Kontaktperson
Förvaltningsjuridiska enheten Anna-Britt D. Adell
010-224 12 03 (9.00-12.00) skane@lansstyrelsen.se
Överförmyndarnämnden i Malmö kommun overformyndare@malmo.se
Postadress Besöksadress Telefon / Fax Bankgiro E-post och webb Sociala medier
205 15 Malmö Södergatan 5 010-224 10 00 vx 102-2847 skane@lansstyrelsen.se Facebook: lansstyrelsenskane 291 86 Kristianstad Ö Boulevarden 62 A 010-224 11 10 www.lansstyrelsen.se/skane Twitter: @lstskane
Protokoll fört vid inspektion av Överförmyndar- nämnden i Malmö kommun den 5 december 2019
Närvarande från Länsstyrelsen: Länsassessorerna Fredrik Östensson och
Anna-Britt D. Adell. Länsassessorerna Maria Harderup Lerstorp och Ulf Andersson genomförde aktgranskning och deltog i det uppföljande samtalet.
Närvarande från överförmyndanämnden: Zinaida Kajevic (ordförande) deltog under det inledande samtalet.
Närvarande från Enheten för överförmyndarärenden: Karolina Ribbenstam
(enhetschef) och Dorthe Romare (sektionschef) samt Dilges Mehmet (sektionschef) som deltog under det inledande samtalet.
Länsstyrelsen ska årligen inspektera överförmyndaren. Vid inspektionen ska länsstyrelsen granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna i föräldrabalken och förmynderskapsförordningen och även i övrigt sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. Länsstyrelsen ska alltid kontrollera dels det av överförmyndaren förda registret, dels stickprovsvis utvalda akter. (Se 21 § förmynderskapsförordningen [1995:379].)
Inledande samtal fördes med utgångspunkt i de frågor inför inspektionsbesök 2019 som besvarats av Karolina Ribbenstam. Följande noteras.
1. Myndighetens organisation
Malmö kommun har överförmyndarnämnd. Val till ledamöter och ersättare för mandatperioden 2019-2022 har anmälts till Länsstyrelsen. Därefter har en ledamot (Tore Robertsson) på egen begäran entledigats från sitt uppdrag och ny ledamot, tillika vice ordförande i nämnden, (Therese Traneborn) har valts. Förändringarna har anmälts till Länsstyrelsen i samband med att överförmyndarnämnden
underrättats om inspektionen. Länsstyrelsen informerades om att ytterligare entledigande/fyllnadsval är aktuellt.
Omkring hälften av nämndens ledamöter/ersättare är nya inom området. Presidiet består av ordföranden, vice ordföranden och andre vice ordföranden. Samtliga i presidiet är nya inom överförmyndarområdet men har erfarenhet från politiska uppdrag i andra nämnder.
Den dagliga handläggningen hos överförmyndarnämnden hanteras av tjänstemän anställda vid Enheten för överförmyndarärenden. Karolina Ribbenstam är
enhetschef och utgör tillsammans med två sektionschefer och planeringssekreteraren enhetens ledningsgrupp. Enhetens indelning i sektioner och team framgår av bilaga.
Enheten sorterar organisatoriskt inom Avdelning boende, etablering och myndighet, avdelningschef är Rebecca Bichis, på Arbetsmarknads- och socialförvaltningen, förvaltningsdirektör är Britt-Marie Pettersson. Enhetens nuvarande organisation beslutades under hösten 2018 och sektionscheferna tillträdde sina tjänster i februari 2019. Stödet avseende administration kring nämndens möten från nämndsekreterare vid arbetsmarknads- och socialförvaltningens strategiska avdelning, är permanent och motsvarar ca 20 procent av en årsarbetskraft.
Överförmyndarnämnden nätverkar sedan flera år inom ett storstadsnätverk med Göteborgs, Stockholms, Uppsala, Västerås och Södertörns kommuner. Under 2019 har ett nytt nätverk med Lunds och Helsingborgs kommuner initierats för
genomförande av ett projekt om automatisk granskning av årsräkningar. Även Överförmyndarenheten i Trelleborgs kommun är i viss mån engagerad. Arbete har nyligen påbörjats. En ansökan om medel för projektet ska göras till Vinnova.
2. Överförmyndarens ut- och fortbildning
Nämndsledamöterna har fått viss internutbildning under 2019 och två av presidiets ledamöter har deltagit på Föreningen Sveriges överförmyndares studiedagar.
