Revisionsenheten Västra Götalandsregionen 2020-09-04
Nämndfördjupning:
Granskning av systematiskt
arbetsmiljöarbete
Innehållsförteckning
Granskningens utgångspunkter ... 3
Bakgrund ... 3
Granskningens syfte och revisionsfrågor ... 3
Avgränsning ... 3
Revisionskriterier ... 3
Ansvarig styrelse ... 5
Metod ... 5
Granskningsansvarig ... 5
Resultat av granskningen ... 6
Styrning av arbetsmiljöarbetet ... 6
Uppföljning av arbetsmiljöarbetet ... 8
Åtgärder för att minska sjukfrånvaron... 11
Bedömning och rekommendation ... 11
Granskningens utgångspunkter
Bakgrund
En god arbetsmiljö är en viktig faktor för att behålla och rekrytera medarbetare, minska sjukfrånvaron och förbättra hälsan hos medarbetarna. Arbetsmiljölagen ställer krav på att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren har enligt arbetsmiljölagen ett långtgående ansvar för arbetsmiljön och för att det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Med systematiskt arbetsmiljöarbete avses arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en
tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
Det är de förtroendevalda i nämnder och styrelser som har det yttersta ansvaret för
arbetsmiljön. Revisorskollegiet har bedömt att det finns risk att styrelsen inte tar sitt ansvar för arbetsmiljön. Servicenämnden har en personalintensiv verksamhet där bristande
styrning, uppföljning och kontroll av arbetsmiljön kan, förutom direkta konsekvenser för medarbetarna, få långtgående konsekvenser för hela organisationen och ekonomi, till exempel i form av ökad personalomsättning, minskad vårdproduktion, ekonomiska underskott och kvalitetsbrister.
Granskningens syfte och revisionsfrågor
Granskningen syftar till att bedöma om styrelsens systematiska arbetsmiljöarbete
genomförs i enlighet med gällande lagstiftning och regelverk, med särskilt fokus kring det förebyggande arbetet av sjukfrånvaron.
Granskning ska besvara följande revisionsfrågor:
• har styrelsen en tillräcklig styrning av arbetsmiljöarbetet?
• följer styrelsen i tillräcklig utsträckning upp hur arbetsmiljön utvecklas och vilka resultat som beslutade åtgärder leder till?
• vidtas tillräckliga åtgärder för att minska sjukfrånvaron?
Avgränsning
Arbetsmiljö är ett brett område att granska. Fokusområdena som behandlas i granskningen avser styrning och uppföljning av arbetsmiljöarbetet samt de åtgärder som vidtas för att minska sjukfrånvaron. Tidsperioden som granskningen avser är år 2020.
Granskningen har avgränsats till att omfatta affärsområde 1-Östra och affärsområde 2-tvätteriet Alingsås.
Revisionskriterier
Kommunallagen 2017:725, 6 kap.
Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan
författning som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Arbetsmiljölagen 1977:1160, 3 kap.
Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren ska systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. Arbetsgivaren ska utreda arbetsskador, fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som föranleds av detta. Arbetsgivaren ska i den utsträckning verksamheten kräver dokumentera arbetsmiljön och arbetet med denna.
När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte.
Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om Systematiskt arbetsmiljöarbete Det systematiska arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i den dagliga
verksamheten. Det skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Arbetsgivaren skall ge arbetstagarna, skyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det skall finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens
verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten.
Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren skall varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Om det inte fungerat bra skall det förbättras. Uppföljningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten.
Arbetsmiljöverket om politikers arbetsmiljöansvar1
På uppdrag av fullmäktige ska politikerna se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön. De ska verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta arbetsmiljömål tas fram. De ska vidare fördela uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet till förvaltningschefen och se till att
förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna bedriva arbetsmiljöarbetet. Förvaltningschefen ska få rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen så att det systematiska arbetsmiljöarbetet kan bedrivas ute på
arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med. Politikerna ska också se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp minst en gång per år och fungerar både på förvaltningsnivå och ute på enheterna.
