Planering och administrering av personal och resurser
Sebastian Rönnbäck
Bygg och anläggning, högskoleexamen 2021
Luleå tekniska universitet
Institutionen för samhällsbyggnad och naturresurser
hösten 2020. I kursen Y0007B har jag upprättat mitt examensarbete som innefattar 7.5
högskolepoäng. I samråd med platschef Alexander Sandlund och projektchef Linus Ekholm har vi kommit överens om att jag ska analysera och se över möjligheter att effektivisera planering och drift bland personal, entreprenadmaskiner samt verktyg på BDX entreprenad mark östra
Sebastian Rönnbäck Kalix november 2020
Sammanfattning
1 juni 2020 så påbörjade jag mitt sommarjobb på BDX företagen division entreprenad i Kalix kommun där min befattning var som arbetsledare där jag fick stor frihet att administrera mina egna
entreprenader samt så bistod jag vid större projekt och bekantade mig med företaget och dess anställda. Anställningen övergick efter 1 september till VFU och varade i 2 månader och sedan upphörde 1 november 2020. Jag upplevde arbetsplatsen som harmonisk och lättsam och tyckte att arbetsflödet gick bra förutom att jag hade svårigheter med att bekanta mig med alla nya
medarbetare och dess tjänsteområde samt BDX egna resurser och dess tillgänglighet. Jag hade i åtanke att i mitt examensarbete skulle vara av arten att effektivisera detta med hjälp av någon typ av resursplaneringsverktyg och min närmsta chef ställde sig mycket positiv till detta.
Innehållsförteckning
Sammanfattning……….. 3
Innehållsförteckning………. 4
Förord………..……….. 2
1 Inledning……….……… 5
1.1 Bakgrund……… 5
1.2 Syfte………..……… 5
1.3 Frågeställningar……… 5
1.4 Metod…..……… 5
1.5 Mål……….……… 5
1.6 Avgränsningar……… 6
Rutiner vid planering av resurser……… 6
2.1 Rutiner i nuläget……….. 6
2.2 Problematiseringsanalys om rutiner i dagsläget……… 6
2.3 Effektiviseringsanalys om rutiner för planering av resurser……….. 7
Metod, uppbyggnad och betatest……….. 7
Planeringsverktyget 3.1 Lista anställda………. 5
3.2 Verktyg……… 6
3.3 Fordon………. 7
3.4 Maskiner……… 8
3.5 Yrkesarbetare………. 9
3.6 Tjänstemän……….. 10
3.7 Projekt………. 11
3.8 Tidplan………. 12
3.9 Resultatet………. 14
4.0 Begränsningar och utvecklingsmöjligheter……… 14
4.1 Diskussion/Slutsats……… 14
Referenser……… 15
Planeringsverktyget bilaga……… 15
Inledning 1.1 Bakgrund
I egenskapen att jag var nyanställd i BDX division entreprenad mark östra så var det tid och energikrävande att få en överblick över vilka alla mina arbetskollegor var, vilken befattning dom besatt och sysselsättningsgrad. Detta är dock inget som bara jag som nyanställd kan uppleva då branschen är ytters säsongsbetonad av självklara själ och medarbetare framförallt yrkesarbetare blir uppsagda under vinterhalvåret. Vid våren återanställs och nyanställs en stor andel arbetstagare i samband med att tjälen släppt sitt grepp från backen. Detta är en bitter sanning och skapar stor förvirring med nya medarbetare varje nytt kalenderår då man inte har någon djupare uppfattning om vilka kvalitéer dom besitter och det skall ske utbyte av telefonnummer och tilldelas
fortskaffningsmedel samt liknande. Då det sker ett tätt samarbete med BDX andra divisioner och framförallt på transportsidan som tillhandahåller maskiner och chaufförer till hjullastare,
grävmaskiner och lastbilar av olika storlekar och modeller så är det inte helt lätt att ha en adekvat uppfattning hur tillgången till dessa är då dom är essentiella för projektens framfart. Det jag skulle uppleva underlätta är ett interaktivt dokument där uppgifter till medarbetare, resurser och dess tillgänglighet finns tydlig, samt är lättförståeligt, lättanvänt och övergripandande.
