(Har rätt att närvara)

(1)

FÖRAB

^Kallelse^Datum ^{1 (1)}

2017-02-27

Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr

Kustbostäder i Oxelösund AB 613 81 Oxelösund

Sjögatan 28 Oxelösund

0155-380 00 (vx) 556527-0062

0155-388 01 (fax) kundcenter@oxelosund.se

OXB200 v 1.0 2006-11-14

STYRELSESAMMANTRÄDE

Catharina Fredriksson ordförande /Mona Karila

DELGES ORDINARIE SUPPLEANTER

LEDAMÖTER (Har rätt att närvara)

Catharina Fredriksson Patrik Renfors

Dag Bergentoft Birgitta Luoto Patrik Edström

Björn Johansson Christer Offerman Ingela Wahlstam

SÄRSKILT Magnus Petersson, VD Förab KALLADE Mona Karila, sekreterare

Birger Svensson, ordförande Kustbostäder AB Benita Wikström, ordförande Oxelö Energi AB Per Alm, VD Kustbostäder och Oxelö Energi Johan Persson, kommunchef Oxelösunds kommun Hans Rainer, näringslivsansvarig Oxelösunds kommun Tid och plats för

Sammanträde: Tisdag 7 mars kl. 13.15

Plats Sjögatan 28, Sammanträdesrum A 319

1. Sammanträdets öppnande och fastställande av dagordning 2. Val av justerare

3. Föregående protokoll (bilaga) 4. Ekonomiskt utfall (bilaga) 5. Årsredovisning 2016 (bilaga)

6. Bolagsstyrningsrapport 2016 (bilaga) 7. Information/lägesrapport dotterbolagen 8. Information tomatprojektet

9. Information utbildning styrelsen Förab 10. Övriga frågor

11. Avslutning

(2)

Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesdatum

OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB 2016-12-13

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Plats och tid 13 december 2016, kl. 13.15-15.30 Sjögatan 28, sammanträdesrum A 319 Beslutande Catharina Fredriksson, ordförande

Patrik Renfors Dag Bergentoft Birgitta Luoto Patrik Edström

Övriga deltagare Björn Johansson Ingela Wahlstam Birger Svensson Benita Vikström

Magnus Petersson, VD Per Alm, VD dotterbolagen Lisa Sollenborn, sekreterare

Mona Karila, vikarierande kommunstrateg

Underskrifter Sekreterare ………

Lisa Sollenborn Paragrafer 54-67

Ordförande ………

Catharina Fredriksson

Justerande ………..

Patrik Edström

(3)

Sammanträdesprotokoll Blad 2

Sammanträdesdatum

OXELÖSUNDS KOMMUNS FÖRVALTNINGS AB

2016-12-13

§ 54 Mötets öppnande

Ordföranden förklarar mötet öppnat.

§ 55 Tillåtelse att delta vid mötet

Styrelsen godkänner att Mona Karila, vikarierande kommunstrateg, får delta vid mötet.

§ 56 Fastställande av dagordning

Dagordningen fastställs.

§ 57 Val av justerare

Patrik Edström utses att justera dagens protokoll.

§ 58 Föregående protokoll

Föregående styrelseprotokoll läggs till handlingarna.

§ 59 Ekonomiskt utfall Dnr Förab 2016.5

VD Magnus Petersson redogör för ekonomiskt utfall per november som också varit utskickat med kallelsen.

På föregående sammanträde beslutades att jämförelse med budget också ska göras. Det har inte kommit med i utskicket. Magnus visar jämförelsen.

Styrelsen lägger ekonomirapporten till handlingarna.

§ 60 Budget 2017 för Förab

VD Magnus Petersson redogör för utskickat budgetförslag. En konsultkostnad med 100 000 kronor har budgeterats för eventuella behov. Räntekostnaderna har justerats utifrån omlagt lån.

Borgensavgiften har justerats vilket också påverkar räntekostnaderna.

Styrelsen beslutar anta budgetförslaget.

(4)

Sammanträdesdatum

2016-12-13

§ 61 Val av sekreterare

Styrelsen utser Mona Karila till sekreterare.

§ 62 Information utvecklingsarbete bolagen

VD för Oxelö Energi AB och Kustbostäder AB Per Alm informerar om:

- Utveckling solcellskoncept

- Alternativa fjärrvärmekällor på SSAB - Miljökörkort för samtliga anställda

- Återbruksanläggning på Återvinningscentralen samt ökad service - Digitalisering Bixia

- Uppdragsbeskrivningar kommunuppdragen (gata/park och Idrottsplatsen) - Energieffektivisering reningsverket

- Kartläggning VA-nätet - Vattenförsörjning vid avbrott - Fler elbilar

- Förfrågan från Tomatodlare Styrelsen tackar för informationen.

§ 63 Budget och verksamhetsplaner för dotterbolagen

Dotterbolagens VD Per Alm går igenom strukturen för de strategiska dokument som bolagen arbetar med och delar av innehållet. Genomgång av budgeten för respektive bolag.

Styrelsen tackar för informationen.

§ 64 Rapport projekt med alternativ fjärrvärmeproduktion

Dotterbolagens VD Per Alm informerar om vad som händer i projektet, summerar slutsatserna så här långt och presenterar en arbetshypotes för de kommande åren.

§ 65 Prisman 6

Dotterbolagens VD Per Alm informerar om alternativ på kommande nybyggnationsprojekt. En idéskiss har gjorts för Prisman 6.

(5)

Sammanträdesdatum

2016-12-13

§ 66 Information/lägesrapport bolagen

Dotterbolagens VD Per Alm ger en lägesrapport.

