2021-05-25 1/27

(1)

Plats och tid Multeum, Strängnäs samt digitalt via Teams, kl.

17.00-19.20. Ajournering 17.25-17.30, 18.35-18.50

Paragrafer §§ 57 – 75.

Beslutande Se deltagarlista på nästa sida.

Närvarande ersättare Se deltagarlista på nästa sida.

Övriga deltagande Se deltagarlista på nästa sida.

Utses att justera Catharina De Geer (KD) med Erik Wallenberg (L) som ersättare.

Justeringens plats och tid Digital justering 2021-05-26.

Underskrifter Sekreterare Kukkamariia Valtola Sjöberg

Ordförande Monica Lindell Rylén (S)

Justerande Catharina De Geer (KD)

BEVIS OM TILLGÄNNAGIVANDE AV JUSTERAT PROTOKOLL

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla

Organ Kulturnämnden

Sammanträdesdatum 2021-05-25

Datum för tillkännagivande 2021-05-27

Datum för nedtagning av tillkännagivande

2021-06-18

Förvaringsplats för protokollet Kulturkontoret

Tillkännagivet av Kukkamariia Valtola Sjöberg

Utdragsbestyrkande

Comfact Signature Referensnummer: 1104839

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Innehållsförteckning

§ Ärende

57 Distansdeltagande, beslut

58 Närvarande på distans, information

59 Föredragningslista, anmälan av övriga frågor 60 Öppet sammanträde, beslut

61 Information: Ungdomsrådet SKUR 62 Information från kulturchefen

63 Information från nämndens ordförande 64 Information: Kulturpolitiska programmet 65 Information: Kulturstipendier

66 Verksamhetsrapporter, information från enheterna

KN/2021:1 KN/2021:2 KN/2021:3 KN/2021:4 67 Delårsrapport 1:2021 för Kulturnämnden KN/2021:39 68 Inriktningsbeslut Kulturcentrum KN/2021:43-800 69 Beslut att utse dataskyddsombud för

kulturnämnden

KN/2021:33-001 70 Remissvar - Avgift vid utlämnande av allmänna

handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

KN/2021:37-032

71 Beslut om gallring av allmänna handlingar inom fritidsgårdsenheten

KN/2021:41-004 72 Ärendebalanslista

73 Delegationsbeslut 74 Meddelandeärenden 75 Övriga frågor

(3)

Deltagarlista

Beslutande Notering

Maria von Beetzen (M), Donald Wedel (M)

Monica Lindell Rylén (S) ordf.

Göran Svärd (S)

Jennie Larsson Tjernström (S) Catharina De Geer (KD) Erik Wallenberg (L) Björn Karlsson (SD) Tjänstgörande ersättare

Lennart Ahlström (M) Ersättare för Tuva Thell (V) Deltagare på distans

Ellinor Hogrell (M) Lars Bengtsson (S) Linda Hefvelin (SD) Ingela Bengtsson (MP) Övriga

Christer Hermansson, kulturchef Agneta Klingberg, rektor Kulturskolan Marcus Delving, fritidsgårdschef

Anders Lorentz Pantzar, enhetschef Scen & kulturproduktion Johanna Nyberg, projektledare, §§ 57-62

Helena Edvinsson, lokal barnombudsman, § 65 Saga Andersen, SKUR § 65

Gabriel Josefsson, SKUR, § 65 Otto Lorentz Pantzar, SKUR § 65

Kukkamariia Valtola Sjöberg, sekreterare Antal åhörare: 0

(4)

Distansdeltagande, beslut

Beslut

Kulturnämnden beslutar att

1. Ellinor Hogrell (M), Lars Bengtsson (S), Linda Hefvelin (SD) och Ingela Bengtsson (MP) medges möjlighet att delta vid kulturnämndens

sammanträde 2021-05-25 på distans, via Teams, utan att anses som närvarande i kommunallagens mening, men med möjlighet att följa

sammanträdet och att delta i överläggningar, men utan möjlighet att delta i beslut.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kulturnämndens beslut. Beslutet är enhälligt.

____________________________________________________

(5)

KN § 58

Närvarande på distans, information

Kulturnämndens ordförande Monica Lindell Rylén (S) informerar nämnden om att inga ledamöter närvarande på distans är beslutsföra.

