www.pwc.se
Revisionsrapport
Fredrik Markstedt Sandra Feiff Augusti 2015
Intern kontroll vid utbetalningar inom individ-och
familjeomsorg
Sollentuna kommun
Intern kontroll vid utbetalningar inom individ- och familjeomsorg
Innehållsförteckning
1. Sammanfattande bedömning ... 1
2. Bakgrund och revisionsfråga ... 2
2.1. Bakgrund ... 2
2.2. Revisionsfråga ... 2
2.3. Avgränsning och revisionsmetod ... 2
2.3.1. Styrande och stödjande dokument ... 3
3. Organisation av ekonomiskt bistånd ... 4
4. Granskningsresultat ... 6
4.1. Roller och ansvar ... 6
Bedömning ... 6
4.2. Utbetalningsrutin samt attester och behörigheter ... 7
Bedömning ... 7
4.3. Akuta betalningar och andra utbetalningar ... 8
Bedömning ... 8
4.4. Intern kontroll ... 9
Bedömning ... 10
5. Bedömning och rekommendationer ... 12
5.1. Avstämning mot kontrollmål ... 12
1. Sammanfattande bedömning
PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sollentuna kommun genomfört en granskning avseende utbetalningar inom individ- och familjeomsorg.
Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende utbetalningar inom individ- och familjeomsorg inte fullt ut är tillräcklig.
Följande iakttagelser ligger till grund för bedömningen;
Vi har noterat att rutinen för utbetalningar innehåller många manuella moment. Här uppmärksammas även att behörighetsattesten kan utföras (och utförs) av en person. Detta gäller dock enligt socialkontoret endast under semestertid.
Handläggarens behörighet i verksamhetssystemet är omfattande. Upplägg av klient och utbetalning till samma klient kan ske av samma handläggare utan särskild attest. Det saknas en rutin eller kontroll avseende förändring av uppgifter för klienter i verksamhetssystemet. Exempelvis görs ingen kontroll/uppföljning vid förändring av bankuppgifter.
Det finns inte någon kontroll av att utbetalningar sker till rätt person. Det finns inte heller någon kontroll av att utbetalningen sker med rätt belopp utifrån underlag. Dock kan inte registrerat beviljat belopp i verksamhets- systemet avvika från vad som betalas ut.
Vi har noterat att beslut kring rekvisitioner inte föregås av attest innan rekvisition överlämnas till klient. Avsaknad av attest av dessa beslut leder till en ökad risk för felaktiga utbetalningar.
Socialkontoret har kontroller i form av rimlighetsbedömningar vid utbetalningar. Dock följs inte rutinen fullt ut.
Utifrån den dialog vi har haft med ledningen bör nämnas att vissa åtgärder redan påbörjats alternativt har planerats in avseende flertalet av de risker som
uppmärksammats i granskningen. Medvetenheten om och viljan att hantera de riskområden som finns ger enligt vår bedömning goda förutsättningar för att den interna kontrollen kommer att stärkas. I övrigt hänvisar vi till de bedömningar och rekommendationer som redovisas i avsnitt 5.
2. Bakgrund och revisionsfråga
2.1. Bakgrund
Utbetalningar inom individ- och familjeomsorg uppgår årligen till väsentliga belopp. God intern kontroll i utbetalningsprocesserna är viktig både utifrån kommunens kontroll över resurser och utifrån rättssäkerheten för enskilda individer.
2.2. Revisionsfråga
Följande revisionsfråga ska besvaras i granskningen:
Är den interna kontrollen vid utbetalningar av ekonomiskt bistånd inom socialnämnden tillräcklig?
Revisionskriterier utgörs av socialtjänstlagen, föreskrifter från socialstyrelsen samt kommunens regelverk etc.
Följande kontrollmål har används i granskningen:
Flödena och kontrollerna är dokumenterade?
Samtliga medarbetare som handlägger utbetalningarna är införstådda i de riktlinjer som finns och vad som förväntas av dem för att uppnå god intern kontroll?
