Kandidatuppsats
Resursfördelningen inom Bibliotek Norrbotten
En studie om det gemensamma arbetet gällande
resurser inom ett bibliotekssamarbete
Abstract
The focus of this bachelor’s thesis are the strategies, goals, and guidelines for the sharing of digital resources and library materials of the collaborating libraries “Bibliotek Norrbotten”. The questions asked were; What goals do Bibliotek Norrbotten want to achieve with their resource sharing? How can
resource sharing look in connection to services and media? What kind of strategies are there that apply to all libraries in the collaboration? Which challenges, if any, have been encountered and how did they work through them?
The theoretical framework consist of Kaufman, P(2012) theory about how a successful collaboration is built up, Kanter, R. M(1994) theory on how a rewarding collaboration is similar to human relationship and Rowley, J(2011) theory about innovative strategies within libraries. The method that was used to collect material was in the form of interviews and supportive documents. Five informants were interviewed.
This study concludes that it is not easy to create a collaboration with resource sharing, but Bibliotek Norrbotten is a god example of a successful collaboration.
Libraries within Bibliotek Norrbotten have created common goals when it comes to their resource sharing and that their resource sharing is linked to these goals. The goal is to have the users in focus and to offer an improved library service. This study also shows that for collaborations to achieve their goals and to improve the library service, the collaboration must develop common strategies and guidelines.
Nyckelord
Resursfördelning, bibliotekssamarbete, innovation, kollaboration, strategi, Bibliotek Norrbotten
Tack
Jag vill tacka Sara Albertz.
Innehållsförteckning
1 Inledning 1
1.1 Bakgrund 2
1.2 Problemformulering 3
1.3 Syfte och frågeställning 3
1.4 Avgränsning 4
1.5 Begreppsdefinitioner 4
2 Tidigare forskning 6
3 Teori 9
3.1 Kollaboration 9
3.2 Integration och nivåer av kollaboration 10
3.3 Innovation 11
4 Metod 12
4.1 Urval 12
4.2 E-postintervju 13
4.3 Stöddokument 13
4.4 Etik 14
4.5 Genomförande 14
4.6 Analysmetod 14
5 Resultat 15
5.1 Vilka mål vill Bibliotek Norrbotten uppnå med resursfördelning? 15 5.2 Hur kan resursfördelningen se ut i samband med tjänster och medier? 16 5.3 Vad har man för strategier som gäller för alla bibliotek i samarbetet? 17 5.4 Vilka utmaningar, om det förekommit, har man stött på och hur har man
arbetat sig igenom dessa? 19
6 Analys 20
6.1 Innovativt samarbete 20
6.2 Nivå av integration 21
6.2.1 Viktiga aspekter 23
6.3 Utmaningar 23
7 Diskussion 24
7.1 Slutsats 27
7.1.1 Egna reflektioner och fortsatt forskning 28 Sammanfattning
Referenser
1 Inledning
Bibliotekslagen (2013:801, 11§) tar upp att varje landsting och dess kommuner ska driva en regional biblioteksverksamhet med ändamål att gynna kvalitet, samarbete och verksamhetsutveckling när det kommer till länets folkbibliotek. Samarbete inom biblioteksverksamheten är inget nytt koncept, dock har det tidigare inte varit lika nödvändigt att samarbeta så fullständigt och snabbt. Med ökad efterfrågan på teknologi, innehåll och tjänster och på grund av bristen på material och konsumtion blir det nödvändigt att skapa nya typer av samarbeten (Kaufman, 2012. s. 54).
Det finns många anledningar till att bibliotek ska samarbeta. Från en filosofisk synvinkel går bibliotek ihop för att främja forskning och lärande, samt att öka tillgängligheten till samlade resurser. Andra anledningar till att samarbeta kan vara delandet av fortlöpande utbildning och erhållande av expertis i
högkostnadsområden, till exempel teknologi. Prestige kan också vara en
anledning. En av de mer kritiska anledningarna är ekonomiskt nät, dock behöver det alltid inte vara billigare att gå med i en bibliotekssamverkan (Horton &
Pronevitz, 2015).
Inom det svenska språket så översätts både collaboration och cooperation till samarbete, begreppet som används i denna uppsats, dock är det skillnad på dessa två. Bang, J,. och Dalsgaard, C (2005. s. 2) beskriver att det är skillnad på kollaborativt och kooperativt samarbete. Ett kollaborativt samarbete stöttas av en socialkonstruktiv uppfattning av lärande som en gemensam kunskapskonstruktion, medan ett kooperativt samarbete innebär kognitiv uppfattning av lärande som en kunskapsöverföring. Kollaboration som ett samarbete är när deltagarna tillsammans löser en uppgift, arbetar mot ett gemensamt mål och är beroende av varandra. Här blir det viktigt att deltagarna har en gemensam förståelse för uppgiften. Kooperation i samarbete är när en uppgift är uppdelad i mindre uppgifter, där deltagarna arbetar oberoende av varandra och har olika mål. När de mindre uppgifterna är klara så är hela uppgiften klar. Därför behövs en exakt avgränsning av ansvarsområden i denna typ av samarbete.
Fokuset för den här uppsatsen är samarbetsstrategier, mål och riktlinjer för resursfördelning. Syftet med den här uppsatsen är att utvärdera hur det fungerar i praktiken inom Bibliotek Norrbotten.
1.1 Bakgrund
Bibliotek Norrbotten, som detta kommunövergripande bibliotekssamarbete kallas, består idag av 14 kommuner1. Samarbetet innefattar sammanlagt 14 huvudbibliotek, totalt finns det 44 folkbiblioteksenheter varav 7 av dessa är bokbussar som sköts av Piteå kommun. Det finns även en lulesamisk bokbuss som ägs av en av Norges kommuner Tysfjord, denna bokbuss besöker platser i Gällivare (Region Norrbotten, 2018). Bibliotek Norrbotten har ett gemensamt bestånd, samt ett gemensamt e- biblioteket.
Låntagarna i samtliga kommuner har tillgång till den gemensamma
bibliotekskatalogen där bibliotekens medier är samlade. Biblioteken har ett gemensamt lånekort som kan användas på alla bibliotek i länet, där samma låneregler gäller, och det tillåter användare att låna, reservera och återlämna på samtliga bibliotek. Biblioteken har ett regelbundet transportsystem som transporterar medier mellan biblioteken. På e-biblioteket erbjuds e-böcker, e- ljudböcker, ett antal databaser och e-musik från Naxos Music Library.
Året 2005, under ledning av Norrbottens länsbibliotek, startade ett samarbete mellan länets folkbibliotek när det kom till marknadsföring för att visa allmänheten det moderna folkbiblioteket. Detta för att överbrygga glappet mellan bibliotekens image och bibliotekens identitet. Vid ett möte på vårkanten 2008 tog Norrbottens folkbibliotekschefer ett beslut om att arbetet med bibliotekssystem- och
serversamarbete skulle startas under hösten samma år.
Norrbottens bibliotek har en gemensam vision. Denna vision innebär att i
människors vardag och liv, ska biblioteken vara en naturlig del. Vilket skulle leda till att Norrbottens län skulle bli en mer upplevelserik plats att bo och leva på.
Huvudbiblioteken i de 14 kommunerna skapade gemensamma kärnvärden alla bibliotek har som grund för den dagliga verksamheten. Dessa värden agerar som en sammanhållande länk och är:
• Inspirerande - Biblioteken ska öka intresset på vad de har att erbjuda.
• Berikande - Utbudet ska nå upp till användarnas förväntningar och vara berikande
• Möten - Det ska finnas möjlighet för möten på biblioteken.
• Paus - Biblioteken ska kunna ge en paus från det hektiska samhälle som finns idag och kunna ge användarna en tid för reflektion.
Bibliotek Norrbotten utvecklades i delar, från 2005 då det handlade om ett nätverkssamarbete för att forma och skapa metoder för en mer effektiv marknadsföring. Några år senare ledde detta till skapandet av ett projekt där
grafisk profil och framtagen strategi. Allt detta ledde till att Bibblo.se utvecklades, ett gemensamt digitalt bibliotek. Idag är det ett bibliotekssystem med gemensam katalog (ca 1,2 miljoner böcker), boktransporter och lånekort. Den 11 januari 2013, på Luleå stadsbibliotek, tog invigningen plats och då startade
bibliotekssamarbete officiellt (Biblioteksbladet, 2013).
Bibliotek Norrbottens organisation är uppdelade i sex arbetsgrupper, dessa är:
Bibblo.se, Katalog, Kommunikation, Polarbibblo.se, Systemförvaltning och Medier.