- Vakanser allmännyttan

- Flera störningar i driften på VA, fjärrvärme och stadsnät - Krisövning genomförd kring vattenförsörjning

- Bygglov klart för projekt Syrenen

- Inget prövningstillstånd ges för JM Värmdöstrandmålet - Problem med utsläpp till reningsverket

- Belysning Alkärsvägen

- Reservelverk kommunens lokaler - Flytt av pumphus och VA-ledningar

- Ekonomi Oxelö Energi AB och Kustbostäder i Oxelösund AB. Budgeten följs väl.

- Kritik på teknik. Bra resultat för Oxelösund med undantag för vägstandard.

§ 67 Styrelseutvärdering

Underlaget för styrelseutvärdering har varit utskickat med kallelsen. Utvärderingen kommer att ingå i bolagsstyrningsrapporten för 2016. Styrelsen gör utvärderingen, se bilaga 1.

___________________

(6)

Sammanträdesdatum

2016-12-13

Bilaga 1 – Styrelseutvärdering Förab 2016

1. Hur fungerar styrelsen utifrån sin roll och ansvar?

Dialogen med ägaren har utvecklats under året utifrån ett helhetsperspektiv kring koncernen.

Frågorna förs i fler forum nu och med ett mer långsiktigt perspektiv.

2. Har styrelsen den kunskap som behövs utifrån sin roll och ansvar?

Tema kring avkastningsplan har genomförts.

Gränsdragningen mellan moderbolaget och dotterbolagen är viktig att tänka på. Gemensam utbildning för alla tre styrelserna skulle kunna vara aktuellt. Hur ska vi se på den formella och informella styrningen? Planera för en sådan dag under 2017.

3. Hur har styrelsen bidragit till samordning och optimalt resursutnyttjande (bolagets ändamål)?

Gränsdragningen är svår. På vilken nivå ska moderbolaget optimera och styra samt vilka befogenheter finns. Kopplat till fråga 2 med en utbildningsdag som fokuserar på den frågan.

4. Hur fungerar underlag för diskussion och beslut?

Det fungerar bra. Styrelsen uppskattar dragningarna den får kring dotterbolagen.

5. Hur fungerar rutinerna med kallelse, protokoll, uppföljning av frågor etcetera?

Det fungerar bra.

6. Hur fungerar möteslokalen?

Lokalen är bra och ändamålsenlig. Det är bra att styrelsen sammanträder i Cypressen. Det underlättar för att byta fokus till bolagsfrågor och att hålla isär rollerna.

7. Hur är arbetsklimatet i styrelsen (lyhördhet, respekt, personkemi och samspel)?

Avspänt och bra.

8. Är styrelsen aktiv och effektiv, d.v.s. engagerad under möten, väl förberedd och påläst, konstruktiv i diskussioner samt fokuserar på det väsentliga?

Det är svårt att vara påläst för att många dragningar görs på sammanträdet utan att något material har skickats ut i förväg. I de frågor som styrelsen förväntas fatta beslut finns material utskickat innan och styrelsen är förberedd. I övrigt fungerar det bra med aktivitet och frågor.

9. Skulle ledamöterna kunna nyttjas bättre / på annat sätt?

Frågan är kopplad till vilken roll Förab ska ha, se fråga 2. Idag har inte Förab någon operativ roll.

10. Hur fungerar ordföranden som mötesledare?

Det fungerar bra, engagemang, ordning och reda. Vilja till utveckling finns.

(7)

FÖRAB

Utfall Utfall

MODERBOLAGETS 2016-01-01 2017-01-01

RESULTATRÄKNING O BUDGET (TKR) 2016-12-31 2017-01-31

Rörelsens intäkter

Nettoomsättning 0 0

Rearesultat vid försäljning av aktier i dotterföretag 0 0

Summa intäkter 0 0

Rörelsens kostnader

Övriga externa kostnader -446 -36 Styrelsearvoden, revisionsarvoden, föreningasvg.

Personalkostnader -75 -3 Sammanträdesersättningar

Summa kostnader -521 -39

Rörelseresultat -521 -39

Resultat från finansiella poster

Ränteintäkter 1 0

Räntekostnader -197 0 Ränta o borgen

Resultat efter finansiella poster -717 -39

Bokslutsdispositioner

Erhållna koncernbidrag 4 500 0

Skatt på årets resultat -833 0

ÅRETS RESULTAT 2 950 -39

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

(20)

(21)

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)

(34)

(35)

(36)

(37)

1

Innehåll

Inledning ... 2

Verksamheten enligt bolagsordning ... 2

Organisationen ... 3

Viktiga händelser under året... 3

Styrelsens och VD:s arbete ... 4

Ekonomi ... 8

Intern kontroll ... 8

Riskhantering ... 8

Uppföljning av kommunmål och ägardirektiv ... 9

Kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer ...16

Kommunikation med dotterbolagen ...16

Ärenden till KS/KF ...16

Miljö ...16

Framtid ...16

Kommunalt ändamål ...17

(38)

2

Inledning

Enligt kommunens företagspolicy ska bolagen i samband med årsredovisningen lämna en gemensam bolagsstyrningsrapport. Rapporten ska på ett transparant sätt redogöra för bolagens verksamhet, hur den bedrivits och utvecklats och hur styrningen fungerat.

Kommunstyrelsen ska varje år pröva om bolagens verksamhet har varit förenlig med ändamålet och de kommunala befogenheterna. Årsredovisningen och bolagsstyrningsrapporten ska vara så utformade att de kan läggas till grund för lekmannarevisorernas granskning liksom för kommunstyrelsens prövning.

Verksamheten enligt bolagsordning Förab

Oxelösunds kommuns Förvaltnings AB (Förab) är moderbolag i kommunkoncernen med Oxelö Energi AB (100 %) och Kustbostäder i Oxelösund AB 100 %) som dotterbolag.

Bolaget har till föremål för sin verksamhet att äga och förvalta aktier i bolag som Oxelösunds kommun använder för sin verksamhet, liksom att tillhandhålla finansiella, administrativa och konsultativa tjänster för dessa.