1 Information från Arbetsmiljöverkets hemsida, hämtat 2020-08-17: https://www.av.se/arbetsmiljoarbete-och- inspektioner/arbetsgivarens-ansvar-for-arbetsmiljon/politikers-arbetsmiljoansvar/
Policy Medarbetarpolicy diarienummer RS 2017-00684
Medarbetarpolicyn beskriver grundläggande värderingar, principer och förhållningssätt inom hälsa och arbetsmiljö, lika rättigheter och möjligheter, kompetensförsörjning och lön.
Policyn är gemensam för samtliga styrelser, nämnder och bolag inom Västra
Götalandsregionen. Västra Götalandsregionens verksamheter ska kännetecknas av bland annat arbetsglädje, trygghet och goda arbetsvillkor.
Reglemente för servicenämnden, diarienummer 2018-03535
Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid sin förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av regionstyrelsen efter samråd med nämnden. Nämnden ansvarar för personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag av de frågor som ankommer på regionstyrelsen. Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till fullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. Nämnden ska följa upp sin
verksamhet kontinuerligt och säkerställa att den får tillräcklig information för att kunna ta sitt ansvar för verksamheten.
Ansvarig styrelse
Servicenämnden är den granskade styrelsen.
Metod
De metoder som har använts är intervjuer och dokumentgranskning. Intervjuer har genomförts med följande funktioner:
- HR-avdelning (HR chef och HR-strateg)
- Östra (områdeschef, servicechef 1, servicechef 2)
- Tvätteriet Alingsås (områdeschef, servicechef 1, servicechef 2)
Granskningsansvarig
Yrkesrevisor Vilma Lisboa Skarp har genomfört granskningen.
Kvalitetsgranskare har varit Vilhelm Rundquist.
Sven Liljegren är av revisorskollegiet utsedd kontaktrevisor.
Resultat av granskningen
Styrning av arbetsmiljöarbetet
Rutiner
I Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1,5,11§§) om Systematiskt arbetsmiljöarbete framgår att för att skapa en tydlig riktning i arbetsmiljöarbetet behövs skriftlig
dokumentation tas fram för verksamheten. Syftet med skriftlig dokumentation är att den skall vara hjälpmedel i arbetsmiljöarbetet, både för arbetsgivaren och arbetstagarna.
Dokumentationen behöver alltid anpassas till verksamhetens förutsättningar och behov och vara tydlig och lätt att förstå. Rutinerna bör ge stöd i det systematiska arbetet för att
förhindra felaktiga beslut.
Iakttagelser
Regionfullmäktige beslutade år 2018 en Medarbetarpolicy. Den beskriver grundläggande värderingar, principer och förhållningssätt inom hälsa och arbetsmiljö, lika rättigheter och möjligheter, kompetensförsörjning och lön. Policyn är gemensam för samtliga styrelser nämnder och bolag inom Västra Götalandsregionen (VGR).
VGR har även tagit fram en guide, ”Guide för systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete i Västra Götalandsregionen”, med tillhörande rutiner för hälso- och arbetsmiljöarbete som ska fungera som stöd vid hälsofrämjande, förebyggande och efterhjälpande arbete. Till detta finns en rad checklistor och mallar som stöd för det praktiska arbetet.
Förvaltningen har även tagit fram förvaltningsspecifika rutiner. Rutinerna sammanställs på förvaltningens intranät i HR-handboken. Den består av en lista över styrdokument, både förvaltningens egna rutiner samt lagar och förordningar som finns inom området. Bland de rutiner/checklistor/mallar som förvaltningen har tagit fram själva inom systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete kan nämnas;
- systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete (SHAM)- rutin - SHAM- organisation
- SHAM metodstöd - lathund - uppgiftsfördelning arbetsmiljö - årsplan för affärsområdeschef - årsplan för första linjens chef - årsplan för områdeschef
I SHAM- rutinen framgår att det är servicedirektören som är arbetsmiljöansvarig för Regionservice och har det övergripande ansvaret för att det finns ett systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete på alla nivåer inom förvaltningen. Det huvudsakliga
arbetsmiljöarbetet sker i första linjen och i samverkan mellan chef/skyddsombud/medarbetare.
Organisering av arbetsmiljöarbetet
I AFS 2001:1, 6§ framgår att kunskap, rutiner och en tydlig fördelning av arbetsuppgifter är viktiga förutsättningar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivaren har kvar sitt ansvar för arbetsmiljön, även om lika uppgifter i arbetsmiljöarbetet fördelats. Chefer och arbetsledande personal behöver ha kunskaper om vilka bestämmelser som finns på området och hur dessa skall tillämpas i verksamheten.
