Uppsala Universitet
Institutionen för informatik och media
Samförståelse i distribuerade
IT–projekt
En kvalitativ fallstudie om faktorer som påverkar samförståelse i IT–projekt
som bedrivs i distribuerade team
Emelie Loman och Amalia Zetterberg
Kurs: Examensarbete Nivå: C Handledare: Franck Tétard Termin: VT-20 Datum: 2020-06-14
Sammanfattning
Ifrågavarande kvalitativa fallstudie bidrar med kunskap om faktorer som påverkar samförståelse i IT–projekt som bedrivs i distribuerade team. Denna undersökning syftar till att utveckla ett empiriskt bidrag inom kontexten distribuerade IT–projekt. Fem semistrukturerade intervjuer har genomförts med anställda vid det multinationella telekommunikationsbolaget Ericsson, vilket bedriver många av sina IT–projekt i distribuerade team. Materialet från intervjuerna har analyserats med hjälp av det kvalitativa dataanalysverktyget MAXQDA. I dataanalysen identifierades två nivåer av faktorer som påverkar samförståelse, vilka definierades som förutsättningar och givna faktorer. Fortsättningsvis har de identifierade faktorerna analyserats genom en jämförelse med tidigare forskning. En av många diskussioner grundar sig i huruvida de identifierade förutsättningarna bör tolkas som ett resultat av graden av etablerad samförståelse i ett distribuerat team, eller om de snarare bör tolkas som lämpliga egenskaper för att kunna uppnå samförståelse i ett distribuerat team. Andra diskussioner innefattar vikten av en stark företagskultur kombinerat med ett starkt förtroende för företagskulturen, samt framtidsvyer för distribuerade IT–projekt. Avslutningsvis kunde följande förutsättningar konstateras: bygga relationer, fysiska träffar, tydlighet och målsättning samt följande givna faktorer konstateras: erfarenheter, kultur, språk, företagskultur och teknik.
Nyckelord: Samförståelse, globalt distribuerade team, distribuerade team, IT–projekt, virtuella team, givna faktorer, förutsättningar
Innehållsförteckning
1 Inledning 4 1.1 Bakgrund 4 1.2 Problemformulering 5 1.3 Syfte 6 1.4 Forskningsfråga 6 1.5 Avgränsningar 7 1.6 Kunskapsintressenter 7 1.7 Disposition 72 Teoretisk bakgrund och tidigare forskning 9
2.1 Distribuerade team 9
2.1.1 Fördelar med distribuerade team 9
2.1.2 Nackdelar med distribuerade team 10
2.2 Faktorer som påverkar samförståelse i distribuerade team 10
2.3 Teoretiskt ramverk 12 3 Metod 15 3.1 Formulering av forskningsstrategi 15 3.2 Datainsamlingsmetod 15 3.2.1 Semistrukturerade intervjuer 15 3.2.2 Intervjufrågor 16 3.2.3 Urval av respondenter 17 3.3 Metodik för dataanalys 19 3.3.1 Forskningsansats 19 3.3.2 Analysprocess 19 3.4 Metodkritik 20
3.4.1 Kritik till intervjuer på distans 20
3.4.2 Kritik till val av respondenter 20
3.4.3 Kritik till intervjufrågor 21
3.4.3 Kriterier för att bedöma kvalitén i en interpretivistisk undersökning 22
4 Resultat 23
4.1 Beskrivning av studieobjekt 23
4.1.1 IT–projekt i globalt distribuerade team på Ericsson 23
4.2 Förutsättningar 24
4.3 Givna faktorer 28
5 Analys 31
5.1 Förutsättningar 31
5.2 Givna faktorer 32
6 Diskussion och slutsats 34
6.1 Diskussion 34
6.3 Förslag till framtida forskning 35
Källförteckning 37
Bilagor 40
Bilaga 1: Inbjudan till intervju 40
1 Inledning
Följande kapitel utgör grunden för undersökningen och inleds med en bakgrund till ämnet vilken ligger till grund för problemformuleringen. Vidare presenteras syftet med undersökningen och tillhörande forskningsfråga. Avslutningsvis presenteras ett avsnitt om potentiella kunskapsintressenter och undersökningens avgränsning liksom disposition. 1.1 Bakgrund
Att bedriva IT–projekt på distans, i så kallade distribuerade team, även benämnda virtuella team, har blivit ett allt mer förekommande fenomen hos många företag och organisationer (House 2019, s. 11). Inom systemutveckling har virtuella team särskilt slagit igenom och blivit en trend (Stowell & Coorey 2016). Att arbeta distribuerat ses idag som ett vanligt förekommande arbetssätt som många företag tillämpar i sina IT–projekt (Rutz & Tanner 2016). Ett IT–projekt brukar vanligtvis bedrivas efter systemutvecklingens livscykel, vilken består av följande faser: planeringsfasen (innefattar en planering över varför och hur, med syfte att identifiera behovet för systemet), analysfasen (innefattar analysstrategi, kravinsamling och systemförslag), designfasen (innefattar bland annat arkitekturdesign, programdesign, designstrategi och databas- och filspecifikationer) och implementeringsfasen (innefattar bland annat installation och implementation av informationssystemet, test, upplärning, utvärdering och underhåll) (Dennis, Wixom & Roth 2010, ss. 10–14). Det finns idag olika sätt att driva IT–projekt på. Det traditionella arbetssättet bygger på att utföra projektets faser på ett sekventiellt sätt (Tonnquist 2019, s. 33). Agilt arbetssätt bygger istället på möjligheten att gå tillbaka till tidigare genomförda processer och modifiera dessa under projektets gång (ibid).
Termen distribuerade team innefattar per definition en grupp individer som arbetar tillsammans på distans i syfte att uppnå ett gemensamt mål (Ahjua & Saunders 2006, s. 662). Alla deltagare i teamet kan med andra ord befinna sig på olika platser i världen men ändå arbeta tillsammans med samma projekt. Genom att arbeta i distribuerade team kan såväl expertis som flexibilitet öka eftersom samtliga gruppmedlemmar inte är beroende av att arbeta på samma fysiska plats (Tonnquist 2019, s. 29). Ett distribuerat arbetssätt förutsätter tillgång till kommunikationsteknologi via exempelvis videokonferenser, delade datorskärmar och e–post (Tonnquist 2019, s. 29), (Burke, Aytes, Chidambaram & Johnson 1999, ss. 453–456). Graden av geografisk spridning inom ett distribuerat team kan te sig olika. Termen distribuerade team kan bland annat innebära global distribution (eng. global distribution), men också lokal distribution (eng. locally distribution). Termen lokal distribution innefattar distribution inom samma land. Termen global distribution innefattar distribution till olika platser i världen, vilket i sin tur innefattar olika tidszoner (Alzoubi, Ibrahim, Asif & Al-Ani 2015, s. 22).
I samband med rådande pandemi covid-19 har människor runt om i världen tvingats arbeta hemifrån (Cable News Network 2020). Artikeln sammanfattar denna situation som “världens största arbeta-hemifrån-experiment”. Många IT–företag har tvingats vidta åtgärder som utmanat befintliga arbetskulturer, bland annat genom att ersätta fysiska möten med olika videokonferenstjänster (Di Digital 2020). I och med detta har allt fler företag och organisationer börjat ifrågasätta befintliga arbetskulturer:“behöver man åka till samma stad för en utvecklarkonferens?”; “är distansjobb i större utsträckning mer effektivt?”; och “är alla affärsresor verkligen nödvändiga?” (ibid). Di Digital (2020) beskriver rådande situation som “oavsett om bolagen behöver anpassa sig mer långsiktigt till en ny verklighet eller inte,
kan det här komma att vända upp och ner på gamla sanningar”. Enligt Cable News Network (2020) har detta oväntade “hemma-experiment” i vissa arbetsområden resulterat i positiva effekter. Att arbeta hemifrån har med andra ord varit förvånansvärt effektivt och många företag och organisationer överväger i dagsläget att tillämpa distribuerat arbetssätt permanent i syfte att kunna arbeta mer flexibelt och effektivt (ibid).
