Uppföljning intern kontroll 2020 Kalmar kommun

(1)

Kommunledningskontoret Ekonomi Adress , │ Besök Tel 0480-45 00 00 vx │ Fax │Anna.A.Johansson@kalmar.se

TJÄNSTESKRIVELSE

Handläggare Datum Ärendebeteckning

Anna Johansson 2021-03-25 KS 2021/0254

50101

Kommunstyrelsen

Uppföljning intern kontroll 2020 – Kalmar kommun

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen godkänner rapporten om uppföljning av intern kontroll 2020 för Kalmar kommun

Bakgrund

Enligt reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. I de fall förbättringar behövs ska styrelsen besluta om sådana. Uppföljning av intern kontroll för Kalmar kommun 2020 redovisas i bifogad rapport ”Internkontroll uppföljning 2020 – Kalmar kommun”. I rapporten redovisas varje process var för sig med en mätare i tre färger.

Färgernas betydelse är enligt följande:

Rött – Den samlade bedömningen är att den interna kontrollen inom processen inte är tillfredställande. Kommunstyrelsen bör agera mot berörda nämnder och tillse att nämnden säkerhetsställer sin interna kontroll inom processen.

Gult – Den samlade bedömningen är att den interna kontrollen inom processen har vissa brister. Bedömningen är dock att berörda nämnder själv korrigerar detta genom vidtagna kontrollmoment och aktiviteter.

Kommunstyrelsen behöver inte agera i nuläget.

Grönt – Den samlade bedömningen är att den interna kontrollen inom processen är tillfredställande.

De brister som noterats vid uppföljningen av Kalmar kommuns interna

kontroll 2020 har varit inom huvudprocesserna bedriva samhällsskydd och

säkerhetsarbete, förvalta och utveckla det fysiska samhället, svara för vård,

omsorg och sociala tjänster och stödprocesserna. De brister som uppdagats har

hanterats av berörda nämnder genom vidtagna kontrollmoment och aktiviteter.

(2)

KS 2021/0254 2 (2)

Utöver den interna kontrollen har externrevision genomförts på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer. Granskningen har identifierat förbättringsområden där respektive verksamhet har ansvar för att vidta åtgärder.

Den samlade bedömningen är, trots noterade avvikelser, att kommunen sammantaget har en god intern kontroll och kommunstyrelsen behöver inte agera mot nämnderna. En genomgång av reglemente och riktlinjer för intern kontroll bör dock påbörjas under 2021 för att säkerhetsställa mer likvärdig rapportering mellan kommunens nämnder och i förlängningen även likvärdig rapportering i hela kommunkoncernen.

Anna Johansson

Redovisningschef

Bilaga

Internkontroll uppföljning 2020 – Kalmar kommun

(3)

Organisationsenhet: Kalmar Kommunkoncern År och fas: Intern kontroll 2020 - Uppföljning

Internkontroll uppföljning - K almar kommun

Samtliga processer

(4)

Ledningsprocesser

Fastställa mål och fördela resurser

• Ta fram statistik

• Ta fram budget och följa upp den

• Hantera mål och uppdrag

• Ta fram underlag genom omvärldsbevakning Kommentar

Inom denna process har främst risker att göra fel prioriteringar och avvägningar baserat på oklarheter i styrmodellen lyfts fram tillsammans med bristande omvärldsanalyser som kan leda till sämre beslutsunderlag. Om verksamheterna styr mot oklara mål och uppdrag samt med bristande omvärldsanalyser finns en risk att de övergripande fullmäktigemålen inte uppnås.

För att minimera dessa risker är det viktigt att kommunen har en tydlig styrmodell och att rätt styrsignal (mål, uppdrag, indikatorer med mera) används till rätt ändamål beroende på vad man vill uppnå.

Risker har identifierats och hanterats inom följande område:

Risk för att budget för bostadsanpassningsbidrag inte hålls. Risken har hanterats genom att arbeta med att öka den egna kunskapen, tillsynen och den tekniska kontrollen av att kraven på tillgänglighet uppfylls i de bygglovsärenden som genomförs. Genom att också öka förståelsen och medvetenheten hos byggherrarna för kraven på tillgänglighet, förväntas byggnadsverken i ännu större grad utföras tillgängliga. Sammantaget borde det innebära det att färre anpassningsåtgärder ska behöva utföras i framtiden. Utfallet av kontrollmomentet har av nämnden bedömts som

acceptabelt.

Risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Risken har hanterats genom årlig intern och extern revision av rutiner och processer. Avstämning mål/budget tertialvis så att resurser för att nå satta mål finns alternativt görs prioriteringar utifrån ekonomiska förutsättningar. Genomförd internrevision visade god kunskap kring de områden som reviderades. Måluppföljningar gjorda under året visar på att verksamheten arbetar för att nå de fastställda målen.

Utöver de risker som hanterats inom processen har nämnderna även identifierat risker där sannolikheten eller konsekvensen för att risken skulle inträffa bedömts som mycket liten eller liten och har av den anledningen inte hanterats med kontroller i internkontrollplanen.

Dessa listas nedan:

• Risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt

• Risk för felbedömning av omvärldsrisker

• Risk - Ta fram statistik

• Risk - Ta fram budget och följa upp den

• Risk - Hantera mål och uppdrag

Den samlade bedömningen är att den interna kontrollen inom processen är tillfredställande.

Organisera, leda och följa upp verksamheten

• Följa upp verksamheten

• Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem

• Leda och fördela arbetet

• Bevaka och informera om lagar och förordningar Kommentar

I denna process handlar det i stort om att styrning och ledning ska minimera riskerna för att verksamheterna inte bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Ändringar i lagar och regler ska bevakas och hanteras. System, rutiner och roller ska säkerställa styrningen, där

verksamhetsledningssystemet är ett viktigt verktyg. Uppföljning av verksamhet och ekonomi ska samordnas för att ge svar på var verksamheten befinner sig, vart man är på väg och hur man står sig i jämförelse med andra kommuner. För kontrollåret 2020 har nämnderna inte identifierat några risker där sannolikheten eller konsekvens bedömts som stor eller mycket stor och har av den anledningen inte hanteras med kontrollmoment i nämndernas internkontrollplaner för 2020.

Risker har dock identifierats men där bedömningen har varit att sannolikheten eller konsekvensen för att risken skulle inträffa bedömts som mycket liten eller liten.

Dessa listas nedan:

• Risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid lagändring

• Risk att ansvar och befogenheter inte är tydliggjort

• Risk - Följa upp verksamheten

• Risk - Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem

• Risk - Leda och fördela arbetet

• Risk - Bevaka och informera om lagar och förordningar

• Risk för att fastställda rutiner och processer inte följs fullt ut

(5)

Huvudprocesser

Allmänt främja Kalmars näringsliv

• Lotsa företagare i den kommunala organisationen

• Genomföra företagsbesök

• Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet

• Genomföra starta-eget kurser

• Hantera etableringsfrågor Kommentar

Den främsta risken inom denna process är att kommunen skulle uppfattas som att man inte stödjer Kalmars näringsliv.

