Enhetschefen Gemensamma Förvaltningen
Verksamhetsplan för Högskoleservice 2013
Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med medarbetarna på Högskoleservice och utgår från verksamhetsplan för GF 2013, GFs plan för kvalitetsarbete, GFs plan för
systematiskt arbetsmiljöarbete, budget och medarbetarundersökningar.
Uppdrag
Högskoleservice är en del av högskolans förvaltning och har till uppgift att samordna högskolegemensam service inom områdena:
• korttidsuthyrning av högskolans lokaler
• televäxel/reception, bokning av högskolans gemensamma lokaler, profilartiklar
• lås, larm, bevakning
• service och stöd vid användning av AV-utrustning i lärosalar
• vaktmästeri, post och godshantering, kopiering, underhåll av inredning
• internationell mobilitet, framför allt på utresandesidan, men även antagning av inresande utbytesstudenter på inresandesidan.
• stipendie- och projektadministration för utbytesverksamhet samt samordning och uppföljning av utbytesverksamhet.
• inom ramen för StudentCentrum, bland annat:
- en högskoleövergripande tentamensadministration samt ansvar för högskoleprov - expeditionsuppgifter såsom utskrift av intyg och registerutdrag
- enklare datasupport
- utlämning av passerkort till högskolans lokaler
- tillhandahållande av informationsmaterial och blanketter - adressändring
- fungera som, i första hand, mottagare av frågor samt vid behov slussa dessa vidare till rätt mottagare
Mål för Högskoleservice
• God service till personal, studenter och allmänheten
• Bidra till utvecklingen av en effektivare administration med god kvalité
• Ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter och en förbättrad internkommunikation
Nyckeltal för att beskriva verksamheten
Ärende Utfall 2010 Utfall 2011 Utfall 2012
Utgående försändelser via posten 146 694 190 000 103 824*2
Antal ärenden i vaktmästeriets ärendehanteringssystem - 4846 5592
Farligt avfall (s:a antal kg) - 5 204,5 5 066
Antal ärenden i Studentcentrums expedition 36 786 41468 35701
Antal anmälda tentander 19 618 29 837*1 29 737
Antal genomförda 16 941 26 037 *1 26 069
Antal tentor 1 291 1 841*1 2 171
Antal anmälda till högskoleprovet 2 174 2 095 2 097
Studenter med särskilda behov 185 210 192
Antal samtal till Studentcentrum - - 3 892
Antal inkommande samtal till växeln - - 47 786
Antal sålda profilvaror 11 369 9 047 7 550
Pappersförbrukning vid HB (antal sidor) 4 737 500 3 757 500 3 432 500 Antal externbokningar av högskolans lokaler inkl. entréerna - 282 414
Antal externbokningar B-entré/S-entré - - 215/93
Antal utresande studenter 140 (55*) 219 (66*) 196 (78*)
Antal inresande studenter 279 (173*) 311(185*) 301 (213*)
Antal utresande personal 75 (29*) 36 (22*) 113 (30*)
Antal inresande personal 48 (27*) 14 (5*) 75 (21*)
*varav inom EU-program
*1t o m 2012-12-18
*2 t o m 2012-11
Avdelningen har systemägarskap för följande IT-system:
KronoX - schemaläggnings- och lokalbokningssystem Euroshop - kassasystem
Bar-on - streckkodssystem för tentamensadministration Boss - tentamensadministration
Tandbergs - videokonferenssystem
TransIT - administration av internationellt utbyte Stars - utvärderingssytem för utbytesstudenter
Packsoft - frakthandlingar till in- och utrikesförsändelser
Förändringar från föregående år
Då funktionen för forsknings- och samverkansstöd upphör vid årsskiftet 2012/13 flyttas de kvarvarande internationella mobilitetsprojekten som funktionen ansvarat för till
Högskoleservice. Detta innebär dock ingen resursökning i motsvarande omfattning.
Under 2013 minskar även resurserna i Studentcentrum med en årsperson, vilket bland annat innebär minskade öppettider i studentexpeditionen.
Verksamhetsutveckling
Avdelningens ordinarie verksamhet beskrivs under Uppdrag.
Prioriterade utvecklingsområden
Extern lokalbokningspolicy
Bakgrund/syfte: Under 2010 och 2011 har en lokalbokningspolicy för extern uthyrning av högskolans lokaler tagits fram. Väntar på fastställande av policy (ekonomiavdelningen).
Tidplan: Kvartal 1, 2013 Ansvarig: KEK (KRO, THV)
Intern lokalbokningspolicy
Bakgrund/syfte: En lokalbokningspolicy för intern uthyrning behöver tas fram för klarare regler och rättvisare bokning mellan institutionerna. Detta i samråd med ekonomiavdelningen.
