TORP Bildningsnämnden

'•

ÅS TORP

Bildningsnämnden

KALLELSE

Bildningsnämnden kallas till sammanträde

Datum:

Tid:

28 januari, 2015 18:30

Ledamöter kallas Ersättare underrättas

Plats: Konferensrummet på 2:a våningen, Kulturhuset Björnen Lokaler tillförmötenfinns tillgängligt från 17:30 på Kulturhuset Björnen.

Allmänheten har möjlighet att senast 18:25 inställa sig för att ställa eventuella frågor om något av ärendena på nedanstående lista och/eller lyssna på förvaltningens information.

FÖREDRAGNINGSLISTA

1. Upprop

2. Val av justerare

3. Fastställande av föredragningslista 4. Förvaltningens infonnation 5. Redovisning av delegationsbeslut 6. Redovisning av delgivningar

7. Utbildningsdagar för ledamöter och ersättare 24-25 februari, 2015 8. Bildningsnämndens plan för 2015 års intern kontroll

9. Beslut om antalet ledamöter och ersättare i bildningsnämndens arbetsutskott

10. Val av ledamöter och ersättare till bildningsnämndens arbetsutskott 11. Val av direktionsledamot och ersättare till Kommunförbundet AV

Media

12. Sarnmanträdesplan 2015 för nänmd och arbetsutskott

Åstorp 2015-01-20

Bildningsförvaltningen

B ildningskontoret

Tjänsteskrivelse

ÅSTORP ^Datum 2015-01-19

Version 1

(

L

Annika Hoppe F örvaltningschef 042 -641 50

annika.hoppe@astorp.se

Bildningsnämnden

ÄRENDE NR: g

Bildningsnämndens plan för 2015 års intern kontroll Dnr BIN 2015/30

Sammanfattning

Kommunfullmäktige har antagit regler och riktlinjer för den interna kontrollen inom nämnderna. Intern kontroll är ett viktigt ledningsverktyg som bidrar till att säkra att beslut vilar på korrekta underlag och som skyddar mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar.

Vid bedömning av mtiner som ska ingå i planen för intern kontroll används en matris som tar hänsyn till kostnader om fel uppstår. Graderingar görs utifrån om det är sannolikt att felet kan uppstå samt hur grava konsekvenser det skulle medföra. Granskningsområdena tas från en bmttorisklista.

Förvaltningen har utifrån dessa fömtsättningar upprättat ett förslag till granskningsplan för intern kontroll inom bildningsnämnden 2015.

Bildningsnämnden har att besluta om det upprättade förslaget till granskningsområden för 2015 års interna kontroll skall godkännas.

Beslutsunderlag

Förslag: Plan för intern kontroll 2015 för bildningsnämnden.

Förslag till kommunövergripande intemkontrollplan 2015.

Förslag till beslut

Förslaget till plan för intern kontroll 2015 godkänns.

Annika Hoppe

1(1)

ÅS TORP

Plan 2015

Intern kontroll

Bildningsnämnden

Innehållsförteckning

Beskrivning av intern kontroll ...

Riskanalys - bruttorisklista - internkontrollplan ... 5

Riskanal ys ... 5

Bruttorisklista ... 5

Internkontrollplan ... 5

Bruttorisk.lista ...

6

Intern kontrollplan ... 10

Beskrivning av intern kontroll

Riskanalys

Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls.

Intern kontroll handlar om

• Att ha grepp över verksamheten

Vad gör vi, hur gör vi, när görs det och varför

• Styrning och effektivitet

• Ordning och reda

• Trygghet

En god intern kontroll kännetecknas av följande:

• Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning

• En rättvisande och tillförlitlig redovisning och övrig information om verksamheten

• Säkerställande av att lagar, policyer, reglementen mm tillämpas

• Skydd mot förlust eller förstörelse av kommunens tillgångar

• Eliminering eller upptäckt av allvarliga fel Riskanalys - att identifiera riskerna

I alla organisationer, oavsett storlek, finns risk för att oönskade situationer inträffar. I kommuner kan det t ex röra sig om felaktig eller otillbörlig användning av medel, felaktig hantering av mediciner, en hårddiskkrasch eller felaktigt utbetalda bidrag. Internkontrollen handlar därför även om att kartlägga och analysera befintliga risker samt vidta åtgärder för att minimera dessa.

Riskanalysen går ut på att identifiera och bedöma de risker eller hot som organisationen ställs inför i sin strävan att uppnå målen.

