Arkivredovisning för kulturnämnden

(1)

Arkivredovisning för kulturnämnden

Upprättad Datum:

Version:

Ansvarig:

Förvaltning:

Enhet:

2019-09-25 2.0

Linda Johansson Kulturförvaltningen Administrativa enheten

(2)

2

Innehållsförteckning

Arkivredovisning för kulturnämnden ... 1

I. Inledning ... 4

II. Vad är en arkivredovisning? ... 5

III. Arkivbeskrivning för Kulturnämnden ... 6

IV. Kulturförvaltningens organisation och verksamhet ... 7

V. Versionsförändringar ... 9

VI. Sökmedel till arkivet ... 10

VII. Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring ... 10

VIII. Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild, överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet ... 10

IX. Arkivverksamhetens organisation ... 10

X. Klassificeringsstruktur för kulturnämnden ... 11

Processbeskrivningar för kulturförvaltningens kärnverksamheter ... 14

3. Producera programverksamhet ... 14

3.1 Skapa programverksamhet ... 14

3.2 Administrera programverksamhet ... 16

3.3 Köpa in och planera kulturarrangemang för förskola och skola ... 17

3.4 Boka kulturarrangemang och hantera medlemskap ... 18

3.5 Ge ut skrifter ... 19

4. Bedriva kulturskoleverksamhet ... 20

4.1 Skapa program och ta emot elever ... 20

4.2 Bedriva undervisning ... 21

4.3 Utveckla och kvalitetssäkra undervisning ... 22

5. Bibliotek ... 23

5.1 Köpa in och registrera medier ... 23

5.2 Låna ut medier ... 24

5.3 Hantera försenings- och kravärenden ... 24

5.4 Gallra medier ... 25

6. Producera och visa utställningar ... 26

6.1 Producera utställningar ... 26

6.2 Administrera produktion av utställningar ... 27

6.3 Visa utställningar ... 28

7. Hantera samlingar ... 29

7.1 Utöka samlingar genom accessioner, gåvor eller inköp ... 29

7.2 Dokumentera samlingar ... 30

7.2.1 Dokumentera museiföremål ... 30

7.2.2 Registrera arkeologiska samlingar ... 31

7.2.3 Registrera fotografiska samlingar... 32

7.3 Dokumentera samtiden och göra minnesinsamlingar ... 33

8. Tillhandahålla samlingar ... 33

8.1 Behandla förfrågningar rörande samlingar ... 34

8.2 Låna ut och deponera konst ... 34

(3)

3

8.3 Utlån och flytt av föremålssamlingar ... 35

8.4 Hantera beställningar av fotografiskt material ... 36

9. Tillhandahålla och tillgängliggöra arkiv ... 37

9.1 Förvara arkiv ... 37

9.2 Ordna och förteckna arkiv ... 37

9.3 Besvara förfrågningar och bouppteckningsärenden ... 38

9.3.1 Besvara förfrågningar ... 38

9.3.2 Besvara bouppteckningsärenden ... 39

9.4 Hantera läsesalsverksamhet ... 39

9.5 Ge råd till enskilda om arkiv ... 40

9.6 Hantera leveranser av enskilda arkiv ... 40

9.7 Hantera fjärrlån av arkivhandlingar ... 41

9.8 Gallra i arkiv ... 42

10. Vårda föremål och handlingar ... 42

10.1 Konservera och vårda samlingar... 42

10.2 Vårda ljud, film och bild ... 43

10.3 Binda om böcker och konservera papper ... 44

11. Hantera djur ... 44

11.1 Förvärva djur ... 44

11.2 Vårda djur ... 45

12. Arbeta för god arkivhantering i Malmö stad ... 46

12.1 Utveckla övergripande riktlinjer för arkivhantering... 46

12.2 Utreda nämndspecifika gallringsbeslut ... 46

12.3 Skapa utbildningar och vägledningar ... 47

12.4 Utöva tillsyn ... 48

12.4.1 Inspektera ... 48

12.4.2 Ge råd ... 48

12.4.3 Utvärdera övergripande arkivhantering i staden... 49

12.5 Hantera leveranser från myndigheter ... 49

13. Verka för skydd av kulturmiljö i staden ... 50

13.1 Besvara remisser i planärenden... 50

13.2 Besvara remisser i bygglovsärenden ... 51

13.3 Bevaka arkeologiska undersökningar ... 52

14. Kulturstrategisk verksamhet ... 52

14.1 Utveckla övergripande strategier och riktlinjer för kulturverksamhet ... 53

14.2 Hantera offentlig konst i Malmö ... 53

14.3 Fördela medel inom ramen för finskt förvaltningsområde .... 54

14.4 Ta emot gäster inom fristadsprogrammet ... 55

14.5 Delta i internationella nätverk och samarbeten ... 56

15. Främja det fria kulturlivet ... 56

15.1 Fördela och förvalta kulturstöd ... 57

15.2 Dela ut stipendier och bidrag ... 57

Klassificering med hantering och tillägg ... 59

Appendix 1 – Koppling mellan Kulturnämndens arkivredovisning version 1 och 2 ... 62

Appendix 2 – Tidigare organisationstillhörighet ... 64

(4)

4

I. Inledning

Kulturnämnden har i likhet med alla myndigheter en skyldighet att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. Detta sker genom att handlingarna redovisas i en arkivredovisning. Arkivredovisningen gör det möjligt att förstå sambandet mellan verksamhet och handling, överblicka handlingsbeståndet, söka och ta fram allmänna handlingar samt hantera och förvara handlingarna. Den fungerar även som en dokumenthanteringsplan vilket underlättar för förvaltningens medarbetare att hantera handlingar i enlighet med gällande lagstiftning och förordningar.

Arkivredovisningen är gjord i enlighet med Arkivlagen (1990:782). Arkivlagen fastställer att varje myndighet ska upprätta en arkivbeskrivning med

information om vilka handlingar som finns i arkivet, hur arkivet är organiserat samt en arkivförteckning. Arkivredovisningen har tagits fram mot bakgrund av krav på myndigheters redovisning av allmänna handlingar i § 6 Föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö stad (KS 2010-11-09 och KF 2010-11-23) samt har skett i enlighet med Riksarkivets föreskrifter på området (RA-FS 2008:4).

Den administrativa enheten på kulturstaben har ansvar för framtagande och revidering av kulturnämndens arkivredovisning. Version 2 av

arkivredovisningen har utarbetats av kulturförvaltningens arkivsamordnare och administrativ assistent på den administrativa enheten på kulturstaben, i samråd med tillsynsarkivarier från Stadsarkivet. Det har skett en omfattande

kartläggning av förvaltningens processer och handlingstyper med hjälp av representanter från de olika verksamheterna inom förvaltningen. Kartläggning av Malmö Museers handlingstyper har genomförts av museiintendent på Malmö Museer.