____________________________________________________

(6)

KN § 59

Föredragningslista, anmälan av övriga frågor

Beslut

1. godkänna föredragningslistan.

Inga övriga frågor anmäls.

_________________________________________________________

(7)

KN § 60

Öppet sammanträde

Beslut

1. kulturnämndens sammanträde 2021-05-25 ska vara stängt för allmänheten.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut.

_____________________________________________________________

(8)

Information: ungdomsrådet SKUR

Helena Edvinsson, lokal barnombudsman, samt Saga Andersen, Gabriel Josefsson, och Otto Lorentz Pantzar representanter från ungdomsrådet SKUR, presenterade sig själva samt ungdomsrådet SKURs verksamhet. SKUR består av 12 personer som arbetar med att skapa aktiviteter för unga. Ungdomsrådet har också grupper som arbetar särskilt med olika aktiviteter t ex politiska debatter för unga. SKUR tar även emot remisser och har haft så kallade ”drop-in” tillfällen för politiker, chefer och andra intresserade. Verksamheten för SKUR har påverkats av coronapandemin så till vida att flertalet planerade aktiviteter har ställts in.

_________________________________________________________

(9)

KN § 62

Information från kulturchefen

Kulturchef Christer Hermansson informerar om följande:

Läget gällande corona. Restriktionerna som finns idag kring pandemin pågår fram till sista maj. Verksamheten undersöker om de därefter kan öppna upp till exempel biblioteken och inför det görs en risk- och konsekvensanalys. Eventuellt öppnande påverkas i det fall att restriktionerna förlängs.

Johanna Nyberg, projektledare, presenterar sig och hälsas välkommen.

Hon ger en kort lägesbild om arbetet med planeringen av 500 års jubileet, Strängnäs 2023.

________________________________________________________

(10)

Information från nämndens ordförande

Ordförande Monica Lindell Rylén (S) informerar om följande:

En artikel har publicerats den 18 maj på Kulturdebatt SvD, med underskrift av bland andra ordförande i kulturnämnden. Projektledare Strängnäs 2023, blev kontaktad av en av initiativtagarna till artikel med fokus på bildande av nationalkommitté för 500 års jubileum 2023. Strängnäs är inte drivande i den frågan men ser vinster med en samordning över hela landet och Strängnäs kommer att ha blickarna riktade mot sig. Från Strängnäs fick vi in vissa revideringar i texten och lite mer skrivningar om Strängnäs.

Kulturdagen 22 maj genomfördes med några fysiska aktiviteter så som utställningar och muralmålning samt digitala event. Kulturskolans elever hade utställning på Konstfabriken. Annonsering inför dagen har funnits men på grund av pandemin var detta mer återhållsamt än tidigare år.

Inför nationaldagen kommer Monica Lindell Rylén (S) att spela in ett digitalt tal som sänds den 6 juni. Dessutom kommer en sångensemble från Kulturskolan att spelas in och sändas på nationaldagen.

_________________________________________________________

(11)

KN § 64

Information: Kulturpolitiska programmet

Kulturchef Christer Hermansson samt nämndsekreterare Kukkamariia Valtola Sjöberg informerar om hur arbetet med det kulturpolitiska programmet går framåt. Nämnden tar del av en presentation över vilka de tänkta rubrikerna i det kulturpolitiska programmet kan vara samt innehåll under dessa rubriker.

_________________________________________________________

(12)

Information: Kulturstipendier

Anders Lorentz Pantzar informerar nämnden om att marknadsföring kring stipendierna kommer genomföras under sommaren. Ansökningsmånad blir september och handläggning samt juryarbete sker i oktober. Utdelningen sker i november. Prissumman är 50 000 kr och kulturkontoret funderar på hur

ceremonin kan vara i år och om den kan hållas fysiskt eller om den ska vara digitalt så som tidigare. Om ceremonin kan hållas fysiskt kan man titta på att hålla denna i eventuellt samband med något annat arrangemang.

_________________________________________________________

(13)

KN § 66

Verksamhetsrapporter, information från enheterna

Verksamhetsrapporter för månaden april 2021, från biblioteken, Kulturskolan, fritidsgårdarna samt Scen & kulturproduktion, meddelas för nämnden.