1.2 Syfte
Syftet i mitt examensarbete är att upprätta ett avancerat Excel dokument för just BDX entreprenad som skall underlätta resursplaneringen för den dagliga driften för hela divisionen.
1.3 Frågeställningar
-Är det användarvänligt och överskådligt?
-Är den tillgängliga informationen tillräcklig eller överflödig?
-Finns det ett intresse av att använda programmet eller återgår man till gamla rutiner?
-Finns det någonting annat att utveckla/förbättra?
1.4 Metod
Rapporten kommer härledas till stor del av det faktisk tänkta resursplaneringsverktyget och bilagor i form av utklippsbilder från programmet/dokumentet. Vid dialog med tänkta användare av
programmet så anpassas resurser av önskad dignitet att adderas in i planeringsverktyget. Under uppbyggnad av programmet så tilldelas platschef och arbetsledarkollegor betaversion för att få en återkoppling om vad som fungerar bra och vad som fungerar mindre bra. Referenser över likartade system införskaffas via tidigare kurslitteratur från LTU Bygg och anläggning samt egen erfarenhet från tidigare arbetsplatser.
1.5 Mål
Målet med rapporten och mitt examensarbete är att ge BDX ett verktyg som förhoppningsvis kan bidra till att planeringen för det kommande arbetsåret blir mer överskådlig med ökat sömlös
överföring av resurser mellan projekt. Minska den nuvarande frågeställningen och dialogen om ”vem är var och hur länge blir den där?”.
1.6 Avgränsningar
Med hänsyn till resurser privatliv och eventuella överträdelser enligt personuppgiftslagen (GDPR) samt att BDX möjligen önskar att deras maskiner och verktyg inte offentliggörs så kommer samtliga resurser adresseras med fiktiva namn.
Rutiner vid planering av resurser 2.1 Rutiner i nuläget
Rutinen för planering i dagsläget är inte någon form av löpande schemalagd aktivitet och har ej något fast protokoll som följs upp utan förslagsvis så lyfter en tjänsteman en önskan om att komma
samman i ett ledigt konferensrum för avstämma av vilka projekt vi har, vilka projekt vi avser av att lämna offert på och vilka uppdrag vi kommer att ta oss an i närtid. Varje enskild tjänsteman som har i ansvar att administrera sitt respektive projekt får uttala sig om hur just den upplever var i
produktionen den befinner sig, vilka resurser den har och hur behovet kan komma se ut framöver.
Frågan går ett varv runt bordet mellan samtliga involverade projektadministratörer och det åligger ett egenansvar att dokumentera eller memorera allt som kommit överens om under mötet. Utöver just denna typ av planering sker en kontinuerlig uppföljning sinsemellan under kortare dialoger på kontoret eller under rast för att klargöra om förändringar i planeringen har uppstått eller om man gått miste om information.
2.2 Problematiseringsanalys om rutiner i dagsläget
I och med att sammanställd planering inte åligger en enskild person så kan det upplevas att man känner sig ”besvärlig” som önskar lyfta ett möte och därmed riskeras det att utebli utan man tar planeringen med kollegor under övrig arbetstid och därmed riskeras kvalitén försämras och det stjäls tid från arbetskollegan. I och med att det inte finns ett styrande dokument över hur planeringen av resurser ska se ut blir det ett unikt förfarande var gång och detta resulterar i tidsförluster. Då
samtliga mötesdeltagare får föra sina egna mötesprotokoll så finns risk att information blir förvrängd om tredjeperson skall ta del av informationen. Då BDX projekt överlag innefattar arbeten med maskiner i form av hjullastare, grävmaskiner och lastbilar så är dessa mycket vitala för planeringen.