Samförståelse, även kallat delade uppfattningar (eng. shared understanding), kan bland annat innefatta att ett team har en delad vision, genom till exempel samma mål och ambitioner, men även att ett team har en samförståelse för en viss lösning (Cash, Dekoninck & Ahmed-Kristensen 2016, ss. 147–148). Vidare har samförståelse en betydelsefull inverkan på ett distribuerat team och dess gemensamma arbete (Gibson & Cohen 2003, s. 17). Samförståelse är en av många nyckelspelare när man ser till effektivitet och prestation i IT–projekt som bedrivs i distribuerade team (Cash et al. 2016, ss. 147–148).
1.2 Problemformulering
Enligt Rutz och Tanner (2016) är kommunikation, samarbete, ledarskap, mångfald, uppgiftskonflikter, tillit, medvetenhet och samförståelse (se figur 1) faktorer som påverkar sammanhållning, målsättning och prestation i ett IT–projekt som bedrivs i ett globalt distribuerat team.
Figur 1. Faktorer som påverkar sammanhållning, målsättning och prestation i ett globalt distribuerat
team (Rutz & Tanner 2016).
Ifrågavarande undersökning skulle bli för omfattande ifall den hade inkluderat och fokuserat på samtliga faktorer som illustreras i figur 1. Av den anledningen har endast samförståelse valts ut som faktor att undersöka inom kontexten distribuerade IT–projekt. Samförståelse är faktorn i den röda inramningen i figur 1. Figur 1 visualiserar en mer utförlig och omfattande kontext, där samförståelse endast utgör en del.
Samförståelse i ett distribuerat team möjliggör att teammedlemmar kan förutse andra teammedlemmars beteende. I de fall teammedlemmars beteenden blir förutsägbara kan flera antaganden göras om vad som bör göras och om vad som görs, vilket möjliggör att arbetet kan fortskrida. Teammedlemmar kan av den anledningen vidta åtgärder utan att ständigt behöva kontrollera vad övriga medlemmar i teamet gör, eftersom de har åstadkommit en samförståelse för det virtuella teamets behov (Gibson & Cohen 2003, ss. 21–22). Rutz och Tanner (2016) menar att om medlemmar i ett distribuerat team har samförståelse för
processerna, protokollen och normerna i ett IT–projekt, kan samtliga teammedlemmar arbeta på ett mer effektivt sätt med olika delar av ett IT–projekt samtidigt. Ifall delarna är utvecklade av ett distribuerat team med samförståelse, kan delarna av IT–projektet tillsammans skapa en produkt av hög kvalitet. Cash et al. (2016) lyfter kravhanteringsprocessen som en kritisk del inom analysfasen i ett IT–projekt. Artikeln betonar att det är viktigt att det distribuerade teamet utvecklar en samförståelse för att kunna arbeta samkoordinerat inom just kravhanteringsprocessen.
Processen för att åstadkomma samförståelse i ett distribuerat team bedöms som invecklad eftersom faktorer, som bland annat olika erfarenheter och bakgrunder, gör det svårare att få alla medlemmar i ett distribuerat team att uppnå samförståelse (Gibson & Cohen 2003, ss. 17–18). Att generera samförståelse i ett IT–projekt som bedrivs i ett distribuerat team är en stor utmaning (Rooij et al. 2007 s. 65). Författarna av artikeln menar att detta beror på aspekter som kulturer, tidszoner och distanser mellan teammedlemmar samt begränsade kommunikationsverktyg. Lee, Paretti och Kleiner (2013) menar att samförståelse, inom kontexten konceptuell design som bedrivs i delvis distribuerade team, kan bland annat påverkas av faktorerna personlighet, bakgrund och teamets sammansättning.
Sammanfattningsvis kan samförstånd betraktas som en central och viktig faktor att beakta i distribuerade IT–projekt. Vidare har tidigare forskning påvisat att det finns många olika faktorer som kan komma att påverka samförstånd i distribuerade IT–projekt. Baserat på denna observation och tidigare litteratur inom ämnet avser denna uppsats att undersöka och konstatera vilka faktorer som påverkar samförståelse i distribuerade IT–projekt.
1.3 Syfte
Tidigare forskning har lyft fram fenomenet samförståelse inom kontexten distribuerade team (Lee et al. 2013), (Rutz & Tanner 2016). Det finns således redan relevant och liknande litteratur inom detta forskningsområde. Syftet med följande undersökning är att generera ett empiriskt bidrag till fenomenet samförståelse i distribuerade IT–projekt, vilket kommer att genomföras hos ett specifikt IT–företag. Ett empiriskt bidrag kan definieras som “en ny redogörelse för ett empiriskt fenomen som utmanar befintliga antaganden om världen, alternativt som avser upptäcka något som tidigare inte har dokumenterats” (Ågerfalk 2017, s. 594). Det som författaren beskriver som ett empiriskt bidrag är i linje med syftet för denna undersökning. Denna undersökning avser således att bidra med dokumentation till det aktuella forskningsområdet. Vidare har denna undersökning för avsikt att bidra med nya intressanta slutsatser inom vederbörande kontext genom att identifiera och återge faktorer som påverkar samförståelse i distribuerade IT–projekt.
1.4 Forskningsfråga
Forskningsfrågan som ämnas besvaras är följande:
● Vilka faktorer påverkar samförståelse i IT–projekt som bedrivs i distribuerade team? 1.5 Avgränsningar
Denna undersökning har endast undersökt företag, det vill säga bolag, och inte någon annan organisationsform. Enligt House (2019, s. 11) arbetar allt fler företag distribuerat, och av den anledningen är det relevant att undersöka denna organisationsform framför andra organisationsformer som exempelvis ideella organisationer eller ekonomiska föreningar.
Vidare har undersökningen genomfört intervjuer med anställda vid ett IT–företag. De anställda har erfarenheter av att arbeta i globalt distribuerade IT–projekt. Slutsatserna kommer dock att omfatta endast distribuerade IT–projekt eftersom litteraturen i undersökningen belyser olika former av distribuerade team och inte enbart team som är globalt distribuerade. Globalt distribuerade team är med andra ord en form av distribuerade team och av den anledningen kommer inte slutsaster enbart omfatta globalt distribuerade team.
Föreliggande litteratur belyser olika faser i IT–projekt och av den anledningen kommer avgränsningar inte att göras till någon specifik fas, utan denna undersökning kommer att undersöka IT–projekt i dess helhet.
1.6 Kunskapsintressenter
Denna undersökning kan ses som en vägledning och en upplysning till företag och organisationer som arbetar i distribuerade team. Företag och organisationer som utvecklar kommunikationsverktyg är också potentiella kunskapsintressenter av undersökningen, med anledning av att undersökningen identifierar faktorer som påverkar samförståelse i globalt distribuerade team. Kunskap kan genereras om vilka faktorer som bör beaktas vid utvecklingen av ny kommunikationsteknologi inom liknande arbetsmiljöer. Vidare kan även personer, som bedriver forskning inom ett liknande undersökningsområde, vara potentiella kunskapsintressenter. Till sist kan denna undersökning även vara relevant för företag och andra organisationer som tvingas bedriva IT–projekt i distribuerade team till följd av covid–19.
1.7 Disposition
Undersökningen är indelad i fem olika kapitel, vilka är: (1) inledning, (2) teoretisk bakgrund och tidigare forskning, (3) metod, (4) resultat, (5) analys, (6) diskussion och slutsats. Det första kapitlet, inledning, bildar en gedigen grund till ämnesområdet genom en presentation av bakgrund, problemområde och syfte med tillhörande forskningsfråga samt avgränsning och ett avsnitt om kunskapsintressenter. Kapitlet om teorin presenterar tidigare forskning inom undersökningens område samt ett ramverk, vilka har använts för analys av undersökningens resultat. I det efterföljande kapitlet, metod, redovisas forskningsstrategi och vald datainsamlingsmetod följt av ett avsnitt om metodik för dataanalys samt ett avsnitt om metodkritik. I det fjärde kapitlet, resultat, redovisas resultatet från undersökningen. Därefter följer kapitel fem, analys, i vilket resultatet analyseras med utgångspunkt i det teoretiska ramverket och i tidigare forskning. I det sista kapitlet följer en diskussion och en slutsats om undersökningen.
