W Vårgårda kommun

W Vårgårda kommun

Sammanträdesdatum

2019-09-16

~ B HERRLJUNGA KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal Plats och tid

Beslutande

Stora Ljungås, Vårgårda, måndagen den 16 september 2019 kl 14:00 - 15:05 Ledamöter

Övriga närvarande

Bengt Hilmersson (C), Ordförande Gunnar Andersson (M), vice ordförande

Ersättare Tony Willner (S) Mats Palm (S)

Lars Björkqvist, kommunchef Vårgårda lor Berglund, kommundirektör Herrljunga Linda Rudenwall, ekonomichef

Jenny Nyberg, controller § 17

Marie Granberg Klasson, personalchef

Mattias Strandberg, nämndsamordnare Herrljunga Sara Gårdeson, kommunsekreterare

Utses att Justera Gunnar Andersson (M)

Plats och tid för Kommunhuset i Vårgårda, måndagen den 16 september kl. 15.30 Justering

Paragrafer §§ 15-20

Underskrifter Bestyrkande av anslag

Sida

1 (12)

Sekreterare Från och med Till och med

2019-09-17 2019-~-08 Tid för anslag av

protok~fi\\

Ordförande

Bestyrkande av protokollsutdrag Justerare

Gunnar Andersson (M)

Protokollet förvaras på kommunhuset i Vårgårda

J, .. . , ...

T

W Vårgårda kommun

Sida

2(12)

Sammanträdesdatum

2019-09-16

q ^I! HERRLJUNGA KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal

Ärendelista

§ 15 Dnr 2019-000397

Ekonomichefen informerar ... 3

§ 16 Dnr 2019-000398

Personalchefen informerar ... 5

§ 17 Dnr 2019-000399

Delårsbokslut 2019 ... 7

§ 18 Dnr 2019-000400

Uppföljning av intern kontroll 2019, ekonomiavdelningen - information ... 8

§ 19 Dnr 2019-000401

Uppföljning av intern kontroll 2019, personalavdelningen - information ... 9

§ 20 Dnr 2019-000402

Revidering av Reglemente för gemensam servicenämnd

ekonomi och personal. ... 10 Meddelande ... 12

W Vårgårda kommun

Sammanträdesdatum

2019-09-16

(I~ HERRLJUNGA KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal

§ 15 Dnr 2019-000397

Ekonomichefen informerar

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personals beslut Servicenämnden tar emot informationen.

Sammanfattning

Budgetarbetet i både Herrljunga och Vårgårda kommuner har gått enligt plan under våren. I juni beslutade respektive kommunfullmäktige att besluta om investeringsramar, resultaträkning, balansräkning samt

kommunbidragsramar och skattesats. I år kommer det med största sannolikhet att ske ett par större förändringar i budgetförutsättningarna.

Regeringen har gett besked om två saker; 1. att ny

kostnadsutjämningsmodell ska införas 2020, med infasningsinstrument -250 kr/inv samt 2. att kommuner och landsting kommer att tilldelas ytterligare 5 miljarder kr/år 2020-2022. Dessa nyheter behöver lyftas och kommer så att göras efter höstpropositionen i slutet av september. Planerade möten finns inbokat i början av oktober i respektive kommun för information.

Delårsrapporterna kommer att genomföras enligt tidplaner i respektive kommun. Herrljunga har upphandlat ny firma för revision, Deloitte kommer att granska delårsrapporten för Herrljunga.

Ekonomiavdelningen har rekryterat en ny redovisningsassist. Den nya medarbetaren startar sin tjänst den 16/9. Intresset för tjänsten har varit stort, totalt 35 ansökningar har kommit in via Offentliga jobb. Rekryteringen avslutades fredagen den 30 augusti.

Upphandlingsfunktionen gick den 1/2 över från

kommunövergripande/kommunledning till servicenämnd ekonomi.

