Institutionen för informatik
Tidig tillit och
lagsammanhållning inom
kollegiala produktioner
—En fallstudie om möjligheter för design inom
plattformar för peer production
Författare:
Rabii Allawerdi, Elias J. Andrews, Raisa J. Kemppainen & David Vingen Handledare: Morgan Rydbrink Examinator: Päivi Jokela Termin: VT 2020
Ämne: Projektarbete med
vetenskapsteori
Abstrakt
Vårt samhälle utvecklas ständigt i riktning av alltmer specialisering och alltmer digitalisering. Datorstött samarbete sprids inom organisationer, och även i privata sfären genom olika sociala medier och teknologier. Denna utvecklingen av samhället leder till nya sätt för människor att delta och agera. Peer production
är en organisationsform som exemplifierar denna utvecklingen, och innebär att självorganiserande mikroorganisationer av jämlikar definierar sina egna mål, och själv beslutar hur de skall nås.
Mångfald och olika bakgrunder och perspektiv har visat sig underlätta för både att lösa mer komplexa problem, och att lösa dem på mer innovativa sätt. Peer production ger potential att samla särskilt mångfaldiga kompetenser och perspektiver drivna av inneboende motivation, och borde följaktligen resultera i mer innovativa
projektresultat. Dock innebär det också högre frekvens på bildning och upplösning av teams, medan mångfald och olikhet innebär färre gemensamma grunder, samtidigt som geografisk distribution försvårar bildning av tillit och lagsammanhållning, vilket har visat sig ett villkor för erhållande av fördelarna vid mångfaldiga kollaborationer. Denna fallstudien har syftat på att undersöka möjligheter för design för tidig tillit och lagsammanhållning inom plattformar för peer production. Intervjuer genomfördes med 6 deltagare representativa för målgruppen för att undersöka
användningskontexten på djupet enligt en utforskande, kvalitativ ansats. Analys genomfördes enligt en induktiv ansats, genom först enkelfallsanalyser, sedan
tvärfallsanalyser och identifiering av beteendevariabler. Ett utforskande designarbete tillämpades för att undersöka möjligheter för design enligt ett teoretiskt ramverk, samt framtagna data och analyser av tillämpningsområdet.
Resultaten gav i stor grad stöd till Olson med fleras Theory of Remote Scientific
Collaboration, men lyfte även vissa aspekter särskilda för publika plattformar och
peer production. Det fanns tydligt behov för frekvent och rik kommunikation inom plattformen, samt möjligheter för att underlätta för särskilda delar av processer för projekthantering och teambuilding. Tillämpningsområdet kollegiala produktioner fanns främst ställa särskilda krav enligt dess publika karaktär, mångfald och fluktuerande engagemang. Konsekvensen var särskild tonvikt på framtagning av vägledande, explicita verktyg, snarare än mångfaldiga verktyg för flexibilitet.
Abstract
Our society is continually evolving in the direction of increasing specialization and digitalisation. Computer-assisted collaborative work is becoming more and more widespread within organizations, as well as within the private sphere through social media and technologies. This development generates new ways for people to interact and participate. Peer production, meaning self-organizing micro-organizations of equals that define their own goals, and themselves decide how to achieve them, is an emergent organizational form that exemplifies this development.
Diversity and different backgrounds and perspectives have proven advantageous in solving more complex problems, as well as solving them in more innovative ways. Peer production promises the potential to gather particularly diverse perspectives and competencies, driven by intrinsic motivation, and should therefore be expected to result in more innovative project outcomes. This, however, also means higher frequency of formation and dissolution of teams. Diversity implies less common grounds as well, and geographical distribution makes formation of trust and team cohesion, which has proven to be a condition for benefits of diverse collaborations, difficult.