Länsstyrelsen rekommenderar att i vart fall presidiet deltar i introduktionskurs för överförmyndare.
Tjänstemännen i verksamheten har deltagit i ut- och fortbildning under året.
Viss ut-/fortbildning är planerad för några nämndsledamöter och tjänstemän under det kommande året.
3. Tillgänglighet
Enhetens telefontider, möjlighet till besök och mejlkontakt framgår av bilaga.
Myndighetens lokaler har hiss och är tillgängliga för rörelsehindrade. Två besöksrum
och ett större mötesrum finns i anslutning till receptionen. I mötesrummet hålls t.ex. nämndssammanträden och utbildningar. Rummen har flyktväg.
Karolina Ribbenstam uppger att lokalerna utformats efter verksamhetens behov och önskemål och att de även har tillgång till andra utbildningslokaler som kan användas vid ut-/fortbildning av ställföreträdare.
4. Verksamhetens omfattning
Överförmyndarnämnden har lämnat underlag för statistik till länsstyrelsen i enlighet med 26 § förmynderskapsförordningen, avseende verksamhetsåret 2018.
Länsstyrelsen informerar om att statistikplattformen håller på att omarbetas för att bli tydligare och att den kommer att vara tillgänglig för inrapportering av 2019-års statistik efter årsskiftet.
Antalet ställföreträdarskap som var aktuella hos myndigheten vid årsskiftet 2018/2019 får anses falla inom vad som är normalt för en kommun med Malmös invånarantal.
5. Granskning
Enheten för överförmyndarärenden arbetar kontinuerligt för att årsräkningarna ska ges in inom lagstadgad tid. De flesta som får påminnelse inkommer med
årsräkningen innan det sammanträde då nämnden tar ställning till fråga om vitesföreläggande äger rum, vilket 2019 var i samband med aprilsammanträdet.
Från och med granskningen av årsräkningarna för verksamhets-/inkomståret 2019 kommer en inledande kontroll att genomföras så snart årsräkningen inkommit.
Kontrollen kommer att omfatta bl.a. formalia, att redogörelse för uppdraget lämnats in liksom grundläggande underlag till årsräkningen. Checklista har tagits fram.
Dorthe Romare klargjorde hur kommunikation med ställföreträdare sker när granskningsanmärkning övervägs.
Vid tidpunkten för inspektionen var granskningen av 34 årsräkningar avseende 2018 ännu inte avslutad på grund av att nödvändiga kompletteringar inte inkommit.
Länsstyrelsen informerades om att fråga om entledigande är eller kan bli aktuellt i några fall.
Dilges Mehmet informerade om att enheten i dagsläget hanterar 162
ställföreträdarskap avseende ensamkommande barn. Ärendetypen minskar stadigt varför sektionen kunnat omfördela resurser på så vis att den handläggare som har huvudansvaret för ärendetypen under en tid kunnat förstärka arbetet med byte av ställföreträdare och framöver kommer handläggaren att arbeta med rekrytering av
nya ställföreträdare. Genom förstärkningen, men även ett nytt arbetssätt, har balansen avseende byte av ställföreträdare minskat avsevärt.
Målsättningen att sluträkningar ska vara granskade inom 1 månad ligger fast.
Diskuterades vilka handlingar som ska överlämnas till behörig mottagare när ett uppdrag som ställföreträdare upphör med anledning av byte av ställföreträdare.
Länsstyrelsen klargjorde att bestämmelsen i 16 kap 8 § föräldrabalken entydigt anger att samtliga handlingar som anges ska överlämnas. Således ska förteckning och samtliga årsräkningar m.m. överlämnas. I samband med aktgranskningen noterade Länsstyrelsen att överlämnandet av handlingar i samband med byte av
ställföreträdare i ett flertal fall inte skett i enlighet med bestämmelsen i föräldrabalken.
6. Ställföreträdare
Enheten för överförmyndarärenden har under 2019 gjort många insatser och åtgärder för att rekrytera nya ställföreträdare. En utvärdering av vilka insatser som gett bäst utfall kommer att göras i januari 2020. Insatserna har gett bra resultat.