_________________________________________________________

(14)

Delårsrapport 1:2021 för Kulturnämnden

Beslut

1. godkänna Delårsrapport 1:2021 för Kulturnämnden.

Yrkanden

Donald Wedel (M), Catharina De Geer (KD), Björn Karlsson (SD), Maria von Beetzen (M) yrkar bifall till liggande förslag.

Beslutsgång

Beskrivning av ärendet

Rapportering av delårsrapport 1:2021 sker enligt fastställd tidplan och anvisningar.

Uppföljningen omfattar perioden 1 januari till och med 30 april 2021, med prognos för helåret.

Kulturnämnden har fyra egna mål som återkopplar till kommunfullmäktiges övergripande mål för de fyra perspektiven: Invånare, Samhälle, Medarbetare och Ekonomi. Alla fyra av nämndens mål bedöms bli uppfyllda under året.

Perspektiv Mål Bedömning

Invånare Strängnäs kommun erbjuder invånare och besökare ett attraktivt och tillgängligt kulturutbud i samverkan med civilsamhället och externa aktörer.

Uppfyllt

Samhälle Kulturnämnden utvecklar lokaldemokratin och

medborgardialogen, och tar tillvara på digitaliseringens möjligheter.

Uppfyllt

Medarbetare Kulturkontoret är en lärande organisation med

engagerade medarbetare som stärker och utvecklas inom sina verksamhetsområden.

Uppfyllt

Ekonomi Kulturnämnden har en väl fungerande ekonomisk styrning och uppföljning. Genom att arbeta horisontellt mellan nämnder med gemensamt fokus används

Uppfyllt

(15)

Perspektiv Mål Bedömning

resurserna effektivt.

Bedömning av måluppfyllelsen baseras på nyckeltal och aktiviteter från kontorsplan och arbetsplaner. Bedömningen av aktiviteternas påverkan på måluppfyllnaden bygger på både genomförda och planerade aktiviteter.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Driftredovisningen omfattar ett ekonomiskt utfall för januari till april per verksamhetsområde. Kulturnämnden redovisar per 30 april en positiv avvikelse med 995 tusen kronor. Periodens avvikelse beror främst på vakanser.

Helårsprognosen är en budget i balans.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Beslutet följs upp inom ramen för den löpande ekonomiska uppföljningen.

Beslutsunderlag

Rapport, Delårsrapport 1:2021 för Kulturnämnden, Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

Kommunrevisionen för kännedom

_________________________________________________________

(16)

Inriktningsbeslut Kulturcentrum

Beslut

1. en förstudie startas med inriktningen att uppföra Kulturcentrum Strängnäs på fastigheten Trekanten 1 i Strängnäs stad (nuvarande kulturhuset

Multeum),

2. en namndiskussion för Kulturcentrum ska finnas med i arbetet med förstudien.

Yrkanden

Catharina De Geer (KD) yrkar på att en namndiskussion för Kulturcentrum ska finns med i arbetet med förstudien.

Donald Wedel (M), Göran Svärd (S) Björn Karlsson (SD), Jennie Larsson Tjernström (S), Maria von Beetzen (M) yrkar bifall till Catharina De Geers (KD) tilläggsyrkande samt till framskrivet förslag enligt beslutsattsats 1.

Beslutsgång

Ordföranden finner att nämnden fattar beslut enligt föreliggande förslag med tillägget att en namndiskussion för Kulturcentrum ska finnas med i arbetet med förstudien.

Kulturnämnden tog beslut 2020-06-16 att utreda förutsättningarna för Kulturcentrum Strängnäs mot bakgrund av att:

• Hyreskontraktet på Thomas Arena Teater går ut under 2024.

• Flera av lokalerna som är avsedda för kultur i Strängnäs stad är inte tillgängliga idag och dessutom inte ändamålsenliga.

• Utvecklingen av Kulturnämndens verksamheter är begränsad av dess lokaler.

• Strängnäs stad har inte en kommunal mötesplats som är tillgänglig för alla.

• Behoven, kraven och förväntningarna på den kommunala kulturverksamheten ökar i takt med att samhället utvecklas.

• Befolkningen i Strängnäs kommun har de senaste 20 åren ökat från 29 610 år 2000 till 37 290 personer år 2020. Ökningen beräknas stadigt ligga på cirka 2 % framåt.

