Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna September Haparanda stad. Granskning av underhåll av skyddsrum

(1)

Revisionsrapport 2018

Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2018

Haparanda stad

Granskning av underhåll av skyddsrum

(2)

Innehåll

1. Sammanfattning ... 2

2. Inledning ... 3

2.1. Bakgrund ... 3

2.2. Syfte och revisionsfrågor ... 3

2.3. Genomförande ... 3

2.4. Revisionskriterier ... 4

3. Granskningsresultat ... 5

3.1. Ansvar och organisation ... 5

3.2. Stadens skyddsrum ... 5

3.3. Underhåll och åtgärder ... 6

4. Sammanfattande bedömning ... 7

Bilaga 1: Källförteckning ... 8

Bilaga 2: Karta över skyddsrum i Haparanda stad... 9

Bilaga 3: Befintliga skyddsrum i Haparanda stad, lista från MSB ...10

(3)

2

1. Sammanfattning

EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Haparanda stad granskat

kommunstyrelsen i syfte att bedöma om styrelsen har säkerställt en tillräcklig intern kontroll och ett ändamålsenligt underhåll av skyddsrum.

Vår sammanfattande bedömning är att styrelsen inte har säkerställt en tillräcklig intern kontroll och ett ändamålsenligt underhåll av skyddsrum.

För svar på våra revisionsfrågor samt rekommendationer se avsnitt 4; Sammanfattande bedömning.

(4)

2. Inledning

2.1. Bakgrund

I Sverige finns cirka 65 000 skyddsrum med plats för ungefär sju miljoner människor.

Skyddsrummen finns spridda i olika typer av byggnader, såsom bostadshus och industrifastigheter. Det är väsentligt att skyddsrummen ska kunna användas av civilbefolkningen i händelse av krig.

Ansvaret för skyddsrum och underhåll är delat mellan Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB) och fastighetsägaren (i detta fall kommunen). MSB kontrollerar att

beståndet av skyddsrum vårdas och vidmakthålls på en sådan nivå att skyddsförmågan inte försämras. Fastighetsägaren ansvarar för underhåll av skyddsrummet. Om MSB gör en kontroll och hittar brister, måste ägaren åtgärda dessa.

I fredstid får fastighetsägarna använda skyddsrummen som helt vanliga lokaler.

Fredsanvändningen av lokalen får inte bli mer komplicerad än att skyddsrummets olika detaljer är åtkomliga för fortlöpande underhåll och inspektion, samt att iordningställande av skyddsrummet inom 2 dygn är möjligt.

Det finns en risk att delat ansvar medför oklarheter. Det finns också en risk att

fredstidsanvändningen av skyddsrum leder till att det blir svårt att iordningsställa rummet om behov skulle uppstå. Mot bakgrund av ovanstående värdering av risk och väsentlighet har revisorerna valt att granska om Haparanda stad har säkerställt en tillräcklig intern kontroll och ett ändamålsenligt underhåll av skyddsrum.

2.2. Syfte och revisionsfrågor

Granskningens syfte är att bedöma om Haparanda stad har säkerställt en tillräcklig intern kontroll och ett ändamålsenligt underhåll av skyddsrum. Inom ramen för syftet avgränsas granskningen till att besvara följande revisionsfrågor:

Intern kontroll

 Är ansvaret för underhåll av skyddsrum tydliggjort (politisk och tjänstemannanivå)?

 Finns en tillräcklig kontroll över befintliga skyddsrum (antal, placering och nuvarande användningsområde)?

Ändamålsenlighet

 Genomförs regelbundet underhåll av skyddsrum i kommunens fastigheter?

 Har eventuella brister som identifierats vid tillsyner åtgärdats?

I granskningen ingår att kartlägga och beskriva placering av kommunens skyddsrum.

Granskningen avser kommunstyrelsen och avgränsas till underhåll av skyddsrum i stadens egna fastigheter.

2.3. Genomförande

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. För förteckning över granskat material och intervjuade personer se bilaga 1; Källförteckning.

