16
Dnr 2011/441 KS.025-11 Kommunstyrelsen
Redovisning av intern kontroll 2011 för Sollentuna kommun
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta:
Kommunstyrelsen lägger informationen i kommunledningskontorets tjänsteutlålande 2012-11-07, avseende redovisning av intern kontroll 2011, till handlingarna.
Sammanfattning
Den 1 januari år 2000 gjordes ändringar i kommunallagen som innebar atl n ä m n d e r n a s ansvar för den interna kontrollen tydliggjordes. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer om intern kontroll f ö r Sollentuna kommun den 17 november 2003.
För 2011 valdes bland annat följande rutiner ut f ö r granskning i den interna kontrollen: lönehantcring-löneskulder, kontroll av moms och stickprov på fakturahantering, korrekta barnomsorgsavgifter, personalkostnader från PA/lönesystemet, u p p f ö l j n i n g av avhopp av elever och elever som läser 4 år på gymnasiet, vård fakturor och placeringsavtal, mät- och kartverksamhetens taxor samt säkerhetsrutiner. Rutiner för när barn försvinner och skadas samt brister i all nå k u n s k a p s m å l e n har också kontrollerats.
Förslag till åtgärder med anledning av uppföljningen redovisas nedan per n ä m n d .
Bakgrund
Den 1 januari år 2000 gjordes ändringar i kommunallagen som innebar atl n ä m n d e r n a s ansvar för den interna kontrollen tydliggjordes. Enligt
kommunallagen skall nämnderna se till alt verksamheten bedrivs i enlighet med de m å l och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten. N ä m n d e r n a skall också se l i l l att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt
tillfredsställande sätt. Detta gäller även när driften av cn kommunal verksamhet har lämnats över till någon annan huvudman.
Della innebär all varje n ä m n d ansvarar för alt utforma och organisera den interna kontrollen och finna effektiva system för u p p f ö l j n i n g . N ä m n d e r n a
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
2012-11-07
Dnr 2011/441 KS.025-11 Sidan 2 av 6
skall enligl reglerna årligen upprätta en internkontrollplan utifrån en risk- och väsentlighetsanalys.
System för intern kontroll
Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att verksamheterna sköts på ett ändamålsenligt, effektivt och säkert sätt.
Den interna kontrollen skall enligt kommunens riktlinjer f ö r intern kontroll bygga på en helhetssyn av den kommunala verksamheten. Del betyder atl den interna kontrollen skall omfatta mål, styrning och u p p f ö l j n i n g saml skydd av tillgångar. Inom dessa områden skall det finnas inbyggda u p p f ö l j n i n g s - och kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster.
E n förutsättning f ö r god intern kontroll är tydlig delegation av ansvar och befogenheter i organisationen och att kunskap om denna finns. Det är också väsenlligl att förvaltningschef, avdelnings- och enhetschefer ser till att det skapas etl arbetsklimat som f r ä m j a r en positiv intern kontroll.
N ä m n d e r n a ansvarar för atl etl system för intern kontroll upprättas inom respektive v e r k s a m h e t s o m r å d e med övergripande riktlinjer, regler och anvisningar.
Förvaltningschefen skall upprätta förslag till internt kontrollsystem för n ä m n d e n och se till att regler och anvisningar utformas så alt de säkerställer den interna kontrollen. Förvaltningschefen har också en skyldighet atl löpande rapportera l i l l kommunstyrelsen om hur den interna kontrollen fungerar.
Avdelnings- och enhetschefer svarar inom sina respektive verksamhels- områden f ö r att regler och anvisningar är kända och alt de följs saml f ö r alt arbetsmetoder och rutiner bidrar till en god intern kontroll.
Varje anställd skall vara medveten om sitt ansvar när del gäller atl uppnå en säker och effektiv verksamhet.
Arbetet med att utveckla den interna kontrollen skall successivt integreras i verksamheternas normala arbets- och ledningsprocesser. E n viktig grund- förutsättning för att skapa en god intern kontroll är atl regler, anvisningar och instruktioner dokumenteras och f ö r m e d l a s ul i organisationen.
Uppföljning
Varje nämnd har en skyldighet att:
• L ö p a n d e följa upp del interna kontrollsystemet inom n ä m n d e n s v e r k s a m h e t s o m r å d e .
• Varje år anta en särskild plan för u p p f ö l j n i n g av den interna kontrollen, mternkontrollplan.
• N ä m n d e r n a skall löpande eller 31 januari varje år rapportera resultatet från u p p f ö l j n i n g e n av den interna kontrollen inom n ä m n d e n till kommun-
styrelsen. Rapportering skall samtidigt också ske l i l l kommunens revisorer.
För atl det interna kontrollsystemet skall kunna fungera och kunna förändras i takt med verksamhets- och organisationsförändringar, fordras en kon- tinuerlig uppföljningsprocess. Della förutsätter atl n ä m n d e n själv handhar u p p f ö l j n i n g e n eller att nämnden beslutar att någon/några skall biträda n ä m n d e n i delta arbete.