Ansvaret är tydligt (inkluderat attester, behörigheter och rättigheter i systemen) organiserat vid utbetalningar. Det finns en lämplig arbets- och ansvarsfördelning. Det finns systemstöd?
Det görs kontroller vid nyuppläggning alt. förändringar gällande behörighet i systemet. Loggning sker och följs upp.
Kontroller sker vid nyuppläggning alt. förändring av uppgifter för klienter resp leverantörer.
Det säkerställs att utbetalningar sker till rätt person/leverantör.
Det säkerställs att utbetalning sker med rätt belopp utifrån beslutat underlag/utförd prestation.
Om det förekommer kontanta utbetalningar, säkerställs att dessa sker korrekt.
Om det förekommer akuta utbetalningar, säkerställs att dessa sker korrekt.
Det finns upptäckande kontroller som exempelvis rimlighetsbedömningar och avstämningar av utbetalningar och bankonton?
2.3. Avgränsning och revisionsmetod
Granskningen har omfattat utbetalningarna av ekonomiskt bistånd inom individ- och familjeomsorgen under år 2015. Hur rutiner tillämpas har granskats genom att ett antal stickprov genomförts.
Intervjuer har genomförts med berörda tjänstemän för att kartlägga kontroller relaterat till de väsentligaste utbetalningstyperna. För att verifiera intervjuerna har ett antal enskilda ärenden följts från beslut till utbetalning.
2.3.1. Styrande och stödjande dokument
Vi har erhållit ett antal styrande och stödjande dokument som behandlar riktlinjer och rutiner för utbetalningar. Nedan är några av de dokument som kommunen bedömt relevanta och som erhållits i granskningen.
Riktlinjer för ekonomiskt bistånd (antagen av socialnämnden 2014-01-10
§66/2014)
Intern kontrollplan 2015, socialnämnden
Uppföljning av intern kontroll 2014 (2014-11-14)
Avsläppsrutin Procapita IFO (senast reviderad 2015-04-27)
Rutin för kontantkort (senast reviderad 2014-08-14)
Rutin för rekvisition (senast reviderad 2015-05-11)
Rutin för handläggning av ansökan
Rutin för assistenthandläggning av ärende
Förteckning över behörigheter för avsläpp i Procapita IFO
Granskningsattester och behörighetsattester av den s.k. attestlistan i Procapita (senast reviderad 2015-05-08)
Beslutsattestanter och behörighetsattestanter av den sk sammandragslistan i Procapita IFO (senast reviderad 2014-12-08)
Behörighet att hantera kontantkort (senast reviderad 2015-05-13)
Rapporten har varit föremål för faktaavstämning.
3. Organisation av ekonomiskt bistånd
Inom individ- och familjeomsorgen finns det olika avdelningar och enheter.
Enheten för ekonomiskt bistånd finns under avdelningen för vuxna.
Handläggningen av ekonomiskt bistånd sker inom tre grupper, mottagnings-
gruppen, team och introduktion. Första gången en klient vill ansöka om ekonomiskt bistånd sker det via kontaktcenter. Kontaktcenter gör en kortare telefonintervju och skickar därefter ut en ansökan om ekonomiskt bistånd. När ansökan inkommer handlägger mottagningsgruppen behovet och fattar ett beslut. Efter fattat beslut skickas ett beslutsmeddelande till klienten oavsett beslutet. Mottagningsgruppen handlägger ärenden i cirka fyra månader, om personen inte är självförsörjande därefter sker en överföring från mottagningsgruppen till team.
Personer som ansöker om ekonomiskt bistånd efter att etableringen tagit slut hand- läggs under det första året av handläggare inom introduktionsteamet. I dessa ärenden sker ingen kontakt med kontaktcenter (direkt kontakt sker med hand- läggare). Den direkta kontakten har introduktionsteamet.
Enheten ekonomiskt bistånd ser ut enligt följande:
3.1. Utveckling av ekonomiskt bistånd i Sollentuna
Ungefär 40 procent av hushållen som får ekonomiskt bistånd får det under längre tid. Diagrammet nedan visar andel hushåll med bistånd fördelat på tre olika tids- intervall. År 2014 hade fler hushåll kortare biståndstid jämfört med tidigare.
