TJÄNSTEUTLÅTANDE
Kulturkontoret Dnr KN/2021:37-032
2021-04-22 1/3
Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs
Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00
www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
Handläggare
Kukkamariia Valtola Sjöberg 0152-29676
Kulturnämnden
Remissvar- Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar
Förslag till beslut
Kulturnämnden beslutar att
1. anta nedanstående remissvar som svar till Kommunstyrelsen avseende Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)
Beskrivning av ärendet
Kommunstyrelsen har skickat ”Avgift för utlämnande av allmänna handlingar”
till kulturnämnden för besvarande senast den 27 maj 2021.
Av remissen framgår att nuvarande styrdokument ”Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar” antogs av kommunfullmäktige 2007-10-22.
Sedan dess har ny lagstiftning tillkommit. Det har också bedömts finnas ett behov av förtydligande av vad som gäller på området, i syfte att säkerställa att den kommunala likställighetsprincipen tillämpas på området. Det förslås därför att ett nytt styrdokument antas på området.
Av nuvarande styrdokument framgår i huvudsak att avgift (alltid) tas ut utifrån vad som anges i avgiftsförordningen (1992:191). Huvudsakligt innehåll i
avgiftsförordningen återges i bilaga och där återfinns också vissa
tillämpningsföreskrifter som ger nämnderna möjlighet att besluta om undantag.
Kulturnämnden anser att det är lämpligt att avgift för avskrift/kopia av
handlingar tas ut i efterskott som huvudregel så som beskrivs nedan. Nämnden anser även att det är lämpligt att en gräns införs för när avgift ska tas ut.
Föreslagna ändringar i förhållande till nuvarande ordning Ändringar på grund av lagändringar
Den 25 april 2018 trädde EU:s dataskyddsförordning (GDPR) i kraft. Enligt förordningen har den som begär ett registerutdrag enligt förordningen rätt till kopior av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvarige ta ut rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna (artikel 15 på 3 GDPR). Mot bakgrund av detta föreslås att det framgår av dokumentet att nämnderna kan ta ut avgift i sådana fall. Det föreslås att nämnderna efter/i samband med att
2/3
regleringen införs, delegerar beslutsrätten i sådana fall och att avgiftssystemet i övrigt följer det i avgiftsförordningen.
Den 1 januari 2021 trädde också ny reglering i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) i kraft. Av 6 kap 1 a § framgår numera följande.
Av 2 kap. 16 § första stycket tryckfrihetsförordningen framgår att den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del handlingen får lämnas ut.
En myndighet får i ett enskilt fall besluta att en sådan avgift ska betalas helt eller delvis innan avskriften eller kopian lämnas ut.
Av förarbetena till bestämmelsen framgår att ett beslut om förskottsbetalning exempelvis kan bli aktuellt om en begäran avser ett större antal handlingar eller på annat sätt är omfattande och därmed resurskrävande. Myndigheten kan då avvakta med kopiering av handlingarna till dess att avgiften har betalats. En situation där det kan vara lämpligt att begära förskottsbetalning endast delvis är när det är svårt att beräkna avgiftens storlek på förhand. Den slutliga avgiften då regleras i samband med utlämnandet av handlingarna, t.ex. kontant eller mot faktura eller postförskott. Myndighet får inte fatta generella beslut om att avgift alltid ska tas ut i förskott.
Det är omständigheterna i det enskilda fallet som får avgöra om en myndighet bör besluta om förskottsbetalning. Även förskottsbetalningens storlek får bedömas i det enskilda fallet. Om förskottsbetalning begärs endast delvis bör den delen av avgiften beräknas med viss försiktighet, men inte bestämmas till ett alltför lågt belopp. Om förskottsbetalning tas ut med ett för högt belopp är myndigheten skyldig att återbetala det överskjutande beloppet till den som har betalat avgiften (jfr 38 § förvaltningslagen).1
Mot den bakgrunden föreslås det förtydligas i den nya taxan att avgift enligt huvudregeln tas ut i efterskott, men att den i undantagsfall kan tas ut i förskott och att det då krävs ett överklagbart beslut i det enskilda fallet. Exakt var gränserna går för när en myndighet kan ta ut avgift i förskott får kommande domstolspraxis utvisa, men det föreslås framgå av riktlinjerna att så bara ska ske i särskilt resurskrävande fall.
