Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08 - 579 210 00 08 - 35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2017/0337 KS - 10 Diariekod: 021
Kommunstyrelsen
Ansökan från Vallentuna kommun om att få ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:
1. Den gemensamma överförmyndarnämnden mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner utökas med Vallentuna kommun från och med 1 januari 2019.
2. Den gemensamma nämnden ska benämnas Överförmyndarnämnden i Norrort.
3. Fullmäktige antar reglemente för den gemensamma överförmyndarnämnden i enlighet med bilaga 1 till
kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2018 - 03 - 06 , att gälla från och med 2019 - 01 - 01 .
4. Fullmäktige godkänner avtal om samverk an mellan de samverkande kommunerna i den gemensamma överförmyndarnämnden i enlighet med bilaga 2 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2018 - 03 - 06 , att gälla från och med 2019 - 01 - 01 .
5. Nu gällande reglemente och avtal upphör att gälla från 2019 - 01 - 01 . 6. Ovanstående beslutssatser 1 - 4 gäller under förutsättning av att
likalydande beslut fattas av fullmäktige i Upplands Väsby, Sigtuna och Vallentuna kommuner.
7. Fullmäktige godkänner att överförmyndarnämnden får avhända sig handlingar i avslutade akter som up prättats över förmynderskap, godmanskap och förvaltarskap till Vallentuna kommun.
Sammanfattning
Enligt kommunallagen får kommuner bilda gemensamma nämnder för vissa kommunala uppgifter.
Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner har sedan 1 januari 2011 en gemensam överförmyndarnämnd.
Kommunfullmäktige i Vallentuna kommun har 2017 - 05 - 08 beslutat ansöka om att Vallentuna får ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden
Bakgrund
Enligt kommunallagen får kommuner bilda gemensamma nämnder för vissa kommunala uppgifter.
Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner har sedan 1 januari 2011 en gemensam överförmyndarnämnd1.
Sollentuna är värdkommun för den gemensamma nämnden, vilket innebär att nämnden ingår i Sollentuna kommuns organisation. Nämndens
förvaltning är en del av kommunledningskontoret.
Kommunfullmäktige i Vallentuna kommun har 2017-05-08, § 53, beslutat ansöka om att Vallentuna får ingå i den gemensamma
överförmyndarnämnden i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner.
Formalia
Överförmyndare/Överförmyndarnämnd
Av föräldrabalken framgår att överförmyndare ska väljas en för varje kommun. Som ett alternativ får kommunen utse en överförmyndarnämnd.
Ledamöter och ersättare väljs av fullmäktige till det antal fullmäktige bestämmer, dock minst tre.
En överförmyndare/överförmyndarnämnd väljs för fyra år, räknat från 1 januari året efter det år då val i hela riket till kommunfullmäktige har ägt rum.
Gemensam nämnd
Bildande av en gemensam nämnd
Enligt kommunallagen får två eller flera kommuner samarbeta kring kommunala uppgifter genom att bilda en gemensam nämnd.
En gemensam nämnd bildas genom att fullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna beslutar att bilda en gemensam nämnd samt antar ett reglemente för nämnden och godkänner ett avtal som gäller mellan de samverkande kommunerna. En förutsättning för bildandet är att de samverkande kommunerna antar likalydande reglemente och avtal.
En gemensam nämnd tillsätts i någon av de samverkande kommunerna och ingår i denna kommuns organisation. Den kommunen blir värdkommun.
1 Överförmyndarnämnden bedriver tillsyn i syfte att förhindra att barn eller myndiga personer som inte själva kan ta tillvara sin rätt, missgynnas ekonomiskt eller rättsligt. Överförmyndarens uppdrag är reglerat i föräldrabalken.
Samverkansformen gemensam nämnd lämpar sig väl inom sådana områden som kräver specialistkunskaper och där antalet anställa i respektive kommun är litet.
Vanliga områden för samverkan i gemensam nämnd är miljötillsyn, upphandling och överförmyndarverksamhet.
Ledamöter och arvode
Ledamöter och ersättare i en gemensam nämnd väljs av respektive
fullmäktige i de samverkande kommunerna. Antalet ledamöter och ersättare ska vara minst en plus en från respektive kommun. Dessa ska vara valbara i den egna kommunen.
De förtroendevalda i en gemensam nämnd har rätt till arvode från den kommun som har valt dem.
Reglemente och avtal
För en gemensam nämnd ska finnas ett reglemente och ett avtal.
Av reglementet ska framgå nämndens verksamhet och arbetsformer, t.ex.
uppgifter och former kring sammanträden.
Avtalet ska närmare reglera nämndens behörighet och befogenheter, t.ex.
tvistelösning och kostnadsfördelning.
Sammanträden
En gemensam nämnd sammanträder på tid och plats som bestäms av nämnden. Protokoll från den gemensamma nämnden ska anslås på var och en av de samverkande kommunernas anslagstavlor.