Arkivredovisningen är ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt.

Alla synpunkter uppskattas då det underlättar arbetet med att hålla arkivredovisningen korrekt och aktuell.

Åsa Olsson & Emma Hultqvist Kulturstaben, Administrativa enheten

Fotograf omslagsbild: Anders Roos

(5)

5 II. Vad är en arkivredovisning?

Arkivredovisningen är ett styrdokument som reglerar hanteringen av myndighetens allmänna handlingar. I dokumentet föreskrivs det bevarande- eller gallringsbeslut för olika handlingstyper. Arkivredovisningen ska underlätta för sökning i arkiven genom att ge en bättre överblick av myndighetens

handlingar. Därmed förenklas tillgängliggörandet av de allmänna handlingarna både för nutida och framtida behov. Slutligen är arkivredovisningen tänkt att fungera som ett stöd för den dagliga dokumenthanteringen inom

förvaltningen.

Arkivredovisningen är uppbyggd efter övergripande verksamhetsområden och de processer som ingår i dessa. Uppdelningen i processer är anpassad efter det verksamhetsbaserade sättet att redovisa arkiv (Riksarkivets allmänna råd och föreskrifter, RA-FS 2008:4). Genom att redovisa handlingarna på detta sätt blir handlingarnas samband med verksamheten tydlig. Ett och samma ärende kan innehålla både elektroniska handlingar, ljud/bildupptagningar och papper, men redovisas ändå inom samma klassificering. Denna struktur kan jämföras mot det traditionella ”allmänna arkivschemat” som var anpassat för en

pappersbaserad informationshantering, och som tidigare användes i staden.

Klassificeringen är vidare oberoende av vilken organisationstillhörighet som handlingen uppkommit i. Det gör klassificeringen stabil så att den inte behöver ändras vid organisationsförändringar. Processorienterad redovisning innebär att en process med tillhörande handlingstyper kan vara aktuell för flera delar av organisationen. Arkivredovisningen redogör därmed inte exakt för vilka handlingar som måste skapas, men den styr hur en handling ska hanteras om den väl skapats.

Arkivredovisningen redogör för förvaltningens handlingar i en

klassificeringsstruktur, vilken är ett slags register/innehållsförteckning över vilka processer/verksamhetsområden som förekommer. Varje process har ett unikt klassificeringsnummer, med syfte att underlätta sökbarheten. De

kommungemensamma verksamhetsområdena, styrande och stödjande verksamheter, har klassificeringsnummer 1 och 2. Dessa verksamheter finns beskrivna i Arkivhandbok för Malmö stad, Styrande och stödjande verksamheter och beskrivs därför endast översiktligt här. Numreringen för kulturförvaltningens förvaltningsspecifika verksamhetsområden sträcker sig mellan 3–15 och det är dessa som denna arkivredovisning i huvudsak behandlar. Utöver

klassificeringsstruktur innehåller arkivredovisningen även processbeskrivningar och arkivförteckning. Processbeskrivningarna är korta stycken som förklarar varför och hur handlingar skapas, till dessa finns arkivförteckningens tabeller där handlingar som hanteras i processen redovisas.

(6)

6

3.1

[Klassificeringsnummer]

Handlingar rörande att… [Handlingsslag]

Handlingstyper Förvaring Gallring/

bevarande

Sekretess- reglering

Kommentarer

Förklaring till tabellens rubriker:

Klassificeringsnummer – Processens unika nummer i klassificeringsstrukturen.

Handlingsslag – Ett handlingsslag motsvarar en process. Det kan bestå av en eller flera handlingstyper.

Handlingstyper – Medieoberoende allmänna handlingar som förekommer i en process.

Förvaring – I vilken form/system en handling ska förvaras.

Gallring/bevarande – I denna kolumn redovisas om handlingen ska bevaras eller får gallras. Med bevaras menas att informationen ska sparas för all framtid.

Med gallring menas att informationen ska eller får förstöras. Genom att gallringsfrist angivits i denna kolumn är gallringsbeslut taget för

handlingstypen.

Sekretessreglering – Här anges om en handlingstyp är sekretessreglerad och i så fall enligt vilken paragraf. Observera att i vissa fall kan det förekomma sekretess även om handlingarna generellt är offentliga, t.ex. för uppgifter rörande personer med skyddade personuppgifter. En individuell

sekretessbedömning måste därför alltid göras.

Kommentarer – Förtydliganden och andra kopplade uppgifter.

III. Arkivbeskrivning för Kulturnämnden 1996-

Kulturnämnden har varit verksam sedan den 1 januari 1996. Kulturnämndens handlingar har redovisats verksamhetsbaserat enligt RA-FS 2008:4 sedan 23/3 2014. Version 2 av arkivredovisningen gäller från 1/11 2019.

Kulturnämndens olika avdelningar delar på ett och samma diarium i Platina.

Således kommer delar av arkiven kunna sökas samlat medan andra delar, de på papper och verksamhetsanpassade databaser, även i fortsättningen kommer att förvaras och redovisas avdelningsvis och i vissa fall även på enheter.

Historik

Den 21 juni 1995 (fullmäktiges protokoll nr 8 bihang 55) beslutade kommunfullmäktige i Malmö att inrätta en kulturnämnd. Den nya

organisationen gick i operativ verksamhet från den 1 januari 1996 och innebar en sammanslagning av biblioteksnämnd, museinämnd, kulturstödsnämnd och konsthallsnämnd. Verksamheterna vid Malmö Museer, Malmö Stadsbibliotek, Malmö Konsthall kvarstod som egna förvaltningar medan

Kulturstödsförvaltningen uppgick i kulturnämndens kansli – Kultur Malmö.

Den 1 juli 1997 upphörde de fristående förvaltningarna och blev en och

(7)

7 samma förvaltning där institutionerna utgjorde avdelningar. Kulturskolan skapades genom omorganisation av tidigare ”Kultur i Malmö” och

Skolstyrelsen. Den 1 april 1999 införlivades Malmö Stadsarkiv som tidigare tillhörde Kommunstyrelsen. Myndighetsuppdraget för Malmö Stadsarkiv kom fortsättningsvis att vara kopplat till Kommunstyrelsen även om budget och publik verksamhet låg under Kulturnämnden. Samma år den 26 oktober kom Malmö Konstmuseum att bilda en egen avdelning separerad från Malmö Museer. För omorganisationer tiden år 2000 till 2014 hänvisas till

arkivbeskrivning för Kulturnämnden 1996–2014 som finns tillgänglig på Riksarkivets hemsida.

Kulturnämnden hade tidigare ansvar för samordning, utveckling och

utvärdering inom verksamhetsområdena symfoniorkester och dramatisk teater.

