Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten

Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82

nadja.skog@trosa.se

Kallelse

Datum

2017-02-28

Tid: Torsdagen den 9 mars 2017, kl. 18:00

Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten 17.30

Gruppmöte oppositionen 17.30

Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen

2. Bokslut 2016 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2017/5 3. Redovisning utförd internkontroll 2016 KFN 2016/8

4. Internkontrollplan 2017 KFN 2017/6

5. Projekt Vagnhärad, utegym KFN 2017/7

6. Uppdrag namnförslag Folkets hus KFN 2017/9

7. Uppföljning tjänstekoncessioner KFN 2017/8

8. Anmälan delegationsbeslut KFN 2017/1

9. Övriga anmälningsärenden KFN 2017/2

10. Övrigt

(inga handlingar)

Lena Isoz Nadja Furuberget Skog

Ordförande Nämndsekreterare

(2)

(3)

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-03-01

Diarienummer

KFN 2017/5

Bokslut och verksamhetsberättelse 2016 för Kultur- och fritidsnämnden

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till bokslut för 2016.

Sammanfattning

Nämnden redovisar ett positivt resultat om ca 650 tkr. Överskottet består av flera mindre positiva avvikelser. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och måluppfyllelsen har på enhetsnivå och varit mycket god vilket även gäller på övergipande nivå med undantag för målet om utvecklingsbidrag.

Ärendet

Årets resultat uppgår till ett överskott om ca 650 tkr. Nämnden redovisar ett överskott från sin egen verksamhet om 200 tkr, där 100 tkr är outnyttjad buffert om 100 tkr och ca 100 tkr är hänförligt till beslut om färre sammanträden därmed lägre arvodeskostnader. Produktionschefen redovisar ett överskott om ca 125 tkr som främst är hänförligt till lägre kostnader. Fritidsgårdarna redovisar ett överskott om ca 150 tkr som en följd av högre intäkter än budgeterat, biblioteken redovisar ett överskott om ca 50 tkr, allmän kulturen lämnar ett överskott om ca 120 tkr som en följd av högre intäkter än budgetrat.

Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är, tjänstekoncessionsupphandling Trosa camping och havsbad, beslut om att köpa Folkets hus och sälja societetshuset, beslut om att driva

Trosa kvarn fullt ut i egen regi, systematisk och strukturerad modell för uppföljning

av våra tjänstekoncessioner, fler sommarlovsaktiviteter genom kommunens bidrag

från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor.

(4)

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret 2017-03-01

Det fortsatta utvecklingsarbetet kommer bland annat att handla om fortsatt satsning på prioriterade grupper utifrån bibliotekslagen, bl.a. genomförs projektet bibliotek utan gränser, utveckla arbetet i kommunens samrådsgrupp, där vi

gemensamt stöttar kommunens ungdomar, byggnation av en skate- och cykelpark, kommunens tredje utomhusgym, fortsatt arbete för förbättringar på våra

anläggningar, livaktig verksamhet i våra kulturlokaler genom ökat samarbete med föreningsliv och andra aktörer, försök med ”öppen kulturskola”.

Cecilia Högberg

Produktionschef

Bilagor

1. Totalt Bokslut 2016 KFN

Beslut till

Kommunstyrelsen

(5)

Kultur- och fritidsnämnden

Ordförande: Lena Isoz (M)

Produktionschef: Cecilia Högberg

Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 4 305 5 114 809 4 465 14,52%

Verksamhetens kostnader -42 068 -42 220 -152 -47 043 -10,25%

Personal -9 804 -9 459 345 -8 995

Kapitalkostnader -11 373 -11 318 55 -14 022

Övriga kostnader -20 891 -21 442 -551 -24 026

Nettoresultat -37 763 -37 106 657 -42 578 -12,85%

Verksamhetsområde

 Bibliotek

 Fritidsgårdar

 Kulturskola

 Allmänkultur

 Avtal fritidsverksamhet

 Föreningsstöd

 Båtplatser

 Idrottsanläggningar

 Friluftsbad

 Samlingslokaler

 Elljusspår

 Gästhamn

 Kråmö

 Inomhusbad

 Camping

Ekonomisk analys

Årets resultat uppgår till ett överskott om ca 650 tkr.

Nämnden redovisar ett överskott från sin egen verksamhet om 200 tkr, där 100 tkr är outnyttjad buffert om 100 tkr och ca 100 tkr är hänförligt till beslut om färre sammanträden därmed lägre arvodeskostnader. Produktionschefen redovisar ett överskott om ca 125 tkr som främst är hänförligt till lägre kostnader. Fritidgårdarna redovisar ett överskott om ca 150 tkr som en följd av högre intäkter än budgeterat, biblioteken redovisar ett överskott om ca 50 tkr, allmän kulturen lämnar ett överskott om ca 120 tkr som en följd av högre intäkter än budgetrat.

Årets viktigaste händelser

 Vi kan nu stoltsera med en komplett kulturskola med musik, konst, dans och teater utan lösning via studieförbundet NBV. Kör erbjuds som nytt ämne from HT 2016.

 Fortsättning med Språkcaféer i samarbete med SFI och läsecirkel med SAS-elever (svenska som andraspråk).

 Fortsatt samarbete med biblioteken kring programverksamhet, litterära besök m.m.

 Kommunstyrelsen har fattat beslut om att köpa Folkets hus och sälja societetshuset.

Sammantaget med nämndens beslut om att driva Trosa kvarn fullt ut i egen regi i samband med att nuvarande hyresavtal löper ut kommer att skapa ny möjligheter för kulturevenemang etc.

 Kontoret och nämnden har arbetat fram och beslutat om en systematisk och strukturerad modell för uppföljning av våra

tjänstekoncessioner.

 En upphandling av Trosa camping med havsbad har genomförts och det nya avtalet kommer att gälla från årsskiftet.

 Vi har genomfört fler sommarlovsaktiviteter genom kommunens bidrag från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor.

Framtiden

 Fortsatt satsning på prioriterade grupper utifrån bibliotekslagen, bl.a. genomförs projektet bibliotek utan gränser

 Utveckla arbetet i kommunens samrådsgrupp, där vi gemensamt stöttar kommunens ungdomar.

 Anlägga en skate- och cykelpark vid Långtidsparkeringen i samråd med Ungdomsrådet.

 Vi anlägger kommunens tredje utomhusgym i Vagnhärad.

