KALLELSE TILL SOCIALNÄMNDEN

(1)

KALLELSE TILL SOCIALNÄMNDEN

Socialnämnden kallas till sammanträde torsdagen den 13 augusti år 2015 kl 14.00 i Nya Näset, Lindesbergs kommunhus

Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin ersättare.

OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte doftande sprayer, parfymer eller rakvatten!

Vid besök till Lindesbergs kommunhus för närvaro vid sammanträde och justering av protokoll, anmäl detta i växel/reception.

Susanne Karlsson Jessica Brogren

Ordförande Sekreterare

Ledamöter Ersättare

John Omoomian (S) vice ordf Daniel Andersson (S)

Sven-Erik Larsson (M) Victoria Isufi (S) Virosa Viberg (SD) Bo Stenberg (S) Per Carlström (FP)

Susanne Karlsson (C) ordförande Christina Pettersson (C)

Andreas Funk (SD)

Birgitta Lind Axelsson (V)

Joacim Hermansson (S) Mona Westerlund (S) Lillemor Bodman (M) Christer Pihlblad (S) Pamela Hopkins (SD) Lennart Olsson (S) Hlödur Bjarnasson (KD) Tuula Marjeta (C) Mathz Eriksson (C) Dan Lindberg (SD) Annamaria Ericsson (S)

Föredragningslista

Nr. Ärende Anm. Sid

1. Val av justerare

Förslag: Birgitta Lind Axelsson (V) Ersättare: Sven-Erik Larsson (M)

2.

Tid och plats för justeringen

Förslag: Torsdagen den 20 augusti år 2015, på kommunkansliet

EKONOMI

- Budgetuppföljning handl på b 3

- Försörjningsstöd handl på b 8

- Glappet handl på b 9

- Lönekostnader handl på b 11

EXTRA

- Uppföljning internkontrollplan handl på b 15

1. Budget 2016 VP 2017-2018 handl på b x

2. Investeringsbehov 2016 handl på b x

3. Delårsbokslut/Verksamhetsberättelse jan-juni år 2015 handl på b 21

4. Resursfördelning hemtjänst handl på b 29

(2)

INDIVID OCH FAMILJ Anm. Sid

5. Gemensam familjehemsgrupp för tre kommuner i norra Örebro län x

6. Digital tjänst för ekonomiskt bistånd, SSBTEK x

7. Halvårsstatistik x

8. Revidering av delegationsordning x

EXTRA

* Utökning av platser och uppskrivning av avtal 31

VÅRD OCH OMSORG

9. Enhet för äldre med psykisk ohälsa

FUNKTIONSSTÖD

10. Ersättningsnivåer för viss privat utförd personlig assistans enligt LSS 9§ 2 x 11. Redovisning av särskild avgift enligt lagen (1993:387) om stöd och service x

till vissa funktionshindrade

12. Stödpedagog funktionsstöd komplett sida 43

13. Svar på förslag från Birgitta Lind Axelsson (V) om rätt till kontaktperson x för barn, ungdomar samt vuxna i boende med särskild service

14. Värdegrundsplanering x

ALLMÄNNA ÄRENDEN

15. Svar på motion från Christina Pettersson (C), Jonas Kleber (C) och kompl 45 Tuula Marjeta (C) om körkortsutbildning för studerande på vård- och omsorgs-

programmet vid Lindeskolan

16. Överenskommelse mellan Region Örebro län och kommunerna i Örebro län x avseende ansvaret för hemsjukvård i ordinärt boende för personer med psykisk störning 17. Svar på remiss från Socialdepartementet – bidrag till glasögon för barn kompl 47

och vuxna

18. Enkätundersökning om tolkverksamheten handl på bordet

19. Anhörigstöd – kostnadsfri avlösning handl på bordet

20. Redovisning av stiftelsen Activas verksamhet år 2014 och erbjudande om fortsatt x och utvecklande samverkan

21. Ej verkställda beslut ny handling 49

22. Anmälningsärenden* x

23. Meddelanden* x

24. Delegationsbeslut tagna inom socialförvaltningen x

25. Kurser och konferenser* x

26. Övriga frågor

* * * SEKRETESSÄRENDEN (Särskild föredragningslista/bilaga)