Utöver detta finns det ledarforum, där det ingår 15 bibliotekschefer, samt
styrgrupper. Styrgrupperna är uppdelar i BiN, katalog och Bibblo.se. Ledarforumet arbetar med frågor kring strategi, exempelvis kommunikationsplan,
läsfrämjandestrategi, samt frågor kring kvalitetsarbete. Detta ledarforum har sex möten per år varav ett möte pågår under två dagar. Styrgruppen har 10 möten per år.
Bibliotek Norrbotten har sedan 2013 ett gemensamt biblioteksdatasystem. Det system som används för ändamålet är Mikromarc. Detta är ett användarvänligt bibliotekssystem som funnits i över 20 år och används över hela Skandinavien (Bibliotekscentrum, u.å.). Ett fungerande bibliotekssystem är av yttersta vikt för att samarbetet skall fungera då den gemensamma cirkulationen av material är grunden för samarbetet, samt för att kunna ha ”Ett” bibliotek i Norrbotten.
1.2 Problemformulering
Bibliotekssamarbeten är inget nytt fenomen och det finns olika sätt att bedriva ett samarbete mellan bibliotek. Ett stort problem är att det inte finns mycket tidigare forskning kring kommunövergripande bibliotekssamarbeten. Det finns dock mycket forskning om andra typer av bibliotekssamarbeten och kollaborationsmetoder, men hur detta specifikt relaterar till kommunövergripande bibliotekssamarbeten är oklart.
Därför är detta något som behöver undersökas närmare.
1.3 Syfte och frågeställning
Syftet med denna uppsats är undersöka riktlinjer, mål och strategier för resursfördelning av medier och tjänster inom Bibliotek Norrbotten för att därigenom nå kunskap om hur strategier och samarbetsformer i
kommunövergripande bibliotekssamarbete kan ta sig uttryck.
Denna uppsats bearbetar följande frågeställningar:
• Vilka mål vill Bibliotek Norrbotten uppnå med resursfördelning?
• Hur kan resursfördelning se ut i samband med tjänster och medier?
• Vad har man för strategier som gäller för alla bibliotek i samarbetet?
• Vilka utmaningar, om det förekommit, har man stött på och hur har man arbetat sig igenom dessa?
Enligt Atkinson (2018) är det viktigt att deltagarna i ett bibliotekssamarbete har samma mål, principer och värderingar. Kollaboration är dock inte en enkel väg, påpekar Atkinson (2018), och ett brett utbud av deltagarnas och arbetslagets egenskaper behöver appliceras för att övervinna barriärerna och begränsningarna. För detta behövs öppenhet, förtroende och delat engagemang, spänstighet och kompromisser; samt innovativ förståelse (Ibid., 2018).
1.4 Avgränsning
I uppsatsen ligger fokuset på samarbetes resursfördelning i relation till mål och strategier, därför kommer det studeras i denna uppsats. I tidigare forskning samt teorin används forskning kring aspekter som behövs för ett lyckat samarbete.
Detta då det inte finns mycket liknande forskning om kommunövergripande bibliotekssamarbeten. Kommer heller inte titta på hur enskilda bibliotek arbetar om det inte relaterar till själva samarbetet och berör alla bibliotek. Som exempel tittas det inte på programsamarbete inom biblioteken samt projekt som pågår på biblioteken. Informanterna kommer bestå av personer inom styrgruppen. På grund av det intervjuas inte bibliotekarier och användarna i Norrbotten och deras
uppfattning av samarbetets funktioner kommer inte studeras.
1.5 Begreppsdefinitioner
Resursfördelning
Resursfördelning när det kommer till bibliotek innebär att dela med sig av
biblioteksresurser med andra bibliotek som behöver eller inte har tillgång till visst material. Målet med resursfördelning är att maximera tillgängligheten av tjänster och medier till minst möjliga kostnad. För att resursfördelning ska fungera inom ett samarbete ställs vissa krav av biblioteken, med två faktorer som är viktigast. Den första är tillgängligheten av resurser och den andra är att det finns tillräckligt många bibliotek som vill ansluta sig till ett sådant samarbete (Ashikuzzaman, 2015, 12 december). Resursfördelning kan även gälla elektroniska resurser, inte bara det fysiska beståndet.
Fjärrlån/Ill
Begreppet fjärrlån, eller Interlibrary loan (Ill), innebär att låna material från ett bibliotek till ett annat som har olika huvudmän. En låntagare vid ett bibliotek kan genom fjärrlån få möjlighet att utnyttja material från samlingar på andra bibliotek.
Materialet kan göras tillgängligt antingen genom kopior eller originalet, beroende på materialets art. Detta kan ske vare sig det är ett annat bibliotek i Sverige eller utomlands. (Kungliga biblioteket, u.å.).
Innovation
Under tidigare forskning presenteras begreppet innovation i koppling till
biblioteksverksamhet. I undersökningen kommer White, W (2017) och Deiss, K, J (2004) definition av innovation presenteras. Diess (2004. s. 18) beskriver i sin artikel att innovation i den offentliga sektorn handlar om tjänster istället för produkter, samt att det gör skillnad för användaren med kreativa tjänster. För att innovation ska ske behöver bibliotek uppmuntra personalens kreativitet för att uppnå full utvecklingspotential.
2 Tidigare forskning
Nedan presenteras ett urval av forskning relevant för denna undersökning.
White, W (2017. s. 85) diskuterar i sin artikel Libraries and Research: Five Key Themes for Sustainable Innovation in Strategy and Service att den globala miljön och inflytandet av högre utbildning utvecklas snabbt och demonstrerar behovet att vara förberedd på det oväntade, samt att skapa en övertygande vision för framtiden.
Artikelns teori tar upp fem teman allteftersom bibliotek strävar efter innovativa metoder att utveckla flexibla men hållbara och målmedvetna tillvägagångssätt.
Den generella grunden av relationer är skapandet och utvecklandet. Detta är inget nytt fenomen. Bibliotekarier har ofta visat initiativ och kompetens i skapandet av samverkan för att maximera tillgång till information, forma bestånd och
främjandet av egenskaper nödvändiga för att arbeta effektivt i en alltmer komplex miljö med flera multiformat och rättighetshavare. Att vara involverad i
forskningsverksamhet är heller inget nytt. Vad som klargörs i denna artikel är att bibliotek världen över engagerar sig mer systematiskt, både genom
forskningsverksamhet och utvecklandet och övervakandet av forskningsstrategier (Ibid., s.85). White, W (2017. s. 87–88) talar om att genom studier kan man vara optimistisk när det kommer till bibliotek i framtiden. Individuellt, inom
partnerskap och inom samfund är bibliotekarier bra placerade till att vara innovativa ledare och bistår med tålmodig service. Författaren menar på att bibliotekarier spelar en stor roll i skapandet av innovativa strategier.
I artikeln Innovation and Strategy: Risk and Choice in Shaping User- centered libraries av Deiss, K, J (2004. s.17) granskas de senaste teorierna om strategi och innovation, för att sedan placera dessa i kontext till bibliotek. Författaren tittar på innovationens egenskaper, mest inom den offentliga sektorn, och undersöker hur strategiskt tänkande främjar innovation. Diess (2004. s. 17) placerar detta i samband med biblioteks organisationsutveckling. Författaren menar på att innovation innebär att förändra det sätt man gör och vill göra något på. I många fall tas det som en gång varit innovation för givet. Inom den offentliga sektorn handlar innovation mer om service och tjänster än produkter. Det som gör skillnad för användaren är kreativa tjänster och service. För bibliotek handlar det om att hitta potentialer som är kreativa där användare och personal gynnas. I artikeln beskriver författaren kreativitet som en process i utvecklandet av nya idéer som kommer vara till nytta.
Detta kan kräva speciella färdigheter och verktyg (Ibid., s. 18). Författaren diskuterar även utmaningar angående innovation och beskriver bibliotek som en mogen organisation. Mogna organisationer kan ha svårt att skapa innovationer och ta risker, istället litar de på den framgång och stabilitet de fått genom de metoder som tidigare använts (Ibid., s. 23).
Muthu, M (2013. s.210) menar i sin artikel Resource Sharing in Libraries: A Vital Role of Consortia att resursfördelning idag har förändrats från sin ursprungliga betydelse. Detta till följd av den flerdimensionella ökningen av publicerade dokument från tidigare år, ökade kostnader på böcker och prenumerationer av tidskrifter och framåtskridandet av ny teknologi för informationsbearbetning. Detta är några av de faktorer som gör att det krävs resursfördelning inom bibliotek idag.
Författaren påpekar att behovet av resursfördelning insågs av bibliotekarier för länge sedan. Utanför användningen av Ill, har bibliotek funderat kring
resursfördelning inom andra områden, till exempel kooperativt förvärv, kooperativ klassificering, kooperativ katalogisering etc. Ill är den mest använda metoden av resursfördelning inom bibliotek, dock är traditionella bibliotek svårt påverkade av kommunikationsbarriärer, som språk, avstånd, tid, etcetera (Ibid., s.215). Muthu (2013. s.216) uppmärksammar några fördelar med resursfördelning, till exempel:
• Få tillgång till material och andelar.