Under 2019 har 133 nya ställföreträdare rekryterats och fler finns som har anmält intresse för uppdrag. Resurserna för rekrytering kommer att utökas, se ovan under Granskning. Från och med juli 2020 kommer de personella resurserna att uppgå till 1,30 procent av en årsarbetskraft. Utbildning av nya ställföreträdare genomförs varannan vecka.
Kommunens nyinrättade förvaltarenhet är organiserad inom
Funktionsstödsförvaltningens Avdelning stöd, hälsa och daglig verksamhet.
Tjänstemännen vid enheten började sin anställning i augusti 2019. De har i dagsläget 73 uppdrag och ytterligare ca 20 väntar på anordnande. Diskuterades lämpligheten i att enheten hör till den förvaltning som har att hantera ansökningar om insatser som enhetens tjänstemän kan komma att göra för sina huvudmäns räkning.
Enheten har utvecklat den information som finns på kommunens webbplats till de som vill ansöka om ställföreträdare, de som är intresserade av att åta sig uppdrag och till aktiva ställföreträdare. Ytterligare utveckling av webbsidorna är aktuellt, t.ex. e- tjänster och en ”knapp” där ställföreträdare snabbt ska få all information som rör redovisning.
Den ställföreträdare som har flest uppdrag har 41 uppdrag inom Malmö kommun.
Karolina Ribbenstam uppger att förslag till målsättning har lyfts till nämnden om att de som har 25 eller fler uppdrag inte ska erbjudas fler. Denna möjlighet finns numer med anledning av den nyinrättade förvaltarenheten vars tjänstemän ska kunna åta sig de mest komplicerade ärendena. Nämndens inställning är att även dessa huvudmän har rätt till stöd, även om det är svårt att hitta en lämplig ställföreträdare.
Den planerade insatsen för ”mångförmyndare” genomfördes för ett par veckor sedan. Tillfället blev snabbt fullbokat och uppskattades av deltagarna. Fler träffar kommer att anordnas framöver.
7. Övrigt
Fråga om Länsstyrelsens syn på nämndens återremittering av ärende diskuterades.
Vidare diskuterades länsstyrelsens syn på hantering av differenser i årsräkningen.
Länsstyrelsen hänvisade till Nationella riktlinjer för överförmyndare – förordnade ställföreträdares redovisning (avsnitt 4.5.1).
Slutligen diskuterades s.k. stämpelbeslut. Länsstyrelsen anförde att
överförmyndarens stämpelbeslut (t.ex. medgivande till arvskifte) inte alltid kan ses som positiva för alla berörda och att det därför kan behövas en utförligare
motivering till beslutet.
--
Under inspektionen granskade Länsstyrelsen det av överförmyndarnämnden förda registret, system för aktförvaring och uppläggning av akter samt ett antal slumpvis utvalda akter.
Granskade akter
Godmanskap för ensamkommande barn: Akt nr 932883 och 931748
Förmynderskap: Akt nr 924602, 925353, 931334, 926822, 926940, 929571 och 932067
Godmanskap: Akt nr 928252, 930025, 930070, 934594, 934704, 933149, 933833, 933312, 929742, 928808, 928652, 932879, 932515, 925176, 926959, 932131 och 928495
Förvaltarskap: Akt nr 916250, 925656, 929950 och 927309
Akt 928808 granskades särskilt med anledning av inkommen anmälan. Länsstyrelsen kan konstatera att Överförmyndarnämnden nyligen har genomfört en fördjupad granskning av akten. Länsstyrelsen delar nämndens bedömning vad gäller
ställföreträdarens agerande att inte säga upp LSS-bostaden i ett tidigare skede vilket förde med sig att huvudmannen under stor del av 2018 belastades med hyra för LSS- bostaden trots att huvudmannen inte vistades där. Nämnden har med anledning härav granskat årsräkningen för 2018 med anmärkning. Ställföreträdaren är entledigad från uppdraget på egen begäran. I likhet med nämnden anser
Länsstyrelsen att ställföreträdarens agerande stred mot bestämmelsen i 12 kap 4 § föräldrabalken om att den enskildes medel i skälig omfattning ska användas för hans
uppehälle, utbildning och nytta i övrigt. Länsstyrelsen har inte några synpunkter på nämndens handläggning i övrigt av det aktuella ärendet.
Akt 925176 granskades särskilt med anledning av inkommen anmälan. Länsstyrelsen kan inte finna att överförmyndarnämnden har brustit i sin tillsyn över det aktuella ärendet. Länsstyrelsen har inte heller några synpunkter på hur handläggningen i övrigt av det aktuella ärendet har skett.