Det kan finnas risk för att företagare inte lotsas rätt i den kommunala organisationen. Sannolikheten för att risken inträffar ses som låg då kommunen har ett internt samarbete och god kompetens finns hos kommunens företagslotsar. Konsekvenserna värderas som allvarlig då det skulle kunna leda till att näringslivet i Kalmar inte utvecklas optimalt. Det sammanvägda risktalet innebär att den identifierade risken inte kräver något kontrollmoment i internkontrollplanen vid årets riskanalys. Den samlade bedömningen är att den interna kontrollen inom processen är tillfredställande.

Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete

• Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap

• Tillhandahålla räddningstjänst

• Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd Kommentar

Risker inom denna process är bland annat att tillse att beredskap finns för extraordinära händelser, förebyggande åtgärder samt risken att inte tillhandahålla en likvärdig räddningstjänst till alla invånare.

I de egna verksamheterna handlar riskerna bland annat om konsekvenser av brister i det systematiska brandskyddsarbetet. Riskerna hanteras med utarbetande och verkställande av rutiner för arbetet och utbildningsinsatser bland personalen. En annan risk är konsekvenserna av en större skada som gör att verksamhetslokaler inom exempelvis barnomsorg, skola eller äldreomsorg måste evakueras.

Risker har identifierats och hanterats inom följande områden:

Risk för att obehöriga vistas i lokaler samt för att vid brand inte kunna redogöra för besökare i förvaltningens lokaler. Risken skulle hanterats genom kontroll av att upprättade rutiner vid brandlarm fungerar samt en utredande aktivitet om digitaliserad system för loggning av besökare. Dessa kontroller och aktiviteter har inte kunnat genomföras under 2020 på grund av coronapandemin men kontrollerna kommer istället genomföras under 2021.

Risk för fördröjning av räddningstjänstens insatstid i samband med flera samtidiga larm. Risken har hanterats genom att identifiera antal

”dubbellarm” under året och notera eventuella konsekvenser av detta. Genomförda åtgärder har fått önskvärt resultat. Antalet registrerade larm med konsekvenser har halverats från 2019-2020 då redundansen för att hantera flera pågående insatser har stärkts. Med anledning av detta anses risken ha reducerats. Sannolikheten för flera samtidiga händelser är samma som tidigare, men konsekvenserna blir inte lika allvarliga. Kontrollmomentet har bedömts ha acceptabelt utfall.

Risk för att extrema vädersituationer påverkar omsorgstagarnas situation. Exempelvis extrem värme eller torka kan göra att verksamheterna behöver förändra arbetet gentemot omsorgstagarna. Risken har hanterats genom kontroll av plan vid kris och särskild händelse i

omsorgsförvaltningen genomförs en gång per år. Kontrollmomentet har bedömts ha acceptabelt utfall.

Risk för att arbetsplatsen inte är säker och trygg för liv, egendom och miljö. Risken är hanterad genom kontroll av att all personal har aktuell brandutbildning, att brandskyddskontroller utförs, att utrymningsövningar görs enligt rutin. På grund av coronapandemin har alla brandutbildningar blivit inställda under året vilket gör att det finns behov av utbildning under 2021, kontrollen är pågående. Brandskyddskontrollerna har genomfört under året med acceptabelt utfall. Utrymningsövningarna har bara utförts av vissa enheter och bedömningen av kontrollen är ej acceptabelt utfall för 2020 men rapporteras som pågående in i 2021 års kontrollarbete.

Utöver de risker som hanterats inom processen har nämnderna även identifierat risker där sannolikheten eller konsekvens för att risken skulle inträffa bedömts som mycket liten eller liten och har av den anledningen inte hanterats med kontroller i internkontrollplanen. Dessa listas nedan:

• Risk för att kommunens säkerhetsarbete inte sker optimalt

• Risk - Gränsdragning vid flera aktörer i samma byggnad kring brand- och säkerhetsrutiner

Den samlade bedömningen är att den interna kontrollen inom processen har vissa brister. Bedömningen är dock att berörda nämnder själv korrigerar detta genom vidtagna kontrollmoment och aktiviteter. Kommunstyrelsen behöver inte agera i nuläget.

Bidra till individers utveckling och lärande

• Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg

• Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola

• Anordna gymnasial vuxenutbildning

• Bedriva och utveckla gymnasial utbildning

• Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning Kommentar

• Risk - Diskriminering och kränkande behandling.

(6)

• Risk - Anmälan vid misstanke om att barn far illa.

• Risk - Elevers frånvaro i skolan.

• Risk - Barns utveckling i förskolan.

• Risk - Elevers måluppfyllelse i grundskolan.

• Risk - Nyanlända elever

Ovanstående risker har hanterats genom uppföljning av de stödprocesser som finns inom området för bidra till individers utveckling och lärande.

Kontrollen av avseende elevers frånvaro i skolan, elevers måluppfyllelse i grundskolan, nyanlända elever har inte genomförts under året. Dessa stödprocesser bedöms generellt fungera och har därför ej varit högprioriterade utan fått stå tillbaka när prioriteringar har behövts göra på grund av coronapandemin.

De stödprocesser som har hanterats för att reducerar riskerna har ingått i vårens internrevision. Personal vid de reviderade enheterna uppger att processerna är kända, genomarbetad och de har hjälp och stöd av dem. Utförda kontrollmoment har bedömts ha acceptabelt utfall.

Risk att balanskravet inte nås för förskolor och skolor. Risken har hanterats genom granskning vid bokslut för att identifiera enheter som uppvisar negativ resultatutjämningsfond och därefter månadsvis följa utvecklingen under året. Utöver månatliga avstämningar av löneprognoser har fyra prognos-/budgetuppföljningar på helåret har genomförts för samtliga enheter. Inga nya åtgärdsprogram har behövt upprättas under året.

Gällande tidigare åtgärdsprogram så har två av fem enheter klarat av att hämta hem det som återstod av åtgärdsprogrammen. De andra enheterna samt ytterligare några har fått sina resultatutjämningsfonder justerade via den centrala resultatutjämningsfonden. Även sett till nämnden som helhet så anses balanskravet uppfyllt då årets resultat landar på +17,9 mnkr.

Risk - För återbetalning av statsbidrag om effektiviseringsåtgärder. Risken har hanterats genom att underlag tas fram i samband med bokslutet för personalkostnader som bidraget berör. Dessa kostnader divideras med antal elever som rapporterats till SCB per den 15:e okt. Jämförelse av kr/elev görs med tidigare år. Återbetalning har under 2020 skett avseende delar av två statsbidrag 2018-2019 (mindre barngrupper i förskolan och special pedagogiska lyftet). Återbetalningarna har inte medfört några konsekvenser för utbildningsnämndens verksamhet. Utfallet bedöms som acceptabelt.

Risk för att skillnaderna i skolresultat mellan pojkar och flickor inte minskar. Mätning och analys av skillnader mellan flickor och pojkars skolresultat. Risken har hanterats genom att enheterna arbetar med analys av skillnader mellan flickor och pojkars skolresultat som en del av verksamhetsmålen. Analys för att motverka skillnader mellan flickor och pojkars skolresultat kommer också att göras utifrån

resursfördelningsperspektiv. Analysen har mynnat ut i aktiviteter i verksamhetsplan 2021 med extra fokus på att öka pojkarnas resultat. Utfallet bedöms som acceptabelt.