 Fortsatt arbete för förbättringar på våra anläggningar.

 Livaktig verksamhet i våra kulturlokaler genom ökat samarbete med föreningsliv och andra aktörer.

 Försök med ”öppen kulturskola” för att möta och locka fler elever att delta och vara delaktiga i alternativ kulturskoleundervisning.

(6)

Verksamhetsmått

Verksamhetsmått Redov Redov Redov

2016 2015 2014

Småbåtshamn

Antal platser 700 700 700

- varav stora platser 129 129 129

Antal uthyrda platser 650 650 650

Kö, stora platser 46 44 55

Föreningsstöd

Antal föreningar som

erhåller stöd 32 33 35

Antal aktiviteter,

idrottsföreningar 7 094 7 638 7 539 Totalt antal deltagare 71 158 73 247 72 329

Allmän kultur

Antal kulturföreningar

som erhåller stöd 16 16 15

Kulturbidrag, aktiviteter 177 126 174 Antal

kulturarrangemang och

utställningar 59 72 21

Antal arrangemang i

Trosa kvarn 20 16 21

Antal besökare, kulturarrangemang

Trosa kvarn 3 134 1 756 1 118

Fritidsgårdarna

Antal stora arrangmang 15 16 15

Antal besökare på stora

arrangemang 1 208 1 179 857

Trosa, antal besökare

Vardagskvällar 19 21 21

Helgkvällar 44 36 31

Vagnhärad, antal

besökare

Vardagskvällar 30 29 25

Helgkvällar 36 36 28

Biblioteken

Antal besökare * 100 593 125 156 133 905 Antal utlån** 55 874 64 479 68 101

Antal e-lån 1 696 1 648

Antal besök på

hemsidan*** 7 445

Antal utställningar och

arrangemang **** 118

Kulturskolan

Antal debiterade elever 211 215 259

Antal ämneskurser 253 241 284

Kö 77 53 11

* Besöksräknaren har flyttats, from 2016 finns inte besökare till Turistcentret och toaletter med i statistiken.

**varav 2669 e-lån 2014

*** gammalt nyckeltal

**** nyckeltalet har flyttats till Allmän kultur

Personal

Personal Budget Utfall Utfall

2016 2016 2015

Personalkostnader, tkr 9 804 9 459 8 995 Personalkostn/total

kostnad 23% 22% 19%

Investeringsuppföljning

För Kultur- och fritidsnämnden fanns för året två större investeringsprojekt avsatta.

Det ena avser utbyggnad av Balticbryggan om 300 tkr. Kontoret har redovisat att en utbyggnad genom förlängning, som första avsågs, inte är möjlig. För närvarnade pågår dock renovering av bryggan enligt plan. Avsatta investeringsmedel har efter beslut i KS omfördelats till andra projekt.

300 tkr avsattes för investering i ett utegym vid pensionärernas hus då projektet kommer att

medfinansieras av Elisabeth stiftelsen kunde projektet genomföras till en högre kostad. Utrusningen har valts i samarbete och enligt önskemål av PRO och pensionärsalliansen. Utegymet samt markarbeten kring detta färdigställdes under senhösten och gymmet har blivit uppskattat och används

regelbundet av såväl unga som gamla. En invigning planeras till våren.

Hållbar utveckling

Verksamheten och nämnden spelar en stor roll för en hållbar utveckling på lokalnivå. Främst genom arbetet för ökad livskvalitet genom att stimulera kultur- och fritidsutbudet.

(7)

Måluppföljning Kultur & fritidsnämnden

Mål Målprecisering

Upp-

fyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar

1.

Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen, exempelvis sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv

Trosa ska tillhöra de 15 bästa

kommunerna av jämförbar storlek

12

Medborgarunder- sökningen var annat år, senaste mätningen genomfördes 2015

Plats 51 2015 jämfört med plats 54 2013

2.

Medarbetarna i Kultur- och fritidsnämndens

verksamheter upplever ett högt medarbetar-

engagemang

80% ska svar 4-5 i en femgradig skala där 5 är högsta betyget

94%

Årlig enkät till kommunens medarbetare med frågor som tagits fram av SKL och RKA

88 % 2015

3.

Kulturutbudet är utökat för barn och ungdomar genom ökad samverkan och riktat bidrag (utvecklingsbidraget)

Få kulturfören- ingarna att söka från utvecklingsbidraget

0

Mäts två ggr/år vid beslut om bidrag och jämförs med året innan

Se nedan

4.

De som kontaktar Kultur- och fritidsförvaltningen är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden

90% ska vara nöjda 93% Egen enkät 91 % 2015

Några kommentarer

Mål 1

Mål 2 å

Delfrågan i MU placerar Trosa på plats 12 av de 42 kommuner med 8 000 - 15 999 invånare. Betygssnittet för kommungruppen är 7,1 och Trosa har 7,4 (7,3 år 2013). På en 10-gradig skala där 10 är det högsta betyget placcerar sig Grums på första plats med betyget 8,3. Lägst betyg får Svalöv med 6,1. Av alla de 133 kommuner som gör medborgarundersökningen placerade sig Trosa på plats 51. Bäst är Lidingö med betyg 8,4 och sämst är Knivsta med betyg 6,0. 2013 placerade sig Trosa på plats 54 bland alla kommuner som då gjorde undersökningen.

Naturligtvis ett fantastiskt bra utfall. Vi är mycket stolta över det engagemang som personalen visar.

Mål 3 Mål 4

2016 har ingen kulturförening sökt utvecklingsbidraget, 2015 var det 1 kulturförening som sökte.

Vi når målet. Vi får betyg 92% inom fritid och 94% inom kultur.

(8)

Biblioteken

Kulturchef: Johan Eklind

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 419 429 10 476 -9,87%

Verksamhetens kostnader -6 162 -6 124 38 -5 887 4,04%

Personal -3 463 -3 282 181 -3 215

Kapitalkostnader -112 -107 5 -125

Nettoresultat -5 743 -5 696 47 -5 411 5,26%

Verksamhetsområden

 Folkbibliotek

 Utställningar, barnteater och författarbesök

 Uppsökande verksamhet, t.ex. äldreboenden och fritidsgårdar

 Bokdepositioner t.ex. på BVC och Folktandvården

 Samverkan med förskolor, skolor, föreningar och studieförbund

Ekonomisk analys

Biblioteket gör ett svagt positivt resultat.

