Göteborgs Stad Angered, tjänsteutlåtande 1 (2)
Förändring i delegationsordningen avseende lokalinvesteringar
Ärendet
Kommunfullmäktige har den 23 februari 2017 beslutat om nya regler för styrning och ledning av Göteborgs Stads lokalförsörjning. Med anledning av ny rutin för hantering av verksamhetsförändringar i fastighetsbeståndet föreslår förvaltningen förändringar i nämndens delegationsordning.
Förslag till beslut
1. Stadsdelsnämnden delegerar beslutanderätten gällande beslut om
lokalinvesteringar upp till 20 prisbasbelopp till stadsdelsdirektören enligt
7 kap. 5 § kommunallagen, med rätt att vidaredelegera beslutanderätten till annan befattningshavare enligt 7 kap. 6 § kommunallagen.
2. Stadsdelsnämnden antecknar till protokollet att stadsdelsdirektören avser att vidaredelegera rätten att fatta beslut om lokalinvesteringar upp till
4 prisbasbelopp till områdeschef.
Bakgrund
Kommunfullmäktige har den 23 februari 2017 beslutat om nya regler för styrning och ledning av Göteborgs Stads lokalförsörjning inklusive rutin för hantering av
verksamhetsförändringar i fastighetsbeståndet, enligt bilaga 1. Förändringarna innebär att ärenden till lokalförvaltningen och lokalsekretariatet hanteras på samma sätt oavsett om de gäller stadens (lokalförvaltningens) egna lokaler eller lokaler som staden hyr av externa fastighetsägare. Ärenden om investeringar till en kostnad under 20 prisbasbelopp hanteras av lokalförvaltningen. Ärenden om investeringar till en kostnad över 20
prisbasbelopp hanteras av lokalsekretariatet på stadsledningskontoret. Kostnader under 4 prisbasbelopp klassificeras som driftskostnad.
Förvaltningens föreslag är en anpassning av delegationsordningen till de nya reglerna i staden. Förslaget innebär en lägre beloppsgräns för direktörens beslutanderätt vad gäller investeringar avseende stadens egna lokaler, och en högre beloppsgräns vad gäller investeringar avseende inhyrda lokaler, jämfört med nuvarande delegation, enligt bilaga 2.
Angered
Tjänsteutlåtande Utfärdat 2017-12-07
Diarienummer N131-0730/17
Handläggare Ulrika Andersson Telefon: 031-365 10 16
E-post: ulrika.andersson@angered.goteborg.se
Göteborgs Stad Angered, tjänsteutlåtande 2 (2)
Konsekvenser ur ett hållbarhetsperspektiv
En förändring av delegationsordningen som överensstämmer med de nya reglerna bedöms underlätta och effektivisera arbetet inom både stadsdelsförvaltningen och de mottagande förvaltningarna.
Jämlikhetsperspektivet
Förslaget bedöms inte få några konsekvenser ur ett jämlikhetsperspektiv.
Barnperspektivet
Förslaget bedöms inte få några konsekvenser för barns situation.
Förvaltningens överväganden
Syftet med delegation av beslutanderätt är att de förtroendevalda ska avlastas och få möjlighet att ägna mer tid och uppmärksamhet åt frågor av övergripande och principiell betydelse. Delegation till anställda är också ett medel för att förbättra effektiviteten inom förvaltningen.
En anpassning av delegationsordningen till de nya reglerna bedöms underlätta och effektivisera arbetet inom både stadsdelsförvaltningen och de mottagande
förvaltningarna. Den föreslagna förändringen är i linje med stadens förändrade synsätt och hanteringssätt avseende lokalfrågor. Förvaltningen föreslår därför att nämnden beslutar om förändrad delegation avseende lokalinvesteringar, avsnitt 3.2.2 och 3.2.3 i delegationsordningen.
De ändringar som föreslås bedöms inte påverka stadsdelsnämndens behov av insyn och kontroll och bedöms inte heller vara ärenden av principiell natur.
Samråd
Samråd har skett med stadsdelsförvaltningarnas delegationsgrupp.
Samverkan
Samverkan i Förvaltningsövergripande samverkansgrupp den 17 januari 2018.
