Plats och tid SKYPE, klockan 10.00-12.30
Beslutande Per Gunnarsson, ordf.
Carl-Uno Olsson Carl Hellqvist
Övriga deltagande Anna Cederqvist, VD, ej § 15 Emelia Runeberg, kanslichef
Anela Lennartsson, vik kanslichef § 1-9 Herman Bynke, ordförande VaraNet AB § 3 Martin Strandholm, VD VaraNet AB § 3
Justerare Carl-Uno Olsson
Justeringens plats och tid Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 1-15
Emelia Runeberg
Ordförande
Per Gunnarsson
Justerare
Carl-Uno Olsson
Utseende av justerare
Styrelsen utser Carl-Uno Olsson att justera protokollet.
§ 2
Godkännande av dagordning Styrelsen godkänner föreslagen dagordning.
§ 3
Föregående mötesprotokoll
Styrelsen tar del av föregående mötesprotokoll och lägger detsamma till hand- lingarna.
§ 4
Avstämningsmöte med VaraNet AB
VaraNet ABs ordförande Herman Bynke och verkställande direktör Martin Strandholm informerar styrelsen om pågående och aktuellt arbete i bolaget.
För närvarande arbetar bolaget med att utreda möjligheten till svartfiber till villa, där VaraNet AB skulle kunna fungera som en kontakt för att få in nya kunder. Det skulle innebära att VaraNet AB behöver bygga fler noder i tätor- terna för att fler ska få tillgång till svartfiber. Mot bakgrund av detta har styrel- sen gett verkställande direktör i uppdrag att ta fram underlag för hur bolaget skulle kunna arbeta vidare med frågan, för att också lyfta upp det till kommu- nen för principiellt ställningstagande.
Vidare diskuteras behovet av att VaraNet AB är med tidigt i processen vid nya bostadsbyggnationer. Detta så att fiber kan grävas ner i samband med att kom- munen planerar och gräver för nya bostadsområden.
Vara Koncern AB ställer sig positiv till det utvecklingsarbete bolaget står inför och ser positivt till att bolaget tar fram en strategi över fiberutbyggnaden i Vara.
§ 5
Föregående mötesprotokoll från dotterbolagen
Styrelsen tar del av föregående mötesprotokoll från dotterbolagen och lägger desamma till handlingarna.
§ 6
Årsredovisning Vara Koncern AB Styrelsen föreslår att den ansamlade förlusten:
Ansamlad förlust - 979 817 Årets förlust - 167 162 Behandlas så att i ny
räkning överföres - 1 146 979
§ 7
Årsredovisning dotterbolagen
Beslut
Styrelsen tar del av dotterbolagens årsredovisningar och överlämnar desamma till bolagsstämman.
Sammanfattning
Respektive dotterbolag har godkänt sina respektive årsredovisningar och läm- nat förslag på hur återstående medel ska hanteras. Årsredovisningarna kommer att behandlas på bolagsstämman den 22 april 2021.
§ 8
Uppföljningar av dotterbolagens affärsplaner/mål 2020
Beslut
Styrelsen tar del av dotterbolagens uppföljningar av affärsplanerna/målen för år 2020 och lägger desamma till handlingarna.
Sammanfattning
Av ägardirektiven framgår att varje kommunalt bolag ska anta en affärsplan med ett treårigt perspektiv. Samtliga dotterbolag har knutit sina affärsplaner och målen i affärsplanerna till kommunfullmäktiges övergripande mål.
Uppföljning av arbetet utifrån affärsplanen och målen görs per helår i samband med årsredovisningen.
§ 9
Uppföljning av intern kontroll för dotterbolagen
Beslut
Styrelsen tar del av dotterbolagens uppföljningar av intern kontroll för 2020 och lägger desamma till handlingarna.
tet sker utifrån att respektive styrelse fastställer en intern kontrollplan som följs upp vid delår och helår. Uppföljningarna ska ses som ett verktyg för respektive styrelse att kunna driva ett aktivt förbättringsarbete och ta fram förslag på åt- gärder. Styrelserna överlämnar sen dessa uppföljningar till Vara Koncern AB för information.
§ 10
Kallelse till bolagsstämma Styrelsen beslutar att:
1. Kalla till årsstämma den 22 april 2021
2. Ge verkställande direktör i uppdrag att skicka kallelse till stämman.
§ 11
Uppdatering av bolagsprocess
Beslut
Styrelsen beslutar att:
1. Fastställa uppdaterad bolagsprocess för år 2021
2. Ge verkställande direktör mandat att, för det fall behov av revideringar är nödvändiga under innevarande år, uppdatera bolagsprocessen.
3. Eventuella uppdateringar av bolagsprocessen under innevarande år ska alltid tillsändas styrelsen för information.
§ 12
Utvärdering av styrelsen
Styrelsen diskuterar om styrelsen anser sig arbeta med rätt frågor och finner att de i stort sett arbetar med rätt frågor. Det finns fortfarande möjlighet att för- bättra detta så att frågorna blir än mer rätt och på strategisk nivå. Styrelsen an- ser sig befinna sig på en fyra.
Styrelsen anser att de arbetar på rätt sätt. Det finns ett bra arbetsklimat mellan styrelseledamöterna vilket genererar bra diskussioner. Styrelsen anser att årets planering där respektive dotterbolag bjuds in till styrelsemötena för avstämning kan skapa förutsättningar för att kunna stötta döttrarna än mer. Styrelsen anser sig befinna sig på en fyra.
Styrelsen anser att styrelsens arbete i grupp fungerar bra. Det är en bra sam- mansättning av styrelseledamöter och alla arbetar bra tillsammans. Styrelsen an- ser sig befinna sig på en fyra.
§ 13
Information från VD
Beslut
Styrelsen tar del av informationen och lägger densamma till handlingarna.
Sammanfattning
Verkställande direktör informerar styrelsen om:
- Planering av och genomförande av arbetet med årsredovisningar och intern kontroll
- Upphandling av revisionstjänster kommer att genomföras men är ännu ej färdigt än. Utgångspunkten är att upphandla revisionstjänster för sig och redovisningstjänster för sig.
§ 14
Övriga frågor
VD-rekrytering
Carl Hellqvist lyfter frågan om koncernens roll gällande VD-rekryteringar. Det kan finnas anledning att koncernen har en samordnande och stöttande roll för dotterbolagen vid rekrytering av verkställande direktör. Det finns därför anled- ning att se över denna fråga ytterligare och även stämma av med Vara Bostäder AB inför deras kommande rekrytering av VD.
§ 15
Utvärdering av VD
Styrelsen diskuterar verkställande direktörs arbete under 2020.
Det finns uppenbara fördelar med att kommundirektör är tillika verkställande direktör samtidigt som det finns en förståelse för att VDs tid för att driva verk- samheten är begränsad. Utifrån förutsättningarna är styrelsen enig i att arbetet fungerar väldigt väl.
