GALLRINGSBESLUT FÖR AB FAMILJEBOSTÄDER

(1)

STOCKHOLMS STADSARKIV

LAND SA RKI V FÖR STOC KHO LMS LÄN DNR 9.4-3907/08

SID 1 (1) 2008-05-15 ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2008:08

Box 22063, 104 22 Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon 08-508 28 300

www.ssa.stockholm.se

AB Familjebostäder

GALLRINGSBESLUT FÖR AB FAMILJEBOSTÄDER

Nämnd/bolag/stiftelse AB Familjebostäder

Beslutets omfattning

Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 § arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) att nedanstående handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp.

Datum för beslut Stockholm den

På Kulturnämndens vägnar

Björn Jordell Stadsarkivarie

(2)

NYTILLKOMNA HANDLINGSTYPER

Process i

dokumenthanteringsplan

Handlingstyp Gallringsfrist

Diverse Avtal, skötsel- och abonnemang mfl 10 år efter avtalstidens utgång

Diverse Drift- och skötselinstruktioner Vid inaktualitet Diverse Kvalitetsbesiktningsprotokoll Vid inaktualitet

Diverse Låsscheman Vid inaktualitet

Diverse Minnesanteckningar från

kvalitetsmöten

Vid inaktualitet

Diverse Serviceavtal 10 år

Ekonomiärenden Delårsbokslut 10 år

Entreprenörer Fuktmätningsprotokoll 2 år

Entreprenörer Förhandsanmälan

Arbetsmarknadsverket

2 år Entreprenörer Förhandsanmälan Länsarbetsnämnden 2 år Entreprenörer Försäkringsbevis och

byggfelsförsäkring

2 år efter att anmälningstid för skada har löpt ut/skadan har slutreglerats

Entreprenörer Jouravtal 10 år efter

avtalstidens utgång

Entreprenörer Kontrollplan 2 år

Entreprenörer Nyckelkvittenser Vid inaktualitet

Hyresdebitering Evakueringsutredningar, erbjudanden, flyttersättningar, hyresgästkontakter

5 år

Hyresdebitering Utbetalning av HLU-rabatter 10 år

Informationsärenden Enkätsvar Vid inaktualitet

Inkassoärenden Korrespondens med hyresgäst, rutinfrågor

Vid inaktualitet Kontraktsärenden-Bostäder

och lokaler

Nyckelkvittenser Vid inaktualitet

(3)

DNR 9.4-18235/07 SID 3 (8)

sara.naeslund@ssa.stockholm.se www.ssa.stockholm.se

Kontraktsärenden-Lokaler Borgensförbindelser Vid inaktualitet Myndigheter Farligt avfall, transportdokument 5 år

Myndigheter Hyresnämndsärenden stambyte 2 år

Myndigheter Samrådsprotokoll 2 år

Projektekonomi Ansökan om statligt bostadsstöd 5 år Projektekonomi Beslut om statliga bostadsstöd 5 år Projektekonomi Bilagor till ansökan om statligt

bostadsstöd

5 år Projektekonomi Underlag till ansökan om statligt

bostadsstöd

5 år

Projektstyrning Uppdragsbekräftelse 2 år

Övergripande fastighets- och styrningsärenden

Gravationsbevis Vid inaktualitet

REVIDERING AV SSA 1997:1 Process i

Diverse Protokoll från områdesmöten,

husvärdsmöten

2 år

Diverse Rekvisitioner 2 år

Ekonomiärenden Försäkringsskadeärenden 10 år

Ekonomiärenden Inbetalningskort från post- eller bankgiro

10 år

Ekonomiärenden Indata till PROLÅN - från kreditgivarna

Bevaras Ekonomiärenden Redovisning, kassabehållning 2 år

Ekonomiärenden Tomträttsavgälder 10 år

Entreprenörer Betalningsplaner 10 år

(4)

Entreprenörer Korrespondens med konsulter och entreprenörer

10 år Entreprenörer Korrespondens rörande energi,

underhåll

10 år Hyresdebitering Avstämningslista - autogiro 2 år

Hyresdebitering Tillvalsakter 10 år efter avtalets

upphörande Inkassoärenden Avskrivna hyresskulder, attesterade 10 år Inkassoärenden Avstämningslista -

lagsökningskostnader

Vid inaktualitet

Inkassoärenden Bouppteckningar 10 år

Inkassoärenden Fakturakopior, transport- och andra kringkostnader

5 år Inkassoärenden Korrespondens med hyresgäst, av vikt 5 år

Inkassoärenden Meddelande till socialnämnd om uppsägning

5 år

Kontraktsärenden - garage Hyreskontrakt - garage 2 år efter att kontraktet upphört.

Kontraktsärenden - garage Kontraktsmapp 2 år efter att kontraktet upphört.

Kontraktsärenden - garage Uppsägningsdokumentation 2 år efter att kontraktet upphört.

Kontraktsärenden - p-plats Hyreskontrakt - p-plats 2 år efter att kontraktet upphört.

Kontraktsärenden - p-plats Kontraktsmapp 2 år efter att kontraktet upphört.

Kontraktsärenden - p-plats Uppsägningsdokumentation 2 år efter att kontraktet upphört.