Övriga ändringar
I förtydligande syfte införs ett stycke om den kommunala likhetsprincipen i det avsnitt som berör den grundläggande regleringen. Likaså uppdateras
lagrumshänvisningar.
1 Prop 2019/20:179 s 17-18.
3/3
Det föreslås införas en gräns för när avgift ska tas ut och det förslås att den gränsen sätts vid 35 kopior. Detta för att faktureringen i sig medför en kostnad för kommunen och för att den som vill ha ett mindre antal kopior bör kunna få det på ett enkelt sätt. Enligt kommunens riktlinjer för fakturering bör inte heller fakturor på under 100 kr ställas ut om man kan undvika dem.
Mot den bakgrunden bedöms tilläggen i de tillämpningsföreskrifter som finns som överflödiga (den som vill ha tillgång till saklig information i skälig
omfattning bör kunna få det direkt enligt riktlinjerna).
Det ska avslutningsvis framhållas att kommunen offentliggör och tillgängliggör en stor del av sin information t.ex. via kommunens webbplats och inom ramen för arbetet med att delge beslut och underlag för besluten till berörda. Detta sker givetvis avgiftsfritt och regleras in inte i denna taxa.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Ingen uppföljning behövs.
Beslutsunderlag
Protokollsutdrag, Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR), Dnr KS/2021:131-100 §86 Nu gällande styrdokument, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar, KF 2007-10-22 § 212
Förslag nytt styrdokument, Avgift för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR) Beslutet skickas till
Kommunstyrelsen
Christer Hermansson Kukkamariia Valtola Sjöberg
Kontorschef Nämndsekreterare
STYRDOKUMENT Taxa, förslag 2021-03-03
1/2
Beslutad: åååå-mm-dd § xx
Myndighet: Kommunfullmäktige
Diarienummer: KS/2021:131-100
Ersätter: Avgift för kopior och utskrifter av allmänna handlingar beslutad av Kommunfullmäktige 2007-10-22 § 212
Gäller för: Alla nämnder och förvaltningen
Gäller fr o m:
Gäller t o m:
Dokumentansvarig: Kanslichef
Uppföljning: Årligen/ÅÅÅÅ-MM-DD
Avgift för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)
Strängnäs kommun följer bestämmelser i tryckfrihetsförordningens 2 kapitel i frågor som rör allmänna handlingars offentlighet. Kommunen följer vidare bestämmelser i EU:s dataskyddsförordning, GDPR vid behandling av enskildas personuppgifter som görs inom ramen för kommunens uppdrag.
Grundläggande reglering
Enligt 2 kap 16 § tryckfrihetsförordningen samt 6 kap 1 a § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) har den som önskar ta del av allmän handling även rätt att mot fastställd avgift ta del av avskrift eller kopia av handlingen, till den del handlingen får lämnas ut.
Enligt artikel 15 punkt 3 i GDPR ska den personuppgiftsansvarige (nämnden) förse den registrerade med kopia av de personuppgifter som är under behandling, i samband med att uppgift om vilka personuppgifter som behandlas
(registerutdrag) lämnas ut. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvariga nämnden ta ut en rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna.
Vid uttag avgift ska den kommunala likställighetsprincipen och bestämmelser om kommunens rätt att ta ut avgift i 2 kap 3 och 5 §§ kommunallagen (2017:725) beaktas. I tillämpliga fall ska också bestämmelserna i förvaltningslagen (2017:900), särskilt den om grunderna för god förvaltning och de om
kommunicering beaktas. Det medför att avgift endast kan tas ut när det finns stöd i lag och att avgift behöver tas ut på liknande sätt i liknande ärenden.
Avgift tas, enligt huvudregeln, ut i efterskott.
STYRDOKUMENT Taxa, förslag 2021-03-03
2/2 Taxa
Strängnäs kommun följer avgiftsförordningens (SFS 1992:191) taxa för uttag av avgifter vid kopiering och utskrift av allmänna handlingar. Avgift tas dock, enligt huvudregeln, inte ut vid begäran som omfattar mindre än 35 kopior/utskrifter.