• Resursfördelning undviker duplicering av dokument och verk.
• Resursfördelning är ekonomiskt och platsbesparande för biblioteken.
• Upprätta effektiva kommunikationssystem.
Chatterjee, A (2010) fortsätter diskussionen om resursfördelning i artikel Resource Sharing among Libraries in Digital era: Role of Consortia. Författaren inleder med att fastställa att inget bibliotek, oberoende av hur stort det kan vara, kan uppfylla alla behov en användare har till följd av diverse begränsningar. På grund av detta fenomen har koncept som resursfördelning utvecklats. Den globala nivån av Internet, på en nationell och lokal nivå, kom flera bibliotekssystem som en trend och databaser skapades för informationsdelning. Senare års tillgänglighet av informationsresurser i digitala eller elektroniska medium har vidare främjat växlandet av informationsresurser mellan bibliotek. Således skapas fördelaktiga tillstånd för ökad resursfördelning. Framträdandet av bibliotekssamarbeten är en lovande utveckling i denna riktning (Ibid.,). I artikeln vill författaren få fram att definitionen av resursfördelning inte enbart betyder ömsesidig delning av
informationsresurser som finns tillgänglig på olika bibliotek utan även utnyttjandet av informationsresurser från ett bibliotek för att alstra service av ett annat bibliotek (Ibid.,).
I artikeln Let’s Get Cozy: Evolving Collaborations in the 21th Century av Kaufman, P (2012. s.53–54) menar författaren att bibliotek och deras partners, mer än tidigare, bör bli bekvämare med att samarbeta med varandra. Varje generation har
möjligheter till att förbättra hur bibliotek når upp till de utsatta målen, och varje generation har tagit dessa möjligheter och utvecklat hur bibliotek arbetar
tillsammans för att bistå med mer innehåll och tjänster för bibliotekets användare än vad de hade kunnat åstadkomma på egen hand.
Precis som White (2017) påpekade i sin artikel så poängterar författaren här att samarbete är långt ifrån ett nytt koncept inom bibliotek, samt att aldrig tidigare har nödvändigheten av samarbete varit så klar och brådskande (2012. s. 54).
Kaufman menar på att dessa nya samarbeten skapar frågor om hur dessa
samarbeten ser ut. Hur arbetar dem? Vad är dessa nya relationer? Hur hittar man dessa samarbeten? Vilka investeringar krävs? Hur styrs det? Kan man gå ur ett samarbete och vilka blir effekterna av det? (Ibid., s. 55). Författaren menar att det största fokuset för bibliotekssamarbeten är att skapa den bästa utdelningen för användaren. Avsikten av samarbetet är att vara till nytta för alla deltagare, ha väl definierade relationer och gemensamma mål, och vara beredda på gemensamma risker för ett bättre resultat än vad deltagarna skulle åstadkommit på egen hand (Ibid., s. 57). Kaufman tittar sedan på hur ett effektivt samarbete är organiserat.
För att ett samarbete ska vara framgångsrikt behövs en stark infrastruktur och klara strukturer och policys. Alla deltagare måste vara villiga till att ta risker, samt att bjuda in deltagare i den egna organisationen, och alla deltagare måste vara villiga att investera—tid, pengar, energi—för att samarbetet ska lyckas.
Slutligen behövs tydliga riktlinjer, mål och rutiner (Ibid., s. 59).
3 Teori
Nedan presenteras den teori, samt begrepp som kommer används som ram för analysen. De teorier som kommer att appliceras på det empiriska materialet är Kaufmans, P (2012) teori om hur ett framgångsrikt samarbete är uppbyggt, Kanters, R. M (1994) teori om hur ett lyckosamt samarbete är likt människans relationer med varandra, och Rowleys, J (2011) teori om innovativa strategier. I undersökningen kommer fokuset ligga på arbetet med resursfördelning utefter riktlinjer, mål och strategier inom ett bibliotekssamarbete.
3.1 Kollaboration
Kanter (1994) har gjort en undersökning på samarbete som givit resultat i form av tre viktiga aspekter för ett lyckat samarbete. Första aspekten är att de som ingår i en kollaboration måste ge förmåner till parterna, dock mer än bara affärer.
Samarbete ska fungera som ett organiskt system som formas successivt bland möjligheter. Andra aspekten handlar om att de inom samarbetet uppskattar ett lyckosamt samarbete mer än bara ett enkelt utbyte. För det tredje krävs en infrastruktur som är ogenomtränglig och intern kontakt, formella system ska inte styra samarbetet.
Enligt Kaufman (2012. s.58) kan kollaboration utvecklas utifrån många faktorer.
Detta inkluderar geografisk position, delat intresse, inbjudande från existerande partnerskap samt önskan av ett bibliotek att samarbeta med ett eller flera bibliotek.
Författaren berättar att forskare som har studerat kollaborativa relationer under olika förhållanden drar slutsatsen att, i stor utsträckning, relationer mellan organisationer börjar, utvecklas och misslyckas på ett sätt som är anmärkningsvärt likt relationer mellan människor. Kaufman (2012. s. 58) tar upp en teori om just detta, att det liknar relationer mellan människor på ett romantiskt sätt. De menar att ingen relation går samma väg, men lyckade samarbeten utvecklas generellt i fem överlappande faser. I första fasen–courtship–träffas två företag, lockas, och upptäcker sin förenlighet. Under andra fasen–engagement–skapas och färdigställs planer. I fas tre beskriver författaren att detta nya partnerskap är likt ett förhållande mellan människor som försöker komma överens om hushållningen, att de har olika idéer på hur det ska drivas. Fjärde fasen är när parterna utvecklar tekniker för att komma överens och för att överkomma dessa olikheter. Till sist har vi fas fem, där parterna beskrivs som ett gammalt, gift par. Parterna upptäcker att de, genom resultaten av deras kompromisser för det pågående samarbetet, förändrats internt (Ibid., s. 58).
Dock finns även en sjätte fas–divorce–där en eller flera organisationer inte tycker samarbetet är lönsamt längre eller, värre, att det är skadligt för individuella organisationer i försöket att uppfylla deras uppgifter och skyldigheter till
moderföretaget. Därför lämnar de samarbetet, förhoppningsvis på vänliga villkor och inte med fientliga strider om gemensamma tillgångar (Ibid., s. 58).
När ett samarbete startas och parterna börjar leva tillsammans finns det
gemensamma risker, dock är gemensamma risker nya risker och är därför fyllda med osäkerhet och oförutsedda spärrar. Dessa upptäcks under den dagliga verksamheten. Nu måste även andra människor, utöver ledningen, arbeta
tillsammans för att samarbetet ska bli framgångsrikt. Efter att samarbetet startat så kan även kulturella och operativa olikheter uppkomma oftast som en överraskning för de som inlett samarbetet (Kaufman, 2012. s. 58–59). Även Rowley (2011. s.
251) tar upp att det finns utmaningar och barriärer när det kommer till innovation inom samarbete. Dock finns inte mycket diskussion kring innovation i akademisk litteratur, vilket leder till att det blir svårt att lära sig av andras framgångar och misstag. I uppsatsens analys så diskuteras Bibliotek Norrbottens hinder och utmaningar som upplevts kring resursfördelningen.
3.2 Integration och nivåer av kollaboration
Det finns olika varianter av samarbetsrelationer enligt Kanter (1994). “Mutual service consortia” är när liknande företag inom liknande områden slår ihop sina resurser för att nå upp till något de inte skulle kunna åstadkomma på egen hand till exempel tillgången till avancerad teknologi. “Joint venture” är när företag försöker uppnå ett mål där det krävs färdigheter från båda företagen, till exempel teknologin och marknaden. Detta skulle kunna fungera självständigt, eller skulle kunna koppla ihop parternas verksamhet. Tills sist har vi “value-chain partnership”, som
leverantör-kundrelation. Företag i olika områden med olika, men komplimenterande färdigheter förenar sina förmågor för att skapa värde för den slutgiltiga användaren.
Förtroendet i dessa relationer brukar vara stort, verksamheten överlappar ofta och relationen skapar därför starka förändringar inom respektive parters organisation (Ibid., 1994).
Det som börjar som en personlig förbindelse, strategisk-filosofisk kompatibilitet och delad vision mellan två företags toppchefer måste så småningom institutionaliseras och göras offentligt. Detta menar Kanter (1994) ska leda till “the vows”. Den viktigaste rollen vid denna tidpunkt av processen är en professionell tredje part, till exempel advokater, investeringsbanker, och deras personal, men om dessa
dominerar, kan relationen bli för opersonlig och ledarnas vision försvinner. På grund av deras professionella partiskhet är de troligen mindre benägna att ta intresse av den symboliska relationens uppbyggnad; den respekt eller gemensamma ge-och-ta som sammanfogar en relation (Ibid,.1994).