Under 2017 utredde kulturkontoret möjliga placeringar för en ny kommunscen och kom till slutsatsen att den lämpligaste platsen för att utveckla lokaler för kultur i

(17)

Strängnäs stad är fastigheten Trekanten 1 där nuvarande kulturhuset Multeum finns idag.

I Kulturpolitiskt program 2018-2021, KFN/2017:215-003 står det att kommunen vill:

• Utreda möjligheterna att bygga en ny kommunscen. En flexibel lokal, där olika typer av arrangemang är möjliga att genomföra.

• Utreda om kulturhuset Multeum kan byggas ut och verksamhetsanpassas för att öka flexibiliteten och få fler funktioner.

Utredning Kulturcentrum Strängnäs KN/2021:45-800 som gjorts av

kulturkontoret med information och i dialog med många andra, pekar på ett antal mål och möjliga effekter som kan uppnås när syftet med kulturcentrum är:

Att mötas och få finnas i ett sammanhang!

Med kultur som motor vara en samlingsplats med möjligheter till gemensamma upplevelser och aktiviteter genom skapande verksamhet.

Integration och inkludering, kreativitet och folkbildning. En plats för alla oavsett ålder, könstillhörighet, etnicitet, sexuell läggning,

funktionsvariation, trosuppfattning eller ekonomiska förutsättningar. Att skapa en plats, stad och kommun som är attraktiv att besöka, leva och utvecklas i är social hållbar utveckling.

Att agera för vår miljö!

Ta tillvara på synergieffekter mellan verksamheter och arbeta för att minimera det miljömässiga avtrycket med ett globalt förhållningsätt där förståelsen för hur det lokala påverkar det globala är miljömässig hållbar utveckling.

Att använda resurserna smartare!

Med större invånarnytta och mer ekonomiskt effektivt använda de resurser som finns inom kommunen, hos studieförbund, föreningar, näringsliv och andra aktörer. Att tillsammans ta tillvara resurser som växlar upp

verksamheten till gagn för fler är ekonomisk hållbar utveckling.

Kulturnämndens verksamheter kulturskola, bibliotek, fritidsgård och scen &

kulturproduktion skulle med kulturcentrum Strängnäs befinna sig på samma plats i Strängnäs stad, kunna samnyttja lokaler, inventarier och personella resurser på ett effektivt sätt. Det ger verksamheterna stora möjligheter att erbjuda lokaler för kulturaktiviteter och folkbildning för studieförbund, föreningar, andra

organisationer, näringsliv och enskilda medborgare.

Även behov från andra kommunala verksamheter som skola & förskola,

socialtjänst, politik och dialogarbete, för att samla människor, utbilda och utveckla skulle kunna täckas genom kulturcentrum Strängnäs.

(18)

centrumutvecklingen i Strängnäs stad.

De kostnader som uppkommer i och med förstudien, uppskattningsvis 1 500 000 kronor, belastar SFABs investeringsbudget i framtida byggnadsprojekt.

Detaljplanearbetet, cirka 1 000 000 kronor, bekostas via planavgift som tas ut i samband med beslut om bygglov. Grovt uppskattat kan den totala kostnaden för arbetet uppgå till 2 500 000 kronor.

Markeringsbeloppet i SFABs investeringsbudget i framtida byggnadsprojekt för Kulturcentrum Strängnäs är 170 miljoner kronor.

Den gällande detaljplanen medger inte den utbyggnad som inriktningen avser vilket innebär att beslutet gör att ett arbete för att förändra detaljplanen behöver påbörjas. En lokalisering av Kulturcentrum på platsen för nuvarande Multeum gör att ett arbete för att se över trafikflöden och parkeringar i staden behöver

inkorporeras i projektet.

Barnkonsekvenser

En förstudie ger möjlighet till att tidigt i processen arbeta med

barnkonsekvensanalyser och dialog med unga för att skapa en plats som svarar väl mot barns och ungas behov, krav och förväntningar. Särskild hänsyn ska tas till ungas villkor för att dessa ska kunna ta del av och delta i kultur och skapande verksamhet.

Uppföljning

Arbetet med förstudien följs löpande upp i verksamheten/projektorganisationen och rapporteras till Kulturnämnden och strategiska planeringsgruppen.

