Arbetsordning 2021 2021-10-17
ARBETSORDNING
1. Verksamhetsområde
Distriktsstyrelsen och kansliet har sitt säte i Skara.
Distriktets kårer indelas i tre kretsar med följande fördelning:
Krets 1 Krets 2 Krets 3
Dala KM Falköping Karlsborg Skövde Tidaholm Ryd
Active Scout Essunga Grästorp Lidköping Nossebro Skara Vara Vedum
Lidköpings FA
Forshem Götene Mariestad Källby Moholm Tidan Töreboda Väring
Nytillkomna kårer knyts till krets enligt distriktsstyrelsens beslut.
2. Distriktsstyrelsens sammansättning och syfte
Distriktsstyrelsen finns till för att stödja och utveckla kårerna i distriktet.
Distriktsstyrelsen har följande sammansättning:
Ordförande, vice ordförande, ekonomiansvarig, ungdomsledamot och två PR och Aktivitetssamordnare (PRAks)
En ordförande samt ytterligare en ledamot ur vardera av nedanstående grupper:
Program och Viken.
Arbetsgrupperna Program har minst tre ledamöter och Viken har fem ledamöter. Se nedan.
Ds och arbetsgrupper utses av Distriktsstämman.
Olika funktioners huvudansvar i styrelsen:
Distriktsordförande Samordning, ideologi, ekonomi, internationellt Vice distriktsordförande Programansvarig, läger, utbildning
Ekonomiansvarig Budget, uppföljning, arbetsgivaransvar 2 st PR och Aktivitetssamordnare Samordning/informationsspridning mellan
kårer/kåraktiviteter
Ordförande programgruppen Arrangemang och aktiviteter för alla åldrar.
Ordförande i Viken-gruppen Lägerverksamhet för funktionsnedsatta och scouter på scoutgården Solviken.
Ungdomsledamot Samordning av utmanar- och
roverscoutverksamhet Till styrelsen adjungeras dessutom anställd administratör.
Grupperna utser inom sig en vice ordförande, som kan vara, men måste inte vara den som är gruppens Ds-ledamot. Vice ordförande stöttar och ersätter vid behov ordförande i gruppens arbete. Vikengruppens och programgruppens ordinarie styrelsemedlem kan sända en invald gruppmedlem som ersättare vid styrelsemöte. Ordinarie styrelsemedlem meddelar om ersättare kommer till mötet. Distriktets ordförande och vice distriktsordförande väljs på ett år.
Distriktsstyrelsens övriga ledamöter väljs för två år, så att ungefär hälften av ledamöterna väljs vid varje höststämma.
Arbetsordning 2021 2021-10-17
3. Distriktets verksamhet
Distriktsstyrelsen har gemensamt ansvar för hela distriktets verksamhet. För genomförande av distriktets verksamhet knyts till styrelsen förfogande olika arbetsgrupper.
3.1 Arbetsgrupper
Ordinarie arbetsgrupper i styrelsen är:
Programgruppen och Viken-gruppen.
Programgruppen består av ordförande, vice ordförande samt minst tre övriga ledamöter.
Vikengruppen består av ordförande, vice ordförande samt fem övriga ledamöter. Minst en i gruppen är utmanarscout (ev. något överårig.)
Förutom ordföranden väljs en ledamot ur gruppen till distriktsstyrelsen. Ledamöterna bör i största möjliga mån representera hela distriktets upptagningsområde, båda könen och olika åldrar.
Utöver dessa kan projekt-, team- och arbetsgrupper utses för viss uppgift / verksamhet.
3.2 Revisorer
Distriktet har två valda revisorer med två personliga ersättare. Dessa har i uppdrag att granska distriktets ekonomiska förvaltning och räkenskaper. Alla väljs på ett år.
3.3 Stiftelsen Viken-Rosendala
Distriktet utser till stiftelsen Viken-Rosendalas styrelse följande funktionärer:
Tre ordinarie ledamöter och tre personliga ersättare, en revisor samt en ersättare En ordinarie ledamot bör ingå i Distriktsstyrelsen/Viken-gruppen.
3.4 Övriga funktioner Anställd administratör Distriktskaplan
4. Distriktets valberedning
Valberedningen består av följande:
Ordförande samt fem ledamöter.