(5)

4 2.4. Revisionskriterier

I denna granskning utgörs revisionskriterierna av:

 Lag (2006:545) om skyddsrum

 Styrande och stödjande material inom området, från MSB (SR 15)

Av lag och stödjande material framgår att underhållet av skyddsrummet ska vara fortlöpande.

Förutom normal fastighetstillsyn innebär detta att en mer omfattande genomgång av själva skyddsfunktionen sker av ägaren minst en gång per år.

När det gäller eventuell avveckling av skyddsrum gäller att ett skyddsrum efter ett särskilt beslut från MSB kan upphöra att vara skyddsrum om det finns särskilda skäl för detta.

Fastighetsägaren ska i sådana fall inlämna begäran om avveckling till MSB. Sker inte någon begäran så kvarstår utrymmet som skyddsrum.

För att avvecklingsbeslutet ska träda ikraft ska fastighetsägaren också anlita en

skyddsrumssakkunnig för att genomföra en avvecklingsbesiktning. Först därefter utfärdas ett bevis om avveckling från MSB.

Om MSB inte godkänner en avveckling kan ersättningsskyddsrum upprättas. Detta bekostas i så fall av fastighetsägaren.

(6)

3. Granskningsresultat

3.1. Ansvar och organisation

Ansvarsfördelningen mellan Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap (MSB) och kommunen som fastighetsägare regleras i lagen respektive förordningen om skyddsrum. Av lag och förordning framgår följande ansvarsfördelning mellan myndigheterna:

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap:

 Beslutar om behovet av skyddsrum och inom vilka områden inom landets kommuner som skyddsrummen ska vara belägna.

 Ska kontrollera att inrättade skyddsrum har avsedd skyddsförmåga och att skyltning har skett.

 Ska föra register över samtliga skyddsrum som finns och planeras.

Kommunen:

 Ägaren är skyldig att underhålla skyddsrummet och den utrustning som hör till skyddsrummet.

 Ägaren är skyldig att, efter föreläggande av myndigheten, vidta de åtgärder som behövs för att förbättra utrymmets skyddsförmåga.

Det politiska ansvaret för kommunens skyddsrum går inte att med tydlighet utläsa av styrelsens och nämndernas reglementen. I kommunstyrelsens reglemente (Kf dec 2017) anges att styrelsen:

 Har huvudansvaret för kommunens åligganden enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor, förutom myndighetsutövning.

 Ansvarar för kommunens uppgifter enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid

(krisledningsnämnd) och höjd beredskap samt lagen (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap.

I samhällsbyggnadsnämndens reglemente anges att nämnden:

 Svarar för handläggning av skyddsrumsärenden avseende nyproduktion och reinvesteringar.

Av våra intervjuer framgår att ansvaret för skyddsrum uppfattas ligga på kommunstyrelsen och tekniska enhetens fastighetsavdelning.

3.2. Stadens skyddsrum

Vi har från såväl tekniska enheten som MSB efterfrågat listor över antalet skyddsrum samt antalet platser i befintliga skyddsrum i staden. De båda listorna som vi erhållit innefattar samtliga skyddsrum i kommunen, dvs även privata fastigheter.

Den lista vi erhållit från tekniska enheten saknar datering men av intervjuer framgår att originaldokumentet troligtvis har upprättats någon gång under 80-talet. Originallistan har uppdaterats med ett flertal skriftliga noteringar. Det går inte att spåra när noteringarna i originalhandlingen har skett.

I den lista vi erhållit från MSB anges att det i staden totalt finns 86 skyddsrum med plats för 6 944 personer. Det har inte varit möjligt att bekräfta att detta antal stämmer överens med

(7)

6 tekniska enhetens uppgifter då det ur denna lista är mycket svårt att, pga en mängd tillkomna skriftliga noteringar, utläsa hur många skyddsrum som i dagsläget finns totalt i staden.

Vidare går det inte att från tekniska enhetens lista att utläsa vilka skyddsrum som är

placerade i stadens fastigheter och vi har ingen möjlighet att kontrollera detta mot uppgifter från MSB då myndigheten inte har någon uppgift om vem som är ägare av fastigheterna där skyddsrummen är placerade.

