KTH ROYAL INSTITUTE OF TECHNOLOGY
Webbutbildning- Utbytesstudenter
Version 4
181218
Utresande utbytesstudenter
Förändring mot tidigare version på sida:
2,3,21,22,23
Innehåll
1. Viktigt att tänka på 2. Tips och färgförklaring
3. Utresande utbytesstudenter 4. Problematik
5. Steg för steg
1. Viktigt att tänka på
• Registreringen på utbytesåtagande är det som aktiverar utbytet och som gör att utbytesstudenten får CSN, Mecenatkort etc.
• Det är också i utbytesåtagandet man anger vilken skola det är som ska få ersättningen för den utresande utbytesstudenten.
• Om studenten haft studieuppehåll direkt innan utbytesstudier måste man
”Tillgängliggöra tillfällesstrukturen” för att det ska gå att registrera studenten på utbytesåtagandet. (se lathund för studieuppehåll)
• Koppla utbytestillfället till programtillfället (civilingenjör alt master) och inte till inriktningstillfället. Om man kopplar utbytestillfället till ett inriktningstillfälle kommer det inte med när man följer upp antalet utresande utbytesstudenter.
3
2. Tips och färgförklaring
• Öppna minst två fönster när du startar Ladok.
• Du använder ”*” när du söker på del av namn, personnummer etc.
• När du sökt ut en student kommer du till översiktsbilden av hens resultat. Om du vill göra något aktivt (anta till kurs, studieuppehåll etc.) måste du gå till fliken
”Studiedeltagande”.
• Jag använder två färger i mina lathundar. betyder
att du ska göra något aktivt. betyder att jag
3. Utresande utbytesstudenter
5
• Sök upp studenten på startsidan genom att ange personnumret, efternamn, förnamn eller del av namn. Använd dig av sökstjärna ”*” om söker på del av namn eller del av personnumret.
• Klicka på ”Sök”
3. Utresande utbytesstudenter
• Klicka på ”Studiedeltagande”
• Klicka på ”Välj” till höger i det blå fältet under programmet som du vill koppla utbytet till
• Klicka på ”Lägg till kurspaketering”
3. Utresande utbytesstudenter
7
• Skriv in en del av namnet på universitetet under
”Benämning”.
Glöm inte att använda ”*” för att söka på del av namn
• Välj utbytestillfälle
• Skriv in från vilket datum som studenten ska kunna registrera sig på utbytesåtagandet
• Klicka på ”Nästa”
3. Utresande utbytesstudenter - Examensarbete
Det finns närmare 300 olika varianter av ”Eget initiativ”
inlagda i Ladok så man kan inte skriva det
i ”Benämning” då bara 20-30 kommer med i ”Kurspaketering”.
Skriv istället *företag (landskod)*
om du ska söka fram ett utbytes- tillfälle för en student som ska göra sitt examensarbete vid ett företag och del av universitetets namn om studenten gör sitt examensarbete vid ett universitet
3. Utresande utbytesstudenter
9
• Kontrollera att uppgifterna stämmer
• Klicka på ”Bekräfta”
3. Utresande utbytesstudenter
• Utbytestillfället är nu kopplat till studenten har statusen ”Ej påbörjad”
3. Utresande utbytesstudenter
11
• Klicka på ”Skapa individuellt åtagande inklusive tillfälle
3. Utresande utbytesstudenter
• Klicka på ”Individuellt utbytesåtagande, utresande” i fältet ”Typ av kurs”
3. Utresande utbytesstudenter
13
• Klicka på ”Nästa”
3. Utresande utbytesstudenter
• Skriv ”Utbytesåtagande” i ”Svensk benämning”
Skriv ”Exchange load” i ”Engelsk benämning”
• Skriv omfattningen på utbytet.
Vanligtvis är det 30 hp men åker studenten ut på t.ex. kex-jobb så är omfattningen 15 hp
• ”Organisation” markerar vilken skola som får den ekonomiska ersättningen.
Koderna som används är EA, DA, AA, MA etc.
• I ”Utbildningsområde” väljer du TE förutom för Arkitektur som har utbildningsområdet ”DE”
• Ange andelen till 100 %.
• Klicka på ”Nästa”
3. Utresande utbytesstudenter
15
• Fyll i startperioden för utbytet
• Finansieringsformen är
Ordinarie anslagsfinansiering (ORD).
