Reviderad delegationsordning för kommunstyrelsen

(1)

Sammanträdesprotokoll Sid (Sidnr) KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT

Sammanträdesdatum

2019-02-12

Paragrafer

38-44

Plats och tid Stadshuset, KS-rummet 08:30-12:00

Beslutande ledamöter Staffan Larsson, ordförande (C) Ilko Corkovic (S) Marcel van Luijn (M)

Övriga närvarande Clara Hoogland, sekreterare Jens Odevall, kommunchef

Hans Gerremo, ordförande Ölands flygklubb, §43

Lars-Gunnar Fagerberg, ekonomi- och fastighetschef, §44

Justerare Ilko Corkovic

Justeringens plats och tid Kommunledningsförvaltningen

Underskrifter

Sekreterare ………...

Clara Hoogland

Ordförande ………...

Staffan Larsson

Justerare ………

Ilko Corkovic

ANSLAGSBEVIS

– anslås på kommunens digitala anslagstavla www.borgholm.se Protokollet anslås

Datum då anslaget sätts upp 2019-02-14 Datum då anslaget tas ned 2019-03-15

Förvaringsplats för protokollet Kommunledningsförvaltningen

1

(2)

§ 39 Reviderad delegationsordning för kommunstyrelsen 2018/277 002 4

§ 40 Riktlinjer rutiner vid kommunens inköp 2015/15 792 5

§ 41 Riktlinjer för internkontroll 2018/145 003 6

§ 42 Information från verksamheten 2019/11 002 7

§ 43 Ansökan om bistånd med gräsklippning på Borglanda Flygfält 2019/34 048 8

§ 44 Byggnation av bryggor vid Sjöstugan och Klinta 2019/53 9

(3)

Sammanträdesprotokoll

KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT

Sammanträdesdatum Paragraf

2019-02-12 38

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§ 38 Dnr 2019/44 360 KS

Projekt samverkan VA-organisationerna på Öland

Beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar

att ställa sig bakom Borgholm Energi AB:s beslut.

Ärendebeskrivning

En analys gällande utredningen om samverkan mellan VA-organisationerna i Borgholms och Mörbylånga kommuner har beställts av Borgholm Energi AB och Mörbylånga kommun. Den kostnad som är förknippad med utredningen ska de- las lika mellan Borgholm Energi AB och Mörbylånga kommun. Utredningen ge- nomförs under förutsättning att Mörbylånga kommun fattar samma beslut som Borgholm Energi AB.

Den inledande analysen innefattar

1. Lägesanalys – tillståndet inom VA, utmaningar och möjligheter. Individuellt för varje kommun men även med en gemensam analys.

2. Funktionsanalys- vilka funktioner krävs i VA-organisationen för att hantera framtida uppgifter, som kraven på långsiktig planering, investeringar, driftsä- kerhet och myndigheters lagkrav.

3. Kravspecifikation- vad krävs av en framtida VA-organisation.

Utifrån läges- och funktionsanalysen upprättas en principiell kravspecifikation för den framtida organisationen. Denna ska fungera oavsett om det är i en sammanslagen kommun, två separata VA-organisationer eller en gemensam driftorganisation för två olika kommuner.

Ett anbud har inkommit från Sweco Beslutsunderlag

Anbud Sweco 2018-10-18.

Skickas till

Borgholm Energi AB ______________

3

(4)

§ 39 Dnr 2018/277 002 KS

Reviderad delegationsordning för kommunstyrelsen

Beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen

att komplettera delegationsordning för kommunstyrelsen daterad 2018-12-11 med delegering gällande arrenden och övriga nyttjanderätter enligt nedan.

Delegering för att ingå avtal om arrende och övriga nyttjanderätter saknas i delegationsordning för kommunstyrelsen, antagen 2018-12-11.

Beslutsunderlag

Delegationsordning för kommunstyrelsen daterad 2018-12-11 kompletteras med texten

”Ingå avtal om arrende och övriga nyttjanderätter eller säga upp sådana avtal

 Upp till tio års upplåtelse samt upp till 150 tkr årsavgäld delegeras till tillväxtchef (med ersättare kommunchef), kan vidaredelegeras till mark- och exploaterings- strateg.

 Över tio års upplåtelse och/eller över 150 tkr årsavgäld delegeras till kommunstyrelsens arbetsutskott.”

Skickas till

Tillväxtchef Anders Magnusson.

______________

(5)

2019-02-12 40

§ 40 Dnr 2015/15 792 KS

Riktlinjer rutiner vid kommunens inköp

Beslut

att avsluta ärendet eftersom e-handel införs i kommunen samt att riktlinjer tillhö- rande beslutad policy för inköp och upphandling beslutas i annat ärende.

Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2014-11-25 § 299 till ekonomiavdelningen att arbeta fram förslag på rutiner för hur kommunens inköp ska göras. I sam- band med detta påbörjades arbete med att undersöka möjligheten att införa e-handel. I budget 2016 fanns införande av e-handel med som en prioritering.

Under slutet av 2017 och under hela 2018 har arbete med införande av e-handel pågått. Införande innebär både implementering av e-handelssystem och ändrade inköpsvanor. Utbildningar har genomförts för att öka medvetenheten om lagen om offentlig upphandling (LOU), om vilka ramavtal vi har samt att begränsa antalet in- köpare. E-handel kommer införas i kommunen 1 mars 2019 och ska användas i al- la fall där det är möjligt. Även policy för inköp och upphandling är reviderad och kommer kompletteras med tillhörande riktlinjer.