Risk för att skillnader i genomsnittligt meritvärde mellan elever med föräldrar med hög utbildningsnivå jämfört med elever med föräldrar med lägre utbildningsnivå inte minskar. Mätning och analys av skillnader i meritvärde utifrån socioekonomisk bakgrund. Statistik kring prestation utifrån ett socioekonomisk bakgrund finns ännu ej tillgänglig vilket gör att kontrollmomentet inte kan genomföras fullt ut. Enheterna arbetar med aktiviteter för att minska skillnaderna i skolresultaten.

Risk för att inte nå lärarbehörighet i samtliga ämnen och årskurser. I dagsläget är behörigheten på förskolor och skolor i södermöre kommundel god. Uppföljning av behörigheter visar följande: Förskola: 64 % behöriga pedagoger. Lika med snittet för Kalmar kommun. Skola 92% av personalen har lärarbehörighet. 105 av 112 behöriga vilket är ett mycket bra resultat. Utfallet är bedömt som acceptabelt.

Utöver de risker som hanterats inom processen har nämnderna även identifierat risker där sannolikheten eller konsekvens för att risken skulle inträffa bedömts som mycket liten eller liten och har av den anledningen inte hanterats med kontroller i internkontrollplanen. Dessa listas nedan:

• Risk för att vuxenutbildningen inte kan utföras på ett optimalt sätt.

Främja ett rikt kultur- och fritidsliv

• Erbjuda kulturaktiveter

• Erbjuda undervisning

• Svara för informationsförsörjning

• Stödja föreningslivet

• Sköta inom- och utomhusanläggningar för idrott och friluftsliv Kommentar

Personal med rätt kompetens till kultur och fritidsgårdar. Risken har hanteras genom omvärldsbevakning och rekrytering. Undersökning av vilka olika utbildningsmöjligheter det finns för fritidsledare och vilka nätverk som är viktiga. Kontroll att rekryteringarna som görs att de använder

kommunikationsenheten, plattformarna som finns och att de fackliga representanterna är delaktiga under processen. En omvärldsanalys är gjord gällande utbildningsmöjligheter för fritidsledare samt den rekrytering som hittills har gjort har skett enligt våra rutiner och samtliga plattformar har använts. Bedömning av utfallet saknas för kontrollmomentet.

Bidragsansökningar på webben nya bidragssystemet för föreningarna. Uppföljning av föreningarnas upplevelse. Det är viktigt att följa upp att föreningarna har fått rätt information och hur de upplever det nya systemet. Bedömning av utfallet saknas för kontrollmomentet.

Utöver de risker som hanterats inom processen har nämnderna även identifierat risker där sannolikheten och konsekvensen för att risken skulle inträffas bedömts som mycket liten eller liten och har av den anledningen inte hanterats med kontroller i internkontrollplanen.

Dessa listas nedan:

• Risk att förvaltningen kräver mer än avtalet medger avseende teatervallens restaurangverksamhet.

Förvalta och utveckla det fysiska samhället

• Prioritera och samordna fysisk planering

(7)

• Handlägga lantmäterifrågor

• Planera trafikmiljön

• Handlägga lov enlig PBL

• Producera och hantera geografisk information

• Planera för infrastruktur/kommunikationer

• Planera mark till bostäder och verksamhet

• Sälja anläggningstillgångar

• Förvalta och utveckla allmän platsmark

• Förvalta och utveckla kommunal mark

• Hantera bidrag till enskilda vägar

• Hantera markreservationer

• Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser

• Genomföra exploatering och investeringar

• Bedriva tillsyn enligt PBL

• Handlägga anmälan enligt PBL Kommentar

Risk för att finansiering saknas för att tillhandahålla och ajourhålla data. Risken har hanterats genom omvärldsbevakning avseende nya PSI- öppna datadirektiv som trädde i kraft 2019-07-17 och som ska implementeras i lag senast 2021-07-17. Utfallet av kontrollmomentet är bedömt som acceptabelt.

Risk för att ny lagstiftning inte efterlevs. Risken har hanterats genom omvärldsbevakning av lagstiftning och andra regler. Ansvariga för lagbevakning inom respektive lagområde har god koll på eventuella förändringar i lagstiftningen. Aktivitet att kontinuerligt avsätta medel för kompetenshöjande åtgärder och omvärldsbevakning har påbörjats. Kontrollmomentet har bedömts med acceptabelt utfall.

Risk för felaktig utsättning. Risk att byggnader och anläggningar byggs i fel läge på grund av felaktiga utsättningshandlingar. Kontrollmomentet har kontrollerats genom efter utförd finutsättning stämma av med beställaren att utsättningen är korrekt utförd. En aktivitet att se över kommunikation, dokumentation och rutiner är påbörjad. Kontrollmomentet är bedömt med acceptabelt utfall.

Risk för felaktig spridning av geografisk information. Risken har hanterats genom kontroll görs när klassning av geografisk informationen är gjord. Bedömningen av felaktigt sätt kan inte göras utan klassning av data. Klassningsarbetet är påbörjat men kommer fortsätta under 2021. Arbetet har hittills lett till ökad kunskap och medvetenhet kring riskerna med att sprida geografisk information. Utfallet av kontrollmomentet saknar bedömning men status pågående. En aktivitet har startats för att skapa tekniska förutsättningar för att underlätta att tillgängliggöra klassad information på rätt sätt, aktiviteten kommer fortsätta under 2021.

Risk för felanvändning av geografisk information. Risken har hanterats genom revision för att undersöka ändamålsenligheten med processen (används rätt underlag, d.v.s. kartutdrag respektive nybyggnadskarta). Avvikelser har noterats bl.a. vid nybyggnation av bostadshus där

nybyggnadskarta inte begärts in. Översyn av processen är påbörjad och kommer fortsätta även 2021. Aktivitet har påbörjats med att se över rutiner gällande grundkartabeställning. Ett stort nationellt arbete pågår kring handledning av digital grundkarta och blev färdigt i oktober 2020. I det arbetet ingår också förslag på beställningsrutin. För att effektivisera har vi tagit fram en e-tjänst för beställning av grundkartor och den kommer

implementeras i början av 2021. Kontrollmomentet har bedömts med ej acceptabelt utfall.

Risk för att genomförandeprocessen inte följs vid investeringar. Risken har hanterats genom kontroll av dokument kopplade till genomförandeprocessen. Genomförandeprocessen är identifierad under året och ska nu följas. Kontroll av dokument kopplade till

genomförandeprocessen ska göras för att säkerhetsställa rutinerna. Arbetet kring verksamhetssystem och dess delprocesser fortlöper, ett arbete som kommer att pågå under hela 2021. Kontrollmomentet är bedömt med ej acceptabelt utfall.

Risk för att hänsyn inte tas till driftskostnad vid planering av infrastruktur samt mark för bostäder och verksamheter. Risken har hanterats genom kontroll av att investeringsprocessen följs för säkerhetsställande av att driftskostnaderna är beaktade. En aktivitet för att bland annat fånga driftsfrågor ska plan och investeringsberedningen ägna större uppmärksamhet för pågående detaljplanearbeten och gemensamt granska dessa.

Arbetet pågår kontinuerligt. På plan och investeringsberedningens agenda finns ”planer för samråd” där man gör en genomlysning av detaljplanen kontra intäkter. Kontrollmomentet är bedömt ha ej acceptabelt utfall.