Aktiva kollaborationer äger rum när företag utvecklar mekanismer, strukturer, processer, och färdigheter. Detta för att överbrygga organisatoriska och interna
skillnader och uppnå riktigt värde från relationen. Flera olika länkar på mångfaldiga nivåer garanterar kommunikation, samordning, och kontroll. De mest produktiva relationerna uppnår fem nivåer av integration:
• Strategic integration
• Operational integration
• Tactical integration
• Cultural integration
• Interpersonal integration (Ibid., 1994).
Inom dessa fem integrationer krävs det att varje part är villiga att släppa in andra parter, vilket skapar en risk för förändring. Produktiva relationer kräver och stimulerar oftast förändring inom parterna, förändringar de inte kunnat förutse i samarbetets början. När två företag placerar sig själva i nära kontakt med varandra genom en förbindelse är det nästan oundvikligt att de kommer jämföra sig med varandra. Faktum är att lärdom och lånandet av idéer från andra deltagare är en del av att inse det fulla värdet av relationen (Ibid., 1994).
I analysen kommer jag använda mig av Kanters (1994) teori om samarbetsnivåer för att fastställa vilken nivå Bibliotek Norrbotten ligger på, för att undersöka
utsträckningen av deras samarbete när det kommer till resurser. Även teorin om integration användas i analysen för att diskutera Bibliotek Norrbottens samarbete i förhållande till varandra.
3.3 Innovation
I Should your library have an innovation strategy? av Rowley (2011a. s. 251) argumenterar författaren för hur bibliotek ska utveckla en mer helhetstänkande och strategisk syn på innovation inom biblioteksverksamheten, för att kunna öka
biblioteks innovation- och prestationsförmåga. Författaren diskuterar detta utefter en innovationsstrategi med lämpliga aspekter. Inom biblioteksverksamheten handlar innovation i de flesta fall om serviceinnovationer, där ökandet av fördelar till användaren är det man vill uppnå. Innovation kan till exempel innebära
förbättrandet av en service för användare genom att tillhandahålla eller utveckla en tjänst som skapar en möjlighet till att läsa e-böcker, men innovation kan även innebära måttliga förbättringar av service, t.ex. ändringen av rutten för en bokbuss (Rowley, 2011b. s. 209). Författaren menar på att ha ett strategiskt perspektiv på innovation skulle kunna uppmuntra medarbetare och chefer tänka mer på deras förmågor och innovationsprocess. Detta för att kunna planera sin väg mot innovation på ett strategiskt vis. Alla organisationer vill överleva och lyckas och författaren menar att bibliotek kan lära sig mycket av att studera praktik och teorier om innovation inom andra typer av organisationer (2011a, s. 262–63). Enligt Rowley (Ibid., 253) behöver organisationer som är innovativa arbeta på ett sätt som möjliggör och främjar att dess personal sprider kreativiteten och tillsammans arbetar för att skapa de förändringar organisationen vill uppnå. Detta behöver även ske på ett sätt som är passande för organisationen. Detta leder även till att organisationerna prioriterar olika typer av innovationer samt engagera sig i stor utsträckning av inkrementell och radikal innovation (Ibid., s. 253).
Innovation kan handla om en hel organisation som ändrar sin strategi helt och hållet, dock kan det även hända lokalt eller i mindre skala. Innovation är en förändring i t.ex. en produkt, en process, en service eller en organisation.
Innovation ska leda till skapandet av resultat, som sedan ska bidra till
organisationens mål och syfte. Därefter ska innovation i praktiken både involvera specifika projektledningar för att välja, designa och genomföra specifika
innovationer samt främjandet av en organisationskultur som underlättar och uppmuntrar innovation (Ibid., s. 253). Radikal innovation menar författaren är en väsentlig förändring, medan inkrementell innovation är en utökning av en innovation som redan finns (Ibid., s. 255).
4 Metod
Nedan presenteras metod som används i undersökningen. Den bärande delen av empirin är intervjuerna. Fem intervjupersoner har valts ut.
Informanterna har haft olika mycket att säga, dock har informationen varit
tillräcklig och relevant för undersökningen och den kommer ligga som grunden för analysen och diskussionen. Dokument som tillhandahållits av informanterna
kommer användas för att komplettera det informanterna haft att säga. Avstånden mellan kommunerna inom Norrbotten är långa vilket gör att jag valt att använda mig av e-postintervjuer. Informanterna nämns som A, B, C, D och E i uppsatsen.
4.1 Urval
Enligt Olsson och Sörensen (2011. s. 84) krävs det att urvalet har gjorts så att man kommer i kontakt med personer som har kunskap om ämnet och kan besvara de frågor som ställs. Detta kallas “ändamålsenligt urval”, att man genom urval handplockar de personer som har erfarenhet eller kunskap om ämnet (Denscombe, 2014). Till frågorna i uppsatsen så ville jag komma i kontakt med personer som har kunskap om hur resursfördelningen ser ut i relation till riktlinjer, mål och strategier i Bibliotek Norrbotten. Jag fick söka mig fram till dessa personer genom att kontakta personer från styrgruppen samt ledarforumet, där det ingår 15 bibliotekschefer. De kontaktades via mejl med en förfrågan om att ställa upp vid intervju, och i några av svaren fick jag information om andra personer som de tyckte kunde vara bra informanter till denna uppsats. Avgränsningen av informanter gjordes för att få information som är relevant till fokuset av uppsatsen. Genom att jag var i kontakt med informanter som gav mig andra personer som kunde kontaktas så användes
även en urvalsmetod som kallas snöbollsurval. Det bildas en snöbollseffekt när det rekommenderas nya personer hela tiden, tills forskaren anser att urvalet är
tillräckligt (Denscombe, 2014). Urvalsmetoderna passade bra för min
undersökning, då jag sökte personer som har den kunskap och erfarenhet som krävs för att besvara mina frågor.
4.2 E-postintervju
Valet av intervjumetod gjordes baserad på tillgänglighet och tid. E-postintervju är en effektiv metod att använda sig av när det inte finns möjlighet att mötas ansikte mot ansikte och är mindre tidskrävande, samt att intervjupersonen får mer tid att reflektera över frågorna och sina egna svar. Detta kan leda till att svaren har högre kvalitet (Denscombe, 2014). Dock har mejlintervjuer sina nackdelar. En nackdel är att det tar längre tid för informanterna att svara på intervjufrågorna, samt att man missar olika sociala aspekter av en intervju som sker ansikte mot ansikte. Dessa sociala aspekter kan vara tonläge, tystnad och tveksamhet från informanten.
Nackdelar som detta gör att det kan vara svårare att hitta informanter som är villiga att bli intervjuade (Hawkins, E, 2018. s. 495–496). Efter informanterna fått
informationen och svarat att de kunde ställa upp, så skickades intervjuguiden till dem.
4.3 Stöddokument
Stöddokument är alla typer av dokument som används för att komplettera undersökningsmaterialet. De är dock inte undersökningsfokuset samt inte den grundläggande informationskällan (Simonsson, Hjorth, Sandberg & Thelander, 1998. s. 66). Användningen av stöddokument kompletterar
intervjuundersökningar på ett förtjänstfullt sätt och kan ge mer förståelse för ämnet som studeras (Simonsson et al., 1998. s. 70). Genom kontakt med
informanterna fick jag de dokument som kommer användas. Det är dokument som beskriver de gemensamma mål, riktlinjer, vision, ansvarsområden och
organisationens uppbyggnad. Dokumenten används för att komplettera intervjuerna i resultatdelen.
4.4 Etik
Det finns krav när det kommer till att gå till väga med kontakten av informanter och hur man ska behandla informationen som kommer in. Forskaren är ansvarig för att informanterna förstår den information som ges, vilket kallas begriplighetskravet.
Samtyckeskravet är att informanterna själv får bestämma om de vill medverka eller inte, om de bestämmer sig för att medverka så ska deras personliga uppgifter behandlas under konfidentialitetskravet. Obehöriga ska inte ha tillgång till någon av informanternas personuppgifter. Sista kravet är nyttjandekravet; de uppgifter som lämnas av informanterna får endast användas för forskningsändamålet, inget annat (Olsson & Sörensen, 2011. s. 85). I min kontakt med intervjupersonerna så har information givits om att inga namn kommer användas i uppsatsen. Vilka bibliotek som är med i samarbetet nämns, dock nämns det inte vilka bibliotek informanterna kommer från, detta skulle kunna göra det möjligt att identifiera informanterna.