Generella synpunkter
Det är generellt god ordning i akterna, de är överskådliga och välskötta. Varje akt är försedd med aktbeteckning. Handlingarna är sorterade i kronologisk ordning eller på annat lämpligt sätt, i förekommande fall ankomststämplade, försedda med aktbilage- och aktbeteckning samt diarieförda på dagboksblad. Noteringarna på dagboksbladet bedöms uppfylla kraven i 5 kap 2 § offentlighets och sekretesslagen, dock förekommer att in- och utgående mejl registreras som en händelse/aktbilaga i stället för att registreras som separata händelser/aktbilagor. Ankomst av årsräkning, granskning av densamma och beslut om arvode behandlas som tre separata
händelser.
Anmärkningar
Akt 928252. Byte av ställföreträdare har genomförts i augusti 2019. Sluträkning har inkommit och granskats. Beträffande överlämnande av handlingar till ny
ställföreträdare, se nedan under Kritik. Beslut om arvode fattades den 26 september 2019. Kommunen har att betala arvodet. Den 2 oktober 2019 har den entledigade ställföreträdaren i mejl till överförmyndarnämnden gett uttryck för att hen vill att beslutet om arvode ska ändras. Handläggare har svarat att handläggaren inte kan ändra beslutet och att f.d. ställföreträdaren ska överklaga beslutet i stället.
I 37 och 38 §§ förvaltningslagen regleras när en myndighet får respektive ska ändra ett beslut. Såvitt framgår av handlingarna i ärendet bör överförmyndarnämnden ha varit oförhindrad att ta upp frågan om omprövning av sitt beslut om arvode. Vidare anser Länsstyrelsens att en myndighet behöver vara lyhörd när enskilda ger uttryck för missnöje med myndighetens beslut och – med beaktande av den skyldighet myndigheter har att lämna enskilda sådan hjälp att hen kan ta till vara sina intressen (se 6 § 2 st förvaltningslagen) – förhöra sig om myndigheten ska uppfatta det som framförts som ett överklagande av beslutet eller inte. Länsstyrelsen anser att överförmyndarnämnden hade kunnat agera tydligare i detta avseende i det aktuella fallet.
Akt 916250. Förvaltarskap anordnat 1998 avseende förvalta egendom och sörja för person. I januari 2012 uppmärksammar överförmyndarnämnden fel i sitt register eftersom även bevaka rätt noterats ingå i uppdraget. Felet korrigeras. Efter ansökan jämkas förvaltarskapet till att omfatta även bevaka rätt. Vid genomgång av
handlingarna noteras att tidigare ställföreträdare inte redovisat huvudmannens skulder på ett tillfredsställande sätt. Redovisningen har inte ifrågasatts av
överförmyndarnämnden. Nuvarande ställföreträdare (förordnad i september 2011) har tillsett att huvudmannen beviljats skuldsanering. Kopia av Kronofogdens beslut kunde inte återfinnas i akten. Vid det uppföljande samtalet uppgav Karolina
Ribbenstam att dessa beslut brukar efterfrågas. I övrigt framstår
överförmyndarnämndens tillsyn som aktiv, adekvat och på en tillfredsställande nivå.
Akt 932883. Överförmyndarnämnden beslutade att förordna god man för det ensamkommande barnet den 3 februari 2017. Nämnden beslutade om befrielse från att lämna in årlig redovisning och sluträkning den 24 februari 2017. Av akten framgår att Migrationsverket den 27 mars 2018 beslutade om tidsbegränsat
uppehållstillstånd för barnet under tiden 2018-03-27 – 2019-03-27. Redogörelsen för 2018 kom in den 21 januari 2019 och det beslutades om arvode den 2 maj 2019.