* handlingar redovisas i pärm på bordet samt finns på nämndens kansli 16

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

Uppföljningsrapport internkontroll

Socialnämnd

(16)

Socialnämnd, Uppföljningsrapport internkontroll 2(6)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 3

2 Sammanfattning av kontrollmiljön ... 3

3 Uppföljning och testning av internkontroll ... 3

4 Slutsatser av uppföljning ... 6

5 Förslag till beslut ... 6

(17)

1 Inledning

Socialförvaltningen har i uppdrag att kontrollera processer/rutiner i samband med delårsbokslutet gällande tre av sex områden. Övriga processer/rutiner görs i samband med årsbokslut.

2 Sammanfattning av kontrollmiljön

Processer/rutiner Risker Kontrollmoment

Bidragshantering Felaktig utbetalning av ekonomiskt bistånd

Rutinen för handläggning av försörjningsstöd är tillräcklig och följs

Avgiftshantering Felaktiga fakturaunderlag Att rutinen för verkställighet i verksamhetssystemet Viva följs Återsökningsrutiner Att förvaltningen inte återsöker

de pengar de har rätt till från Migrationsverket

Att rutinen för återsökning följs

Löne- och arvodeshantering Felaktig utbetalning till timvikarier inom funktionsstöd

Kontrollera rutinen för ifyllnad av timrapport följs från ifyllnad av vikarier till attest av chef Rekvisitionshantering Att rekvisitionen är attesterad av

person som inte är behörig

Kontrollera alla rekvisitionsblock inom Socialförvaltningen att de är attesterade av beslutattestant Attesteringsrutiner Felaktiga utbetalningar inom

försörjningsstöd

Att attestering av samlad verifikationslista av dagens utbetalningar sker av två personer med behörighet

Att attestering av fakturor sker av två olika behöriga personer

3 Uppföljning och testning av internkontroll

Område:

Verksamhet

Processer/rutiner:

Bidragshantering Risker:

Felaktig utbetalning av ekonomiskt bistånd

Vad kan gå fel

Rutinen från inkommen handling till utbetalning följs inte. Felaktiga underlag.

Kontrollmoment Resultat Kommentar

Rutinen för handläggning av försörjningsstöd är tillräcklig och följs

(18)

Processer/rutiner:

Avgiftshantering Risker:

Felaktiga fakturaunderlag

Att rutinen för verkställighet i verksamhetssystemet Viva följs

2 Av 16 genomförda stickprov var 12

ok gällande verkställighet och avgift.

2 stycken var inte verkställda av oklar anledning samt ett stickprov där allt verkade korrekt verkställt vad gäller hemtjänsten men något tycks vara fel vad gäller en av de verkställda insatserna för hemsjukvården. Detta har inte påverkat personens räkning då personen har ett negativt

avgiftsutrymme men fakturaunderlag och eventuell statistik uttaget för personen blir fel vad gäller hemsjukvården som motsvarar en alltför stor del av intäktsutrymmet.

Slutligen fanns det ett stickprov omfattande tvätt och städ varannan vecka som har verkställts men som utifrån systemets begränsningar troligen genererar felaktig avgift för startmånaden. Detta problem gäller dock alltid för dessa tjänstetyper vid start och avslut och samma

systembegränsning har funnits även i tidigare omsorgssystem (VO) och får anses vara ett accepterat faktum.

Processer/rutiner:

Återsökningsrutiner Risker:

Att förvaltningen inte återsöker de pengar de har rätt till från Migrationsverket

Vad kan gå fel

Återsökningsrutinerna avser återsökning av statliga medel när det gäller ensamkommande barn.

Att rutinen för återsökning följs

(19)

Område:

Personal

Processer/rutiner:

Löne- och arvodeshantering Risker:

Felaktig utbetalning till timvikarier inom funktionsstöd

Vad kan gå fel

Felaktigt underlag från medarbetare, felaktig kontroll och attestering av chef, felaktig utbetalning, otillräckliga rutiner.