Valberedningen väljs på två år enligt ett schema fastställt på distriktsstämma 2021-10-17.
Tre av ledamöterna byts ut varje år och sittande valberedning kontaktar nästa års kårer för namnförslag till nya ledamöter.
Valberedningens arbete inför höstens distriktsstämma initieras av distriktets kanslist som kallar ledamöterna till ett uppstartsmöte sommaren före distriktsstämman. Ordförande kallar till valberedningens resterande möten under året.
5. Detaljerade arbetsbeskrivningar
Distriktets arbetsbeskrivning för distriktsstyrelsen bilaga 1 Distriktets arbetsbeskrivning för arbetsgrupper bilaga 2 Distriktets arbetsbeskrivning för anställd administratör bilaga 3
Arbetsordning 2021 2021-10-17 Bilaga 1
Detaljerad arbetsbeskrivning för distriktsstyrelsen
Distriktsordförande (DO) leda styrelsearbetet
representera distriktet
arbetar för att scoutarbetet inom distriktet följer Scouternas mål, riktlinje samt policy tillsammans med ekonomiansvarig teckna distriktets firma var för sig
tillse att distriktsstämman sammankallas enligt stadgarna
tillsammans med anställd administratör bevaka att fattade beslut i distriktsstyrelse och på distriktsstämman verkställs
tillsammans med styrelsen upprätta förslag till verksamhetsberättelse deltaga i regionsråd/förbundsråd/do-konferens
tillsammans med vice distriktsordförande planera distriktsstyrelsen arbete upprätta kallelse och föredragningslista till distriktsstyrelsens sammanträde tillsammans med ekonomiansvarig budgetera och följa upp distriktets ekonomi
stödja ekonomiansvarig vad avser arbetsgivaransvaret för av distriktsstyrelsen anställd personal stödja ekonomiansvarig vad avser ledning och fördelning av arbetet för av distriktsstyrelsen anställd personal
informerar kårerna via e-postlista
ansvarig utgivare för Bla’t och distriktets hemsida ingå i och samordna i krisgruppens arbete
Vice distriktsordförande (vDO)
tillsammans med distriktsordförande planera distriktsstyrelsen arbete stimulera scoutkårerna att genomföra egna läger
ansvara för att distriktsläger och andra arrangemang erbjuds scoutkårerna stimulera scoutkårerna till samarbete och utbyte av resurser
deltaga i regionsråd/förbundsråd/do-konferens samordnare för utbildningsteam
ingå i och samordna krisgruppens arbete Ekonomiansvarig
tillsammans med DO teckna distriktets firma var för sig
tillsammans med anställd administratör ansvara för inventarieförteckning över distriktets egendom samt förvalta densamma, exklusive tillgångar på Viken
tillse att täckande försäkringar finns för samtlig egendom och verksamhet teckna hyreskontrakt för lokaler som ska disponeras av distriktet
tillsammans med DO och arbetsgrupperna budgetera och följa upp distriktets ekonomi kvartalsvis upprätta budgetuppföljningsanalys samt redovisa inför distriktsstyrelsen
ansvara för att det till distriktsstyrelsens septembersammanträde finns ett budgetförslag för nästkommande år, efter förslag från bl a arbetsgrupperna
varje år upprätta bokslut för det gångna verksamhetsåret i god tid inför distriktets vårstämma förvalta distriktets likvida medel
svara för betalning av distriktets åtagande och förpliktelser
ansvara, med stöd av anställd administratör, för redovisning och bokföring av distriktets ekonomi svara, med stöd av DO, för arbetsgivaransvaret för av distriktsstyrelsen anställd personal
leda och fördela, med stöd av DO, arbetet för av distriktsstyrelsen anställd personal
Arbetsordning 2021 2021-10-17 samordning/informationsspridning mellan kårer/kåraktiviteter
rapportering och fotografering till media
digital redaktör för distriktets sociala medier och till viss del hemsida synas utåt lokalt t ex organisera deltagande i föreningsmässor mm samordning med personal på Scouternas västra kansli
Ordförande i Programgruppen
erbjuda, samordna och utveckla arrangemangen inom distriktet