Andra sätt att identifiera risker kan vara:

• Revisionens granskningar

• Tillsynsmyndigheternas granskningar

• Tidigare och egna erfarenheter av brister i verksamhetssystem

• Omvärldsfaktorer

• Reglementen, policydokument, regler etc

• Aktuella rutinbeskrivningar

• Diverse system

Matris för bedömning av konsekvens och sannolikhet vid intern kontroll

Varje ruta i riskmatrisen svarar mot en kombination av sannolikhet och konsekvens (väsentlighetsgrad) och är ett gängse vedertaget arbetssätt vid riskanalys.

KONSEKVENS

Allvarlig 2 3 4 5

Kännbar 1 2 3 4

Lindrig 0 1 2 3

Försumbar 0 0 1 2

Osannolik Mindre Möjlig Sannolik SANNOLIKHET sannolik

( Konsekvens

(

Påverkan på verksamheten/kostnaden om fel uppstår:

Försumbar Lindrig Kännbar Allvarlig

San nolikhet

Sannolikhetsnivåer för fel:

Osannolik Mindre sannolik Möjlig

Sannolik

är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa

risken är praktiskt taget obefintlig att fel skall uppstå risken är mycket liten att fel ska uppstå

det finns risk för att fel ska uppstå det är mycket troligt att fel ska uppstå

Riskanalys - bruttorisklista - internkontrollplan

Riskanalys

För varje område har gjorts en riskanalys som syftar till att synliggöra vilka risker som finns, det vill säga vilka aktiviteter eller händelser som kan påverka en organisations förmåga att uppnå sina mål.

Riskanalysen består av:

1. Riskinventering

2. Prioritering utifrån risk- och väsentlighetsbedömning 3. Riskhanteringsåtgärder

Modell för att försöka hitta riskerna

Modell och matris är framtagen för Åstorps kommun och bygger på den modell och matris som beskrivs i: R Svensson, Hur vet vi vad som ska kontrolleras? Riskanalys i kommunal och landstingskommunal verksamhet, Iutus Förlag, AB, 2012.

Modellen kan användas på följande sätt:

"Risken att... (en viss händelse) inträffar p.g.a .... (någon orsak), vilket leder till ... (konsekvens)."

Bruttorisklista

Riskanalysen för möjliga kontrollområden sammanfattas i en bruttorisklista, en matris med rubrikerna:

• Område (möjligt kontrollområde)

• Riskinventering (risk och konsekvens)

• Fokusområden I mål

• Prioritering (konsekvens I väsentlighet och sannolikhet)

• Riskhanteringsåtgärder (befintliga och föreslagna)

lnternkontrollplan

Utifrån bruttorisklistan föreslås därefter ett antal kontrollområden med hög prioriteringsordning att granskas i internkontrollplan

Bruttoriskli sta

Riskinventering Prioritering Riskhanteringsåtgärder

Område Risk Konsekvens Fokusområde/ Konsekvens/ Sannolikhet Totalt Befintliga Föreslagna

mål* Väsentlighet åtgärder,

Efterkontroll Att kommunen Att vårdnadshavarna Ekonomi och Kännbar Sannolik 4 Kontroll på Kontrollen Barnomsorgs fakturerar ett felaktigt far betala mer i avgift förhållningssätt inkomstuppgifte genomförs varje

avgift belopp eller får tillbaka på r görs mot år på

redan betald avgift taxerad inkomstuppgifter

inkomst. 2 år bakåt i tiden.

Kontanthante Att de kontanta En förlorad intäkt för Ekonomi och Lindrig Mindre 2 Inbetalningarna

ring medlen inte redovisas kommunen. förhållningssätt sannolik som gjordes

enligt kommunens genom

regler. kassaapparater

kontrolleras löpande av mot kassaböckerna.

Attest Att en person utan Inköp har gjort utan Ekonomi och Kännbar Mindre 2 Stickprov på beslutsattest har full attesträtt vilket förhållningssätt sannolik leverantörsfaktu

attesterat ett inköp. kan få konsekvenser ror görs 1 gång

för förvaltningens per år.

ekonomi.