Vi har, från tekniska enheten fått hjälp med att i listan över skyddsrum i staden manuellt markera de skyddsrum som finns placerade i stadens fastigheter. På grund av de skriftliga justeringarna i originallistan uppfattar vi att det inte med enkelhet gått att utsortera dessa och vi har inte kunnat verifiera att samtliga skyddsrum i stadens fastigheter finns med i den lista vi erhållit.

Vid jämförelse mellan lista från MSB och tekniska enheten noterar vi även följande:

 I MSB:s lista finns tre skyddsrum förtecknade som enligt uppgift från tekniska enheten har avvecklats¹.

- Vid kontroll hos MSB uppger myndigheten att de har lämnat positiva avvecklingsbeslut för dessa skyddsrum. För ett av rummen behöver dock en avvecklingsbesiktning

inkomma så snart som möjligt från staden eftersom det fortfarande anses vara aktivt. För de två andra rummen ska avvecklingsbesiktning ha inkommit senast 2019-03-20.

 I MSB:s lista saknas ett skyddsrum (Storgatan 45-47) som enligt uppgift från tekniska enheten finns beläget i de kommunala fastigheterna.

- MSB uppger att detta skyddsrum är avvecklat år 2005.

I övrigt noteras bla att MSB:s lista inte överensstämmer med listan från tekniska enheten avseende antalet platser i två skyddsrum i stadens fastigheter.

För MSB:s förteckning över stadens skyddsrum se bilaga 2 och 3.

3.3. Underhåll och åtgärder

Stadens fastighetsförvaltare uppger att denne tidigare (år 2003) deltagit vid

fastighetsenhetens tillsyn av skyddsrum, då ansvaret för tillsyn låg på kommunerna. Sedan MSB övertog ansvaret har dock inga tillsyner av skyddsrum i Haparanda stad genomförts.

Tekniska enheten eller fastighetsförvaltningen genomför inte heller någon inspektion eller något löpande underhåll av skyddsrummen.

Av den lista vi erhållit från MSB framgår när skyddsrummen senast godkändes vid tillsyn.

Skyddsrum som är placerade i de fastigheter som ägs av staden har enligt listan senast inspekterats och godkänts mellan åren 1996 och 2006.

Av intervjuer framgår att skyddsrummen i de fastigheter som ägs av staden i dagsläget huvudsakligen tros användas som förråd. Utöver detta används ett skyddsrum som omklädningsrum och Stadshusets skyddsrum används som arkiv.

1 Ett rum med 200 platser på Fabriksgatan 21 avvecklades och fastigheten revs år 2016. Två rum med 115 respektive 65 platser på Västra Esplanaden 40 avvecklades och fastigheten revs år 2017.

(8)

4. Sammanfattande bedömning

Vår sammanfattande bedömning är att styrelsen inte har säkerställt en tillräcklig intern kontroll och ett ändamålsenligt underhåll av skyddsrum.

Vår bedömning grundar sig på nedanstående iakttagelser och bedömningar.

Revisionsfråga Svar

 Är ansvaret för underhåll av skyddsrum tydliggjort (politisk och

tjänstemannanivå)?

Vår bedömning är att ansvaret för underhåll av skyddsrum inte har tydliggjorts på så vis att det har dokumenterats.

Vid intervjuer uppgavs dock det politiska ansvaret ligga på kommunstyrelsen. På tjänstemannanivå uppgavs ansvaret ligga på tekniska enheten och

fastighetsförvaltningen.

 Finns en tillräcklig kontroll över befintliga skyddsrum (antal, placering och nuvarande

användningsområde)?

Vår bedömning är att det i staden inte finns en tillräcklig kontroll över befintliga skyddsrum främst när det gäller antal och nuvarande användningsområde.

Vi har inte inom ramen för granskningen kunnat få en entydig bild av hur många skyddsrum och platser det för närvarande finns i de fastigheter som ägs av staden.

 Genomförs regelbundet underhåll av skyddsrum i kommunens fastigheter?

Vår bedömning är att det inte genomförs regelbundet underhåll av skyddsrum i kommunens fastigheter.