Kontrollera rutinen för ifyllnad av timrapport följs från ifyllnad av vikarier till attest av chef

3 Två av tre grupper kontrollerades.

Första gruppen var rätt

kontrollräknat med antalet timmar.

De andra två gruppernas

timrapporter var felräknade gällande jourtimmmar, vilket innbär att personal fått ersättning för fel antal timmar.

Område:

Ekonomi

Processer/rutiner:

Rekvisitionshantering Risker:

Att rekvisitionen är attesterad av person som inte är behörig

Vad kan gå fel

Reglementet för ekonomiska transaktioner följs. Ej behörig person handlar på rekvisitionen.

Kontrollera alla rekvisitionsblock inom Socialförvaltningen att de är attesterade av beslutattestant

5 Totalt är det kontrollerat 625 stycken

rekvisitioner inom

Socialförvaltningen och det är endast tre stycken rekvisitioner som inte är attesterade rätt.

(20)

Processer/rutiner:

Attesteringsrutiner Risker:

Felaktiga utbetalningar inom försörjningsstöd

Vad kan gå fel

Felaktig utbetalning till exempelvis fel person eller fel summa.

Att attestering av samlad verifikationslista av dagens utbetalningar sker av två personer med behörighet

Att attestering av fakturor sker av två olika behöriga personer

4 Slutsatser av uppföljning

Verksamheten Vård och Omsorg behöver arbeta vidare med att säkerställa rutinerna gällande verkställighet främst inom hemsjukvården. Kontrollen genomförs för första gången.

Kontrollen gällande ifyllnad av timrapporter för personlig assistans har visat att utbildning gällande jourregel behöver planeras in under hösten.

Kontroll av rekvisitionsblock har genomförts, 625 rekvisitioner har granskats och endast tre var felaktigt attesterade. Kontrollen har genomförts under några år och resultatet är ungefär det samma som vid tidigare kontroller.

5 Förslag till beslut

Socialförvaltningen arbetar vidare med att verkställigheten i verksamhetssystemet VIVA genomförs på ett korrekt sätt. Se om ytterligare utbildning behöver ges till de som verkställer i systemet.

Socialförvaltningen ser till att nya enhetschefer går utbildning i hantering av fakturor och rekvisitioner för att bibehålla det goda resultatet.

Utbildning gällande jourersättningsregler ska ske under året för enhetschefer och samordnare inom

personlig assistans.

(21)

Nämndernas

verksamhetsberättelse januari-juni 2015

Socialnämnd

3

(22)

Socialnämnd, Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni 2015 2(7)

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning ... 3

2 Ekonomi ... 3

3 Måluppfyllelse ... 4

4 Framtid ... 7

(23)

1 Sammanfattning

Under första halvåret har Socialförvaltningen fortsatt arbetet kring införande av ledningssystem, ett arbete som främst görs av utvecklingsstrateger inom förvaltningen samt medicinskt ansvarig sjuksköterska tillsammans med ledningsgruppen. Ledningssystemet finns nu inlagt på Socialförvaltningens intranät. Ledningssystemet är ett ständigt förbättringsområde.

Avdelningen för Vård och Omsorg har under första halvåret gett vårdbiträden möjlighet att validera sina kunskaper för att få undersköterske kompetens, vilket medfört att verksamheten har höjt sin kompetensnivå. Vård och Omsorg har utbildat cirka 30 medarbetare till Värdegrundsledare.

Grundbemanningen inom verksamhetens särskilda boenden har ökat och resultatet har blivit att cirka nittio undersköterskor har fått erbjudande om högre sysselsättningsgrad. Översyn av verksamhetens schemaläggning har gjorts med syfte att reducera delade turer.

Inom Individ och Familj har antalet asylplatser för ensamkommande barn ökat. Verksamheten har utökats med utslussningsplatser för de ungdomar som fyllt 18 år. Under året har verksamheten haft två fältkuratorer i projektform för att arbeta med förebyggande arbete direkt mot ungdomarna, ett projekt som pågår året ut. Verksamheten ser redan nu mycket positiva resultat.