Ansvarsområdet ändrades dock mot Malmö Live AB 2014 och mot Malmö Stadsteater AB 2017 till att endast gälla samverkan kring det kulturpolitiska uppdraget. Bolagen är egna arkivbildare.

I och med Malmö stads omorganisation 2017 då stadsdelsnämnderna

upphörde flyttades ett flertal verksamheter över till kulturförvaltningen. Dessa verksamheter var områdesbiblioteken, allaktivitetshusen, Arena 305, Kirsebergs fritids- och kulturhus och Mötesplats ReTuren. För en komplett förteckning över vilka nämnder dessa verksamheter tidigare tillhörde, se Appendix 2. I och med områdesbibliotekens införlivande i Stadsbibliotekets organisation bytte avdelningen namn till Biblioteken i Malmö, förkortat BiM.

I samband med omorganisationen skapades en ny avdelning, Kulturhus och Mötesplatser, dit allaktivitetshusen, Arena 305 och Mötesplats ReTuren flyttades. Även Barnkulturenheten och Sommarscen som tidigare låg under kulturkansliet flyttades dit.

2018 bytte Kulturkansliet namn till Kulturstaben.

IV. Kulturförvaltningens organisation och verksamhet Kulturförvaltningen består av sju institutioner och en stab och leds av en kulturdirektör.

(8)

8 Kulturstaben

Kulturstaben är den centrala administrationen för kulturförvaltningen. Inom kulturstaben finns ekonomiavdelning, kommunikationsavdelning, HR-

avdelning och stabsavdelning. Stabsavdelningen innehåller administrativ enhet, enhet för drift och säkerhet samt enhet för kulturanalys och stöd. Den

sistnämnda fördelar kulturstöd och arbetar med övergripande kulturstrategiska frågor.

Biblioteken i Malmö

Biblioteken i Malmö utgörs av stadens folkbibliotek. Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken arbetar med utlån av media, bedriver pedagogisk verksamhet, samt är en mötesplats för medborgarna.

Det äldsta och största biblioteket är Stadsbiblioteket som grundades 1902. På Stadsbiblioteket finns BiMs ledning samt vissa stödfunktioner. Utöver staben finns fyra enheter, varav en omfattar områdesbiblioteken. De områdesbibliotek som ingår i BiM är: Bellevuegårdsbiblioteket, Bunkeflostrandsbiblioteket, Garaget, Husiebiblioteket, Kirsebergsbiblioteket, Limhamnsbiblioteket, Lindängenbiblioteket, Masten 2, Oxiebiblioteket, Rosengårdsbiblioteket &

Tygelsjöbiblioteket.

Malmö Kulturskola

Malmö Kulturskola bildades 1997 ur kommunala musikskolan som hade legat bl.a. inom Skolstyrelsen och Kultur Malmö. Malmö Kulturskolas verksamhet omfattar undervisning för barn 7–19 år i bild, dans, film, foto, musik,

serieteckning och teater. Undervisningen är frivillig och sker på barnens fritid.

Exempel på omfattande verksamheter är Pröva på för årskurs 1, Tvåornas kör och El Sistema, musikpedagogik för barn och ungdomar i utsatta miljöer.

Kulturhus och Mötesplatser

Avdelningen Kulturhus och mötesplatser har som uppdrag att möjliggöra, tillgängliggöra och utveckla kultur för barn, unga och vuxna. Avdelningen ansvarar för produktion och programläggning av Sommarscen och samordning av program för kultur i förskola och skola. Avdelningen driver och utvecklar allaktivitetshusen i Malmö. I uppdraget ingår att, i enlighet med beslut i kommunfullmäktige, verka för fortsatt spridning av allaktivitetshusmodellen.

Allaktivitetshus finns i Lindängen, Hermodsdal och Apelgården. Det nyaste av dessa är Apelgården som öppnade hösten 2018. Avdelningen driver även Arena 305 som arbetar med musik och kultur för unga mellan 15 och 25 år, Kirsebergs fritids- och kulturhus och Mötesplats ReTuren.

Malmö Museer

Malmö Museer arbetar med att förvalta det gemensamma kulturarvet samt tillgängliggöra detta för allmänheten i form av utställningar, pedagogisk verksamhet och andra aktiviteter. Inom Malmö Museer finns en bred expertis inom natur- och kulturhistoria, arkeologi och kulturmiljövård. Malmö Museer

(9)

9 har sitt ursprung i Malmö museum från 1841, som från början var ett

naturhistoriskt museum. Den huvudsakliga verksamheten är centrerad i byggnaderna på Slottsholmen i Malmö samt Teknikens- & Sjöfartens hus.

Ytterligare verksamheter inom kommunen finns på t. ex. Ebbas Hus och Wowragården i Södra Sallerup. Malmö Museer är ett av tre regionmuseer i Skåne, och har därmed även finansiering via Region Skåne och den s k

kultursamverkansmodellen samt medel via skatteväxlingsavtalet mellan Region Skåne och Malmö Stad.

Malmö Konstmuseum

Malmö Konstmuseum har i uppdrag att bevara och främja konsten, konstintresset och konstvetenskapen. Konstmuseet förvaltar Malmö stads konstsamling. Genom utställningar, förmedling och pedagogiska insatser gör Malmö Konstmuseum samlingarna av konst och konsthantverk tillgängliga och angelägna för en stor publik. Malmö Konstmuseum är idag lokaliserat på Slottsholmen, ett förarbete pågår för uppförande av en ny museibyggnad.

Malmö Konsthall

Malmö Konsthall har haft verksamhet vid S:t Johannesgatan sedan 1975. Varje år arrangeras ett antal utställningar med internationell inriktning, såväl den moderna konstens klassiker som aktuella experiment. Parallellt med

utställningarna bedrivs en omfattande pedagogisk verksamhet för både barn och vuxna.

Malmö Stadsarkiv

Malmö Stadsarkiv är hela stadens arkiv. Här finns arkiv från stadens förvaltningar, statligt material som bevaras på uppdrag av Riksarkivet samt enskilda arkiv och företagsarkiv. Stadsarkivet svarar för vård och levande- och tillgängliggörande av Arbetarrörelsens arkiv i Skåne. Stadsarkivets

huvuduppgift är att se till att det gemensamma kulturarvet bevaras och är tillgängligt för allmänheten. Stadsarkivet har en biblioteksfilial i sin publika yta.

V. Versionsförändringar

I version 1 var Kulturnämndens arkivredovisning uppdelad efter institution.

Version 2 är istället uppdelad efter de verksamhetsområden och processer som finns inom förvaltningen oberoende av organisationstillhörighet.

Institutionerna är dock fortfarande egna arkivbildare som förtecknar och redovisar sina arkiv separat. I och med att klassificeringsstrukturen har genomgått en omfattande omarbetning läggs här en ny version fram. För en förteckning över kopplingen mellan version 1 och 2, se Appendix 1.

