Kvalitetsrapport
Arena Satelliten
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 Sammanfattande analys och utvecklingsområden ... 4
3 Basfakta ... 7
3.1 Kultur- och fritidsnämndens vision ... 7
3.2 Nämndens/verksamhetens uppdrag ... 7
3.3 Organisation och förutsättningar ... 8
3.4 Värdegrund ... 10
3.5 Målgrupp/Intressenter ... 11
4 Samverkan ... 13
5 Systematiskt kvalitetsarbete i verksamheten ... 15
5.1 Undersökningar, jämförelser och nyckeltal ... 16
5.2 Avvikelser och incidenter ... 20
6 Processer och rutiner ... 22
7 Medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet ... 23
8 Viktiga händelser ... 24
1 Inledning
I Sollentuna kommun avses kvalitet med hur väl kommunen uppfyller de krav, behov och förväntningar som ställs på kommunen.
Nämnden ska minst en gång per år, behandla en fördjupad kvalitetsredovisning för nämndens verksamheter. Den ska alltid ingå som en del av verksamhetsberättelsen.
I kvalitetsredovisningen görs en samlad bedömning av hur väl nämnden lyckats uppnå de krav och förväntningar som ställs på verksamheten utifrån lagstiftning och regelverk.
Den ska även tydliggöra d e utvecklingsområden som nämnden identifierat.
Redovisningen bygger på uppföljningar, utvärderingar och analyser som genomförts under året som gått.
Syftet med kvalitetsredovisningen är att synliggöra uppföljningen av hur relevanta intressenters krav, beho v och förväntningar har tillgodosetts och hur det systematiska kvalitetsarbetet fortskridit. Den beskriver även vilken kvalitet nämndens verksamheter levererar och är ett underlag för vidare förbättringsåtgärder i kommande
verksamhetsplan.
I tillägg till nämndens övergripande kvalitetsrapport tar kultur - och fritidsnämndens verksamheter fram verksamhetsspecifika kvalitetsrapporter som presenteras för nämnden vid olika tillfällen under året.
Denna kvalitetsredovisning berör Arena Satellitens verksamhet und er verksamhetsåret 2018.
2 Sammanfattande analys och utvecklingsområden
Denna kvalitetsrapport innebär en fördjupad kvalitetsredovisning av Arena Satellitens verksamhet under perioden 1 januari – 31 december 2018. Rapportens nyckeltal avser verksamhetsåret 2018.
Rapporten inleds med denna sammanfattande analys av verksamhetens kvalitet såsom den beskrivs och analyseras i denna rapport.
Sammanfattning av verksamhetens kvalitet
I nuläget upplever verksamheten en mycket positiv period där många saker i
verksamheten blomstrar. Den främsta framgångsfaktorn har inte varit vad som görs utan hur medarbetarna och ledningen har organiserat verksamheten och de sociala behov detta tillfredsställer hos alla som vistas i verksamheten. En grundsten för social
utveckling är att verksamheten är trygg och att inga typer av rasism, sexism, homofobi eller andra uttryck för bristande respekt för individens integritet tolereras och att grundläggande mänskliga rättigheter accepteras.
Resultaten i Mötesplatsenkäten visar att Arena Satelliten nu är en trygg verksamhet där de som besöker verksamheten känner sig bemötta på ett bra sätt. Arena Satelliten har lyckats implementera många av de principer som styr utvecklingsarbetet inom nätverket KEKS (Kompetens och kvalitet i samverkan) för öppna fritidsverksamheter för unga.
Det är en stor framgång för verksamheten att ha nått de resultat som nu uppvisas. Det finns dock ett område där man ser en utmaning, och det är hur medarbetarna arbetar med att få besökarna att känna delaktighet och inflytande över verksamheten.
Det kan konstateras att verksamheten bedrivs mycket kostnadseffektivt om man jämför med de andra kommuner som mäter sin ungdomsverksamhet genom KEKS-modellen.
Arena Satelliten levererar många verksamhetstimmar på få personal. Man lyckas på ett framgångsrikt sätt stötta ungdomarna till att ta egen makt över sin fritid och skapa verksamhet för sig själva och andra ungdomar. Detta är i enlighet med Arena Satellitens verksamhetsidé, nämndens riktlinjer för verksamheten, den nationella ungdomspolitiken och verksamhetens värdegrund.
Vad har påverkat verksamheten under året?
Under 2016 - 2017 genomfördes ett omfattande arbetet med att skapa en trygg verksamhet. Tiden innan hade präglats av stora trygghetsproblem i drop-in
verksamheten där hot och våld från besökare, var frekventa inslag. Trygghetsarbetet genomfördes i personalgruppen på Arena Satelliten men även samtidigt på en nationell nivå inom ramen för KEKS-nätverket (Kvalitet och kompetens i samverkan - ett nationellt nätverk för kvalitetssäkring i öppen ungdomsverksamhet) där Arena Satellitens verksamhetsansvariga ingick i en arbetsgrupp. Implementeringen av trygghetsskapande åtgärder i verksamheten löpte parallellt med framtagandet av en trygghetsplan för verksamheten och under tiden detta pågick var drop-in verksamheten stängd. I mars 2017 var trygghetsplanen klar. Hösten 2017 öppnades åter en drop-in verksamhet i Arena Satelliten. I början var verksamheten starkt strukturerad och under 2018 har medarbetarna arbetat systematiskt för att bygga upp en trygg drop-in
verksamhet för besökare och personal. Arbetet med drop-in verksamheten har präglat verksamheten under hela 2018.
Syftet med drop-in verksamheten är att ungdomar kan ”droppa in” och få lära känna huset och personalen. De får klämma och känna på olika verksamheter såsom dans, replokaler, podcast, film-foto, dj-verksamhet, musikstudios, träffa UMV, Teknikcrewet och Producentern. De blir också introducerade till Projektkontoret Bankomaten.
På vilket sätt har det påverkat verksamhetsutvecklingen?
Det fokuserade arbetet med trygghetsplanen och uppbyggnaden av en ny drop-in verksamhet har skapat en mötesplats som är trygg för både personal och besökare.
I och med att tryggheten är på plats i verksamheten så kommer även besökarna.