Personalföreträdare har rätt att delta i sammanträden med en gemensam nämnd på motsvarande villkor som i andra nämnder.
I övrigt gäller samma regler som för andra nämnder.
Delegering
En gemensam nämnd har rätt att delegera beslutanderätt åt anställda i de samverkande kommunerna, på motsvarande sätt som delegering är möjlig för andra nämnder. Delegering får även göras till ordföranden eller annan ledamot i nämnden.
Upplysningar och interpellationer
Fullmäktige i de samverkande kommunerna har rätt att begära upplysningar från en gemensam nämnd, för det fall upplysningarna inte omfattas av sekretess.
Den gemensamma nämndens ordförande är även skyldig att besvara interpellationer från ledamöterna i fullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna.
Budget, årsredovisning och revision
Budgeten för en gemensam nämnd ska upprättas av värdkommunen.
Budgeten ska upprättas efter samråd med de övriga kommunerna.
En gemensam nämnd granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna.
Fråga om ansvarsfrihet ska prövas av fullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna.
Överklagande
Lagligheten av beslut i en gemensam nämnd får överklagas av varje medlem i de samverkande kommunerna.
I övrigt gäller samma regler som för andra nämnder.
Vallentuna kommuns ansökan
Överförmyndarverksamheten i Vallentuna kommun har i dag ett gemensamt överförmyndarkansli med Täby, Österåker och Norrtälje kommuner.
Vallentuna har dock sagt upp avtalet per 2018-12-31.
Eftersom överförmyndarverksamhet, såväl av kostnads- som
effektivitetsskäl, väl lämpar sig för samarbete mellan flera kommuner har Vallentuna ansökt om att få ingå i den gemensamma
överförmyndarnämnden i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner.
Kommunfullmäktige i Vallentuna kommun har 2017-05-08, § 53, beslutat ansöka om att Vallentuna får ingå i den gemensamma
överförmyndarnämnden i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner.
Uppdrag från kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen gav 2017-10-09, § 169, kommunledningskontoret i uppdrag att bereda ett ärende med innebörden att Vallentuna kommuns överförmyndarverksamhet kan ingå i samma gemensamma
överförmyndarnämnd som Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner, från och med den 1 januari 2019.
Remiss till och yttrande från överförmyndarnämnden
Remiss
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2018-01-22, § 5, att remittera kommunledningskontorets förslag till nytt reglemente och nytt avtal för den
gemensamma överförmyndarnämnden, med innebörd att Vallentuna kommun medges ingå i den gemensamma nämnden.
Yttrande
Överförmyndarnämnden har yttrat sig i protokoll från sammanträde 2018- 02-27.
Nämnden tillstyrker Vallentuna kommuns ansökan om att ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden.
Nämnden finner att föreslaget avtal och reglemente är ändamålsenliga och utgör fullgott ramverk för nämnden och förvaltningens verksamhet.
Nämnden lämnar dock förslag till justering av innehållet enligt nedan.
Avtalet
Nämnden anser att
ordförandeposten i nämnden ska vara 1-årig
paragrafen om kostnadsfördelning ska kompletteras med en skrivning som innebär att extraordinära händelser som drabbar en kommun ska regleras i särskild ordning i samband med bokslutet.
Reglementet
Nämnden anser att
reglementet förtydligas med att det börjar gälla från och med 2019- 01-01
paragrafen om ersättares tjänstgöring ändras så att om ersättare till en ordinarie ledamot från en kommun också är frånvarande kan ersättare från annan kommun inträda i dennes ställe
kallelsen till nämndens sammanträde bör skickas senast fem dagar före sammanträdet
det i reglementet ska framgå att nämndens ledamöter väljs för fyra år och att arvodering av ledamöter och ersättare ska ske i enlighet med respektive kommuns arvodesregler
en ny paragraf skrivs in som medger att revisionen från andra kommuner än Sollentuna äger rätt att möta och inhämta upplysningar från nämnden
Den gemensamma nämndens namn
Nämnden föreslår att nämnden byter namn till något kortare, förslagsvis
"Överförmyndarnämnden i Norrort".
Samgåendekostnader
Nämnden vill påpeka att det i samband med ett samgående kommer uppstå vissa kostnader som nämnden inte har budgeterat för. Det gäller framför allt överföringen av Vallentuna kommuns information till den gemensamma nämndens IT-system för överförmyndarverksamheten.
Kommunledningskontorets beredning
Beslut om nytt avtal och nytt reglemente m.m.
Om Vallentuna ska ingå som medlem i den gemensamma
överförmyndarnämnden behöver såväl avtalet som reglementet skrivas om.
Justeringar behöver göras bl.a. av antalet ledamöter och ersättare,
överenskommelsen om s.k. roterande ordförandeskap, kostnadsfördelning och reglering av eventuella skadestånd.
Beslut om att Vallentuna ska antas som medlem i den gemensamma överförmyndarnämnden samt beslut om nytt reglemente och nytt avtal behöver fattas av kommunfullmäktige i Sigtuna, Sollentuna, Upplands Väsby och Vallentuna. I annat fall kan inte förändringen genomföras.