I version 2 har handlingstyperna utökats efter inventering på de olika

institutionerna och avdelningarna. Processbeskrivningarna har omarbetats så att de bättre visar kontext till handlingarna. Gallringsfristerna har förtydligats med anledning av den nya dataskyddsförordning (GDPR) som började gälla 25/5 2018.

(10)

10 VI. Sökmedel till arkivet

För att kunna nå allmänna handlingar vid Kulturnämndens verksamheter finns ett gemensamt ärendehanteringssystem – Platina.

Förutom Platina finns särskilda verksamhetssystem vilka beskrivs i arkivförteckningen (tabellerna nedan). Några omfattande system är:

Carlotta – För bevarande och vård vid Malmö Museer

Museum+ – För bevarande och vård vid Malmö Konstmuseum Arkis – System för arkivförteckning, förvaltas av Riksarkivet Sierra – För administration av media och låntagare inom bibliotek IST Musik & Kultur – För elevadministration vid Kulturskolan Kulturkartan – Bokningssystem kulturarrangemang för förskola/skola Blå Boken – Bokningssystem på Malmö Museer, Malmö Konstmuseum och Malmö Konsthall

Asset bank – System för Stadsarkivets bildarkiv

VII. Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring

Kapitel och paragraf som styr sekretessen framgår av respektive handlingstyp i arkivförteckningen. Gallring framgår av respektive handlingstyp i

arkivförteckningen.

I vissa fall kan det förekomma sekretess även om handlingarna generellt är offentliga, t.ex. för uppgifter rörande personer med skyddade personuppgifter.

En individuell sekretessprövning måste alltid göras.

VIII. Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild, överlämnande av arkiv till annan myndighet eller

arkivmyndighet

Vid kulturarvsinstitutionerna förvaras andra myndigheters och verksamheters arkiv. Dessa framgår av register som förs vid respektive kulturarvsmyndighet.

Kulturnämndens äldre handlingar levereras till Malmö Stadsarkiv.

IX. Arkivverksamhetens organisation Kulturnämnden ansvarar för sitt arkiv.

Arkivansvaret är delegerat till en tjänsteperson, ofta en verksamhetschef, vid varje institution. Arkivredogörare på respektive avdelning eller enhet sköter den praktiska och enhetsspecifika arkivhanteringen. Dessa samordnas av kulturförvaltningens arkivsamordnare.

Stadsarkivet är stadens arkivmyndighet på delegation från Kommunstyrelsen.

Stadsarkivets verksamheter rörande t ex tillsyn sker därför på uppdrag av Kommunstyrelsen, inte Kulturnämnden.

(11)

11 X. Klassificeringsstruktur för kulturnämnden

Kulturnämndens klassificeringsstruktur utgörs av två delar.

Verksamhetsområde 1–2 följer klassificeringsstrukturen för Malmö stads styrande och stödjande verksamheter. Kulturnämndens egna

kärnverksamheter, verksamhetsområde 3–15, följer den nämndspecifika klassificeringsstrukturen.

Klassificeringsstruktur för styrande och stödjande verksamheter

Nr Namn på verksamheten 1 Styrande verksamheter 1.1 Politisk styrning

1.1.1 Den politiska beslutsprocessen 1.1.2 Budget- och rapporteringsprocess 1.1.3 Ta beslut på delegation

1.2 Systematiskt kvalitetsarbete

1.2.1 Upprätta och följa upp styrdokument 1.2.2 Upprätta intern kontrollplan

1.2.3 Utföra och följa upp kvalitetsarbete 1.3 Verksamhetsledning

1.3.1 Organisation av arbete

1.3.1.1 Organisation i löpande verksamhet 1.3.1.2 Bedriva arbete i Projektform

1.3.2 Dialog mellan arbetsgivare och medarbetare 1.3.2.1 Samverka och förhandla

1.3.2.2 Skapa en bra arbetsmiljö 1.3.2.3 Löneöversynsprocessen

1.3.3 Dialog mellan enskild medarbetare och chef 1.3.4 Omställningsprocessen

1.4 Granskning av kommunens verksamhet (revision och tillsyn)

1.4.1 Revision

1.4.2 Tillsyn (riktad mot kommunens verksamhet) 2 Stödjande verksamheter

2.1 Ekonomiprocesser

2.1.1 Löpande bokföring och fakturering

2.1.2 Sälja vidare investeringsvara 2.1.3 Bokföra EU-projekt

2.1.4 Ekonomisk statistik

2.2 HR-processer

2.2.1 Rekrytering

2.2.2 Hantera lön och arbetstid 2.2.3 Hantera anställning 2.2.4 Administrera pensioner

2.2.5 Hantera förtroendevaldas uppdrag samt arvoden och ersättningar

2.2.6 Hantera andra arvoden och ersättningar

2.3 Verksamhetsområden inom lokalförsörjning, säkerhet och intern service

2.3.1 Hantera lokalförsörjning, drift och användning av lokaler 2.3.1.1 Hantera lokalförsörjning

2.3.1.2 Hantera drift och användning av lokaler 2.3.2 Administrera inventarier och bibliotek

2.3.3 Förvalta system och administrera informationssäkerhet 2.3.4 Samordna säkerhet och beredskap

(12)

12

2.3.5 Hantera anmälningar rörande skada och stöld 2.3.6 Administrera fordon

2.4 Upphandling

2.5 Hantera verksamhetens allmänna handlingar 2.5.1.1 Registrera allmänna handlingar

2.5.1.2 Hantera allmänna handlingar som inte bildar ärenden 2.5.2 Arkivering av handlingar

2.5.3 Hantera begäran av utlämnande av allmänna handlingar

2.6 Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och medborgardialog

2.6.1 Kommunicera

2.6.2 Representation, evenemang och övergripande samarbeten

2.6.3 Föra medborgardialog

2.7 Besvara remisser och samråd 2.8 Hantera överklaganden

Klassificeringsstruktur för kulturförvaltningens kärnverksamheter

Nr Namn på verksamheten

3 Producera programverksamhet 3.1 Skapa programverksamhet 3.2 Administrera programverksamhet

3.3 Köpa in och planera kulturarrangemang för förskola och skola

3.4 Boka kulturarrangemang och hantera medlemskap 3.5 Ge ut skrifter

4 Bedriva kulturskoleverksamhet 4.1 Skapa program och ta emot elever 4.2 Bedriva undervisning

4.3 Utveckla och kvalitetssäkra undervisning 5 Bedriva biblioteksverksamhet

5.1 Köpa in och registrera medier 5.2 Låna ut medier

5.3 Hantera försenings- och kravärenden 5.4 Gallra medier

6 Producera och visa utställningar 6.1 Producera utställningar

6.2 Administrera produktion av utställningar 6.3 Visa utställningar

7 Hantera samlingar

7.1 Utöka samlingar genom accessioner, gåvor eller inköp 7.2 Dokumentera samlingar

7.2.1 Dokumentera museiföremål 7.2.2 Registrera arkeologiska samlingar 7.2.3 Registrera fotografiska samlingar

7.3 Dokumentera samtiden och göra minnesinsamlingar 8 Tillhandahålla samlingar

8.1 Behandla förfrågningar rörande samlingar 8.2 Låna ut och deponera konst

8.3 Utlån och flytt av föremålssamlingar

8.4 Hantera beställningar av fotografiskt material 9 Tillhandahålla och tillgängliggöra arkiv 9.1 Förvara arkiv

(13)

