessen lyfts där fram som ett av två förslag till utvecklingsarbete för effektiviserings/samordningsvinster.
Katarina Kämpe Håkan Wikman Kristina Brismark
Kommundirektör
Bilaga 1 Trafik- och fastighetsnämndens redovisning av uppdraget att förtydliga processerna för fastighetsförvaltning