Andelen personer med långvarigt ekonomiskt bistånd uppges vara hög i Sollentuna jämfört med både riket och Stockholms län.
Mottagningsgruppen
1 gruppledare
7 socialsekreterare
Team
1,5 gruppledare
7 socialsekreterare
2 assisteneter
Introduktion
0,75 gruppledare
2, 2 5
socialsekreterare
Sedan 2010 har enheten fattat ca 1000 beslut per månad. Av besluten har ungefär 15 procent varit avslagsbeslut. Tabellen nedan visar antal beslut totalt per månad i genomsnitt per år.
*jan-mars
36 37 40
27
22 21
37
41 39
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
År 2010 År 2012 År 2014
1-4 mån i % 5-9 mån i % 10-12 mån i %
År Beslut per månad
Varav andel avslagsbeslut i %
2010 1063 13
2011 985 14
2012 1009 14
2013 1048 15
2014 951 15
2015* 884 17
4. Granskningsresultat
Som ett led i granskningen har intervjuer genomförts med berörda tjänstemän inom socialkontoret. Nedan ges en beskrivning av vad som framkommit under
intervjuerna samt efter studier av nämndens/förvaltningens styrande och stödjande dokument (se 2.3.1.). Efter varje avsnitt lämnas en bedömning. I övrigt hänvisar vi till de bedömningar och rekommendationer som redovisas i avsnitt 5.
4.1. Roller och ansvar
Socialnämndens delegationsordning (senast reviderad 2015-01-07) anger vem som har behörighet att fatta beslut om ekonomiskt bistånd. I regel är det social-
sekreteraren som fattar beslut om ekonomiskt bistånd, men i särskilda fall grupp- ledare och enhetschef. Exempelvis vid beslut om särskilda kostnader vid öppna insatser fattas beslut om upp till 100 tkr av socialsekreteraren och över 100 tkr av enhetschefen.
Handläggare som arbetar med ekonomiskt bistånd har en speciell behörighet i verksamhetssystemet Procapita. Behörigheten innebär att handläggaren kan göra beräkningar, registrera beslut och utbetalningar. Behörigheten kan också lägga upp nya klienter och registrera information om klienten. Det är systemförvaltaren som kan hantera handläggarens behörighet i verksamhetssystemet.
I Procapita finns en loggningsfunktion, som varje månad kontrolleras av system- förvaltaren. Huvudsyftet är att kontrollera om handläggare varit inne i ärenden som de normalt inte har anledning att titta på, utifrån sina arbetsuppgifter. Kontrollen består också av att verifiera att anställda inte loggat in på avvikande tider. Vid avvikelser kontaktas närmaste chef.
Bedömning
Vi noterar att handläggarens behörighet i verksamhetssystemet är omfattande.
Handläggaren kan lägga upp en klient samt genomföra en utbetalning till samma klient utan särskild attest. Dock sker många upplägg av klienter via kontaktcenter.
Se avsnitt 3.
Det finns en loggningsfunktion i verksamhetssystemet dock framkommer det att ingen kontroll av bland annat förändringar av bankuppgifter genomförs.
Vidare noterar vi att det inte finns någon formell rutin för en regelbunden genom- gång av användare och deras behörigheter i Procapita. Dock framkommer det att systemförvaltare får signal via lönekontoret när en person slutar. Enligt uppgift ska dock socialkontoret se över olika roller och ansvar under hösten 2015.
Således bedömer vi att den interna kontrollen avseende roller och ansvar inte är tillräcklig. Vi ser det dock som positivt att en genomgång över olika roller och ansvar ska ske under 2015 av socialkontoret.
4.2. Utbetalningsrutin samt attester och behörigheter
Som tidigare nämnts använder socialkontoret verksamhetssystemet Procapita. För att en utbetalning avseende ekonomiskt bistånd ska kunna göras måste hushållet vara registrerat och en insats om bistånd måste finnas registerat i systemet.