Administrativa och ekonomiska konsekvenser om Vallentuna ingår i den gemensamma överförmyndarnämnden
Om Vallentuna kommuns ansökan om att få ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden beviljas av Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommer Vallentunas överförmyndarverksamhet formellt överföras till den gemensamma nämnden.
Detta innebär bland annat att värdkommunen Sollentuna behöver nyrekrytera viss personal. En större personalstyrka förutsätter också en anpassning av nuvarande kontorslokaler. Bedömningen är dock att det endast behövs mindre anpassningar av lokalerna för att klara av utökningen.
Nämndens befintliga ärendehanteringssystem behöver också anpassas för att kunna ta emot Vallentunas ärenden.
I samband med förändringen har även modellen för fördelning av kostnader setts över så att den bättre speglar varje kommuns faktiska utnyttjande av nämnden. Förändringen innebär att hänsyn nu också tas till antalet ärenden i respektive kommun, förutom invånarantal som tidigare modell baserades på.
Arkivhantering
Det nu gällande avtalet mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner reglerar var de handlingar som tillhör avslutade akter över förmyndarskap, godmanskap och förvaltarskap ska arkiveras. Avtalet reglerar även var den gemensamma nämndens övriga handlingar (protokoll m.m.) ska arkiveras.
I avtalet regleras också att avslutade akter över förmyndarskap, godmanskap och förvaltarskap ska arkiveras i den kommun som huvudmannen tillhör.
Anledningen till detta är, att det är troligast att de personer som är berörda i akterna (huvudmännen med ev. anhöriga) i framtiden kommer att efterfråga handlingarna i sin hemkommun. Det är därför rimligt att akterna
slutarkiveras i hemkommunen.
Övriga handlingar, t.ex. nämndens protokoll, arkiveras i värdkommunens (Sollentunas) arkiv.
Kommunledningskontoret föreslår att även avslutade akter över
förmyndarskap, godmanskap och förvaltarskap rörande huvudmän bosatta i Vallentuna ska arkiveras i Vallentuna.
För att Sollentuna kommun ska få avhända sig sina avslutade akter till Vallentuna krävs enligt arkivlagen att fullmäktige i Sollentuna godkänner detta. Därför finns ett sådant förslag i punkt 6 i ”Förslag till beslut”.
Överförmyndarnämndens yttrande
Kommunledningskontoret biträder överförmyndarnämndens förslag till justeringar i reglementet och avtalet med undantag för förslaget att det i reglementet ska framgå att nämndens ledamöter väljs för fyra år och att arvodering av ledamöter och ersättare ska ske i enlighet med respektive kommuns arvodesregler och. Anledningen är att detta redan är reglerat i avtalet.
De föreslagna justeringarna är införda i kommunledningskontorets förslag till reglemente och avtal.
I samband med Vallentunas inträde i den gemensamma nämnden uppstår vissa initiala kostnader. Överföringen av ärenden från Vallentunas
nuvarande dokument- och ärendehanteringssystem till motsvarande system i Sollentuna ska finansieras av Vallentuna, vilket framgår av förslaget till avtal. Övriga kostnader delas lika mellan kommunerna.
Tidplan
Om Vallentunas ansökan ska bifallas föreslår kommunledningskontoret att förändringen sker den 1 januari 2019. Datumet är lämpligt eftersom en ny mandatperiod inleds då samt att Vallentuna lämnar samarbetet med Täby, Österåker och Norrtälje den 31 december 2018.
Preliminär tidplan:
Beredning KSAU KSAU mars/april 2018
Beredning KS KS april/maj 2018
Beslut KF KF april/maj 2018
Förberedelser för mottagande av Vallentuna ÖF-verksamhet
Juni – december 2018
Ikraftträdande 1 januari 2019
Kommunledningskontorets bedömning
Kommunledningskontoret bedömer att den gemensamma
överförmyndarnämnden inte missgynnas av att Vallentuna ingår som medlem.
En utökning av överförmyndarnämnden till att även omfatta Vallentuna bedöms ha positiva ekonomiska effekter. Det beror främst på att ett samgående innebär att fler delar på de gemensamma kostnaderna, såsom avdelningschef, nämndhantering m.m.
Förändringen av kostnadsfördelningsmodellen till att även innefatta antalet ärenden per kommun innebär att Sollentuna kommun betalar en mindre andel av kostnader än tidigare med nuvarande ärendemängd.
Katarina Kämpe Kommundirektör
Anders Nilfjord Ingegärd Bornelind
Chefsekonom Kommunjurist
Bilagor:
1. Förslag till reglemente för den gemensamma nämnden 2. Förslag till avtal mellan de samverkande kommunerna i den
gemensamma nämnden
3. Ansökan från Vallentuna kommun 4. Överförmyndarnämndens yttrande