This case study has aimed to explore opportunities for design for early trust and team cohesion within peer production platforms. Interviews were conducted with 6
participants representative of the target group, to investigate the context of use in depth according to an explorative, qualitative approach. Analysis was performed through an inductive approach, first through single case-analysis, then through cross-case analysis and identification of variables of behaviour. An exploratory design process was applied to discover possibilities for design according to a theoretical framework as well as data and analyzes of the field of application. The results largely support the Theory of Remote Scientific Collaboration, but also highlight certain aspects specific to public platforms and peer production. There was a manifest need for frequent and rich communication within the platform, as well as opportunities to facilitate specific parts of project management and team building processes. The scope of peer production mainly raised particular demands according to its public character, diversity and fluctuating commitments. The consequence was special emphasis on the development of explicit, directive tools rather than
Innehåll
1. Introduktion 5
1.1 Studiens syfte, forskningsfråga och avgränsningar 6
2. Teori och litteratur 8
2.1 Theory of Remote Scientific Collaboration 8
2.2 Datorstött kollaborativt arbete (CSCW) 12
2.3 Peer production 14
2.4 Kommunikation och samarbete 17
3. Metod 25 3.1 Fallstudie 25 3.2 Datainsamlingsmetoder 28 3.3 Analys av data 30 3.4 Utforskande design 32 3.5 Tillförlitlighet 32 4. Resultat 36 4.1 Intervjuer 36 4.2 Riktlinjer för design 42 4.3 Presentation av prototyp 43 5. Diskussion 50
5.1 Intervjuer och enkäter 50
5.2 Utforskande designarbete 52
5.3 Koppling till teori 53
5.4 Metodreflektion 55 6. Slutsats 57 6.1 Begränsningar 57 6.2 Vidare forskning 57 Referenser 58
Bilagor 61
Bilaga 1: Intervjuprotokoll 61
Bilaga 2: Informerat samtycke 69
1.
Introduktion
Inom snar framtid kommer det kanske vara lika vanligt att arbeta flexibelt hemifrån med kollegor från andra kontinenter, som att dagligen åka genom morgonrusningen till stadens centrum för att träffa sina kollegor. Samhället utvecklas ständigt i riktning av alltmer specialisering, och alltmer digitalisering. Geografiskt spridda kompetenser och tjänster förenas idag även oftare genom distribuerade samarbeten, samtidigt som nya sätt att samarbeta på och organisera sig växer fram. (Olson & Olson 2014; Benkler 2016)
Peer production, är en utav flera relaterade organisationsformer som har uppstått ur denna bakgrunden. Peer production omhandlar skapande och delning genomfört av grupper som själv definierar, och arbetar mot sina mål på ett decentraliserat sätt. Det finns alltså egentligen ingen chef och inga juridiska eller ekonomiska relationer. Att dessa mikroorganisationerna är självorganiserande innebär en lös organisationsmodell där rekrytering händer genom sociala nätverk och till dels slumpmässiga sätt. Det som binder individerna ihop är inneboende motivationsfaktorer i större grad än externa motivationsfaktorer eller samhälleliga strukturer. Bortfall av motivation och engagemang är av de vanligaste orsakerna till strandade distanskollaborationer, och konsekvensen är att kontinuitet inom organisationerna är betydligt svårare att bibehålla än inom traditionella organisationer. (Benkler 2016; Settles & Dow 2013; Fischer 2005; Balestra m.fl. 2017; Posch m.fl. 2019). Denna slags organisationsform erbjuder av natur möjligheter för geografiskt spridda, och särskilt mångfaldiga samarbeten. Forskning kring mångfald inom kollaborativa arbeten har visat att mångfald inom grupper leder till större kreativitet och mer innovativa produkter. Detta handlar inte enbart om att inhämta kompletterande kompetenser till ett och samma projektarbete, utan även att olikhet i sig faktiskt bidrar till innovation. Kreativitet kan anses vara av social natur, och det är mötet mellan den kreativa agenten och hens omgivning som ger upphov till innovation. Ju större distans som finns mellan hen och omgivningens impulser, ju större potential finns för innovativa idéer (Fischer 2005). På samma tid är det dock också så att samarbetet betingas av gruppens lagsammanhållning. Medlemmarna behöver både individuell och
gemensam identitet. De måste kunna lita på varandra – att alla bidrar till
gemenskapen och befordrar samma agenda. Annars är risken att medlemmar börjar dröna, eller att konflikter uppstår och arbetet stannar. (Salazar, Feitosa & Salas 2017; Olson & Olson m.fl. 2008; Ye & Robert 2017)
Litteraturen anknyter ofta bildning av tillit med tidsaspekten – att man måste umgås varandra över tid. Det är dock inte så att umgänge över tid i sig orsakar tillit. Detta är en korrelativ relation, medan kausaliteten snarare anknyter till mängd och kvalitet av interaktion mellan parterna. Ömsesidig tillit byggs genom att öppna upp sig, dela med sig, och exponera sig för varandra (Eklund 2011, kap. 3–4; Luft & Ingham 1955).
