Kallelse/föredragningslista
1(2)
Kävlinge kommun 046 – 73 90 00 • kommunen@kavlinge.se • www.kavlinge.se
Samarbetsnämnd IT-drift
Tid: 2017-03-23 , kl. 14:00
Plats: Medborgarhuset i Arlöv, Stora Sessionssalen
Pia Almström (M), ordförande
Frånvaro anmäls till nämndsekreterare AnnaKarin Johansson, e-post annakarin.johansson@kavlinge.se
Kallelse/föredragningslista
2(2)
Kävlinge kommun 1. Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år 2016
2. Upphandling av IT-nära tjänster
Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år 2016
Ärende 1 SAM 2017/1
Tjänsteskrivelse
1(1)
Samarbetsnämnden Kävlinge kommun
2017-03-13 | Dnr: SAM 2017/1 Samarbetsnämnden
Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år 2016
Förslag till beslut
Samarbetsnämndens beslut
Samarbetsnämnden godkänner årsredovisning för år 2016.
Ärendebeskrivning
Årsredovisning för samarbetsnämnd IT har tagits fram. Det ekonomiska utfallet är 0 kr.
De viktigaste händelserna under året är projekten Rött, Svart och Grönt.
Rött – outsourcing av användarnära IT-tjänster
Svart – analys och åtgärdsförslag för den IT-infrastrukturella verksamheten
Grönt – IT-teamets interna processer, prissättningsmodell och nya organisatoriska struktur
Beslutsunderlag
Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år 2016
Mikael Persson Jörgen Eriksson
kommundirektör IT-strateg
Beslutet ska skickas till
För kännedom För verkställighet
IT-nämnden – Bokslut 2016
Fokusområden
Samordningsvinster gemensam IT drift KAV, STP och BUR.
Tillsammans med IT-beställarna klargöra en nulägesanalys gällande IT- leveransen.
Rött projekt med knytning till outsourcing av användarnära IT- tjänster, Svart projekt gällande analys samt åtgärdsförslag IT-
infrastrukturella verksamheten och Grönt projekt som avser IT-teamets interna processer, prissättningsmodell och nya organisatoriska struktur med koppling till utfallet av Rött och Svart projekt.
Tillsammans med IT-beställarna ta fram en prissättningsmodell som speglar verkligheten i meningen att där kostnader genereras ska de belasta.
Sist men inte minst ska IT-tjänster definieras utifrån en IT-strategi som klarlägger IT-beställarnas intentioner gällande IT stödet i deras
verksamheter.
Årets viktigaste händelser
Absolut största och viktigaste händelsen under året är projekten Rött, Svart och Grönt (se ovan specificering av projekten).
Utökning av nätverksinfrastruktur (routerkapacitet) i BUR och KAV. Detta har tidigare skett i STP.
Fortsatt utveckling av BAS-tjänster för iPads och Macar i skolorna.
Fortsatt stor utbyggnad av trådlöst nätverk i kommunernas lokaler.
Nyskrivna avtal med Microsoft både gällande ADM och EDU licenser.
Omstrukturering på SQL-databas servers för att uppfylla avtalet med Microsoft. I dagsläget återstår 1 á 2 system att flytta över till rätt miljö.
Utveckling av månadsrapporteringen, fler mätetal.
Som man kan notera så har fokusen för IT- teamet och dess verksamhet i mångt och mycket varit på arbetsprocesser samt
”spelregler” (avtal) mellan IT-teamet och IT- beställarna, eftersom dessa delar är ett fokusområde som måste utvecklas.
Ekonomisk analys
Utfallet för nämnden är 0 tkr.
Vi har en avvikelse på såväl intäkter som kostnader jämfört med budgeten.
Att resultatet blev 0 tkr beror på att IT-Teamet gjorde en återbetalning av överskottet till respektive kommun på 424 tkr (totalt 1 272 tkr).
Effekten av lägre licenskostnader (Microsoft), har slagit igenom. Även lägre kapitalkostnader och högre intäkter för EDU-enheter samt fortsatt höga intäkter för accesspunkter, har påverkat resultatet.