Varje helgfri vardag sker ett så kallat ”avsläpp” i Procapita IFO (individ- och familjeomsorg). Dagens aktuella betalningar sammanställs och skickas till Plus- eller Bankgirot. I samband med avsläppet skapas också en bokföringsfil som integreras med kommunens ekonomisystem. Hanteringen av avsläppet sker av personer med särskilda behörigheter.
Avsläppet sker enligt följande:
Först sker en överföring av betalningen från varje enhet. Totalt finns det fyra enheter kopplade till Procapita IFO, se nedan.
1. Enheten för ekonomiskt bistånd och integration 2. Enheten för missbruk och socialpsykiatri
3. Barn- och ungdomsenheten
4. Enheten för ensamkommande flyktingbarn
Varje enhet har en egen behörighetsattestant som ska skriva under respektive över- föring. Enligt uppgift av socialkontoret följs dock inte denna rutin fullt ut. Det är endast en behörighetsattestant som skriver på för samtliga enheter. Ansvaret för vem som skriver på varierar.
I samband med att behörighetsattestanten attesterar överföringen ska en rimlighet- bedömning ske. Denna omfattar en kontroll av att betalningen är rätt utifrån belopp. Finns det betalningar som ser felaktiga ut återförs betalningen till respektive enhet för extra kontroll. När överföringen är attesterad lämnas attest- listorna till en assistent inom förvaltningen som sparar dessa i pärm. Assistent skriver också under attestlistan för att intyga att en behörig person skrivit på listan (behörighetsattest). Vidare sker ett godkännande i Procapita.
En så kallad sammandragslista tas också fram, denna innehåller totala beloppet som kommer att belasta kommunens konto. Sammandragningslistan skrivs under av två behöriga personer. En kopia av sammandragningslistan lämnas till en assistent inom förvaltningen som sparar dessa i pärm. Sammandragningslistorna sparas också hos ekonomiavdelningen.
Kontroll sker av att undertecknade sammandragningslistor stämmer överens med filerna till Plus- respektive Bankgirot.
Bedömning
Vid rutinen för utbetalningar noterar vi att det finns en ansvarsfördelning som innebär att olika individer gör olika steg vid utbetalningen. Dock omöjliggör inte systemet att det är samma individ som gör olika steg. Vi har noterat att rutinen innehåller många manuella moment och utbetalningar. Behörighetsattesten kan
utföras (och utförs) av en person. Detta sker dock endast, enligt socialkontoret, under semestertid. Kontroller, signaturer och attester är manuella och sker på pappersunderlag som sedan sparas/arkiveras.
Rutinen att respektive ansvarig behörighetsattestant ska skriva under sin enhets överföring följs inte. En behörighetsattestant skriver på för samtliga enheter och ansvaret varierar för de fyra olika behörighetsattestanterna. I samband med överföringen ska en rimlighetsbedömning ske av behörighetsattestanten för betalningen. Vi bedömer att det är svårt att göra en rimlighetsbedömning av en verksamhet som man själv inte tillhör och ingår i.
Utifrån ovanstående bedömer vi att den interna kontrollen avseende utbetalnings- rutinen och attester och behörigheter inte är helt tillräcklig.
4.3. Akuta betalningar och andra utbetalningar
I särskilda fall kan så kallade akuta utbetalningar ske eller övriga utbetalningar som erhålls i form av en rekvisition. Vid akuta utbetalningar används kontantkort.
Handläggaren är ansvarig för att fatta ett beslut i Procapita avseende kontantkort eller rekvisition. Kontantkorten hämtas av handläggare hos en assistent på
administrativa avdelningen. Kortet laddas av assistenten med max 4000 kr per kort och en signatur sker av handläggaren. I Procapita görs en utskrift av utbetalnings- bilden för påskrift av behörig person. Vidare skriver också klienten under
utbetalningsbilden och dokumentet sparas hos assistent på administrativa
avdelningen. Under 2014 registrerades 277 kontantkortsbetalningar. Totalt fick 34 personer flera kontantkort samtidigt. 19 av dessa var nyanlända flyktingar som ännu inte fått slutsiffror i personnumret eller som saknade bankkonto. Bland övriga 15 återfanns personer med exempelvis missbruksproblem som saknade bankkonton och fick kontantkort i avvaktan på att de skulle få sådana.