Bolagets syfte är att med iakttagande av kommunal likställighets,- lokaliserings- och självkostnadsprincip åstadkomma en samordning till gagn för ett optimalt resursutnyttjande för verksamheterna i de kommunala företagen inom

Oxelösunds kommun.

Kustbostäder i Oxelösund AB

Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Oxelösunds kommun förvärva, avyttra, äga och förvalta fastigheter och tomträtter som ägs av Oxelösunds

kommun eller de bolag som ingår i kommunens aktiebolagsrättsliga koncern. Häri ingår att svara för drift och underhåll av gator, vägar, parker och andra offentliga platser.

Bolaget ska också bygga bostäder, affärslokaler, kollektiva anordningar samt därmed förenlig verksamhet.

Bolaget ansvarar för all fastighetsförvaltning inklusive städning av kommunens fastigheter.

Bolaget har vidare till föremål att ombesörja ekonomiredovisningen och personal- administrationen åt de bolag, som ingår i Oxelösunds kommuns aktiebolags- rättsliga koncern.

Oxelö Energi AB

Bolaget ska bedriva nätverksamhet enligt Ellagen, producera och anskaffa el, distribuera värme och vatten samt bedriva energirådgivning. Bolaget ska vidare bedriva verksamhet innefattande uppsamling, borttransport och rening eller destruktion av avloppsvatten respektive avfall samt bygga, äga och förvalta stadsnät inom Oxelösunds kommun. Bolaget ska uppföra och äga härför er- orderliga anläggningar.

Bolaget kan även bedriva annan därmed förenlig verksamhet samt äga aktier och andelar i företag inom verksamhetssektorn. Verksamheten kan bedrivas direkt av bolaget eller via dotterbolag.

(39)

3

Organisationen

Förab fungerar som moderbolag där ägaren, Oxelösunds Kommun, har fört över verksamhet att skötas i bolagsorganisationen. Samordnande och övergripande frågor behandlas av moderbolaget för verkställighet i dotterbolagen.

Dotterbolagen samarbetar med att ha en gemensam administration samt vissa gemensamma specialisttjänster.

Kommunchefen är normalt VD i moderbolaget. Ett bakomliggande syfte är att optimera samordningsmöjligheter och minimera risker för effektivitetsförluster i kommunkoncernen, det vill säga kommunen och de kommunala helägda bolagen. Under andra halvåret 2016 har kommunens ekonomichef haft rollen som tillförordnad VD.

KBAB och OEAB har en gemensam ledningsstruktur och en hög grad av samarbete i organisationen men drivs som två separata bolag och har olika styrelsesammansättningar.

Antalet anställda vid årsskiftet är 28 inom OEAB och 70 inom KBAB. Där OEAB sedan något år förstärkt elnätsorganisationen för att hantera en arbetstopp med anslutningar av servisledningar som kommer att pågå under ett par års tid.

Kustbostäder har en oförändrad organisation förutom två projektanställda som jobbar dels med förskola/skolprojektet och övertagandet av småbåtshamnarna samt underhållet av kommunens fastigheter. Korttidssjukfrånvaron är 1,53 % för OEAB och 1,57 % för KBAB. Långtidssjukskrivningen är 1,97 % för OEAB respektive 1,73 % för KBAB. Ett stort fokus läggs på förebyggande hälsoarbete där träning på arbetstid har testats och utvärderats. Slutsatsen är att träning på arbetstid är en metodik som kan används under en begränsad tid men fungerar sämre långsiktligt.

Viktiga händelser under året

Fortsatt hög takt i utbyggnaden av stadsnätet med 140 anslutna villakunder samt två bostadsrättsföreningar med 280 hushåll.

Har påbörjat byggnationen av 36 lägenheter på Norra Malmgatan

Har genomfört försäljning av fastigheterna Liljan 3, Vitsippan 3 och Eken 9.

Fortsatt låga räntor påverkar bolagets kostnader positivt.

Oförändrat hög efterfrågan på lägenheter.

Färdigställt en hissinstallation på Oxelö gatan 7A

Har förstärkt VA- nätet ut till Fiskehamnen samt anlagt en GC-väg åt kommunen Har installerat solcellsanläggning på driftkontoretas tak.

Har genomfört en förstudie om framtida fjärrvärmeproduktion som alteranativ vid eventuell omläggning av driften från SSAB.

Ytterligare en laddstation för elbilar har installerats på Prismanparkeringen.

Har genomfört första säsongen med driftansvaret för småbåtshamnarna och Gästhamnen.

En enkätundersökning med frågor om den tekniska förvaltningen har enomförts.

Har genomfört en genomlysning av Gatapark organisationen samt dess uppdrag.

Under hösten förekom två större störningar i stadsnätet som påverkade tillgängligheten under ett antal timmar.

(40)

4

Deltagit i förändringsarbetet Förändra radikalt med fokus på tillgången av hissar.

Arrangerat loppmarknad på torget, Ljus och värme samt deltagit vid Bomässa och Näringslivsdag.

Under året har Förabs lån omsatts till ett nytt lån till en lägre ränta än tidigare.

Ett arbete har gjorts för att utveckla processen kring avkastningsplanen.

En granskning har genomförts av kommunens samtliga arrenden och hyresavtal.

Arbetet med att utveckla processen fortsätter under 2017.

Styrelsens och VD:s arbete Närvaro

I tabellerna nedan visas närvaron på styrelsesammanträden och bolagsstämmor.

Förab

Ledamöter

8/3 28/4 7/6 23/8 11/10 13/12 Stämma 28/4

Stämma 11/10 Catharina Fredriksson

(ordf.)