Därefter finns det inte någon information om vad som har hänt i ärendet. Nämnden har med anledning härav gått igenom akten och i meddelande till Länsstyrelsen den 9 december 2019 anfört bland annat följande. De gode männen ska meddela nämnden när barnet får uppehållstillstånd (även förlängt) och skicka in kopia på beslutet, det framgår tydligt i både informationsmaterial som de gode männen får, men även i själva redogörelsen som de ska fylla i och lämna in. Nämnden har som rutin att sätta påminnelse på uppföljning av tillfälligt/förlängt uppehållstillstånd, men i detta fallet hade nämnden inte satt en sådan. Den gode mannen skickade inte in kopia på beslutet om förlängt uppehållstillstånd och nämnden missade tyvärr att påminna god man om det. Nämnden har som rutin att alltid granska både barnets och den gode mannens folkbokföring i samband med att redogörelse granskas. I detta ärende granskades redogörelse efter det att barnets första uppehållstillstånd löpt ut och barnet var vid denna kontroll inte registrerat som utflyttat. Hade fallet varit att barnet lämnat landet, hade detta upptäckts. Länsstyrelsen anser att
Överförmyndarnämnden ska få en anmärkning för den bristande handläggningen av ärendet efter det att det tidsbegränsade uppehållstillståndet löpte ut.
Kritik
När överförmyndaren har granskat en ställföreträdares sluträkning, ska räkningen samt de förteckningar, årsräkningar och handlingar enligt 15 kap. 3 och 8 §§ som förvaras hos överförmyndaren lämnas över till den som är behörig att ta emot redovisning för förvaltningen (se 16 kap 8 § 1 st föräldrabalken). Stadgandet är entydigt och innebär bland annat att samtliga årsräkningar som finns hos överförmyndaren ska överlämnas till ny ställföreträdare vid ett byte.
Av akterna 928252, 929742, 929950, 926959 samt 932131 framgår att
överlämnandet av handlingar till behörig mottagare enligt 16 kap 8 § föräldrabalken varit bristfälligt i samband med byte av ställföreträdare. Överförmyndarnämnden får kritik för den bristande handläggningen i aktuellt avseende.
Akt 929571. Ärendet startar i oktober 2014 då det inkommer meddelandet att förmyndaren har avstått arv för huvudmannens räkning. Information lämnas
omgående att sådant avstående inte är möjligt. Partiellt arvskifte kommer in i januari
2015. Efter kompletteringar inkommit godkänns det partiella arvsskiftet i mars 2015. I juli 2015 anmodas förmyndaren att inge bevis om att arv satts in på spärrat konto. Förmyndaren meddelar att testamente har klandrats och det är aktuellt med förhandling i rätten i augusti 2015. I juli 2016 kallas medarbetare hos nämnden till vittnesförhör i rätten rörande klandrat testamente. I augusti 2016 informeras nämnden att vittnesförhöret är återkallat med anledning av förlikning mellan parterna.
Den 22 september 2017 ansöker förmyndare om omplacering av medel. I december samma år kontrolleras förmyndaren mot Kronofogdemyndigheten. I februari 2018 begärs arvskifte efter förlikning in från förmyndaren. Efter påminnelse kommer förlikningsavtal in i maj 2018. Beslut om uttag (omplacering) fattas den 11 maj 2018.
Vid begäran om uttag i september 2017 var det förvaltningslagen (1986:223) som var gällande. I dess 7 § stadgades att varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts.
Åtta månaders handläggningstid för ansökan om omplacering, särskilt med beaktade av att begäran om komplettering framställs drygt fyra månader efter ansökan kommit in, är enligt Länsstyrelsens bedömning inte tillräckligt snabbt.
Förlikningsavtalet borde dessutom ha begärts in i samband med att nämnden fick kännedom om att förlikning hade skett i augusti 2016. Det saknas även redogörelse av skifteshinder var sjätte månad i enlighet med 15 kap 3 § föräldrabalken. Nämnden har inte heller efterfrågat redogörelse av skifteshinder eller utnyttjat sin möjlighet att bestämma en ny tid för redogörelse. För bristerna som framkommit i ärendet får nämnden kritik.
Ärendet avslutas med de rekommendationer, anmärkningar och den kritik som framgår ovan.
Vid protokollet
Anna-Britt D. Adell
Justeras
Fredrik Östensson
I den slutliga utformningen av protokollet har även länsassessorerna Maria Harderup Lerstorp och Ulf Andersson deltagit.
Protokollet har bekräftats digitalt.
Bilaga:
Frågor inför inspektionsbesök 2019
Kopia till:
Justitieombudsmannen, JOkansli@jo.se Kommunstyrelsen i Malmö kommun Kommunfullmäktige i Malmö kommun Kommunens revisorer i Malmö kommun
Så här hanterar vi personuppgifter
Information om hur vi hanterar dessa finns på www.lansstyrelsen.se/dataskydd.