Avseende rekvisitioner fylls uppgifterna på rekvisitionen i av handläggaren och rekvisitionen registreras i Procapita. Klient skriver under rekvisition och en del av rekvisitionen sparas hos socialkontoret. Assistent konterar när fakturan inkommer.
Under 2014 registrerades 231 rekvisitioner. De mest frekventa ändamålen var medicin inom högkostnadsskyddet, SL-kort samt livsmedel.
Bedömning
Vi har noterat att beslut kring rekvisitioner inte föregås av attest innan rekvisition överlämnas till klient. Avsaknad av attest rörande dessa beslut leder till en ökad risk för felaktiga utbetalningar.
Det finns en beloppsgräns om 4 000 kr, för utbetalningar via kontokort. Dock har vi noterat att det förekommer att handläggare ibland skapar två eller flera kort om klient behöver större ekonomiskt bistånd. Beloppsgränsen har satts efter direktiv och krav från Nordea.
Utifrån detta bedömer vi att den interna kontrollen akuta utbetalningar och andra utbetalningar inte är helt tillräcklig.
4.4. Intern kontroll
Inom ramen för socialnämndens interna kontroll 2015 finns en planerad kontroll avseende felaktiga utbetalningar inom ekonomiskt bistånd, se utfall av delkontroll som skett av kommunen nedan. Denna kontroll har fått riskvärdet tolv, vilket innebär en hög risk. Enligt socialkontoret är det en risk när det inte finns en bestämd person med ansvar för arbetet med felaktiga utbetalningar. Trots detta framkommer det att det inte finns någon kontroll för att säkerställa att
utbetalningar sker till rätt person.
4.5. Kontroll av utbetalningar inom ekonomiskt bistånd
Under augusti 2015 har en controller på socialkontoret gjort en delkontroll inom ramen för socialnämndens interna kontroll 2015. En granskning av tio stycken ärenden har skett på enheten för ekonomiskt bistånd och introduktion. Kontroll har bland annat skett av att rätt uppgifter, så som hyreskontrakt och kontouppgifter finns inlagt i verksamhetssystemet Procapita. Kontrollen utgick ifrån en framtagen mall. Nedanstående tabell utgör resultatet för kontrollen.
Kontroll Resultat
Påskrivna ansökningar Ansökningarna var underskrivna av sökande/medsökande i samtliga fall utom i ett ärende.
Sysselsättning I samtliga ärenden framkommer, från journalanteckningar och utredningar, vilken sysselsättning/hinder för sysselsättning som sökanden/medsökanden har.
Bostad Kopia av hyreskontrakt saknades i två ärenden. I ett av dessa fanns aktuell kopia av hyresavi.
Beräkning Beräkning stämmer i samtliga fall med hushåll och insats. En förälder borde vara berättigad till särskilt bidrag för
hemmavarande barn, men har inte detta. Framkommer inget i dokumentationen om varför.
Beslut Besluten är i samtliga fall motiverade.
Dock noteras några brister:
Det saknas uppgjord planering i tre ärenden.
Beslutsorsaken är i ett fall felaktig kodad.
I ett ärende hänvisas till att personen är sjukskriven, men aktuellt läkarintyg finns inte i akten.
I ett fall gällande förlängningsbeslut rörande tillfälligt boende är beslutet inte fattat av rätt delegation. Det vill säga inte registrerat på gruppledare.
Utbetalning För samtliga ärenden utan ett fanns kopia av konto- förteckning/kontoutdrag i akten. I ett ärende saknades
kontouppgifter i akten, men konto var registrerat på klienten. I ett fall har ändamål med utbetalningen inte registrerats, rörande läkarvård.