13

9.2 Ordna och förteckna arkiv

9.3 Besvara förfrågningar och bouppteckningsärenden 9.3.1 Besvara förfrågningar

9.3.2 Besvara bouppteckningsärenden 9.4 Hantera läsesalsverksamhet 9.5 Ge råd till enskilda om arkiv

9.6 Hantera leveranser av enskilda arkiv 9.7 Hantera fjärrlån av arkivhandlingar 9.8 Gallra i arkiv

10 Vårda föremål och handlingar 10.1 Konservera och vårda samlingar 10.2 Vårda ljud, film och bild

10.3 Binda om böcker och konservera papper 11 Hantera djur

11.1 Förvärva djur 11.2 Vårda djur

12 Arbeta för god arkivhantering i Malmö stad 12.1 Utveckla övergripande riktlinjer för arkivhantering 12.2 Utreda nämndspecifika gallringsbeslut

12.3 Skapa utbildningar och vägledningar 12.4 Utöva tillsyn

12.4.1 Inspektera 12.4.2 Ge råd

12.4.3 Utvärdera övergripande arkivhantering i staden 12.5 Hantera leveranser från myndigheter

13 Verka för skydd av kulturmiljö i staden 13.1 Besvara remisser i planärenden

13.2 Besvara remisser i bygglovsärenden 13.3 Bevaka arkeologiska undersökningar 14 Kulturstrategisk verksamhet

14.1 Utveckla övergripande strategier och riktlinjer för kulturverksamhet

14.2 Hantera offentlig konst i Malmö 14.3 Fördela medel inom ramen för finskt

förvaltningsområde

14.4 Ta emot gäster inom fristadsprogrammet 14.5 Delta i internationella nätverk och samarbeten 15 Främja det fria kulturlivet

15.1 Fördela och förvalta kulturstöd 15.2 Dela ut stipendier och bidrag

(14)

14

Processbeskrivningar för kulturförvaltningens kärnverksamheter

Kärnverksamhet är den unika verksamhet inom en kommunal förvaltning som bedriver och utför nämndens uppdrag.

3. Producera programverksamhet

På kulturförvaltningen anordnas diverse kulturarrangemang av mer eller mindre regelbunden art. Det kan röra sig om allt från enskilda föredrag eller framträdanden till återkommande program med stor organisation som arrangerats på kulturförvaltningen under längre tid. Även institutionernas pedagogiska program räknas här som programverksamhet.

Varje sommar presenterar Sommarscen Malmö föreställningar på ett fyrtiotal platser runt om i staden. Programmet innehåller allt från smalare scenkonst till mer lättillgängliga upplevelser. Gemensamt för alla arrangemang är att de äger rum utomhus, att det är fri entré och att de ska bjuda på en mångfald av scenkonst för barn, unga och vuxna under två sommarmånader.

På biblioteken anordnas varje år uppemot 3000 arrangemang för vuxna och barn. Ett återkommande arrangemang är författarscenen på Stadsbiblioteket där inhemska och internationella författare bjuds in för att berätta om sitt författarskap. För barn ordnas bland annat sagostunder på olika språk, läxhjälp och olika lovaktiviteter. Biblioteken erbjuder även pedagogiska program riktade särskilt till förskola och skola.

På museerna erbjuds kostnadsfria visningar och program för Malmös förskolor, grundskolor och gymnasier i anslutning till de fasta och tillfälliga utställningarna. Inom den pedagogiska verksamheten arrangeras workshops, föredrag och arrangemang för skola och allmänhet kring teman kopplade till utställningarna.

På Malmö Stadsarkiv ordnas återkommande föreläsningsserier med teman kopplade till samlingarna och Malmös historia. Det finns även en omfattande pedagogisk verksamhet med offentliga visningar och verkstad för allmänheten i kombination med visningar och riktade projekt mot förskolan, grundskolan och gymnasiet. Det skapas även pedagogiskt material i form av arkivväskor som lärare kan få låna med sig till sina egna klasser.

3.1 Skapa programverksamhet

Processen för att skapa program ser olika ut beroende på verksamhet.

Gemensamt är att det skapas ett program med önskat innehåll, antingen genom att boka externa föreläsare/kulturaktörer eller genom att skapa ett eget innehåll. Programmet tas ofta fram i samråd med andra parter, antingen genom förslag från allmänheten eller genom referensgrupper.

(15)

15 Det skapas originalmaterial till programverksamheten i form av föredrag, läromedel och lärarhandledningar. Det kan även skapas konstnärligt material, t ex under workshops eller som del av performance.

3.1 Handlingar rörande att skapa programverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/

bevarande

Kommentarer Programförslag Platina Bevaras, se

kommentar

Nej Programförslag som används bevaras, övriga gallras vid inaktualitet. Sammanställning bevaras.

Minnesanteckningar från möte med referensgrupp

Platina Bevaras Nej Gäller de av protokollskaraktär.

Program Platina/Papper Bevaras Nej Programöversikt bevaras, underlag

gallras vid inaktualitet.

Trycksaker Platina/Papper Bevaras Nej Ett exemplar bevaras i Platina. Minst ett, gärna tre exemplar bevaras i tryck. Om det genomförs många mindre arrangemang inom verksamheten kan trycksaker bevaras i urval.

Egenskapade läromedel eller lärarhandledningar

Platina/Papper Bevaras, se kommentar

Nej Till exempel undervisningsmaterial och lärarhandledningar. Arkivväskor, mappar och annat svårförvarat material dokumenteras fotografiskt och bevaras. Filmer/ljudupptagningar sparas på därför avsedd lagringsyta.

Enklare material gallras vid inaktualitet.

Egna föredrag och material skapat inom programverksamheten

Nej Mer omfattande föredragsserier, workshops och arrangemang dokumenteras. Om arrangemanget är kopplat till en utställning tillförs materialet tillhörande utställningsakt.