X X X X X X X

Patrik Renfors (vice ordf.) X X X X X X X X

Dag Bergentoft X X X X X X X X

Patrik Edström X X X X X X X X

Birgitta Luoto X X X X X X X X

Suppleanter

Leif Thor X X X X

Björn Johansson X X X X X X X

Ingela Wahlstam X X X X X X X X

Birger Svensson X X X X X X X

Benita Vikström X X X X X

Stämmoombud

Mayvor Lundberg X

Linda Hägglund (ersättare)

X

(41)

5

OEAB

Ledamöter

4/3 15/4 inkl stämma

16/6 15/9 21/10 inkl stämma

5/12

Benita Vikström (ordf.) X X X X X X

Emil Carlsson (vice ordf.) X X X X X X

Lars-Åke Lindman X X X X X

Lena Blomkvist X X X X X

Urpo Koivula X X X X X X

Bo Jender X X X X X

Björn Johansson X X X X X X

Suppleanter

Ann Svensson X X X X X

Bengt Lundström X X X X X

Erland Lindkvist X X X X

Aimo Konttinen X X X X X

Stefan Andersson X X X X X

Anna Philipsson X X X X

Sandra Landin X X X X

Stämmoombud Linda Hägglund

Mayvor Lundberg X X

KBAB

Ledamöter

3/3 12/4 inkl stämma

18/5 21/6 6/9 18/10 inkl stämma

6/12

Birger Svensson (ordf.) X X X X X X X

Ingela Wahlstam (vice ordf.) X X X X X X X

Britt-Marie Kärngren X X X X X

Tommy Karlsson X X X X X X

Sten Nordlander X X X X X X X

Eva Asthage X X X X X X

Sandra Landin X X X X X

Suppleanter

Carlinge Lindberg X X X X X X X

Lennart Samuelsson X X X X X X X

Lennart Nilsson X X X X X X X

Kurt-Lennart Karlsson

Magnus Råd X X X X X

Kicki Belldal Andersson X X X

Björn Johansson X X X X X X

Stämmoombud Linda Hägglund

Mayvor Lundberg X X

(42)

6

Styrelseutvärdering

Förab

En styrelseutvärdering genomfördes i december 2016 på ett ordinarie styrelsesammanträde. Styrelsens arbete diskuterades utifrån några olika frågeställningar.

Utvärderingen visar att styrelsearbetet fungerar väl. Dialog och helhetssyn har utvecklars till att vara mer långsiktighet och med perspektiv på helhetssyn.

Dotterbolagens information har fungerat bra. För att öka styrelsens kunskap kring roll och ansvar föreslås en utbildningsinsats under kommande år. Mötesklimatet bedöms som bra med diskussion och frågor och med en ordförande som visar engagemang och utvecklingsvilja.

OEAB

En styrelseutvärdering är genomförd på ordinarie styrelsemöte i december 2016.

Utvärderingen gav generellt mycket positiva kommentarer. En förbättringsåtgärd är att maila ut allt styrelsematerial så det finns samlat. Tydliggöra styrelsearbetets årscykel med olika frågor som skall tas upp. Tidigare återkoppling på

styrelsearbetet har lyft frågan om att styrelsen önskar göra studiebesök för att se andra verksamheter men även få tid att fördjupa sig i vissa frågor. Samt även besöka verksamheter inom avfall och VA-verksamheten så som exempelvis Björshult och Högåsen.

KBAB

En styrelseutvärdering är genomförd på ordinarie styrelsemöte i december 2016.

Utvärderingen gav en positiv återkoppling från ledamöterna. En

förbättringsåtgärd är att ge arbetet med verksamhetsplanen mer tid och eventuellt lägga det utanför ett ordinarie styrelsemöte.

Tidigare återkoppling på styrelsearbetet har lyft frågan om att en positiv aktivitet är att åka i väg på något internat med hela styrelsen.

VD:s arbete

Förab

Under året har VD skapet i Förab skiftat VD Charlotte Johansson avslutade sin tjänstgöring i kommunen och i Förab 31 maj 2016. Första juni 2016 tillträdde Magnus Petersson som tillförordnad VD i Förab.

VD har under 2016 fortsatt arbetet tillsammans med kommunstyrelsen kring ägarstyrningen liksom arbetet kring att utveckla rollerna i koncernen. VD har också lett det fortsatta kvalitetsarbetet kring utvecklad process kring

ägardirektiven och avkastningsplanen.

Arbetet med ekonomisk månadsuppföljning med bolagen har fortsatt under 2016.

Under året har uppföljningen utvecklats i och med att bolagen redovisar sin verksamhet ur fler perspektiv än bara ekonomi, nämligen kund, verksamhet och medarbetare. Dessutom har den ekonomiska uppföljningen för Förab gjorts om.

Ekonomin följs upp gentemot budget till samtliga styrelsemöten, och per delår (augusti) och bokslut även gentemot resultatet för samma period föregående år.

(43)

7

OEAB och Kustbostäder

VD Per Alm ansvarar för att sköta den löpande förvaltningen av bolagen enligt styrelsernas riktlinjer och anvisningar. VD sammanställer också i dialog med styrelsernas ordförande och vice ordförande dagordningen för styrelsemöten- och beslutsunderlag till dessa möten. Vidare ska VD se till att styrelsernas ledamöter får information om Oxelö Energi AB och Kustbostäder AB:s utveckling för att kunna fatta väl underbyggda beslut. Styrelserna har under 2016 genomfört en utvärdering av VD:s arbete utan VD och övriga i ledningens närvaro.

(44)

8

Ekonomi

Kustbostäders resultat för 2016 är 3,4 Mkr är bättre än budget, men 9,2 Mkr lägre jämfört med föregående år beroende på 2015 års reavinster från försäljning av fastigheter.

Oxelö energis resultat för 2016 är 3,9 Mkr, resultatet är sämre än budget beroende på en nedskrivning av stadsnätet med 10 Mkr.