Stadsdelsförvaltningen Angered
Bilagor
1. Rutin för hantering av verksamhetsförändringar i fastighetsbeståndet.
2. Utdrag ur delegationsordningen avsnitt 3.2 Fastighetsfrågor och avtal Rickard Ernebäck
Stadsdelsdirektör
Inger Orebäck Utvecklingschef
Dokumentansvarig: Chef lokalsekretariatet Bil 6
Upprättad av: Lokalsekretariatet Beslutad av: Kommunstyrelsen Gäller för: Göteborgs Stads nämnder
Rutin för hantering av verksamhetsförändringar i fastighetsbeståndet
Denna rutin reglerar hur Göteborg Stads nämnder skall hantera verksamhetsförändringar i fastighetsbeståndet. Rutinen gäller för alla verksamhetslokaler där lokalförvaltningen är hyresvärd eller mellanhyresvärd.
Vem vänder sig verksamheten till?
När verksamheten avser att genomföra en mer begränsad lokalförändring vänder sig verksamheten direkt till den fastighetsförvaltande enheten. Lokalförvaltningen (LF) gör en övergripande kostnadsbedömning som återkopplas till verksamheten. Om
verksamhetsnämnden avser att byta verksamhet i lokalen måste frågan alltid lyftas till lokalsekretariatet för beslut.
Hantering av åtgärder över 20 PBB
Om åtgärden bedöms överstiga 20 PBB ber den fastighetsförvaltande enheten
verksamheten att vända sig med ett uppdrag till lokalsekretariatet. Uppdraget går där in i ordinarie investeringsberedning där behovet ställs mot alla andra investeringsbehov i staden.
Hantering av åtgärder under 20 PBB
Om åtgärden understiger 20 PBB utför respektive fastighetsförvaltande enhet denna.
Verksamheten meddelas då också på vilket sätt utgiften kommer att redovisas i
räkenskaperna, antingen som en driftskostnad i resultaträkningen eller som investering i balansräkningen. Åtgärder under 20 PBB täcks inte av hyresmodellen.
Hantering under 4 PBB
Innebär uppdraget däremot en kostnad under 4 PBB klassificeras det alltid som en driftkostnad och faktureras den beställande förvaltningen efter utfört arbete.
Underhåll eller investering?
Då kostnaden överstiger 4 PBB men understiger 20 PBB görs alltid en bedömning av huruvida uppdraget är att betrakta som en investering eller ska redovisas som en kostnad.
Bedömningen görs alltid av den utförande förvaltningen, d.v.s. LF, utifrån en gemensam klassificering.
Eventuell avskrivningstid bedöms också av den utförande förvaltningen. Avskrivnings- tiden ligger på tre år om inte skäl finns för annan avskrivningsperiod. Då uppdraget definieras som en investering tecknar den utförande förvaltningen ett tilläggsavtal med beställaren. Upprättat tilläggsavtal skall vara undertecknat senast en månad efter ibruktagandet.
Gemensamma bedömningsgrunder för klassificering
LF har tagit fram bedömningsgrunder för att klassificera vad som är drift respektive investering. De grunder som använts vid framtagandet bygger bl a på åtgärdens livslängd, huruvida den är värdehöjande för fastigheten eller verksamheten, d.v.s. kommunen, samt vem som definieras som ägare till åtgärden. Den fastighetsförvaltande organisationen har det långsiktiga underhållsansvaret, skyldighet att byta ut utrustning och avgör när detta skall ske. Därför skall anskaffning av viss utrustning såsom köks- och lekplatsutrustning finansieras av LF och inte leasas genom KLAB. Då verksamheten vill utöka beståndet av vitvaror (utöver standard) eller önskar en variant som inte är standard görs beställningen till den fastighetsförvaltande organisationen som utför uppdraget och sedan fakturerar den beställande förvaltningen.
Den klassificering som gjorts av LF leder till följande uppdelning:
Åtgärd Drift Investering Avskrivningstid
Byte av utrustning i kök X 3 år
Lekplatsutrustning X 3 år
Hissar utöver lagkrav X 3 år
El- och datainstallationer X 3 år
Larm X 3 år
Verksamhetsförändring t ex bygga nya rum, dörrpartier mm
X 3 år
Inre ytskikt t ex målning, mattor X
Övervakningskameror X 3 år
Bedömningar kommer att göras från fall till fall. Ovanstående lista bör därför ses som en exempellista på hur några av de vanligaste uppdragen kommer att bedömas.
3.2 Fastighetsfrågor och avtal
Beslut som fattats med stöd av delegation ska anmälas om inte annat anges under Anmärkning. Besluten lämnas till nämndsekreteraren.