2 Teoretisk bakgrund och tidigare forskning
Nedanstående kapitel presenterar undersökningens teoretiska bakgrund och tidigare forskning inom ämnesområdet. Kapitlet utgör grunden för analysen som presenterats i kapitel 4. Det första avsnittet handlar om distribuerade team, vilket ger en förståelse av begreppet och beskriver hur det är relaterat till IT–projekt. Vidare följer ett avsnitt om faktorer som påverkar samförståelse. I detta avsnitt presenteras faktorer i följande skilda kontexter: team, distribuerade team och globalt distribuerade team. I föreliggande litteratur råder det inga större skillnader mellan ovannämnda kontexter, och samtliga kontexter har inte, enligt författarna, en avgörande betydelse för de utvalda faktorerna. Fortsättningsvis belyser litteraturen IT–projekt i dess helhet och av den anledningen är litteraturen inte riktad till en specifik fas i IT–projekt.
2.1 Distribuerade team
Ett team definieras som en grupp människor som tillsammans innehar komplementerande kunskap, med ett gemensamt syfte, mål och arbetssätt, för vilka de är gemensamt ansvariga (Ebrahim, Ahmed & Taha 2009 s. 2654). Ett distribuerat team är ett team som är konstruerat för att klara av såväl geografiska som tidsmässiga olikheter som finns etablerade inom teamet. Virtuella team innebär att medlemmarna är spridda över mer än en fysisk plats. För att klara av de geografiska och tidsmässiga aspekterna använder sig distribuerade team av olika kommunikationsteknologier för att kunna kommunicera med varandra (ibid). Det finns ett antal kriterier som ofta används för att karaktärisera ett virtuellt team. Ett av kriterierna uppfylls om teamet är geografiskt distribuerat över olika tidszoner (Ebrahim et al. 2009). Ett annat kriterium belyser att teamet är bundet till olika kommunikationsverktyg. Ett tredje kriterium lyfter att virtuella team vanligtvis inte är permanenta, utan att de är små till storleken och att medlemmarna i teamet kan tillhöra olika bolag (ibid). Författarna menar att ett distribuerat arbetssätt idag finns etablerat inom olika typer av branscher. I en undersökning från 2016, som grundade sig i tillämpningen av distribuerade team i en allmän kontext, deltog 1 372 företagsrepresentanter från sammanlagt 80 olika länder. 85 procent av samtliga respondenter svarade att de arbetar i ett distribuerat team och 48 procent av dessa svarade att mer än hälften av deras gruppmedlemmar hade olika kulturella bakgrunder (Dulebohn & Hoch 2017, s. 569).
Inom IT–projekt, och främst inom området för mjukvaruutveckling, bedrivs arbetet vanligtvis i antingen delvis distribuerade team eller i helt distribuerade team (Rutz & Tanner 2016). Det talas ofta om termer som delvis distribuerade team (eng. partially distributed) och helt distribuerade team (eng. fully distributed) där delvis distribuerat innefattar att några från teamet arbetar distribuerat och en annan del av teamet sitter tillsammans, vilket kan benämnas som subteam. Helt distribuerade team innebär att hela teamet är distribuerat och att det således inte finns några subteam (Burke, et. al. 1999, ss. 453–456).
2.1.1 Fördelar med distribuerade team
Tillämpningen av ett distribuerat arbetssätt leder till att företag kan generera en mer mångfaldig kompetens, vilket gör att kostnaderna för arbetskraft minskar och företagets prestation ökar (Rutz & Tanner 2016). Vidare möjliggör ett distribuerat arbetssätt att ett IT–projekt kan pågå dygnet runt, eftersom arbetskraften kan vara globalt distribuerad till olika länder med olika tidszoner. Detta arbetssätt möjliggör att exempelvis en anställd i Seoul (Sydkorea) kan avsluta sin arbetsdag och att en anställd i Johannesburg (Sydafrika) kan fortsätta arbetet där den anställde i Seoul avslutade (ibid). Detta resulterar sammantaget i att
globalt distribuerade team kan uppnå deadlines snabbare (ibid). Alzoubui, Gill och Al-Ani (2015, s. 22) hävdar också att distribuerade team innebär att produktionskostnaderna minskar eftersom det går att tillsätta talangfulla utvecklare runt om i världen.
2.1.2 Nackdelar med distribuerade team
Inom mjukvaruutveckling, vilken kan ses som en del av designfasen i ett IT–projekt, är virtuella team positivt korrelerade med konflikt (Rutz & Tanner 2016). Detta innebär att ju mer distribuerat ett team är, desto större är sannolikheten att konflikter uppstår (ibid). Det finns en rad olika typer av konflikter som kan uppstå i ett distribuerat team. De mest förekommande konflikterna kategoriseras som relationskonflikter och uppgiftskonflikter (ibid). Relationskonflikter kan uppstå när deltagare i ett virtuellt team upplever att de ogillar en eller flera deltagare eller att de känner en stark ilska gentemot vissa deltagare. Uppgiftskonfliker kan uppstå när deltagare i ett virtuellt team känner sig oense med andra deltagare inom samma team vad gäller exempelvis olika förhållningssätt till en viss uppgift eller till en viss strategi (ibid). Stowell och Shavindrie (2016, s. 165) menar att det är vanligare med konflikter i distribuerade team än i team som arbetar traditionellt ansikte mot ansikte (eng. face-to-face). Situationen kan vidare förvärras i fall teammedlemmarna inte talar samma språk eftersom det då blir ännu svårare att förstå varandra (ibid). En konflikt kan leda till störning i kommunikationen och kan orsaka att utvecklarna av informationssystemet inte kan leverera en produkt som är väl anpassad efter kundens behov och krav (ibid). En förutsättning för att kringgå konflikter i distribuerade team är att teamet ska ha en enad samförståelse för teamets olika processer och uppsatta mål (Rutz & Tanner 2016).
2.2 Faktorer som påverkar samförståelse i distribuerade team
Nedan presenteras litteratur vilken lyfter aspekter som påverkar samförståelse i distribuerade team. Föreliggande litteratur lyfter även aspekter som inte är relaterade till IT–projekt. Samförståelse har en signifikant inverkan på ett teams gemensamma arbete. För att uppnå samförståelse krävs det bland annat att teammedlemmarna har en gemensam förståelse och ömsesidiga förväntningar på mål, uppgifter, arbetsprocesser, roller, teamprocesser och teammedlemmarnas egenskaper. Liknande bakgrunder och gemensamma upplevelser underlättar processen att skapa en gemensam samförståelse (Gibson & Cohen 2003, s. 21). Samförståelse i ett team har en stark relation till mentala modeller i teamet (De Rooij, Verburg, Andriessen & Den Hartog 2007). Ett teams mentala modell refererar till en välstrukturerad förståelse för kunskapen som delas av alla teammedlemmarna (ibid). En mental modell kan definieras som “konceptuella uppfattningar om hur saker fungerar, hur händelser äger rum och hur människor beter sig”(Söderberg u.å.). Alla människor har olika mentala modeller och samtliga modeller är subjektiva, vilka är ett resultat av olika personliga erfarenheter och upplevelser. Dessa lägger sammanfattningsvis grunden för hur människor upplever olika sammanhang och objekt samt hur människor agerar utefter dessa mentala modeller (ibid).
Aubé et al. (2014, s. 468) lyfter fram, ur ett fenomenologiskt perspektiv, att ett team är mer effektivt när samtliga teammedlemmar är medvetna om att samförståelse existerar. Att vara medveten om att alla teammedlemmar har samförståelse för dess gemensamma arbete anses ha en motiverande effekt på teammedlemmar, vilket således förbättrar ett teams prestation. Enligt författarna av artikeln är det dock ingen självklarhet att varje individ i team är medvetna om att samförståelse existerar. Hsieh (2006) menar att för att uppnå samförståelse i
ett distribuerat team krävs det att teamet arbetar med medlemmarnas kognitiva och sociala möjligheter genom att utveckla gemensamma mentala modeller. Författaren menar att det är svårare att utveckla gemensamma mentala modeller i ett distribureat team än i ett samlokaliserat team inom ett IT–projekt.
