Anvisning för inköp och upphandling på Samhällsbyggnadsförvaltningen, Hörby kommunInledning kommunövergripande

Anvisning för inköp och upphandling på Samhällsbyggnadsförvaltningen, -04

Hörby kommun

Inledning kommunövergripande

Inköps- och upphandlingspolicyn gäller genom kommunfullmäktiges beslut KF 2009- 05-25,

§59.

Policyn gäller för Hörby kommuns samtliga verksamheter inklusive de kommunala bolagen.

Policyn ger vägledning till hur förtroendevalda och anställda ska agera när det gäller inköp och upphandling. Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige fastställer anvisningar som förtydligar policyn.

Visionen för upphandlingar på Samhällsbyggnadsförvaltningen

Samhällsbyggnadsförvaltningen, Hörby kommun ska skapa förutsättningar för en professionell, modern och kunskapshög upphandlingsorganisation. Vi ska använda kommunens skattemedel effektivt i upphandlingar, med fokus på goda och rättssäkra affärer och i den mån det är möjligt beakta småföretagande, hållbarhet-, miljö-, sociala- och etiska krav. Våra relationer med marknaden ska kännetecknas av öppenhet, enkelhet, god marknadskännedom och trovärdighet.

Lagstiftning

Lag (2007:1091) (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU. Lag (2007:1092) (2016:1146) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, LUF. Lag offentlighet och sekretesslagen, 19 kap. 3 § 2 st.

Grundprinciper

De fem grundläggande principerna för offentlig upphandling gäller för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Dessa ska alltid följas:

Likabehandlingsprincipen

Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma -04

förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör får fördelar. Upphandlaren får exempelvis inte acceptera ett för sent ankommet anbud, eftersom samma regler och tidsfrister ska gälla alla.

Icke-diskrimineringsprincipen

Principen om icke-diskriminering innebär ett förbud mot att diskriminera

leverantörer på grund av deras nationalitet (exempelvis medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). Den upphandlande myndigheten/enheten får inte ställa krav som endast svenska företag känner till eller kan klara och det gäller även i de fall då den upphandlande myndigheten/enheten inte förväntar sig att några utländska leverantörer ska lämna anbud. Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen.

Principen om öppenhet

Principen om öppenhet (eller transparensprincipen) innebär att upphandlingar ska bestå av öppenhet och förutsebarhet. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet. Upphandlingarna ska vara offentliga och förfrågningsunderlaget ska vara förutsebart, det vill säga klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs.

Principen om ömsesidigt erkännande

Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats

av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder.

Proportionalitetsprincipen -04

Proportionalitetsprincipen innebär att krav och villkor i genomförandet av en

upphandling ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De åtgärder som den upphandlande myndigheten/enheten genomför får inte gå utöver vad som är

nödvändigt för den aktuella upphandlingen.

Grundläggande regler

 Upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster görs på Samhällbyggnadsförvaltningen i enlighet med gällande

delegationsordning.

 All upphandling ska göras på affärsmässig grund, enligt LOU och ska baseras på helhetssyn, professionalism och i samverkan med

upphandlaren.

 All personal som genomför upphandling/inköp ska ha kännedom om Lag (2007:1091) (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), vara väl insatt i kommunens upphandlings- och inköpspolicy och kommunens miljömålsprogram.

 Ingångna ramavtal är civilrättsligt bindande för kommunen som helhet och därmed också för de olika förvaltningarna. Inköp utanför befintliga avtal är ej tillåtet.

 Samhällsbyggnadsförvaltningen ska genom intern kontroll till se att tecknade avtal nyttjas och följs av organisationen.

 Varje verksamhet har ett ansvar för att medverka vid upphandlingar både inom de egna och i avtal med inköpscentral (Lunds kommuns upphandlingsenhet, SKL, Kammarkollegiet mfl). Detta gäller i

synnerhet framtagande av funktionsbeskrivningar och funktionskrav vid

upphandling.

 Inriktningen ska vara att upphandling ska utföras för i möjlig mån skapa -04 möjlighet för små och medelstora företag i att delta i upphandlingen.

 Gällande regler och avtal som finns på arbetsmarknaden ska följas.