I de fall det går att få in Powerpoints av egentillverkat material bevaras detta. Filmer/ljudupptagningar sparas på därför avsedd lagringsyta. Enklare material gallras vid inaktualitet.

Konstnärligt material skapat inom

programverksamheten

Nej Material av högre konstnärlig kvalitet, t ex målningar eller dokumentation av performance, tillförs tillhörande utställningsakt eller akt tillhörande pedagogiskt projekt. Filmer/

ljudupptagningar sparas på därför avsedd lagringsyta. Gäller i de fall materialet inte ägs av konstnären själv. Enklare material gallras vid inaktualitet.

Besöksstatistik samt publikundersökningar

Platina Bevaras Nej Sammanställningar av statistik bevaras. Underlag får gallras vid inaktualitet.

Utvärderingar Platina Bevaras Nej T ex rapporter, analyser och

information till nämnden.

(16)

16

I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.

3.2 Administrera programverksamhet

Administrationen kring programverksamhet sker genom att kulturutövare så som institutioner, artister, fria teatergrupper och musiker kontaktas och avtal skrivs. För vissa arrangemang söks externa medel. Deltagare i program administreras genom anmälningslistor och tillståndsblanketter samlas in för minderåriga. I vissa fall görs riskanalyser inför arrangemang.

Vid vissa arrangemang söks tillstånd från t ex polisen och fastighets- och gatukontoret. Kompetenser och resurser för teknik och övriga kringuppgifter säkras genom anställningar eller genom andra avtal.

Sommarscen använder planeringsverktyget Jetty för att underlätta administrationen. Där samlas uppgifter om arrangemangen, som t ex kontaktuppgifter, tid, plats och teknikbehov.

3.2 Administrera arrangemang och pedagogik Handlingstyper Förvaring Gallring/

bevarande

Kommentarer Korrespondens med

involverade parter, exempelvis föredragshållare, konstnärer eller deltagare

Platina Bevaras, se kommentar

Nej Korrespondens av vikt ska bevaras.

Korrespondens av ringa betydelse ska gallras vid inaktualitet, senast efter 2 år. Korrespondens med särskilt uppmärksammade personer där korrespondensen kan anses ha kulturhistoriskt värde kan bevaras.

Avtal med föredragshållare/

evenemang som inte gäller ekonomisk ersättning

Platina/Papper Bevaras Nej Gäller avtal som inte finns i ekonomiprocessen.

Avtal om ersättning till föredragshållare/

evenemang

Ekot Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen

Anmälningslistor, logistik kring program

Papper/

Elektroniskt

Gallras vid inaktualitet, senast efter 2 år

Nej, se fotnot¹ Kontaktuppgifter Papper/

Elektroniskt

Nej, se fotnot 1 Tillståndsblanketter för

deltagande i aktivitet

Papper/

Elektroniskt

Nej, se fotnot 1

Tillstånd som inhämtas från vårdnadshavare för minderårig för deltagande i aktivitet

Ansökan om externa medel, samt beslut

Platina Bevaras Nej

1 Var uppmärksam på personer med hemlig identitet/adress. Dessa diarieförs och sekretessmarkeras med OSL 2009:400 21 kapitlet § 3 om inte andra paragrafer tillämpas.

(17)

17

Riskanalyser Platina Bevaras, se

kommentar

Nej Riskanalyser vid mindre evenemang, t ex utflykter eller studiebesök kan gallras vid inaktualitet. Om incident inträffar bevaras riskanalys med incidentrapport.

Information om arrangemang i bokningsverktyget Jetty

Jetty Gallras vid inaktualitet

Nej

Upphandling av stödfunktioner runt arrangemang

Platina/Papper Se kommentar OSL 2009:400 19kap § 3

Följer stödprocessen upphandling, kap 2.4 i Arkivhandbok för styrande och stödjande verksamheter. Gäller t ex upphandling av hotell, catering, syn- och teckenspråkstolk.

Ansökan och beslut gällande tillstånd

Papper/

Elektroniskt

Gallras vid inaktualitet

Nej Gäller t ex ansökningar om tillstånd till polisen eller fastighets- och gatukontoret.

Fakturering Ekot Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen

3.3 Köpa in och planera kulturarrangemang för förskola och skola Utifrån fastställda inköpskriterier och i samråd med referensgrupper från förskole- och grundskoleförvaltningarna köps årligen en rad kulturevenemang in och förmedlas via Kulturkartan. Detta innefattar även Skolbio.

3.3 Handlingar rörande att köpa in och planera kulturarrangemang för förskola och skola

Handlingstyper Förvaring Gallring/

bevarande

Kommentarer Minnesanteckningar

referensgrupp förskola och skola

Platina Bevaras Nej Gäller minnesanteckningar av

protokollskaraktär.

Minnesanteckningar styrgruppsmöten

Platina Bevaras Nej Gemensamma strategiska och

operativa grupper med förskoleförvaltningen och grundskoleförvaltningen. Gäller minnesanteckningar av

protokollskaraktär.

Inkomna ansökningar från kulturaktörer

Platina Bevaras Nej Kulturarrangemang köps inte endast in efter ansökan, utan kan även ske i dialog med kulturaktör.

Avtal med kulturaktörer

Platina Bevaras Nej

Avtal om ersättning till kulturaktörer

Ekot Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen

Korrespondens Platina Bevaras, se kommentar

Kan förekomma

Korrespondens av vikt ska bevaras.

Korrespondens av ringa betydelse ska gallras vid inaktualitet, senast efter 2 år.

Skolbioplan Platina Bevaras Nej

Avtal om skolbio med filmfestivaler

Platina Bevaras Nej

(18)

18

Inköp av skolbio Ekot Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen Avtal med bussbolag

för Kulturbuss

Platina Bevaras Nej

Tilldelning av externa medel

Platina Bevaras Nej Gäller till exempel Region Skånes subventioner för scenkonst Statistiksamman-

ställningar

Platina Bevaras Nej En sammanställning per läsår.

Sammanställning bevaras, underlag gallras vid inaktualitet, senast efter 2 år.

Utvärderingar,

analyser och rapporter

Platina Bevaras Nej

3.4 Boka kulturarrangemang och hantera medlemskap

De flesta kulturarrangemang som kulturförvaltningen erbjuder bokas genom systemet Kulturkartan. Arrangemang som erbjuds via Kulturkartan är antingen egna arrangemang eller arrangemang som köps in från externa kulturaktörer för förskola och skola. Alla arrangemang är kostnadsfria för förskolorna och skolorna att boka.

För att kunna boka ett arrangemang i Kulturkartan krävs det att beställaren lägger upp ett användarkonto. Kulturarrangemang erbjuds alla förskole- och skolklasser och fördelas efter fördelningsmall för att ge så många som möjligt rätt till kultur. Om en klass inte väljer att utnyttja erbjudandet läggs

arrangemanget ut på Kulturkartan för vilken klass som helst att boka.

