Upphandlingsprojektet inom SN m.fl.
Vi vill påverka tjänstemän och politiker som ansvarar för upphandlingsfrågor
• Gör upphandlingsfunktionen mer strategisk
• Förbättra dialogen i alla faser av upphandlingsprocessen
• Bli bättre kravställare
• Annonsera även mindre upphandlingar på den kommunala hemsidan
• Skifta fokus från pris till kvalitet
2015-10-09 1
Offentlig upphandling
• Regler för offentliga inköp finns sedan lång tid tillbaka. Genom EU- medlemskapet är vi bundna av EU:s direktiv. Syftet med EU:s regler:
- Skapa en väl fungerande marknad, där företag kan konkurrera på öppna och rättvisa villkor
- Motverka korruption
- Effektiv användning av offentliga medel
• Offentlig sektor i Sverige köper varor, tjänster och byggentreprenader för 600 (eller är det 800 eller kanske 900?) miljarder kronor per år.
• Drygt 70 procent av antalet offentliga inköp lär vara direkt- upphandlingar, vilka vanligtvis inte annonseras.
Vilka offentliga aktörer berörs?
• Kommuner
• Landsting
• Staten
• Föreningar och stiftelser som finansieras/kontrolleras av staten eller en kommun
• Upphandlande bolag
2015-10-09 3
Verktyg
- Lag om offentlig upphandling (LOU)
- Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF)
- Lag om upphandling av koncessioner (LUK)
- Lag om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)
- Lag om valfrihetssystem (LOV) - som dock inte motsvaras av något EU-direktiv
Hur påläst behöver jag vara?
EU-rättsliga principerna:
- Likabehandling
- Icke-diskriminering - Öppenhet
- Ömsesidigt erkännande - Proportionalitet
2015-10-09 5
Hitta upphandlingarna
• Ingen annonsering
• Myndigheternas hemsidor
• Elektroniska databaser (E-avrop, Mercell, Opic m.fl.)
• TED (Tenders Electronic Daily)
Vanliga misstag som företag gör
• Säljsnacket
• Läser inte förfrågningsunderlagen
• Frågar inte
• Svarar inte på vad som efterfrågas
• Dålig kommunikation mellan sälj och kundservice
• Dialog och uppföljning
2015-10-09 7
Goda råd
• Hitta info om upphandling på www.upphandlingsmyndigheten.se
• Hur ser marknaden ut för just Dina produkter?
• Har Du en strategi för hur Du ska marknadsföra Dina produkter mot offentliga aktörer? Tänk på att direktupphandlingar inte alltid
annonseras. Viktigt att rikta sig mot beställaren (inte upphandlaren)
• Har Du tagit del av tidigare upphandlingar? Var ligger prisnivån? När löper nuvarande kontrakt ut?
• Ha koll på kommunernas hemsidor. Gå på företagarmöten som kommunen anordnar
Goda råd
• Börja i god tid!
• Läs igenom förfrågningsunderlaget noga
• Ställ en fråga – om något är otydligt
• Läsa igenom andras frågor och de svar som publiceras på kommunens hemsida
• Det räcker med att uppfylla kvalificeringskraven, man behöver inte uppfylla dem ”med råge”
• Saknar Ditt företag tillräcklig ekonomisk, teknisk eller yrkesmässig kapacitet? I så fall finns det möjlighet att åberopa annat företags kapacitet för att uppfylla kraven
• Fyll bara i det som efterfrågas
2015-10-09 9
Goda råd
• Har jag accepterat alla ska-krav?
• Har jag bifogat alla handlingar som begärts?
• Behöver jag begära sekretess för känsliga uppgifter?
• Har behörig person undertecknat avtalet?
• Har jag sparat de uppgifter jag skickat in?
• De flesta anbud lämnas numera elektroniskt. Undvik att göra det sista kvällen…
• Lämna anbudet i tid
• Ge köparna feedback! Då blir kommande upphandlingar bättre
Vad bör kommunen göra!
• Ha ett tydligt SME-fokus
• Arbeta medvetet med hemsidan – inkl. information om kommande upphandlingar
• Anordna regelbundna träffar med leverantörer inför avtalsslut för att summera för- och nackdelar med avtalet
• Bjuda in leverantörer till företagarfrukostar flera ggr/år där KSO,
kommundirektörer, inköpschef och näringslivschef medverkar. Ha en öppen attityd mot företag som vill prata upphandling
2015-10-09 11
Vad bör kommunen göra!
• Ringa runt till tänkbara leverantörer inför en upphandling för att få information om rimliga former och krav i kommande förfrågnings- underlag
• Se till att alla nya chefer i kommunen går en kurs i upphandling för att få ett ”upphandlingskörkort”
• Om KSO och kommundirektören anser att upphandlingsfrågorna är viktiga och att lag ska följas, leder detta till att upphandlingsfunktionen får en hög legitimitet i organisationen samt högt förtroende bland övrig personal.