Iakttagelser
I förvaltningens rutin för systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbetet (SHAM) framgår linjeorganisationens ansvar i arbetsmiljöfrågor. I den preciseras chefens ansvar, medarbetarnas ansvar och skyddsombudets ansvar. I rutinen framgår att hälso- och
arbetsmiljöarbetet ska ske i samverkan mellan chef/skyddsombud/medarbetare. Frågor om hälsa- och arbetsmiljö ska vara en stående punkt på alla arbetsplatsmöten och
ledningsmöten.
Det huvudsakliga arbetsmiljöarbetet sker i första linjen. De frågor som inte kan lösas där de identifieras förs vidare i organisationen enligt Regionservice arbetsmiljöschema. I rutinen för systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbetet (SHAM) framgår även att medarbetare deltar aktivt i arbetet för att nå en god arbetsmiljö genom att till exempel rapportera risker, tillbud, sjukdom och olycksfall, föreslå åtgärder och lämna synpunkter på det som har genomförts. Fördelning av arbetsuppgifter finns även beskrivna i SHAM för lokalt skyddsombud, samordnande skyddsombud, samordnande skyddsombud på
områdesnivå, samordnande Huvudskyddsombud.
Hälso- och arbetsmiljökommitté (HAMK) är ett samrådsorgan som ska motsvara arbetsmiljölagens krav på skyddskommitté. Till arbetsmiljökommittén kan lyftas
övergripande hälso- och arbetsmiljöfrågor inom området. HAMK ska säkerställa områdets systematiska hälso- och arbetsmiljöarbete, genom planering, övervakning och uppföljning.
HAMK finns för övergripande nivå samt för områdesnivå.
Enligt rutinen för systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete (SHAM) framgår att
servicedirektören är övergripande ansvarig för att det upprättas och finns ett systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete som utgår från verksamhetens mål.
Vår granskning har visat att rutinerna är kända och intervjupersonerna har kunskaper om vilka bestämmelser som finns inom området och hur de ska tillämpas i verksamheten.
Vi har noterat att det i mål- och inriktningsdokument (tillika verksamhetsplan) för år 2020 och detaljbudgeten 2020 framgår följande övergripande mål och aktiviteter;
- skapa attraktiva arbetsplatser och förbättra möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling (budget 2020)
- säkerställa att medarbetarna har rätt kompetens för leveransen av tjänster.
Vidare framgår att Regionservice aktivt ska arbeta med att sänka sjukfrånvaron. Måltal för sjukfrånvaron år 2020 är sex procent.
De aktiviteter som planeras framgår i detaljbudget 2020 och de är bland annat följande;
- genomföra kompetenskartläggningar
- arbeta med handlingsplan utifrån resultatet av HME-mätningen hösten 2019 - införa temperaturmätning
- genomgång av SHAM och introduktion nya guiden - fokus korttidssjukfrånvaron
Uppföljning av arbetsmiljöarbetet
Riskbedömning
Enligt AFS 2001:1, 8 § framgår att risker i arbetet behöver undersökas och bedömas systematiskt. Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Hur ofta undersökningarna behöver göras bestäms av de risker som finns i verksamheten.
Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och bedömningen bör alltid resultera i förslag till åtgärder för att få bort eller minska riskerna.
Iakttagelser
I förvaltningens rutin för systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbetet (SHAM) framgår att risker i arbetet ska undersökas regelbundet och bedömas systematiskt. Hur ofta
undersökningarna behöver göras bestäms av de risker som finns i verksamheten. Enligt rutinen framgår att praxis för till exempel skyddsronder är en till två gånger per år och större enkäter vart annat år (HME2-enkät utförs två gånger per år). Undersökningar ska även göras när förändringar i verksamheten planeras. Checklistor och mallar för risk- och konsekvensbedömning finns tillgängliga på förvaltningens intranät för att ge stöd till verksamheten.
Vidare framgår att minst en skyddsrond per år ska genomföras. Risker och behov i verksamhet avgör om det ska genomföras fler. Skyddsronden kan antingen gå till så att man sätter sig i ett möte tillsammans eller att man går runt på arbetsplatsen och tittar.