4.5 Genomförande
Sex informanter kontaktades, varav fem valde att ställa upp. Jag förklarade vad syftet med uppsatsen var, hur den skulle publiceras, hur frågorna var uppbyggda samt att informanterna skulle hållas anonyma. Intervjuguiden var klar innan informanterna kontaktades första gången och informanterna fick återigen information angående uppsatsens syfte och anonymitet. 14 frågor ställdes till informanterna och svaren var på mellan 2–3 sidor långa. Materialinsamlingen ägde rum på våren 2019. Intervjupersonerna fick även ett slutdatum för när svaren senaste skulle skickas in.
4.6 Analysmetod
I denna uppsats kommer teorierna i teoridelen ligga till grund för analysen där den insamlande empirin, som består av fem mejlintervjuer med människor som har anknytning till Bibliotek Norrbotten, kopplas ihop. Med resultatet som grund identifieras det som framkommer i mejlintervjuerna och kopplas ihop med Kanters (1994) teori om hur ett lyckosamt samarbete är likt människans relationer med varandra, Kaufmans (2012) teori om hur ett framgångsrikt samarbete är uppbyggt och Rowleys (2011) teori om innovativa strategier. Detta för att se vilken typ av samarbetsrelation som är applicerad inom Bibliotek Norrbotten, samt analyser på vilka nivåer samarbetet befinner sig på utifrån teorins ramar.
5 Resultat
Nedan presenteras empirin, som jag fått genom intervjuerna, samt det material jag fått av intervjupersonerna. Intervjupersonerna är personer i ledarforumet och styrgruppen då de är mest lämpad till att kunna besvara intervjufrågorna. Den information som informanterna bidragit med har varit olika mycket. Utöver empirin från intervjuerna så används de dokument informanterna givit. Dokumenten
används för att komplettera intervjuerna då det berör visionen, den gemensamma värdegrunden, riktlinjer och beskriver organisationen.
5.1 Vilka mål vill Bibliotek Norrbotten uppnå med resursfördelning?
I Bibliotek Norrbottens förstudie från 2008 står det:
Biblioteken i Norrbotten har en gemensam vision som innebär att biblioteken ska vara en självklar och naturlig del av alla människors liv och vardag, och på så sätt bidra till att göra Norrbotten till en mer upplevelserik plats att leva på.
Enligt informant E är målet för samarbete att kunna ge bättre service till de som använder sig av bibliotekens verksamhet. Informant E tar upp att om samarbetet innebär att de kan dela på kostnaderna vilket innebär mindre utgifter för respektive kommun så är det bara en bonus, dock är detta inte målsättningen. I samarbetet finns det en gemensamt framtagen läsfrämjandestrategi, kommunikationsplan samt uppdragsdirektiv för samtliga arbetsgrupper, berättar informant D. Målen är tydligt fastställda när det kommer till resursfördelningen inom Bibliotek Norrbotten, förklarar informant C, när det kommer till budget fördelad mellan regionbiblioteket och folkbiblioteken har varje arbetsgrupp sina mål och ansvarsområden. Till exempel har arbetsgruppen Bibblo.se valt att lägga sin budget 50/50, 50%
huvudredaktör och 50% regionbiblioteksredaktör. Informant D berättar att det finns specifika riktlinjer gällande de ekonomiska åtagandena där fördelningsnyckeln bestämmer, samt övriga kostnadsfördelningar som man kommit överens om. Enligt informant A så går dem efter befolkningen, 80/20, och informant E förklarar att de då menar att 80% fördelas efter kommunstorlek utifrån invånarantal och 20% av kostnaden fördelas jämnt över samtliga kommuner. Informant A berättar även att varje tisdag skrivs det ut en plocklista och medier skickas till de övriga
kommunerna. I dokumentet “Regler och rutiner för Biblioteken i Norrbotten” finns det en guide för hur man skapar en plocklista. En sak som de poängterar i
dokumentet är att bocka i Ta bort om utlänningsenhetens hierarki har egna exemplar för att försöka undvika onödiga transporter.
Inom samarbetet finns styrgruppen, som utgörs av regionbibliotekschefen och tre folkbibliotekschefer samt samordnaren för biblioteken i Norrbotten, tillhörande Regionbibliotekets personal. Styrgruppen är uppdelad i tre grupper, BiN, Katalog och Bibblo.se, och styrgruppen har 10 möten per år, samt två möten per år på hösten för paus, planering och reflektion. Informant D beskriver att styrgruppen tar hand om de frågor som kommer från arbetsgrupperna i samarbetet, fattar direkta beslut eller för dem vidare till den överordnade chefsgruppen. Frågor som beslutas eller diskuteras i den överordnade chefsgruppen kan skickas vidare till styrgruppen i ett uppdrag att arbeta med dem. Styrgruppen förklarar informant D, med andra ord, som “en operativ mindre ledningsgrupp med mandat att fatta beslut som rör arbetsgrupperna och samarbetet”. Beslut gällande resursfördelning lyfts upp till ledarforumet och där majoritetsbeslut gäller, berättar samtliga informanter, i detta ledarforum ingår 15 bibliotekschefer. Ledarforumet har sex möten per år, vara ett möte är under två dagar med övernattning. Frågor angående strategi och
kvalitetsarbete tas upp inom ledarforumet.
Ett mål med samarbetet är att utveckla och förbättra bibliotekens tjänster samt för att kunna erbjuda jämlik service till alla Norrbottens invånare. I Policydokumentet tar Bibliotek Norrbottens kärnvärden upp; Inspirerande, berikande, möten och paus.
Kärnvärdena är för användarna, att de ska kunna känna sig trygga och veta att biblioteken finns där för deras behov.
5.2 Hur kan resursfördelningen se ut i samband med tjänster och medier?
En sak att notera är när det kommer till beslut kring det fysiska beståndet på biblioteksenheterna fattas dessa av respektive folkbibliotek och kommun, av dessa medier görs inga gemensamma inköp, betonar informant D. Informant E talar om att respektive kommun har en egen budget för bibliotekets medier som bestäms av kommunens politiker och bestämmer själva vad de vill köpa in för denna.
Enligt informant C så har ett större bibliotekssamarbete lett till att det räcker om några eller något bibliotek köper in en viss “smal” litteratur, då det går
medietransporter mellan kommunernas bibliotek med jämna mellanrum. Avtal och upphandlingar för transporterna inom samarbetet sköts av Piteå kommun. Enligt uppdragsdirektivet är ett fungerande transportsystem en förutsättning för mediesamarbetet. Informant B berättar att personalen på Regionbiblioteket
samarbetar med representanter från folkbiblioteken för att ta fram en urvalslista av småbarnsböcker på bland annat urfolkets språk och minoritetsspråk. Detta för att underlätta inköpet för biblioteken när det kommer till utdelningen av Barnens första bok som är till för föräldrar och vårdnadshavare. I Policydokumentet för mediesamarbete tar upp att enligt bibliotekslagen är människor med behov för medier på andra språk än svenska en prioriterad målgrupp.
Luleå stadsbibliotek får stöd från Regionbiblioteket för inköpet av litteratur på andra språk än svenska, alla bibliotek som ingår i samarbetet kan låna dessa.
När det kommer till e-biblioteket, Bibblo.se som är en gemensam resurs för
biblioteken i Norrbotten, och de flesta gemensamma licenserna och system finns det en fördelningsnyckel. 80% delas enligt befolkningsmängd och 20% fördelas lika mellan samtliga kommuner, beskriver informant D. Vissa tjänster delas med andra nycklar. Folkbiblioteken finansierar samtliga system och tjänster, medan
Regionbiblioteket/Region Norrbotten är avtalspart gentemot leverantörerna när det gäller dessa tjänster och system:
• Mikromarc (Biblioteksdatasystemet)
• Skatteverket/Navet (För uppdatering och hämtning av personuppgifter i Mikromarc)
• Syndetic solutions (För innehållsförteckningar och omslagsbilder i katalogen)
• Biblioteksportalen Saga/Bibblo.se
• Alex
• E-böcker
• Pressreader
Vidare berättar informant D att det finns ett undantag, gällande avtalspart när det kommer till medietransporterna mellan samtliga kommuner. Det står Piteå
bibliotek/Piteå kommun för. Enligt informant C avsätts en budget på 1,3 miljoner av folkbiblioteken, samt Regionbiblioteket. Kostnadsfördelning utifrån procentuell fördelning baserad på medieanslag. Detta står även i Organisation och
uppdragsdirektiv för Biblioteken i Norrbotten 2019.
5.3 Vad har man för strategier som gäller för alla bibliotek i samarbetet?
Chefsgruppen inom Bibliotek Norrbotten har skapat ett dokument som heter “Regler och rutiner för Biblioteken i Norrbotten” som används som en lathund. I denna står det bland annat om vilka medier som ingår i samarbetet samt rutiner för fjärrlån och köbildningar. Under medier står det även att registreringen av nya medier ska göras snarast.