Denna interaktion beror på kommunikativa medel, frekvens och kvalitet. Samarbete inom teams på gemensam lokation erbjuder möjligheter för både rik, frekvent och varierad interaktion – från gemensam diskussion av mål för ett projekt, till
lunchsamtalet, till ansiktsminer, gester, eller även blickar över rummet. Samarbeten inom distribuerade lokationer har betydligt mer begränsade möjligheter och modus för interaktion, vilket anses vara ett envist problem inom distribuerad kollaboration (Olson & Olson 2008; 2014). Det finns alltså en spänning mellan möjligheter och risker inom samarbete på distans, och i synnerlighet inom löst organiserade organisationer. Organisationsformer som peer production erbjuder möjligheter att inhämta mångfaldiga kompetenser och högt motiverade teammedlemmar, vilket samtidigt ställer högre krav på teambuilding och kommunikation för bildning och underhåll av tillit och motivation, som är själva limmet som håller projektet
tillsammans. Samarbete på distans innebär dock begränsningar på kommunikation ur perspektiven om både frekvens, rikedom och modus, vilket intensifierar dessa
spänningarna. Om man vill skapa förutsättningar för innovation, behöver man både underlätta för möjligheterna och undvika riskerna.
1.1
Studiens syfte, forskningsfråga och avgränsningar
För att underlätta för bildning av tillit och lagsammanhållning tenderar befintlig litteratur att fokusera på organisatoriska medel, till exempel att organisera arbetet så att uppgifter som ställer högre krav på kommunikation undviks över distans, eller på medveten användning av metoder och tekniker, som olika slags teambuilding- aktiviteter för att skapa gemensamma grunder. (Olson & Olson 2014; Eklund 2011) Organisationer utan tydligt definierade hierarkiska strukturer eller ledningsroller erbjuder dock mindre möjlighet att utnyttja dessa sätt att bygga tillit, varför forskarteamet anser det särskilt värdefullt att utforska vilka möjligheter som kan finnas inom de digitala medierna som används för att organisera dylika samarbeten. Vi anser att litteraturen är rik på beskrivande teori, men att det skulle vara värdefullt att försöka koppla teori till praktik genom undersökning. Vi anser vidare befintlig forskning fokusera på att undvika det digitala mediets problemer, medan vi önskar att vända på perspektivet och istället undersöka hur man kan utnyttja dess potential genom att underlätta för bättre bildning av lagsammanhållning inom distribuerade teams inom det distribuerade digitala mediet. Vi anser en sådan undersökningen vara viktig för både den vetenskapliga litteraturen och inom praktiken. Peer production och dylika sociala produktionsformer är framväxande i samhället, och praktiserande designers och utvecklare kommer framöver att ha behov av underlag för effektiv implementation av den befintliga forskningen. Vidare kommer undersökningen ge grund för den vetenskapliga communityn att genomföra ytterligare forskning kring hur man kan utnyttja forskningen kring temat bättre inom praktiken, och kommer även ha nytta av verifierande insikter kring litteraturen från fallstudien.
Denna undersökningen kommer genomföras som en fallstudie med syfte att utforska sätt att underlätta för tidig lagsammanhållning för kollaboratörer inom löst
organiserade projektarbeten, som peer production. Med lagsammanhållning avses här ömsesidig tillit och gemensamma grunder som underlättar för produktivitet inom en grupp. Fallstudien kommer genomföras i samarbete med ett företag redan etablerat inom bland annat tjänster för mikrotransaktioner, som önskar att underlätta för mindre monopolisering av vinster från innehållsskapande, genom att ta fram en plattform för kollaborativt samarbete enligt peer production-modellen. Företaget kommer omtalas som »Företag X«, då de har begärt anonymisering med avseende på konkurrens- relaterade skäl.
För att arbeta mot undersökningens syfte, kommer vi utgå från forskningsfrågan: »Hur kan man underlätta för tidig tillit och lagsammanhållning bland
gruppmedlemmar inom plattformar för distanskollaborationer?«
I fortsättningen av forskningsfrågan, kommer vi undersöka hur man kan underlätta för frekvent och mångfaldig kommunikation, vilka interaktiva medel som kan vara lämpliga, och hur kontexten av peer production eventuellt påverkar potential för design. Intervjuer och enkäter kommer genomföras för att utforska användarnas beteenden och behov inom användningskontexten, och kommer kombineras med en litteraturstudie som underlag för en utforskande designprocess. Insikterna från fallstudien kommer generaliseras i form av riktlinjer för implementation inom motsvariga användningskontexter för ytterligare bidrag till den vetenskapliga litteraturen, och till praktiken.