Om en beställning omfattar 35 sidor eller mer, ska avgift enligt
avgiftsförordningen tas ut för kopior av allmänna handlingar och för utskrifter.
En fast avgift (för närvarande 50 kr) tas ut för de första 10 kopiorna och en tilläggsavgift per kopia (för närvarande 2 kr per kopia) tas ut för ytterligare kopior.
Vid ändringar av fast belopp eller vid ändringar av avgift per kopia följer Strängnäs kommun avgiftsförordningens taxa.
Beslut i särskilda fall Tryckfrihetsförordningen
Avgift för kopiering och utskrift av allmänna handlingar får, helt eller delvis, tas ut i förskott om det finns särskilda skäl i det enskilda fallet. Särskilda skäl att ta ut avgift i förskott kan finnas i om ett utlämnande anses särskilt resurskrävande. I dessa fall fattar nämnden beslut om avgift, i det enskilda ärendet.
Regleringen i tryckfrihetsförordningen och OSL samt praxis styr hur avgiften kan beslutas.
Dataskyddsförordningen, GDPR
Avgift enligt taxan får tas ut vid begäran av de ”ytterligare kopior” som enskild registrerad begär ut med stöd av artikel 15, GDPR, i samband med begäran om registerutdrag, I dessa fall fattar nämnden beslut om avgift, i det enskilda ärendet.
Bestämmelserna i GDPR samt praxis styr hur avgiften kan beslutas.
PROTOKOLLSUTDRAG
Kommunstyrelsen 2021-03-31
1/3
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
KS § 86 Dnr KS/2021:131-100
Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)
Beslut
Kommunstyrelsen beslutar att
1. sända nedanstående förslag till beslut i kommunfullmäktige på remiss till socialnämnden, miljö-och samhällsbyggnadsnämnden, kulturnämnden, teknik- och fritidsnämnden samt barn- och utbildningsnämnden.
2. rekommendera nämnderna att svar på remissen ska lämnas till kommunstyrelsen senast den 27 maj 2021.
Beslutsgång
Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.
Nuvarande styrdokument
Nuvarande styrdokument ” Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar” antogs av kommunfullmäktige 2007-10-22. Sedan dess har ny lagstiftning tillkommit. Det har också bedömts finnas ett visst mått av förtydligande av vad som gäller på området, i syfte att säkerställa att den kommunala likställighetsprincipen tillämpas på området. Det förslås därför att ett nytt styrdokument antas på området.
Av nuvarande styrdokument framgår i huvudsak att avgift (alltid) tas ut utifrån vad som anges i avgiftsförordningen (1992:191). Huvudsakligt innehåll i
avgiftsförordningen återges i bilaga och där återfinns också vissa
tillämpningsföreskrifter som ger nämnderna möjlighet att besluta om undantag.
Föreslagna ändringar i förhållande till nuvarande ordning Ändringar på grund av lagändringar
Den 25 april 2018 trädde EU:s dataskyddsförordning (GDPR) i kraft. Enligt förordningen har den som begär ett registerutdrag enligt förordningen rätt till kopior av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvarige ta ut rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna (artikel 15 på 3 GDPR). Mot bakgrund av detta föreslås att det framgår av dokumentet att nämnderna kan ta ut avgift i sådana fall. Det föreslås att nämnderna efter/i samband med att regleringen införs, delegerar beslutsrätten i sådana fall och att avgiftssystemet i övrigt följer det i avgiftsförordningen.
Den 1 januari 2021 trädde också ny reglering i offentlighets- och sekretesslag (2009:400) i kraft. Av 6 kap 1 a § framgår numera följande.
PROTOKOLLSUTDRAG
Kommunstyrelsen 2021-03-31
2/3
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Av 2 kap. 16 § första stycket tryckfrihetsförordningen framgår att den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del handlingen får lämnas ut.
En myndighet får i ett enskilt fall besluta att en sådan avgift ska betalas helt eller delvis innan avskriften eller kopian lämnas ut.