Koncernbidrag har lämnats till moderbolaget i enlighet med avkastningsplanen.

Förab har ett ägardirektiv om att lämna utdelning enligt avkastningsplanen vilket genomförs enligt plan. För den ekonomiska redovisningen av bolagen hänvisas till årsredovisningarna.

Avkastning

KBABs avkastningsmål för allmännyttan och kommersiella fastigheter är 4,5 % på sysselsatt kapital. Utfallet blev ca 4,1 % för allmännyttan. Kommersiella fastigheter har tagit upp kostnader för tvisten med JM och får i och med det ett negativt resultat. För OEAB är avkastningsmålet 12 % på sysselsatt kapital.

Fjärrvärme respektive elnätsverksamheten fick ett utfall på 10 % respektive 18,8 %.

Processen kring avkastningsplanen har fortsatt under 2016. Styrelsen för Förab har tagit beslut att från och med 2016 öka utdelningen från Förab till kommunen.

Intern kontroll

I dialog med styrelserna har bolagens interkontrollplaner reviderats med dels komplettering med några ytterligare kontroller men även med en rutin att kvittera vilka kontrollpunkter som är genomförda.

En viktig princip är att vid attestering av fakturor så skall inte detta kunna ske utan att två medarbetare i förening har godkänt och attesterat.

Riskhantering

Den riskinventering som tidigare genomförts har under året uppdaterats där några risker har omprioriterats. Dels beroende på genomförda åtgärder men även nya bedömningar. Exempelvis så bedöms att arbetet med Lagen om offentliga upphandlingar (LOU) -frågor avseende minskat risken för felaktigheter vid upphandlingar. Relationen till media bedöms ha en lägre risk än tidigare.

Riskbilden med förändringar inom SSABs verksamhet bedöms däremot ha ökat.

Prioriterade aktiviteter för att minska bolagens riskexponering är följande:

- Planera för alternativ fjärrvärmeproduktion

- Ta fram förslag på rutin för bevakning av lagar och myndighetskrav

- Extra rondering av allmännyttans vindar och källarförråd (förebygga brandrisk) - Ta fram riskrutiner för Gästhamnen

- Kollar upp server back-up för ekonomi rapporter - Reservsystem för styrsystem vatten och avlopp

(45)

9

Uppföljning av kommunmål och ägardirektiv Kommunmål

De kommunala bolagen ska bidra till att kommunen når visionen och de kommunmål som sätts upp i Mål och budget.

Framtidstro

Verksamheterna inom bolagen fokuserar på frågor med att ha ordning och reda samt vara lönsamma. Vilket skapar möjligheter att satsa på utvecklande insatser för verksamheten och personalen. Vilket i sin tur generarar en företagskultur som kan ha ett långsiktligt perspektiv och grunden för en framtidstro.

För att bygga upp ett mod i organisationen är inriktningen att ha en kultur som inte är straffande eller tillrättavisande utan istället bygger på

förtroende.

Exempel på projekt inom bolagen som präglas av mod och framtidstro är den snabba utbyggnaden av stadsnätet, beslut om byggnation av fler bostäder på Norra Malmgatan, dragning av fjärrvärme fram till området för projektet Villabacken, prov med träning på arbetstid och att erbjuda

språkpraktik för nyanlända.

Trygg och säker uppväxt

Genom att tillhandahålla väl underhållna bostäder med ordning och reda inom bostadsområdena och bra utförd skötsel av gator och parker skapas bra och trygga boendemiljöer. Låga energipriser skapar förutsättningar för en bättre hushållsekonomi för kommunens invånare, vilket också är en viktig parameter för barnfamiljernas möjlighet att skapa en trygg och säker uppväxtmiljö.

God folkhälsa

Bolagen arbetar aktivt med förebyggande hälsoarbete och det ger en både direkt och indirekt påverkan på oxelösundarnas hälsa. Dels genom att de flesta av bolagens personal bor i Oxelösund men också som förebild.

Total sjukfrånvaro: KBAB 4,32 %, OEAB 3,18 %. Utnyttjande av friskvårdsbidrag: KBAB 58%, OEAB 50%.

Bolagen stöttar också flera föreningars ungdomsverksamhet ekonomiskt.

Trygg och värdig ålderdom

Kustbostäder kan erbjuda boende i ett trygghetsboende som kan

tillhandahålla extra boendeservice några timmar varje dag. Detta skapar bättre förutsättningar att kunna bo kvar i sin lägenhet längre. Bolaget producerar också allt fler lägenheter som har tillgång till hiss. Dels via nyproducerade lägenheter men även genom att komplettar befintliga fastigheter med hiss.

Attraktiv bostadsort

Bolagen bidra på många olika sätt i hur attraktivt Oxelösund upplevs.

Några exempel på det är genom en hög servicenivå inom både energi och bostadsförsörjning, låga energipriser, attraktiva bostäder, utbyggt

(46)

10

stadsnät, skötsel av marinorna, väl skötta parker och grönområden samt sponsor och arrangör om av många lokala evenemang.

Hållbar utveckling

Kommunfullmäktiges mål 2016 som bolagen rapporterar:

Ingångs- värde

Resultat 2016 Andel återvunnet material i förhållande till

totala mängden hushållsavfall ska öka

36 % (2014)

37 % (2015)

Andelen återvunnet material är valt som indikator på utvecklingen inom området hållbar utveckling. Resultatet visar på en positiv trend där oxelösundarna blir allt bättre på att hantera avfall och material som kan återvinnas. Enkäten kritik på teknik indikerar även att kunskapen om dessa frågor ökar.

Bolagen bidrar positivt till kommunens ekonomi med god lönsamhet och soliditet samt en verksamhet med en låg sjukfrånvaro. Oxelö Energi jobbar även med att etablera mer förnyelsebar elproduktion samt köpa fler elbilar. Bolagen har även infört målet att ha minst tre pågående projekt med inriktning mot hållbar

utveckling.