Överskottet på personalkostnader, p.g.a. att ledigheter inte vikariesatts fullt ut, användes till övriga kostnader.

Årets viktigaste händelser

 7 författarbesök/litterära caféer i samarbete med Trosabygdens kulturråd och

Studiefrämjandet.

 Bokjuryn, 1 100 barn läste och röstade under vårterminen, en ökning från tidigare år.

 Vår bokhund är färdigutbildad och fortsätter jobba genom oss påi Fornbyskolan och i Trosas bibliotek.

 Vår succé med kvalitetsfilm för de små har fortsatt.

 Fortsättning med Språkcaféer i samarbete med SFI och läsecirkel med SAS-elever (svenska som andraspråk).

 Programverksamhet med bl.a. arabisk teater och författarbesök utifrån boken ”Finnjävlar”.

Framtiden

 Fortsatt satsning på barn och unga.

 Fortsatt satsning på prioriterade grupper utifrån bibliotekslagen: personer med

funktionsnedsättning, nationella minoriteter och personer med annat modersmål än svenska samt att ägna särskild

uppmärksamhet åt barn och ungdomar.

 Uppdaterad biblioteksplan.

 Fler bokhundsnyttjare i biblioteken.

 Nytt biblioteksdatasystem.

Avstämning mot mål

 År 2017 tycker medborgarna så bra om verksamheten att de svarar med snittbetyget 8 eller högre, vilket betyder mycket nöjda, i SCB:s medborgarundersökning.

Resultat: Mäts under 2017

 År 2016 svarar 90 % av låntagarna 4-5 i en enkät om hur nöjda de är med öppettiderna, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget.

Resultat: 82 % nöjda (249 svar), målet är inte uppnått, behöver utredas. (78 % 2015, 84

% 2014)

 År 2016 svarar 95 % av medarbetarna 4-5 ang. hur stort medarbetarengagemang de upplever, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget.

Resultat: 92 %, målet nästan uppnått, fortsatt utvecklingsarbete kommer

genomföras, nämndens mål (80%) uppnått.

(79 % 2015, 83 % 2014)

 År 2016 svarar 90 % av låntagarna 4-5 i en enkät om hur nöjda de är med bemötande och service, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget.

Resultat: 91 % nöjda (249 svar). Målet uppnått. (92 % 2015, 87 % 2014)

 År 2016 svarar 90 % av låntagarna 4-5 i en enkät om hur nöjda de är med

(9)

mediebeståndet, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget.

Resultat: 78 % nöjda (249 svar). Målet är inte uppnått, behöver utredas. (73 % 2015, 81

% 2014)

Hållbar utveckling

Biblioteken verkar för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning.

Samarbetet med SFI, SAS och Finskt

förvaltningsområde främjar integration i samhället och biblioteket tar emot arbetstränande

medarbetare i samarbete med AME.

(10)

Allmän kultur

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 160 266 106 234 13,65%

Verksamhetens kostnader -2 244 -2 236 8 -2 245 -0,41%

Personal -283 -304 -21 -269

Kapitalkostnader -161 -162 -1 -193

Övriga kostnader -1 800 -1 770 30 -1 783

Nettoresultat -2 084 -1 970 114 -2 011 -2,04%

Verksamhetsområden

 Allmän kultur

 Föreningsstöd

Ekonomisk analys

Verksamheten uppvisar ett överskott vilket främst beror på att intäkter utöver budget inte utnyttjats.

Årets viktigaste händelser

 KonstTriangeln 25-28 mars: konstrunda i samarbete med lokala konstnärer och Trosabygdens konstförening.

 Utökat samarbete med föreningar t ex kontinuerlig hängning av konst av medlemmar i Trosabygdens konstförening och jazzkvällar med Trosa storband, båda i Trosa Kvarn.

 Beslut om full egen drift av Trosa Kvarn från årsskiftet i samband med att tidigare hyresavtal gick ut.

 Societetshuset såldes och Folkets hus köptes vilket innebär nya möjligheter till

kulturverksamhet.

Framtiden

 Start av arbetsgrupp tillsammans med externa aktörer för att i större utsträckning än idag förvalta och exponera vårt lokala kulturarv.

 Livaktig verksamhet i våra kulturlokaler genom ökat samarbete med föreningsliv och andra aktörer.

 Nå en bredare publik med programverksamheten.

 Fortsatt främjande av barn och ungas deltagande i kulturlivet.

Avstämning mot mål

Den årliga enkäten genomfördes inte p.g.a.

personalomsättning.

 Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen inom kultur Resultat: Mäts i medborgarundersökning 2017

 95% av kulturaktörerna är nöjda med bemötandet från Allmän kultur.

Resultat: Kundenkäten uteblev, (97% 2015)

 80% av kulturaktörerna är nöjda med Allmän kulturs hantering av ärenden.

Resultat: Kundenkäten uteblev (95% 2015)

 Kulturutbudet är utökat för barn och

ungdomar genom ökad samverkan och riktat bidrag (Utvecklingsbidraget).

Resultat: Ingen ansökte om

utvecklingsbidrag, målet på minst 3 sökande inte uppnått. (1 ansökan 2015)

Hållbar utveckling

 Kulturverksamheten bidrar till delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid och möjlighet att delta i kulturella sammanhang.

 Genom arbetet med kultur inom ramen för Finskt förvaltningsområde främjas även finskspråkiga medborgares delaktighet och inflytande.

 Allmän kultur spelar en stor roll för ökad demokrati samt främjande av innovation och ökad livskvalitet.

(11)

Kulturskolan

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 314 277 -37 192 44,06%

Verksamhetens kostnader -3 396 -3 384 12 -2 999 12,83%

Personal -2 757 -2 577 180 -2 402

Övriga kostnader -604 -777 -173 -547

Nettoresultat -3 082 -3 107 -25 -2 807 10,69%

Verksamhetsområden

 Kulturskolan genomför avgiftsbelagd frivillig undervisning inom kulturområdet till barn och ungdomar i åldrarna 8-ca 20 år.

 Kulturskolan genomför avgiftsfri obligatorisk musikundervisning i grundskolans åk 3 där samtliga elever i kommunen möter två kulturskolelärare två lektioner per vecka.

Ekonomisk analys

Kulturskolan gör ett marginellt underskott.

