Beslutande Lars Gezelius, ordf.
Carl-Uno Olsson Carl Hellqvist
Övriga deltagande Anna Cederqvist, VD, ej § 12-13 Emelia Runeberg, kanslichef
Sture Carlsson, ordf. Vara Konserthus § 3 Henrik Lillsjö, tf. VD Vara Konserthus § 3 Petra Kloo Vik, tilltr. VD Vara Konserthus § 3
Justerare Carl Hellqvist
Justeringens plats och tid Den 24 februari 2020, klockan 18.30, AMB-skola
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 1-13
Emelia Runeberg
Ordförande
Lars Gezelius
Justerare
Carl Hellqvist
§ 1
Utseende av justerare
Styrelsen utser Carl Hellqvist att justera protokollet.
§ 2
Godkännande av dagordning
Styrelsen godkänner föreslagen dagordning med följande ärendetillägg:
- Begäran från konserthuset om anhållan om utökad låneram.
§ 3
Information om vidtagna åtgärder på Vara Konserthus AB Konserthusets ordförande, tf. VD och tillträdande VD informerar styrelsen om de åtgärder som bolaget har vidtagit utifrån den utredning som genomför- des med anledning av misstänkt otillbörliga arvodesutbetalningar.
Utredningen rekommenderade att bolaget skulle ta fram en arvodesintervall per aktivitet samt att säkerställa en rutin där attestanter inte attesterar betal- ningar till anhöriga. Vidare rekommenderas att upprätta en marknadsplan samt genomföra löpande stickprovskontroller som bland annat kontrollerar att det finns upprättat och signerat avtal som tydligt anger tid och plats samt att belop- pet är rimligt för utförd aktivitet.
Konserthuset har utifrån detta vidtagit åtgärder i form av uppdaterad rutin för arvodesutbetalningar. Vidare har en marknadsplan tagits fram som medarbe- tare kan stämma av mot för att få bättre överblick över så många aktiviteter som möjligt.
Konserthuset granskar utbetalningarna och avtal noggrannare utifrån de re- kommendationer som framkommit i rapporten. Därutöver pågår arbete med att ta fram en lista med arvodes- och prisintervall.
Arbete pågår också med att ta fram en struktur för att göra stickprovskontroll- ler. Målet är att detta ska vara klart någon gång under första kvartalet och att det genomförs av någon opartisk extern part.
Anhållan om utökad låneram
Beslut
Styrelsen beslutar att ställa sig bakom Vara Konserthus ABs begäran om utö- kad låneram och lämnar den vidare till kommunstyrelsen för behandling 2020- 03-04 inför kommunfullmäktiges sammanträde 2020-03-30.
Sammanfattning av ärendet
Vara Konserthus AB har hos kommunen begärt en anhållan om utökad låne- ram utifrån genomförda investeringar på grund av den nya scenen. Dessa inve- steringar innebär att bolagets likviditet under vissa månader under de kom- mande åren kan förväntas vara negativ. Bolaget ansöker därför om en ökad lå- neram om 6 miljoner kronor för att vid behov användas för att täcka tillfälliga likviditetsunderskott.
Styrelsen diskuterar ärendet och är enig i att det finns ett akut behov att lyfta detta ärende till beslut i kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige fattar årligt beslut om låneramar och en översyn av beloppets storlek kommer att göras i samband med kommunfullmäktiges beslut om låneramar inför 2021
§ 5
Föregående mötesprotokoll
Beslut
Styrelsen tar del av föregående mötesprotokoll och lägger detsamma till hand- lingarna.
Styrelsen diskuterar den övriga fråga som lyftes på föregående styrelsemöte angående konserthusets investeringar och om det fanns erforderliga beslut för de investeringarna.
§ 6
Föregående mötesprotokoll från dotterbolagen
Styrelsen tar del av föregående mötesprotokoll från dotterbolagen och lägger desamma till handlingarna.
§ 7
Årsredovisning Vara Koncern AB
Beslut
Styrelsen godkänner årsredovisning med förvaltningsberättelse för 2019 och föreslår följande resultatdisposition:
Ansamlad förlust - 719 982 Årets förlust - 259 834 Behandlas så att i ny
räkning överföres - 979 816
§ 8
Årsredovisning dotterbolagen
Beslut
Styrelsen beslutar att:
1. ta del av dotterbolagens årsredovisningar och överlämnar desamma till bolagsstämman.
2. till nästa styrelsemöte bjuda in verkställande direktör i Vara Bostäder AB för att informera om projekt Brinkeskogen och verksamheten i övrigt.
Sammanfattning
Till styrelsemötet har samtliga dotterbolag översänt sina respektive årsredovis- ningar med förvaltningsberättelser. Styrelsen går igenom årsredovisningarna.
Styrelsen diskuterar att de nya inventarierna som Vara Konserthuset har köpts in har en längre avskrivningstid än tidigare. Vidare konstateras att deras årsre- dovisning inte synliggör de koncerninterna intäkterna och utgifterna, vilket skulle vara önskvärt.
Styrelsen diskuterar vidare om Vara Bostäder ABs utbetalningar för byggnation Brinkeskogen som förefaller ha betalts ut i förskott. Det vore önskvärt att få ytterligare information om projektet varför styrelsen beslutar att bjuda in Vara Bostäder ABs verkställande direktör till kommande styrelsemöte.
§ 9
Uppföljning av intern kontroll för dotterbolagen
Beslut
Styrelsen tar del av dotterbolagens uppföljningar av intern kontroll för 2019.
deras respektive intern kontrollplan för 2019. Kontrollplanerna består av en ge- mensam del med samma kontrollpunkter för samtliga bolag samt en individuell del som bygger på respektive bolags egen riskanalys.
Styrelsen diskuterar dotterbolagens uppföljningar och är eniga i att denna typ av uppföljning är väldigt bra. Det är viktigt att hålla kvar ett strukturerat arbete med intern kontroll och fortsätta utveckla det så att kontrollerna kan bli än bättre.
§ 10
Kallelse till bolagsstämma
Beslut
Styrelsen beslutar att kalla till bolagsstämma, vilken är planerad till den 26 mars 2020. Verkställande direktör får i uppdrag att utfärda kallelse.
§ 11
Information från VD
Verkställande direktör har ingen ytterligare information att delge.
§ 12
Utvärdering av VD
Styrelsen diskuterar verkställande direktörs arbete under 2019 och är eniga i att de har stort förtroende för det arbete som utförs. Det är en mindre verksamhet i bolaget och VDs tid för att driva verksamheten är begränsad. Utifrån förut- sättningarna fungerar arbetet väldigt väl.
§ 13
Övriga frågor
Information till koncernen
Styrelsen diskuterar vikten av snabb information till koncernens styrelseleda- möter vid viktiga händelser och önskar ha mer löpande information om saker som händer som rör bolagen och koncernen.
Dokument till styrelsemötet
Styrelsen diskuterar hur handlingar distribueras till styrelsen och önskemålet