Framförallt ökar antalet tjejer på mötesplatser som är trygga. Detta kan även ses i GE- målet avvikelse från jämn könsfördelningen där avvikelsen är endast 5%. Tidigare var det även otänkbart för ungdomar med en annan könsidentitet eller annan sexuell läggning att besöka verksamheten. Det var inte tryggt för dem att besöka Arena Satelliten. Nu har verksamheten regelbundna besökare från den målgruppen.
Det trygghetsskapande arbetet har även gjort att ungdomar från hela kommunen deltar i verksamheten. Tidigare fanns en bild av att det var en viss grupperings revir. Den stämpeln är nu helt bortsuddad.
Verksamhetens styrkor och utvecklingsområden inför 2019 – 2020
En avgörande framgångsfaktor för den utveckling verksamheten har genomgått har varit förtroendet från chefer och politiker att jobba framåt på den väg som medarbetarna sett som möjlig och professionell. Samt att det funnits möjlighet att jobba med
trygghetsskapande åtgärder tillsammans med verksamheter från hela Sverige inom ramen för KEKS-nätverket.
Arbetet har lett fram till att verksamheten nu har en sammansvetsad, professionell och utbildad personalgrupp som vet exakt hur man bygger trygghet, sätter gränser, främjar ett gott beteende och stöttar varandra. Detta förhållningssätt skapar en trygg och attraktiv miljö för både medarbetare och besökare.
En utmaning med drop in-verksamheten är att vissa grupper av ungdomar är ovana vid att vistas i ett aktivitetshus. Arena Satellitens verksamhetsidé är att ”stimulera till och stödja aktiviteter som bygger på och förutsätter ungdomars eget aktiva engagemang och ansvarstagande.” Ungdomar som inte är vana att utmanas och har lågt
självförtroende och steget till engagemang är inte självklart.
Ibland kan bristen på självförtroende och tron på att man inte klarar någonting yttra sig på följande sätt:
Verksamheten skulle bjuda på våfflor för att lite fira att vi har lyckats skapa bra drop in-kvällar. Då går det till så att alla ungdomar får själva iordningställa smet, ta fram våffeljärn och sedan grädda sin våffla. En ungdom cirklade runt och blev efter en stund uppfångad av en personal ”Vill du inte ha en våffla?” Det visade sig att den unge aldrig gräddat en våffla och hade ingen aning om hur hen skulle göra. Ledaren fick steg för steg guida den unge i läroprocessen och till slut hade hen en färdig våffla.
Detta är själva kärnan i det icke-formella lärandet.
Just det här exemplet kanske kan tyckas simpelt. Men det är så här medarbetarna jobbar med allt, stort som smått. Och det rustar ungdomar med mod, färdigheter och en större
självkänsla inför kommande uppgifter i livet. Detta arbete är det som är utmaningen och när uppgifterna blir större, till exempel som att vara med i producentgruppen och
planera och genomföra evenemang, då blir medarbetarnas arbete och ledarens roll mer komplext och ännu viktigare.
En annan utmaning för personalen är att bibehålla nivån av trygghet och inte börja släppa igenom saker som sakta höjer toleransen för vad som är acceptabelt.
I trygghetsplanen finns angivet hur personalen ska agera om det uppstår situationer som kan leda till otrygghet i verksamheten. I trygghetsplanen finns bland annat rutiner och åtgärder för olika situationer. I planen finns också en konsekvenstrappa med fem steg som på ett stregrande sätt visar besökaren att ett visst beteende inte är acceptabelt i verksamheten och att om man fortsätter bete sig på det sättet kommer det att påverka ens egna möjligheter att delta i verksamheten. För mer information om
konsekvenstrappan, se trygghetsplanen.
3 Basfakta
3.1 Kultur- och fritidsnämndens vision
Den 2017-09-13 fattade kultur- och fritidsnämnden beslut om en vision för sin verksamhet.
Visionen lyder: I Sollentuna är det lätt att ha en aktiv fritid.
Visionen beskriver ett önskvärt framtida tillstånd. Det är utmanande men samtidigt möjligt att uppnå och pekar ut en strategisk riktning för nämndens arbete under kommande år. Visionen har en inkluderande ton som signalerar att kultur- och fritidsnämndens verksamheter ska underlätta möjligheterna till en aktiv fritid för Sollentunaborna.
3.2 Nämndens/verksamhetens uppdrag
Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för allmän kulturverksamhet,
biblioteksverksamhet, kulturskola, idrottsverksamhet, fritidsverksamhet för ungdomar 16 - 20 år, turism, lotteriverksamhet. I uppdraget ingår även att fördela bidrag till ungdoms- och kulturföreningar samt till föreningar med verksamhet för personer med funktionsvariationer.
Kultur- och fritidsnämndens uppdrag för fritidsverksamhet för ungdomar är inte lagstadgat däremot ska verksamheten bedrivas i enlighet med övriga lagar och regler som styr offentlig verksamhet samt arbetsmiljölagstiftning i Sverige. Kultur- och fritidsnämnden har beslutade riktlinjer för fritidsverksamhet för ungdomar som styr verksamheternas arbete utöver den politiska målstyrningen samt den ekonomiska styrningen.
Nationell ungdomspolitik
Den 17 juni 2014 beslutade riksdagen om en ny ungdomspolitik. Det nya målet för ungdomspolitiken är att alla ungdomar mellan 13 och 25 år ska ha goda levnadsvillkor, makt att forma sina liv och inflytande över samhällsutvecklingen. MUCF (Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällsfrågor) skriver angående ungas deltagande;
"MUCF:s ungdomsenkät från 2015 visar att det är en liten andel i åldern 16‒25 år som besöker öppen fritidsverksamhet, särskilt liten är den andel som besöker en fritidsgård, ett ungdomens hus eller liknande så ofta som varje eller flera gånger i veckan. Det är 87 procent som uppger att de aldrig besöker dessa verksamheter, 10 procent uppger att det gör det någon gång i månaden eller någon gång per år medan endast 3 procent uppger att de gör det varje dag eller varje vecka. /Kartläggning av öppen fritidsverksamhet (2016)."
Kultur- och fritidsnämndens riktlinjer för ungdomsverksamheten
Under 2016 fattade kultur- och fritidsnämnden beslut om riktlinjer för Arena Satelliten Ungdomens hus. Riktlinjerna är en del av kvalitetssäkringsarbetet och de ska vara ett stöd i utvecklingsarbetet samt gränsdragningen av och för ungdomsverksamheterna.
