Arkivbeskrivning
Humanistiska nämnden
Barnomsorg och utbildning
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Humanistiska nämnden Barnomsorg och utbildning
Arkivbeskrivning Datum
2020-05-12 Diarienummer HN 2021/47
Arkivbeskrivning
Myndighetens namn Humanistiska nämnden
Myndighetens tillkomstår Se 1. Organisation och verksamhet Arkivorganisation och kontakt Humanistiska nämnden
Trosa kommun 619 80 Trosa 0156-520 00 trosa@trosa.se
Arkivorganisation Se separat beslut om arkivorganisation
1. Organisation och verksamhet
Verksamhet
Humanistiska nämnden ansvarar för utbildning och verksamhet inom det offentliga skolväsendet för barn och ungdom enligt skollagen och annan författning som reglerar det offentliga utbildningsväsendet, med undantag för det som
kommunstyrelsen ansvarar för. Humanistiska nämnden är ansvarig nämnd för förskoleverksamheten, skolbarnomsorgen samt det offentliga skolväsendet för vuxna. Humanistiska nämnden ansvarar för elevhälsan.
Humanistiska nämnden består av 9 ledamöter och 9 ersättare. Humanistiska nämndens presidium består av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande.
Historik, utveckling och organisationsförändringar
Trosa kommun nybildades 1992-01-01, efter att ha tillhört Nyköpings kommun under åren 1974-1991.
1992-1996 tillhörde musikskolan humanistiska nämnden.
2. Register, förteckningar och sökmedel
Diarium, arkivförteckning, informationshanteringsplan.
IT-system/Verksamhetssystem Diabas, ProCapita, PMO, Skola24, Tyra.
Arkivförvaring (närarkiv, dokumentskåp)
Två brandsäkra arkivskåp med lås och kod på skolkontoret. På Hedebyskolan finns ett brandsäkert skåp. Närarkiv av olika varianter finns på enheterna.
För exakt förvaringsplats för respektive information hänvisas till informationshanteringsplanen.
TROSA KOMMUN Arkivbeskrivning Sida 2(2)
Humanistiska nämnden 2020-05-12
3. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan använda
Kallelser till och protokoll från nämnden publiceras på hemsidan (versionen kan vara ofullständig på grund av sekretess, myndighetsutövning, personuppgifter eller tillkommande handlingar som presenteras på sammanträdet).
Styrdokument av principiell karaktär publiceras på hemsidan.
4. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra
Humanistiska nämnden lämnar på begäran från allmänhet eller myndigheter ut allmänna handlingar. Exempel på myndigheter som nämnden kan lämna uppgifter till är Skolverket, Skolinspektionen, Skolväsendets överklagandenämnd,
förvaltningsrätten, Statistiska centralbyrån, Sveriges kommuner och regioner (SKR), men även till andra skolor.
Automatisk inrapportering sker till Statistiska centralbyrån (SCB) som på uppdrag av Skolverket gör de årliga insamlingarna av elevers resultat på de nationella proven och betygen
.
5. Gallringsregler
Informationshanteringsplanen baseras på Sydarkiveras format VerkSAM Plan som är framtagen i ett samarbete mellan förbundets medlemmar. Mallen uppdateras löpande om det uppstår ändringar i gallringsråden från Samrådsgruppen (råd för kommunala arkiv frågor i vilken ingår representanter för SKR och Riksarkivet).
Som komplement till gallringsbesluten i informationshanteringsplanen finns Gallringsplan för information av kortvarig eller liten betydelse.
Om beslut om gallring saknas får inte informationen gallras utan att ett särskilt gallringsbeslut upprättas. Ett sådant beslut fattas av nämnd/styrelse.
6. Sekretessbestämmelser
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400):
22 kap. Sekretess till skydd för enskild vid folkbokföring, delgivning 23 kap. Sekretess till skydd för enskild i utbildningsverksamhet, m.m 25 kap. Sekretess till skydd för enskild i verksamhet som avser hälso- och sjukvård, m.m.
7. Hantering av personuppgifter
Organisation
Myndigheten har två dataskyddsombud och två personuppgiftsambassadörer.
Uppgifter om försäljning av personuppgifter Myndigheten säljer inga personuppgifter.
Personuppgiftsregister Draft IT.