(47)

11

Ägardirektiv

Beskriv hur bolaget arbetet för att uppfylla ägardirektivet samt om det är uppfyllt eller inte.

Förab

Kommunen ska erhålla utdelning från Förab i enlighet med av

Kommunfullmäktige beslutad avkastningsplan. 2016 erhölls utdelning från Förabs verksamhet 2015. Ägardirektivet är uppfyllt.

Oxelö Energi AB

Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser och när det gäller att få personer medfunktionsnedsättning, som medför nedsatt arbetsförmåga, i varaktig anställning.

1. Beskriv hur ni arbetat under innevarande år för att uppfylla detta ägardirektiv

Oxelö Energi har idag två medarbetare med någon form av funktionsnedsättning, samt en språkpraktikant.

2. Är ägardirektivet uppfyllt? ja

3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år?

För att säkra framtida vattenförsörjning ska VA- nätet hålla en förnyelsetakt på 50-80 år.

1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget har tagit fram en arbetsmetodik för att på ett systematiskt sätt kartlägga vilka vatten och spillvattenledningar som är mest i behov av att bytas ut. Detta för att skapa förutsättningar att bara byta ut de ledningar som behövs för att inte orsaka onödiga kostnader för VA kollektivet.

3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år?

Ökat antal anslutna hushåll till fjärrvärmenätet.

1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget har anslutit totalt 13 fastigheter till fjärrvärmenätet varav 8 är villor.

(48)

12

Utveckla fjärrvärmeverksamheten med den långsiktiga inriktningen, om det finns affärsmässiga och tekniska förutsättningar, koppla ihop Oxelösunds och Nyköpings fjärrvärmesystem.

1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv

Bolaget har genomfört en förstudie om vilka alternativa tekniker som är möjliga som alternativ till spillvärmeleveransen, med en

förbindelseledning som ett alternativ. SSAB har även kommunicerat en plan för en successiv avveckling av den koksbaserade metallurgin vilket underlättar planeringen för en omställning. Men då samtidigt ändrat förutsättningar för att koppla ihop fjärrvärmenäten.

2. Är ägardirektivet uppfyllt? delvis

3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då under kommande år?

Med resultaten från utredningen är de ekonomiska och tekniska förutsättningarna klarlagda för en förbindelseledning. Men med SSABs planer finns inte idag de affärsmässiga förutsättningarna för en

hopkoppling med leverans från Oxelösund till Nyköping.

Stödja kommuninvånare och företagare i att energieffektivisera sin bostad, sina lokaler eller verksamheter.

Oxelö Energi har haft ca 50 kontakter i sitt uppdrag som energirådgivare.

Utöver det har rådgivningen arrangerat två tematillfällen med dels en cykeldag i samband med städdagen samt ett seminarium för

solelinstallationer med inriktning till småhusägare.

3. Om bedömningen är att ägardirektivet inte uppfyllts med nuvarande arbetssätt, vilka åtgärder vidtar ni då kommande år?

Verka för etablering av alternativa energikällor t.ex. vindkraft i kommunen.

1. Beskriv hur ni under året arbetat för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget jobbar med alternativa energikällor via ägandet i dotterbolaget Bixia som uppför och driver ett antal vindkraftverk men även uppför solelanläggningar. I egen regi har en solcells anläggning på 30 KW installerats på driftkontoret på Sjögatan 3.

Ordna och administrerar en årlig städdag i anslutning till "Håll Sverige Rent"-kampanjens skräpplockardag.

(49)

13

1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Städdagen genomfördes lördagen den 23 april i samband med en loppmarknad och andra aktiviteter på Järntorget. Tvåhundra

oxelösundare deltog i städandet tillsammanse med att antal föreningar och det samlades ihop 170 säckar fyllda med skräp.

Ta fram en målbild för antalet aktiva användare av stadsnätet.

1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Bolaget har arbetat fram ett förslag på ny målbild för hur många aktiva användare av stadsnätet som behövs för att få ett tillräckligt

kundunderlag. Verksamhetens nya målbild är att nå 3 000 aktiva

användare. Idag finns 2 588 aktiva användare och 3 834 kunder som är anslutna till stadsnätet.

Kustbostäder AB

Bolaget ska lämna förslag på nyckeltal som gör att ägaren kan bedöma om bolagets uppdrag genomförs kostnadseffektivt och med god kvalitet.

Bolaget ska under första halvåret 2016 återkomma med en rapport till Kommunstyrelsen om vilka områden som redan idag kan följas och vilka områden där ett utvecklingsarbete behövs för att kunna följas.

1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Kustbostäder har tagit fram och presenterat förslag på nyckeltal för uppföljning av verksamheten. Inriktningen av nyckeltalen är vald där verksamheten har störst kostnad samt möjlighet till jämförelse (nyckeltal se bilaga). Gata/ park verksamheten har idag inga lämpliga nyckeltal men där görs istället en genomlysning av verksamheten som en punktinsats.

Inom SKL pågår ett arbete med att ta fram jämförande nyckeltal som förhoppningsvis kan användas i framöver.

Bolaget ska arbeta tillsammans med berörda nämnder för att skapa boendeformer för människor med behov av särskilt boendestöd. Särskild uppmärksamhet ska riktas på nämndernas behov i löpande verksamhet.

1. Beskriv hur ni hittills arbetat under innevarande år för att uppfylla detta

(50)

14

ägardirektiv

Bolagets tolkning av detta ägardirektiv är att befintliga och nya bostäder inte ska utesluta någon målgrupp. Bolagets inriktning är att förbättra tillgängligheten i befintligt bestånd och vid nyproduktion skapa bostäder som kan användas av samtliga kundgrupper.