Riktlinjerna för Arena Satelliten, Ungdomens hus lyder:
Att utveckla en attraktiv mötesplats med fokus på programverksamhet för barn och unga i Sollentuna kommun.
Att i satsningar och program prioritera målgrupperna nyanlända, funktionsnedsatta samt unga utanför
Att prioritera satsningar och program för att uppnå en jämn könsfördelning.
Att utveckla satsningar och program i samverkan med det civila samhället.
Att ta fram tydliga nyckeltal och mått för verksamheten.
I samband med kvalitetsrapporteringen för 2018 har verksamheten i samråd med kultur- och fritidskontoret sett över riktlinjerna och föreslår att dessa riktlinjer revideras av nämnden under 2019.
3.3 Organisation och förutsättningar
3.3.1 Organisation
Inom ramen för fritidsverksamhet för ungdomar 16 – 20 år ingår Arena Satelliten, Ungdomens hus med öppen fritidsverksamhet samt gruppverksamheter. På Arena Satelliten finns även ett vaktmästeri som försörjer hela verksamheten i huset. Fram till hösten 2018 ingick även de mobila fritidsledarna och fritidsgården Northside i
organisationen. Dessa enheter kommer behandlas i en separat kvalitetsrapport senare under året.
Medarbetarna inom ungdomens hus arbetar med fem stora områden; drop-in
verksamhet, programverksamhet, studioverksamhet, samverkan och uthyrningar. Som grund för programverksamheten finns Projektkontoret Bankomaten.
Utöver ungdomsverksamheten så arrangeras olika evenemang i huset som riktar sig till alla åldrar. Till exempel kan nämnas Kvinnodagen – 8 mars. Arena Satelliten pratar därför ofta om huset som ett allaktivitetshus.
Kvalitetsindikator Utfall
2017
Utfall 2018 Antal arrangemang i Arena Satelliten/år utom
idrottsarrangemang
- 60
Antal bokningar av Arena Satellitens lokaler från ideella föreningar/år
- 256
3.3.2 Medarbetare
Under det här kapitlet kan ni gärna beskriva den utveckling som personalen har gjort under de senaste åren, ur ett medarbetarperspektiv.
Kvalitetsindikator Utfall
2017 Utfall
2018 Målv ärde
Jämf Riket
*
Sjukfrånvaro i % 1.14 3.29 5 n/a
Personalomsättning, extern (%) 15 n/a
HME (hållbart medarbetarengagemang) n/a n/a
Personalkostnad per verksamhetstimme 261 kr 166 kr n/a 881 kr
* Riket i detta fall utgörs av snittet i de kommuner som använder KEKS verktyg för verksamhetsuppföljning. Läs mer om KEKS under kapitel 5 nedan.
3.3.3 Ekonomiska förutsättningar
Budget intäkter och kostnader 2018 Arena Satelliten inkl vaktmästeri och Edsvall
Utfall intäkter och kostnader 2018 Arena Satelliten inkl vaktmästeri och Edsvall
3.4 Värdegrund
På spaning efter ungdomars drömmar, tankar och idéer.
Arena Satellitens bärande tanke och övertygelse är att delaktighet och engagemang föds när individen upplever egenmakt. Att ge ansvar och förtroende och att lyfta allas
inneboende resurser ser vi som en ständigt pågående kreativ process.
Arena Satelliten ser ungdomar som samhällets största resurs. Vi tror på att dialog och möten, där gemensamma intressen står i fokus, kan bli plattformar som ökar
integrationen och förståelsen för olikheter.
Arena Satelliten är inte rädd för att placera förtroenden i de ungas händer. När andra dömer och stigmatiserar går vi ett steg längre. Vi vågar tro på ungdomarna och vi vågar gå ett steg längre.
Arena Satelliten ser FN:s konvention om barnets rättigheter och Konventionen om de mänskliga rättigheterna som viktiga grundpelare i verksamheten.
Arena Satellitens bärande idé är att möjliggöra ungdomars egen organisering och att bereda unga inflytande och delaktighet. Vi ser ungas delaktighet som avgörande för demokratin och vill skapa möjligheter och förutsättningar för unga människor att utveckla en positiv identitet och en god självkänsla inom ramen för samhällets normer.
Vi blir ett postivt sammanhang och kan på så sätt öka ungdomarnas känsla av sammanhang. En stark känsla av sammanhang kan, enligt Aaron Antonovsky (1923- 1994, professor i medicinsk sociologi vid Ben Gurion University of the Negev, Beersheba, Israel), verka som ett slags vaccination mot ohälsa.
Vår utgångspunkt är att alla människor har samma grundläggande sociala behov och en inneboende strävan att tillfredsställa dem. Till dessa behov hör att uppleva sig som en unik, självständig och respekterad individ, att uppleva att man kan påverka sig själv och sin omgivning, att uppleva gemenskap med andra och att känna sig som en resurs i det sammanhang man befinner sig. Det är genom att tillfredsställa dessa behov som människan utvecklas.
Arena Satelliten ska vara en central arena för det icke-formella lärande som skolan och andra institutioner har svårt att tillfredsställa.
3.5 Målgrupp/Intressenter
Tidigare regeringar och länspolismästare har pekat på sambanden mellan ett socialt och ekonomiskt utanförskap och ett demokratiskt utanförskap. De har även påvisat att det är av största vikt att kommunerna motverkar sociala problem, psykisk ohälsa och
stereotypa könsroller som annars kan bilda en grogrund för liv i ett utanförskap.
Ungdomar som inte upplever sig vara delaktiga i samhället riskerar att tappa tilltron till samhällets institutioner liksom till det demokratiska styrelseskicket i stort.
Många gånger kan ungdomars bild av samhällets representanter vara negativ och de ser med misstänksamhet på olika myndigheter. En uttalad målsättning för Arena Satelliten är att öka förståelsen för de uniformsbärande yrkena och för socialtjänsten bland de ungdomar som kommer i kontakt med verksamheten.