Av förarbetena till bestämmelsen framgår att ett beslut om förskottsbetalning exempelvis kan bli aktuellt om en begäran avser ett större antal handlingar eller på annat sätt är omfattande och därmed resurskrävande. Myndigheten kan då avvakta med kopiering av handlingarna till dess att avgiften har betalats. En situation där det kan vara lämpligt att begära förskottsbetalning endast delvis är när det är svårt att beräkna avgiftens storlek på förhand. Den slutliga avgiften då regleras i samband med utlämnandet av handlingarna, t.ex. kontant eller mot faktura eller postförskott. Myndighet får inte fatta generella beslut om att avgift alltid ska tas ut i förskott.
Det är omständigheterna i det enskilda fallet som får avgöra om en myndighet bör besluta om förskottsbetalning. Även förskottsbetalningens storlek får bedömas i det enskilda fallet. Om förskottsbetalning begärs endast delvis bör den delen av avgiften beräknas med viss försiktighet, men inte bestämmas till ett alltför lågt belopp. Om förskottsbetalning tas ut med ett för högt belopp är myndigheten skyldig att återbetala det överskjutande beloppet till den som har betalat avgiften (jfr 38 § förvaltningslagen).1
Mot den bakgrunden föreslås det förtydligas i den nya taxan att avgift enligt huvudregeln tas ut i efterskott, men att den i undantagsfall kan tas ut i förskott och att det då krävs ett överklagbart beslut i det enskilda fallet. Exakt var gränserna går för när en myndighet kan ta ut avgift i förskott får kommande domstolspraxis utvisa, men det föreslås framgå av riktlinjerna att så bara ska ske i särskilt resurskrävande fall.
Övriga ändringar
I förtydligande syfte införs ett stycka om den kommunala likhetsprincipen i det avsnitt som berör den grundläggande regleringen. Likaså uppdateras
lagrumshänvisningar.
Det föreslås införas en gräns för när avgift ska tas ut och det förslås att den gränsen sätts vid 35 kopior. Detta för att faktureringen i sig medför en kostnad för kommunen och för att den som vill ha ett mindre antal kopior bör kunna få det på ett enkelt sätt. Enligt kommunens riktlinjer för fakturering bör inte heller fakturor på under 100 kr ställas ut om man kan undvika dem.
1 Prop 2019/20:179 s 17-18.
PROTOKOLLSUTDRAG
Kommunstyrelsen 2021-03-31
3/3
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Mot den bakgrunden bedöms tilläggen i de tillämpningsföreskrifter som finns som överflödiga (den som vill ha tillgång till saklig information i skälig
omfattning bör kunna få det direkt enligt riktlinjerna).
Det ska avslutningsvis framhållas att kommunen offentliggör och tillgängliggör en stor del av sin information t.ex. via kommunens webbplats och inom ramen för arbetet med att delge beslut och underlag för besluten till berörda. Detta sker givetvis avgiftsfritt och regleras in inte i denna taxa.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet att skicka förslaget på remiss har inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Det bedöms inte heller att det nu föreslagna dokumentet om avgifter kommer få några märkbara ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Möjligheten att få ut allmän handling är ett viktigt verktyg för invånarnas möjlighet till insyn i offentlig förvaltning. Det medför samtidigt kostnader för extra administration, särskilt i fall där en stor mängd handlingar begärs ut upprepat.
En förhoppning kan vara att möjligheten till uttag av avgift i förskott på sikt kan göra att man blir mer aktsam med de kopior som redan lämnats ut och inte begär samma handlingar upprepat, när det rör stora mängder handlingar. Av
uppenbara skäl också minskar risken att en stor mängd handlingar kopieras upp utan att avgiften betalas.
Uppföljning
Beslutet planeras verkställas så tidigt som möjligt under hösten 2021 och därefter följas upp årligen.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande, Nytt styrdokument angående uttag av avgift vid begäran av utlämnande av allmän handling, 2021-02-22
Nu gällande styrdokument, Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar, KF 2007-10-22 § 212
Förslag nytt styrdokument, Avgift för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR) Beslutet skickas till
Socialnämnden
Barn- och utbildningsnämnden Kulturnämnden
Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Teknik- och fritidsnämnden