Personalkostnader är lägre än förväntat pga sjukskrivningar som ej ersatts fullt ut samt att fortbildningsmedlen ej utnyttjats fullt ut pga tidsbrist.
I utfallet har IT även tagit kostnader, utöver överföringsposten på 1 596 tkr, för projekten Rött, Svart och Grönt med ca 570 tkr.
Kostnadsfördelningen för projekten var 1 241 tkr för Rött projekt, 680 tkr för grönt projekt och 244 tkr för svart projekt. (Totalkostnaden för projekten förväntas bli 3 200 tkr)
IT-teamets omsättning påverkas av:
Politiskt beslut kan i stor utsträckning påverka ITs omsättning
Ju fler IT kostnader som kanaliseras genom IT-teamet ju högre blir omsättningen
Ju fler kostnader som kanaliseras genom IT-teamet ger och andra sidan stordriftsfördelar
Ju fler kostnader som kanaliseras genom IT-teamet ger också bättre pris/prestanda
Sist men inte minst så ju fler IT kostnader som kanaliseras genom IT- teamet ju bättre bild får man av den totala IT-kostnaden i respektive kommun
Investeringar
Under 2016 har IT-teamet gjort investeringar på totalt 1 219 tkr. Budgeten var 1 750 tkr och IT-teamet prognostiserade 1 200 tkr och villflytta 550 tkr till 2017.
Exempel på reinvesteringar som skett under 2016 är uppgradering av delar av
infrastrukturen i form av utökning av kapaciteten på den aktiva elektroniken som hanterar datatrafiken i, ut från och mellan kommunerna.
Bokslut 2015 Budget 2016 Bokslut 2016
Intäkter 26 865 25 544 28 007
-Kf-intäkter 0 0 0
-Överföringspost 0 1 596 1 596
-Avgifter 0 0 0
-Bidrag 0 0 0
-Övriga intäkter 26 865 23 948 26 411
Kostnader -25 489 -25 544 -28 007
-Personal -9 981 -10 484 -10 146
-Lokaler -711 -702 -602
-Kapitalkostnader -1 856 -2 424 -1 890
-Övriga kostnader -12 941 -11 934 -15 369
Resultat 1 376 0 0
Resultaträkning, tkr
Budget 2016
Bokslut 2016
Budget totalt
Utgift totalt
90047 IT-investering -1 750 -1 219 -1 750 -1 219
Summa -1 750 -1 219 -1 750 531
Investeringar, tkr
Kvar av överförings- post 2014
Kvar av överförings-
post 2015
Prognos reglering 2016
Kvar av överförings- post
IT 220 1 376 1 596 0
Summa 220 1 376 1 596 0
Överföringspost, tkr
Personal
Antalet tillsvidareanställda i IT-teamet är oförändrat. Per 2016-12-31 har IT-teamet totalt 17 tillsvidareanställda. Andelen manliga medarbetare är 88% och följaktigen kvinnliga medarbe
tare 12%. Frisktalet 0-5 dagar, dvs personal som havt en frisknärvaro med 0-5 sjukdagar under året uppgår till 29,4 %. Den totala sjukfrånvaron är 4,6 %.
Personal
2015 2016
Månadsanställda 17 18
Varav tillsvidareanställda 17 17
Varav visstidsanställda 0 1
Medelålder, år 49,1 48,8
Andel kvinnor, % 12 11,1
Andel heltidsarbetade, % 100 100
Intern kontrollplan 2016 Stickprov av behörigheter Klar
Granskning: Alla grupper som sändes ut för granskning godkändes utan anmärkning utav ansvariga.
Förslag till åtgärd: Inga vidare åtgärder behövs.
Släckutrustning datorhallar kommunerna: Klar
Granskning: Granskningen som genomförts visar att regelbundna kontroller utförs av släcksystemet årligen.
Vid senaste servicebesöket påpekades att deckarna bör bytas ut på grund av ålder men i övrigt är släcksystemet i god kondition
Förslag till åtgärd: Byte av 6 st deckare vid nästa servicebesök.