Överskottet på personalkostnader beror på budgeterade tjänster som tillsattes med egna lärare först till höstterminen. Överskottet balanseras mot högre kostnader för örigt.

Årets viktigaste händelser

 En kulturskola i egen regi

From höstterminen 2016 är kulturskolan en riktig kulturskola med musik, konst, dans och teater utan tidigare lösning via studieförbundet NBV.

 Kör, sång, dans och teater

Kör är ett nytt ämne fr.o.m. HT 2016.

Danslektionerna leds numera av en utbildad danspedagog i Trosa och Vagnhärad och kommer innebära bredare undervisning än enbart streetdance. En teaterlärare har anställts och en teatergrupp har startats och antalet konstelever har ökat till 25 elever i Västerljung.

 Kultur i särskilda boenden

Årets treor gjorde likt tidigare års treor uppskattade konsertbesök och duon

”Näckrosorna” fortsatte underhålla i alla äldreboenden. Sammanlagt erbjuds 64 tillfällen per år.

 Kulturskolefestival/ Kulturskolans dag Trosas kulturskolefestival den 28/5 med dans och orkestrar från 7 av länets kommuner.

Framtiden

 Ökat samarbete mellan konstformerna och ökat antal elever genom breddning av kursutbudet.

 Försök med ”öppen kulturskola” för att möta och locka fler elever att delta och vara delaktiga i alternativ kulturskoleundervisning.

Avstämning mot mål

 År 2016 svarar 90 % av eleverna 4-5 i en enkät ang. hur nöjda de är med möjligheten att utöva fritidsintressen inom kulturskolans verksamhetsområden.

Resultat: 92% nöjda (95% 2015, 94% 2014)

 År 2016 svarar 90 % av föräldrar och elever 4- 5 i en enkät, ang. hur nöjda de är med bemötande och hantering av ärenden.

Resultat: 96% nöjda, på fråga angående bemötande: 100%. (84% 2015, 82% 2014)

Endast 20 personer svarande på enkäten vilket är ett för lågt deltagarantal för att ge rättvist resultat.

 År 2016 svarar 95 % av medarbetarna 4-5 i en årlig medarbetarenkät ang. om de upplever ett högt medarbetarengagemang.

Resultat: 94%. Målet nästan uppnått, nämndens mål (80%) uppnått. (96% 2015, 98% 2014)

Hållbar utveckling

Kulturskolan främjar elevers delaktighet och inflytande. Elevernas konsertbesök i äldreboenden har en hälsofrämjande effekt. Allt utövande i Kulturskolans kurser bidrar till att eleverna blir hela människor och ökar möjligheten för dem att lyckas bättre även inom alla andra områden.

Genom att uppleva kultur och ägna sig åt eget skapande kan barn och unga behålla och utveckla sin fantasi och sitt självständiga tänkande.

Kulturella aktiviteter ger barn och ungdomar utrymme att utbyta tankar och använda sin kreativitet i gemenskap med andra.

(12)

Fritidsgårdarna

Fritidschef: Petter Björkman

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 330 504 174 384 31,36%

Personal -1 808 -1 868 -60 -1 720

Övriga kostnader -1 690 -1 654 36 -1 952

Nettoresultat -3 273 -3 111 162 -3 400 -8,50%

Verksamhetsområde

 Öppen gårdsverksamhet

 Arrangemang för unga

 Fritidsgårdsverksamhet i högstadieskolorna

Ekonomisk analys

Enheten redovisar ett litet överskott då intäkterna överstigit budget. Intäkterna kommer från bl.a.

uthyrning av Trosa fritidsgård.

Årets viktigaste händelser

 Vi har genomfört 9:ornas bal.

 Vi har genomfört vår årliga resa till gröna lund i samband med skolavslutningen.

 Sommaröppet i Gästhamnen i Trosa under juni och augusti med olika arrangemang.

 3-dagars läger på Kråmö.



Vi har genomfört flera sommarlovsaktiviteter genom kommunens bidrag från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällsfrågor.

Framtiden

 I samarbete med Studiefrämjandet erbjuda musikverksamhet och inspelningsteknik.

 Utveckla arbetet i kommunens samrådsgrupp, där vi gemensamt stöttar kommunens ungdomar.

 Utveckla fritidsgårdarnas sommarverksamhet i samråd med Ungdomsrådet.

 Anlägga en skate- och cykelpark vid Långtidsparkeringen i samråd med Ungdomsrådet.

Avstämning mot mål

 År 2016 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med öppethållandet.

I vår senaste undersökning är 92 % nöjda med våra öppettider. Vi når målet.

 År 2016 ska 95 % av fritidsgårdarnas medarbetare uppleva ett högt

medarbetarengagemang.

I vår senaste undersökning upplever 100 % ett högt medarbetarengagemang. Vi når målet.

 År 2016 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med bemötandet och servicen.

I vår senaste undersökning är 98 % nöjda med bemötandet och servicen. Vi når målet.

 År 2016 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med utbudet.

I vår senaste undersökning 91 % nöjda med våra aktiviteter och 96 % nöjda med arrangemangen. Vi når målet.

Hållbar utveckling

 Vi samverkar med SFI och upplåter Trosa fritidsgård på lördagar till en öppen mötesplats för nyanlända.

 Fritidsgårdarna utvecklar ungdomarnas delaktighet genom två ungdomsgrupper och ett ungdomsråd som driver olika frågor.

 Vi källsorterar på våra fritidsgårdar och har en dialog med ungdomarna om detta.

 Vi samarbetar med Studiefrämjandet, Kulturskolan, Svenska kyrkan och LSS. Vi samverkar även med högstadieskolorna, polisen och socialtjänsten.

(13)

Föreningar och fritidsanläggningar

Fritidschef: Petter Björkman

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 3 082 3 502 420 3 160 10,82%

Personal -582 -575 7 -580

Kapitalkostnader -10 949 -10 915 34 -13 511

Nettoresultat -21 883 -21 849 34 -27 684 -21,08%

Verksamhetsområde

 Genom tjänstekoncession: Badhuset Safiren, Trosa Gästhamn, Trosa havsbad & camping, Kråmö stugby & naturreservat

 Föreningsbidrag

 Kommunala båtplatser

 Avtal fritidsverksamhet

 Friluftsbad

 Motionsspår

 Idrottsanläggningar

 Samlingslokaler

 Lotteritillstånd

 Fiske

Ekonomisk analys

Verksamheten har ett resultat i balans. Intäkterna från bl.a. hyror och arrenden har överstigit budget, vilket medförde att övriga kostnadsposter kunde ökas.

