Riktlinjer för sponsring i Karlskrona kommuns samlade verksamhet

(1)

Riktlinjer för sponsring i

Karlskrona kommuns samlade verksamhet

Fastställt av: Kommunstyrelsen 2016-03-01, § 76

Ansvar för revidering: Kommunledningsförvaltningen

Gäller för: Karlskrona kommunkoncern

Giltighetstid: Tillsvidare

Ersätter:

Riktlinjer för sponsring i Karlskrona

kommuns samlade verksamhet, fastställd av kommunfullmäktige den 20 oktober 2011,

§ 146

(2)

Riktlinjer för sponsring i Karlskrona kommuns samlade verksamhet

Övergripande riktlinjer för överväganden vid handläggning av sponsrings- ansökningar eller förfaranden då kommunens verksamheter sponsras.

Riktlinjerna ska ses som minimiregler.

Arbetsordning

Respektive nämnd och bolag beslutar i ärenden om sponsring inom ramen för sin verksamhet. Enligt kommunallagen beslutar emellertid fullmäktige i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för

kommunen.

I det fall nämnd eller bolag avstår från att sponsra verksamhet, evenemang eller arrangemang har kommunstyrelsen möjlighet att besluta om sponsring.

För sådan sponsring gäller utöver de generella kriterierna enligt fastställd policy att sponsringen ska anses viktig ur allmän eller näringslivspolitisk synpunkt. Medel för sådan sponsring finns i kommunstyrelsens reserv.

Sådana ärenden bereds av Kommunledningsförvaltningen.

Formella beslut i ärenden om sponsring ska fattas i ett politiskt organ eller av tjänsteman enligt delegation från nämnd. Ärenden om sponsring ska handläggas på hög nivå i den ansvariga verksamhetens organisation.

Sponsring av icke-kommunala verksamheter är en marknadsföringsåtgärd. I beredningen av ärenden där kommunen ska gå in som sponsor, ska samråd ske med kommunledningsförvaltningens kommunikationsavdelningen som erbjuder kompetens i marknadsföringsfrågor. Genom ett sådant förfarande uppnås en bättre överblick över sponsringsärenden och risken för att flera kommunala verksamheter ger sponsorbidrag till samma intressent undviks.

Respektive nämnd och bolag beslutar om rutiner och ansvarsfördelning i sponsringsärenden utifrån dessa riktlinjer och policy för sponsring.

Avtal och uppföljning

All sponsring ska regleras genom ett skriftligt avtal oavsett sponsringens värde. I avtalet ska anges uppgifter om syfte och mål med

sponsorsamarbetet samt sponsringsåtagande och motprestation.

Avtalet ska vara tidsbegränsat eller i övrigt begränsat till visst evenemang eller liknande.

Respektive nämnd och bolag ansvarar för att en utvärdering görs av sponsorsamarbetet och dess resultat i förhållande till i avtalet angivna mål.

Då kommunen är sponsor ska särskilt följas upp att den sponsrade parten fullgjort den avtalade motprestationen. Först efter genomförd utvärdering kan ett avtal om sponsring förlängas.

Postadress Besöksadress Telefon e-post

2

371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7B 0455 30 30 00 karlskrona.kommun@karlskrona.se

(3)

Kommunen som sponsor

Sponsring av icke-kommunal verksamhet innebär att kommunen i syfte att stärka sitt varumärke lämnar ersättning till en angiven verksamhet i en förening eller ett specifikt evenemang/arrangemang.

Sponsringsobjekt

Den sponsrade ska bedriva samhällsnyttig verksamhet och det ska vara positivt för kommunen att kopplas samman med den sponsrade och den verksamhet, aktivitet eller evenemang som sponsringen avser. Kommunen sponsrar inte enskild person eller företag utan sponsringen riktar sig till angiven verksamhet i en förening inom kommunen eller specifika

evenemang/arrangemang som anordnas i kommunen. Sponsring får endast ske av publika evenemang/arrangemang och föreningar som utövar

verksamhet inför publik. All sponsring ska vara förenlig med av kommunen fastställda policydokument, program och planer.

Den sponsrade ska redovisa hur sponsringsmedlen kommer att användas (motprestation) och vilken nytta sponsringen kommer att göra. Värdet av motprestation och sponsring ska alltid stå i rimlig proportion till varandra.

Värdering och samordning

Det är viktigt att kommunen inför sitt beslut om eventuell sponsring gör både en etisk och en ekonomisk värdering av det man tänker sponsra. Det är kommunen som avgör värdet av sponsringen – nås rätt målgrupp i förhållande till syftet?

För att uppnå samordning och ekonomisk effektivitet i kommunens

marknadsföringsinsatser ska i beredningen av ärenden rörande sponsring av icke-kommunal verksamhet samråd ske med kommunlednings-

förvaltningens kommunikationsavdelning.

Kommunens logotyp

När Karlskrona kommun sponsrar extern verksamhet ska det tydligt framgå att kommunen är sponsor, antingen i text eller genom kommunens logotyp.

Kommunens verksamheter som mottagare av sponsring

Sponsring av verksamheter i Karlskrona kommun innebär att en juridisk eller fysisk person tillskjuter resurser i någon form till den kommunala verksamheten. Punkterna nedan anger vissa förhållanden som kräver beaktande vid kommunens prövning om ett sponsorbidrag ska accepteras.

o Sponsringen får inte påverka fastställda mål eller innebära att kommunen kommer i ett beroendeförhållande till sponsorn.

Däremot kan kommunen ta emot stöd från sponsorer för

arrangemang, projekt av mer tillfällig art och för icke-obligatorisk verksamhet.

o Kommunens motprestation får inte utformas på ett sådant sätt att detta kan uppfattas som att kommunen vill framhålla sponsorns produkter.

3

(4)

o Då målgruppen för sponsringen är barn och ungdomar måste hänsyn tas till barnens mognad och att det inte alltid är möjligt för barnen att välja bort den påverkan som det sponsrade budskapet kan innebära. Ju yngre barn desto större skäl att iaktta försiktighet med sponsrade aktiviteter.

o All sponsring ska vara förenlig med av kommunen fastställda policydokument, program och planer.

o God balans ska råda mellan sponsorbidrag och kommunens motprestation så att denna inte framstår som ett otillåtet stöd till enskild näringsidkare.

o Vid så kallade barteravtal (ett bytesavtal där aktörer byter varor eller tjänster med varandra) måste alltid lagen om offentlig upphandling (LOU) tillämpas. Att kommunen som motprestation endast åtar sig att upplysa om att en leverantör sponsrat

kommunen med varor eller tjänster, innebär emellertid normalt inte att upphandlingsskyldighet föreligger. Vid osäkerhet om LOU är tillämplig ska kommunens upphandlingsenhet kontaktas.

o Vid bedömning av sponsorn ska beaktas:

- att företaget drivs seriöst och inte har skatteskulder eller dylikt - att sponsorn bedriver verksamhet som från etisk synpunkt kan accepteras av kommunen

Förändringar

Kommunledningsförvaltningen ansvarar för och initierar förändringar av policyn och riktlinjerna.

Kommunfullmäktige beslutar om förändringar av policyn. Kommunfull- mäktige har i samband med att Policy och Riktlinjer för sponsring i

Karlskrona kommuns samlade verksamhet fastställdes den 20 oktober 2011,

§ 146, delegerat till kommunstyrelsen att besluta om alla nödvändiga förändringar av riktlinjerna.

4