 Upphandlingar ska från och med 2017 genomföras med elektroniska kommunikationsmedel, d.v.s. publicering av annons,

förfrågningsunderlag, kommunikation mellan upphandlande myndighet och anbudsgivare under upphandlingen (frågor & svar) och inlämnande av ansökan att få delta och anbud inklusive bilagor. Undantag: om

upphandlande myndighet begär arbetsprover eller liknande som inte kan sändas elektroniskt.

 Hänsyn vid upphandling av offentliga rum att utarbeta tekniska specifikationer som tar hänsyn till tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning och samtliga användares behov.

 Hänsyn vid upphandling att ställa krav på upphandlingsföremålet ska ha miljömässiga eller sociala egenskaper. Kravet kan ställas som en teknisk specifikation, ett tilldelningskriterium eller särskilt kontraktsvillkor.

 Varje beställare ska påtala brister i utförandet av leveranser av varor, tjänster eller byggentreprenad till avtalsansvarig.

Uppföljning av ställda krav i upphandling

Krav som tas med i förfrågningsunderlag t.ex. miljökrav ska kunna följas upp av

kommunen. Följs inte kraven upp under avtalets gång, finns det ingen mening med att ställa några krav. Orimliga krav och/eller ej uppföljda krav blir kostnadsdrivande och kan leda till att leverantörer som inte har fått kontrakt upplever särbehandling och jäv.

Att ställa krav i en upphandling innebär att kommunen ska kontrollera att

leverantören/entreprenören fullföljer sina åtagande enligt avtalsvillkoren. Uppföljning

av offentliga inköp med avseende på produkter, produktkvalitet, tjänster och -04 entreprenörer/leverantörer är viktigt för att:

 Säkerställa att kvaliteten på utförda varor/tjänster/entreprenader håller avtalad nivå

 Säkerställa att skattemedel används på bästa möjliga sätt

 Uppnå verksamhetsmål

 Uppnå en affärsmässig relation mellan upphandlande myndighet och leverantör

 God konkurrens på lika villkor för leverantörer då kraven i genomförd upphandling följs upp

Samhälleliga mål Hållbar utveckling

I Hörby kommun ska hållbar utveckling beaktas utifrån tre perspektiv: ekonomiska, miljö och sociala aspekter. Kommunen använder sig av de nationella

miljökvalitetsmålen och har tagit fram lokala åtgärder i miljömålsprogrammet.

(http://www.horby.se/halsaochmiljo/miljomal/Sidor/Lokaltmilj%c3%b6m%c3%a5ls

Kommunens avdelningar: Planering & utveckling har expertis till att bistå med kunskaper inför och under kravställning, uppföljning och utvärdering av miljökrav.

Även Upphandlingsmyndigheten har ett utmärkt verktyg och användarvänligt program för paketering av miljö-och socialhänsyn:

http://www.upphandlingsmyndigheten.se/hallbarhet/stall-hallbarhetskrav/

Vid ställande av miljökrav i upphandlingar bör i första hand nationella modeller för miljökrav användas, exempelvis mallar från Upphandlingsmyndigheten.

Det är upp till upphandlaren att bedöma vilka miljökrav som kan ställas och är

lämpliga. Detta bör göras vid varje upphandling.

-04

I gällande upphandlingspolicy för Hörby kommun (2009) ska ett särskilt fokus på krav kring transport, miljö, bränsle och kemikalier beaktas. Miljökrav i upphandlingar bör ställas så att de kan uppnås successivt och skärpas under avtalsperioden. Kraven ska vara möjliga att följa upp, tekniskt och praktiskt.

Sociala villkor vid entreprenader

Sociala villkor vid inköp av tjänster, varor och entreprenader har sitt fokusområde inom EU.

I entreprenader av större omfattning där en leverantör har valts att utföra verksamhet åt kommunen ska anställnings-, lön- och semestervillkor för leverantörens personal beaktas. Detta gäller även eventuell underentreprenör. Utgångspunkt för de krav som ställs i den aktuella upphandlingen är de branschförhållanden som gäller utifrån branschens kollektivavtal. För att kraven ska kunna kontrolleras och ge konkret resultat är det nödvändigt att kraven är tydliga och uppföljningsbara.

Social hänsyn: praktik

Hörby kommun har en drivande roll i social samhällsutveckling där vi kan påverka leverantörer att ta emot praktikanter i de upphandlingar som bedöms lämpliga t.ex.

från verksamhetsnära utbildningar, långtidsarbetslösa och nyanländ arbetskraft i syfte att bekämpa arbetslöshet, underlätta integration och minska utanförskap.