Årets viktigaste händelser

 Nya driftsavtal med entreprenörerna på Kråmö och i Gästhamnen i Trosa.

 Vi har genomfört upphandling genom tjänstekoncession av Trosa camping med havsbad. Det nya avtalet gäller från årsskiftet.

 Vi har anlagt ett nytt utomhusgym vid Pensionärernas Hus.

 Renovering av Balticbryggan pågår.

 Beslut fattas om att Societetshuset säljs.

Framtiden

 Fortsatt renovering av de kommunala bryggorna.

 Fortsatt arbete för förbättringar på våra idrottsanläggningar.

 Anlägga ett utomhusgym i Vagnhärad.

 Uppföljning av våra tjänstekoncessioner enligt beslutad modell.

Avstämning mot mål

 År 2016 ska 70 % av de fritidsföreningar som har tid i kommunens gymnastik- och sporthallar vara nöjda med sina tider.

I vår senaste undersökning är 65 % nöjda med sina tider. Vi når inte målet. Alla kan inte få halltider mellan 18.00–20.00, måndag- torsdag, vilket är de mest efterfrågade tiderna, men ingen förening blir utan tid.

 År 2016 ska 90 % av de föreningarna som kontaktar fritidskontoret vara nöjda med bemötande och service.

I vår senaste undersökning är 92 % nöjda med bemötande och service. Vi når målet.

Hållbar utveckling

 Fritidsverksamheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid.

 Vi samverkar med föreningar om att integrera nyanlända i deras verksamheter.

(14)

(15)

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-03-01

Diarienummer

KFN 2016/8

Redovisning av utförd internkontroll 2016

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2016 års utförda internkontroll.

Ärendet

Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25. Kontroll av 20 rutiner/ moment har genomförts och en kontroll redovisas med anmärkning.

Punkten rör problem med värme och ventilation på Trosa bibliotek. Fortsatt utredning krävs då genomförda åtgärder i ventilationssystemet inte fullt ut löst problemen.

En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga ”Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2016”.

Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor

1. Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2016

(16)

Resultat genomförd internkontroll enligt plan

Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid

För tidsperiod: 2016-01-01 - 2016-12-31 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.

Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.

Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och

övriga noteringar

Uppföljning Ansvarig Rapport

(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till

Kulturskolan Uppdraget

Fler avslutade än intagna elever. 8 Statistik intag och avslut. Jämföra antal fakturerade elever mellan olika år under höstterminen

Elevregistret 31/12

fler kursplatser på något färre unika elever 2016 jämfört med 2015

1 gång/år (dec) Kulturchef Prod chef

Information och kommunikation

Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder uppdatering av kontaktlistor, enkät enkät HT16 Elever och deras föräldrar är nöjda med den information de fått

Varje termin, vid terminsstart och enkät varje höst

Kulturchef Prod chef

b iljö f i k Arbetsmiljö fysisk

Hörselproblem 16 Ljudnivå Hörselskydd Bullermätningar Stickprov av användade av hörselskydd

Stickprov användning av hörselskydd

Höselskydd finns och används när de anses behövas, inget behov av bullermätning.

Vid förändrade förutsättningar 2 ggr/år feb och sept

Arbetsmiljö psykisk Störande elever i klassundervisning

16 lektionsrutiner, dialog med grundskolan Dialog med lärare utvärdering av lektioner

Ett fåtal elever har varit störande och orsakat problem, kontakt med lärare och föräldrar har tagits.

varje vecka, under APT

Biblioteket Besökare

Våldsamma eller störande personer

8 Faktorer som kan öka tryggheten och minimera risker

Utbildning Störande personer har förekommit men inga våldsamma, dialog om hur hantera dem har tagits i APT

Kontinuerligt Kulturchef Prod chef

Arbetsmiljö fysisk Problem med värme och ventilation

16 funktion Fatighetsskötare kontrollerar vid

upplevda problem

Problem med höga temperaturer i Trosas bibliotek, trots översyn av ventilationen.

Vid problem Kulturchef Prod chef

Allmänkultur Stöld/skadegörelse Skadegörelse, skador på lokal/inventarier

8 Okulär besiktning Rapport från hyresgäst ingen skadegörelse har

skett

Efter rapporterad skada

Kulturkonsule nt

Kulturchef

1

K:\Nämnder\KFN\KFN 2017\Tjänsteskrivelser\2017-03-09\Redovisning utförd internkontroll 2016\Resultat av genomförd internkontroll enligt plan KFN 2016

(17)

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och övriga noteringar

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och

övriga noteringar

Fritidsgårdarna Arrangemang, resor

Olyckor vid resor 10 Alkolås i alla bussar , Säkerhetsbälten finns i alla bussar

Kontrollera med bussbolaget.

Användning av säkerhetsbälten.

Deltagarlista lämnas hemma

I början av nytt år.

Fritidsgårds- chef

Prod chef

Stökigt vid stora arrangemang 10 Inbjudan till rätt åldersgrupp Kontroll vid entrén av droger Nödutgångar är säkrade

Bemanning vid entrén Antal inhyrda vakter och andra vuxna i

förhållande till arrangemangets

Vid varje stort arrangemang

Fritidschef Prod chef

Friluftsbad

Badolyckor 10 Bryggor, badstegar, räddningsmaterial,

infotavlor

Kontrollera att allt är helt och fungerar

1 gång i veckan under badsäsong

Fritidschef Prod chef Skadegörelse

Skadegörelse vid anläggningar, qlanplaner, utegym, idrottsplatser

12 Gymnastikredskap, arenor, byggnader ut och invändigt

En gång/månad Fritidschef Prod chef

Personal- Alla enheter Bisysslor

8 Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal Ok 1 gång per år Chef enl.

delegation

Prod.chef

Arbetsmiljö 8 Riskanalys och handlingsplan Enhetschef Ok 1 gång per år Prod.chef

Personalkostnader

8 Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet.

Enhetschef Ok 1 gång/mån Prod.chef

Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista Ok Månatlig Chef enl.

d l ti

Prod.chef Anläggningar, friluftsliv, föreningsliv

delegation Personuppgiftslagen 8 Reglerna i personuppgiftslagen är kända

och tillgängliga.

