23.2. Bilaga - Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner 20130916

(1)

SOLLENTUNA

FÖRFATTNINGSSAMLING

C:\Program Files (x86)\neevia.com\docConverterPro\temp\NVDC\36241D09-1C94-4933-ACD6- 53FB041B94EF\575180_4_0.DOC

1

Reglemente för

kontroll av ekonomiska transaktioner

Antaget av kommunfullmäktige 1992-01-20, § 6 Ändrat av kommunfullmäktige 2001-09-17, § 92, Ändrat av kommunfullmäktige 2006-05-08, § 108 att gälla fr o m 2006-06-01

§ 1

Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla.

Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar skall beakta kommunens regler.

§ 2

Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och tillser därmed att bestämmelserna i detta reglemente iakttas och att tillämpliga

attestmoment utföres.

§ 3

Attestarbetet skall utformas så att den interna kontrollen inom nämnderna är tillräcklig. Varje nämnd eller på deras uppdrag direkt underställd chef anger innebörd och omfattning av attestanternas ansvar.

§ 4

Transaktioner attesteras innan de utförs. Attesterna innebär:

- sakgranskningssattest; kontroll mot leverans/prestation, kontroll av uträkning - attesteras med signatur eller elektronisk signatur, - beslutsattest; kontroll mot underlag/beställning/beslut och villkor –

attesteras med namnteckning eller elektronisk signatur,

- behörighetsattest; kontroll av behörighet - attesteras med signatur. IT- system med behörighetskontroll ersätter manuell behörighetskontroll.

§ 5

Nämnd eller direkt underställd chef skall besluta om utseende av

beslutsattestanter och ersättare till dessa. Nämnden kan bemyndiga flera tjänstemän att utse beslutsattestanter. Förteckning på dem som har rätt att utse beslutsattestanter skall delges kommunrevisionen och servicekontoret.

§ 6

Attestmoment får ej utföras av den som själv skall betala till kommunen och där ta emot transaktioner eller själv ta emot en betalning från kommunen.

(2)

SOLLENTUNA

FÖRFATTNINGSSAMLING

2

§ 7

Nämnd eller direkt underställd chef svarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda beslutssattestanter. Förteckningen skall delges kommunrevisionen och servicekontoret.

§ 8

Kommunstyrelsen bemyndigas utfärda anvisningar till detta reglemente.

(3)

SOLLENTUNA

FÖRFATTNINGSSAMLING

3

Kommentarer till paragraferna 3, 4, 6 och 7

§ 3

En ekonomisk transaktion bör ha attesterats av två personer förutom

behörighetsattesten. I de fall den fastställda organisationen gör att det inte är möjligt (meningsfullt) att utföra mer än besluts- och behörighetsattest, är dessa attester tillräckliga.

Ny § 3

En ekonomisk transaktion ska attesteras av två personer förutom behörighetsattestanten. Det innebär att beslutsattestant och granskningsattestant inte får vara samma person.

§ 4

De i attestordningen ingående momenten innebär följande:

Sakgranskningsattest

Attestanten intygar att mottagen vara eller tjänst kommit kommunen tillgodo samt att fakturan är rätt uträknad, t ex avseende moms, faktureringsavgifter och betalningsvillkor. Sakgranskningsattesten har samma innebörd som mottagningsattest och granskningsattest och de begreppen kan användas parallellt med sakgranskningsattesten.

Det kan vara praktiskt lämpligt att kontering, kontroll av moms mm utförs av personen som utför granskningsattesten, men det är alltid

beslutsattestanten som är ansvarig.

Beslutsattest

Attestanten intygar att beställningen har skett i överensstämmelse med underlag/-beställning/beslut/villkor. I beslutsattesten ligger också ansvaret för kontering.

Det är beslutsattestanten som skall ansvara för att en leverantörsfaktura är:

- rätt konterad

- att momsen är rätt redovisad - ställd till kommunen

- att deltagare samt syfte anges vid representation, kurs, resor mm - att mottagare och syfte framgår vid köp av blommor och presenter - att specifikationer bifogas till fakturan när fakturan är ospecificerad - att leverantören har F-skatt vid köp av tjänster

Behörighetsattest

Behörighetsattestanten intygar att behöriga personer har attesterat (ansvarskod och beslutsattestant överensstämmer). Kontrollen utförs på varje förvaltning där registrering sker. Om det i det IT-baserade systemet finns en funktion för kontroll av behörighet ersätter den den manuella

(4)

SOLLENTUNA

FÖRFATTNINGSSAMLING

4

kontrollen av alla transaktioner. Den IT baserade kontrollen ska kompletteras med en stickprovsmässig manuell kontroll.

Meningen med kontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkta

felaktigheter skall kunna beivras eller stoppas på något sätt. Den som utsetts att attestera skall vidta åtgärder för att uppmärksamma det inträffade.

- Vänd dig först för en förklaring eller åtgärd, till den som attesterat.

- Om förklaringen inte är tillräcklig, vänd dig till överordnad personal som skall följa upp och rapportera allvariga översteg av befogenheten till förvaltningsledningen. Behörighetsattestants ansvar är i så fall endast att se till att situationen uppmärksammas.

- Förvaltningsledningen eller nämnden tar därefter över ansvaret att reda ut situationen. Chefsekonom eller redovisningschefen skall informeras.

§ 6

Kostnaden när en attestberättigad själv deltar i representation, kurs, konferens, resa, mm ska alltid attesteras av en överordnad chef. En överordnad chef skall också attestera mobiltelefonräkningar mm samt utbetalningar till den attestberättigade eller till denne närstående.

Förvaltningschefen attesterar betalningar till kommunalråd, oppositionsråd och övriga ordföranden. Nämnden utser lämplig person inom nämnden eller förvaltningen för att attestera förvaltningschefens egna mottagna

ersättningar och kostnader. Förteckning över utsedda personer ska delges kommunrevisionen och servicekontoret.

§ 7

Den förteckning nämnden upprättar skall hållas aktuell och finnas tillgänglig för de personer som skall utföra besluts- och behörighetsattest.

Förteckningen skall kompletteras med särskilt ifylld blankett för varje beslutsattestant som innehåller både namn och prov på namnteckning samt den ansvarskod attestanten har. Blanketten tillhandahålles av

kommunstyrelsens servicekontor. Förteckning och ifylld beslutsattestantblankett skall delges kommunrevisionen samt kommunstyrelsens servicekontor som svarar för arkivering.