Leverantören ska se till att personalen har kompetens för att handleda praktikanter

Etiska mål

Etiska krav för tredje part i länder utanför EU bör beaktas i upphandling när det är möjligt och det är viktigt att ställa krav som kan följas upp. Att ställa etiska krav innebär att leverantören har kontroll på sina leverantörskedjor bakåt i produktionen.

Det kan ta tid för en leverantör att organisera sina system för att kunna säkerställa

spårbarheten i sina produktionsled och tydliggöra sin transparens mot

kravställare/beställarorganisation. För kontroll av leverantörskedjor ska Hörby -04 kommun i första hand använda sig av:

 EU’s direktiv och nationell lagstiftning,

 ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 88, 100, 105, 111, 138 och 182,

 FN:s barnkonvention, artikel 32.

 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i

tillverkningslandet, den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet.

Begrepp/Definitioner

Det nationella Upphandlingsmyndigheten har en ordlista på sin hemsida som förklarar många begrepp på ett tydligt sätt.

Förkortningar:

LOU – Lagen om offentlig upphandling

LUF – Lagen om upphandling försörjningssektorerna SBF – Samhällsbyggnadsförvaltningen

Anvisning för upphandling på SBF

Upphandlingarnas värde styr vem som ansvarar för upphandlingen.

Upphandlingar (sk direktupphandling) till ett värde upptill 534 890 SEK utförs av berörd tjänsteperson enligt vidaredelegation. Se dokumentet ”Handläggningsrutiner för direktupphandling” (finns i mappen:

K:\Hörby - SBF\Gemensamma Resurser\Upphandling\Upphandlingsmapp SBF).

I det dokumentet finner du vilka underlag du behöver samt mall för avtal. SBF-

upphandlaren SBFs upphandlingsansvarig stöttar med rådgivning, medan ansvaret för

upphandlingen ligger på berörd tjänsteperson/avdelning.

Upphandlingar till ett totalt värde -04 över 534 890 SEK ska upphandlas genom att dokumentet ”Upphandlingsuppdrag” skrivs av uppdragsgivaren och lämnas till SBF- chefen för vidare beslut till upphandlaren. Därefter fortsätter upphandlingsprocessen enligt följande beskrivning nedan.

Uppdragsgivaren – bär ansvaret för kravspecifikationen i upphandlingen

Uppdragsgivare kallas den som har behovet för enskild upphandling och ansvaret för att rätt tekniska krav ställs i upphandlingen. Uppdragsgivaren ska lämna ifylld blankett Upphandlingsuppdrag till Samhällsbyggnadschefen innan upphandlingen påbörjas.

Uppdragsgivaren avgör om upphandlingen ska göras via SBF eller via avtal från Lund, övrig inköpscentral eller konsult.

Uppdragsgivaren utser kravställare (avtalsgrupp, som kan bestå av uppdragsgivaren själv). Uppdragsgivaren utser avtalsansvarig och beställare vilket kan vara t.ex.

projektledare, verksamhetsansvarig, enhetschef (kan även vara uppdragsgivaren själv).

Uppdragsgivare inom SBF:

Chef Kommunservice Chef Bygg & Miljö

Chef Planering & Utveckling Fastighetchef

Verksamhetschef Gata&Park Verksamhetschef Lokalvård Chef Räddning & Samhällsskydd VD HIFAB

VD Hörby Bostäder AB

Upphandlarens Upphandlingsansvarigs roll i SBF organisationen – en servicefunktion

Upphandlaren Upphandlingsansvarig är projektledare (vid upphandlingar till ett

värde över 534 890 SEK) genomförande av ramavtalsupphandlingar och samordnade

upphandlingar inom förvaltningen. Upphandlingarna genomförs med stöd av

avtalsgrupp/beställaren. Upphandlaren Upphandlingsansvarig på -04

Samhällsbyggnadsförvaltningen stödjer och samordnar upphandlingar efter uppdrag från SBF-chefen med Upphandlingsuppdrag. Uppdragsgivaren är projektägare och ytterst ansvarig för upphandlingen.