Riskinventerinp Prioritering Riskhanteringsåtgärder Område Risk Konsekvens Fokusområde/ Konsekvens/ Sannolikhet Totalt Befintliga Föreslagna

mål* Väsentlighet åtgärder åtgärder

Leverantörsfa Att fakturan är Regelbrott mot Ekonomi och Kännbar Möjligt 3 Stickprov Informera och

kturor beräknad och redovisningslag, förhållningssätt genomförs 1 påminna

hanterad felaktigt momslag och gång per år på verksamheterna

kommunens leverantörsfaktu om gällande

regelverk. ror. regelverk som

finns i

ekonomihandbok en.

Åtgärdsprogra Att eleven inte når Att eleven ej kan Förbättra Kännbar Mindre 2 Stickprov en Tydliga rutiner m åk5 och åk kunskapsmålen. studera vidare alt. Ej framtiden för sannolik gangperar ^{0 0} och hjälpmedel

8 komma in på önskat barn, unga och finns för att

program. äldre arbetet ska

fungera.

Handlingsplan Att barn/elever och Ekonomiskt kännbart Förbättra Kännbar Mindre 2 Stickprov under Inga åtgärder

er mot hot och personal ej blir framtiden för sannolik året. eller

våld, uppmärksammade i barn, unga och förbättringsförsla

likabehandling tidigt skede och äldre och g, rutiner

splan, därför kan råka illa Fler väljer fungerar fullt ut.

systematiskt ut. kommunen som

arbetsmiljöarb arbetsgivare.

ete.

-

Riskinventerin , Prioritering Riskhanteringsåtgärder

Område Risk Konsekvens Fokusområde/ Konsekvens/ Sannolikhet Totalt Befintliga Föreslagna

mål* Väsentlighet åtgärder åtgärder

Att Verksamhetens Barn/elevers rätt till Förbättra Kännbar Mindre 2 Stickprov under

systematiskt kvalitet kan god och likvärdig framtiden för sannolik året.

kvalitetsarbete försämras. utbildning minskar. barn, unga och

görs i äldre

organisatione n.

Att korrekt Att korrekta Eleven blir felaktigt Förbättra Allvarlig Mindre 3 Stickprov under Att skolan utför

bedömning utredningar ej görs. inskriven i särskolan. framtiden för sannolik året de sociala

görs vid barn, unga och bedömningarna i

inskrivning i äldre efterhand för att

särskolan. komplettera och

säkerställa handlingarna.

Skolhälsovård Avvikelserapport En icke förväntad Förbättra Allvarlig Möjlig 4 Stickprov under

en hanteras inte händelse som medfört framtiden för året

enligtgängse skada eller skulle barn, unga och regelverk. kunna medföra skada äldre

för barnet/eleven har inte utretts och åtgärdats. Således har det inte heller

Riskinventerin ~ Prioritering Riskhanteringsåtgärder Område Risk Konsekvens Fokusområde/ Konsekvens/ Sannolikhet Totalt Befintliga Föreslagna

mål* Väsentlighet åtgärder åtgärder

Utdrag ur Att vi anställer Allvarliga Förbättra fram- Allvarlig Mindre 3 Stickprov under Informera och

belastningsreg personer som har konsekvenser om tiden för barn, sannolik året påminna

istret begått brott mot brott mot barn sker unga och äldre verksamheterna

barn. inom våra om gällande

verksamheter. handlingsplan

Kap5 Utbildningen inte Om beslut tas på Förbättra fram- Kännbar Möjlig 3 Kontroll sker på Informera och

skollagen utformas så att alla felaktiga sätt eller är tiden för barn, plats i påminna

granska beslut elever tillförsäkras felaktiga kan det unga och äldre verksamheter verksamheterna

och rutiner en skolmiljö som drabba kommunen som har årskurs om innehållet

präglas av ekonomiskt i form av 7-9 att skollagens kapitel

trygghet och vite. dokumentation 5.

studiero. finns under året.

Påminnelser Att fakturan är Merkostnad för Ekonomi och Kännbar Möjligt 3 Samtliga Hitta mönster och

av beräknad och verksamheterna. förhållningssätt påminnelser eliminera

leverantörsfakt hanterad felaktigt. Varumärket "Åstorps under en två felkällor, var i

uror V ar brister det, hitta kommun" kan veckors period kedjan brister det.

felkällor. försämras och :fa två gånger om

dåligt rykte. året kopieras

och följs upp.

