REVIDERAT: 210316
eSumIT – Manual för
personaladministratörer
VOF
1
Innehåll
Allmänt om eSumIT ... 2
System/objekt i eSumIT ... 2
Persondokument i eSumIT ... 2
Inaktiverade persondokument ... 3
Symbolförklaring ... 4
Hantering av persondokument ... 6
Skapa ett nytt persondokument manuellt... 6
Aktivera ett inaktivt persondokument ... 8
Kontrollera behörigheter via persondokumentet ... 11
Hantering av beställningar ... 14
Skapa och skicka en beställning ... 14
Ändra utrustning eller åtkomst till system ... 17
Begära inaktivering av åtkomst till system/objekt ... 19
2
Allmänt om eSumIT
eSumIT är ett webbaserat verktyg för beställning av bland annat behörigheter, tagg och utrustning. eSumIT hjälper till med att få överblick över vilka behörigheter och utrustning som är kopplade till en medarbetare genom att samla allt på ett och samma ställe.
Vid beställning eller avbeställning av behörigheter och utrustning skickas ett mail till
ansvariga administratörer om att det finns ett ärende att utföra. Administratörer utför ärendet utanför eSumIT och klarmarkerar sedan ärendet i eSumIT.
Observera:
Du kan endast beställa till medarbetare som ligger i grenar som du har behörighet till att beställa till i eSumIT.
Du kan endast komma åt eSumIT om du är inlagd som personaladministratör eller systemadministratör i systemet.
eSumIT gör inga ändringar, lägger till eller tar bort information eller behörigheter i system utanför eSumIT.
Du når eSumIT på följande länk: http://esumitamf/esumit/start.aspx.
Behöver du support eller har frågor om eSumIT kan du kontakta esumtivof@helsingborg.se.
System/objekt i eSumIT
Behörigheter och utrustning som kan beställas i eSumIT benämns som ”System/objekt”. Ett exempel på ett system/objekt är ”System - Phoniro” eller ”Passage - Nyckeltagg”. Varje system/objekt har en eller flera administratörer som hanterar inkommande beställningar.
Persondokument i eSumIT
Varje medarbetare har i eSumIT ett persondokument (1), där all samlad information finns om medarbetaren, exempelvis användarnamn, mailadress och aktiva behörigheter. Har
medarbetaren inget persondokument i eSumIT går det inte att lägga beställningar till personen.
3 För att ett persondokument ska skapas behöver medarbetaren ha ett inloggningskonto (användarnamn). Nedan visar hur processen ser ut:
För att medarbetare ska få ett inloggningskonto behöver de antingen ha ett avtal i Winlas eller ett specialkonto. När inloggningskontot är skapat kommer ett persondokument att skapas till medarbetaren i eSumIT dagen efter att inloggningskontot är skapat. Detta gäller medarbetare som inte tidigare har varit anställda inom förvaltningen.
Inaktiverade persondokument
Har medarbetaren tidigare haft en anställning inom förvaltningen kan det finnas ett befintligt men inaktiverat persondokument till medarbetaren. Inaktiverade persondokument finner du bland ”Inaktiva” i fliken ”Användare”.
4 För att kunna beställa till en medarbetare som har ett inaktiverat persondokument i eSumIT behöver du först begära återaktivering av kontot innan du skapar beställningar. Instruktioner för detta hittar du i ”Aktivera ett inaktivt persondokument”.
Om det persondokument du söker varken finns i ”Aktiva” eller ”Inaktiva” innebär det att det inte har lästs in i eSumIT. De vanligaste orsakerna till detta är:
För medarbetare som ska ha ett avtal i Winlas:
Anställningsavtalet är inte inlagt än och då skapas inget inloggningskonto.
För medarbetare som ska ha ett avtal i Winlas:
Medarbetaren har ett avtal i Winlas men inloggningskontot har ännu inte skapats eller blivit inläst i eSumIT. Det har gått för kort tid. Avvakta ett par dagar.
För medarbetare som inte ska ha ett avtal i Winlas:
Medarbetaren saknar ett specialkonto. Se till att ett specialkonto skapas enligt fastställda rutiner. Finns ett befintligt specialkonto men medarbetarens persondokument finns inte att hitta i eSumIT kan du kontakta esumitvof@helsingborg.se för support.