Brister i den interna kontrollen skall omedelbart rapporteras till närmast överordnad.
V i d misstanke om brott av förmögenhetsrättslig karaktär skall n ä m n d e n ulan oskäligt d r ö j s m å l vidta åtgärder. Förvaltningschef skall o m g å e n d e informera n ä m n d e n , revisorerna, ekonomichef och k o m m u n d i r e k t ö r om det hos
n ä m n d e n uppdagas förhållanden som m e d f ö r misstanke om all sådant brott föreligger. Förvaltningschef skall också informera om dc åtgärder som vidtas.
Resultatel av uppföljningen av den interna kontrollen skall, med utgångs- punkt från anlagen internkontrollplan, löpande av f ö r v a l t n i n g s c h e f e n skriftligen rapporteras till nämnden.
Eftersom kommunstyrelsen har elt övergripande ansvar för den interna kontrollen är del viktigt att resultatet av n ä m n d e r n a s u p p f ö l j n i n g a r rapporteras l i l l kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har sedan att ta med dessa rapporter i sin bedömning över kommunens totala interna
kontrollsystem.
Kommunens revisorer skall också ta del av rapporterna, eftersom de bör utgöra en del av etl underlag för ett uttalande "om kontrollen inom n ä m n d e n är tillräcklig**.
För 2011 har en sammanställning av uppföljningen av internkontrollplan 2011 gjorts. Förslag t i l l åtgärder med anledning av u p p f ö l j n i n g e n redovisas nedan per n ä m n d .
Kommunstyrelsen
För 2011 valdes f ö l j a n d e moment ut för kontroll: lönekorrigeringar, löneskulder, betalkort First Card. generell fakturahantering, kontroll av moms saml debitering av barnsomsorgsavgift.
Under 2011 granskades lönekorrigeringar under 7 månader. Granskningen visade atl försent inlämnade underlag eller felaktiga underlag gör atl lönekorrigeringar måste ske. Återkoppling görs l i l l berörda.
A l l a löneskulder redovisas lill lönechefen m å n a d s v i s . Målel är alt ha så få löneskulder som möjligt. Kontrollen visade atl nytt syslem och en större medvetenhet bland chefer har bidragit till att löneskulderna minskal.
2012-11-07
Dnr 2011/441 KS.025-11 Sidan 4 av 6
Kontrollen av betalkortet First Card visade på en förbättring av hanteringen samt en bättre kvalitet av redovisningen. Varje år görs en kontroll av samtliga First Card kort och återkoppling görs till ansvarig kortinnehavare i de fall då något fel har gjorts. Utbildning i korthantering sker i form av kurser f ö r nya kortinnehavare saml löpande information.
Kontrollen av att riktlinjerna följs inom fakturahanteringen visade på bättre kvalitet i administrationen av leverantörsfakturor. I samband med att nya administratörer tillkommer i fakturahanteringssystemet kan det initialt bli en f ö r s ä m r i n g i fakturahanteringen. Viktigt att kontinuerligt utbilda nya
a n v ä n d a r e samt att ha uppföljningsmöten med redan befintliga användare för atl upprätthålla en bra kvalitet.
Granskningen av atl korrekt barnomsorgsavgift debiteras har g e n o m f ö r t s men i mindre omfattning. Kontroller har skett av lämnade inkomsluppgifter för taxeringsåren 2010-2011. Från och med 2012 har barn- och utbildnings- kontoret övertagit ansvaret för alt kontrollera inkomsluppgifter.
Trafik- och fastighetsnämnden
För 2011 har n ä m n d e n valt inköpsrutiner, kontroll att upphandlingspolicyn f ö l j s samt kontroll av fakturahanteringen. U p p f ö l j n i n g e n visade alt
inköpsrutinen inte f ö l j s av alla medarbetare. Berörda ska få information om rutinen och all den ska följas. Vad gäller upphandlingspolicyn pågår ett arbeta att se över behov och teckna avlal inom dessa områden. V i d granskning av faklurahanleringen framkom alt i m å n g a fall var
fakturaadressen och referensen fel. Det saknades också bilagor i vissa fall.
Kontakt ska tas med leverantören och se till att adress och referens blir rätt.
Barn- och ungdomsnämnden
För 2011 har en f ö r d j u p n i n g av 2010 års granskning av personalkostnader från P A / l ö n e s y s t e m e t valts ut som granskningsområde inom den interna kontrollen.
Resultatel av granskningen visar inga medvetna fel eller oegenlligheler.
Bristerna ä r en följd av tekniska problem, otillräcklig information och/eller kompetens.
Förslag l i l l åtgärder med anledning av granskningen är att en inventering ska göras på enheterna och klargöra vilka som har tillgång l i l l lönesystemet och dc rapporter som behövs för alt säkerställa korrekt u p p f ö l j n i n g .