Tidigare forskning lyfter även fram kulturell mångfald som en faktor som påverkar utvecklandet av ett distribuerat teams mentala modeller, vilka i sin tur påverkar samförståelsen i ett distribuerat team (Hsieh 2006). Författaren menar att olika kulturer ofta innebär skillnader i värderingar, tro och tillvägagångssätt vid kommunikation och problemlösning, vilket i ett senare skede kan leda till brist i kommunikationen i distribuerade team. Hsieh (2006) menar att detta kan leda till stora komplikationer i ett IT–projekt och belyser särskilt kravhanteringsprocessen som en utsatt del i ett IT–projekt. Artikeln betonar att det är viktigt att kunna uppnå samförståelse i ett distribuerat team för att kunna arbeta fram en enhetlig kravspecifikation. Problematiken grundar sig i att tillvägagångssättet för en kravhanteringsprocess tolkas på olika sätt inom olika kulturer och därför anses den kulturella mångfalden i ett distribuerat team utgöra en aspekt som påverkar samförståelsen i denna kontext (ibid).
Cash et al. (2016, ss. 148–149) menar att samförståelse i distribuerade team oftare förekommer i de team som har en homogen struktur. I heterogena team, där heterogeniteten baseras på kultur och utbildning, har en positiv påverkan påvisats på bland annat flexibilitet, innovation och kreativitet i distribuerade team. Däremot finns det skillnader på teammedlemmars skilda mentala modeller, vilka i sin tur kan påverka ett teams samförståelse och prestation. Inom homogena team, där det inte finns lika stora skillnader inom utbildning och kultur, står teamets mentala modeller närmre varandra vilket skapar samförståelse och en högre prestation och effektivitet i det distribuerade teamet (ibid).
I Peters och Manz:s (2007, s. 122) artikel redogörs ett experiment. I experimentet framgår det att forskare har upptäckt att medlemmar i distribuerade team, som tillsammans lägger tid på att utveckla samförståelse och gemensamma mentala modeller, presterar bättre än distribuerade team som inte ägnar tid åt detta . I en annan studie, vilken genomfördes några år därefter, var syftet att undersöka huruvida ett distribuerat teams samförståelse påverkas av hur väl alla teammedlemmar känner varandra och om det var av någon betydelse. De virtuella team, vilka bestod av teammedlemmar som ägnade mycket tid åt att utveckla initiala och bra relationer med varandra, presterade högst och var mest effektiva i denna studie. Utvecklandet av initiala och bra relationer visade sig ha en positiv påverkan på samförståelse i virtuella team (ibid). Vidare lyfter författarna av artikeln att ett distribuerat team, bestående av personer som sedan tidigare har arbetat tillsammans eller som arbetar inom samma organisation, också har påverkat ett distribuerat teams samförståelse på ett positivt sätt. 2.3 Teoretiskt ramverk
I Lee et al. (2013) artikel presenteras faktorer som påverkar samförståelse inom konceptuell design som bedrivs i delvis distribuerade team. Detta visualiseras genom en input-output-modell. Denna modell har sedermera valts ut som teoretisk grund för denna undersökning. Input-output-modellen som presenteras i artikeln bygger på en studie som författarna av artikeln genomförde. Denna studie bidrog med kunskap om vilka faktorer som påverkar samförståelsen i delvis distribuerade team (se figur 2). Studien gick ut på att 16 studenter placerades ut i fyra grupper om fyra för att tillsammans konstruera en konceptuell
design. Till denna uppgift tillkom kommunikationsverktyg för videokonferenser och en gemensam applikation, vilka användes för att arbeta fram den konceptuella designen (ibid). Grupperna utgjorde personer om fyra vilket innebar att deltagarna arbetade i subteam, vilket således innebar att teamen var delvis distribuerade (ibid). I den modell som Lee et al. (2013) presenterar saknas en definition av respektive input-variabel och av den anledningen har andra definitioner för vederbörande input-variabler utformats med hjälp av uppslagsverket Nationalencyklopedin och annan relevant litteratur.
Figur 2. Input-output-modell som presenterar input-variabler, teman, framväxande faktorer och
output-variabler vilka alla har en relation till samförståelse i delvis distribuerade team (Lee et. al 2013, s. 185).
Under rubriken “input” (se figur 2) återfinns fördefinierade faktorer, vilka med andra ord är faktorer som redan finns etablerade i det distribuerade teamet och faktorerna är följande: personlighet, bakgrund, teamkonstellation, uppgift och kommunikationsteknologi. Samtliga faktorer definieras nedan.
● Personlighet (eng. personality)
Enligt Nationalencyklopedin (u.å.) är definitionerna av begreppet personlighet otaliga. Det finns en rad olika teorier och analyser om vad som utgör en personlighet. Sett till traitpsykologin är “utnyttjande av data från test och av statistiska metoder för bearbetning av data, olika personlighetsdrags betydelse för beteendet och hur de förhåller sig till varandra” (Nationalencyklopedin, u.å.). Traitpsykologin är en gren inom psykologin där egenskaper definieras som “traits”, vilka sedermera ses som emotionella och beteendemässiga personlighetsdrag som utmärker en individ (ibid). ● Bakgrund (eng. background)
Ordet bakgrund definieras på olika sätt enligt Nationalencyklopedin (u.å.). En av många definitioner innefattar att en bakgrund är väsentliga omständigheter i en persons levnadshistoria, som exempelvis uppväxtförhållanden och utbildning. En annan definition lyder att en bakgrund är sammanfattningen av tidigare händelseutvecklingar inom ett visst område som i sin tur skapar utgångsläge för det fortsatta förloppet (Nationalencyklopedin u.å.).
● Teamkonstellation (eng. team constellation)
Ordet “team” syftar på “en mindre grupp som samarbetar i bestämt syfte” och ordet “konstellation” definieras som “kombination av samverkande företeelser” (Nationalencyklopedin u.å.).
● Uppgift (eng. task)
En uppgift kan definieras som ett “visst avgränsat arbete som man fått sig tilldelat eller eventuellt själv åtagit sig” (Nationalencyklopedin u.å.).
● Kommunikationsteknologi (eng. communication technology)
Kommunikationsteknologi är teknologi som bland annat e-post, telefon, videokonferenser och snabbmeddelanden. Dessa verktyg hjälper medlemmar i virtuella team att hålla kontakten med varandra och gör det möjligt för teammedlemmar att dela information med varandra på ett effektivt sätt (Gibson & Cohen 2003, s. 29).
Under rubriken “teman” (eng. themes) (se figur 2) återfinns faktorer som påverkar graden av samförståelse i ett distribuerat team. Dessa faktorer är medvetenhet, interaktivitet, kunskapsöverföring och sammanhållningskraft. Samtliga faktorer definieras nedan:
● Medvetenhet (eng. awareness)
Medvetenhet handlar om uppfattningen av den stundande situationen för de viktiga elementen i arbetskontexten och en förståelse för dessa elements mening i syfte att kunna kommunicera utefter detta.
● Interaktivitet (eng. interactivity)
Interaktivitet är kommunikationsmönster som avspeglar teammedlemmars nivå av interaktion.
● Kunskapsöverföring (eng. knowledge transferability)
Kunskapsöverföring är den ansträngning och prestation som krävs för att, på ett framgångsrikt sätt, kunna överföra olika typer av kunskap till en mottagare.
● Sammanhållningskraft (eng. cohesiveness)
Sammanhållningskraft är teammedlemmars uppfattning av hur nära de känner sig till andra teammedlemmar.
Under rubriken “framväxande faktorer” (eng. emergent states) (se figur 2) återfinns faktorer vars resultat påverkas av vilken grad samförståelse som finns i det distribuerade teamet. Dessa faktorer benämns som pålitlighet, samarbetsmönster, rollframträdande och konflikt. Samtliga faktorer definieras nedan:
● Pålitlighet (eng. trust)
Pålitlighet handlar om en förväntan av att en annan person kommer att genomföra en viss handling, som i sin tur är viktig för personen som ger över ansvaret för denna handling. Handlingen ska genomföras oavsett om den kontrolleras eller inte.
● Samarbetsmönster (eng. collaboration pattern)
Denna faktor påvisar det mönster som beskriver omfattningen av teammedlemmar som är involverade i interaktionen samt hur denna interaktion kommer att förändras över tid. Teammedlemmar kan således alternera med att arbeta individuellt, i subteam eller arbeta tillsammans med alla. Detta går smidigare beroende på vilken grad av samförståelse som finns i teamet.