Övrig dokumentation Det fastställas att äldre ärenden är svåra att följa. Samt att det kan vara svårt att följa vad som hänt ”mellan besluten”. Det konstateras också att dokumentationen av kontroller med Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen är bristfällig.
4.6. Granskning av akter
Inom ramen för granskningen har en granskning av totalt 15 ärenden, från samtliga grupper skett. Det vill säga fem ärenden från team, introduktion och mottagnings- gruppen. Granskningen har syftat till att säkerställa att rätt uppgifter/underlag finns i aktuella akter. Nedanstående tabell utgör resultatet från granskningen.
Granskning Team Introduktion Mottagningsgruppen Dagar från
fullständig ansökan/beslut
Ej tillämplig Ej tillämplig Samtliga ärenden finns i akten inom gällande rutin. I ett ärende har dock rutinen
(telefonbokning, inlämnad ansökan, besökstid osv) frångåtts på grund av att
personen blivit beviljad akutboende.
Kontoförteckning För fyra av fem ärenden finns en kontoförteckning inlämnad (utdrag från bank) i akten.
För ett ärende finns noteringar i journalen att kontoförteckning är inlämnad, men i akten finns kopia av kontoutdrag inte kontoförteckning.
För fyra av fem ärenden finns en kontoförteckning inlämnad (utdrag från bank) i akten.
För ett ärende saknas en
kontoförteckning.
För fyra av fem ärenden finns en konto-
förteckning inlämnad (utdrag från bank) i akten. För ett ärende finns noteringar i journalen att kontoförteckning är inlämnad, men i akten finns kopia av
kontoutdrag inte kontoförteckning.
Avvikande hyra Det noteras att ett förlängningsbeslut är registrerat på fel delegation.
Inga avvikelser är
noterade. Inga avvikelser är noterade.
Beslut om
tandvård För fyra av fem ärenden finns det inget beslut om tandvård. Ett beslut om tandvård finns och detta är registrerat på fel delegation.
Finns inget beslut
om tandvård. Finns inget beslut om tandvård.
Beslut om
upphållstillstånd i akten
Ej tillämpligt. Ej tillämpligt.
Bedömning
Vi ser det som positivt att socialkontoret under 2015 påbörjat ett arbete med att granska felaktiga utbetalningar utifrån nämndens internkontrollplan. Enligt
socialkontorets egna noteringar saknas det en konsekvent rutin för att dokumentera
registreras i Procapita. Vi bedömer likt socialkontoret att en systematisk rutin för dokumentation bör införas. Det bör också införas systematiska kontroller. Vi ser det dock som allvarligt att det inte finns någon kontroll av att säkerställa att
utbetalningar sker till rätt person.
Utifrån ovanstående bedömer vi att den interna kontrollen avseende kontroll av utbetalningar inte är tillräcklig.
5. Bedömning och
rekommendationer
5.1. Avstämning mot kontrollmål
Kontrollmål Kommentar
Flödena och kontrollerna är dokumenterade?
Uppfyllt
Under avsnitt 2.3.1 redovisas de för kommunens och nämndens styrande och stödjande dokument avseende granskningen.
Vi bedömer att flödena och kontrollerna som finns är väl dokumenterade.
Samtliga medarbetare som handlägger utbetalningarna är införstådda i de
riktlinjer som finns och vad som förväntas av dem för att uppnå god intern kontroll?
Ej uppfyllt
Vi noterar att handläggarens
behörighet i verksamhetssystemet är omfattande. Handläggaren kan lägga upp en klient samt genomföra en utbetalning till samma klient utan särskild attest.
Vi rekommenderar socialkontoret att införa kontroller av attest. Enligt avsnitt 4.5 och 4.6 framgår det att brist på delegation framkommer.
Ansvaret är tydligt (inkluderat attester, behörigheter och rättigheter i systemen) organiserat vid utbetalningar. Det finns en lämplig arbets- och ansvarsfördelning. Det finns systemstöd?
Delvis uppfyllt
I rutinen för utbetalningar noterar vi att det finns en ansvarsfördelning som innebär att olika individer gör olika steg vid utbetalningen. Vi har tagit del av olika attest och
behörighetslistor för de olika stegen.
