TJÄNSTEUTLÅTANDE
Utbildningskontoret Dnr BUN/2021:209-032
2021-04-15 1/2
Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs
Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00
www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
Handläggare Jessica Sundqvist 0152-293 54
Remissvar - Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)
Förslag till beslut
Barn- och utbildningsnämnden besluta att
1. avge remissvar till kommunstyrelsen avseende avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR).
Beskrivning av ärendet
Kommunstyrelsen beslutade genom KS § 86, 2021-03-31, i ärende med dnr KS/2021:131-100 att remittera förslag till Avgift vid utlämnande av allmänna handlingar (TF) samt handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR) till barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, kulturnämnden, miljö- och
samhällsbyggnadsnämnden samt teknik och fritidsnämnden. Svar ska vara inkommet senast den 27 maj 2021.
Nuvarande styrdokument ” Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar” antogs av kommunfullmäktige 2007-10-22. Sedan dess har ny lagstiftning tillkommit. Det har också bedömts finnas ett visst mått av förtydligande av vad som gäller på området, i syfte att säkerställa att den kommunala likställighetsprincipen tillämpas på området. Det förslås därför att ett nytt styrdokument antas på området.
Av nuvarande styrdokument framgår i huvudsak att avgift (alltid) tas ut utifrån vad som anges i avgiftsförordningen (1992:191). Huvudsakligt innehåll i
avgiftsförordningen återges i bilaga och där återfinns också vissa
tillämpningsföreskrifter som ger nämnderna möjlighet att besluta om undantag.
Ändringar på grund av lagändringar
Den 25 april 2018 trädde EU:s dataskyddsförordning (GDPR) i kraft. Enligt förordningen har den som begär ett registerutdrag enligt förordningen rätt till kopior av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvarige ta ut rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna (artikel 15 på 3 GDPR). Mot bakgrund av detta föreslås att det framgår av dokumentet att nämnderna kan ta ut avgift i sådana fall. Det föreslås att nämnderna efter/i samband med att regleringen införs, delegerar beslutsrätten i sådana fall och att avgiftssystemet i övrigt följer det i avgiftsförordningen.
2/2
Den 1 januari 2021 trädde också ny reglering i offentlighets- och sekretesslag (2009:400) i kraft. Av 6 kap 1 a § framgår numera följande.
Av 2 kap. 16 § första stycket tryckfrihetsförordningen framgår att den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del handlingen får lämnas ut.
En myndighet får i ett enskilt fall besluta att en sådan avgift ska betalas helt eller delvis innan avskriften eller kopian lämnas ut.
Remissvar
Barn- och utbildningsnämnden ställer sig positiva till det framlagda förslaget.
Beslutet skickas till Kommunstyrelsen -
Tony Lööw Jessica Sundqvist
Utbildningschef Registrator/Nämndsekreterare
STYRDOKUMENT Taxa, förslag 2021-03-03
1/2
Beslutad: åååå-mm-dd § xx
Myndighet: Kommunfullmäktige
Diarienummer: KS/2021:131-100
Ersätter: Avgift för kopior och utskrifter av allmänna handlingar beslutad av Kommunfullmäktige 2007-10-22 § 212
Gäller för: Alla nämnder och förvaltningen
Gäller fr o m:
Gäller t o m:
Dokumentansvarig: Kanslichef
Uppföljning: Årligen/ÅÅÅÅ-MM-DD
Avgift för kopior och avskrifter av allmänna handlingar (TF) samt för handlingar som bifogas registerutdrag (GDPR)
Strängnäs kommun följer bestämmelser i tryckfrihetsförordningens 2 kapitel i frågor som rör allmänna handlingars offentlighet. Kommunen följer vidare bestämmelser i EU:s dataskyddsförordning, GDPR vid behandling av enskildas personuppgifter som görs inom ramen för kommunens uppdrag.
Grundläggande reglering
Enligt 2 kap 16 § tryckfrihetsförordningen samt 6 kap 1 a § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) har den som önskar ta del av allmän handling även rätt att mot fastställd avgift ta del av avskrift eller kopia av handlingen, till den del handlingen får lämnas ut.
Enligt artikel 15 punkt 3 i GDPR ska den personuppgiftsansvarige (nämnden) förse den registrerade med kopia av de personuppgifter som är under behandling, i samband med att uppgift om vilka personuppgifter som behandlas
(registerutdrag) lämnas ut. För eventuella ytterligare kopior som den registrerade begär får den personuppgiftsansvariga nämnden ta ut en rimlig avgift på grund av de administrativa kostnaderna.
Vid uttag avgift ska den kommunala likställighetsprincipen och bestämmelser om kommunens rätt att ta ut avgift i 2 kap 3 och 5 §§ kommunallagen (2017:725) beaktas. I tillämpliga fall ska också bestämmelserna i förvaltningslagen (2017:900), särskilt den om grunderna för god förvaltning och de om
kommunicering beaktas. Det medför att avgift endast kan tas ut när det finns stöd i lag och att avgift behöver tas ut på liknande sätt i liknande ärenden.
Avgift tas, enligt huvudregeln, ut i efterskott.
STYRDOKUMENT Taxa, förslag 2021-03-03
2/2
Taxa
Strängnäs kommun följer avgiftsförordningens (SFS 1992:191) taxa för uttag av avgifter vid kopiering och utskrift av allmänna handlingar. Avgift tas dock, enligt huvudregeln, inte ut vid begäran som omfattar mindre än 35 kopior/utskrifter.
Om en beställning omfattar 35 sidor eller mer, ska avgift enligt
avgiftsförordningen tas ut för kopior av allmänna handlingar och för utskrifter.
En fast avgift (för närvarande 50 kr) tas ut för de första 10 kopiorna och en tilläggsavgift per kopia (för närvarande 2 kr per kopia) tas ut för ytterligare kopior.
Vid ändringar av fast belopp eller vid ändringar av avgift per kopia följer Strängnäs kommun avgiftsförordningens taxa.
Beslut i särskilda fall Tryckfrihetsförordningen
Avgift för kopiering och utskrift av allmänna handlingar får, helt eller delvis, tas ut i förskott om det finns särskilda skäl i det enskilda fallet. Särskilda skäl att ta ut avgift i förskott kan finnas i om ett utlämnande anses särskilt resurskrävande. I dessa fall fattar nämnden beslut om avgift, i det enskilda ärendet.
Regleringen i tryckfrihetsförordningen och OSL samt praxis styr hur avgiften kan beslutas.
Dataskyddsförordningen, GDPR
Avgift enligt taxan får tas ut vid begäran av de ”ytterligare kopior” som enskild registrerad begär ut med stöd av artikel 15, GDPR, i samband med begäran om registerutdrag, I dessa fall fattar nämnden beslut om avgift, i det enskilda ärendet.
Bestämmelserna i GDPR samt praxis styr hur avgiften kan beslutas.