-

Internkontroll plan

Granskning Kontrollmoment Metodik/ _Ansvarig Rapportering Ris k-/väsentlig-

frekvens till hetsbedömnin2

Leverantörsfakturor Att redovisnin~lag,_ Stickprov Ekonom Förvaltningschef 4

momslag och kommunens I gång per år ----

regler föl is

~l!~rk<:JB_troll ba!:nomsorgsavgift Att kommunen fakturerar ett felaktigt belopp Kontroll av inkomst- Ekonom Förvaltningschef 4

--· ·- unmrifter

Hand! ingsplaner Att handlingsplaner mot: hot & våld, Stickprov Utveckl i~sn:.~~g_ f_örvaLtnii:igschef 3

likabehandlingsplan mot kränkande behandling under året -- --- --

och systematiskt arbetsmiljöarbet, är upprättade. reviderade och kända.

Särskolan - ^{- -} - Att korrekt bedömning gör vid inskrivning i särskolan. Pedagogisk, social, Stickprov Utvecklingsstrateg Förvaltningschef 3

- -

----

Skolhälsovården Att avvikelserapporter följs upp och att åtgärder Stickprov -- ^Utveckl i ngsstrateg Förvaltningschef ₄ -

är genomförda under året

Utdrag ut belastningsregistret Kontroll att det finns en noteringen av kontroll eller kopia Stickprov und<'.!:_åf.e.t _____ Utveckl ingsstrateg Förvaltningschef 3 av utdrag ur belastningsregistret.

Kontroll/granskning av dokumentation som gäller: omhändertagande av Kontrollen sker på plats i Utveckl ingsstrateg Förvaltningschef 3 Kap 5 skollagen, granska beslut föremål, utvisning ur klassrum (kvarsittning om detta beslut har tagits) samt verksamheter som har årskurs 7-9.

och rutiner skriftliga varningar.

Påminnselser av Hitta mönster och eliminera felkällor, var i kedjan brister det. Kopiera samtliga fakturor Wlder en Postansvarig Förvaltningschef 3 leverantörs fakturor Samtliga påminnelser Wlder en två veckors period två gånger om året kopieras 2 veckors period två gånger om

och följs upp. året

...

!6/3o

Förs lag till kommunövergripande internkontrollplan 2015

Granskning Kontrollmoment Metodik I frekvens Ansvarig Rapportering till Risk- bedömning

Brevpost Posten stämplas och hanteras Stickprov 2 ggr/år F örvaltningamas Kommunchef I 4

korrekt registratorer eller F örvaltningschef

nämndsekreterare

Inköpskort Att endast tillåtna inköpskort Stickprov 2 ggr/år F örvaltningamas Kommunchef I 4 används. Kontrollen innefattar också ekonomer I controller F örvaltningschef att om inköp skett via inköpskort så

finns originalkvittona sparade enligt gällande rutiner och att kvitto, deltagare, syfte och program finns bifogat till fakturan, samt att rätt moms redovisats

ÅS TORP

(

Bildningsnämnden

Sammanträdes protokoll Sammanträdesdatum 2014-11-19

Bin§ 95

Förslag till sammanträdesplan 2015 för bildningsnämnden Sammanfattning

Förvaltningen har upprättat förslag till sammanträdesplan för bildningsnämnden 2015.

Beslutsunderlag

Förslag till bildningsnämndens sammanträdesplan 2015.

Bildningsnämndens beslut Godkänner förslaget.

Sammanträdesdatum för bildningsnämnden och dess arbetsutskott blir därför följande:

Arbetsutskott Bildnin snärnnd 14 januari 28 januari 11 februari 25 februari 11 mars 25 mars 8 april 22 april 6 maj 20 maj 3 juni 17 juni 12 augusti 26 augusti 9 september 23 september 7 oktober 21 oktober 4 november 18 november 2 december 16 december

Expedieras:

Akten

Kommunstyrelsen

ÅSTORP

Bildningsförvaltningen

Bildningskontoret

Bildningsnämndens sammanträdesplan 2015, beslutad 2014-11-19, § 95

Sammanträdesplan 2015

Kommunfullmäktige 26 23 30 27 25 22 24

Kommunstyrelsen 7 4 4 8 6 3 5 Kommunstyrelsens

au 7,21 4,18 4,18 8,22 6,20 3, 17 5, 19

Bildningsnämnden 28 25 25 22 20 17 26 Bildningsnämndens

arbetsutskott I 14 I 11 I 11 I 8 I ⁶ I 3 I 12 I

28 26 23 I 14

3 7 4 I 2

3,16 7,21 4,18

I

23 21 18

I

2014-11-11

"

(

(