Ekonomiavdelningen har under våren gått en halvdags utbildning i

upphandlingsfrågor. Ett upphandlingsarbete genomfördes under våren och resulterade i att företaget Zango fick förtroendet att sköta kommunernas upphandlingsarbete med start den 1/6. Parallellt bedrivs ett införandeprojekt som kommer att drivas till och med 15/10. Införandeprojektet kommer bland annat att sätta upp processerna i inköp/upphandling, samla in alla

verksamheternas avtal och lägga in dessa i ett centralt system. Alla ska sedan kunna söka i databasen. A vtalsbevakning kommer också att ske centralt.

Sida

3(12)

W Vårgårda kommun

Sammanträdesdatum

2019-09-16

q IJ HERRLJUNGA KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal

Vidare kommer den nya upphandlingsfunktionen att möta alla verksamheter för att starta upp samarbetet tillsammans.

Den nyrekryterade medarbetaren i ekonomiavdelningen kommer delvis att inta rollen som inköpssamordnare, vilket innebär att löpande kontakter mellan upphandlingsfunktion och ekonomiavdelning sker genom

inköpssamordnare. Ekonomichef kommer att ha kvartalsvisa avstämningar med upphandlad funktion.

Upphandlingen består av två delar; bastjänst och löpande upphandling.

Bastjänsten finansieras genom ekonomiavdelningens budget medan varje aktuell upphandling finansieras av den beställande verksamheten. Vid införandet av upphandlingsfunktionen kommer en engångskostnad om cirka 250 tkr belasta ekonomiavdelningen.

Förvaltningens förslag till beslut Servicenämnden tar emot informationen.

I servicenämnden

Linda Rudenwall redogör för ärendet.

Sida

4(12)

1fl Vårgårda kommun

Sammanträdesdatum

2019-09-16

q ^~ HERRLJUNGA KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal

§16 Dnr 2019-000398

Personalchefen informerar

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personals beslut Servicenämnden tar emot informationen.

Sammanfattning Pågående arbeten

Projekt Sänkt sjukfrånvaro 2017-2019 och arbetsmiljöarbete

Just nu pågår arbete med att ta fram ett förslag för fortsatt arbete med att sänka sjukfrånvaron efter projekttidens slut 2019. En utvärdering av

projektet kommer att ske under hösten och resultatet kommer att vara en del av utgångspunkterna för fortsatt arbete. Sjukfrånvaron första halvåret 2019 har minskat viss del i båda kommunerna i jämförelse med samma period 2018. Analysen visar att ett stabilt och tydligt ledarskap där chef

kontinuerligt arbetar med tidiga insatser och följer upp sjukfrånvaron främjar hälsan och arbetsnärvaron på arbetsplatsen. Därför krävs ett kontinuerligt arbete med insatser inriktat på att stärka chefers förutsättningar för att nå målen med sjukfrånvaron. Som en del av det arbetet har ett pilotprojekt med Utbildningsverksamhetens chefsgrupp startat upp i Vårgårda tillsammans med Sjuhärads Samordningsförbund där chefers organisatoriska

förutsättningar kartläggs genom ett forskningsbaserat verktyg - chefoskopet, suntarbetsliv. Chefsgruppen genomför själv kartläggning med stöd av en extern processledare. Det egna kartläggningsresultatet ska utmynna i en handlingsplan för ett fortsatt förändrings- och utvecklingsarbete inom organisationen under 2020. Utvärdering av pilotprojektet kommer ligga till grund för beslut om ett fortsatt arbete utifrån metoden chefoskopet.

Planering pågår för att teckna avtal om nytt rehabiliteringssystem som ska säkerställa hantering av personuppgifter i samband med rehabilitering.

Planen är att införa systemet fr o m 1 januari 2020 och genomföra utbildning för chefer och HR under december.

Medarbetarundersökning 2019

Inför höstens medarbetarundersökning 2019 har vissa förändringar gjorts.

Frågeunderlaget har reducerats till tjugo frågor och ett nytt underlag för

I

Sida

5(12)

W Vårgårda kommun

Sammanträdesdatum

2019-09-16

; g HERRLJUNGA KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal

handlingsplan för fortsatt utvecklingsarbete har tagits fram. Tidsplanen är klar och enkätunderlaget går ut till alla medarbetare under v 45-46. Planen är att fortsättningsvis genomföra medarbetarundersökning varje år.