Dock ligger dessa resurser på en annan avdelning nämligen BDX transport och tjänstemän i denna avdelning är inte närvarande under planeringsmötena utan dom kontaktas och informeras på övrig tid. En risk i planeringsförfarandet i dagsläget kan vara att yrkesarbetare faller mellan stolarna eller kastas fram och tillbaka mellan olika projekt då planeringen blir kortsiktig. Verktyg av större dignitet som tex en vält kan blir stillaståendes på ett projekt medan en likartad maskin måste hyras till ett annat projekt för att information om dess tillgänglighet inte nått fram till person i behov.
2.3 Effektiviseringsanalys om rutiner för planering av resurser
Om samtliga projektadministratörer träffas en fast tid och fast plats med en regelbundet intervall samt om det fanns en färdig dagordning så upplever jag att planeringen hade effektiviserats och blir mer kvalitativ. Om platschefer och arbetsledare jobbade i ett molnbaserat unisont planeringsverktyg kunde man eliminera en stor del av intervjuer med kollegor om vilka resurser han önskar boka upp och under hur lång tid dom blir ockuperade samt när dom blir åter tillgängliga.
Metod, uppbyggnad och betatest
Vid start så letade jag reda på om det fanns någon färdig mall eller program för mitt tilltänkta program men hittade ingen som uppfyllde mina ställda krav. Jag körde Microsoft Excel parallellt med Microsoft Projekts där Projekts var i för sig ett färdigt planeringsverktyg men hade begränsningar på vad som går att tillföra och är mer anpassat till ett projekt än driften för hela verksamheten. Vid uppbyggnad av resursplaneringsprogrammet så använde jag mig av formen =LETARAD(OM) och man tillförde ett X i tidplanen men den hade begränsningar på om det fanns exempelvis två Sven Svenson så tar den bara det första värdet och synligheten om dubbelbokning var omöjlig. Jag ändrade detta till ett mer binärt språk och använde mig av att formeln =SUMMA(OMF) där den letade upp ett numeriskt värde och adderade siffran i säg Sven Svenssons tidsaxel. Efter en tid med betatest så blev det svåröverskådligt med bara nollor ettor och tvåor i resursplanen och valde att programmera så att en etta skiftar färg till grön för att tydliggöra att resurs är bokad och en tvåa tar färgen röd för att indikera att resurs är dubbelbokad eller slut. Efter en tid inne på tidsaxeln så var det svåröverskådligt att se vilken resurs som är uppbokad säg vecka 12 och detta löste jag genom att låsa fast A till D kolumnerna och 1 till 30 kolumnerna då man förflyttar sig till höger på tidsaxeln
Planeringsverktyget 3.1 Lista anställda
(Bilaga 1) I denna flik så tillförs BDX entreprenads egna anställda med namn, telefon, mail, närmast anhörig, kontakt anhörig, anställningsform och utbildningsnivåer. Listan är uppbyggd via LAS
ordningen för att senare ge en överskådlig analys om behovet i fliken yrkesarbetare samt att det skall vara lättare att addera och subtrahera resurser.
Bilaga 1
3.2 Verktyg
(Bilaga 2) Här tillförs verktyg och redskap av högre betydenhet såsom manskapsbod, rörsvets, vält med mera. Utöver att man namnger resurserna så uppger man till höger om namnet hur stor kapacitet man besitter.
Bilaga 2
3.3 Fordon
(Bilaga 3) Denna flik omfattar BDX tillhandahållna personbilar och lätt lastbil som yrkesarbetaren får begagna på B-körkort. Längst till vänster uppges registreringsnumret och till höger om detta märke och modell på fordonet.
Bilaga 3
3.4 Maskiner
(Bilaga 4) Här registreras BDX transports maskiner med chaufför eller kapacitet alternativt båda delarna
Bilaga 4
3.5 Yrkesarbetare
(Bilaga 5) Här hämtas resurserna från fliken (Lista anställda) i hierarkisk ordning och du har möjlighet att tillföra en resurs från fliken (Fordon) på en person genom att klicka på fältet så kommer en rullista ned med olika valbara alternativ.