Skyddsronderna ska alltid ska dokumenteras och åtgärder föras in i handlingsplan för hälsa- och arbetsmiljö.
Granskningen visade att verksamheterna utför riskanalyser och skyddsronder i enlighet med rutinerna. För något fall så har dock verksamheten använt sig av en annan
checklista/mall än den som finns tillgänglig på intranätet.
Tillbud och åtgärder
Av AFS 2001:1 9–10 § framgår att om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas i fortsättningen.
Vidare framgår att arbetsgivaren omedelbart ska genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren ska också vidta de åtgärder som i övrigt behövs för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö.
2 Hållbart medarbetarengagemang
Iakttagelser
I SHAM-rutinen framgår att olyckor och tillbud ska dokumenteras och följas upp på arbetsplatsmöte och ledningsgrupp i syfte att ge samtliga medarbetare möjlighet att medverka i planering och uppföljning av åtgärder. Olyckor och tillbud som är aktuella i hela området följs upp på HAMK område.
Serviceförvaltningen använder sig av verksamhetssystemet MedControl för rapportering av tillbud- och olycksfall. Av intervjupersonerna framgår att det är ett ändamålsenligt system.
För de tillbud- och olycksfall som har rapporterats i verksamhetssystemet har handlingsplaner/åtgärder upprättats i enlighet med rutinen.
Granskningen visade dock att det har varit svårt att få en rättvisande överblick över i vilken omfattning tillbud- och olycksfall rapporteras då inte allatillbud/och olycksfall rapporteras i enlighet med rutinen. Några av intervjupersonerna framhåller att det varit svårt att få medarbetarna att registrera tillbud- och olycksfall i enlighet med den rutin som finns.
Årlig uppföljning ska göras
Enligt AFS 2001:1 § 11 ska arbetsgivaren varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen ska dokumenteras skriftligt. Vidare ska resultatet av genomförda åtgärder kontrolleras så att arbetsgivaren kan förvissa sig om att riskera har åtgärdats.
I Arbetsmiljöverkets hemsida ”om information om politikers arbetsmiljöansvar”3 framgår att varje politiker i fullmäktige, styrelse och nämnd är yttersta representant för kommun och landsting som arbetsgivare. Vidare framgår information om nämndens uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet, såsom exempelvis;
- att se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp minst en gång per år och fungerar både på förvaltningsnivå och ute på enheterna.
Kommunallagen 2017:725, 6 kapitel ställer också krav på att nämnden ska se till att den får tillräcklig information om verksamheten utifrån dess personalansvar.
Iakttagelser
På intranätet (Guide- uppföljning av arbetsmiljöarbetet-SAM) finns en beskrivning steg för steg som beskriver hur uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska utföras.
Syftet med guiden är att följa upp hur väl det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar samt kopplingen till arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Vidare finns checklista för affärsområdeschefs/områdeschef/första linjens chef. Där framgår en årsplan för hälso- och arbetsmiljöarbetet med tillhörande uppföljningsuppgifter. I den beskrivs bland annat uppföljning av den löpande arbetsmiljön, medarbetarenkäten, riskbedömning, skyddsrond, olyckor och tillbud.
Vår granskning visade att inte alla chefer kände till innehållet i guiden som har fokus på uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Samtliga chefer gjorde dock olika typer
3 Information från Arbetsmiljöverkets hemsida, hämtat 2020-08-17: https://www.av.se/arbetsmiljoarbete-och- inspektioner/arbetsgivarens-ansvar-for-arbetsmiljon/politikers-arbetsmiljoansvar/
av andra uppföljningar såsom uppföljning av antalet sjukskrivningar, HME-enkäter, uppföljning av HAMK-protokoll etcetera.
Av intervjuerna med områdescheferna framgick att samtliga har månatliga uppföljningar med servicecheferna. En av punkterna som behandlas vid uppföljningarna rör
personalområdet.
Områdescheferna rapporterar sedan vidare till affärsområdescheferna i form av en månadsrapport. Affärsområdescheferna redovisar sedan sin månadsrapport i möte med servicedirektör, ekonomichef och HR-chef.