Dessa listas nedan:

• Tillämpning av fastställda rutiner kan brista

• Risk för att handläggarkartan inte är tillgänglig

• Risk för inaktuell geografisk information

• Risk för att detaljplaneprocessen inte följs

Den samlade bedömningen är att den interna kontrollen inom processen har vissa brister. Bedömningen är dock att berörda nämnder själva korrigerar detta genom vidtagna kontrollmoment och aktiviteter. Kommunstyrelsen behöver inte agera i nuläget.

Svara för vård, omsorg och sociala tjänster

• Hantera invandrar- och flyktingfrågor

• Lindra effekter av arbetslöshet

• Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar

• Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning

• Tillhandahålla olycksfallsförsäkring Kommentar

(8)

Risk i process Möjliggöra... leva som andra. Risk att information och samarbete mellan berörda aktörer inte fungerar genom hela kedjan så att det finns en helhetssyn kring den enskilde. Risken har hanterats genom kontroll reducering riskvärde. Riskanalysarbetet behöver förbättras. Det framkommer att flera enhetschefer är osäkra och inte vana vid arbetssättet. Det finns dock andra aktiviteter, som behöver säkerställas, för att kunna eliminera risken, t ex kontinuerlig kontakt mellan handläggare och insats samt mellan LSS-handläggare barn och LSS-handläggare vuxen. Åtgärd:

Fortsätta och hålla i arbetet med riskanalyser för den enskilde utifrån målen i genomförandeplanen. I samråd med verksamhetschef lägga till nya aktiviteter enligt ovan. Utfallet är bedömt som ej acceptabelt.

Risk i process Möjliggöra...leva som andra - Ledtid handläggning. Risk att varje ärende inte handläggs så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. Utfallet av kontrollen för tertial tre visar att målvärdet uppnås med en genomsnittlig utredningstid på 90 dagar (minskning med 7 dagar från tertialet innan) För helåret nås nästan målvärdet - 92 dagar (jämfört med 109 för 2019) Det är 18 beslut av sammanlagt 55 beslut som överstiger 90 dagar. Gällande nya ansökningar (gäller 22 beslut) är medelvärdet för utredningstiden hittills under tertial tre 119 dagar - där nås inte målvärdet, men det är en minskning från tertial två med 29 dagar. Utfallet av kontrollmomentet är bedömt som acceptabelt.

Risk i process Möjliggöra...leva som andra – Bostäder.Risk att det inte finns tillgång på bostäder som motsvarar aktuella behov. För 2020 kommer målet inte att nås - men positiv utveckling kommer ske. Aktivitet: Det är många variabler som påverkar tillgången på bostäder. Framförallt att ha rätt planeringsförutsättningar: känna till inflödet av nya beslut från andra kommuner, från barn och unga till Funk Vuxen samt att finnas med i kommunens översiktliga planering av bostäder. Utfallet av kontrollmomentet är bedömt som ej acceptabelt.

Risk i process Möjliggöra...leva som andra - Kartläggning sysselsättning. Kartläggning för sysselsättning ska göras så att den enskildes intresse, förmåga och behov blir synliga. Risken har hanterats genom genom kontroll reducering av riskvärde. Enligt uppföljning av indikator i verksamhetsplan är väntetid för verkställighet 209 dagar - målet är max 90 dagar (en minskning från tertial två då den låg på 221 dagar). IVO har begärt yttrande i flera ärende och förvaltningen riskerar få viten. Det finns inga tendenser till reducering av riskvärde gällande att kartläggning av den enskildes intresse, förmåga och behov inte blir avgörande vid val av plats utan att det är platstillgång inom daglig verksamhet styr då upplevelsen är att det är fullt i de flesta dagliga verksamheterna. Alla nya brukare får inte alltid den tiden som de önskar utan beslutet verkställs eventuellt bara delvis, trots att den enskilde önskar heltid. Orsakerna till att skälig väntetid inte uppnås för insatsen daglig verksamhet är volymökningar som i sin tur påverkar antalet platser men även att vi inte utnyttjar de resurser vi har på ett effektivt sätt om man ser till nyckeltal gällande daglig verksamhet och jämförelse med andra och liknande kommuner. Utfallet av kontrollen är bedömd som ej acceptabelt.

Risk i process Möjliggöra...leva som andra - Medarbetares kompetens. Risk att medarbetare inte har kompetens som matchar den enskildes behov. Risken har hanterats genom inventering och prioritering av kompetensutvecklingsbehov hos medarbetarna. Kompetensutvecklingsinsatserna kopplat till inventeringen har däremot inte kunnat genomföras på grund av coronapandemin. Istället har andra utbildningar genomförts som basala hygienrutiner, HBTQ utbildning för alla enhetschefer, E-autism för medarbetare eftersom att behov av kompetensutveckling kring autism visat sig varit stor. Inom daglig verksamhet har en utbildning som heter 720 genomförts för Slussens medarbetare och en på Krus. 720 är en metod som behövs för att Slussen och Krus skall kunna utföra sitt arbete. En viktig kompetensutvecklingsinsats som har genomförts för LSS-handläggare är våld i nära relationer. Det innebär att de i slutet av augusti började använda FREDA-kortfrågor vid klientmöte för att uppmärksamma våld. Utfallet av kontrollen har bedömts som ej acceptabelt.

Risk i process Möjliggöra...leva som andra – Genomförandeplan. Risk att den enskilde inte har insyn och är delaktig i genomförandet av sitt stöd. Risken har hanterats genom journalgranskningar. Avvikelser gällande delaktighet i genomförandeplanen finns även om de flesta granskningar visar att de enskilda individerna har varit delaktiga vid upprättandet av genomförandeplaner. Journalgranskningar har dock inte prioriterats av alla enhetschefer under pandemin. Utfallet av kontrollen är bedömt som acceptabelt.

Risk i process Möjliggöra...leva som andra - Jämlik hälsa. Risk att rätt till god hälsa, tillgång till kultur och meningsfull fritid inte

tillgodoses/säkerställs Risken har hanterats genom använda verktyget SIP (samordnad individuell plan). Det har varit en underutnyttjad möjlighet till att möjliggöra en jämlik hälsa inom processen tidigare. Under tertial tre redovisas en ökning av antal SIP:ar. Utfallet av risk reduceringen är bedömd som acceptabelt.

Risk i process Trygga säkra... förstahandskontrakt - avsaknad av överenskommelse. Risken har hanterats genom att arbeta

processorienterat. Utfallet har inneburit goda resultat med att personer erhållit förstahandskontrakt och sänkta kostnader. Det processorienterade arbetssättet har också lyckats att identifiera att det saknats förutsättningar för att tillgodose enskilda kommuninvånare behov. Även om det fortfarande saknas en skriftlig överenskommelse gällande en process så är förutsättningarna att reducera riskerna betydligt bättre nu om den genomförs på en övergripande nivå. Utfallet av kontrollen är bedömt som acceptabelt.