● Rollframträdande (eng. role emergence)
Rollframträdande handlar om medlemmarnas beteenden som i sin tur karaktäriserar dess skyldigheter och bidrag till teamet. Exempelvis kan en medlem ha en primär ledarroll eller en sekundär roll som projektmedlem.
● Konflikt (eng. conflict)
Denna faktor berör den intellektuella och emotionella kollisionen mellan medlemmarna.
Ovannämnda processfaktorer “tema” och “framväxande faktorer” påverkar i sin tur utfallet. Output-variablerna (se figur 2) är således ett distribuerat teams prestation ( eng. performance) och kommunikationstillfredsställelse (eng. communication satisfaction). Prestation är något som “åstadkommits eller fullgjorts ofta trots svårigheter” (Nationalencyklopedin u.å.). Kommunikation är “överföring av information mellan människor (...) eller apparater” och tillfredsställelse är “(...) uppnått vad som rimligen kunde begäras” (ibid).
3 Metod
Följande kapitel presenterar undersökningens valda metod och innehåller följande delar: formulering av forskningsstrategi, vald datainsamlingsmetod, metod för dataanalys och avslutningsvis presenteras ett avsnitt om metodkritik.
3.1 Formulering av forskningsstrategi
För att uppnå syftet med undersökningen och för att kunna besvara forskningsfrågan, har en fallstudie valts som forskningsstrategi. En fallstudie avser undersöka ett specifikt fall (Denscombe 2014). Det multinationella telekommunikationsbolaget Ericsson har valts ut som studieobjekt i denna kvalitativa fallstudie. Motiveringen till valet av Ericsson som studieobjekt är att bolaget är världsledare inom telekommunikationsbranschen och har även en internationell inriktning med anställda över stora delar av världen. Detta gör i sin tur att anställda på Ericsson ofta arbetar över landsgränserna och globalt i sina IT–projekt (Ericsson 2020).Vidare kommer denna fallstudie endast att undersöka ett IT–företag. Motiveringen till detta är att författarna anser att parametrar som företagsprocesser, principer och riktlinjer kan skilja sig mycket mellan olika företag, vilket i sin tur kan göra det problematiskt att använda erfarenheter från olika IT–företag i en och samma slutsats. Genom att endast undersöka ett företag kommer vederbörande parametrar inte att påverka undersökningens fokus eller slutsatser. Med anledning av att denna undersökning varken har en hypotes att pröva eller en objektiv sanning att undersöka, faller denna kvalitativa fallstudie under det interpretivistiska paradigmet (Oates 2016, s. 294).
Enligt Oates (2016, s. 141) kan ett specifikt fall omfatta en undersökning av en organisation, en avdelning, en systemutvecklare eller ett informationssystem. En fallstudie möjliggör en djupdykning av en variabel eller inom ett specifikt område för att få en djupare förståelse för en viss kontext (Denscome 2014), vilket är enhetligt med syftet i denna undersökning. En fallstudie kännetecknas även av att undersökningen utförs i en naturlig miljö och inte i ett laboratorium (ibid), vilket avspeglar denna undersökning eftersom undersökningen genomförs med intervjuer i en naturlig miljö. Fortsättningsvis kategoriseras denna fallstudie som en förklarande studie. En förklarande studie beskriver varför vissa händelser sker (Oates 2006, s. 143). Analysen i en förklarande studie brukar vanligtvis försöka identifiera faktorer som påvisats ha en effekt, för att sedan jämföra dessa med vad tidigare forskning hävdat, i syfte att avgöra om det som återfinns i teorin stämmer överens med den insamlade empirin (ibid). Detta är förenligt med vad denna undersökning har för avsikt att genomföra för att kunna konstatera slutsatser och besvara forskningsfrågan.
3.2 Datainsamlingsmetod
Följande avsnitt innehåller en beskrivning av vilken datainsamlingsmetod som har använts i denna undersökning och hur den har genomförts samt en beskrivning om urvalet av respondenterna.
3.2.1 Semistrukturerade intervjuer
En datainsamlingsmetod som vanligtvis brukar tillämpas inom fallstudier är intervjuer (Oates 2006, ss. 186–187). Intervjuer används vanligen i de fall känslor och upplevelser ska undersökas. Intervjuer används även i de fall komplexa frågor ska undersökas, som i sin tur inte kan besvaras genom enkätundersökningar (ibid). Baserat på ovannämnda aspekter anses intervjuer vara den mest lämpade datainsamlingsmetoden för denna undersökning. Intervjuerna har anordnats med anställda från Ericsson. Samtliga anställda har alla erfarenhet
av att arbeta i IT–projekt i distribuerade team. För att få en bättre förståelse för vilka faktorer som påverkar samförståelsen i denna kontext, har intervjufrågor formulerats efter att få respondenterna att berätta om tidigare erfarenheter, känslor och tankar kring att arbeta i distribuerade IT–projekt.
Intervjuerna med de anställda på Ericsson har varit av semistrukturerad karaktär eftersom denna undersökning har som avsikt att upptäcka och identifiera nya faktorer och mönster som påverkar samförståelse inom denna kontext. Av den anledningen lämpade sig semistrukturerade intervjuer bättre, eftersom denna intervjutyp tillåter intressanta diskussioner att växa fram under intervjuns gång. Semistrukturerade intervjuer lämpar sig även bra i situationer där något nytt ska upptäckas eftersom intervjuaren kan ändra intervjufrågorna under intervjuns gång och lägga till frågor som är mer anpassande till en specifik situation (Oates 2006, ss. 187–188). Intervjuerna har varit av typen videointervjuer och samtliga intervjuer har genomförts med hjälp av kommunikationsverktyget Microsoft Teams. Videointervjuerna har utförts av undersökningens författare och varje intervju var cirka 60 minuter lång. För att utnyttja intervjutiden och extrahera så mycket information som möjligt, strukturerades videointervjuerna upp genom ett tydligt manus inför varje intervjutillfälle. Vidare har den ena författaren lett intervjun, medan den andra författaren har fört anteckningar och inflikat med kompletterande frågor. Intervjuerna har spelats in, med samtycke från respondenterna, och som ett komplement till ljudinspelningarna har anteckningar förts. Anteckningarna syftade till att användas ifall något tekniskt problem, exempelvis ljudrelaterade problem, hade uppstått under videointervjuns gång. Ljudinspelningen är en viktig del eftersom det finns möjlighet att få exakta svar uppspelade igen (Oates 2006, ss. 190–191).
3.2.2 Intervjufrågor
Intervjufrågorna utformades i enlighet med “lathund för intervjuplanering” vilken innehöll bilagor med en intervjuguide och en bilaga om intervjuteknik (Tetard 2020). Intervjufrågorna till denna undersökning har utformats efter de exempel som återfinns i intervjuguiden. Enligt intervjuguiden ska intervjufrågorna byggas efter olika typer av frågor för att bryta monotonin och fånga komplexiteten i intervjun. Majoriteten av undersökningens intervjufrågor karaktäriseras som “öppna frågor”, “följa upp eller klargöra frågor” och “beteendefrågor”. Anledningen till varför ovanstående typer av frågor har prioriterats beror på att denna undersökning inte på förhand vet vad den kommer att resultera i, därför har bland annat “stängda frågor”, som innefattar ja/nej-frågor, bortprioriterats. Intervjufrågorna är inspirerade av tidigare forskning och efter det valda teoretiska ramverket. En vidare motivering till detta presenteras i kapitel 3.3.1. Intervjufrågorna till intervjuerna finns i bilaga 2.
Varje intervju utgick ifrån samma intervjufrågor, däremot blev varje intervju unik eftersom varierande följdfrågor uppstod på grund av intervjuernas semistrukturerade karaktär. Motiveringen till varför intervjuerna utgår från samma intervjufrågor beror på att samtliga respondenter ska kunna bidra med olika erfarenheter, kunskaper och perspektiv kring intervjufrågorna. Om varje intervju skulle ha olika intervjufrågor skulle det inte vara möjligt att likställa respondenternas erfarenheter med varandra. En vecka före intervjutillfället tilldelades respondenterna ett dokument med intervjufrågorna. Syftet med detta var att ge respondenterna möjlighet att förbereda och fundera över sina svar i förväg för att på så sätt kunna svara så effektivt som möjligt på frågorna under intervjutillfället.