Stickprov Ok 1 ggr per år Chef enl.

delegation

Prod.chef Personuppgiftslagen 8 Förteckning enligt §39 PuL är uppdaterad

och anmäld till PuL-ombud

Stickprov Ok 1 ggr per år PuL-

ambasadör

Prod.chef

Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant

med avseende på kontorets organisation och befattningar

Komplett genomläsning av delegeringsordningen

Ok 1 ggr per år Nsekr Prod.chef

Dokumenthantering 8 Aktuell dokumenthanteringsplan är

tillgänglig och relevant

Komplett översyn och genomläsning av befintlig plan

Ok 1 ggr per år Nsekr Prod.chef

Styrdokument 8 Styrdokument beredda/beslutade av

nämnden hålls aktuella och lättillgängliga.

Komplett genomgång av gällande styrdokument

Ok 1 ggr per år Ksekr Prod.chef

Styrning- Riktlinjer

2

K:\Nämnder\KFN\KFN 2017\Tjänsteskrivelser\2017-03-09\Redovisning utförd internkontroll 2016\Resultat av genomförd internkontroll enligt plan KFN 2016

(18)

(19)

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-03-01

Diarienummer

KFN 2017/6

Internkontrollplan 2017

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner 2017 års internkontrollplan.

Ärendet

Enligt kommunallagen 6 kap § 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden.

Internkontrollen avseende 2016 är genomförd och visade på få anmärkningar.

Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av

kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena Personal, Delegering och Personuppgiftslagstiftning. För andra året i rad utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal

gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att ”tvinga” oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är

Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån

sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar.

Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall

riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 16 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för 2016 att jämföra med 19 föregående år.

Cecilia Högberg Produktionschef

Bilagor

Internkontrollplan KFN 2017

Riskanalys KFN 2017

(20)

Internkontrollplan

Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid

För tidsperiod: 2017-01-01 - 2017-12-31

Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.

Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.

Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport

Kulturskolan Uppdraget

Fler avslutade än intagna elever. 8 Statistik intag och avslut. Jämföra antal fakturerade elever mellan olika år under höstterminen

1 gång/år (dec) Kulturchef Prod chef

Information och kommunikation

Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder uppdatering av kontaktlistor, enkät Varje termin, vid

terminsstart och Kulturchef Prod chef terminsstart och

enkät varje höst Arbetsmiljö fysisk

Hörselproblem 16 Ljudnivå Hörselskydd Bullermätningar Stickprov

av användade av hörselskydd Vid förändrade förutsättningar 2 ggr/år feb och sept

Arbetsmiljö psykisk Störande elever i klassundervisning

16 lektionsrutiner, dialog med grundskolan Dialog med lärare varje vecka, under APT

Kulturchef Prod chef Biblioteket

Besökare

Våldsamma eller störande personer

8 Faktorer som kan öka tryggheten och minimera risker

Rapport vid incident Kontinuerligt Kulturchef Prod chef Arbetsmiljö fysisk

Problem med värme och

ventilation 16 funktion Fatighetsskötare kontrollerar vid

upplevda problem Vid problem Kulturchef Prod chef

Allmänkultur Stöld/skadegörelse Skadegörelse, skador på

lokal/inventarier 8 Okulär besiktning Rapport från hyresgäst Efter rapporterad

skada Kulturkonsule

nt Kulturchef

1

K:\Nämnder\KFN\KFN 2017\Tjänsteskrivelser\2017-03-09\Interkontrollplan 2017\Internkontrollplan KFN 2017

(21)

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport

Fritidsgårdarna Arrangemang, resor

Olyckor vid resor 10 Alkolås i alla bussar , Säkerhetsbälten

finns i alla bussar Kontrollera med bussbolaget.

Användning av säkerhetsbälten.

Deltagarlista lämnas hemma

I början av nytt år. Vid varje resa

Fritidsgårds-

chef Prod chef

Stökigt vid stora arrangemang 8 Inbjudan till rätt åldersgrupp Kontroll vid entrén av droger Nödutgångar är säkrade

Bemanning vid entrén Antal inhyrda vakter och andra vuxna i

förhållande till arrangemangets f i Alk h l F i

Vid varje stort

arrangemang Fritidsgårds-

chef Prod chef

Friluftsbad

Badolyckor 10 Bryggor, badstegar, räddningsmaterial,

infotavlor

1 gång i veckan under bad-säsong

Fritidschef Prod chef

Skadegörelse

Skadegörelse vid anläggningar, qlanplaner, utegym, idrottsplatser

12 Gymnastikredskap, arenor, byggnader ut och invändigt

En gång/månad Fritidschef Prod chef

Personal- Alla enheter Bisysslor

8 Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal 1 gång per år Chef enl.

delegation

Prod.chef

Arbetsmiljö 8 Riskanalys och handlingsplan Enhetschef 1 gång per år Prod.chef

Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista Månatlig Chef enl.

delegation

Prod.chef Anläggningar, friluftsliv, föreningsliv

delegation Personuppgiftslagen 8 Förteckning enligt §39 PuL är uppdaterad

och anmäld till PuL-ombud

Stickprov 1 ggr per år PuL-

ambasadör

Prod.chef

Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant

med avseende på kontorets organisation och befattningar

Komplett genomläsning av delegeringsordningen

1 ggr per år Nsekr Prod.chef

Oegentligheter eller missbruk i

arbete* 8 Kontrolll att dokumenten "Riktlinjer för

att upptäcka oegentligheter eller misskötsel i arbetet" och "SKL:s skrift om muta och jäv" ingår i varje anställds introduktion och att alla anställda har tillgång till dokumenten

Komplett 1 gång/år EC PC

Styrning- Riktlinjer

2

K:\Nämnder\KFN\KFN 2017\Tjänsteskrivelser\2017-03-09\Interkontrollplan 2017\Internkontrollplan KFN 2017

(22)