Risk i process Trygga säkra...förstahandskontrakt – Ledtid. Ledtiden mellan att behovet blir känt av socialtjänsten och att det tillgodoses för de personer som tidigare beviljats andrahandskontrakt. Risken har hanterats genom att en kartläggning med risk och konsekvensanalys har gjorts och utifrån den kommit fram till att av de 37 klienter som hade andrahandskontrakt bedömdes åtta personer ej få sina behov tillgodosedda i processen under tertial två. Vid tertial tre konstateras att totalt 12 personer har erhållit förstahandskontrakt, sex personer får behov tillgodosedda på annat sätt exempelvis särskilt boende via omsorgsförvaltningen, stödboende m.m. Fler personer kommer erhålla förstahandskontrakt första kvartalet 2021.

Resultatet innebär att de vars behov bedöms enbart kunna tillgodoses genom att handläggare bevakar deras rättigheter har erhållit förstahandskontrakt inom ledtiden. För de personer där behov ej bedöms kunna tillgodoses enbart genom ett förstahandskontrakt eller de ej godkänns som förstahandshyresgäst bedöms ledtiden fortfarande vara lång. Aktiviteter för att komma till rätta med risken är identifierade. Fortsätta bevaka rättigheterna och ge stöd i detta för dem vars behov bedöms enbart kunna tillgodoses genom att handläggare bevakar deras rättigheter och kartlägga samtliga klienter som har andrahandskontrakt idag för att identifiera vilka som riskerar att ej få sina behov tillgodosedda i processen.

Risk i huvudprocess -Volymökning inom funktionsnedsättning. Nyckeltal visar att Kalmar kommun har stora volymer vad gäller personer med boende enligt LSS i jämförelse med liknande kommuner. Nyckeltal gällande personer med daglig verksamhet enligt LSS visar att Kalmar har likvärdiga volymer i jämförelse med liknande kommuner. Arbetet fortsätter dock med att få ännu fler behov tillgodosedda via öppna verksamheter och även ansvarsfördelning med andra myndigheters såsom arbetsförmedlingen. Utfallet av kontrollen har bedömts som acceptabelt.

Risk i huvudprocess Sammanhållen nära vård och kostnader för externa placeringar Risken har hanterats genom kostnad för placeringar inom processerna för missbruk och trygga säkra barn har följts med indikatorer i verksamhetsplan 2020. Kostnaderna för placeringar i externa HVB har minskat med 8 mkr (målvärde var en minskning med 3 mkr). Kostnaderna landar på 21 mkr jämfört med 29 mkr. Samlad bedömning VO VUXEN:

Målvärdet att ligga under 7 940 000 kr har ej uppnåtts, kostnaderna landar på 8 254 000 kr d.v.s högre än jämförelseperioden föregående år.

Trenden är dock sjunkande kostnader för närvarande då flera placeringar avslutats under hösten 2020. Bedömning av utfallet av kontrollen saknas och har statusen pågående.

Risk i huvudprocess Ökning av ekonomiskt bistånd. Risken har hanterats genom att kostnad för ekonomiskt bistånd följts med indikatorer i verksamhetsplan 2020. Indikatorerna är: Vuxna biståndsmottagare som är sjukskrivna utan sjukpenning, Vuxna biståndsmottagare med långvarigt ekonomiskt bistånd. Socialsekreterarna har påbörjat arbetet med att kartlägga sjukskrivna biståndsmottagare. Arbetet pågår men visar redan på väldigt intressant data. Aktiviteter kommer påbörjas efter det att kartläggningen är klar. Verksamhetsområdet följer vuxna biståndsmottagare med långvarigt ekonomiskt bistånd med målet att dessa ska nå egen försörjning. Målvärdet är att kostnader inte ska överstiga kostnaderna hos jämförbara kommuner. Med jämförbara kommuner ligger Kalmar på en medelnivå (Kolada).Utfallet av kontrollen är bedömt som acceptabelt.

(9)

Risk i huvudprocess Brist på familjehem. Risken har hanterats genom att rekrytering av familjehem har följts med indikatorer i verksamhetsplan 2020. I verksamhetsplanen arbetar verksamheten med tre indikatorer för att utveckla och följa arbetet med att få fler egna familjehem samt att behålla de som redan finns i kommunens regi. Det är indikatorerna: "Stöd till familjehem", "Konsulentstödda familjehem", "Konsulentstödda familjehem övergår till egen regi". Två bedöms ha acceptabelt utfall tertial tre samt en ej acceptabel utveckling. Kontrollmomentet är bedömt ha ej acceptabelt utfall.

Risk i huvudprocess Psykisk hälsa och missbruk. Risken har hanterats genom att regionen och kommunerna i Kalmar län tar fram fram en gemensam regional handlingsplan. Ett regionalt styrdokument med tillhörande handlingsplaner håller på att tas fram av länsgemensam ledning som består av Region Kalmar samt representanter från kommunerna i länet. Arbetet väntas vara klart under första kvartalet 2021. Kontrollen har statusen pågående och saknar bedömning av utfallet.

Risk i huvudprocess Kunskapsbaserad socialtjänst. Risken har hanterat genom utveckling av metoder och arbetssätt som följts med indikatorer i verksamhetsplan 2020. Risken ringar in vikten av utveckling av systematisk uppföljning. Detta arbete har fortlöpt på ett sammanvägt positivt sätt i förvaltningen. Utfallet av kontrollen är bedömd med acceptabelt utfall.

Risk i huvudprocess Tillgänglighet. Risken har hanterats genom uppföljning av utrednings- och väntetid följts med indikatorer i verksamhetsplan 2020. Målvärdena för utredningstid nås i delar av verksamheten men inte i andra. Målvärdet för väntetid som handlar om att säkerställa att den enskilde ska få beslut om rätt stöd verkställt enkelt, snabbt och rättssäkert genom flexibla verksamheter visar goda resultat sånär som för daglig verksamhet och sysselsättning. Kontrollmoment har statusen pågående och saknar bedömning för det enskilda året.

Risk i huvudprocess Jämställdhetssäkrad verksamhet. Risken har hanterats genom att använda könsuppdelad statistik för att upptäcka könsskillnader. Utifrån statistiken säkerställa att verksamheten möter den enskilde utifrån behov och inte utifrån kön eller normer. Arbetet med att jämställdhetssäkra socialförvaltningens verksamhet har kommit olika långt inom de olika verksamhetsområdena. Sammantaget är dock

bedömningen att arbetet behöver intensifieras. Förvaltningen arbetar med tre indikatorer med specifik inriktning mot jämställd verksamhet. VO Vuxen redovisar uppföljningen könsuppdelat och har som ambition att analysera detta. Utfallet av kontrollen har bedömts som ej acceptabelt.

Risk i huvudprocess Digitalisering/e-hälsa. Risken har hanterats genom översyn av system och arbetsprocesser för att skapa högre kvalitet och effektivitet. Under tertialet tre har förvaltningen fortsatt sitt samarbete med Linnéuniversitetet och eHealth Arena och planerar aktiviteter tillsammans.

På grund av coronapandemin har aktiviteter fått skjutas fram till 2021. Upphandling av läkemedelsrobotar är i slutskedet och väntas bli klart i början av 2021. Under 2020 var planen att ca 15 e-tjänster skulle publiceras. Resultatet visar att sju e-tjänster publicerats mot medborgare och fem internt.