Avdelningen Funktionsstöd har utökat sin verksamhet i centrala Lindesberg med daglig sysselsättning i lantmiljö. Verksamheten har påbörjat sitt Värdegrundsarbete.

2 Ekonomi

Administrationen helårsprognos på 0,4 Mnkr avser en vakant dietist tjänst.

Individ och Familjs totala helårsprognos är på - 5,4 Mnkr avser:

Externa placeringar inom barn och unga och för vuxna på - 7,9 Mnkr och det beror på fler ärenden än budgeterat.

Boendestöds -0,3 Mnkr är kostnader för extra personal på grund av fler ärenden.

Verksamheten ensamkommande barn överskott på 3,5 Mnkr, beror på ökade intäkter då antalet avtalade asylplatser och platser för permanent uppehållstillstånd (PUT) för ensamkommande barn har ökat från och med 1/2 -2015 samt att det har varit vakanta tjänster.

Barn- och ungdomsgruppen har ett underskott på 0,7 Mnkr för ökade kostnader för konsult- och advokattjänster på grund av hög arbetsbelastning.

Funktionsstöds prognos på - 0,5 Mnkr för LASS och LSS, på grund av fler ärenden än budget.

Vård och Omsorg påvisar ett underskott på 0,4 Mnkr men beräknar ett nollresultat vid året slut.

Driftsredovisning (netto)

Verksamhet Utfall Ackumulerad

budget Avvikelse Helårsprognos Budget helår

Budgetavvikelse helår

Administration 5,5 6,0 0,5 12,1 12,1 0,4

Funktionsstöd 60,4 59,2 -1,2 123,3 122,8 -0,5

Individ och

familj 36,6 36,0 -0,6 77,6 72,2 -5,4

Vård och

omsorg 123,8 123,4 -0,4 255,1 255,1

Totalt 226,3 224,6 -1,7 468,1 462,2 -5,5

(24)

Investeringar

Projektnamn Utfall Helårsprognos Budget Budgetavvikelse

helår

Inventarier nytt gruppboende 0,3 0,3

Totalt 0,3 0,3

3 Måluppfyllelse

Kommunal ekonomi, organisation och näringsliv

Kommunal ekonomi i balans och effektivt resursutnyttjande.

Nämndens mål Senaste kommentar Indikatorer Målupp-

fyllelse

Utifrån tilldelade budgetramar anpassa resurserna från behoven

Förvaltningen kommer överskrida tilldelad budgetram, främsta orsaken är externa placeringar för barn och unga men även inom vuxna. Även ökad arbetsbelastning inom verksamheten Individ och familj har medfört extra personalkostnader. Inom Funktionsstöd har personalkostnaderna inom personlig assistans varit högre än budgeterat. Målet kan vara svårt att uppnå.

Nettokostnaden får inte överstiga 100 % av tilldelad budget

99 %

Attraktivitet och infrastruktur

Attraktiva boendealternativ som passar alla grupper finns både i stad och på landsbygd.

fyllelse

Vi ska planera och agera för ett bra boende för alla

Nytt LSS boende i centrala Lindesberg med inflytt i september månad. I avvaktan på att boendet ska bli färdigt har köp av externa platser varit nödvändigt.

Socialförvaltningen deltar i planeringen för nytt Trygghetsboende. Vård och Omsorg arbetar med omvandling av platser för att möta behovet, en avdelning på Ekgården i Fellingsbro kommer att bli en

demensavdelning istället för idag ett särskilt boende.

Hur lång är väntetiden i snitt för att få plats på ett boende från ansökan till erbjudan om plats

(25)

Demokrati, integration och internationella kontakter

Kommuninvånarna har möjlighet att påverka sin tillvaro.

fyllelse

Vi ska skapa delaktighet och ge medborgarna möjlighet att påverka och ta ansvar

Inga planerade medborgardialoger har genomförts under året, däremot arbetar verksamheten tillsammans med intresseorganisationerna vid eventuella förändringar. Detta sker via kommunala pensionärsrådet och rådet för personer med funktionsnedsättning.