______________

5

(6)

§ 41 Dnr 2018/145 003 KS

Riktilinjer för internkontroll

Beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att anta riktlinje för intern styrning och kontroll.

Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2017-02-28 § 70 till ekonomiavdelningen att fram dokument för ekonomiska styrprinciper och internkontroll för kommunen och i tillämpliga delar för den verksamheten som är överförd till Borgholm Energi AB och Borgholm Energi Elnät AB. Kommunfullmäktige antog 2018-02-09 § 47 framtagna styrprinciper.

Målet med intern styrning och kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig verksamhet, exempelvis genom effektivitet och förtroende för det demokratiska systemet.

Det handlar även om att förebygga och åtgärda allvarliga fel, garantera säkerhet och rättssäkerhet och att det råder en balans mellan kostnad och nytta.

Kommunfullmäktige antog 2018-06-18 reglemente för intern styrning och kontroll.

Av dokumentet framgår att intern styrning och kontroll är ett stöd för att säkerställa att kommunens verksamhet bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt. Detta in- nebär att arbetet sker mot uppsatta mål, säkerställer att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs, minimerar risker, att det finns säkra system och rutiner, säkrar att resurser används i enlighet med tagna beslut, skydda politiker och medarbetare från oberättigade misstankar, bevakar att fastställda styrdokument följs. Reglementet kompletteras med riktlinjer och rutiner.

Beslutsunderlag

Riktlinjer för intern styrning och kontroll.

______________

(7)

2019-02-12 42

§ 42 Dnr 2019/11 002 KS

Information från verksamheten

Beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att Tacka för informationen.

 Högby IF bjuds in till ett möte med kommunstyrelsens arbetsutskott 20 febru- ari kl 09:00 för att diskutera sina ekonomiska förutsättningar, verksamhet och aktiviteter.

 Näringslivsutvecklare Kristian Petersson Sjövall redogör för förslaget till reviderad uteserveringspolicy som har varit på remiss. Tre yttranden har inkommit, ett från Polisen, ett från räddningstjänsten och ett från en restaurangä- gare i Borgholm. Yttrandena ska sammanställas och synpunkterna beaktas innan uteserveringspolicyn kan behandlas politiskt.

______________

7

(8)

§ 43 Dnr 2019/34 048 KS

Ansökan om bidrag till gräsklippning på Borglanda flygfält

Beslut

att bistå Ölands flygklubb med gräsklippning 3-4 gånger per år på Borglanda flygfält under perioden 2019-2023.

att köpa tjänsten av Borgholm Energi AB och till detta anslå 12 000 kr per år.

Förfrågan har inkommit från Hans Gerremo, ordförande i Ölands Flygklubb beträf- fande hjälp med gräsklippning av Borglanda flygfält. Flygklubben hänvisar till en muntlig överenskommelse 2010 med dåvarande kommunalråd. Flygklubben vill nu veta om överenskommelse fortfarande gäller eller om den behöver omförhandlas.

Skriftligt beslut och avtal om skötsel av Borglanda saknas. Enligt uppgift från Borg- holm Energi AB är omfattningen sex timmar uppdelat på tre man, ca 2-3 gånger per år. Baserat på Borgholm Energis taxor blir det ca 10 000 kronor per år.

Skickas till

Ölands Flygklubb, Hans Gerremo Borgholm Energi AB

Budgetchef Linda Kjellin ______________

(9)

2019-02-12 44

§ 44 Dnr 2019/53 KS

Byggnation av bryggor vid Sjöstugan och Klinta

Beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta

att avsätta 500 000:- till byggnation av en permanent brygga vid Sjöstugan.

att uppdra till ekonomi- och fastighetschefen att inkomma med en fördjupad förstu- die avseende etapp 2 och 3.

Bryggorna vid Sjöstugeviken, Simskolebryggan och Sjöstugebryggan samt bryggan i Klinta har pålats och byggts upp inför varje säsong. Detta har varit en rutin sedan många år tillbaka, ett arbete som är både tidskrä- vande och kostsamt, men framförallt väldigt beroende av både rätt väder, vind och vattenstånd och därmed svårplanerat.

Permanenta bryggor har varit under diskussion en tid och av den anled- ningen har olika lösningar lämpliga för respektive brygga utvärderats.

Sjöstugebryggan är den enklaste bryggan att bygga rent konstruktions- mässigt, då den ligger ganska skyddat inne i viken och den kan dessutom börja byggas i stort sett omgående och stå klar till säsongsstart. Den får ett utseende som påminner om den tidigare bryggan, men något bredare och med permanenta pålar och stomme, inte helt olik Societetsbryggans konstruktion.

Simskolebryggan och Klintabryggan blir kraftigare och därmed kostsam- mare konstruktioner, då deras läge är mer utsatt och kräver noggrann projektering för att få till en långsiktigt bra lösning.

Bedömning

Etapp 1- För byggnation av en permanent brygga vid Sjöstugan krävs 500 000 kr. Stomkonstruktion kostar enligt anbud 421 140 kr och till träö- verbyggnaden kan material som blivit över vid övriga bryggarbeten använ- das.

Etapp 2 - Projektering och upphandling av Simskolebryggan med planerad byggstart 1 september 2019, till en uppskattad kostnad på 60 000 kr.

Etapp 3 - Projektering och upphandling av Klintabryggan med planerad byggstar våren 2020, till en uppskattad kostnad på 60 000 kr.

Skickas till

Lars-Gunnar Fagerberg, ekonomi- och fastighetschef ______________

9