Samtlig personal har under våren fått tillgång till Office 365. Utbildning i Office 365 för samtlig personal har planerats men på grund av pandemin har den inte kunnat genomföras fullt ut. Utav 550 medarbetare har 330 genomgått utbildningen. Office 365 är ett internt verktyg men underlättar införandet av e-hälsoprojekt. Kontrollmomentet har statusen pågående och bedömning för det enskilda året saknas.

Risk i huvudprocess Våld i nära relationer. Våld i nära relationer är ett stort underrapporterat samhällsproblem som ger svåra återverkningar i alla samhällsskikt och därmed inom socialtjänstens alla målgrupper. I verksamhetsplan 2020 var ett mål att nå fler våldsutsatta. Ungefär lika många utredningar för perioden 2019-01-01-2019-12-31 (80 st) som under perioden 2020-01-01-2020-12-10 (75 st) har öppnats. E-tjänst ”Råd och stöd till dig som upplevt våld i nära relation” lanserades under april månad. Möjligheten att vara anonym i e-tjänsten är begränsad vilket troligt påverkar användningen av tjänsten till en början. Under hösten har vi ändrat e-tjänsten och man kan nu vara anonym. Informationsinsatser har också givits till samverkanspartners. Ännu ses ingen stor ökning av ärenden med anledning av pandemin. Kontrollmoment har statusen pågående och bedömning för det enskilda året saknas.

Risk för att den sammantagna nöjdheten på vård och omsorgsboenden inte ökar. Risken har hanterats genom indikationer gällande nöjdhet inom äldreomsorgen på vård och omsorgsboende. Resultat från socialstyrelsens brukarundersökning gällande sammantagen nöjdhet på vård och omsorgsboende uteblev 2020. Flera av indikatorerna kopplade till nämndsmålen följs upp via resultatet från undersökningen. Planerade interna kvalitetsuppföljningar har ej kunnat genomföras på grund av besöksförbud på vård- och omsorgsboende samt har planerade aktiviteter fått till viss del ställas in och om på grund av pandemin. Förutsättningarna för kontakt med anhöriga har under året vidareutvecklats till att inför videosamtal samt har fokus på sociala aktiviteter skett utomhus vilket gör att utomhusvistelse har ökat vilket är positivt. Någon bedömning av utfallet har inte varit möjlig.

Risk för att den sammantagna nöjdheten inom hemtjänst inte ökar. Risken har hanterats genom indikatorer gällande nöjdhet inom äldreomsorgen på vård- och omsorgsboende mäts i brukarundersökningen i oktober månad samt interna kvalitetsuppföljningar. Enligt socialstyrelsens undersökning så minskade den sammantagna nöjdheten något från 2019. Vissa indikatorer stod för en större minskning vilka kommer vara prioriterade områden att arbeta med för verksamheterna 2021. Indikatorerna som ingår i mätningen gällande den sammantagna nöjdheten kan inte verksamheten påverka vilket gör att under 2021 kommer verksamheterna fokusera om mål och områden verksamheten har rådighet över. Utfallet av kontrollen saknar bedömning.

Risk för att välbefinnandet hos äldre inte ökar. Risken har hanterats genom indikatorer gällande nöjdhet inom äldreomsorgen på vård- och omsorgsboende mäts i brukarundersökningen i oktober månad samt i interna kvalitetsuppföljningar. Den interna kvalitetsuppföljningen när det gäller antalet händelser med fall som lett till skada samt läkemedelsavvikelser som lett till förändrat hälsotillstånd visar första halvåret att fallnivån på antal händelser och fall som lett till skada ligger under det senaste halvåret. Däremot har läkemedelsavvikelser minskat betydligt dock har ett par avvikelser lett till försämrat hälsotillstånd. Arbetsgrupperna gällande nutrition och rehabiliterande förhållningssätt har fått pausa under

coronapandemin. Fördjupad fall utredning genomförs vid behov samt en årlig fallpreventionsgenomgång av HSL. Arbete är på gång gällande digitala signeringslistor vilket förväntas skapa en kvalitetssäkring och betydligt minska avvikelser. Utfallet gällande minskad nattfasta 2020 ligger kvar på 12 timmar samma som för 2019 (tidigare 14 timmar) dock är målsättningen att komma ner till 11 timmar. Antalet läkemedelsavvikelser och fall ligger ungefär på samma nivå 2019 mer förebyggande arbete behövs. Under 2021 implementeras digitala signeringslistor vilket först då förväntas minska andelen avvikelser. Utfallet av kontrollen saknar bedömning.

Dessa listas nedan:

• Risk för att boende saknas för invandrare och flyktingar

• Risk för att kommunen inte lyckas lindra effekter av arbetslöshet

Värna om miljö och hälsa

• Bidra till säker livsmedelshantering

• Erbjuda energirådgivning

(10)

• Hantera frågor om naturvård

• Hantera avfall

• Ta emot felanmälan

• Bidra till bättre livsmiljö för människor, djur och natur

• Hantera strandskyddsdispens Kommentar

Inom processen finns identifierade risker inom bland annat följande områden:

Risk för sårbarhet avseende naturvårskompeten inom kommunen samt begränsad tid finns för utvecklande naturvårdsarbete. Risken har hanteras genom kontroll av tillgänglig kompetens. Under perioden har enhetschef haft nära dialog med naturvårshandläggaren om prioritering av arbetsuppgifter utifrån att enheten har rätt kompetens och kan leverera förväntat resultat. Bedömningen är att det mest nödvändiga uppgifterna har löst på ett tillfredställande sätt. En aktivitet har genomförts att skapa utrymme för dubbelbemanning. Rekrytering av ytterligare en kommunekolog genomförd. Kontrollmomentet har bedömts ha acceptabelt utfall.

Risk för "hemmablindhet" vid tillsyn. Risken har hanterats genom uppföljning vid verksamhetsplanering. Risken är minimerad då inspektörer bytt tillsynsobjekt. En aktivitet är genomförd avseende rotation av tillsynsobjekt. Utfallet av kontrollmomentet är bedömt som acceptabelt.

Dessa listas nedan:

• Filformat i vision

• Risk för att kemikalier orsakar person- eller miljöskada

• Risk för att framtagen avfallshanteringsrutin inte följs

Huvudprocess

(11)

Stödprocesser

Hantera ekonomi

• Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration

• Hantera finansförvaltning

• Handlägga finansieringsfrågor

• Arbeta med dagliga ekonomiprocesser

• Arbeta med fastighetstaxering Kommentar

Risker inom detta processområde avser främst brister inom ekonomiadministrationen. Riskanalysen fokuserar framförallt på ekonomisk skada, förtroende skada och att ej tillförlitlig redovisning kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Risker har identifierats och hanterats inom följande områden:

• Risk för brister i hantering av attest och firmatecknare.

• Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor.

• Risk för brister i redovisningen

• Risk för brister i hantering av kundfakturering.

• Risk för brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål.

Ovanstående risker har hanterats genom stickprovskontroller från kommunens redovisning och tecknade avtal, kontroll vid månadsuppföljningar och bokslut.

Utfallet avseende attest och firmatecknare visar i de flesta nämnder på få eller inga avvikelser. Stickproven har också kontrollerats mot jävs- och integritetsregler utan att några avvikelser har noterats. Några stickprov har har påvisat brister, två leverantörsfakturor visade vid kontroll att attest av egen faktura har gjorts. Återkoppling till de ansvariga cheferna har gjorts för att detta inte ska uppstå igen. Utfallet av kontroll firmatecknare visade inte på några brister.