Arena Satelliten, Ungdomens Hus, huvudsakliga målgrupp är ungdomar i åldern 16-20 år. Det totala antalet ungdomar i åldern 16 – 20 år i kommunen är cirka 3800. Den senaste kultur- och fritidsvaneundersökningen, som gjordes med elever i åk 1 på gymnasiet, visar att ca 5 -7 % av kommunens ungdomar i åk 1 på gymnasiet (vårterminen) besöker Arena Satelliten med någon regelbundenhet (de som svarat
"flera/någon gång i veckan" till "några gånger i månaden") för någon form av aktivitet.
Så många som 35 % anger att de tycker att ungdomsverksamhet för unga i åldern 16 - 21 år är ett viktigt område för kommunen att satsa på. Avvikelsen från jämn
könsfördelning bland besökarna är 5%, dvs 45% av besökarna är tjejer, 55% av besökarna är killar.
I Mötesplatsenkäten (se mer under kap 5.1.2) anger besökarna ett antal
bakgrundsvariabler. Svaren visar att verksamheten har besökare från kommunens alla delar och att besökarna har sina rötter i en mängd olika länder. Det trygghetsskapande arbetet har gjort att ungdomar från hela kommunen deltar i verksamheten. Tidigare fanns en bild av att det var en viss grupperings revir. Den stämpeln är nu helt bortsuddad.
Även ungdomar som identifierar sig som HBTQ har hittat till verksamheten. Tidigare var det även otänkbart för ungdomar med en annan könsidentitet eller annan sexuell läggning att besöka verksamheten. Det var inte tryggt för dem att besöka Arena Satelliten. Nu har verksamheten regelbundna besökare från den målgruppen.
Drop in-verksamheten som är igång tre kvällar i veckan riktar sig till ungdomar mellan 16-20 år. Åldersgränsen är framarbetad ur ett trygghetsperspektiv och är en nyckel till den framgång Arena Satelliten, Ungdomens hus, har i arbetet idag.
Förutom drop-in verksamheten erbjuds ett antal organiserade aktiviteter. Genom att ungdomarna själva är de främsta resurserna i detta arbete kommer de att stimuleras att prova nya roller och utveckla nya förmågor och förhållningssätt. För närvarande finns dans, replokaler, podcast, film-foto, dj-verksamhet, den unga vuxna kan delta som producent av verksamhet, UMV, ingå i teknikcrewet, musikstudios, och
teaterverksamheten.
Unga vuxna mellan 20 och 25 år kan fortfarande komma till aktiviteter i huset om de deltar i en organiserad verksamhet. En ung vuxen över 20 år kan även bli mentor i vissa
verksamheter. Det betyder att mentorn lär yngre vad den själv har lärt sig tidigare i verksamheten. Detta är ett arbete som är under utveckling och ambitionen är att kunna ta fram ett formellt mentorsprogram.
Arena Satelliten vill vara en arena där ungdomar får stimulans och stöd att finna vägar till en konstruktiv behovstillfredsställelse. Medarbetarna kan inte tillfredsställa dessa behov åt ungdomarna. Det är bara genom att motivera ungdomar så att de känner att de vill, kan och vågar ta aktivt ansvar för gemensamma aktiviteter och projekt som
verksamheten kan fylla denna funktion.
Under 2018 gjordes totalt 4400 bokningar av lokalerna i Arena Satelliten. Detta är bokningar gjorda av personal, ungdomar, andra interna bokningar och externa kunder.
Lokalerna som avses är replokaler, studios, Klubben, dansstudio (Ljusgården) och konferensrummet. I snitt har verksamheten elva bokningar per dag av
ungdomsverksamhetens lokaler.
4 Samverkan
Arena Satelliten samverkar med en rad olika aktörer och föreningar. På reguljär basis sker ett samverkansarbete med Sollentuna Kvinnojour, Rädda Barnen, Röda Korset, Indra Queer, Trans och Tjejour, Svenska Kyrkan och Sollentunas FN-föreningen. Detta samarbete består av att föreningarna och Arena Satelliten tillsammans arrangerar föreläsningar och uppmärksammar olika dagar. Till exempel Internationella kvinnodagen, En vecka fri från våld, FN-dagen med flera. Under 2018 har
verksamheten även samverkat med Sollentuna Vollyeboll, Stockholm Vineyard och Rudbecks Teknikprogram.
Samverkan med olika förvaltningar såsom socialtjänsten, säkerhetsenheten och trafik och fastighetskontoret är också en del av verksamheten. Från socialtjänsten är det framför allt avdelningen för barn och unga, förebyggande enheten och
ungdomsmottagningen som samverkan sker med. Det har påbörjats ett arbetet för att fördjupa samarbetet med socialtjänsten och det handlar framför allt om projektet UMV – Ungdomar mot Våld. Detta kommer att ske med olika utbildningsinsatser riktade mot ungdomarna inom ramen för alkohol/droger, våldsbejakande extremism och våld i nära relationer. Socialtjänsten kommer även att tillhandahålla coachande samtal för
projektledarna.
Arena Satelliten samverkar med räddningstjänsten och försöker bygga en samverkan med polisen.
Samverkan sker även med Stockholms stad. Stadens säkerhetschef träffar alla UMV- grupper en eller två gånger per år och pratar om evenemangssäkerhet. Även den operativt säkerhetsansvarige på Stockholm stads evenemangsavdelning är engagerad i UMV. Detta samverkansarbete kommer sig av att UMV alltid deltar på We are Sthlm som äger rum i Kungsträdgården inför skolstart efter sommaren. UMV är då en del av stadens säkerhetsarbete på festivalen. We are Stockholm är en av Europas största ungdomsfestivaler.
När det gäller näringslivet så samverkar Arena Satelliten med en rad olika företag runt större evenemang. Dessa har varit Avarn, Högtalartjänst, FOH Productions, Lek & Bus, Friskis och Svettis och Pioneer.
Utöver detta så tar ungdomshuset emot studiebesök. Studiebesöken kommer från hela Sverige och från Europa. I Europa, via KEKS-nätverket, finns en samsyn om vad ungdomsarbete är och hur det ska bedrivas. Arena Satelliten uppvisar goda resultat och producerar mycket verksamhet på få personal vilket drar till sig många studiebesök.
Även verksamhetens omfattande trygghetsarbete som genomfördes under cirka två år är intressant för många verksamheter runt om i Sverige.