Malmö Museer, Malmö Konstmuseum och Malmö Konsthall använder bokningssystemet Blå Boken. Genom systemet bokas visningar och andra arrangemang, samt lokalbokningar. Blå boken används av personal på de bägge institutionerna men privatpersoner kan via mail eller telefon göra en bokning som personal sedan lägger in. En bokningsbekräftelse skickas då ut. Debitering sker via Ekot.

Arena 305 är ett musik- och kulturhus för ungdomar mellan 15 och 25 år.

Verksamheten erbjuder scener, replokaler, dans- och inspelningsstudior, DJ- rum, filmteknik och ett café. Ungdomarna har två kostnadsfria prova på- tillfällen, efter det krävs ett medlemskap för att få tillgång till Arena 305.

Medlemsavgiften betalas årsvis.

3.4 Handlingar rörande att boka kulturarrangemang och hantera medlemskap Handlingstyper Förvaring Gallring/

bevarande

Kommentarer Uppgifter om

arrangemang i Kulturkartan

Kulturkartan Bevaras, se kommentar

Nej Kulturkartan uppdateras fortlöpande.

Verksamhetssystemet i sig får inte gallras förrän en gallringsutredning utförts. Den logg som utgör underlag för uppgifterna gallras när

uppgifterna förts in i Kulturkartan.

(19)

19

Registerposter om användare i system

Kulturkartan Uppdateras fortlöpande

Nej För att kunna boka aktiviteter i systemet krävs det att en användarprofil skapas Fördelningsstatistik för

arrangemang

Kulturkartan Bevaras Nej

Bokningar och avbokningar av arrangemang och kulturbuss

Kulturkartan Bevaras, se kommentar

Nej Bevaras i väntan på gallringsutredning.

Information om bokning till beställare och arrangör

Elektroniskt Gallras vid utskick Nej Automatgenererat e-postmeddelande som skickas från extern e-posttjänst Närvarolista Kulturkartan Bevaras, se

kommentar

Nej Innehåller ej personuppgifter utan enbart antal närvarande. Bevaras i väntan på gallringsutredning.

Enkätsvar Kulturkartan Bevaras, se kommentar

Nej Enkät som skickas ut efter

arrangemang. Bevaras i väntan på gallringsutredning.

Meddelanden om önskad bokning på Malmö Museer och Malmö konstmuseum

Elektroniskt Gallras vid inaktualitet, senast efter 2 år

Nej

Poster om bokningar i Blå Boken

Blå boken Bevaras, se kommentar

Nej Bevaras i väntan på gallringsutredning.

Bokningsbekräftelser för bokningar på Malmö Museer och Malmö konstmuseum

Papper Gallras vid utskick Nej Bekräftelsen skickas till den som genomfört bokningen.

Tillhörande fakturering Ekot Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen. Gäller endast bokningar i Blå Boken, kulturarrangemang som erbjuds via Kulturkartan är kostnadsfria.

Statistik över bokningar

Blå boken Uppdateras löpande

Nej Statistiksammanställningar bevaras, underlag gallras vid inaktualitet Medlemsregister på

Arena 305

Elektroniskt medlemsregister

Gallras vid inaktualitet, 1 år efter medlemskap löpt ut

Nej Medlemsregistret uppdateras löpande. Medlemsregistret nås via boka.arena305.se.

3.5 Ge ut skrifter

Kulturförvaltningen ger med ojämna mellanrum ut skrifter om sina

verksamheter. Det kan röra sig om broschyrer eller böcker om samlingarna, kulturhistoria, konst i staden m.m.

3.5 Handlingar rörande att ge ut skrifter Handlingstyper Förvaring Gallring/

bevarande

Kommentarer

Uppdragsbeskrivning Platina Bevaras Nej

Ansökningar till bidrag för tryckkostnader

Papper/Platina Bevaras Nej

(20)

20

Underlag,

redigeringsmaterial

Papper/

Elektroniskt

Gallras vid inaktualitet, se kommentar

Nej Underlag bevaras om de utgör del av minnesinsamling/

samtidsdokumentation, se punkt 7.3.

Färdigställd publikation Papper Bevaras Nej Tillförs ämbetsbibliotek eller ämbetsarkiv.

Marknadsföring, trycksaker, pressklipp och webbpublicering

Papper/

Elektroniskt

Bevaras, se kommentar

Nej Minst ett, gärna tre exemplar av alla tryck bevaras. Webbreklam bevaras som skärmdump.

4. Bedriva kulturskoleverksamhet

Malmö Kulturskolas politiska uppdrag är att värna om och skapa såväl dagens som morgondagens kulturarv. Med utgångspunkt i FN:s barnkonvention ska kulturskolan erbjuda alla barn i Malmö möjligheter och verktyg för att skapa, utöva och uppleva olika former av kultur. Kulturskolan ska vara tillgänglig med sin verksamhet för alla barn och unga, oavsett sociala, kulturella och

ekonomiska förutsättningar, i alla stadsområden. Målgruppens förväntningar och behov ska vara vägledande för kulturskolans utbud, och den ska ge en god grund att bygga vidare på för den som önskar fortsatt utbildning inom det konstnärliga området.

Kulturskolan är till för alla barn och unga mellan 7 och 19 år som bor i Malmö.

Kulturskolan erbjuder kurser i bild, dans, film, foto, musik, serieteckning och teater. Undervisningen sker i Kulturhuset Mazetti och på olika skolor i Malmö.

En terminsavgift tas ut för deltagande i kurser.

4.1 Skapa program och ta emot elever

För att skapa relevanta kurser arbetar kulturskolans lärare och ledning varje år med utvärdering och planering. Utifrån dessa beslutas det om kurser vilka sätts samman i kursutbud som finns tillgängligt på kulturskolans anmälningssida.

För barn och föräldrar med hemlig adress finns möjligheten att inkomma med anmälan på papper.

Nyanmälningar görs via hemsidan där ett användarkonto måste skapas för att kunna anmäla/återanmäla/bekräfta köplats. Anmälningarna sammanställs under sen vår och sommar och platserbjudande skickas ut till elever som fått plats och intresse bekräftas genom användarkontot. Svarstalongerna

sammanställs. Anmälningar kan lämnas under hela året. Elevlistor skapas efter ämnen och kurs och tilldelas en lärare. Läraren skickar kallelser digitalt eller via brev. Kurser startar i augusti eller september. Under våren skickas en

påminnelse till vårdnadshavare om att bekräfta köplats eller göra en återanmälan. Vårdnadshavare svarar digitalt eller via brev.