Enligt de uppgifter vi har erhållit genomfördes tillsyn i de fastigheter som ägs av staden senast under åren 1996 och 2006. Inspektioner av rummens skyddsfunktion eller underhåll har inte genomförts efter detta.

 Har eventuella brister som identifierats vid tillsyner åtgärdats?

Enligt de uppgifter vi har erhållit fanns inga brister noterade från de tillsyner som genomfördes i de fastigheter som ägs av staden under åren 1996 och 2006.

Vi vill uppmärksamma kommunstyrelsen på att, trots att ansvaret för tillsyner för närvarande ligger på MSB, så har staden alltjämt ansvaret för löpande underhåll av skyddsrum i stadens fastigheter. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att:

 Säkerställa en planlagd årlig tillsyn av de skyddsrum som finns i stadens fastigheter.

Haparanda den 11 september 2018

PerÅke Brunström Linda Marklund

EY EY

(9)

8

Bilaga 1: Källförteckning

Intervjuade funktioner:

 Ekonomichef

 Samhällsbyggnadschef/planeringschef

 Teknisk-/fastighetschef

 Fastighetsförvaltare

Dokument:

 Kommunstyrelsens reglemente

 Samhällsbyggnadsnämndens reglemente

 Lista över skyddsrum från MSB

 Lista över skyddsrum från tekniska enheten

 Karta över skyddsrum från tekniska enheten

 SR 15, Skyddsrumsregler utgivna av MSB

(10)

Bilaga 2: Karta över skyddsrum i Haparanda stad

(11)