Utfallet avseende hantering av leverantörsfakturor visar på avvikelser när det gäller kontroll av att syfte och deltagare skall anges på underlaget till fakturor avseende representation, kurser och resor. Anteckningarna med syfte och deltagare behöver förbättras. Aktivitet har skapats för att öka förståelse och kunskap kring fakturahantering och de krav som ställs på tillräckliga underlag. Kontrollmomentet är bedömt ha ej acceptabelt utfall.

Utfall avseende konterings kontroll visar på att det stämmer mot Kommunbas. För vissa stickprover skulle valt konto kunnat diskuteras men sammanfattande bild av kontering är att det stämmer mot Kommunbas. Kontrollmomentet är bedömt med acceptabelt utfall. Kontroll av kommunens betalfil och leverantörens status görs varje dag via Inyett, utfallet är bedömt som acceptabelt. Uppföljning av förfallna fakturor månadsvis.

Förhållandevis få förfallna fakturor vilka merparten beslutsattesterats inom kort efter påminnelse. Kontrollmomentet är bedömt med acceptabelt utfall.

Utfall avseende risken med brister i redovisningen vid kontroll av bokföringsorder visar att rättelse och omföringar av bokföringsorder har tillräckliga underlag och kan härledas till ursprunget. Stickprov har genomförts utan anmärkning. Avstämning av balanskonton, den månatliga kontrollen av balansräkningens konton under 2020 visar på ett acceptabelt utfall men aktiviteten att dokumentera och säkerhetsställa att samtliga konton kan stämmas av oberoende av vilken tjänsteperson som är ansvarig för respektive konto behöver fortsätta under 2021.

Utfallet avseende risk för brister i hantering av kundfakturering visar att debiterade avgifter stämmer överens med tagna taxor och avtal, inkomna underlag för fakturering är behandlade innan fakturering, uppföljning mot budget för att fånga upp avvikande intäkter, dvs intäkter som kan ha missats att faktureras. Samtliga kontrollmoment har varit utan anmärkning och bedömningen av utfallet för risken är acceptabelt.

Utfall avseende risk för brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål är bedömt ha acceptabelt utfall för alla nämnder som kontrollerat risken med kontrollmoment. Kontrollmomenten har bestått i kontroll av handkassor, försäljningsställen med kontanter, kontroll av inventarieförteckningar. En kommungemensam arbetsgrupp är tillsatt för att utreda hur kontanthanteringen kan ersättas. Utfallet är bedömt som acceptabelt.

Utfall från de stickprover som gjorts avseende risk för brister i hanteringen av mervärdesskatt visar på få avvikelser, bedömt med acceptabelt utfall.

Risk för att enheten inte når budget i balans. Risken har hanterats genom ekonomiavstämningar inför varje tertialuppföljning. Utfallet är bedömt som acceptabelt.

Hantera ärenden och dokument

• Hantera post

• Hantera arkiv och bevarandefrågor

• Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare

• Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige Kommentar

Inom denna stödprocess har risker främst identifierats inom möjliga brister i arkiveringen men även inom dokumentation och informationsöverföring.

Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning. Risken har hanterats genom kontroll av rutinen för diarieföring och gallring efterlevs, sticksprovkontroll att dokumenthanteringsplanen följs, kontroll att räkenskapsmaterial förvaras korrekt (i enlighet med

bokföringslag). Samtliga nämnder som kontrollerat risken har bedömt utfallet som acceptabelt eller saknar bedömning eftersom en del kontroller inte kunnat genomföras enligt plan på grund av coronapandemin.

Risk för felaktig hantering av ärenden och dokument. Risken har bedömts var stor i en nämnd och hanterats genom kontroll

av dokumenthanteringsplanen vid ändringar och årlig kontroll. Genomgång har skett för att se att informationen är tydlig och aktuell och för att

(12)

säkerställa kvalitén på dokumenthanteringsplanen. Ännu ej färdigställd. Planeras som beslutsärende i nämnden våren 2021.

En samlade bedömningen är att den interna kontrollen inom processen har vissa brister. Bedömningen är dock att berörda nämnder själv korrigerar detta genom vidtagna kontrollmoment och aktiviteter. Kommunstyrelsen behöver inte agera i nuläget.

Informera och kommunicera

• Välja hur vi ska informera

• Publicera och samordna Kalmar.se

• Hantera presskontakter

• Producera trycksaker Kommentar

Inom informations- och kommunikationsområdet har identifierats följande risker:

Risk för att informationen inte når fram eller inte tas emot. Risken har hanterats genom uppföljning av hur information på intranätet tas emot med hjälp av enkätundersökning samt hantering av inkomna avvikelser och klagomål som handlar om information som inte nått fram eller tagits emot.

Enkätundersökningen har inte genomförts under 2020 till följd av att ytterligare arbetsbelastning har velat undvikas utöver vad som redan tillkommit på grund av coronapandemin. på grund av utebliven enkätundersökning har kontrollen bedömts med ej acceptabelt utfall. Hanteringen av inkomma avvikelser och klagomål har dock bedömts ha acceptabelt utfall.

En samlade bedömningen är att den interna kontrollen inom processen har vissa brister. Bedömningen är dock att berörda nämnder själv korrigerar detta genom vidtagna kontrollmoment och aktiviteter. Kommunstyrelsen behöver inte agera i nuläget.

Leverera IT-stöd

• Bistå med IT-stöd

• Införa och hantera drift av IT-system

• Förändra IT-miljön

• Leverera ny dator-arbetsplats Kommentar

Inom processen leverera IT-stöd har följande risker identifierats:

Utöver de risker som hanterats inom processen har nämnderna även identifierat risker där sannolikheten eller konsekvens för att risken skulle inträffa bedömts som mycket liten eller liten och har av den anledningen inte hanterats med kontroller i internkontrollplanen.

Dessa listas nedan:

Risk för felaktiga behörigheter i system. Risken har hanterats genom internrevision samt stickprovskontroller för att säkerhetsställa att alla medarbetare har rätt behörighet. Brister har framkommit och korrigerats. Utfallet av kontrollen har bedömts som ej acceptabelt. Aktiviteter för att komma till rätta med risken har påbörjats. Frågan har lyfts på kommunövergripande nivå där man arbetar fram en gemensam rutin för hur behörighet hanteras och avslutas i verksamheterna.

Risk för att system köps ute i verksamheter utan IT:s kännedom. Risken har hanterats genom kontroll att styrdokumentet för

instyrningsmodellen är framtagen. Ramverket för instyrning av nya digitala lösningar är nu en del av den koncernövergripande samverkansmodellen.

Utfallet av kontrollen har bedömts om acceptabelt.

Risk för bristande hantering vid eventuell IT-attack. Risken har hanterats genom kontroll av process för allvarliga incidenter. Processen för incidenter har setts över och uppdaterats, dokumentet finns i verksamhetshandboken. All personal på IT har fått information om den uppdaterade processen. Utfallet av kontrollen har bedömts med acceptabelt utfall.