Enligt informanter B, D och E så är strategin som gäller för att bibliotek i
samarbetet 80/20 principen. Som nämnts tidigare handlar det om inköp av medier, där kostnaden fördelas på alla kommuner när det kommer till e- medier. Informant D nämner även att när det kommer till resursfördelning gällande arbetstider samfinansierar kommunerna tre personer med anställning på 40% för
katalogiseringsarbete samt en person med anställning på 50% som huvudredaktör för Bibblo.se. Den övriga arbetstiden bekostas av den kommun personalen anställts av även om de ingår i samarbetets arbetsgrupper. Större kommuner bidrar med fler personer enligt grundprincipen och tillsättningar till arbetsgrupperna beslutas av respektive chef.
Arbetsgrupperna består av sex arbetsområden inom Bibliotek Norrbotten, dessa är:
• Bibblo.se - Det gemensamma digitala biblioteket. Det som ska genomsyra verksamheten är mångfald och tillgänglighet.
• Katalog - Ska vara tillförlitlig och användarvänlig. Är ett viktigt arbetsredskap för bibliotekens användare och person.
• Kommunikation - Ska väcka medvetenhet om bibliotekens betydelse och verksamhet i samhället samt synliggöra biblioteksrummet som en
mötesplats som är tillgänglig.
• Polarbibblo.se - Ge barn möjlighet till att göra sin röst hörd och kunna möta dem där de är. Aktivt arbeta för att utveckla barns ritande, skrivande, berättande och locka till läsning. Samt aktiviteter för barn.
• Systemförvaltning - Kunna erbjuda ett utökat mediebestånd. Den gemensamma samlingen av medier ska göras mer tillgänglig samt underlätta beställning och sökning av medier i hela Norrbottens län
• Medier - Biblioteksanvändarna i Norrbotten ska ha tillgång till bibliotekens tjänster och mediebestånd samt kunna erbjuda likvärdig service.
I Organisation och uppdragsdirektiv för Bibliotek Norrbotten 2019 står det att under 2018–2020 är ett projekt igång, MIK-projektet Digitalt först med användaren i fokus i samarbete med Kungliga biblioteket samt folk-och regionbibliotek runtom i landet. Målet med projektet är att utveckla folkbibliotekspersonalens digitala kompetens.
Inom organisationen Biblioteken i Norrbotten har regionbiblioteket och
folkbiblioteken i Norrbotten en gemensam strategi gällande läsfrämjande. Denna strategi utgår ifrån Statens kulturråds handlingsprogram för läsfrämjande och bibliotekslagen. Det gemensamma arbetets syfte är att öka kunskapen om läsningens betydelse för människors delaktighet i samhället och utveckling. Arbetet med detta ska bidra till ett ökat intresse för invånarnas läsning. Varje år tas en
kommunikationsplan fram och den utgår ifrån läsfrämjande strategin (Region Norrbotten, 2018).
I slutet av mejlintervjun ställdes frågan om vilka faktorer som behövs för att kunna arbeta gemensamt med resurser inom ett bibliotekssamarbete. Informanterna B och D svarade med “mod, tillit, handlingskraft och vilja samt en samordnande funktion eller part”. Informant E svarade med att en vilja till samarbete behövs, att någon form av samordnande funktion. Även tyckte informanten att utbyte av erfarenheter och att ett forum för kommunikation är viktigt. Medan informant C tycker att de viktigaste faktorerna för ett bibliotekssamarbete är utbildning samt en mediestrategi om vem som köper vad. Enligt informanten handlar det om “koordination mellan kommunerna då man endast undantagningvis tillför ytterligare medel”.
5.4 Vilka utmaningar, om de förekommit, har man stött på och hur har man arbetat sig igenom dessa?
En utmaning informant D tar upp är att det blir en alltmer ansträngd budget för kommunerna. Detta innebär att nya beslut ständigt måste fattas om bland annat förnyande eller avslut av prenumerationer och tjänster samt e-bokbeståndets finansiering. Under året förs det samtal och dialoger i chefsgruppen. Vidare tar informant D upp en utmaning när det kommer till mediesamarbetet för minoriteter och urfolket. Det finns en brist på språklig kompetens bland personal, att det är brist på litteratur som är översatt och utgiven på samiska och nationella minoritetsspråk anger informanter som några exempel på utmaningar. I Regional biblioteksplan 2018–2021 (2018) tar man upp hur Norrbotten beskrivs av många som språkens län, pga. de nationella minoritetsspråken och urfolkets språk talas i regionen. I och med detta har biblioteken ett viktigt uppdrag i att erbjuda tjänster, information, aktiviteter och litteratur på de språk som talas och finns i länet. Informant C tar även upp den ekonomiska situationen, som informant D gjort. Informanten berättar att e-boklånen har blivit en utmaning då det senaste året gått ända upp till
budgettaket och behövt, för att kunna bibehålla utlåning, beslutat om att höja detta.
Detta försvagar medieanslaget till andra resurser då det fördelas mellan kommunerna.
Informant E tog inte upp några utmaningar, utan snarare vidare
utvecklingsområden. Detta har dock inte någon relevans i denna uppsats.
6 Analys
Nedan presenteras teorin i relation till det empiriska materialet.
6.1 Innovativt samarbete
Tekniska möjligheter kan driva innovationer, medan teknikplattformar inte direkt påverkar andra innovationer utan att biblioteken, genom samhällsengagemang, vill utgöra exempel på innovationer (Rowley, 2011. s. 251). Bibliotek Norrbotten startade som ett mindre projekt, dock ville man utveckla samarbetet till att ha en gemensam katalog, biblioteksdatasystem samt lånekort och digital plattform. I dagens läge är samarbetet mycket stort och större delen av samarbetets
utvecklingsarbete sköts inom styrgruppen, detta gör att när det kommer till medier är man i hög grad självförsörjande. Biblioteken i Norrbotten har ett gemensamt bestånd och på e-biblioteket erbjuds många olika tjänster. I resultatet kan man se att detta samarbetsprojekt påverkar hela organisationens resursfördelning, struktur samt arbetsroller. Samhället och användarna står till stor del i fokus i Bibliotek
Norrbottens resursfördelning, detta kan man se i resultatet, man arbetar aktivt med att förbättra den resursfördelningen man har för att kunna erbjuda en service som är effektivare än den man tidigare kunnat erbjuda. Rowley (2011. s. 255) beskrev innovation som antingen inkrementell eller radikal. I samband med ett projekt där fokus ligger på nya tjänster eller produkt och det genomförs en väsentlig förändring, så kallas det radikal innovation. Arbetsroller, organisationskultur, resurser och struktur påverkas av radikal innovation.
Utökningen av en innovation som redan finns kallas inkrementell innovation, där man inte ändrar på den dominerande delen (Ibid., s. 255). Inom samarbetet försöker man arbeta för att lösa pragmatiska problem samt, efter samarbetsavtal man har, förbättra tidigare idéer. Man vill förbättra e-boktjänsten då e- boklånen har blivit en utmaning med ständigt ökande kostnader, då man behövt höja gränsen på vad man är villig att betala. Med hjälp av Rowleys (2011. s. 255) teori kan man argumentera för vilken nivå Bibliotek Norrbotten ligger på när det kommer till resursfördelning, stödjandet av detta gör det möjligt attvi kan placera in bibliotek Norrbottens samarbete i detta ramverk och se vilken grad samarbetet befinner sig på.
Samarbetet kan uppfattas som både inkrementell och radikal enligt denna teori. I stora drag kan samarbetet bli sett som radikal innovation då hela organisationen blir påverkad och av viljan att öka servicen till användarna samt att biblioteken aktivt arbetar tillsammans för att göra denna service effektivare. Dock kan arbetet kring resursfördelningen bli sett som inkrementell då man löser pragmatiska problem medan man samtidigt förbättrar tidigare idéer.
6.2 Nivå av integration
Det finns tre skilda kategorier som organisationer inom ett samarbete varier mellan menar Kanter (1994). Bibliotek Norrbottens samarbete kan placeras inom kategorin
“mutual service consortia”, vilket är när liknande företag inom ett liknande område startar ett samarbete för att kunna slå ihop sina resurser. På detta vis kan de nå upp till mål de inte skulle lyckats nå på egen hand. Samarbetet har en fördelningsnyckel när det kommer till e- biblioteket, licenser och system. 80% delas enligt
befolkningsmängd och 20% fördelas lika på alla kommuner som ingår i samarbetet.
Det fysiska beståndets ekonomi sköter biblioteken och/eller kommunens politiker med sin egen kommunala budget. Genom samarbetet får alla kommuner tillgång till materialet och teknologin som finns i länet, vilket är hjälpsamt för alla, dock är det en ännu större fördel för de mindre biblioteken som kanske inte skulle kunna betala kostnaderna om de behövt betala för dessa på egen hand. Resursfördelningen inom Bibliotek Norrbotten består i dagens läge av ett gemensamt bestånd som, genom ett transportsystem som går regelbundet, cirkulerar till biblioteken samt e- medier och digitala tjänster som finns på e- biblioteket.