Dock omöjliggör inte systemet att det är samma individ som gör olika steg. Vi har noterat att rutinen innehåller många manuella moment och utbetalningar. Behörighets- attesten kan utföras (och utförs) av
en person. Detta sker dock endast under semestertid enligt
socialkontoret. Kontroller,
signaturer och attester är manuella och sker på pappersunderlag som sedan sparas/arkiveras.
Det gör kontroller vid nyuppläggning alt.
förändringar gällande behörighet i systemet. Loggning sker och följs upp.
Delvis Uppfyllt
Vi noterar att det inte finns någon formell rutin för regelbunden genomgång av användare och deras behörigheter i Procapita. Dock framkommer det att system-
förvaltare får signal via lönekontoret när en person slutar.
Vi ser det dock som positivt att roller och behörigheter ska ses över under hösten 2015 av systemförvaltaren.
Kontroller sker vid nyuppläggning alt.
förändring av uppgifter för klienter resp leverantörer.
Ej uppfyllt
Det framkommer att det inte finns en rutin eller kontroll för förändring av uppgifter för klienter. Enligt uppgift finns det ingen kontroll av exempelvis förändring av
bankuppgifter.
Vi rekommenderar socialkontoret att införa systematiska kontroller för att uppnå en god intern kontroll.
Exempelvis genom att införa regel- mässiga stickprov av förändring av bankuppgifter. Enligt avsnitt 4.6 framkommer det att det finns flera bankuppgifter inom samma ärende.
Det säkerställs att utbetalningar sker till rätt person/leverantör.
Ej uppfyllt
Det finns inte någon kontroll av att utbetalningar sker till rätt person.
Vi rekommenderar socialkontoret att införa systematiska kontroller för att uppnå en god intern kontroll.
Exempelvis genom att införa
regelmässiga stickprov av att utbetalning skett till rätt person.
Det säkerställs att utbetalning sker med rätt belopp utifrån beslutat underlag/utförd prestation.
Delvis uppfyllt
Vid intervju med handläggare framkommer det att ingen extra kontroll avseende att utbetalning sker med rätt belopp utifrån beslutat underlag/utförd prestation finns.
Dock kan inte registrerat belopp avvika från vad som betalas ut.
Handläggare framför här ett önskemål om att systemet borde kunna varna för belopp som på ett uppenbart sätt avviker från normen.
Om det förekommer kontanta
utbetalningar, säkerställs att dessa sker korrekt.
Ej tillämpligt
Det förekommer inga kontanta utbetalningar, kommunen tillämpar kontokort och rekvisitioner.
Om det förekommer akuta utbetalningar, säkerställs att dessa sker korrekt.
Delvis Uppfyllt
Vi har noterat att beslut kring rekvisitioner inte föregås av attest innan rekvisition överlämnas till klient. Avsaknad av attest av dessa beslut leder till en ökad risk för felaktiga utbetalningar.
Det finns en beloppsgräns om 4 000 kr för utbetalningar via kontokort.
Dock har vi noterat att det
förekommer att handläggare ibland skapar två kort om klienten behöver större ekonomiskt bistånd.
Beloppsgränsen har satts efter direktiv och krav från Nordea.
Det finns upptäckande kontroller som exempelvis rimlighetsbedömningar och avstämningar av utbetalningar och bankonton?
Ej uppfyllt
Rutinen om att respektive ansvarig behörighetsattestant ska skriva under sin egen enhets överföring följs inte. En behörighetsattestant
attesterar för samtliga enheter.
Ansvaret varierar för de fyra olika behörighetsattestanterna. I samband med överföringen ska en
rimlighetsbedömning ske av betalningen.
Vi bedömer att det är svårt att göra en rimlighetsbedömning av en verksamhet som man själv inte tillhör och ingår i.
Vi rekommenderar därför socialkontoret att ta fram en
”checklista” för att tydliggöra behörighetsattestantens kontroller vid påskrivande vid en annan enhet.