ansvara för att ge PR och puffa för att åka på förbundets arrangemang tillgodose kårernas behov av scoutarrangemang (trivsel, gemenskap) årligen ge förslag till arrangemang som distriktet skall erbjuda ansvara för att ta fram budgetförslag för programverksamheten hålla kontakten med och aktivera kårerna
ansvara för att arrangemangsansvariga får krispärmen och information om innebörden i den Ordförande i Viken-gruppen
är distriktets funktionsnedsattsansvarig
samordna och utveckla distriktets verksamhet för funktionsnedsatta ansvara för all lägerverksamhet på scoutgården Viken
ansvara för kontakten mellan distriktsstyrelsen och stiftelsen Viken-Rosendala
upprätta budgetförslag för Viken-gruppen tillsammans med distriktets ekonomiansvarig ansvara för att arrangemangsansvariga får krispärmen och information om innebörden i den Ungdomsledamot
föra distriktets utmanar- och roverscouters talan i distriktsstyrelsen
samordna utmanar- och roverscouternas arbete samt stöttar de yngre ledamöterna i arbetsgrupperna
informera distriktets utmanar- och roverscouter om distriktsstyrelsens arbete är kontaktperson för distriktets utmanar- och roverscouter
samordna och stöttar distriktets roverscouter upprätta budgetförslag för sitt verksamhetsområde
ansvara för att arrangemangsansvariga får krispärmen och information om innebörden i den
Arbetsordning 2021 2021-10-17 Bilaga 2
Detaljerad arbetsbeskrivning för arbetsgrupper
Allmänt
Informera kårerna om nyheter inom respektive område/ gren
svara för att åsikter och önskemål från kårerna vidarebefordras till distriktsstyrelsen deltaga i kurs- och arrangemangsteam
vara lyhörda för olika behov och vidareutveckla sin verksamhet delta i förbundets seminarier och kurser inom respektive verksamhet ge förslag till budget och verksamhetsplan samt verksamhetsberättelse
Programgruppen
stötta kårer/ kretsar vid planering av bäver- och spårarscoutläger
arrangera distriktsdag med patrull-/parövningar, (Bäversvansen, Björnjakten, Silveryxan, Guldkniven)
årligen organisera upptäckarscouthajk för hela distriktet årligen organisera äventyrarscouthajk för hela distriktet
årligen erbjuda kårerna utmanar- /roverscouthajk för hela distriktet erbjuda kårerna verksamhet för 3:dje års äventyrarscouter
Vikengruppen
varje sommar genomföra Vikenläger, läger för scouter och funktionsnedsatta i olika åldersnivåer på scoutgården Viken samt tillse att lägren genomförs i scoutings anda
vid behov anordna scoutledarkurs om funktionsnedsättningar medverka vid distriktets kurser och träffar
ansvara för distriktets materiel och inventarier på scoutgården Viken lägga förslag till distriktsstyrelsen på lägersansvariga för Viken-lägren samordna avstämningsmöte inför och efter läger/arrangemang
Arbetsordning 2021 2021-10-17
Detaljerad arbetsbeskrivning för anställd administratör
vara adjungerad till distriktsstyrelsen såsom sekreterare
svara för insamlandet av distriktsstyrelsen och förbundet begärda uppgifter från kårerna svara för kontakten med berörda myndigheter och institutioner
tillsammans med DO bevaka att fattade beslut verkställs
tillsammans med DO upprätta förslag till verksamhetsberättelse
stödja ekonomiansvarig med redovisning och bokföring av distriktets ekonomi månadsvis upprätta avstämningsrapport mot samtliga balanskonton
redovisa distriktets likviditet och skattekonton till varje styrelsemöte ansvara för fakturering och indrivning av distriktets fodringar sköta distriktets ansökan för regionsbidrag
ansvara för sammanställning av bonusfördelning
tillsammans med ekonomiansvarig ansvara för inventarieförteckning över distriktets egendom svara för att sammanställa och skicka ut Bla´t och Matrikel
stötta och hjälpa arbetsgrupper
före sommaren kalla valberedningen till uppstartsmöte för att initiera valberedningens arbete inför höstens distriktsstämma