Visionen för Bibliotek Norrbotten är tydlig. De vill göra Norrbottens län till en mer upplevelserik plats att leva på. Ett gemensamt mål biblioteken har är att “biblioteken ska uppfattas som ett centrum för nytänkande och kreativitet med besökaren i centrum, vilket i sin tur ska leda till ökat antal besökare och ökat nyttjande av bibliotekets tjänster”. I resultatet är det tydligt att användaren står i fokus och biblioteken vill kunna ge tillgång till material i så hög grad som möjligt.
Det finns olika nivåer av integration menar Kanter (1994), ett effektivt samarbete innehåller alla dessa. En av nivåerna kallas operativ integration. Att snabbt kunna få tillgång till den information, resurser eller personer som behövs för de dagliga uppdragen, är vad operativ integration gör möjligt. Mediefrågorna behandlas främst av arbetsgruppen medier inom Bibliotek Norrbotten och frågor gällande e-
bibliotekets tjänster ansvarar arbetsgruppen Bibblo.se för, dock kan de diskutera med styrgruppen angående dessa frågor. Det finns även riktlinjer kring
besluttagandet.
Informanterna berättade att majoritetsbeslut gäller i chefsgruppen, som består av samtliga kommuners chefer. Detta enligt Kanter (1994) kallas strategisk integration, där “ledarna” träffas kontinuerligt för att diskutera förändringar och mål. Författaren menar på att ju mer kontakt personerna inom samarbetet har och förändringar de hör om desto större chans har de att reda ut problem. Samtidigt större chans till att förändra information till fördelar. En tredje nivå av integration som Kanter (1994) talar om är taktisk integration där professionella går ihop för att skapa planer för gemensamma aktiviteter eller specifika projekt. I Bibliotek Norrbotten har dem olika arbetsgrupper som specialiserar sig på olika arbetsområden. Som exempel har vi arbetsgruppen för Polarbibblo.se som finns för att barn ska få sin röst hörd och arbeta för barns utvecklande.
Rowley (2011. s. 260–261) har en checklista på vad ett innovativt samarbete behöver för att uppnå det de vill åstadkomma, ett av dessa är att det måste finnas ett syfte. Bibliotek Norrbotten har en gemensam vision som står i deras förstudie från 2008 där “biblioteken ska vara en självklar och naturlig del av alla människors liv och vardag, och på så sätt bidra till att göra Norrbotten till en mer upplevelserik plats att leva på”. Ett mål är att kunna ge en bättre service till de som använder sig av bibliotekens verksamhet, vilket uppnås genom den gemensamma
resursfördelningen samt de elektroniska tjänsterna som erbjuds. Den ekonomiska faktorn ses inte som ett mål utan mer som en bonus enligt informant E. Genom samarbetet kan man minska utgifterna för respektive kommuner med hjälp av att kunna dela på kostnaderna. Informant C talade om att när det kommer till budget så har varje arbetsgrupp sina egna mål och ansvarsområden. Arbetsgruppernas mål är mer av riktlinjer och gemensamma överenskommelser. Ett annat syfte med
samarbetet är att förbättra och utveckla bibliotekets tjänster för att detta ska kunna leda till en mer jämlik service oberoende på vart du bor i länet samt kunna känna dig trygg och veta att biblioteket finns där för användarna. Bibliotek Norrbotten har även ett e- bibliotek som ska visa användarna att de alltid finns tillgängliga och att verksamheten är mångfaldig. E-biblioteket erbjuder inte bara e-böcker utan även e- musik, e-ljudböcker och olika databaser. E-biblioteket finansieras av folkbiblioteken enligt fördelningsnyckeln när det kommer till samtliga system och tjänster, dock är regionbiblioteket avtalspart gentemot leverantörerna som till exempel Mikromarc, Skatteverket, Pressreader, e-böcker, etcetera.
Riktlinjerna för mediehanteringen berör all bibliotekspersonal och inte bara styrgruppen och mediegruppen. Alla bibliotek ska arbeta utifrån de riktlinjer och rutiner man satt för till exempel reservationer och plocklista. Tack vare arbetet med att försöka plocka böcker på ett mer effektivt sätt kan man minska väntetiden samt transporterna mellan biblioteken i länet. Rowley (2011. s. 260) belyser att
engagemang och deltagande behövs från alla deltagare för att samarbetet skall vara framgångsrikt.
Kanter (1994) talar om att aktiva kollaborationer händer när företag utvecklar strukturer, mekanismer, färdigheter och processer för att överbrygga skillnader och då skapas ett äkta värde från relationen. Bibliotek Norrbotten har riktlinjer när det kommer till medier. Informant D berättar att folkbibliotek och kommunerna beslutar om det fysiska beståndet på de olika enheterna och att av dessa medier görs inga gemensamma inköp. Till exempel finns det riktlinjer för vuxenlitteratur som säger att beståndet ska uppnå invånarnas behov och för barn- och ungdomslitteratur är det samma riktlinjer samt skolans behov av material på grund- och gymnasienivå. Detta är det kommunala ansvaret, medan länsbibliotekets ansvar är att de står för medier på annat språk än svenska när det kommer till barn- och ungdomslitteratur och för vuxenlitteratur kan de köpa in t.ex. specifik facklitteratur som ett bibliotek inte kan
6.2.1 Viktiga aspekter
För att kunna hitta ett värde i ett samarbete och nå de mål man satt, nämns det i teorin om aspekter som är viktigt för att samarbetet ska vara effektivt. Samarbetets fundamentala aspekter ska inte bara handla om fördelar, det ska vara ett organiskt system som utvecklas, efter sina möjligheter på ett successivt sätt. (Kanter, 1994).
En fråga om vilka faktorer informanterna ansåg vara viktiga för att kunna arbeta tillsammans gällande resurser togs upp i intervjuerna. Informanterna B och D nämner olika faktorer de anser är viktiga. Dessa är mod, handlingskraft, tillit och ha en vilja samt en samordnande part eller funktion. Informant E nämner att viljan till att samarbete behövs. För att kunna skapa ett framtida värde behövs en grund byggas. Detta bevisar på att ett samarbete som är produktivt är mellanmänsklig samordning, vilket är en av Kanters (1994) nivåer. Ett mellanmänskligt band bildas mellan parterna när deras relation mognar, både inom täthet och omfattning.
6.3 Utmaningar
Kaufman (2012. s. 58–59) talar om att det finns gemensamma risker när man startar eller går in i ett samarbete, dock är dessa risker nya risker och därför oförutsedda samt fyllda med osäkerhet. Dessa risker upptäcks med tiden och det är här man måste arbeta tillsammans för att bli framgångsrik. Informant D och C tar upp en utmaning som träffats på och detta är den ekonomiska aspekten. Enligt informant D så blir budgeten alltmer ansträngd för kommunerna och innebär att det saknas årliga beslut samt saknas nivån för e- böckers finansiering. På grund av detta har
chefsgruppen dialoger och samtal under året. Informant C berättar att man fått tagit beslut om att höja budgettaket för att kunna bibehålla utlåningen av e-böcker.
Den femte och sista nivån av integration enligt Kanter (1994) är kulturell integration, vilket kräver att parterna som är involverad i samarbetet har en kommunikationsförmåga och kulturell medvetenhet för att kunna överbrygga olikheter. Informant D tar upp en utmaning kring bristen på språklig kompetens bland personal, samt bristen på utgiven och översatt litteratur på nationella
minoritetsspråk och samiska. I Norrbotten finns det minoriteter och urfolk som inte riktigt kunnat tagit del av bibliotekets medier och tjänster, detta på grund av bristen på litteratur.
7 Diskussion
I detta kapitel diskuteras strategier och samarbetsformer i
kommunövergripande bibliotekssamverkan och hur de kan ta sig uttryck genom att undersöka Bibliotek Norrbottens riktlinjer, mål och strategier i stöd av föregående kapitel. Nedan går vi tillbaka till frågeställningarna och syftet med uppsatsen.
Första frågeställningen handlar om vilka mål Bibliotek Norrbotten vill uppnå med resursfördelningen inom samarbetet. När det kommer till resursfördelningen finns det tydliga mål. Allting började med en vision om att Norrbotten skulle bli en mer upplevelserik plats att leva på. Man vill kunna ge invånarna och
biblioteksanvändarna i Norrbotten ett stort utbud av resurser, i form av information och medier. Ett annat mål med samarbetsprojektet är att kunna ge tillgång till e- tjänster och en digital service. Skapandet av en gemensam vision är en viktig del för ett lyckosamt samarbete och att denna vision tar hänsyn till de gemensamma behov och målen för de individuella parterna (Kaufman, 2012. s. 60). Detta kan vi se att Bibliotek Norrbotten gjort noggrant genom dokument som alla parter har fått ta del av och varit med och utvecklat.