Bolaget ska samarbeta med berörda nämnder och Arbetsförmedlingen för att kunna erbjuda arbetspraktikplatser och när det gäller att få personer med funktionsnedsättning, som medför nedsatt arbetsförmåga, i varaktig anställning.

1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Kustbostäder har idag två medarbetare med någon form av funktionsnedsättning samt under året har bolaget haft två

språkpraktikanter. Bolaget har även haft två arbetspraktikanter inom förvaltningen.

Minst två hissar per år ska byggas i det befintliga fastighetsbeståndet. Som alternativ kan andra bostadsanpassningar genomföras för ökad

tillgänglighet, t.ex. anläggande av marklägenheter.

1. Beskriv hur ni arbetat året för att uppfylla detta ägardirektiv

Under året har en hiss färdigställts på Oxelögatan 7 A och i och med byggstarten med av 36 lägenheter på Norra Malmgatan bedöms att ägardirektivet uppfylls.

Bolaget har arbetat fram en effektiviseringsplan för kommunuppdragen.

Åtgärder i effektiviseringsplanen ska genomföras under kommande år i dialog med respektive uppdragsgivare.

För uppdraget med driften av gata park har det under året genomförts två utvecklingsprojekt. Ett med inriktning med att skapa en långsiktlig plan för hur verksamheten ska prioritera. Samt ett projekt med att göra en

(51)

15

genomlysning för att få en tydligare bild av organisationens dimensionering.

Genomlysningen av organisationen indikerar på en obalans mellan storleken på uppdraget samt dimensioneringen av organisationen. En dialog med uppdragsgivaren har påbörjats angående detta.

För förvaltning av Kommunfastigheter så finns en aktivitetsplan som grund för energieffektiviseringsarbetet. Målet var också att få en separat budget på energieffektiviseringsåtgärder. Men där har kommunen valt att behålla tidigare budgetstruktur.

2. Är ägardirektivet uppfyllt? delvis. Kustbostäder saknar en separat budget för energieffektiviseringsarbetet.

Bolaget ska för kommunuppdragen redovisa kundernas nöjdhet/upplevelse.

1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv En nöjdkundmätning genomfördes i januari 2016. En ny mätning genomförs januari 2017. Mätningen indikerar behovet av att förtydliga ansvarsgränsen mellan ägaren och Kustbostäders förvaltningsuppdrag.

Där hyresgästerna idag upplever en otydlighet i vem som har ansvaret.

Bolaget ska fortsätta påbörjad process med att möjliggöra/ tillskapa nya hyresrätter.

1. Beskriv hur ni arbetat under året för att uppfylla detta ägardirektiv Kustbostäders har under året påbörjats byggnation av 36 lägenheter på Norra Malmgatan. Utöver det pågår detaljplanearbete för två andra

områden för framtida byggnation samt diskussioner om ett tredje område.

Sköta drift och förvaltning av småbåtshamnsverksamheten inklusive gästhamnens verksamhet i anslutning till Badhusviken. Uppdragets

innehåll och omfattning ska regleras i avtal mellan kommunen och bolaget.

(52)

16

Kustbostäder tog över driften av småbåtshamnarna och Gästhamnen i november 2015. Utfallet är positivt med fler gästande båtar i Gästhamnen och ett ökat intresse av att hyra båtplatser i marinorna. Mycket

underhållsinsatser har lagts på marinorna för att komma ifatt ett eftersatt underhåll. Det ekonomiska utfallet jämfört med budget var ett underskott med 1 050 tkr.

Första året i Gästhamnen satsades det på att ha en hög nivå på servicen för att stärka Oxelösunds varumärke. Upplevelsen och de återkopplingar som kan fås indikerar att det lyckades med många positiva kommentarer från gästande båtägare.

Kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer

Bolagen har haft två möten med lekmannarevisorerna i samband med delår och helår.

Kommunikation med dotterbolagen

Dialogen med dotterbolagen är tät. På Förabs styrelsesammanträden deltar alltid VD för dotterbolagen. Dotterbolagens ordförande är också adjungerade till styrelsesammanträdet. Dotterbolagens VD ingår i kommunens koncernlednings- grupp.

Dotterbolagens VD har också deltagit i Kommunens uppföljningsprocess varje månad, från februari till och med december med undantag för juni.

Ärenden till KS/KF

Bolagen har under åren deltagit på ett flertal kommunstyrelsemöten för presentation av olika projekt så som ny förskola/skola, underhållsprojekt av kommunens fastigheter och utvecklingsprojekt för gata/park. För

kommunfullmäktige har bolagen haft ärende avseende byggnationen på Norra Malmgatan, lägespresentation av verksamheten samt beslut om taxor och avgifter.

Miljö

All elleverans till kommunens verksamhet har miljömärkningen 100 % förnybar el.

Antingen producerad med vatten, vind eller sol. OEAB har installerat solcellsanläggning på driftkontorets tak samt en elbilsladdare på

Prismanparkeringen, beställt ytterligare en elbil. Bolagen har nu totalt fyra elbilar.

Driften av reningsverket uppfyller samtliga riktvärden och gränsvärden.

Framtid

KBABs ekonomi medför en begränsning i hur hög takt på förnyelse av bostäder som bolaget kan hålla. Det finns ett stort behov att producera fler

hyreslägenheter men varje projekt tynger resultatet de första driftåren. För att kunna hantera detta behöver bolaget bl.a. avyttra objekt för att frigöra kapital som en del av finansieringen.

(53)

17

För OEAB är driften på SSAB en mycket viktig faktor som påverkar bolagets ekonomi och verksamhet. Oavsett vad som sker står bolaget bra rustad med ett fjärrvärmenät som till stora delar är avskrivet och en bra soliditet samt goda förutsättningar att få till en bra produktion av fjärrvärme med eller utan SSAB som huvudleverantör.