Har du inte möjlighet att vänta tills persondokumentet har skapats automatiskt i eSumIT (gäller nya användarkonton, ej inaktiverade) kan du manuellt skapa persondokumentet till medarbetaren och samtidigt lägga behörighetsbeställningar. Hur du gör detta är beskrivet i avsnitt ”Skapa persondokument manuellt”.
Symbolförklaring
I fliken ”Ärenden” (1) ser du dina aktiva beställningar. Framför varje beställning finns en symbol (2) som visar vad beställningen innebär.
5 Dessa symboler kan se ut på följande sätt:
Begäran om åtkomst: Beställning av behörighet, utrustning, tagg mm.
Begäran om inaktivering: Inaktivering av behörighet, utrustning, tagg mm.
Begäran om ändring: Ändring av behörighet, utrustning, tagg mm.
Begäran om ändring av inaktiveringsdatum: Begära inaktivering av behörighet, åtkomst eller liknande ett visst datum.
Ett avslut med ett slutdatum: Ett system/objekt med ett framtida
inaktiveringsdatum. Denna symbol visas när administratören har godkänt en
”Begäran om ändring av inaktiveringsdatum”.
Aktivt system/objekt: Medarbetaren har åtkomst till det här systemet/objektet.
Dessa symboler ser du även framför varje objekt i persondokumenten.
6
Hantering av persondokument
Skapa ett nytt persondokument manuellt
Nya persondokument skapas automatiskt i eSumIT. Vill du lägga beställningar till en
medarbetare innan det har hunnit skapats ett persondokument behöver du i så fall manuellt skapa persondokumentet.
Detta steg kan du göra om:
Medarbetaren har ett avtal i Winlas men inloggningskontot har inte skapats än.
Medarbetaren har inget aktivt eller inaktivt persondokument i eSumIT.
1. Klicka på ”Användare”.
2. Klicka på ”Registrera ny användare”.
7 3. Fyll i fälten med information om medarbetaren (1). Klicka i de system/objekt du önskar att
beställa (2). Scrolla längst ner och klicka på knappen ”Spara” när du är klar.
Användarnamn fyller eSumIT-administratören i när det finns tillgängligt (3).
4. Beställningen kommer att skickas till eSumIT-administratören för hantering. I eSumIT ser du beställningen som ”AD-användare: Begäran åtkomst” (1) i fliken ”Användare”. När eSumIT-administratören har kompletterat beställningen med användarnamn och epost skickas övriga beställningar vidare till respektive administratör för de objekt som du har beställt.
8
Aktivera ett inaktivt persondokument
Om du anställer någon som tidigare har varit anställd inom förvaltningen kan medarbetaren ha ett befintligt men inaktiverat persondokument i eSumIT. Du kan då begära att
persondokument aktiveras.
1. Klicka på fliken ”Användare”.
2. Sök på det persondokument som du vill återaktivera (1). Klicka i ”Inaktiva” (2) för att se inaktiverade konton. Klicka på medarbetaren (3). Klicka sedan på knappen ”Återaktivera användare” (4).
9 3. Välj i fältet ”Avdelning” den enhet som du vill att medarbetaren ska tillhöra.
4. Om rätt avdelning inte finns med i listan så klicka på knappen ”Lägg till avdelning” och
klicka i den avdelning som du vill återaktivera medarbetaren till.
10 5. Scrolla längre ner på sidan. Bocka i de system/objekt som du vill beställa (1) och klicka
på knappen ”Skicka” (2) när du är klar.
6. När du har klickat på ”Skicka” kommer mail att skickas till de administratörer som hanterar de system/objekt som du har beställt. I fliken ”Ärenden” (1) ser du dina aktiva ärenden (2).
11
Kontrollera behörigheter via persondokumentet
Du kan kontrollera vilka behörigheter dina medarbetare har genom att se vad som är registrerat i deras persondokument.
1. Klicka på fliken ”Användare” (1) och skriv medarbetarens namn eller användarnamn i fältet ”Sök” (2). Klicka sedan på medarbetaren (3) för att visa persondokumentet (4).
12 2. Under ”System” ser du alla behörigheter som en medarbetare har.