Projekt Heltid 2017-2019

Ett förslag till justerad handlingsplan och tidsplan för arbetet med heltidgenomförande har tagits fram för Vårgårda kommun. Arbetet är försenat ca ett år och det går relativt trögt då verksamheterna saknar egna planer och processer för arbetet. Utbildning inom bemanningsekonomi och bemanningsplanering för chefer, stödpersonal och schemaläggare kommer att genomföras av TimeCare under september. Nästa steg är att starta upp ett arbete med att ta fram en gemensam bemanningshandbok som ska vara ett stöd för chefer i arbetet med bemanningsplanering.

Lön enheten

Nytt förslag till pensionspolicy har tagits fram för Herrljunga för beslut i KF den 17 september, Detsamma har gjorts för Vårgårda och beslut kommer att tas i KS och KF senare under hösten. Lönenheten har tagit fram och infört en digital hantering för redovisning av arvodestid för förtroendevalda i

Vårgårda.

Förvaltningens förslag till beslut Servicenämnden tar emot informationen.

I servicenämnden

Marie Granberg Klasson redogör för ärendet.

Justorandes signatur

~ I Gf-L I I"""'"~"'"""

Sida

6(12)

W Vårgårda kommun

Sammanträdesdatum

2019-09-16

; ~ HERRLJUNGA KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal

§ 17 Dnr 2019-000399

Delårsbokslut 2019

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personals beslut Servicenämnden godkänner upprättad prognos.

Sammanfattning

Delårsrapport per 2019-08-31 avseende Servicenämnd ekonomi, personal och IT presenteras i en rapport. Totalt visar servicenämnderna för ekonomi, personal och IT ett överskott på 1 081 tkr vid delåret 2019. Servicenämnd för ekonomi och personal har ett ackumulerat överskott på totalt 1 484 tkr och servicenämnd för IT har ett ackumulerat underskott på totalt 403 tkr.

Prognosen visar att IT-avdelningen kommer visa överskott om 200 tkr och att ekonomi- och personalavdelningen gör ett överskott på totalt 1 850 tkr.

Förvaltningens förslag till beslut

Servicenämnden godkänner upprättad prognos.

I servicenämnden

Jenny Nyberg redogör för ärendet.

Paragrafen skickas till Lars Björkqvist, kommunchef Linda Rudenwall, ekonomichef

Marie Granberg Klasson, personalchef

Sida

7(12)

W Vårgårda kommun

Sammanträdesdatum

2019-09-16

; ~ HERRLJUNGA KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal

§ 18 Dnr 2019-000400

Uppföljning av intern kontroll 2019, ekonomiavdelningen - information

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personals beslut Servicenämnden tar emot informationen.

Sammanfattning

Ekonomichefredogör för den internkontroll som gjorts för Vårgårda och Herrljunga kommuner under årets första åtta månader.

Under tertial två har cirka 30 fakturor kontrollerats varje månad inom respektive kontrollområde.

Ekonomiavdelningen informerar alltid när felaktigheter upptäcks. Personer som berörs informeras via mail alternativt via telefonsamtal.

Som en extra insats utifrån resultat av tidigare internkontroller gällande räntor och påminnelseavgifter har ekonomiavdelningen genomfört

informationsinsatser i ledningsgrupperna samt att ekonomichef tertial vis får en rapport som visar vilka personer i respektive verksamhet som haft många sena fakturor. Direktkontakt sker därefter med de som haft ovanligt många sena fakturor.

De interna kontrollerna är slumpvisa urval av fakturor och ska inte påverka j ämställdhetsfrågan.

Förvaltningens förslag till beslut Servicenämnden tar emot informationen.

I servicenämnden

Linda Rudenwall redogör för ärendet.

Sida

8(12)

W Vårgårda kommun

Sammanträdesdatum

2019-09-16

q ^~ HERRLJUNGA KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal

§19 Dnr 2019-000401

Uppföljning av intern kontroll 2019, personalavdelningen - information

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personals beslut Servicenämnden tar emot informationen.