För år 2018 uppgår prisbasbeloppet till 45 500 kr.
Kap nr Ärende Beloppsgräns Lägsta beslutsnivå
Anmärkning
3.2.1 Uppdrag till Lokalsekretariatet (LS)/Lokalförvaltningen (LF) angående förstudie av
lokalbehov/investeringar
SDD Gäller både inhyrda lokaler och lokaler som ägs av LF, d.v.s. ”egna” lokaler.
Samråd med Utvecklingsledare lokaler.
Anmäls till SDN av Utvecklingsledare lokaler 3.2.2 LF:s lokaler:
Beslut om investeringar avseende ärende som har beretts av LS/LF
upp till 2 4 pbb upp till 30 20 pbb
över 30 20 pbb
OC SDD SDN
Gäller lokaler som ägs av LF.
Kostnader under 10 20 pbb skickas till LF.
Kostnader över 10 20 pbb skickas till LS.
Samråd med Utvecklingsledare fastighet.
En kostnad under 4 pbb klassificeras alltid som en driftskostnad och faktureras.
Se regler för styrning och ledning av Göteborg Stads lokalförsörjning.
Anmäls till SDN av Utvecklingsledare lokaler 3.2.3 Inhyrda lokaler:
Beslut om investeringar avseende ärende som har beretts av LS/LF
upp till 2 4 pbb upp till 10 20 pbb
över 10 20 pbb
OC SDD SDN
Gäller inhyrda lokaler hos externa
fastighetsägare, t ex kommunala bolag eller privata fastighetsägare.
Samtliga ärenden oavsett kostnad skickas till LS.
Kostnader under 10 20 pbb skickas till LF.
Kostnader över 10 20 pbb skickas till LS.
Samråd med Utvecklingsledare lokaler.
En kostnad under 4 pbb klassificeras alltid som en driftskostnad och faktureras.
Se regler för styrning och ledning av Göteborg Stads lokalförsörjning.
Anmäls till SDN av Utvecklingsledare lokaler
3.2.4 Uppsägning av fastigheter, lokaler, nyttjanderättsavtal och
servitutsavtal.
Mottagande av uppsägningar av lokalhyresavtal från fastighetsägare görs av LF.
Mottagande av uppsägning av lokalhyresavtal från lokalhyresgäst inom den egna verksamheten, ex.vis fotvård/frisör m.m.
SC
SC
Verkställighet, anmäls ej.
Utvecklingsledare lokaler bereder ärendet.
3.2.5 Hemställan till LS om att få återlämna lokaler till lokalbanken gällande LF:s lokaler
SDD Samråd med Utvecklingsledare lokaler Anmäls till SDN av Utvecklingsledare lokaler
3.2.6 Överenskommelse om tillfällig uthyrning
EC Verkställighet, anmäls ej.
Samråd med Utvecklingsledare fastighet 3.2.7 Beslut om ingående och
uppsägning av avtal/
abonnemang i anslutning till fastighetsförvaltning (larm, IT, el, sopor m.m.)
EC Verkställighet, anmäls ej.
3.2.8 Hyresavtal mellan
stadsdelsförvaltningen och lägenhetsinnehavare i särskilt boende eller boende med särskild service
EC Verkställighet, anmäls ej.
3.2.9 Ingående och uppsägning av avtal och överenskommelse som rör enskild person Dock:
- intrakommunal ersättning för elev i grundsärskola inom Göteborgs Stad samt - interkommunal
ersättning för barn/elev i annan kommun
8 kap 17 § SL 9 kap 16 § SL 10 kap 34 § SL 11 kap 33 § SL 14 kap 14 § SL
EC
OC
OC
Anmäls till SDN
3.2.10 Ingående och uppsägning av avtal om personuppgifts- biträde
SC Efter samråd med personuppgiftsombudet Anmäls till SDN
3.2.11 Ingående och uppsägning av
avtal och överenskommelse i övrigt i anslutning till
förvaltningens verksamhet
högst 3 pbb/år högst 5 pbb/år över 5 pbb/år
EC OC SDD
Verkställighet, anmäls ej.
3.2.12 Beslut om leasing a) finansiell leasing b) operationell leasing
EC EC
Verkställighet, anmäls ej.
Beslut fattas efter samråd med OC vid leasing över 5 pbb