(21)

21

4.1 Handlingar rörande att skapa program och ta emot elever Handlingstyper Förvaring Gallring/

bevarande

Kommentarer

Kursutbud Platina Bevaras Nej

Trycksaker och annat informationsmaterial

Papper/Platina Bevaras Nej Trycksaker sparas i minst ett, gärna tre exemplar.

Anmälan till kurser elektroniskt

IST Musik &

Kultur

Gallras efter 1 år, se kommentar

Nej Anmälan till kurser förlängs med ett år i taget där den sökande aktivt måste uppdatera sin anmälan för att behålla sin köplats.

Anmälningar på papper

Platina/Papper Gallras efter 1 år OSL 2009:400 kap 21 § 3.

Gäller ansökningar från personer som valt att inkomma med ansökningar på papper. En viktig grupp är barn med skyddad identitet.

Deras ansökningar är sekretessreglerade.

Bekräftad köplats och återanmälan

IST Musik &

Kultur

Nej Korrespondens mellan

lärare och

elev/vårdnadshavare

Nej Korrespondens av vikt diarieförs.

Korrespondens av ringa betydelse, t ex gällande tider och frånvaro, ska gallras vid inaktualitet.

4.2 Bedriva undervisning

När elever antagits skapas klasslistor/grupplistor och scheman. Lärarna planerar undervisningen och under terminen, ofta vid terminens slut, sker föreställningar eller utställningar för publik. Det finns möjlighet att hyra vissa instrument. För dessa finns särskilda hyresavtal.

4.2 Handlingar rörande att bedriva undervisning Handlingstyper Förvaring Gallring/

bevarande

Kommentarer Arbetsscheman för

lärare

IST Musik &

Kultur

Gallras vid inaktualitet, senast 2 år efter läsårets slut

Nej

Elevregister IST Musik &

Kultur

Gallras 1 år efter elev slutat gymnasium

Nej, se fotnot²

Elever med skyddad identitet läggs inte in i IST Musik & Kultur utan hanteras separat.

Närvarolistor IST Musik &

Kultur

Nej

2 Var uppmärksam på personer med hemlig identitet/adress. Dessa uppgifter måste skyddas och är sekretessreglerade i OSL 2009:400 21 kapitlet § 3 om inte andra paragrafer tillämpas.

(22)

22

Korrespondens mellan lärare och

elev/vårdnadshavare

Nej Korrespondens av vikt diarieförs.

Korrespondens av ringa betydelse, t ex gällande tider och frånvaro, ska gallras vid inaktualitet, senast efter 2 år.

Minnesanteckningar från undervisning

Papper/

Elektroniskt

Nej

Avtal och register av uthyrda instrument

Papper och IST Musik &

Kultur

Gallras vid inaktualitet, senast 2 år efter återlämnande av instrument

Nej, se fotnot 2

Egentillverkat pedagogiskt material

Nej Omfattande pedagogiskt material, exempelvis egna musikaler bevaras, enklare övningar gallras. Filmer/

ljudupptagningar sparas på därför avsedd lagringsyta.

Bild eller video skapat vid dokumentation av verksamheten

Platina/Papper Bevaras i urval, se kommentar

Nej Enklare material gallras vid

inaktualitet. Filmer sparas på därför avsedd lagringsyta.

Trycksaker och webbpublicering vid utställningar och framföranden

Papper/Platina Bevaras i urval, se kommentar

Nej Gäller t ex programblad.

Vid större arrangemang bevaras minst ett, gärna tre exemplar av trycksaker. Enklare trycksaker får gallras vid inaktualitet. Se även processen Kommunicera i Arkivhandbok för styrande och stödjande verksamheter.

Faktureringsunderlag Extens/

Ekot

Se kommentar Nej Elevuppgifter för fakturering förs över från Extens till Ekot. Gallringsfrister följer ekonomiprocessen.

4.3 Utveckla och kvalitetssäkra undervisning

Antal elever och aktiviteter samlas i statistik som redovisas i bokslut varje år.

För särskilda satsningar kan det förekomma projekthandlingar och slutrapporter. Dessa följer processen Bedriva arbete i Projektform i Arkivhandboken för styrande och stödjande verksamheter. Löpande utvecklingsuppdrag initieras utifrån det systematiska kvalitetsarbetet. Nya utbildningsformer sker ofta i form av projekt som avgränsade

försöksverksamheter som sedan utvärderas. I kvalitetshanteringen sker även bemötande av klagomål och önskemål från vårdnadshavare och elever.

4.3 Handlingar rörande att utveckla och kvalitetssäkra undervisning Handlingstyper Förvaring Gallring/

bevarande

Kommentarer Ansökan av projekt-

och utvecklingsbidrag

Platina Bevaras Nej Bidrag för utvecklingsprojekt kan sökas både inom och utom kommunen.

(23)

23

Utvärdering av projekt och utvecklingsarbeten

Platina Bevaras Gäller t ex slutrapporter och

redovisningar.

Verksamhets- utvärdering

Platina Bevaras Nej Gäller uppföljning och utvärdering av verksamheten i stort.

Klagomål och

synpunkter från elever och vårdnadshavare

Nej Bevaras i samlingsärenden årligen.

Synpunkter som har karaktär av önskemål och inte tillhör ett ärende ska gallras vid inaktualitet.

Underlag vid elevundersökningar

Papper/

elektroniskt

Nej Sammanställningar vid

elevundersökningar

Platina Bevaras Nej

5. Bibliotek

Biblioteken i Malmö är stadens folkbibliotek och arbetar utifrån Bibliotekslagen. Biblioteken ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning.

Biblioteken ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt.

Biblioteksverksamheten ska finnas tillgänglig för alla.

Bibliotek finns på Stadsbiblioteket, de tio områdesbiblioteken och stadsarkivet.

Flera av kulturförvaltningens institutioner har ämbetsbibliotek. Malmö Konsthall, Malmö Museer och Malmö Stadsarkiv har hela eller delar av sina ämbetsbibliotek registrerade i bibliotekssystemet Sierra.

5.1 Köpa in och registrera medier

På biblioteken i Malmö köps biblioteksmedier in utifrån profiler från upphandlade leverantörer, på inköpsförslag från låntagare och efter personalens önskemål. Inköp av media görs genom en inköpsmodul i bibliotekssystemet Sierra. När medierna levererats tas de emot i Sierra, katalogiseras, sorteras och placeras sedan på rätt hylla.

5.1 Handlingar rörande att köpa in och registrera medier Handlingstyper Förvaring Gallring/

bevarande

Kommentarer

Inköpspolicy Platina Bevaras Nej

Inköpsprofiler Sierra/Papper Gallras vid inaktualitet

Nej Inköpsförslag Elektroniskt Gallras vid

inaktualitet

Nej

Räkenskaper vid inköp Ekot Se kommentar Nej Följer ekonomiprocessen Katalogisering av

medier

Sierra Uppdateras löpande

Nej