Beslutsunderlag

Rapport, Utredning kulturcentrum Strängnäs, KN/2021:45-800

Styrdokument, Kulturpolitiskt program 2018-2021, KFN/2017:215–003 Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen

Fastighetschef, Daniel Sand, Strängnäs Fastighets AB Samhällsbyggnadskontoret för kännedom

Utbildningskontoret för kännedom Socialkontoret för kännedom

Teknik & servicekontoret för kännedom Kansli för kännedom

Lokalstrateg, Christoffer Zander

_________________________________________________________

(19)

KN § 69 Dnr KN/2021:33-001

Beslut att utse dataskyddsombud för kulturnämnden

Beslut

1. utse Tim Helgé att från och med den 1 juni 2021 till och med den 1 juni 2023 vara Kulturnämndens dataskyddsombud.

Beslutsgång

Den 25 maj 2018 ersatte nya dataskyddsförordningen (GDPR) personuppgiftslagen (PUL). Enligt bestämmelserna i dataskyddförordningen behöver nämnden ha ett dataskyddsombud.

Dataskyddsombudets roll och ställning bestäms till stor del direkt utifrån bestämmelserna i dataskyddsförordningen. Ombudet kan vara en person inom eller utanför den egna organisationen men ska ha en kontrollerande och rådgivande funktion. Nämnden måste samtidigt självständigt bedriva ett aktivt dataskyddsarbete som inte leds av dataskyddsombudet.

Reglerna ställer också krav på dataskyddsombudets kompetens och placering i kommunen. Den person som utses måste ha tillräcklig kunskap om dataskydd och ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer, sakkunskap och förmåga att utföra uppgifterna. Ombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i

organisationen och ska rapportera till organisationens ledning.

För att leva upp till dataskyddsförordningens krav föreslås Tim Helgé till utses till kulturnämndens dataskyddsombud.

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Uppföljning

Ingen uppföljning behövs.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, 2021-04-09

(20)

GDPR-samordnare inom kulturnämnden Kommunstyrelsen för kännedom

Integritetsskyddsmyndigheten

_________________________________________________________

(21)

KN § 70 Dnr KN/2021:37-032

Remissvar - Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar

Beslut

1. anta nedanstående remissvar som svar till Kommunstyrelsen avseende Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)

Beslutsgång

Kommunstyrelsen har skickat ”Avgift för utlämnande av allmänna handlingar” till kulturnämnden för besvarande senast den 27 maj 2021.

Av remissen framgår att nuvarande styrdokument ”Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar” antogs av kommunfullmäktige 2007-10-22.

Sedan dess har ny lagstiftning tillkommit. Det har också bedömts finnas ett behov av förtydligande av vad som gäller på området, i syfte att säkerställa att den kommunala likställighetsprincipen tillämpas på området. Det förslås därför att ett nytt styrdokument antas på området.

Av nuvarande styrdokument framgår i huvudsak att avgift (alltid) tas ut utifrån vad som anges i avgiftsförordningen (1992:191). Huvudsakligt innehåll i

avgiftsförordningen återges i bilaga och där återfinns också vissa

tillämpningsföreskrifter som ger nämnderna möjlighet att besluta om undantag.

Kulturnämnden anser att det är lämpligt att avgift för avskrift/kopia av handlingar tas ut i efterskott som huvudregel så som beskrivs nedan. Nämnden anser även att det är lämpligt att en gräns införs för när avgift ska tas ut.

Föreslagna ändringar i förhållande till nuvarande ordning Ändringar på grund av lagändringar

Den 25 april 2018 trädde EU:s dataskyddsförordning (GDPR) i kraft. Enligt förordningen har den som begär ett registerutdrag enligt förordningen rätt till kopior av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvarige ta ut rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna (artikel 15 på 3 GDPR). Mot bakgrund av detta föreslås att det framgår av dokumentet att nämnderna kan ta ut avgift i sådana fall. Det föreslås att nämnderna efter/i samband med att

regleringen införs, delegerar beslutsrätten i sådana fall och att avgiftssystemet i övrigt följer det i avgiftsförordningen.

Den 1 januari 2021 trädde också ny reglering i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) i kraft. Av 6 kap 1 a § framgår numera följande.