Riskanalys Kultur och Fritid

^Bilaga

GENOMFÖRD 2016‐11‐23

Risk Sannolikhet (1‐

5) 5=mycket hög 1=mycket låg

Konsekvens (1‐5) 5=mycket hög

1=mycket låg

Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) KULTURSKOLAN

1. Uppdraget

Låg kvalitet på undervisningen 1 5 5

Fler avslutade än intagna elever 2 4 8

2. (Tjänstemottagare) Elever

Uthyrda instrument återlämnas inte 1 4 4

Olycksfall 1 5 5

Missnöje 1 3 3

3. Stöld/Skadegörelse

Stöld av instrument 1 4 4

Vandalisering 1 4 4

4. Upphandling

Avtal saknas 5 1 5

Avtal följs inte 1 4 4

5. Information och kommunikation

Felaktig information, internt/externt 1 1 1

Information når inte ut 4 4 16

6. Personal

Missköter tider 1 5 5

Outbildade lärare 5 1 5

Oegentligheter och misskötsel 1 5 5

Olycksfall 1 5 5

7. Arbetsmiljö Fysisk

Hörselproblem 4 4 16

8. Arbetsmiljö Psykisk

Störande elever i klassundervisning 4 4 16

9. Mutor och jäv

Personalen följer inte riktlinjerna i vägledning för

anställda 1 5 5

10. Ekonomi

Utebliven betalning av elevavgift 2 1 2

Riskanalys, Kultur och Fritid, Trosa kommun 2008-04 1

(23)

Riskanalys Kultur och Fritid

^Bilaga

BIBLIOTEKET 1. Uppdraget

Inställda arrangemang 1 3 3

stängt pga personalbrist 1 5 5

2. (Tjänstemottagare) Besökare

Missbruk av nätverk, datorer, ipads 2 3 6

Våldsamma eller störande personer 2 4 8

Olycksfall 1 5 5

Incidenter under obemannade öppettider 1 5 5

3. Stöld/ Skadegörelse

Stöld av inventarier, böcker m.m. 3 2 6

Vandalisering 1 4 4

4. Upphandling

Avtal saknas 1 5 5

Avtal följs inte 3 2 6

5. Information och kommunikation

Felaktig information, internt och externt 2 3 6

Information når inte ut 2 3 6

6. Personal

Missköter tider 1 5 5

Oegentligheter och misskötsel 1 5 5

Olycksfall 1 5 5

Ökade risker och konsekvenser vid

ensambemanning 2 3 6

7. Arbetsmiljö Fysisk

Problem med värme och ventilation 4 4 16

8. Arbetsmiljö Psykisk

Problem pga oregelbundna arbetstider 3 2 6

9. Mutor och jäv

Personalen följer inte riktlinjerna i vägledning för

anställda 1 5 5

0 10. Ekonomi

Felaktig kassarapportering 3 2 6

Hantering av kontanta medel 1 4 4

(24)

Riskanalys Kultur och Fritid

^Bilaga

Allmän kultur 1. Uppdraget

Inställda arrangemang pga t ex sjukdom 1 4 4

2. (Tjänstemottagare) Föreningar

Avhopp, konflikter el. dyl. inom arbetsgrupper leder till att större evenemang som

Kulturfnatt/KonstTriangeln inte kan genomföras 5 1 5

3. Stöld/ Skadegörelse

Offentlig konst stjäls/förstörs 1 4 4

Skadegörelse, skador på lokal/inventarier 2 4 8

4. Upphandling

Avtal saknas 1 5 5

Avtal följs inte 1 5 5

5. Information och kommunikation

Felaktig information 1 5 5

Information når inte ut 1 5 5

6. Personal

Oegentligheter och misskötsel 1 5 5

7. Arbetsmiljö Fysisk

8. Arbetsmiljö Psykisk

överbelastning 1 5 5

9. Mutor och jäv

Personalen följer inte riktlinjerna i vägledning för

anställda 1 5 5

10. Ekonomi

Felaktig bidragsutbetalning 1 5 5

(25)

Riskanalys Kultur och Fritid

^Bilaga

Risk Sannolikhet (1‐

5) 5=mycket hög 1=mycket låg

Konsekvens (1‐5) 5=mycket hög

1=mycket låg

Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) FRITIDSGÅRDAR

1. Uppdraget

Olyckor och andra incidenter vid resor och arrange 2 5 10

Uthyrning av lokalen till annan verksamhet 1 1

1 Utlåning av högtalare, förstärkare m.m.

återlämnas inte eller skadas

1 1

1 2. (Tjänstemottagare) Ungdomar

Stökigt vid ungdomsarrangemang 2 4 8

0 0 3. Stöld/ Skadegörelse

Stöld av inventarier 1 3 3

Varor tas hem 1 1 1

4. Upphandling

Avtal saknas 0

Avtal följs inte 0

5. Information och kommunikation

Felaktig information 1 4 4

Information når inte ut 0

6. Personal

0 0

7. Arbetsmiljö Fysisk 0

0 0 8. Arbetsmiljö Psykisk

0 0

9. Mutor och jäv 0

Persnalen har kännedom om vägledning för

anställda 0

0 10. Ekonomi 0

Felaktig betalning 0

Kontanthantering Felaktig, ej säker hantering 1 2 2

0

(26)

Riskanalys Kultur och Fritid

^Bilaga

Risk Sannolikhet (1‐

5) 5=mycket hög 1=mycket låg

Konsekvens (1‐5) 5=mycket hög

1=mycket låg

Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) ANLÄGGNINGAR, FRILUFTSLIV, FÖRENINGSLIV

1. Uppdraget

Felaktig bidragsutbetalning eller fusk i underlag 1 2 2

Ostädade toaletter

2 2 4

Badolyckor 2 5 10

2. (Tjänstemottagare) Föreningar/Medborgare

Bårplats nyttjas av någon som inte hyrt plats 2 2 4

3. Stöld/ Skadegörelse

Stöld av material 2 2 4

Skadegörelse vid anläggningar, badplatser,

båtplatser m.m. 3 4 12

4. Upphandling

Avtal saknas 2 1 2

Avtal följs inte 1 1 1

5. Information och kommunikation

Information brister om uppsagda avtal 1 4 4

Ombokningar görs, informationen går inte fram till alla internt i berörd förening

3 2

6 6. Personal

0 0

7. Arbetsmiljö Fysisk 0

0 0 8. Arbetsmiljö Psykisk

0 0

9. Mutor och jäv 0

Persnalen har kännedom om vägledning för

anställda 0

0 10. Ekonomi 0

Felaktiga utgående fakturor, vatten och

renhållning 1 4 4

Hantering kontanta medel 1 1 1

0

(27)

(28)

Kultur- och fritidsnämnden

Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-01-24

Diarienummer

KFN 2017/7

Utegym i Vagnhärad-placering och inriktning Förslag till beslut

1. Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret får i uppdrag att gå vidare med nödvändiga åtgärder för placering av Vagnhärads utegym bredvid Lekpark Safiren.