FÖRBÄTTRINGAR
Medarbetarna arbetar ständigt för att förbättra strukturen för att kunna arbeta så effektivt som möjligt. För att bedriva så mycket verksamhet som Arena Satelliten gör, så är ett strukturerat arbete med tydlig ansvarsfördelning och roller i personalgruppen en förutsättning. Att se över detta och söka förbättringar är en ständigt pågående process.
Det är också en förutsättning att det finns ungdomar i huset som driver och producerar verksamhet.
När det gäller samverkan internt i kommunen skulle den kunna förbättras generellt sätt om alla såg sig som kollegor med en gemensam arbetsgivare, kommunen. Att vi så att sägas finns där för att hjälpa varandra, och inte se varandra som konkurrenter. Det är inte alltid fallet.
5 Systematiskt kvalitetsarbete i verksamheten
Systematiskt kvalitetsarbete innebär att vi systematiskt och kontinuerligt planerar, följer upp och förbättrar vår verksamhet i förhållande till de krav, mål och riktlinjer som ställs på verksamheten.
Arena Satellitens årscykel för kvalitetsarbetet ser ut som nedanstående bild beskriver.
Den bygger på samma idé som ovanstående bild.
Arena Satelliten ingår som medlem i ett nationellt nätverk för kvalitetssäkring i öppen ungdomsverksamhet, KEKS (Kvalitet och kompetens i samverkan). KEKS erbjuder en rad verktyg för nyckeltal och jämförelser med andra kommuner.
I januari jobbar personalen med att forma mål och en handlingsplan för verksamheten i stort. Detta arbete utgår från föregående års resultat och baseras på våra Good Enough- mål, den politiska plattformen för mandatperioden, verksamhetens riktlinjer samt kultur- och fritidsnämndens mål för verksamhetsåret. Utifrån det arbetars en handlingsplan/arbetsplan fram för hela verksamheten.
Arena Satelliten lägger stor vikt vid att kultur- och fritidsnämndens mål ska genomsyra verksamhetens utvecklingsarbete. I detta arbete är det viktigt att personalens förstår hur allt hänger ihop och hur nämndens mål bryts ner till reell verksamhet i huset. När detta arbete är klart bryts detta ned till teamen och medarbetarnas individuella målplaner.
Under året genomförs löpande dokumentation i en digitala loggbok och löpande uppföljning av verksamhet görs även via gruppenkäter.
Parallell med detta sker löpande uppföljningar av verksamheten inom ramen för den kommunala målstyrningen, verksamhetens kvalitetsindikatorer,
handlingsplan/arbetsplan för verksamheten och de individuella målplanerna. I detta arbete ingår även löpande analyser och reflektioner över hur arbetet fortgår. Detta sker med hjälp av rapporter från loggboken samt uppföljning av gruppenkäter.
I oktober genomförs mötesplatsenkäten.
I december presenteras ett resultat från KEKS, kvalitet och kompetens i samverkan.
I december och januari analyseras resultaten och återkopplas till kontor och nämnd i samband med årsberättelsen för verksamheten.
5.1 Undersökningar, jämförelser och nyckeltal
5.1.1 Kvalitetsindikatorer och jämförelser
Arena Satellitens främsta verktyg för kvalitetssäkring och jämförelser med andra är arbetet inom ramen för KEKS. De kvalitetsindikatorer som följs upp inom ramen för KEKS Good-Enoughmål presenteras främst under kapitel 3.3.2 Medarbetare samt 5.1.2 Brukar-/kundundersökningar.
Ungdomens hus har cirka 200 unika besökare som regelbundet återkommer till verksamheten vilket motsvarar ca 5 % av målgruppen, ungdomar i åldern 16 - 20 år i Sollentuna kommun. Ungdomarna rör sig över kommungränserna under sin skol- och fritidstid varför besökarna på Arena Satelliten inte endast består av ungdomar bosatta i Sollentuna kommun. När MUCF har kartlagt fritidsverksamhet visar svaren att på nationell nivå svarar endast ca 3 % att de regelbundet besöker öppen fritidsverksamhet.
Arena Satelliten Ungdomens hus visar generellt goda resultat i KEKS-enkäten.
Könsfördelningen är jämnare än KEKS-snittet och når målet om max 10 % avvikelse från jämn könsfördelning (40/60 förhållande). Index kopplade till trygghet och
bemötande visar också på mycket goda resultat över KEKS-snittet. Index för inflytande, delaktighet och ansvarstagande har under 2018 sjunkit för andra året i rad och ligger under snittet i KEKS.
En hög andel av besökarna på Arena Satelliten har varit med och producerat verksamhet för andra, andelen ungdomsproducerad verksamhet är också hög jämfört med KEKS- snitt.
Arena Satellitens verksamhet bedrivs mycket kostnadseffektivt. Under de senaste åren har dessa kostnader dessutom sjunkit. Kostnaden per besök 2018 är ca en tredjedel lägre än snittkostnaden inom KEKS. Personalkostnaden per verksamhetstimme är fem gånger så hög i genomsnitt inom KEKS jämfört med Arena Satelliten (82 % högre).
5.1.2 Brukar-/kundundersökningar
Inom ramen för kvalitetsnätverket KEKS finns ett antal standardiserade verktyg som Arena Satelliten, Ungdomens hus, använder sig av. Då syftet med verksamheten är att skapa en attraktiv mötesplats för målgruppen sker kvalitetssäkring av verksamheten genom att besökarna utvärderar verksamheten vilket främst sker genom de enkätverktyg som tagits fram inom KEKS.
Mötesplatsenkäten
En gång per år genomförs även en mötesplatsenkät där verksamheten får en samlad bild avseende:
Hur väl verksamheten når målgruppen
Hur ungdomarna upplever trivsel, miljö, utbud, bemötande och tillgänglighet
I vilken grad ungdomarna är delaktiga i verksamheten
Hur kostnaderna för verksamheten står i relation till verksamhetens kvalitet
Kvalitetsindikator Utfall
2017
Utfall
2018 Mål Jmf
Riket
* Index inflytande, delaktighet och ansvarstagande 49 % 43 % 50 % 54 % Andel ungdomsproducerad verksamhet 91 % 66 % 60 % 29 %
Andel producenter 40 % 58 % 30 % 8 %
Nettokostnad per besök 162 kr 156 kr n/a 257 kr
Index trygghet och Bemötande 93 % 95 % 90 % 90 %
Avvikelse jämn könsfördelning 14 % 5 % 10 % 13 %
* Riket i detta fall utgörs av snittet i de kommuner som använder KEKS verktyg för verksamhetsuppföljning.