3.2.3 Urval av respondenter
Enligt Hedin (2011, s. 3-4) är syftet med intervjuer att få en bred och omfattande bild över området. Författaren lyfter även att antalet respondenter vanligtvis innefattar ett spann mellan 5–10 personer. Valet av respondenter har genomförts med hjälp av en kontaktperson på Ericsson. Kontaktpersonen informerades om undersökningens kriterier för valet av respondenter (se bilaga 1). Kriterierna var följande: respondenterna ska ha olika befattningar, det ska finnas en variation i antalet arbetade år på Ericsson hos respondenterna och samtliga respondenter ska ha erfarenhet av att arbeta i IT–projekt i distribuerade team. Kontaktpersonen valde ut sig själv och fyra andra anställda på Ericsson som respondenter till undersökningen baserat på ovannämnda kriterier. Det var sammanlagt fem personer som intervjuades. En av respondenterna har inte erfarenhet av att arbeta i ett IT–projekt, men respondenten i fråga har däremot arbetat distribuerat på andra sätt inom Ericsson. Denna respondent fick ändå vara med i undersökningen i syfte att uppfylla kriteriet som handlade om variation i antal arbetade år på Ericsson (se tabell 1). Insamlad empiri kommer att redovisas från ett globalt perspektiv i denna kontext då samtliga respondenter har arbetat globalt distribuerat.
En variation i befattning var en viktig synpunkt vid urvalet av respondenter för att få en så allsidig och omfångsrik bild som möjligt över den aktuella kontexten (se tabell 1). Urvalet omfattar inte enbart exempelvis anställda med en högre rang i bolaget, utan denna undersökning vill åstadkomma en variation i olika rang bland respondenterna. Detta har beaktats genom att välja ut respondenter med varierande antal års erfarenhet på Ericsson. Syftet med detta är att få en så bred insyn som möjligt. Myers och Newman (2009, s. 5) menar att urvalet av respondenter bör innefatta personer med olika rang i syfte att utvinna fler perspektiv och i syfte att få en mer omfattande bild. På grund av att majoriteten av respondenterna ville vara anonyma i undersökningen har en vidare beskrivning av respondenternas utbildningsbakgrund, arbetslivserfarenhet och tidigare arbetsplatser uteslutits. Vidare har respondenternas riktiga namn ersatts med fiktiva namn. Nedanstående tabell (se tabell 1) åskådliggör en tydligare överblick av respondenterna.
Datainsamlingen har grundat sig på mättnad (eng. saturation) och intervjuer har genomförts tills dess att informationen som eftersöktes ansågs uppnå kravet datamättnad. Datamättnad uppnås på olika sätt (Saunders, Sim, Kingstone, Baker, Waterfield, Bartlam, Burroughs & Jinks 2017, ss. 1894–1898). Ett exempel på när datamättnad anses uppnådd är ifall liknande kommentarer ständigt återkommer under intervjuernas gång (ibid). Denna undersökning har beaktat datamättnad genom att identifiera liknande aspekter bland intervjumaterialet efter fem genomförda intervjuer. Kontaktpersonen på Ericsson bekräftade att det fanns fler anställda vid Ericsson som stämde överens med undersökningens urvalskriterier, vilka även var intresserade av att delta i undersökningen. Undersökningen tog med andra ord höjd för att genomföra fler intervjuer ifall materialet från intervjuerna inte skulle bedömas uppnå det förutbestämda kriteriet för datamättnad.
Fiktiva namn
Roll Arbetsuppgifter Antal år på
Ericsson
Jenny Produktägare “Jag är väldigt inriktad på “support systems” så kravhantering, verktyg och processer, är det som jag är inriktad i”.
> 10
Sofia Kravhantering “Sätter mål och planerar arbetet i studien tillsammans med de andra teammedlemmarna. Håller koll på beroenden, rapporterar progress när det behövs i vissa forum, presenterar resultat”.
< 10
Samuel Systemingenjör “Mitt arbetsområde är framförallt kravhantering och backlog-hanteringssystem och integrationer mellan dessa system. System kan innebära verktyg och processer och IO-working (input & output-working) av både själva verktyget och integrationer mellan dessa verktyg. Det vi kallar verktyg inom Ericsson kan vara exempelvis Jira och Oracle-systemet”.
< 10
Peter Projektledare “Jag driver mycket av förändring när vi väl har verktyg på plats. Nu driver jag ett
kravhantering-transformationsprojekt, vilket innefattar många IT-förändringar. Vi har omkring tio IT-plattformar och vissa ska tas bort och bytas ut och andra ska
transformeras om, dvs. byta datamodellen och se till så att interfacen fungerar”.
< 10
Malin Kravhantering och support
“Jag jobbar med kravhantering. Jag började som tekniksprångare och då var jag mer CCB-admin där jag skötte allt administrativt med kravhanteringen i verktyget
som vi använder. En tekniksprångare är ett
praktikantprogram som man kan delta i om man har gått natur eller teknik på gymnasiet och då finns det flera företag som erbjuder praktikantplatser. En CCB- admin kollar igenom förändringar som folk vill göra på krav. När det sedan tas beslut går jag in i programmet och ändrar detta. Idag är jag mer en ‘support-person’. Då är det mer att jag hjälper till när folk behöver hjälp med verktyget”.
> 10
Tabell 1. Val av intervjupersoner.
3.3 Metodik för dataanalys
Undersökningen kommer att genomföras med en kvalitativ dataanalys. En kvalitativ dataanalys behandlar all icke-numerisk data som exempelvis ord, bilder och ljud. Denna icke-numeriska data genereras vanligen från intervjuer (Oates 2006, ss. 266–267). En kvalitativ dataanalys är således förenlig med fallstudier och denna undersöknings datainsamlingsmetod.
3.3.1 Forskningsansats
Den insamlade datan till denna undersökning är av typen kvalitativ karaktär. All insamlad data från intervjuerna ska analyseras genom att identifiera olika mönster och teman i de transkriberade intervjuerna och detta är vad som kallas för en kvalitativ dataanalys (Oates 2006, s. 269). Vidare redogör författaren för två olika ansatser för härledning av teman, vilka benämns som induktiv och deduktiv. Saldana (2011, s. 93) lyfter en tredje härledningsmetod vid namn abduktiv ansats. Författaren beskriver att slutsatser genom den abduktiva ansatsen är rimliga, medan deduktiva slutsatser är säkra och att induktiva slutsatser är sannolika. Författaren menar att den abduktiva ansatsen undersöker den mest rimliga förklaringen från en rad olika möjligheter. Undersökningens syfte går i linje med definitionerna om abduktiv, deduktiv och indiktiv ansats som Saldana (2011, s. 93) redogör i sin artikel. Syftet med denna undersökning är att generera rimliga slutsatser inom en specifik kontext, vilket är motiveringen till varför den abduktiva ansatsen har valts ut som forskningsansats i denna undersökning.
Forskningsområdet, samförståelse, bedömdes som abstrakt med utrymme för olika tolkningar beroende på vilken kontext det handlar om. För att producera rimliga slutsatser inom detta forskningsområde ansåg författarna av denna undersökning att det krävdes inspiration och förkunskaper vid konstrueringen av intervjufrågorna för att hålla sig inom rimliga ramar. Inspiration och förkunskap har inhämtats från det teoretiska ramverk som presenteras i avsnitt 2.3, där Lee et al. (2013) illustrerar faktorer som påverkar samförståelse i delvis distribuerade team, men även från de vetenskapliga artiklar som presenteras i avsnitt 2.2. Hur den abduktiva forskningsansatsen gick till illustreras i figur 3. Materialet från intervjuerna har sedan undersökts med en induktiv ansats för att vidare hitta nya mönster och aspekter i respondenternas svar (se figur 3).
Figur 3. Modell över den abduktiva forskningsansatsen.