Bilaga 5
3.6 Tjänstemän
(Bilaga 6) Platschef, arbetsledare, mättekniker osv namnges med namn och titel i fliken längst till vänster
Bilaga 6
3.7 Projekt
(Bilaga 7) I fliken projekt så tillförs pågående, tilltänkta och kalkylerade entreprenader med namn längs till vänster
Bilaga 7
3.8 Tidplan
(Bilaga 8) Här startar man att planera genom att först klicka just till höger om texten projekt där kommer en rullista ned med samtliga projekt du tillfört sedan tidigare i (Projekt) fliken. Sedan går du till höger på tidsaxeln och letar upp tänkt startdatum. Genom att tillföra siffran 1 så kommer rutan att lysa upp grönt för att man klart och tydligt skall kunna se att projektet är i drift under det
datumet. Detta gör man till dess att man beräknar att entreprenaden är slutförd. Vidare kommer du göra samma sak för Tjänsteman och denna kommer lysa upp i en annan färg efter du tillsatt en etta just för att kunna särskilja raderna enklare. Många projekt kräver mer än just en tjänsteman och då är det inte svårare än att högerklicka på siffran till vänster om texten tjänsteman. Tryck infoga och det frigörs en ledig plats i din projektruta sedan högerklickar du på siffran till vänster om texten Tjänsteman och välj kopiera. Gå vidare till den tidigare frigjorda platsen där du nyligen infogade och gå till siffran längst till vänster och högerklicka för att välja klistra in. Då måste du vidare välja en annan tjänsteman som ockuperar den nya Tjänsteman raden. Samma gäller för samtliga andra såsom Yrkesarbetare, Hjullastare, Grävmaskin, Lastbil och Verktyg. Om en resurs på något vis kommer frånvara eller om projektet i sin helhet kommer stå still på grund av semester eller liknande har du en guide längst nere till vänster där det står ”3 Sjukfrånvaro” om en resurs är långtidssjukskriven eller 4 för föräldraledighet och så vidare. Gällande siffan 8 som är tillägnad ”Eventuell aktivitet” så är denna avsatt för att kunna planera längre i framtiden för projekt som man kanske kalkylerar eller står i valet och kvalet om en ska utföra.
Bilaga 8
3.9 Resultatet
Efter man planerat in sitt eller sina projekt med samtliga resurser som man anses behöva och kollegorna har fyllt i sina projekt är det till att börja se över hur tillgången och åtgången av samtliga resurser ser ut. På fliken Projekt så ser du vilka projekt som är igång och vilka som beräknas starta eller sluta. I fliken tjänstemän ser du hur ansträngd belastningen är på respektive tjänsteman genom att den visar hur många projekt denne bemannar. I Fliken Yrkesarbetare framgår det hur
sysselsättningen är för respektive person. Är det en tvåa och röd ruta vid ett datum är resursen dubbelbokad och måste ersättas av annan resurs. Är den däremot i färgen grå i någon skala så är resursen frånvarande i någon form. Längst nere till vänster finns en guide som man kan avläsa för att tyda färgens innebörd. Gällande belastningen på yrkesarbetare så är det av stor vikt att man strävar efter att uppnå en rosafärgad uppåtgående trappa mot slutet av verksamhetsåret för att prioritera dom långtidsanställda och följer upp från fliken Lista anställda om eventuella uppsägningsdatum.
Fliken Maskiner fungerar i stort likadant som Yrkesarbetarfliken. Fliken Fordon som är kopplat till Yrkesarbetaren och visar här belastningen på fordonet om den är upptagen eller finns tillgänglig.
Sista fliken Verktyg visar grönt om resursen finns i lager och rosa om den är uppbokad. Lyser den rött måste resurs införskaffas på annat håll genom att hyra eller invänta tills resursen åter blir ledig.