Arena Satellitens mål inom andel ungdomsproducerad verksamhet är 60% och resultatet 2018 var 66 %. Snittet inom KEKS var 29 %. Arena Satelliten har tidigare haft resultat på upp emot 90 %. Mål för andel ungdomar som varit med och producerat verksamhet är 30 % inom KEKS. Under 2018 har 58 % av ungdomarna på Arena Satelliten varit med och producerat verksamhet. Dessa höga resultat är en förutsättning för att kunna ha låga personal och verksamhetskostnader.
Gruppenkäten
När ungdomsverksamheten avslutar och sammanfattar olika gruppverksamheter och projekt genomförs en gruppenkät. I den får verksamheten svar på vilka ungdomar som nås, i vilken utsträckning ungdomar är delaktiga i skapandet av verksamheten och ungdomarnas syn på hur personalen arbetar med delaktighet i grupperna, såväl generellt som avseende enskilda grupper.
Kvalitetsindikator Utfall
2017
Utfall 2018
Målv ärde
Jmf Riket
* Index delaktighet gruppverksamhet 75 % n/a** 75 % 78 % Index lärande gruppverksamhet 82 % n/a** 85 % 65 %
* Riket i detta fall utgörs av snittet i de kommuner som använder KEKS verktyg för verksamhetsuppföljning.
** Under 2018 genomfördes inte gruppenkäter i verksamheten.
5.1.3 Analys och förbättrande åtgärder
Generellt sett så har Arena Satelliten en god måluppfyllelse 2018 och ligger bra till när det gäller flera av Good Enough (GE)-målen. Verksamheten lockar tjejer och killar i en nästan lika hög grad, vilket är mycket ovanligt när det gäller öppen
ungdomsverksamhet. Besökarna upplever en trygghet i verksamheten och bemötandet från medarbetarna är god. Dessutom har en majoritet av ungdomarna som besöker verksamheten själva varit med och anordnat verksamhet, i linje med Arena Satellitens uttalade syfte och ambition.
Det finns dock två områden som visat en nedåtgående trend och särskilda satsningar kommer att göras för att vända den trenden under 2019. Detta gäller "Index Inflytande delaktighet och ansvarstagande" samt "Andel ungdomsproducerad verksamhet".
Indexet för "Inflytande, delaktighet och ansvarstagande" har under de senaste två åren sjunkit från 59% till 43%. GE-målet är 50% och snittet i KEKS är 54%.
Medarbetarna har tagit till sig resultatet och arbetar för att vända trenden. Verksamheten saknar visserligen resultat från gruppenkäterna 2018 och detta påverkar troligen
resultatet. Avsaknaden av svar från gruppenkäterna beror helt enkelt på att personalen inte har sett till att dessa blivit genomförda efter avslutade projekt och grupper. En förklaring till detta är det endast finns fyra anställda i ungdomsverksamheten (inklusive verksamhetsansvarig) och att personalen inte prioriterade detta arbete under 2018.
Medarbetarna ser också andra faktorer som bakomliggande orsaker till den nedåtgående trenden för Index Inflytande, delaktighet och ansvartagande. Under 2018 har drop in- verksamheten blommat ut och besöks varje gång av 45-65 unika besökare. En stor del av denna grupp är ovana vid att vistas i ett hus med fokus aktiviteter och delaktighet varför medarbetarna behövt anpassa sig till ett annat arbetssätt än tidigare.
Ibland kan bristen på självförtroende och tron på att man inte klarar någonting yttra sig på följande sätt:
Verksamheten skulle bjuda på våfflor för att lite fira att vi har lyckats skapa bra drop in-kvällar. Då går det till så att alla ungdomar får själva iordningställa smet, ta fram våffeljärn och sedan grädda sin våffla. En ungdom cirklade runt och blev efter en stund uppfångad av en personal ”Vill du inte ha en våffla?” Det visade sig att den unge aldrig gräddat en våffla och hade ingen aning om hur hen skulle göra. Ledaren fick steg för steg guida den unge i läroprocessen och till slut hade hen en färdig våffla.
Detta är själva kärnan i det icke-formella lärandet.
Just det här exemplet kanske kan tyckas simpelt. Men det är så här medarbetarna jobbar med allt, stort som smått. Och det rustar ungdomar med mod, färdigheter och en större självkänsla inför kommande uppgifter i livet. Detta arbete är det som är utmaningen och när uppgifterna blir större, till exempel som att vara med i producentgruppen och
planera och genomföra evenemang, då blir medarbetarnas arbete och fritidsledarens roll mer komplext och ännu viktigare.
Ledarens utmaning är att hålla denna process levande och ständigt bjuda in ungdomarna att delta i det fritidsledaren gör. I verksamheten har man därför skapat en
rekvisitaverkstad som håller till mitt ute verksamheten. När något ska byggas till ett evenemang, det ska sys nya gardiner eller laga något då görs det där, i mitt i
verksamheten, och ungdomar blir alltid nyfikna och ledaren kan bjuda in och låta den unge vara den som till exempel sågar upp trä till en låda. Ledarens utmaning handlar mycket om att låta processen ta tid, och våga låta en ungdom ”misslyckas”. Ledaren måste förmedla att hen aldrig ser saker som ett misslyckande utan alltid prata om att
”Ok, den vägen funkade inte, då måste vi hitta en ny väg”.
Dessutom arbetar medarbetarna mycket aktivt med gruppdynamiken och attityder i verksamheten. Det handlar om trygghetsskapande åtgärder i form av att motverka att vissa ungdomar dominerar andra, att motverka mobbing och att inte tillåta skojbråk, att motverka ojämlikheter till exempel mellan könen och att motverka att kriminella
värderingar får florera. Detta motverkas till exempel genom att ha kontroll på den musik som spela i verksamheten. Det är inte tillåtetet att till exempel spela musik som
glorifierar våld och kriminalitet, så kallad gangsterrap. Medarbetarna har under året aktivt arbetat för att negativa gruppkulturer inte ska ta över och detta arbete har varit framgångsrikt.