10

Bilaga 3: Befintliga skyddsrum i Haparanda stad, lista från MSB

Fastighet Gatuadress Antal

platser

Senaste

Godkännandedatum

Senaste Godkännanderesultat

Anden 10 Stationsgatan 57 60 2005-04-05 Godkänt

Anden 11 Lasarettsgatan 37 33 2000-02-28 Godkänt

Anden 3 Packhusgatan 22 29 1998-05-12 Godkänt

Anden 8 Repslagargatan 38 30 1999-12-07 Godkänt

Björnen 25 Björnholmsgatan 1 60 1999-04-20 Godkänt

Bågen 16 Ängsgatan 29 60 1998-01-19 Godkänt

Djurgården 13 Västra Esplanaden 2 44 1998-05-12 Godkänt

Djurgården 4 Västra Esplanaden 9 27 2002-03-08 Godkänt

Druvan 6 Torggatan 41 170 1996-04-16 Godkänt

Eden 4 Västra Esplanaden 40 65 2002-09-17 Godkänt

Fältjägaren 1 Torggatan 48 176 1996-11-21 Godkänt

Gripen 5 Lasarettsgatan 34 200 1998-03-05 Godkänt

Gripen 5 Lasarettsgatan 34 60 1998-03-05 Godkänt

Gripen 7 Storgatan 83 60 1998-01-19 Godkänt

Gärdet 1 Repslagaregatan 52 120 2006-02-16 Godkänt

Haparanda 29:31 Repslagaregatan 10 49 1998-10-13 Godkänt

Haparanda 29:32 Tjärhovsgatan 10 100 2006-02-16 Godkänt

Haparanda 29:34 Furuvägen 24 120 2004-11-19 Godkänt

Haparanda 29:42 Företagsvägen 1 180 1999-03-16 Godkänt

Hygget 4 Gåsvägen 14 60 1996-04-16 Godkänt

Hygget 6 Gåsvägen 12 60 1996-04-16 Godkänt

Hälsan 3 Storgatan 69 79 2000-04-03 Godkänt

Hästhoven 3 Hjortvägen 13 60 1996-11-18 Godkänt

Hörnan 11 Västra Esplanaden 48-50 45 2000-02-28 Godkänt

Hörnan 3 Västra Esplanaden 46 45 2000-02-28 Godkänt

Hörnan 8 Västra Esplanaden 52 40 1999-11-24 Godkänt

Klacken 13 Åkergatan 3 42 1998-02-02 Godkänt

Kroken 1 Storgatan 76 80 1999-12-06 Godkänt

Kroken 4 Strandgatan 19 77 2000-04-03 Godkänt

Kvarnvingen 4 Köpmansgatan 11 28 1999-12-06 Godkänt

Käppen 1 Lovägen 14 60 1997-11-24 Godkänt

Laxen 1 Storgatan 84 37 2000-04-13 Godkänt

Laxen 4 Strandgatan 29 90 2000-04-13 Godkänt

Laxen 5 Storgatan 82 95 1996-11-08 Godkänt

Linden 6 Nygatan 8 65 2004-03-02 Godkänt, kvarstående brister

Lunden 14 Storgatan 45-47 76 2004-03-24 Godkänt

Lunden 14 Storgatan 45-47 150 2004-03-24 Godkänt

Lyran 3 Storgatan 67 82 1998-01-22 Godkänt

Läderlappen 1 Storgatan 72 63 2005-04-29 Godkänt

Läderlappen 4 Storgatan 70 37 2005-04-29 Godkänt

(12)

Läderlappen 5 Fabriksgatan 4 33 2004-01-28 Godkänt, kvarstående brister

Lärkan 1 Köpmangatan 21 138 2004-03-24 Godkänt

Marielund 1:1 Curteliusvägen 9 120 2006-02-16 Godkänt

Marielund 1:1 Mattila Idrottsområde 120 2000-11-23 Godkänt

Minerva 3 Torget 39 137 2001-11-16 Godkänt

Minerva 4 Torget 3 93 1965-04-21 Godkänt

Mullvaden 8 Köpmansgatan 42 28 2002-01-25 Godkänt

Näbben 11 Stationsgatan 25 34 2000-02-18 Godkänt

Renen 4 Köpmangatan 4 80 1998-02-20 Godkänt

Rian 17 Åkergatan 5 30 2002-06-24 Godkänt

Rian 17 Åkergatan 7 37 2002-06-24 Godkänt

Riddaren 1 Storgatan 68 67 2005-04-29 Godkänt

Riddaren 3 Strandgatan 9 39 1998-02-13 Godkänt

Riddaren 5 Strandgatan 7 50 2000-02-28 Godkänt

Ripan 2 Packhusgatan 14 36 1997-10-06 Godkänt

Råstenen 9 Rågångsvägen 1-8 120 2006-02-16 Godkänt

Rättvisan 6 Västra Esplanaden 13 28 2000-01-18 Godkänt

Rödklövern 4 Harvägen 3-5 120 1999-10-07 Godkänt

Skatan 5 Laestadius Väg 11B 200 2004-11-19 Godkänt

Skepparen 12 Stationsgatan 14 74 1999-12-07 Godkänt

Skepparen 9 Stationsgatan 18 120 2002-09-18 Godkänt

Smeden 8 Ringvägen 71 55

Smedjan 10 Sundellsgatan 17a 53 1998-09-28 Godkänt

Snibben 1 Tjärhovsgatan 1 60 1996-11-18 Godkänt

Stammen 11 Lomvägen 2-4 120 1999-03-15 Godkänt

Staren 1 Fabriksgatan 21 200 2004-03-24 Godkänt

Stjälken 1 Norra Industrivägen 18 120 2001-07-04 Godkänt

Städet 5 Smedjegatan 9 48 2002-01-25 Godkänt

Trasten 12 Fabriksgatan 33 120 2004-03-24 Godkänt

Vakten 11 Storgatan 88 33 2000-05-29 Godkänt

Vakten 17 Storgatan 90 105 2000-07-10 Godkänt

Vallen 1 Repslagaregatan 51 60 2006-02-16 Godkänt

Vallen 1 Repslagaregatan 55 60 2006-02-16 Godkänt

Vallen 2 Parkgatan 1 60 2006-02-16 Godkänt

Vallen 2 Parkgatan 5 60 2006-02-16 Godkänt

Åkaren 12 Stationsgatan 2 60 1998-05-12 Godkänt, kvarstående brister

Älvan 1 Repslagaregatan 25 88 2000-05-08 Godkänt

Äran 3 Nygatan 11-13 87 1998-01-21 Godkänt