(5)

DNR 9.4-18235/07 SID 5 (8)

Kontraktsärenden-Bostäder Bostadsanpassningshandlingar 10 år

Projektekonomi Kostnadsberäkningar och

uppföljningar som är en del av ett investeringsbeslut

10 år

Ritningar Projektledarpärmar 10 år efter

garantitidens utgång

HANDLINGAR MED SAMMA FRIST SOM I SSA 1997:1 Process i

Diverse Beställningar 10 år

Diverse Försäkringsskadeärenden 10 år

Diverse Grannintyg inför ombyggnad av

fastighet

2 år efter garantitidens utgång Diverse Hissbesiktningar, OVK mm periodiskt

återkommande besiktningar

Vid inaktualitet Diverse Liggare över rekommenderade brev 2 år efter sista

noteringen Diverse Minnesanteckningar från avdelnings-

och enhetsmöten

2 år

Diverse Missiv och följebrev Vid inaktualitet

Ekonomiärenden Bokslutsunderlag 2 år

Ekonomiärenden Budget, delårs-, period 2 år

Ekonomiärenden Budgetuppföljningar 2 år

Ekonomiärenden Fakturakopior, kund 10 år

Ekonomiärenden Faktureringsunderlag och kreditnotor kund

10 år

Ekonomiärenden Fastighetsavskrivningar 10 år

Ekonomiärenden Internavstämningar från Stockholms Stadshus AB

10 år

(6)

Ekonomiärenden Inventarielistor Bevaras

Ekonomiärenden Kontoutdrag 2 år

Ekonomiärenden Kvitton, kopior 2 år

Ekonomiärenden Kvitton, makulerade 2 år

Ekonomiärenden Levarantörsfakturor, scannade och digitalt lagrade

10 år Ekonomiärenden Leverantörsfakturor, pappersoriginal 10 år

Ekonomiärenden Låneförteckningar Vid inaktualitet

Ekonomiärenden Lånereskontra - lånesaldo månadssaldo Vid inaktualitet Ekonomiärenden Lånereskontra - lånesaldo årssaldo 10 år

Ekonomiärenden Lånereskontra - säkerhet, panter, lånesaldo

10 år Ekonomiärenden Lånereskontra - överföring till

redovisning

10 år

Ekonomiärenden Momsredovisning 10 år

Ekonomiärenden Momsregistrering av lokaler 10 år Ekonomiärenden Postgirolista - bokförda

betalningsuppdrag

2 år Ekonomiärenden Redovisade och återkallade ärenden

från kronofogden

10 år Ekonomiärenden Stamkort för kvittensblock 10 år

Ekonomiärenden Transaktionssammandrag 2 år

Ekonomiärenden Verifikationer - bokföring 10 år

Ekonomiärenden Verifikationer - finans 10 år

Ekonomiärenden Verifikationer - kassan 10 år

Ekonomiärenden Övrig utadata från PROLÅN Vid inaktualitet

Entreprenörer Bankgarantier Åter till garanten

efter garantitidens utgång

Entreprenörer Besiktningsprotokoll och utlåtande 10 år efter garantitidens utgång

Entreprenörer Byggmötesprotokoll 10 år efter

garantitidens utgång

Entreprenörer Dagboksblad 10 år efter

garantitidens

(7)

DNR 9.4-18235/07 SID 7 (8)

utgång Entreprenörer Handlingar rörande mindre

ombyggnader

10 år efter garantitidens utgång

Entreprenörer Tidplaner 2 år

Hyresdebitering Anmälan till autogiro Vid inaktualitet Hyresdebitering Avstämningslistor, HLU-rabatter 10 år

Hyresdebitering Bokföringsorder 10 år

Hyresdebitering BURAB-ärenden 10 år

Hyresdebitering Förteckning över nya / avslutade medlemmar

2 år Hyresdebitering Inbetalningskort - kopior från postgirot 10 år

Hyresdebitering Kontoavstämningar 10 år

Hyresdebitering OCR-redovisning från postgirot 10 år Hyresdebitering Skrivelser rörande hyresinbetalningar

mm

5 år

Hyresdebitering Svarskort, HLU 10 år

Hyresdebitering Underlag till hyresreducering 10 år Hyresdebitering Uppgifter om hyresföränd-ringar,

permanenta

10 år

Inkassoärenden Bokföringsorder, kopior 10 år

Inkassoärenden Inbetalningskort pg 1943-68 10 år

Inkassoärenden Inkassoakter 5 år efter att

skulden reglerats

Inkassoärenden Utslag från kronofogden 5 år

Inkassoärenden Verifikationer - lagsökning 10 år

Kontraktsärenden-Bostäder Andrahand-fullmakt Vid inaktualitet Kontraktsärenden-Bostäder Andrahandsuthyrning-ansökan 2 år

Kontraktsärenden-Bostäder Andrahandsuthyrning-dokumentation Vid inaktualitet

(8)

Kontraktsärenden-Bostäder Andrahandsuthyrning-kopia på medgivande

Vid inaktualitet

Kontraktsärenden-Bostäder HLU och tillvalshandlingar 10 år

Projektekonomi Investeringsanalyser 5 år

Projektekonomi Låneakter 5 år

Projektstyrning Projekteringsmöten 10 år

Störningsärenden Kontaktrapport 1 år

Störningsärenden Kontraktsbild 1 år

Störningsärenden Rapporter Störningar 1 år

Störningsärenden Skrivelser rörande störningsärenden 1 år

Störningsärenden Störningsakt 1 år efter senaste

störning Störningsärenden Varningsbrev i störningsärenden 1 år Övergripande fastighets- och

styrningsärenden

Avtal om självkostnadsobjekt 10 år efter upphörande Övergripande fastighets- och

styrningsärenden

Fastighetsanmälningar - objektsförändringar

5 år