Sammanfattningsvis har 2018 varit ett krävande år med hårt arbete inom områdena ovan, vilket ”tagit” mycket av medarbetarnas energi och ork. Jämsides med detta arbete drivs även det "ordinarie" arbetet med övrig verksamhet i huset. Den stora
arbetsbelastningen har medfört att bland annat så har genomförandet av gruppenkäter prioriterats bort. Detta har uppmärksammats i personalgruppen och för att hela arbetet ska kunna genomföras från start till mål, har ett arbete inletts för att ytterligare
tydliggöra personalens roller, ansvarsområden och strukturer för arbetet förbättras.
Verksamheten ser en nedgång i resultaten för andel ungdomsproducerad verksamhet.
GE-målet uppfylls dock och Arena Satelliten har ett klart bättre resultat är genomsnittet i KEKS-nätverket men har gått från 91% under 2017 till 66% under 2018. Målet för detta mått är 60% och snittet i KEKS ligger på 29%. Även detta resultat påverkas av avsaknaden av resultat från gruppenkäten. En bidragande orsak till resultatet kan även vara att Arena Satelliten under 2018 har noterat en nedåtgående trend när det gäller antalet band som repar i lokalerna och att replokalerna har inte varit lika fullbelagda som tidigare. Det verkar inte vara lika attraktivt bland målgruppen (i detta fall unga i åldern 16 - 25 år) att spela i band med instrument för närvarande.
En positiv omständighet är att det under året startade en producentgrupp bestående av ett 15-tal ungdomar som mer eller mindre är inblandade i husets alla evenemang.
Ungdomarna arbetar med evenemangen genom att antingen stötta andra arrangörer eller så planerar gruppen och genomför egna evenemang. Exempel på ett nytt evenemang anordnat av denna grupp är School´s Out Winter Edition 2018.
Inom ramen för Arena Satellitens verksamhetsplanering och mål för 2019 ingår
målsättningen att förbättra resultaten i båda ovanstående index. Ett särskilt fokus under 2019-2020 kommer ligga på det fortsätta arbetet med att stötta ungdomarna i att göra egenproducerad ungdomsverksamhet. Detta kan medföra att ett behöv av att se över hur personalens schema ser ut och att samarbetet med vaktmästarna blir ännu mer
sammansvetsat vissa kvällar, helger. Eftersom verksamheten inte får mer pengar i budget så är det här ett sätt att utveckla verksamheten utan att det ska kosta mer pengar.
5.2 Avvikelser och incidenter
5.2.1 Synpunkter och klagomål
Ungdomsverksamheten tar emot synpunkter och klagomål centralt via kommunens kontaktcenter eller direkt i verksamheten. Inga synpunkter eller klagomål som krävt åtgärder har tagits mot under perioden.
5.2.2 Incidenter och tillbud
Kultur- och fritidsnämndens verksamheter är för många kommuninvånare den enda lättillgängliga och publika arena som kommunen erbjuder dem. I det kommunala uppdraget som kultur- och fritidsverksamheterna har ingår ofta att verksamheterna är öppna och tillgängliga för alla. Detta gäller såväl bibliotek och ungdomsverksamhet som idrottsplatser och simhall. Öppna dörrar och inga eller låga krav på prestation och köpkraft innebär ibland även problem. Det handlar om besökare som av olika
anledningar inte respekterar de samhällsnormer som råder eller de regler som finns i verksamheten, regler som finns för att säkerställa alla besökares trygghet och rätt till deltagande på lika villkor.
En grundsten i ungdomsverksamheten är att den är trygg för besökare och personal.
Under 2017 resulterade Arena Satellitens trygghetsarbete i en trygghetsplan för verksamheten. Trygghetsplanen är hela tiden levande i verksamheten. Bakgrunden till denna plan är att det redan från första året, 2010, uppstod trygghetsproblem. Detta hade sin grund i vissa ungdomsgrupperingar och eskalerade under 2013 och 2014 då Arena Satelliten hade stora trygghetsproblem. Det förekom både hot, våld, misshandel och upplopp i verksamheten som kulminerade i en skjutning mot huset. Miljön var otrygg både för ungdomsverksamhetens besökare och personal men också för vaktmästarna och de föreningar och skolor som nyttjade husets idrottshallar. De fattades beslut om att stänga drop in-verksamheten och ett omfattande trygghetsarbete inleddes 2015.
Samtidigt hörde verksamheter runt om i Sverige av sig och hade liknade problem i sina verksamheter. 2016 i KEKS-nätverket beslutades det att tillsätta en nationell
arbetsgrupp som skulle arbeta fram metoder för trygghetsskapande arbete. I denna arbetsgrupp hade Arena Satelliten en representant. Arbetsgruppen tittade på trygghetsplanen från Göteborgs stad och samlade in erfarenheter från olika
verksamheter. I nätverket finns nu väl utarbetade rutiner för det trygghetsskapande arbetet och många utbildningsinsatser har gjorts för alla fritidsledare.
Idag arbetar medarbetarna mycket aktivt med gruppdynamiken och attityder i
verksamheten. Det handlar om trygghetsskapande åtgärder för att motverka att negativa gruppkulturer ska få fäste i verksamheten och detta arbete har varit framgångsrikt.
Som stöd i detta arbete använder sig verksamheten av metoder och rutiner specifierade i verksamhetens trygghetsplan. Dessutom rapporteras alla incidenter och tillbud, både gällande personal och besökare, i kommunens rapporteringssystem KIA.
5.2.3 Analys och förbättrande åtgärder
En grundsten i ungdomsverksamheten är att den är trygg för besökare och personal.
Under 2017 resulterade Arena Satellitens trygghetsarbete i en trygghetsplan för
verksamheten. Bakgrunden till denna plan är att det redan från första året, 2010, uppstod trygghetsproblem. Kortfattat kan sägas att kriminalitet hade fått fäste i huset och att
personalens toleransnivå för vad som var acceptabelt hade skjutit i höjden. De fattades beslut om att stänga drop in-verksamheten och ett omfattande trygghetsarbete inleddes 2015.