SBF-upphandlare arbetar på uppdrag för följande verksamhetsområden:

 Kommunservice: Fastighet, Gata&Park, Lokalvård

 Bygg & Miljö

 Planering & Utveckling,

 Räddning & Samhällsskydd,

 Demokrati & Ledningsstöd,

 kommunalt ägda bolagen HIFAB och HBAB

Upphandlaren Upphandlingsansvarig på SBF ska:

 hålla sig ajour med nationellt regelverk, upprätthålla affärsmässighet och följa kommunens policy och riktlinjer kring upphandling.

 utbilda förvaltningens medarbetare vid behov i frågor kring upphandling.

 informera vid behov externt om SBF upphandlingar och samarbeta med näringslivschef m.fl. i frågor som berör upphandlingar för SBF.

 hantera externa förfrågningar om en upphandling, det gäller även när upphandlingen är registrerad och arkiverad.

 stötta beställare vid direktupphandlingar, men har ej ansvar för framtagning av underlag, upphandling och avtal som är direktupphandlingar.

 utifrån ”Upphandlingsuppdrag” från beställare skapa underlag för

upphandlingar över direktupphandlingsbeloppsgränsen. I överenskommelse

med beställaren utarbetas ansvarsområdena för upphandlingen. Beställaren -04 äger alltid ansvaret för kravspecen.

 utföra förnyad konkurrensutsättning på uppdrag av beställare

 rådgivning vid skapande av underlag inom SBF och inhyrda konsulter

 korrekturläsa underlag

 lämna synpunkter på beställares upphandlingar

 publicera beställarnas underlag

 sammanställer och utvärderar inkomna anbud åt beställaren

 hanterar överprövning i samråd med beställaren och med hjälp från avrop på upphandlad juridisk kompetens (ramavtal)

 lägga in avtalen i Tendsign avtalskatalog på uppdrag av beställaren/avtalansvarig

 genomföra avtalsbevakning via kreditupplysningsföretag på begäran av avtalsansvarig

 skicka avtalspåminnelser (för ramavtal) till avtalsansvarig och SBF-chef

 ombesörja att informationen om avtalen når ut till användarna för de avtal som är upphandlade på SBF.

 avtalsförlängningar och övriga optioner bevakas och behov löses i rätt tid

 bistår på begäran med avtalsservice, såsom mötesuppföljning med leverantörer, avtalstvister, omförhandlingar, hävning och följa upp intern avtalstrohet.

Överprövningar och rådgivning

Rådgivning vid överprövning inom LOU, LUF, entreprenadrätt och avtalsrätt avropas via kommunövergripande avtal: Juridiska tjänster.

Förvaltning av avtal

Anskaffningsprocessen är ännu inte avslutad när ett avtal tecknats. Avtalsuppföljning -04 är en viktig del under avtalstiden och ska göras i olika omfattning.

Upphandlaren ser till att:

 avtalen läggs in i avtalskatalogen på uppdrag åt beställaren/avtalsansvarig

 avtalspåminnelser läggs till – avtalsansvarig och SBF-chef.

 avtalen vid behov bevakas via kreditupplysningsföretag.

 gör avstämningar med berörda parter hur avtalet/en fungerat inför kommande upphandling, efter upphandlingsuppdraget har inkommit.

 aktuell information om avtalen når ut till användarna via avtalskatalogen.

 på anmodan av avtalsansvarige följa upp avtalstroheten av avtal.

 avtalet/en löper i allmänhet ut av sig självt och behöver inte sägas upp, men det är upphandlarens ansvar att i förekommande fall se till att uppsägning sker på anmodan av avtalsansvarige.

Avtalsansvarige ser till att:

 göra regelbundna avstämningar med berörda parter; leverantören och mot den egna verksamheten/brukarna, hur avtalet har fungerat. Syftet med

uppföljningen är att dra erfarenheter av hur avtalen fungerar och därmed få utökad kunskap om vad som kan ändras och förbättras i underlagen för kommande upphandling/ar. Avtalsansvarig dokumenterar synpunkterna på avtalet och informera upphandlaren skriftlig.

 förändringar, ex prisjusteringar under avtalstiden. Meddelar upphandlaren om eventuella prisjusteringar.

 följa upp de krav som finns i avtalet exempelvis funktionskrav, miljökrav, etiska och sociala krav.

 förlängningar och övriga optioner bevakas och när de vid behov ska användas.

Den avtalsansvarige meddelar upphandlaren i god tid om avtalsförläningar ska genomföras.