2. Kultur och fritidsnämnden godkänner inriktningen för investeringsprojektet Utegym Vagnhärad.

Ärendet

I gällande budget har investeringsmedel avsatts för projekten Skolgården Hedeby/Fornby, Trafiksäkerhet utanför Safiren, Lekpark Safiren samt Utegym Vagnhärad. Projekten samordnas för genomförande under 2017.

Trosa kommun har i nuläget anlagt två utegym. Ett vid Vitalisskolan och motionsspåret samt ett vid pensionärernas hus. Nu ska det tredje utegymmet anläggas. Placeringen var utpekad till Vagnhärad och olika alternativ har prövats.

Kontoret föreslår Kultur- och fritidsnämnden att fatta beslut om att gymmet placeras bredvid lekplatsen mitt emot Safiren då det är en placering som kan komma många till del. Föreslagen utrustnings typ innebär att det även blir en tredje version/ variant av gym. Teknik- och servicenämnden fattar beslut om upphandlingen och genomförandet.

Cecilia Högberg

Produktionschef

Bilaga

Kartbild Safiren Lekplats och gym

(29)

Lekpark

Utegym

(30)

(31)

(32)

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-03-01

Diarienummer

KFN 2017/9

Uppdrag namnförslag Folkets hus

Förslag till beslut

Kultur-, fritid, teknik- och servicekontoret får i uppdrag att genomföra erforderliga aktiviteter för framtagande av namnförslag för Folktes hus.

Ärendet

Under hösten 2016 fattades beslut om att köpa Folkets hus av Folkets hus föreningen som önskade sälja fastigheten. I samband med köpet fattades även beslut om att avsätta investeringsmedel under tre år. Investeringsmedlen har dels avsatts för rent fastighetstekniska åtgärder, så som behövd ommålning av fasaden, men även för förbättring av lokalens funktionalitet och allmänna status och uttryck.

Vidare kommer den yttre miljön att förbättras och göras med välkomnande.

Anpassning och utveckling av lokalen kommer att ske i dialog med hyresgäster, nuvarande och kommande nyttjare av lokalen då en målsättning är att öka

nyttjandet av lokalen genom t.ex. ökad funktionellitet och en mer inbjudande miljö.

Sammantaget innebär det att fastigheten kommer att genomgå en omfattande förändring och transformation. Inför detta kan det finnas ett värde att genomföra aktiviteter, skapa engagemang och medvetenhet om detta via en uppmaning om att inkomma med namnförslag.

Kontoret föreslår att uppdraget genomförs på samma sätt som inför namngivningen av Vagnhärads bibliotek Navet. Se bifogade underlag. Efter genomförda aktiviteter ställer kontoret samman de mest framträdande förslagen och vilket presenteras för nämnden för beslut i maj.

Cecilia Högberg Produktionschef

Bilagor

1. Anslag Namntävling

2. Vad ska det nya biblioteket heta

(33)

Vad ska det nya

biblioteket i Vagnhärad heta?

Namntävling pågår 4–23 februari.

Lämna ditt bidrag på något av biblioteken

eller på www.trosa.se/bibliotek

(34)

www.trosa.se/bibliotek www.trosa.se/bibliotek

Vad ska det nya biblioteket heta?

Måndagen den 4 februari öppnar biblioteket i Vagnhärad i nya lokaler.

En större invigning äger rum den 23 mars, och i samband med den ska det nya biblioteket namnges.

Nu behöver vi din hjälp! Fyll i formuläret nedan och lämna in ditt förslag på vad vårt nyaste bibliotek ska heta.

Tävlingen pågår t.o.m. den 23 februari.

Namn

Adress

Telefon E-postadress

Jag tycker att det nya biblioteket ska heta …

Vad ska det nya biblioteket heta?

Måndagen den 4 februari öppnar biblioteket i Vagnhärad i nya lokaler.

En större invigning äger rum den 23 mars, och i samband med den ska det nya biblioteket namnges.

Nu behöver vi din hjälp! Fyll i formuläret nedan och lämna in ditt förslag på vad vårt nyaste bibliotek ska heta.

Tävlingen pågår t.o.m. den 23 februari.

Namn

Adress

Telefon E-postadress

Jag tycker att det nya biblioteket ska heta …

(35)

(36)

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-03-01

Diarienummer

KFN 2016/59

Uppföljningsmodell- Tjänstekoncessioner Förslag till beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner för denna gång uppföljningen av tjänstekoncessionen för Safiren

2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner för denna gång uppföljningen av tjänstekoncessionen för Gästhamnen

3. Kultur- och fritidsnämnden godkänner för denna gång uppföljningen av tjänstekoncessionen för Kråmö

Ärendet

Kultur- och fritidsnämnden har sedan år 2013 upphandlat driften av Simhallen Safiren, Trosa gästhamn, Kråmö stugby och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner.

En tjänstekoncession är en sorts upphandling men vi köper inte en tjänst eller en vara. Det upphandlas att någon skall utföra en tjänst åt kommunen som de får betala för men de får också chansen att tjäna pengar på att genomföra tjänsten.

Entreprenören ska stå för riskerna och ges möjligheten tjäna pengarna.

I själva upphandlingen av en tjänstekoncession vinner entreprenören inte på lägsta pris eller motsatt att man är beredd att betala mest utan man vinner på sina idéer.

T.ex. öppettider, service och tillgänglighet, nya verksamheter, event, idéer för utveckling samt de investeringsåtaganden som entreprenören är beredd att åta sig.

I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året, för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att avtalet följs mellan parterna. Uppföljningsmötena kompletteras här med uppföljning enligt framtagen modell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet verksamhetsutveckling, investeringar etc. Detta är första året uppföljning sker enligt modellen vilket innebär att eventuella kompletteringar och

utvecklingsområden identifieras vid sammanträde och i fortsatt dialog med

entreprenörerna.

(37)

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret Diarienummer

KFN 2016/59

Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor

1. PP- Uppföljning – Tjänstekoncessioner Safiren 2016 2. Data uppföljning 2016 Safiren

3. PP- Uppföljning – Tjänstekoncessioner Gästhamnen 2016

4. PP- Uppföljning – Tjänstekoncessioner Kråmö 2016

(38)