I årsredovisningen för år 2019, som rapporteras till styrelsen, framgår inget kring uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.
I Regionservice månadskommentar per mars månad år 2020, som rapporteras till styrelsen, framgår rapportering till styrelsen avseende bland annat verksamhet, ekonomi och
personal. Vad gäller för rubriken personal har rapporteringen fokus på antal
nettoårsarbetare och sjukfrånvaron i förvaltningen. En kort analys lämnas avseende nettoårsarbetare samt sjukfrånvaron.
Vi har i skrivandes stund inte haft möjlighet att ta del av Regionservice delårsrapport för år 2020 då den inte varit färdigställd.
I Servicenämndens riskanalys för år 2020 framgår risken ”att uppföljning av systematiskt hälso- och arbetsmiljöarbete inte är tydligt för chefer på samtliga nivåer”. I planen för intern kontroll finns motsvarande kontroll beskriven som ska göras under året och redovisas till HR-chef.
Enligt uppgift från intervjupersonerna sker det i dagsläget ingen uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet till styrelsen. Vi har dock noterat att HR-chefen redovisar
”arbetsmiljö aktuellt läge” för ledningsgruppen inom Regionservice innehållande punkterna pågående aktiviteter inom arbetsmiljöområdet, arbetsmiljöavvikelser samt arbetsmiljöorganisation.
Internrevision
I början av året så beslutade ledningsgruppen på Regionservice att utföra en internrevision på SHAM-rutinen och HAMK- organisationen. Syftet med internrevisionen var att;
- få en tydlig bild om och hur Regionservice uppfyller SHAM- rutinen - få en tydlig bild av hur organisationen för HAMK fungerar
- tillsammans leta efter förbättringsmöjligheter och avvikelser
- samla in information om systemets effektivitet som beslutsunderlag åt ledningen Internrevisionens sammanfattade bedömning var att Regionservice SHAM- rutin fungerade och att Regionservice uppfyllde den på ett bra sätt. Vidare var internrevisionens
uppfattning att förvaltningen har erfarna, engagerade och kompetenta chefer och att det finns ett tydligt stöd i linjeorganisationen, från HR-funktion och Hälsan och arbetslivet.
Arbetsmiljöfrågorna ingår således på ett naturligt sätt i verksamhetens dagliga arbete.
Vad gällde huruvida Regionservice arbetade efter SHAM-rutinen fanns några avvikelser.
Cirka hälften av avvikelserna avsåg avsaknad av årsuppföljning av SHAM-rutinen.
Granskningen visade även att HAMK-grupperna fungerade olika bra. Orsaken till det beskrivs vara skyddsombudens bristande engagemang och kompetens.
Iakttagelser
Vi har noterat att ett arbete har inletts av HR-avdelningen för att åtgärda de avvikelser/
förbättringsobservationer som internrevisionen lämnade.
Åtgärder för att minska sjukfrånvaron
Historiskt sett har förvaltningen haft en relativt hög sjukfrånvaro men enligt uppgifter från intervjupersonerna har ett aktivt arbete pågått under senare år för att få ner antal
sjukskrivningar.
Den totala sjukfrånvaron under året i förvaltningen har varit relativt stabil under januari (6,8 %) och februari månad (7,2 %) men ökade kraftigt i mars (10 %). Verksamheterna har sedan mars månad, då Covid-19 slog till, påverkats i hög grad av pandemin. Det är
korttidsfrånvaron som ökar i samtliga affärsområden. En nedåtgående trend av sjukfrånvaron uppmättes per juli månad (cirka fem procent).
Iakttagelser
Vår granskning har visat att flera av de intervjuade cheferna har arbetat aktivt med att försöka få ner sjukskrivningarna. En av områdescheferna nämner att hen går igenom person för person och att de tar fram individuella handlingsplaner för respektive medarbetare. HR nämns också ha ett aktivt stöd i det arbetet.
Enligt uppgift från intervjupersonerna har de under året stärkt upp rutinerna kring sjukfrånvaron, rehabarbeteoch uppföljningsarbetet. Vi har noterat för något fall att sjukskrivningstalen har skiljt sig åt mellan kvinnor och män men att detta inte hade analyserats vidare.