Avropare

Avropare är den som har delegationsbeslut för upphandling i kommunen och ska följa -04 avtal, kontrollera att rätt pris betalas för produkten och att brister i avtal eller hos leverantör kommuniceras till Samhällsbyggnadsförvaltningens. upphandlare upphandlingsansvarig Attestreglementet ska följas.

Plan för upphandlingar

Varje avdelning på förvaltningen och bolagen ska när det är lämpligt och möjligt en gång i halvåret se över sitt behov av anskaffning och inköp för kommande år och skicka uppdaterad lista till SBF-upphandlare

.

Blanketten ”Upphandlingsuppdrag” ska lämnas till SBF chef när önskemål om stöd från upphandlare finns och/eller upphandlingen ska ske samordnat. Vid inkomna upphandlingsuppdrag som omfattar mer än en avdelning respektive förvaltning, ska dessa uppdrag skickas vidare till kommunens inköpssamordnare för beslut om kommunövergripande upphandling.

Oplanerat behov av anskaffning

All anskaffning har inte ovanstående framförhållning. I de fall ett behov uppstår som inte finns med i planeringen gäller följande:

Har anskaffningen

 ett värde över direktupphandlingsgränsen eller

 om värdet är lägre men, en bedömning görs att fler kan ha samma behov och det sammanlagda värdet uppskattas till över direktupphandlingsgränsen ska SBF-upphandlaren kontaktas för kontroll om det är fler verksamheter som har liknande behov.

Om det är mer än en verksamhet som har samma behov ska upphandlingen göras som

en samordnad upphandling antingen via avtal med Lunds upphandlingsenhet, via

avrop från tex SKL eller via kommunens upphandlare.

-04

Handläggning

Administrator för Tendsign

Systemadministrator för Tendsign i Hörby kommun är Inköpssamordnaren på

Kommunledningskontoret. Administratören styr rättigheterna för kontot, d.v.s. om du har ett upphandlar- eller ett gästkonto. Kontakta Inköpssamordnaren direkt om du behöver ändra i behörigheten till ditt konto

SBF Systembehöriga på Tendsign:

Kommunservicechef Fastighetchef

Verksamhetschef Gata/Park Verksamhetschef Lokalvård Projektledare Fastighet Projektledare Bygg Projektledare Gata/Park Underhållsingenjör Fastighet Driftsingenjör Fastighet Myndighetskoordinator Upphandlare

Upphandlingsansvarig

Vad innebär det att vara systembehörig till Tendsign?

Som systembehörig har du rätt till ett upphandlarkonto i verktyget Tendsign för att annonsera upphandlingar antingen genom att ladda upp filer eller skriva i

strukturerade dokument. Du har rätt till att öppna anbud för anbudsutvärdering och

skicka ut avtal till avtalspart och lägga upp avtal i Avtalsdatabasen.

-04 Sekretess vid pågående upphandling

Sekretess och tystnadsplikt råder vid medverkar medverkande i en upphandling.

Alla kommunanställda och eventuella konsulter, som på något sätt medverkar i eller har kännedom om innehållet i pågående upphandling, får varken avslöja vad som står i skrivna handlingar eller i övrigt berätta om innehållet.

Det gäller:

-arbetet med framtagande av förfrågningsunderlaget -vad som står i ett anbud

-vilka eller hur många som lämnat anbud -vilka som ombetts att lämna anbud

-allt som har samband med planerade, pågående eller genomförda tester -gentemot leverantörer, även de vars produkter testas

Denna kommersiella sekretess och tystnadsplikt gäller fram till den tidpunkt då ett beslut om vald leverantör fattats i tilldelningsbeslut. Det är inte tillåtet att under anbudsutvärderingen ange antalet inkomna anbud eller namnet på dem för de som inte direkt arbetar med upphandlingen.

Efter tilldelningsbeslutet gått ut till berörda anbudsgivare är materialet offentlig handling. Det är då brukligt att lämna ut uppgifter om såväl själva avtalet som det bakomliggande materialet. Upphandlaren handlägger utlämning av handlingar.

Vid diskussion med kollegor och medarbetare vid en pågående upphandling, ska

sekretessen och tystnadspliktens omfattning framhållas.

Kontaktas du under pågående upphandling av anbudsgivare eller representanter för -04 andra leverantörer, ska du direkt hänvisa till upphandlaren utan att besvara eventuella frågor om produkter eller andra förhållanden som kan ha betydelse för

upphandlingen.