Antalet

medborgardialoger

Antalet deltagare

Lindesbergs kommun har en etnisk och kulturell mångfald där alla människor är en aktiv del av det lokala samhället.

fyllelse

Socialnämnden deltar aktivt i kommunens integrationsarbete

Integrationsarbetet sker genom att ungdomarna vid vårt HVB hem för

ensamkommande barn har ett högt deltagande i föreningslivet. Familjecentralen har ett ökat antal besökare med annan etnisk tillhörighet, genom att verksamheten är öppen för alla småbarnsföräldrar bidrar det till ökad integration. Svårt att få fram antalet

praktikplatser och antalet anställningsformer.

Antalet praktikplatser

Antalet

anställningsformer

Lindesbergs kommun är aktiv och en viktig del i det nationella och globala samhället.

fyllelse

Socialnämnden deltar aktivt i vänortsbytet

Socialförvaltningen har tillsammans med kommunledningen planerat och bjudit in till erfarenhetsutbyte kring bland annat

familjecentralernas funktion. Vänortsbesöket beräknas äga rum i Lindesberg under oktober månad. Målet förväntas att uppnås.

Antalet vänortsbyten

Trygg social utveckling och livslångt lärande

Lindesbergs kommun verkar aktivt för att minska ungdomsarbetslösheten.

fyllelse Socialnämnden ska

aktivt verka för att minska

ungdomsarbetslöshete n

De ungdomar som är aktuella enligt AME’s riktlinjer ska erbjudas feriearbete.

Under första halvåret har 40 ungdomar i åldern 18-24 avslutats inom försörjningsstöd.

Av dessa har nio ungdomar gått ut i arbete och tre ungdomar till studier.

Andelen

försörjningsdeltagare som går vidare till studier och arbete ska öka

(26)

Miljö och folkhälsa

Lindesbergs kommun är ett föredöme i planering och förverkligande av det hållbara samhället.

fyllelse

Verksamheterna inom socialnämnden ska bidra till minskad bilandvändning

Antalet busskort till de individer som åker till daglig verksamhet inom avdelningen för Funktionsstöd har ökat.

Socialförvaltningens verksamheter för diskussioner inom verksamheten för att samordna resor i så hög grad som möjligt.

Målet ej mätbart.

Antalet mil

(27)

4 Framtid

För att möta framtida utmaningar inom IT, behöver verksamheten ytterligare medarbetare för att ha möjlighet att arbeta med utvecklingsfrågor inom området.

Verksamheten inom Individ och Familj står inför stora utmaningar då ärendemängden ökar inom samtliga verksamheter samt att arbetsbelastningen är hög, Verksamheten Barn och unga har under sista året haft mycket hög arbetsbelastning vilket medfört till några långtidssjukskrivningar. Detta gör att verksamheten behöver ytterligare socialsekreterare för att klara framtida utredningskrav.

Ärenden som inkommer blir mer och mer komplicerade.

Under 2015 har verksamheten inom barn och unga drivit ett projekt med två fältkuratorer som arbetat med ungdomarna mer förebyggande. Projektet löper året ut men redan nu kan vi se positiva förändringar som gör att verksamheten ska permanentas. Fältkuratorerna har ett väldigt nära samarbete med skolorna i kommunen.

Barn och unga gruppen har sedan maj månad haft en assistent som utfört arbetsuppgifter om

tidigare legat på socialsekreterarna. För att de ska få arbeta med sitt uppdrag behöver verksamheten en assistent som utför arbetsuppgifter som underlättar för socialsekreterarna.

Under de sista åren har placeringskostnaderna inom Individ och Familj ökat, vilket medför att verksamheten haft ett underskott i budget.

Inom verksamheten Vård och Omsorg ser verksamheten ett behov av ytterligare

biståndshandläggare då det ställs ytterligare krav på äldres behov i centrum.

(28)

(29)

4

(30)

(31)

extra

(32)

(33)

(34)

(35)

(36)

(37)

(38)

(39)

(40)

(41)

(42)

(43)

(44)

(45)

15

(46)

(47)

17

(48)

(49)

21

(50)

(51)

(52)