I årsredovisningen för år 2019 framgår följande kring sjukfrånvaron; ”Regionservice har under året arbetat vidare med en variation av åtgärder för att förbättra arbetsmiljön och sänka sjukfrånvaron. Extra fokus har lagts för att säkra arbetet med VGRs process för arbetsanpassning och rehabilitering i systemet hälsoSAM. Medarbetarenkäten som
genomfördes i oktober visar att Regionservice medarbetare upplever förbättrad arbetsmiljö sedan senaste mätningen 2017 samt att den totala sjukfrånvaron har sjunkit.”
Bedömning och rekommendation
Har styrelsen en tillräcklig styrning av arbetsmiljöarbetet?
Förvaltningen har fastställt en organisation med en tydlig fördelning av arbetsuppgifter vilket ger viktiga förutsättningar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det finns även skriftliga rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet som ger förutsättningar och stöd i arbetsmiljöarbetet. Dessa är även kända av de som har intervjuats. Arbetsmiljömål finns även konkretiserade i nämndens mål- och inriktningsdokument år 2020 och detaljbudget år 2020.
Vår bedömning är att styrelsen har en tillräcklig styrning av arbetsmiljöarbetet.
Följer styrelsen i tillräcklig utsträckning upp hur arbetsmiljön utvecklas och vilka resultat som beslutade åtgärder leder till?
Tillbud- och olycksfall åtgärdas inte i tillräcklig utsträckning
Enligt AFS 2001:1, 8 § framgår att risker i arbetet behöver undersökas och bedömas systematiskt. Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet.
Granskningen visade att verksamheterna utför riskanalyser och skyddsronder i enlighet med rutinerna.
Av AFS 2001:1 9–10 § framgår att om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas i fortsättningen.
Granskningen visade att det finns system och rutiner för rapportering och hantering av tillbud och olycksfall men att inte alla avvikelser rapporteras i systemet. Det har således varit svårt att få en rättvisande överblick över i vilken omfattning tillbud- och olycksfall rapporteras. Detta innebär att det försvårar möjligheterna för förvaltningen att utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall förebyggs i fortsättningen.
Styrelsen har inte på ett tillräckligt sätt följt upp hur arbetsmiljöarbetet fungerat och hur arbetsmiljön har utvecklats
Enligt Arbetsmiljöverkets råd till förtroendevalda ska det systematiska arbetsmiljöarbetet följas upp årligen på flera verksamhetsnivåer och dokumenteras skriftligen.
Kommunallagen ställer vidare krav på att styrelsen ska se till att den får tillräcklig information om verksamheten utifrån dess personalansvar.
Granskningen visade att det finns rutiner som beskriver hur uppföljning av det
systematiska arbetsmiljöarbetet ska utföras ute i verksamheten men att inte alla kände till innehållet i rutinerna.
Vidare visade vår granskning att rapporteringen om arbetsmiljö och arbetsmiljöarbetet är begränsad i styrelsens årsredovisning och månadskommentarer där endast vissa
arbetsmiljöavvikelser presenterades (såsom sjukfrånvaro, HME och arbetsmiljöaspekter vid förändringar). Det sker dock ingen årlig uppföljning av det systematiska
arbetsmiljöarbetet på en övergripande nivå för styrelsen.
Vår bedömning är att styrelsen inte på ett tillräckligt sätt har följt upp hur arbetsmiljöarbetet fungerat och hur arbetsmiljön har utvecklats.
Vidtas tillräckliga åtgärder för att minska sjukfrånvaron?
Vår granskning har visat att de intervjuade cheferna har arbetat aktivt med att försöka få ner sjukskrivningstalen och att arbetet har gett avsedd effekt.
Vi har även noterat att förvaltningen har stärkt rutinerna kring sjukfrånvaron, rehabarbete och uppföljningsarbetet. Arbetet finns även beskrivet i årsredovisningen 2019.
Vår bedömning är att tillräckliga åtgärder har vidtagits för att minska sjukfrånvaron.
Sammanvägd bedömning och rekommendationer
Revisionsenhetens bedömning är att styrelsen inte fullt bedriver sitt systematiska arbetsmiljöarbete i enlighet med gällande lagstiftning och övrigt regelverk. Styrelsen rekommenderas att:
- se till att förvaltningens rutiner för rapportering av tillbud- och olycksfall följs,
- utföra en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.