Förnyelsetakten av VA- nätet är en viktig aktivitet där utmaningen är att hitta de VA- rör som behöver bytas och prioritera i rätt ordning. Metoden för detta är framtagen och nu kommer den att arbetas in och testas.

Stadsnätet har byggts upp sedan år 2009 och utmaningen är att få fler att använda stadsnätet för att utöka verksamhetens intäkter och få en bra

lönsamhet. Det bedöms dock ta till år 2020 innan kundunderlaget är tillräckligt stort så att en god lönsamhet har uppnåtts.

Under 2017 kommer Kommunstyrelseförvaltningen att genomföra två utredningar. Kommunstyrelseförvaltningen kommer att utreda hur

förvaltningsprocessen och lokalberedningsprocessen fungerar i kommunen. I dessa processer är även Kustbostäder AB inblandade, vad avser det

förvaltningsuppdrag som Kustbostäder har gentemot kommunen gällande de kommunala fastigheterna.

Under 2016 har ett externt bolag gjort en genomlysning för att utreda hur gata park processen fungerar och vad vi kan göra i framtiden för att utveckla

processen så att den blir effektivare och uppfyller dess syften. Resultatet kommer att presenteras för Kustbostäders styrelse och berörda nämnder

Arbetet med arrende processen fortsätter tillsammans med utvecklingen av processen kring avtalshantering.

Kommunalt ändamål

Utöver den här rapporten förmedlas också information om bolagens verksamhet löpande under året. I juni månad genomfördes ett informationsmöte i samband med Kommunfullmäktiges sammanträde. Information har delgetts ägarombudet i samband med bolagsstämmorna. Månadsuppföljningar görs tillsammans med representanter från bolaget och kommunen.

Sammantaget har bolagen under året försökt vara transparenta och haft kommunikationen med ägaren och allmänheten i fokus.

(54)

18

Nyckeltal Städ

Städning År 2013 År 2014 År 2015 År 2016

Kostnad/ resursåtgång

kr/ kvm BRA-yta* (Kustbostäder) Förskolor

Skolfastigheter Kommunhuset Koordinaten

Riktvärde (REPAB**, typfastighet 2, normal städning)

Årskostnad kr/ kvm BRA-yta Förskolor

Skolfastigheter

356,00 kr/m² 146,00 kr/m² 121,00 kr/m² 135,00 kr/m²

286,00 kr/m² 179,00 kr/m²

328,00 kr/m² 130,00 kr/m² 121,00 kr/m² 135,00 kr/m²

290,00 kr/m² 181,00 kr/m²

328,00 kr/m² 139,00 kr/m² 121,00 kr/m² 135,00 kr/m²

302,00 kr/m² 189,00 kr/m²

337,00 kr/m² 139,00 kr/m² 124,00 kr/m² 138,00 kr/m²

334,00 kr/m² 208,00 kr/m²

*BRA- yta =Bruksarea

** REPAB =Sammanställning med jämförande nyckeltal

Kommentar:

I jämförelse med tillgängliga nyckeltal så följer städkostnaderna förväntade resultat. Städningen är på en normal nivå och avviker inte nämnvärt från det jämförande underlaget. I förskolorna städas det med en något högre frekvens men har även en högra kostnad tack vare nattisverksamhet som inte finns med i det jämförande REPAB underlaget.

(55)

19

El och fjärrvärme

Förbrukningar kwh/m² A-temp*

Skolfastigheter 2016 2015 REPAB

32 832 m²

El 69 72 60

Fjärrvärme 178 196 121

Förskolor 2016 2015 REPAB

2221 m²

El 123 128 86

Fjärrvärme 208 197 -

Äldreomsorg. 2016 2015 REPAB

13 117 m²

El 91 92 85

Fjärrvärme 111 107 112

* A-temp = arean av samtliga våningsplan, vindsplan och källarplan för temperaturreglerade utrymmen avsedda att uppvärmas till mer än 10 grader C.

Arean är ändrat till A-temp. Jmf med tidigare års redovisningar (för att kunna jämföra med energideklarationerna och REPAB) gäller båda åren.

Förbrukningarna är inte graddagsjusterade.

Graddagsjustering innebär att förbrukning av tex fjärrvärme justeras och jämförs med ett normalår temperaturmässigt (SMHI läser av temperaturer på ett antal orter och levererar underlag för jämförelser)

År 2016 var ca 5 % varmare än ett normalår.

(56)

20

I skolfastigheter ingår även sporthall och badhus.

Kostnader kr/m² Loa**

Skolfastigheter 2016 2015 REPAB

33 669 m²

Drift 265 252 295

Reparationer 108 84 50

Administration 54 54 54

Förskolor 2016 2015 REPAB

2 188 m²

Drift 497 441 350

Äldreomsorg. 2016 2015 REPAB

11 854 m²

Drift 250 250 317

**Loa=bruksarea för annat ändamål än boende

I skolfastigheter ingår även sporthall och badhus.

Kommentar:

Energiförbrukningen och reparationskostnaderna är i jämförelse med REPAB:s värden (faktaböcker med jämförande statistik för motsvarande fastigheter) högre både för skol- och vårdbyggnaderna. För skolfastigheter finns en försvårande omständighet i att badhuset och sporthallen är hopbyggt med skolfastigheten och gör jämförelsen svår. Arbete pågår att bygga isär systemen och inom något år kan uppföljningen särredovisas. Kostnaden för förskolarna ligger generellt högre då dessa är i stort behov av förnyelse. Med skolprojektet och ett ökat underhåll kommer energiförbrukningen och reparationskostnaderna minska men det bedöms ta ett antal år innan det ger avtryck i nyckeltalen. Att

administrationskostnaden är hög för förskolorna hänger ihop med att dessa nycklas ut relaterat till kostnader för driften och reparationer. Där

reparationskostnaderna för förskolarna idag är mycket höga.