Risk för att IT-system inte stödjer verksamheten. Risken har hanterats genom uppföljning, inventering och stickprov av vilka system som inte stödjer verksamheten. Kontroll av inrapporterade felanmälningar visar inga störningar där IT system ej stödjer användarna och verksamheten.

Kontrollerna har bedömts med acceptabelt utfall.

Risk för att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar. Risken har hanterats genom kontroll att systemförvaltningsplaner finns och är uppdaterade samt kontroll att den digitala arbetsmiljön är trygg, säkerhetsställa att rollfördelningen är tydlig och känd av alla. Kontrollerna har inte påvisat några avvikelser och utfallet har bedömts acceptabelt.

Rekrytera, utveckla och avveckla personal

• Rekrytera personal

• Genomföra löneöversyn

• Genomföra förhandlingar

• Arbeta med kompetensutveckling

• Arbeta med personaladministration

• Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats

• Administrera lokal och central samverkansgrupp

• Genomföra tvisteförhandlingar

• Genomföra intresseförhandlingar

• Handlägga pensionsfrågor

(13)

• Hantera och utbetala lön

• Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete

• Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar

• Arbeta med vårt inre miljöarbete Kommentar

Inom denna process finns identifierade risker som främst rör kompetensbrist, omfattande personalomsättning, hög sjukfrånvaro, svårigheter att rekrytera inom vissa yrken samt risker inom löneadministrationen. Identifierade och kontrollerade risker samt utfall av dessa redovisas nedan:

Risk för brister i hantering av lön. Risken har hanterats genom kontroll av att lönen redovisas rätt, kontroll av ersättning till förtroendevalda mot arvodesreglerna, kontroll av frånvarorapportering, kontroll av att utbetalningen sker till rätt personer, kontroll av löneavdrag vid utökad surfmängd, kontroll att nyanställda får utbildning i självservice. Inga rapporterade avvikelser utifrån gjorda kontroller. Utfallet har bedömts som acceptabelt.

Risk för att kommunen inte kan säkerställa personalförsörjningen med rätt kompetens. Risken har hanterats genom att behovet av kompetensförsörjning följs upp tertialvis i ledningsgrupp, kompetensinventering internt och externt, kontroll av kvaliteten i rekryteringar och arbetsmiljöarbete, kontroll att säkerställa personal och kompetens, bevakning av anställningsdagar, tillgänglighet vikarier, kontroll att endast fastanställa personal med adekvatutbildning, stickprovskontroller att årets tillsatta tjänster följt kommunens rekryteringsprocess. Inga avvikelser har rapporterats utifrån kontrollerna och utfallet från samtliga kontroller har bedömts ha acceptabelt utfall.

Risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Risken har hanterats genom uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, kontroll om rutinerna för tillbud och arbetsskada är kända, kontroll om kommungemensam mall används vid arbetsplatsträffar.

Samtliga kontroller är bedömda ha acceptabelt utfall.

Stödja och utveckla den demokratiska processen

• Administrera nämndens/styrelsens verksamhet

• Hantera motioner

• Hantera medborgarförslag

• Genomföra allmänna val

• Genomföra medborgardialoger

• Hantera interpellationer och frågor Kommentar

Risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen. Risken har hanterats genom kontroll att utbildad ersättare finns tillgängliga när så krävs för att täcka upp för ordinarie nämndssekreterares frånvaro. Kontrollmomentet är bedömt ha acceptabelt utfall.

Risk för att tagna beslut inte verkställs. Risken har hanterats genom stickprov att nämndsbeslut är verkställda, att diarieförda beslut kommer till nämndens kännedom enligt upprättade rutiner. Kontrollerna visar på acceptabelt utfall för alla nämnder som kontrollerat risken förutom

socialnämnden. Orsaken till detta är avbrott huvudsakligen inom daglig verksamhet/sysselsättning, till följd av coronapandemin. Inrapporterade ärenden beror på uttalad oro för smitta, vilken har lett till avbrott i verksamheten eller förhindrat verkställighet av insats. Utfallen av kontrollerna har bedömts som ej acceptabelt.

Risk för att delegationsbeslut inte rapporteras. Risken har hanterats genom kontroll av inrapporterade delegationsbeslut. Utfall av kontrollen har rapporterats som positiv.

Tillhandahålla lokaler

• Beställa installation och funktion för telefoni och data

• Lösa verksamhetens behov av lokaler

• Arbeta med larm/styr och övervakning av fastigheter

• Genomföra uppdrag kring nybyggnation

• Överlämna entreprenad till Drift&service

• Hantera uppdrag på Drift&service

• Hyra ut lediga lokaler externt

• Hantera felanmälan

• Arbeta med energieffektivisering

• Planera underhåll av fastigheter Kommentar

Lokalprocessens risker handlar främst om dolda fel, hyror, orationell lokalhantering samt överlämningen mellan byggprojekt och drift.

Risk har identifierats och hanterats inom följande område:

Risk för orationell hantering av lokaler. Risken har hanterats genom kontinuerliga möten mellan berörd förvaltning och serviceförvaltningen. På grund av rådande coronapandemin har samverkan inte kunnat ske enligt plan. Risken anses därmed ha ökat att lokalerna inte hanteras optimalt.

Utfallet av kontrollen bedöms som ej acceptabelt.

(14)

Tillhandahålla varor och tjänster

• Tillhandahålla vaktmästeritjänster

• Tillhandahålla telefonisttjänster

• Upphandla telefoner och datorer

• Förvalta IT-system

• Lösa ärenden till helpdesk

• Hantera förändringar av IT-infrastrukturen

• Lösa verksamhetens behov av lokaler

• Hantera våra försäkringar

• Arbeta med inköp och upphandling

• Arbeta med skal- och personskydd

• Hantera kundbeställningar, leveranser och förråd

• Anskaffa material från leverantörer

• Planera och utföra städuppdrag

• Utföra transporter

• Underhålla, reparera och besiktiga fordon

• Köpa/leasa fordon och motorredskap

• Planera och leverera kostverksamhet Kommentar

Främst handlar risker inom processen om inköp utanför avtal och överklagade upphandlingar.

Risk för att upphandling inte sker enligt lag. Risken har hanterats genom kontroll av upphandlingsdokument att dessa sker enligt lagen om offentlig upphandling. Stickprovskontroller visar att interna regler och anvisningar inte efterlevs. Kontrollmomentet är bedömt ha ej acceptabelt utfall.

Risk för att inköp inte sker enligt avtal. Risken har hanterats genom kontroll av avtalstrohet, stickprover från leverantörsreskontran har jämförts med gällande avtal. Avvikelser har noterats, risken har bedömts med ej acceptabelt utfall. Aktiviteter för att komma till rätta med att reducera risken har initierats genom inköp av en ny kontrollmodul för inköp och översyn av processen för inköp med utfall att en ny inköpsorganisation införs från 2021.

Risk för att direktupphandling inte sker. Risken har hanteras genom stickprover från utförda direktupphandlingar. Få eller inga avvikelser har noterats. Utfallet av kontrollen bedöms som acceptabelt.

Risk för mutor, jäv och oegentligheter. Risken har hanterats genom uppföljning av rutinen för mutor, jäv och oegentligheter. Verksamheterna visade god kännedom om hantering av mutor och jäv och inga incidenter har rapporterats i nämndernas uppföljningsrapporter för intern kontroll 2020.