Riktlinje för långsiktig informationsförsörjning
Beslutad av kommunstyrelsen 2015-12-02
program
riktlinje handlingsplan policy
Riktlinje för långsiktig informationsförsörjning
program uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad
uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen
säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad
policy handlingsplan riktlinje
3
Riktlinje för långsiktig informationsförsörjning
Dessa riktlinjer gäller för samtliga myndigheter och kommunala företag i Västerås stad som hanterar elektronisk information som utgör allmänna handlingar och som ska bevaras.
1. Utgångspunkter och generella regler
När en myndighet (nämnd) inom Västerås stad inte längre behöver
verksamhetsinformation för egen del kan den information som ska bevaras överlämnas till arkivmyndigheten/Stadsarkivet. Detta gäller information såväl i pappersform som i elektronisk form.
Det är idag inte formellt tvingande eller obligatoriskt varken enligt lagstiftning eller enligt Västerås stads egna föreskrifter att överlämna information till
arkivmyndigheten inom en viss tid. Idag sker ett regelbundet överlämnande av information till arkivmyndigheten endast från ett fåtal av stadens
verksamhetssystem, framförallt i samband med systembyte. Kostsamma speciallösningar har skapats inom respektive verksamhetssystem för att åstadkomma långsiktigt bevarande av information.
Eftersom elektronisk information som ska bevaras idag förvaras på flera olika ställen kommer det på sikt att bli svårt att överblicka vilken information som finns, var den förvaras och hur den är åtkomlig. Kontaktvägar till allmänheten försvåras och tillgänglighet i form av e-tjänster sker genom separata lösningar mot olika typer av källor.
För att åstadkomma en effektiv och långsiktig hantering av elektronisk information ska staden under 2015 införa ett så kallat e-arkiv. E-arkiv är ett särskilt
verksamhetssystem som har till uppgift att ta emot, kontrollera, förvara,
administrera och tillhandahålla elektronisk information, även från system i drift. E- arkivet kommer att hantera sökning och utlämnande av information bl a genom e- tjänster mot allmänheten samt mot stadens medarbetare. Den totala kostnaden för bevarandet och åtkomst till information via e-tjänster blir lägre om man
koncentrerar detta till en punkt, e-arkivet.
2. Styrande lagar och föreskrifter
Enligt gällande lagstiftning, tryckfrihetsförordning (SFS 1949:105) samt arkivlagen (1990:782), ska de allmänna handlingar som staden inte beslutat att gallra, bevaras för all framtid. En förutsättning för ett långtidsbevarande är att man säkerställer handlingarnas arkivbeständighet, det vill säga att handlingarna ska kunna bevaras under mycket lång tid med ett bibehållet och läsbart informationsinnehåll.
Enligt arkivlagen 7§ har arkivmyndigheten tillsyn över hur stadens myndigheter uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen om arkivvård (4-6 §§). Tillsynen omfattar hur myndigheten framställer, förvarar, skyddar och hanterar den
information som myndigheten ansvarar för.
När det gäller bevarandet av elektronisk information uppstår särskilda frågor eftersom hårdvaran, operativsystem och programvara blir relativt snabbt föråldrade.
Ett verksamhetssystem är ingen lämplig förvaringsplats på längre sikt. Av den
Riktlinje för långsiktig informationsförsörjning
4 anledningen tillämpar Västerås stad en etablerad, nationell strategi som går ut på att bevara själva informationen men inte de programvaror som informationen har skapats i. Informationen lagras i standardiserade filformat som bygger på öppna internationellt godkända standarder och kan därför kontinuerligt migreras till nya lagringsmedier allt eftersom de blir tillgängliga.
Utgångspunkten i lagstiftningen är att en myndighet inte skall behålla sin
information (allmänna handlingar) längre än vad som är nödvändigt för den egna verksamheten.
3. Överlämnande av handlingar till e-arkivet
Stadens myndigheter ska överlämna elektroniska handlingar som ska bevaras till stadens gemensamma e-arkiv. Överlämnandet av elektroniska handlingar till e- arkivet är obligatoriskt och ska ske löpande efter överenskommelse med arkivmyndigheten/stadsarkivet. Detta i syfte att åstadkomma ett rationellt och effektivt bevarande, en minskad kostnad och enklare sökvägar.
4. Tillämpning av riktlinjerna Bevarande och gallring
Bevarande och gallring av stadens information/handlingar beslutas av respektive myndighet i samråd med arkivmyndigheten/stadsarkivet. Gallringsbesluten och hanteringsanvisningar slås fast genom antagande av Redovisning av allmän handling (redovisningsplan). Beslut om bevarande och gallring av
information/handlingar som tillhör gemensamma processer fattas av arkivmyndigheten.
Överlämnande och förvaltningsplaner för stadens objekt Elektroniska handlingar som ska bevaras, ska överlämnas till
arkivmyndigheten/stadsarkivet. I samråd med respektive objektsförvaltning inom staden utarbetas en årlig anslutningsplan. Tidsmässigt och ekonomiskt utrymme för överlämnande till Arkivmyndigheten/stadsarkivet och inleveranser till e-arkivet ska införas i varje objekts förvaltningsplan.
5. Tillämpningsanvisningar
Ytterligare tillämpningsanvisningar till denna riktlinje får utfärdas av arkivmyndigheten/stadsarkivet.
XXXX 721 87 Västerås
Telefon 021-39 00 00 www.vasteras.se Prod
uktion: Västerås stad 2007-XX