Sammanfattning

Personalchefredogör för den interna kontroll som gjorts för Vårgårda och Herrljunga kommuner under årets första åtta månader.

Kontrollmoment 1.1 Att utdrag ur belastningsregistret sker enligt lag för de verksamheter som berörs i Vårgårda kommun. Kontrollen visar att utdrag enligt lag efterlevs.

Kontrollmoment 1.3 Att kontrollera om lön utbetalats felaktigt. Kontroll av att frånvaro var inlagd i personalsystemet är genomfört enligt plan. Genom stickprov på sex enheter visar att all frånvaro har rapporteras som det ska vid samtliga enheter.

Löneenheten informerar alltid när felaktigheter upptäcks samt åtgärdar de felaktigheter som framkommer i granskningen. Respektive löneadministratör uppmanar chefer att hålla koll på att personalens frånvaro är inlagd i

personalsystemet samt att personal med flex gör rättelser i flexredovisningen. Respektive löneadministratör ansvarar för att informera/upplysa chef om var rapporten finns att hämta.

Förvaltningens förslag till beslut Servicenämnden tar emot informationen.

I servicenämnden

Marie Granberg Klasson redogör för ärendet.

Sida

9(12)

W Vårgårda kommun

Sammanträdesdatum

2019-09-16

q ^~ HERRLJUNGA KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal

§ 20 Dnr 2019-000402

Revidering av Reglemente för gemensam servicenämnd ekonomi och personal

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personals förslag till beslut Servicenämnden föreslår kommunfullmäktige i Vårgårda och Herrljunga kommuner besluta:

Revideringen av Reglemente för gemensam servicenämnd ekonomi och personal godkänns.

Sammanfattning

Revisions- och konsultföretaget PwC har, på uppdrag av Vårgårda kommuns förtroendevalda revisorer, granskat gemensam servicenämnd för ekonomi och personal under verksamhetsåret 2018. Granskningen har syftat till att pröva om servicenämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig.

PwC påpekade i sin rapport att servicenämnderna enligt deras reglementen ska informera fullmäktige i respektive kommun om verksamhetens

utveckling och ekonomiska ställning i samband med delårsrapporten och årsredovisningen. Enligt nuvarande reglementen ska nämnderna

sammanträda minst en gång per år. För att nämnden ska kunna återrapportera till respektive fullmäktige genom delårsrapport och rapport i samband med årsredovisningen måste nämnden sammanträda minst två gånger per år.

Förvaltningens förslag är att ändra det minsta antalet sammanträden per år till fyra, eftersom det ligger i linje med hur ofta nämnderna sammanträtt sedan de imättades år 2015. På Kommunfullmäktige i Vårgårdas

sammanträde den 16 januari 2018, § 20, beslutade kommunfullmäktige att flytta upphandlingsfunktionen från Strategisk planering och utveckling (SPU) till Ekonomiavdelningen från och med den 1 februari 2019. Mot bakgrund av detta beslut justerar förvaltningen reglementets 1 §,vilken behandlar nämndens uppgifter m.m.

Sida

10(12)

W Vårgårda kommun

Sammanträdesdatum

2019-09-16

q ^~ HERRLJUNGA KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal

Förvaltningens förslag till beslut

Servicenämnden föreslår kommunfullmäktige i Vårgårda och Herrljunga kommuner besluta:

Revideringen av Reglemente för gemensam servicenämnd ekonomi och personal godkänns.

I servicenämnden

Ordföranden redogör för ärendet.

Paragrafen skickas till Sara Gårdeson, kanslichef

Sida

11 ( 12)

W Vårgårda kommun

Sammanträdesdatum

2019-09-16

~~ HERRLJUNGA ^KOMMUN

Gemensam servicenämnd Ekonomi/Personal

Meddelande

• Protokollsutdrag angående minskat kommunbidrag 2019, KS Herrljunga§ 119, 2019-08-25

I " ... ,. .... ..

Sida

12(12)