Tidplan: 2013 Ansvarig: KRO, THV, KEK
Webb
Bakgrund/syfte: För en ökad service, effektivitet och kvalitet och för att informera om vår service samt underlätta för personal och studenter vill Högskoleservice utveckla och uppdatera den svenska och engelska webbplatsen.
Avdelningen strävar efter en strukturerad, enhetlig och tillgänglig webbplats.
Utförande: Receptionen: Möjliggöra lägenhetsbokning via webben.
SC: utveckla personalsidan på webben gällande ansvarsområden mot institutionerna.
Tidplan: Löpande avstämningar Ansvarig: respektive funktion
Gemensamma lärosalar
Bakgrund/syfte: Arbetet med översyn fortsätter under 2013 med att förbättra med fler
informationsskyltar i salarna, t ex lokalvårdsfrekvens. Informationsfilmer rörande användning av teknisk utrustning i salarna har påbörjats. Förbättra rutin för felanmälan.
Tidplan: Kvartal 2, 2013 Ansvarig: HAN, MIL
KronoX
Bakgrund/syfte: Omarbeta information som finns om systemet på webben. För effektivare administration beräknas samkörningen av Kursinfo och KronoX genomföras under kvartal 1, i skarp drift kvartal 3.
Tidplan: 2013 Ansvarig: KRO
Marknadsföring
Bakgrund/syfte: Synliggöra och marknadsföra verksamheten och uppmärksamma vår service.
Utförande: Förenkla e-postsdresser samt marknadsföra oss via visitkort, återkommande e- postutskick, skyltning, öppet hus samt att få institutionen att presentera nyanställda. Delta i informationsmöten för personal och studenter samt fortsätta utvecklandet av
avstämningsmöten med institutionerna.
SC: Fånga upp ny personal för information om tentamensadministration och SC. (AGK) Få ingång hänvisningsmeddelande på 4550. (MAA)
Vaktmästeri: Telefonträd - komma till rätt person med en gång.
Reception: Informera ny personal om vårt arbete och om TRIO, ta fram ett ”startkit” om hur telefonen fungerar.
Alla: Få upp mer verksamhet på studenttorget.
Tidplan: 2013 Ansvarig: respektive funktion
Godsmottagning/post
Bakgrund/syfte: Utöka internt samarbete för att få en hållbar situation vid leveranser och bud.
Utreda möjlighet av godsmottagningstid. Skapa rutiner för godsmottagning.
Tidplan: Kvartal 1, 2013 Ansvarig: STI
Kopiatorer/Skrivare
Bakgrund/syfte: Införa en ny administrativt programvara som kallas HP Web Jetadmin för att få information och varningar om service eller tonerbyte direkt från alla kopiatorer och
skrivare för en effektivare hantering. Samtidigt införs och installeras även en serverlösning från Ricoh som automatiskt beställer toner samt även skickar mätaravläsningar från alla Ricoh kopiatorer direkt från leverantören.
Tidplan: Klart Kvartal 1, 2013 Ansvarig: MIL,GP
Infodator
Bakgrund/syfte: Utöka service och effektivitet för både personal och studenter genom att ta fram en infodator till receptionen och även en på studenttorget.
Tidplan: 2013 Ansvarig: KRO, LBP, THV, AGK
KronoX tentamensmodul
Bakgrund/syfte: Sedan en längre tid har en tentamensmodul varit under utveckling genom KronoX-konsortiet. Systemet testkörs vid pilotinstitutionen THS.
Tidplan: 2013 Ansvarig: MAA
Öka antalet utresande studenter
Bakgrund/syfte: Utifrån högskolans internationaliseringspolicy och på grund av obalans i antalet in- och utresande utbytesstudenter behöver antalet utresande studenter öka.
Åtgärder är framförallt ökade marknadsföringsinsatser i form av informationspass och genom studentmedverkan i form av bloggar, fotoutställningar osv. Förbättring av marknadsföring och information i och med den nya webben. Samverka kring internationalisering på högskolan, exempelvis via Högskolans internationella forum (HIF) och regelbundna avstämningar med högskolans internationella samordnare, liksom med tidigare och mer konsekvent beredning av kommande års handlings- och verksamhetsplaner inom internationalisering.
Tidplan: 2013 Ansvarig: Internationella koordinatorer
StudentCentrum
Bakgrund/syfte: Sedan 2009 finns en samlad studentreception i enlighet med rektors beslut (dnr 86-07-30). Fortsatt utveckling av verksamheten genom t ex fysik flytt av fler funktioner till Studentcentrum. Studenttorget behöver också utvecklas så att det används i högre
utsträckning. Fortsatt arbete med de synpunkter som framkommit i kundenkät och översyn av verksamhetsstöd till studenterna som genomfördes 2012. Uppföljning av konsekvenser av ändrade öppettider.