3.3.2 Analysprocess
Analysprocessen innefattar transkribering av intervjuerna och sedan kodning av den transkriberade datan. För att analysera den data som har samlats in genom intervjuerna bör datan göras tillgänglig i ett enhetligt format (Oates 2006, ss. 268–269). I praktiken har intervjuerna i denna undersökning transkriberas och blivit till textformat. Dataanalysarbetet började efter att all data hade transkriberats. Till att börja med sågs allt transkriberat material över i syfte att få en generell bild över innehållet. Därefter började arbetet med att identifiera nyckelord som kunde relateras till att besvara forskningsfrågan. Med hjälp av dataanalys-verktyget MAXQDA kunde relevanta nyckelord för kontexten och forskningsfrågan identifieras.
I varje iteration identifierades nya relevanta nyckelord. Efter ett antal iterationer påbörjades arbetet med att tematisera de identifierade nyckelorden och de nyckelord som bedömdes vara faktorer som påverkar samförståelse valdes sedan ut. De identifierade faktorerna tematiserades i sin tur efter två olika nivåer vilka namngavs förutsättningar och givna faktorer. Anledningen till att de identifierade faktorerna delades upp i olika nivåer var på grund av att faktorerna inte ansågs vara på samma nivå, utan vissa faktorer tenderade att vara
mer åt en lämplig egenskap, medan andra faktorer tenderade att vara mer åt något förutbestämt och existerande. Den förstnämnda beskrivningen stämmer överens med vad en förutsättning innefattar, medan den andra beskrivningen stämmer överens med vad en given faktor innefattar. I nivån givna faktorer delades faktorerna i sin tur in i olika subteman som var och en utgjorde en så kallad given faktor och i nivån förutsättningar delades faktorerna också in i olika subteman som var och en utgjorde en förutsättning.
3.4 Metodkritik
I detta avsnitt presenteras kritik till vald datainsamlingsmetod, vilket är nödvändigt att beakta och reflektera över då det kan komma att påverka undersökningens kvalitet. Vidare redogörs kritik till intervjuer på distans och kritik till val av respondenter samt kriterier för att bedöma kvalitén i en interpretivistisk undersökning.
3.4.1 Kritik till intervjuer på distans
Samtliga intervjuer har genomförts på distans via kommunikationsverktyget Microsoft Teams. I varje intervju har både intervjuarnas och respondentens kamera varit påslagen. Iacano, Symonds och Brown (2016, s. 7) beskriver både fördelar och nackdelar med att genomföra intervjuer via ett kommunikationsverktyg. Författarna skildrar röster och gester som viktiga bidrag till kvaliteten på datan. Dessa icke-verbala koder är viktiga för att intervjuaren ska få en känsla och en ledtråd till vad respondenten menar med ett visst svar (ibid). Genom videointervjuer genereras en ansikte mot ansikte interaktion med respondenten, men det utelämnar resterande kroppsspråk vilket gör att de icke-verbala koderna inte kan fångas upp, vilket kan sänka kvaliteten på datan (ibid).
Intervjuerna genomfördes på både dagtid och kvällstid och intervjuerna har kunnat genomföras på ett flexibelt sätt tack vare att de inte genomfördes fysiskt. Detta möjliggjorde att undersökningen, på ett enkelt sätt, kunde skala upp ifall informationen inte skulle anses mättad. Iacano et al. (2016, s.11) lyfter tidsaspekten som en positiv konsekvens av att bedriva intervjuer på distans. Författarna beskriver det som att respondenterna inte har samma tidspress och att respondenterna i många fall redan är hemma när videointervjun ska påbörja. Detta resulterar i sin tur i att respondenterna har möjlighet att delta längre i intervjun (ibid).
3.4.2 Kritik till val av respondenter
Kritik kan även riktas till valet av respondenterna. En aspekt som har beaktats är att alla respondenterna arbetar inom sektionen “Research and Development” (R&D) på Ericsson. Av den anledningen finns det en risk att respondenterna berättar om samma exempel när de berättar om tidigare erfarenheter av distribuerade IT–projekt. Detta kan minska det undersökta området eftersom varje exempel då inte väger lika tungt. Fortsättningsvis hade denna undersökning möjligtvis kunnat extrahera fler värdefulla perspektiv ifall intervjuerna anordnades med anställda från olika avdelningar och från olika kontor i världen inom Ericsson. Att intervjua personer som arbetar inom samma avdelning och inom samma land kan ha resulterat i färre betydelsefulla perspektiv. Vidare går det även att diskutera huruvida antalet respondenter i undersökningen har påverkat resultatet. Undersökningen hade blivit mer omfångsrik, bred och djup ifall fler respondenter, med andra typer av roller, hade deltagit. Med anledning av att Ericsson har över 100 000 anställda i världen, utgör undersökningens empiri endast en bråkdel av Ericssons anställda, vilken inte utgör en tillräckligt generaliserad bild av synen på distribuerade IT–projekt. Att involvera fler
anställda från Ericsson i denna undersökning hade möjligtvis öppnat upp för en vidare generalisering.
Valet av respondenter grundas på de kriterier som författarna angivit och tilldelat kontaktpersonen på Ericsson. Kontaktpersonen på Ericsson valde, som ovan nämnt, ut fyra respondenter, inklusive sig själv, till att delta i intervjuerna. Myers och Newman (2007, s. 4) menar att sättet som intervjuaren entrar en organisation är en viktig aspekt att se över. Vidare menar författarna att så kallade “gatekeepers” kan hindra intervjuaren från att få en bredare syn på forskningsområdet, eftersom det finns en risk att en “gatekeeper” väljer ut respondenter som är mindre kritiska. Kontaktpersonen på Ericsson bedöms således vara en “gatekeeper” i denna undersökning. På grund av att författarna, i ett tidigare skede, hade telefonkontakt med kontaktpersonen resulterade detta i att intervjun med denna respondent blev av en lugnare karaktär, till skillnad från de andra intervjuerna. Att respondenterna och författarna inte har en relation sedan tidigare kan enligt Myers och Newman (2006, s. 4) resultera i att intervjuerna kan uppfattas som konstgjorda, vilket i praktiken innefattar att respondenterna känner att de blir intervjuade av en främmande person som de aldrig har träffat tidigare eller som de inte har någon relation till. Följaktligen finns det en risk för att respondenterna känner sig obekväma på grund av detta, vilket kan leda till att respondenterna har svårt att tillkännage sina egna åsikter och erfarenheter under intervjun (ibid). Vidare menar författarna av artikeln att respondenterna i fråga kan känna en otillförlitlighet till personen som hen blir intervjuad av, vilket bland annat kan leda till att respondenterna väljer att utelämna information som de anser är känslig.
3.4.3 Kritik till intervjufrågor
På grund av att några av intervjuerna skedde under arbetstid var vissa av respondenterna tvungna att avbryta tidigare med kort varsel. Detta resulterade i att vissa frågor inte hann besvaras under intervjutillfället. Däremot kunde de intervjuer som tvingades avbrytas, följas upp i ett senare skede med ytterligare en intervju. Denna problematik nämner Myers och Newman (2007) i sin artikel. I artikeln lyfter författarna tidsbristen som en aspekt som kan komma att påverka intervjuns kvalitet. Författarna beskriver det som att tidspressen hos respondenten kan påverka datainsamlingens ofullständighet. Tidspressen för intervjuerna skulle även kunna härledas från den relativt omfattande mängden intervjufrågor för undersökningen (se bilaga 2).
Som tidigare nämnts var intervjufrågorna utformade för att få respondenterna att beskriva tidigare erfarenheter kring distribuerade IT–projekt. Vid intervjuerna återgav vissa av respondenterna exempel som var från flera år tillbaka. Ett av dessa exempel ägde rum för 20 år sedan. Enligt Strandberg (2017) är det viktigt att ha minnets föränderlighet i beaktande vid redogörelse av gamla exempel. Författaren beskriver det som att “saker som påverkar varaktigheten hos minnen som lagras är hur de tillkom, hur ofta de återkallas, samt dess ålder”.Det finns med andra ord endast en del av minnet som bevaras från ett sådant tillfälle som ägde rum för 20 år sedan.