(22)

önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del handlingen får lämnas ut.

En myndighet får i ett enskilt fall besluta att en sådan avgift ska betalas helt eller delvis innan avskriften eller kopian lämnas ut.

Av förarbetena till bestämmelsen framgår att ett beslut om förskottsbetalning exempelvis kan bli aktuellt om en begäran avser ett större antal handlingar eller på annat sätt är omfattande och därmed resurskrävande. Myndigheten kan då avvakta med kopiering av handlingarna till dess att avgiften har betalats. En situation där det kan vara lämpligt att begära förskottsbetalning endast delvis är när det är svårt att beräkna avgiftens storlek på förhand. Den slutliga avgiften då regleras i samband med utlämnandet av handlingarna, t.ex. kontant eller mot faktura eller postförskott. Myndighet får inte fatta generella beslut om att avgift alltid ska tas ut i förskott.

Det är omständigheterna i det enskilda fallet som får avgöra om en myndighet bör besluta om förskottsbetalning. Även förskottsbetalningens storlek får

bedömas i det enskilda fallet. Om förskottsbetalning begärs endast delvis bör den delen av avgiften beräknas med viss försiktighet, men inte bestämmas till ett alltför lågt belopp. Om förskottsbetalning tas ut med ett för högt belopp är myndigheten skyldig att återbetala det överskjutande beloppet till den som har betalat avgiften (jfr 38 § förvaltningslagen).¹

Mot den bakgrunden föreslås det förtydligas i den nya taxan att avgift enligt huvudregeln tas ut i efterskott, men att den i undantagsfall kan tas ut i förskott och att det då krävs ett överklagbart beslut i det enskilda fallet. Exakt var gränserna går för när en myndighet kan ta ut avgift i förskott får kommande domstolspraxis utvisa, men det föreslås framgå av riktlinjerna att så bara ska ske i särskilt resurskrävande fall.

Övriga ändringar

I förtydligande syfte införs ett stycke om den kommunala likhetsprincipen i det avsnitt som berör den grundläggande regleringen. Likaså uppdateras

lagrumshänvisningar.

Det föreslås införas en gräns för när avgift ska tas ut och det förslås att den gränsen sätts vid 35 kopior. Detta för att faktureringen i sig medför en kostnad för

kommunen och för att den som vill ha ett mindre antal kopior bör kunna få det på ett enkelt sätt. Enligt kommunens riktlinjer för fakturering bör inte heller fakturor på under 100 kr ställas ut om man kan undvika dem.

1 Prop 2019/20:179 s 17-18.

(23)

Mot den bakgrunden bedöms tilläggen i de tillämpningsföreskrifter som finns som överflödiga (den som vill ha tillgång till saklig information i skälig omfattning bör kunna få det direkt enligt riktlinjerna).

Det ska avslutningsvis framhållas att kommunen offentliggör och tillgängliggör en stor del av sin information t.ex. via kommunens webbplats och inom ramen för arbetet med att delge beslut och underlag för besluten till berörda. Detta sker givetvis avgiftsfritt och regleras in inte i denna taxa.

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning behövs.

Beslutsunderlag

Protokollsutdrag, Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), Dnr KS/2021:131-100 §86 Nu gällande styrdokument, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar, KF 2007-10-22 § 212

Förslag nytt styrdokument, Avgift för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR) Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen

_________________________________________________________

(24)

Beslut om gallring av allmänna handlingar inom fritidsgårdsenheten

Beslut

1. gallra allmänna handlingar som rör avtal kopplade till gårdskorten och e- postadresserna när de inte längre behövs för fritidsgårdsenheten.

Beslutsgång

Fritidsgårdsenheten införde från och med höstterminen 2020 gårdskort. Med gårdskortet ges möjlighet att låna utrustning och delta i aktiviteter för de ungdomar som har tillträdesrätt till fritidsgårdarna i Strängnäs kommun. Ett numrerat gårdskort tilldelas fritidsgårdsbesökaren efter att besökaren och dess vårdnadshavare lämnat sina personuppgifter samt signerat ett avtal

(pappersdokument). Gårdskortets löpnummer förs sedan in på respektive avtal.