4.0 Begränsningar och utvecklingsmöjligheter
Efter en längre tid med programmet under utredning och användning så har man upptäckt vissa begränsningar och synpunkter som skulle kunna adresseras. Ett exempel skulle kunna vara att om ett fordon skall brukas sporadiskt av en yrkesarbetare går det inte att tillföra enstaka dagar eftersom formeln är baserad på att fordonet används i samma utsträckning som yrkesmannen är verksam. Det är fullt genomförbart genom att åtgärda genom att ge fordonen en egen spalt i tidplaneringsfliken men eftersom fordonstillgången och efterfrågan fungerar i nuläget så anses det inte behövas planera i någon större utsträckning än vad det är i dagsläget. En ytterligare utvecklingsmöjlighet skulle kunna vara att i yrkesarbetarefliken så upphör tidslinjen för en person vars anställningstid upphör. Dock så måste jag tillföra en separat kolumn på X-axeln intill berörd person enbart för att den informationen skall nå fram eftersom formeln i den rutan bara accepterar en formel i taget. Jag har valt att inte gå med den lösningen på grund av jag inte tycker blir estetiskt tilltalande. Eftersom dokumentet är fullkomligt öppet och varje formel går att modifiera eller radera så är det ofrånkomligt att misstag sker och information blir förvrängd. Detta kan gå att åtgärda genom att Marcoaktivera kritiska delar i dokumentet vilket gör dom låsta med ett användarskydd. Detta kan utföras om programmet kommer användas av BDX i framtiden.
4.1 Diskussion/Slutsats
Under dom tre månaderna BDX har haft möjlighet att nyttja resursplaneringsprogrammet har jag blivit tilldelad utlåtande om att programmet har med dom vitala delarna i planeringsprocessen och lite där till. Dom se sig inte använda sig av möjligheten att ha överblicken över vem som begagnar över ett visst fordon över en viss tid men fliken upplever dom ändå vara bra att ha för en överskådlig blick över vilka fordon dom har att tillgå. Jag lämnade avsiktligt en skrivbordskyddad version för att kunna återskapa om information eller formler blivit förvanskade eller förlorad. Detta visade sig vara nödvändigt då misstag skedde och verktygets delar eller i sin helhet var tvungen att återskapas.
Programmet visade sig vara användarvänligt enligt brukarna efter en tid av användande enligt platschef och arbetsledare som fått tillträde till programmet. Synpunkter från kollegor var att dom kände sig rädda att göra fel då vissa celler i programmet innehöll längre matematiska formler som var svåra att återskapa och eftersom dom fortfarande var öppna för att redigera. Jag har full
förståelse för deras oro och ett problem med att om jag skulle ”macroaktivera” dvs skrivbordskydda
programmet finns det stor risk att programmet inte synkroniserar mellan nätverket och användare skulle gå miste om information som annan nätverksanvändare tillfört. Det bästa ut denna synpunkt skulle vara att programmera ett nytt planeringsverktyg i pyton eller liknande programmeringsspråk men där har jag inte fullt lika mycket kunskap. Intresset för programmet svalnade efter en viss tid om det beror på att vi hamnade under vinterhalvåret vilket resulterar i att verksamheten stannar av eller om dom upplevde att den gamla rutinen var bättre eller bekvämare vet jag inte. Jag hoppas innerligt att under verksamhetsåret 2021 att dom dammar av excelfilen och tillför samtliga nya yrkesarbetare och tillför projekten så kan jag garantera att planeringen effektiviseras.
4.2 Referenser
B.Hansson (2015) Byggledning projektering. Lund: Studentliteratur AB
M.Persson (2012) Planering och beredning av bygg- och anläggningsprojekt. Lund: Studentliteratur M.Alexander (2018) Excel Bible. New Jersey: John Wiley sons inc
Planeringsverktyget bilaga
För tillträde till det faktiska planeringsverktyget så var god att kontakta författaren av rapporten. För en överskådlig vy av programmet finns detta att beskåda i bifogad separat bilaga och denna är då i ett .pdf format med namnet resursplanering BDX