3. Symbolen framför varje objekt visar vilken status objektet har. För beskrivning av de olika symbolerna, se Symbolförklaring.
13 4. Vill du ha mer information om ett system/objekt klickar du på förstoringsglaset.
5. I det här exemplet visas det hur det ser ut om du klickar på ”System – Affärssystemet UBW”. Då ser du att medarbetaren har behörigheten ”Bas – Medarbetare” i UBW.
14
Hantering av beställningar
Skapa och skicka en beställning
OBS! Grundförutsättningen för att du ska kunna skapa en beställning är att medarbetaren har ett inloggningskonto och har ett persondokument i eSumIT.
1. Klicka på fliken ”Användare”.
2. Klicka på ”Begär åtkomst till system/objekt” i menyn till höger.
15 3. Sök upp den medarbetare som du vill beställa till genom att skriva namn eller
användarnamn i fältet ”Användare” (1). Klicka sedan på namnet för att välja medarbetaren (2).
4. Här kan du antingen välja en ”Roll” (1) med förvalda system/objekt eller själv klicka i de val du vill göra (2). Du kan också välja en roll och sedan klicka i eller ur system/objekt.
Vilka system/objekt som visas beror på vad som är tillgänglig för din verksamhet eller enhet.
16 5. När du bockar i ett system/objekt kan det i vissa fall visas underalternativ. I exemplet
nedan beställer du en tagg och åtkomst till UBW. Då behöver du ange vilka lokationer taggen ska vara giltig med (1) samt ange vilken typ av behörighet medarbetaren ska ha i UBW (1). Underalternativ ser du i ”Detaljer” bredvid objekten (2).
6. När du har gjort dina val scrollar du längst ner på sidan och klickar på knappen ”Skicka.
7. Du kan se dina pågående beställningar under fliken ”Ärenden”. Klicka på en beställning för att se detaljer om den. När en beställning är hanterad syns den inte längre i listan.
17
Ändra utrustning eller åtkomst till system
”Begär ändring i system/objekt” använder du när du vill göra ändringar i ett befintligt aktivt system/objekt som en medarbetare har i sitt persondokument. Det kan exempelvis handla om en tagg där medarbetaren behöver ha ytterligare åtkomst till andra lokationer eller behöver ändra behörighet i UBW.
1. Klicka på fliken ”Användare”.
2. Klicka på ”Begär ändring i system/objekt” i menyn till höger.
3. I fältet ”Användare” (1) skriver du namnet på den medarbetare det gäller. Välj
”Gemensamma system” i fältet ”Avdelning” (2).
18 4. Bocka i de system/objekt du vill ändra (1). Välj sedan vad ändringen gäller (2 och 3).
I ovan exempel gjordes en ändringsbegäran på åtkomst till Elinebo samt ändrad behörighet i UBW.
5. Scrolla ner och klicka på knappen ”Skicka” när du är klar.
6. Du kan se dina pågående beställningar under fliken ”Ärenden”. Klicka på en beställning för att se detaljer om den. När en beställning är hanterad syns den inte längre i listan.
19
Begära inaktivering av åtkomst till system/objekt
Om en medarbetare inte längre ska ha åtkomst till ett system kan du begära att det ska inaktiveras via eSumIT.
1. Klicka på fliken ”Användare”.
2. Klicka på ”Begär inaktivering av åtkomst till system/objekt” i menyn till höger.
3. I fältet ”Användare” (1) skriver du namnet på den medarbetare det gäller. Välj
”Gemensamma system” i fältet ”Avdelning” (2). ”Ange orsak till inaktivering” (3) är frivilligt, lämna fältet tomt om du inte vill ange orsak.
20 4. Bocka i de system/objekt som du vill inaktivera.
5.
Om du vill att de objekt som du har valt ska avslutas ett visst datum klickar du i
”Datum för avregistrering” och väljer sedan ett datum.
6.
Om du vill att de objekt som du har valt ska avslutas direkt väljer du inget
slutdatum.
21 7. Klicka på knappen ”Skicka” när du är klar.
8. Du kan se dina pågående beställningar under fliken ”Ärenden”. Klicka på en beställning för att se detaljer om den. När en beställning är hanterad syns den inte längre i listan.