3.4.3 Kriterier för att bedöma kvalitén i en interpretivistisk undersökning
Enligt Oates (2006, s. 294) bedöms kvaliteten på en interpretivistisk undersökning efter följande kriterier: tillförlitlighet, anpassningsbarhet, pålitlighet, trovärdighet och överförbarhet. Kriterierna som redovisas i denna litteratur har beaktas i denna undersökning genom att, på ett konsekvent och transparent sätt, följa syftet och forskningsfrågan för
undersökningen. Fortsättningsvis har varje steg som tagits i undersökningen beskrivits på ett detaljerat sätt. Vidare har alla val under undersökningens gång motiverats och dokumenterats tydligt, i syfte att läsaren ska ha möjlighet att följa och förstå baktanken med alla steg och val som har gjorts.
4 Resultat
Följande kapitel innehåller en beskrivning av den aktuella kontexten för fallstudien samt en sammanställning av fem intervjuer som har genomförts. Olika faktorer har identifierats och samtliga identifierade faktorer är uppdelade i två nivåer, vilka är förutsättningar och givna faktorer. Kapitlet inleds med ett avsnitt om en beskrivning av studieobjektet följt av ett avsnitt om IT–projekt i globalt distribuerade team på Ericsson.
4.1 Beskrivning av studieobjekt
Det multinationella företaget Ericsson grundades år 1876 och företaget är verksamma inom kommunikationsteknik (Ericsson 2020). Ericsson arbetar med att utveckla kommunikationsteknologi i form av hårdvara, mjukvara och tjänster för mobil, bredband och molntjänster (Dagens Industri 2020). Ericsson anses som en världsledare inom kommunikationsteknologi och har anställda över stora delar av världen (ibid). Enligt statistik, hämtad från Ericssons hemsida, har bolaget medarbetare i Asien, Indien, Nordamerika, Europa, Latinamerika, Mellanöstern och Afrika (Ericsson 2020). Ett av Ericssons ledord är “diversity and inclusion” med vilket de lyfter mångfaldiga team som en nyckelspelare sett till prestation, innovation och verksamhetsvärde (ibid).
4.1.1 IT–projekt i globalt distribuerade team på Ericsson
Enligt respondenterna definieras IT–projekt på olika sätt inom Ericsson. Respondenten Peter (projektledare) menar att IT är en del av transformationen där en del av denna transformation utgörs av arkitektur och att framta processinformation, för att sedan kunna ta fram en IT–lösning för detta. Peter förklarar att “vi gör då en as-is och to-be analys och utifrån to-be analysen sätter vi upp ett IT–projekt”. En annan respondent, Samuel (systemingenjör), menar att ett IT–projekt på Ericsson innefattar att man sätter upp en infrastruktur och olika servrar. Samuel beskriver det som att “hur ska vi sätta upp ett projekt för att införa nytt backlog-hanteringssystem inom organisationen, då måste man först börja titta på olika processer och olika sätt att arbeta på samt vad för slags verktyg man använder idag. (...) Man ska inte anpassa processerna till verktygen, utan anpassa verktygen till processerna istället”. Samuel avslutar med att berätta om att Ericsson har, under de senaste åren, gått från att arbeta mer traditionellt, i form av vattenfallsmodeller, till att arbeta mer agilt. I samband med de förändrade processerna har likaså IT–systemen förändrats på Ericsson.
En tredje respondent, Jenny (produktägare), menar att ett IT–projekt inom området support-systems handlar om att säkra allt ifrån Skype, Teams, mobiler till datorer och skärmar samt uppgradera hårdvara. Jenny menar att ett IT–projekt kan innefatta arbete i fall något av ovan nämnda verktyg ska bytas ut. Vidare skiljer Jenny på IT–projekt och utvecklingsprojekt, där ett utvecklingsprojekt innefattar att ta fram produkter. Jenny arbetar för närvarande i ett projekt inom vilket de kombinerar verksamhet och IT. Jenny berättar att detta projekt inte kan klassas som ett IT–projekt, men att exempelvis “byta ut datorer eller skärmar” å andra sidan definieras som ett rent IT–projekt. En fjärde respondent, Sofia (kravhantering), definierar IT–projekt som att det finns en kund som har beställt krav och utefter det arbetar teammedlemmarna tillsammans i projektet mot denna kravbild för att sedan avsluta IT–projektet. Till följd av att Ericsson har infört ett agilt arbetssätt, arbetar de mer med utveckling i programform där de har en “backlog” som de arbetar mot. Sofia säger att Ericsson idag arbetar med både rena IT–projekt och i programform med “backlogs”.
IT–projekt har bedrivits i globalt distribuerade team i många år på Ericsson enligt respondenterna. Några av respondenterna menar att Ericsson har arbetat globalt sedan 90–talet eller i början av 2000–talet. Peter berättar att Ericsson, under den tiden, började med flera så kallade “ expert-center”, vilka var distribuerade. Jenny menar att så fort de började med “outsourcing/offshoring”, blev det per automatik fler globalt distribuerade team.
Peter uppskattar att 95 procent av projekten på Ericsson bedrivs i globalt distribuerade team, medan Jenny uppskattar att det är cirka 70–80 procent. Det kan exempelvis vara att en del av teamet sitter tillsammans i Sverige, medan en annan del av teamet sitter i Kina. Jenny säger “jag har faktiskt frågat runt lite och jag kan inte komma på ett enda projekt som inte är globalt distribuerat”.
Peter lyfter kostnad och flexibilitet som anledningar till att Ericsson väljer att bedriva sina projekt i globalt distribuerade team, medan Samuel lyfter kompetens och ekonomiska anledningar. Alla respondenterna lyfter Kina, Indien, Kanada, Polen, Ukraina, Mexico, Kroatien som länder som vanligtvis medverkar i IT–projekt och utvecklingsprojekt i globalt distribuerade team. Jenny säger att “inom IT–projekten är det mer Polen, Ukraina och Indien. Inom utvecklingsprojekten är det mer Kina, Kanada och Sverige. Sverige är med i båda, sedan har vi flera, men de här är de främsta”.
Respondenterna är alla verksamma inom organisationen Networks and Systems på Ericsson och inom denna organisation finns det, som ovan nämnt, en sektion vid namn Research and Development (R&D) där samtliga respondenter i dagsläget är aktiva. Jenny beskriver R&D som “R&D står för Research and Development (...). Vi har produkter, både hårdvaror och mjukvaror, och vid min sektion arbetar vi primärt med hårdvaran. Sektionen i sig arbetar med att hålla ihop, så att det som vi skickar ut till kund fungerar”.
4.2 Förutsättningar
Samtliga identifierade faktorer i följande avsnitt har kategoriserats som förutsättningar eller lämpliga egenskaper, vilka i sin tur påverkar samförståelsen.
En återkommande aspekt som respondenterna talar om är tydlighet. Sofia (kravhantering) menar att det är en förutsättning för samförståelse att ha en tydlig uppgift. Sofia berättar “man måste ställa frågor på ett helt annat sätt, kontrollfrågor och upprepa – var det så här? Vad tror ni om det här? Att de får formulera själva ‘då säger vi så här’ och att man arbetar mycket mer med att summera och ställa frågor som ‘nu menar jag så här, håller ni med om det?’”. Sofia berättar att man måste avsätta tid till att förbereda möten genom att ta fram ett syfte, vad man ska tala om och hur informationsdelningen ska gå till som en förutsättning för att uppnå samförståelse i globalt distribuerade team. Jenny (produktägare) håller med Sofia om tydlighet. Jenny berättar “detta löser man genom att man har en stor dos tålamod och sedan måste man bryta ner det och verkligen mala på och vara supertydlig och det här blir lite tokigt, för man vill inte dumförklara de som arbetar i exempelvis Kina eller Indien, för de är inte dumma, men i och med att de inte ställer frågor på ett liknande sätt som vi på Ericsson i Sverige gör, är det viktigt att ha med allting” . Jenny berättar vidare “det ligger mycket i hur man kommunicerar och hur man presenterar information – hur tydliga är processbeskrivningarna? Hur lätt är det för folk att relatera till processbeskrivningarna? Hur lätta är de att hitta?” . Malin (kravhantering & support) lyfter också aspekten tydlighet. Hon säger att man bör arbeta med tydliga guider och bilder som illustrerar varje klick för att