Det påskrivna avtalet upprättas som mest i tre exemplar och förvaras på respektive fritidsgård i pärm. Kontaktuppgifterna till vårdnadshavarna som förekommer i och med avtalsskrivningen används för att verksamheten ska kunna kontakta

vårdnadshavaren vid behov. Uppgifter om vårdnadshavares e-post kan därför förekomma i lokal kontaktlista i Outlook hos verksamheten.

Fritidsgårdsenheten vill kunna gallra avtalen kopplade till gårdskorten och de e- postadresser till vårdnadshavare när de inte är aktuella för verksamheten, förslagsvis en gång per år i början av nytt år.

Arkivlagstiftningens huvudregel är att allmänna handlingar ska bevaras. Allmänna handlingar får bara gallras efter att beslut har fattats. Enligt kommunens

arkivreglemente § 8 beslutar myndighet efter samråda med arkivmyndigheten om gallring av allmänna handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning.

Samråd

Samråd har skett genom att fritidsgårdsenheten har vänt sig till kommunarkivet för att få råd och stöd hur de ska göra för att få gallra inaktuella avtal kopplade till gårdskorten och kontaktuppgifter till vårdnadshavare i form av e-postadresser i och med att det idag saknas gallringsbeslut. Kommunarkivet har bett

verksamheten göra en gallringsutredning och som stöd besvarat frågor i en checklista för att klargöra om arkivbildningens syfte påverkas enligt Arkivlag (1990:782) och om förlusten av information påverkar några andra sammanhang.

(25)

Kommunarkivet tillstyrker förslaget att gallra avtalen kopplade till gårdskorten och inaktuella e-postadresser till vårdnadshavare när de inte längre behövs i

verksamheten. Kommunarkivet anser inte heller att dessa har ett värde för eventuell framtida forskning. Kulturnämnden föreslås därför besluta att avtalen kopplade till gårdskorten och inaktuella e-postadresser får gallras.

Uppföljning

Uppföljning sker löpande.

Beslutsunderlag

Samrådsyttrande, kommunstyrelsen, 2021-04-27 Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen Arkivmyndigheten

Kulturkontorets organisation

_________________________________________________________

(26)

Ärendebalanslista, information

Ärendebalanslista inför kommande sammanträden, daterad 2021-05-12, meddelas för nämnden. Listan uppdateras kontinuerligt.

_______________________________________________________

KN § 73

Delegationsbeslut

Förteckningar över delegationsbeslut tagna i Lex KN-Delegation 2021 §§ 7-9 anmäls till nämnden och läggs sedan till handlingarna.

_______________________________________________________

KN § 74

Meddelandeärenden

Följande meddelandeärenden meddelas för nämnden.

1. KF § 42, 2021-04-26, Årsredovisning 2020 för Strängnäs kommun.

2. KF § 72, 2021-04-26, Motion från David Aronsson (V) och Yvonne Knuutinen (V) om god ordning bland alla nämndhandlingar på hemsidan inför sammanträden.

3. Verksamhetsberättelse 2020, ABF.

4. Verksamhetsberättelse 2020, Medborgarskolan.

5. Verksamhetsberättelse 2020, Sensus.

6. Verksamhetsberättelse 2020, Studiefrämjandet.

7. Verksamhetsberättelse 2020, Vuxenskolan.

_________________________________________________________

(27)

KN § 75

Övriga frågor

Inga övriga frågor tog upp.

_________________________________________________________

(28)

undertecknare:

NAMN: CATHARINA DE GEER

IDENTIFIKATIONSTYP: Svensk e-legitimation

IDENTIFIKATIONS-ID: _0950b6f8f956df79c4c7b3fb7ddb35a734 DATUM & TID: 2021-05-26 11:10:01 +02:00

NAMN: MONICA LINDELL RYLÉN

IDENTIFIKATIONSTYP: Svensk e-legitimation

IDENTIFIKATIONS-ID: _0564823f453f3233c10cb0e5d819f01377 DATUM & TID: 2021-05-26 12:01:53 +02:00

Certifierad av Comfact Signature Accepterad av alla undertecknare 2021-05-26 12:02:02 +02:00 Ref: 1104839

www.comfact.se

Validera dokumentet | Användarvillkor

Sida 1/1 Comfact Signature Referensnummer: 1104839