Inventeringen ska komma fram till om det är tekniska problem med å t k o m s t e n till systemet och rapporterna eller om det är bristande information/kompelens. Barn- och utbildningskontoret ska anordna cn intern kurs om lönesystemet för berörd personal.
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnd
För 2011 har uppföljning av avhopp bland elever o c h elever som läser 4 år på gymnasiet valts som granskningsområdc. Resultatet av u p p f ö l j n i n g e n visade att skolorna brister i att rapportera till kontoret atl cn elev har hoppat av. D e l finns en rutinbeskrivning som talar om hur avhopp ska rapporteras, men det fungerar inte. N ä r K S L : s databas tas i bruk, vilket beräknas ske 2012, kommer problemen förhoppningsvis att minska.
Under ITT 2011 läser 39 Sollentunaelever ett f j ä r d e år på gymnasieskolan, varav 14 på Rudbeckskolan. Varje år kommer a n s ö k n i n g a r från fristående gymnasieskolor om elever som behöver gå ett f j ä r d e år. I samband med delta las kontakt med eleven för u p p f ö l j n i n g av ansökan innan
handläggning. En rutin finns för hur den fortsalla h a n d l ä g g n i n g e n ska vara.
Det fmns m å n g a orsaker l i l l varför en elev behöver gå elt f j ä r d e år på gymnasiet.
Socialnämnden
För 2011 har hantering av våldfakturor och placeringsavlal granskals. De moment som granskades var att konto i klartext, belopp, granskningsaltest, beslutsaltesl, betaldatum och registrering är rätt och all rätt person har beslutsattesterat.
Vidare kontrollerades a l l procentsatsen på fakturan om lokalkostnaden är rätt, atl lim/dygnspris p å fakturan stämmer mot avtalet, att signatur av avdelningschef finns p å nytecknade avlal samt all konlcringen på fakturan s t ä m m e r överens med konleringen i systemet procapita.
U p p f ö l j n i n g e n av 102 fakturor f ö r enheterna barn- och ungdom, missbruk och socialpsykiatri saml placering visar att 8 fakturor hade någon form av fel. A l l a avtal var korrekta, men några avtal kunde inte hittas, vilket inte är lillfredslällande. U p p f ö l j n i n g av resultatet görs med berörda.
Vård- och omsorgsnämnden
N ä m n d e n har valt ut kontroll av aktuella avlal på alla fakturor där vård- och o m s o r g s n ä m n d e n slår för kostnaden samt kontroll av utförda insatser i lidmätningssyslemcl m o l de beviljade insatserna i verksamhetssystemet V O - omsorg.
V i d granskning av avtal kopplade till fakturor finns inga avvikelser atl rapportera. Granskningen av slumpmässigt utvalda personers beslutade insatser, visade atl av 150 personers beslut har 8 personer fåll en insats utförd ulan ell giltigt beslul som är registrerat i vcrksamhetssyslemcl.
2012-11-07
Dnr 2011/441 KS.025-11 Sidan 6 av 6
Kultur- och fritidsnämnden
För 2011 valde Kultur- och frilidsnämnden fakturahantering,
säkerhetsrutiner för Satelliten samt säkerhetsrutiner f ö r fallfrilidsledare.
Fakturahanleringen syftade till alt kontrollera alt riktlinjer f ö r representation och resor följdes. A v 151 fakturor som granskades saknades uppgifter om syfte eller syfte och deltagare på 14 fakturor. Åtgärd med anledning av granskningen är atl berörda personer har informerats o m bristerna och kompletteringar av uppgifterna har begärts.
Kontrollen av säkerhetsrutiner för Satelliten visar atl rutinen för bemanning och larm f ö l j s . För alt ytterligare säkra rutinen ska varje personalmöte ha ca
10 minuter för att uppdatera personalen p å säkerhetsrutinerna.
Kontroll av rutin kring hantering av överfallslarm för faltfritidsledare visar att det finns bra rutiner, larmen är alltid laddade saml att larmen kontrolleras regelbundet.
Miljö- och byggnadsnämnden
För 2011 valde Miljö- och byggnadsnämnden att granska över- eller
underdebitering av mät- och kartverksamhetens taxor. Kontrollen visade alt inte någon över- eller underdebilering kunde verifieras och inte heller alt det görs någon oskälig skillnad mellan olika beställare v i d debitering.
Rösjöstyrelsen
R ö s j ö s k o l a n har kontrollerat f ö l j a n d e rutiner: Rutin f ö r att upptäcka elever som inte når kunskapsmålen, rutin för när barn försvinner, rutin när barn skadas samt rutin för ansökningar och antagande till skolan mellan
skolvalsperioderna. Rutinerna är kända och handlingsplanerna har följts. F ö r att u p p t ä c k a eventuella brister i att nå k u n s k a p s m å l e n finns checklistor samt skolverkets diagnoser och prov.
Överförmyndarnämnden
N å g o n intern kontrollplan är inte framtagen f ö r 2011.
Redovisningschef