De flesta kollaborationer kräver ledarskap, även om formen av ledarskap kan vara social inom en decentraliserad och likvärdig grupp. I synnerlighet grupper som arbetar kollaborativt kan åstadkomma bättre resultat (Kaufman, 2012. s. 56).
Framgångsrika kollaborativa organisationer kräver en stark infrastruktur och en klar regeringsstruktur samt riktlinjer (ibid., s. 59). För att kunna bli framgångsrik behövs bl.a. skapandet av en gemensam vision, upprättandet av roller och ansvarsområden, utvecklande av externa och interna kommunikationskanaler. (ibid., s. 60). Varje arbetsgrupp har sina mål och ansvarsområden inom Bibliotek Norrbotten.
Arbetsgrupperna tar upp vissa frågor som sedan tas upp i styrgruppen, där direkta beslut fattas eller skickas vidare till chefsgruppen. Chefsgruppen kan besluta eller diskutera dessa frågor och sedan skicka tillbaka dem till styrgruppen för att arbeta med. Utöver detta finns det andra riktlinjer gällande resursfördelningen. I
policydokumentet finns det riktlinjer för hur det går till vid reservationer samt plocklista. Dessa finns för att minska transporter mellan kommunerna och
väntetiden för användarna. Även om detta är ett exempel på en ledarskapsstruktur där beslutprocessen genomgår flera steg är prioriteringen hur resultatet ter sig för användarna snarare än de individuella parternas ledare. Detta fokus är viktigt för att uppnå de satta målen.
Den andra frågeställningen handlar om hur resursfördelningen kan se ut i samband med tjänster och medier. I dagens läge har man ett gemensamt bestånd som, genom
Denna nya teknologi som träder fram för produkter och tjänster inom bibliotek har förändrat traditionella biblioteks mål och funktion. Denna förändring är
revolutionerande för informationsfältet. Med hjälp av den moderna teknologin kan bibliotek enkelt presentera resursfördelningssystem och tjänster till användarna mycket snabbare och lämpligare med mindre kostnad (Ibid., s. 211). Chatterjee (2010) hävdar att de resurser som produceras i nuläget genom konsortium är huvudsakligen e-resurser. Detta har gjort det möjligt för användarna att få tillgång till nedladdningsbart material utan att behöva gå igenom den komplicerade
processen av Ill eller besöka bibliotekets lokaler. Målet med resursfördelning är att kunna ge tillgång till information oberoende av form, sätt och vart användaren befinner sig till minsta möjliga kostnad (Muthu, 2013. s. 212). Bibliotek Norrbottens samarbete utgår från fördelningsnyckeln när det kommer till de ekonomiska
åtagandena, detta för att gynna alla kommuner. Bibliotek Norrbotten använder sig av 80/20. 80% fördelas efter kommunstorlek utifrån antal invånare och 20%
fördelas jämnt över samtliga kommuner. Genom att arbeta tillsammans kan biblioteken bestå med mer innehåll och tjänster till användarna än vad de kunnat göra på egen hand (Kaufman, 2012. s. 53). Detta bidrar till en rättvis fördelning av ekonomiska resurser.
E-biblioteket är en gemensam resurs för samarbetet. På e-biblioteket finns e- böcker, e-musik, e-ljudböcker samt databaser. Bibliotek Norrbotten har en gemensam biblioteksportal vilket gör att alla e-böcker och andra e-tjänster är en gemensam resurs. Bibliotek har länge införskaffat informationsresurser i tryckt material, men idag är dessa resurser tillgängliga i olika former, exempelvis audiovisuella, digitala m.fl. Resurser i elektroniskt material, som e- resurser har blivit mer populärt på grund av deras distinkta fördelar (Chatterjee, 2010). Även kostnaderna för gemensamma system och licenser fördelas genom
fördelningsnyckeln, medan vissa tjänster fördelas med andra nycklar. Fördelarna med att ha en gemensam biblioteksportal är att användare får tillgång till ett större utbud. I samarbetet har det uppmärksammats att det även för användarna kan röra sig om stora avstånd när de ska ta sig till den fysiska bibliotekslokalen och därför har det lagts stort fokus på e-tjänster. Detta är viktigt att ha i åtanke när ett bibliotekssamarbete befinner sig i planeringsstadiet och så har det varit redan från början i Bibliotek Norrbottens samarbete.
Tredje frågeställningen handlar om vad för gemensamma strategier samarbetet har gällande resursfördelningen. Bibliotek har ofta visat exempel på initiativ och färdigheter i skapandet av samarbeten som maximerar tillgängligheten till
information och formandet av kollektioner (White, 2017. s. 85). Vid skapandet av strategier är det viktigt att man tacklar dessa med kunskap, kreativitet och kollektiv intuition. Medan mål är viktiga, ligger det en större vikt på förmågan att utveckla kapaciteten för strategiskt tänkande (Diess, 2004. s. 26). Bibliotek Norrbotten har strategier för de gemensamma resurser som nämns i samarbetets dokument gällande regler och rutiner angående medier. I dokumentet står det bland annat hur
reservationer samt inköpsförslag skall gå till. Mycket av samarbetets strategiska arbete gällande resurserna bygger på kommunikation, vilket man kan se i resultatet och analysen. Det beskrivs hur arbetsgrupperna, styrgruppen samt chefsgruppen försöker ha regelbunden kontakt med varandra. Samtidigt behövs en vilja och handlingskraft. Viljan till att stötta och hjälpa varandra framstår som en viktig del i
samarbetet med resurser. Även rutiner är en viktig del i ett samarbete t.ex. rutiner gällande inköpsförslag. En användare ska ha möjlighet till att lämna inköpsförslag antingen till ett av biblioteken inom samarbetet eller via det gemensamma e- biblioteket. Användaren ska ha tillgång till olika sätt att lägga fram ett inköpsförslag. Sedan tar biblioteken ett beslut utifrån bibliotekslagen och
bibliotekens förutsättningar både individuellt och gemensamt. Kommunerna inom samarbetet har olika budget för biblioteken. Då ett mindre bibliotek inte har möjlighet till att köpa in det användaren efterfrågat kan ett större bibliotek istället erbjuda detta media till användaren.
Användaren ska vara i fokus och medarbetarna ska ha i åtanke att biblioteket ska bidra till fri åsiktsbildning samt kunskapsförmedling. Samarbetet ska vara
tillgängligt och anpassat för användarnas behov, vilket innebär att användarna ska hitta det efterfrågade, det smala samt det breda. Deiss (2004. s. 31) talar om hur bibliotek ska vara användarorienterade och kunddrivna, författaren menar att strategiskt tänkande är betydelsefullt. Skapandet av miljöer som uppmuntrar strategisk innovation är att förbereda en organisation för framtiden samt mötandet av nutiden. Enligt Muthu (2013. s. 215) behövs strategier för ett effektivt och framgångsrikt samarbete när det kommer till resursfördelning. Författaren fortsätter med att nämna en fördel med resursfördelning; att resursfördelning är ekonomiskt och skapar mer rum för biblioteken samt mer material (ibid., s. 216).
Resultatet visar att användaren står i fokus för Bibliotek Norrbotten. Inom den offentliga sektorn relaterar innovation mindre till produkter, istället handlar det om service. Möjligheten för innovation ligger mer i skapandet av processer och ny service som gör skillnad för användarna. Potentiell innovation av denna typ är mindre märkbar än den för produkter, innovativ service kan dock ha en potential till att bibehålla existerande användare samt locka till sig nya (Deiss, 2004. s. 18).
När det kommer till Bibliotek Norrbottens strategier kan man se att användaren står i fokus när det gäller resursfördelningen.
Sista frågan i frågeställningen handlar om vilka utmaningar man stött på inom samarbetet och hur man arbetat sig igenom dessa. Enligt Kaufman (2012. s. 59) behöver deltagarna i ett samarbete vara villiga till att ta risker samt villiga till att investera tid, pengar och energi för att ge utrymme till ett lyckat samarbete. Inom Bibliotek Norrbotten finns en utmaning kring de ekonomiska resurserna, då det blivit en mer ansträngd budget för de individuella kommunerna. Detta kan påverka samarbetet ifall det blir ytterligare neddragningar av t.ex. personal och ekonomiska resurser. Även de ekonomiska resurserna för e-medier har blivit en utmaning och något som behövt kompenseras för.
En annan utmaning man stött på är mediesamarbetet för urfolket och minoriteter.
Det finns en brist på språklig kompetens bland medarbetarna samt brist på litteratur som är översatt på t.ex. samiska och andra nationella minoritetsspråk. Största fokuset för ett bibliotekssamarbete är användaren. Ett samarbete ska kunna skapa den bästa utdelningen och vara till nytta för alla användare (Kaufman, 2012. s. 57).