Samtidigt hörde verksamheter runt om i Sverige av sig och hade liknade problem i sina verksamheter. I samarbete med KEKS-nätverket arbetades det fram metoder för
trygghetsskapande arbete. I nätverket finns nu väl utarbetade rutiner för det
trygghetsskapande arbetet och många utbildningsinsatser har gjorts för alla fritidsledare.
Dessa erfarenheter präglar fortfarande arbetet i verksamheten.
I Sollentuna inleddes ett samarbete mellan Arena Satelliten och socialkontoret i samband med trygghetsarbetet. Tillsammans tog Arena Satelliten, de mobila fritidsledarna och socialkontorets fältteam och arbetsledare gemensamt fram trygghetsplanen och en gemensam arbetsbeskrivning för fältverksamheterna inom kommunen. Parallellt med det arbetet jobbade även Arena Satelliten fram en trygghetsplan för ungdomsverksamheten i huset.
Nu har Arena Satelliten en fungerande verksamhet i alla delar. Drop in-verksamheten är välbesökt och fungerar jämsides med all annan verksamhet. Framgångsfaktorerna i detta är att trygghetsplanen skapar en samsyn på hur arbetet ska bedrivas och tydligt har tagit fram vad som skapar en otrygg miljö och hur arbetet för att stävja detta ska ske.
6 Processer och rutiner
Rutiner för trygghetsarbetet
En grundsten i ungdomsverksamheten är att den är trygg. 2017 resulterade
trygghetsarbetet i en trygghetsplan för verksamheten. Trygghetsplanen är ett omfattande dokument som beskriver hur medarbetare och ledning ska hantera händelser i
verksamheten. Arbetet med planen är hela tiden levande i verksamheten.
Drop-in metoden
För att säkerställa att drop-in verksamheten är trygg har en metod för hur arbetet med verksamheten ska genomföras. Metoden innebär att medarbetarna arbetar aktivt med exempelvis bemötande, den fysiska miljön, aktiviteterna, teman, medlemskap,
nolltolerans mot dålig attityd och fysiska "lekar" i drop-in verksamheten. Dessutom finns rutiner för hur medarbetarna kontinuerligt stämmer av inför och efter varje kväll.
(det här är bara ett förslag på text från mig, men det gör att det blir lite kortare, sen tycker jag att ni gärna får prata mer om just denna del på presentationen i nämnden, det är jätteintressant hur ni jobbat med att hjälpa ungdomarna att hitta en tillhörighet i verksamheten).
7 Medarbetarnas medverkan i kvalitetsarbetet
Kvalitetsarbetet följs alltid upp på verksamhetsmötet som sker en gång i veckan.
Medarbetare och ledning stämmer då av i loggboken för att säkerställa att den är korrekt och uppdaterad. Detta är viktigt då uppgifterna i loggboken är ett viktigt underlag för resultaten som sedan utgör basen för verksamhetens kvalitetssäkring inom ramen för KEKS-modellen. Under 2018 prioriterades gruppenkäterna bort, vilket gjorde att resultaten från KEKS förmodligen påverkades. Under 2019 ska gruppenkäterna prioriteras av medarbetarna för att säkerställa bättre underlag för uppföljning.
För att hålla en hög kvalitet i verksamheten varje kväll så har de medarbetare som är i tjänst en avstämning innan varje drop in-kväll där kvällens planering stäms av.
Avstämningen kan beröra specifika verksamheter och möten som ska äga rum men det handlar även om ungdomarnas sociala behov och om någon enskild individ för
närvarande kan vara i behov av särskilt stöd eller liknande.
Efter varje drop-in kväll ägnar medarbetarna en halvtimme åt att prata igenom kvällen, om någonting hade kunnat göras annorlunda och hur stämningen och tryggheten varit i verksamheten. Både bra och mindre bra saker diskuteras och analyseras. Under denna halvtimme förs även uppgifter in i loggboken.
När det gäller evenemang så görs ett särskilt arbete för att upprätthålla kvaliteten. Detta sker via eventplaneringar. Det är bland annat för att säkerställa kvaliteten i dessa som särskilda gruppenkäter ska göras. Detta arbete föll dock bort under 2018 och kommer därför särskilt uppmärksammas vid avstämningar under 2019.
8 Viktiga händelser
Under 2018 har arbetet med Producenterna befärsts. Detta är en ungdomsgrupp som har tillkommit genom arbetet med School´s Out Festival Summer edition. Under året genomförde Producenterna även en vinterfest, School´s Out Winter edition. Gruppen har sedan utvecklats till att vara navet i alla evenemang som äger rum i huset. Det kan handla om allt från att de hjälper till med fikat vid en föreläsning, håller i garderoben och entrén vid ett annat evenemang till de stora festivalerna som de planerar och genomför själva från början till slut. Producenterna tillsammans med UMV och Teknikcrewet utgör stommen i programverksamheten.
Under 2018 har formen för projektkontoret Bankomaten äntligen fallit på plats. Den har fått en fysisk form i loungen, ett eget rum med glasväggar. Bankomaten har fått
specifika öppettider och här kan besökaren bolla idéer med medarbetare och söka resurser till sina projekt. Grundläggande för att få sin ansökan beviljad är att den gynnar fler ungdomar än den som söker. Ett exempel är de fyra killar som sökte för ett LAN- projekt. I höstas genomfördes det under namnet LANOMANIA. Cirka 50 ungdomar deltog i ett LAN som hölls i A-hallen i Arena Satellitens idrottsdel under fredag till söndag.
Under 2018 har även drop-in verksamheten befäst. Tre dagar i veckan, mellan klockan 16.00-21.00, har Arena Satelliten drop-in öppet. Syftet med verksamheten är att ungdomar på ett lätt sätt ska kunna stifta bekantskap med de organiserade
verksamheterna och så att säga ”klämma och känna” på dem. Under dessa kvällar har Bankomaten öppet, Rekvisitaverkstan håller öppet tillsammans med Producenterna, en replokal är öppen där besökare kan prova på att spela instrument tillsammans med andra, det finns även öppen studio i podcast, dans, dj och musikproduktion, UMV finns på plats och det kan även arrangeras lite olika saker. Dessa kvällar lockar cirka 45-70 ungdomar per kväll.