• Sätt ”Studieavgiftsbelagd”
till ”Ja”. Studieperioden är utbytesuniversitetets terminstider
• Registreringsperiod är den tid som utbytesstudenten kan registrera sig på
utbytesåtagandet via studentgränssnittet
• Periodens högskolepoäng sätts till 30 per termin
• Klicka på ”Nästa”
3. Utresande utbytesstudenter - Examensarbete
Vid examensarbete utomlands ska man vid finansieringsform välja ”Examensarb.
Utomlands” eftersom
studenten är registrerad på sitt examensarbete på KTH och HST/HPR utgår till ansvarig institution.
3. Utresande utbytesstudenter
17
• Skriv dig själv som beslutsfattare
• Skriv dagens datum
• Klicka på ”Nästa”
3. Utresande utbytesstudenter
• Kontrollera att uppgifterna stämmer
• Klicka på ”Bekräfta”
3. Utresande utbytesstudenter
19
• Utbytesstudenten är nu antagen på utbytesåtagandet och statusen är ”Ej påbörjad”
• Studenten kan nu registrera sig själv under registreringsperioden men om det inte finns någon registreringsperiod eller om studenten inte har gjort det under registreringsperioden kan du registrera studenten på utbytesåtagandet
• Klicka då på ”Välj” till höger i det gråa fältet under Utbytesåtagandet och välj ”Registrera”
3. Utresande utbytesstudenter
• Utbytesstudenten blir då registrerad på utbytesåtagandet och statusen på utbytet sätt till ”Pågående”
4. Problematik
• Om man förlänger eller förkortar sin tid vid utbytesuniversitetet så ska man byta utbytestillfälle (se lathund för byte av kurspaketeringstillfälle)
• Om utbytesuniversitetet har ett tidigare startdatum än KTHs terminsstart kommer den föregående terminen stå i utbytesåtagandet. Det har ingen praktisk betydelse utan det är start- och slutdatumet för terminen som är viktigt för CSN.
• Om studenten hoppar av sina utbytesstudier finns två alternativ
• Studenten har inte registrerat sig på utbytesåtagandet:
Lägg Återbud på utbytesåtagandet och ”Ta bort förväntat deltagande” på utbytestillfället och lägg sedan Återbud på utbytestillfället
• Studenten har registrerat sig på utbytesåtagandet:
Lägg ”Avbrott på kurs” på utbytesåtagandet och ”Avbrott på kurspaketering” på utbytestillfället med datumet som studenten meddelat avbrottet som
avbrottsdatum
• Datumet för att kunna registrera sig på utbytesåtagandet måste sättas före startdatumet för utbytestillfället. Annars går det inte att registrera på
utbytesåtagandet. Om du satt ett senare datum måste du Tillgängliggöra tillfällesstrukturen (se lathund för studieuppehåll)
21
5. Steg för steg
1. Sök upp studenten från startsidan 2. Klicka på sök
3. Klicka på ”Studiedeltagande”
4. Klicka på ”Välj” under det program som du vill koppla utbytet till 5. Klicka på ”Lägg till kurspaketering”
6. Sök fram universitetet under ”Benämning”.
Välj utbytestillfälle
7. Skriv in datumet studenten ska kunna registrera sig på utbytesåtagandet 8. Klicka på ”Nästa”
9. Klicka på ”Bekräfta”
10. Klicka på ”Välj” under utbytesavtalet och välj ”Lägg till individuellt tillfälle”
11. Klicka på ”Skapa individuellt åtagande inklusive tillfälle 12. Klicka på ”Nästa”
13. Klicka på ”Individuellt utbytesåtagande, utresande” i fältet ”Typ av kurs”
5. Steg för steg
14. ”Utbytesåtagande”- ”Svensk benämning”. ”Exchange load” - ”Engelsk benämning”
15. Skriv omfattningen på utbytet.
16. Skriv in skolkodunder ”Organisation
17. ”Utbildningsområde” - TE (Arkitektur – DE) 18. Procent = 100 %.
19. Klicka på ”Nästa”
20. Fyll i startperioden för utbytet
21. Finansieringsformen = Ordinarie anslagsfinansiering (ORD).
22. ”Studieavgiftsbelagd” - ”Ja”.
23. Studieperioden = utbytesuniversitetets terminstider
24. Registreringsperiod= När utbytesstudenten kan registrera sig på utbytesåtagandet 25. Periodens högskolepoäng = 30
26. Klicka på ”Nästa”
27. Skriv dig själv som beslutsfattare 28. Skriv dagens datum
29. Klicka på ”Nästa”
30. Klicka på ”Bekräfta”
23