Tidplan: 2013 Ansvarig: AGK, KEK m.fl.
Skyltning
Bakgrund/syfte: Under 2011 gjordes en översyn av högskolans skyltning med fokus på engelsk översättning och taktila alternativ. Särskilda insatser kommer göras på entréplan, medan trapphus ses över i samband med ombyggnationer.
Tidplan: 2013 Ansvarig: MIL
Högskoleprovet
Bakgrund/syfte: Förbättrat samarbete med Borås Kommun för att få en mer stabil situation i samband med bokning av lokaler inför varje högskoleprov och också en rimlig kostnad av kommunägda lokaler.
Tidplan: 2013 Ansvarig: ANPO, KEK
Förvaltningsplaner
Bakgrund/syfte: För att säkerställa att förvaltningsarbetet bedrivs med fokus på verksamhetens nytta tas förvaltningsplaner fram för de IT-system där avdelningen har systemägarskap. Först ut är KronoX.
Tidplan: Kvartal 1, 2013 Ansvarig: KRO, KEK
Kvalitetsarbete
Under 2013 fortsätter arbetet med att utveckla och dokumentera avdelningens arbetsrutiner på ett enhetligt sätt. Vi kommer även att utgå från vad som framkom av
kundenkätundersökningen och arbeta utifrån den.
Avdelningen: Ha regelbundna möten med de administrativa cheferna på institutionerna.
Vaktmästeri: Göra en behovsanalys för fortsatt investering i högkvalitativ utrustning i videokonferens, streaming och medieproduktion i samverkan med brukarna i huset (klart kvartal 4). Se över bokningssystem för teknikhjälp och konferens (klart kvartal 1).
Översyn av arbetssätt, med bättre back-up
Reception: Se över rutiner vid bokning av konferenser och uppstartshjälp.
Arbetsmiljöarbete
Insatser har gjorts för ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter och en förbättrad internkommunikation inom avdelningen genom exempelvis tvärgruppsdiskussioner, jobbskuggning samt aktiviteter på och vid sidan av arbetstid. Under 2013 fortsätter detta arbete med fokus på hela avdelningen. Hösten 2012 flyttades ett antal kontor ut från expeditionskorridoren av arbetsmiljöskäl och resultatet av inplaceringstest inväntas för långsiktig lösning.
Hållbar utveckling
Under 2013 fortsätter avdelningens engagemang i utvecklingen av ett ”multikort” vid högskolan. Vi kommer även att arbeta med förbättrade möjligheter till virtuella möten samt marknadsföringen av detta. Miljöcertifieringen kommer innebära en rad insatser framför allt inom ansvarsområdet avfallshantering, men ett kontinuerligt arbete pågår inom områden som exempelvis pappersförbrukning, belysning och övriga inköp. Ett exempel på arbetet med minskad pappersförbrukning är informationsinsatser gentemot examinatorer om minskad pappersförbrukning i samband med tentamina.
Kompetensutveckling
Kompetensutveckling sker genom utbildning/kurser, samverkan/nätverk, studiebesök, deltagande i utvecklingsprojekt, nya/förändrade arbetsuppgifter, lärande i vardagen, genom backup för varandra. Deltagande i GFs kompetensutvecklingsinsatser och utvecklingsdagar.
Avdelningens medarbetares kompetensutveckling planeras delvis i samband med utvecklingssamtal.
Exempel på nätverk
• Högskoleprov
• Lokalvård
• Multikort
• Tentamenskonferens
• KronoX - användargrupp
• Konferens och evenemang
• Hyresvärdsträff Akademiska Hus
• CLU – videokonferenssystem
• telefoni/TRIO
• Högnätet (Internationella koordinatorer vid högskolor)
För att öka vår tekniska kunskap planeras utbildning av utrustningen som används inom högskolan, såsom telefoner och videokonferensutrustning mm.
Resurser
Personalresurserna vid Högskoleservice består under större delen av 2013 av 17 personer, motsvarande 16,9 årspersoner enligt nedan.
Område: Omfattning 2013:
Avdelningschef 1
Växelreceptionister 2,6
Tekniker 5,4
Samordnare för vaktmästeri 1
Administratörer, studentexpedition Rättssäkerhetshandläggning
3,5 0,4
Samordnare studentexpedition 1
Internationella koordinatorer 2
Uppföljning
Avdelningens budget och ekonomiska utveckling presenteras i bilaga 1.
Kommentarer:
Den organisatoriska förändringen för de internationella koordinatorerna kommer innebära ökade kostnader för personalresurser under 2013.
Omflyttningar av förrådsutrymmen och kontor på Studentcentrum kan komma att innebära ökade lokalkostnader.
Katarina Ek
Bilaga 1 Budget och ekonomiska utveckling