2.
Teori och litteratur
I detta kapitel presenteras relevant teori och litteratur rörande kreativt, kollaborativt distansarbete och peer production. Inledningsvis beskrivs det primära teoretiska ramverket för projektet, Theory of Remote Scientific Collaboration (TORSC). Därefter behandlas i allmänhet datorstött kollaborativt arbete (CSCW), innan det kopplas vidare till peer production, en frambrytande demokratiserande
organisationsform. I fortsättningen byggs det teoretiska ramverket ut genom relevanta källor kring kommunikation och samarbetsmekanismer.
2.1
Theory of Remote Scientific Collaboration
Judith och Gary Olson har genom flera årtionden forskat på distribuerade samarbeten på distans, inom och utom akademin. I 2008 formulerade Olson, Hofer, Bos,
Zimmerman, Olson, Cooney och Faniel Theory of Remote Scientific Collaboration (2008), som Olson & Olson sedan har både utarbetat (2013) och sammanfattat (2014). Teorin syftar att identifiera succéfaktorer och centrala spänningsrelationer inom distansbaserade samarbeten, med fokus på vetenskapliga samarbeten. I sina arbeten har Olson & Olson konsekvent hittat att distans trots all teknologisk framgång och optimism fortfarande spelar en roll (2000; 2013; 2014), och visar att den största indikatorn på dålig framgång inom projektarbeten har varit antal involverade
institutioner. I sitt arbete har de observerat 4 distinkta orsaker till svårigheten med att lyckas med distansbaserade kollaborationer:
1) att distans försvårar underhåll av gemensamma grunder och kontext, 2) att det är svårare att bygga och underhålla tillit,
3) att insentivstrukturer kan förhindra antagandet av ny teknologi, och 4) att organisationella strukturer kan hindra samarbetet.
Utifrån dessa observationer, har de vidare använt data från Science of
Collaboratories-projektet, studier inom vetenskapssociologi, och undersökningar kring distanskollaboration generellt för att ta fram ett teoretiskt ramverk för
distanskollaboration. I teorin definierar de kollaborationers succé enligt 6 kriterier: 1) effekter på vetenskapen
2) effekter på vetenskapliga karriärer 3) effekter på inlärning och utbildning 4) förmåga att inspirera andra
5) effekt på allmänhetens uppfattning och villighet att finansiera den, och 6) dess effekter på antagande av nya verktyg
Med effekter på vetenskapen syftar de på att större upptäckter kan göras inom mindre tid, nya sätt att arbeta på kan upptäckas och antas, projekt av större omfattning och
komplexitet möjliggörs, produktivitet inom befintliga kollaborationer ökas, att bredden av involverade kompetenser utökas, att man blir mer villig att dela med sig av idéer, att teoretiska diskussioner accelereras, med mera. Effekter på vetenskapliga
karriärer syftar på att till exempel underlätta för större mänskligt och materiellt
mångfald, att kunna utnyttja bredare och djupare poolar av kompetenser, och även spridning av erfarenhet och kompetenser över olika lärosäten och länder. Effekter på
inlärning och utbildning kan handla om att flera studenter kan få handledning och
praktiska erfarenheter, att flera kan närvara vid seminarier, eller att nya paradigmen av inlärning bryter fram. Dess förmåga att inspirera andra handlar bland annat om att exemplifiera nya tillvägagångssätt för vetenskapligt arbete. Dess effekt på
allmänhetens uppfattning av vetenskapen, och deras villighet att finansiera den
innebär till exempel att ett projekts erkännande leder till finansiering för vidare arbeten, eller att publiken visar engagemang och deltagande inom projektet. Dess
effekter på användning av nya verktyg inom eller utom projektets ramar. Till exempel
att ta fram och demonstrera effekten av särskilda modeller eller visualiseringar på sätt som får andra att vilja utnyttja eller vidareutveckla samma.
Enligt de beskrivna succékriterierna, tar Olson med flera fram 5 centrala succéfaktorer inom vetenskapliga kollaborationer:
1) projektarbetets natur, 2) gemensamma grunder, 3) beredskap att samarbeta,
4) hantering, planering och beslutstagande, 5) teknologisk beredskap.
Projektarbetets natur syftar på organisering av samarbetet på ett sätt som gör att man
undviker kommunikativ belastning över distans, till exempel genom modularisering av arbetsuppgifter. Distans begränsar kommunikationens rikedom och frekvens, som är särskilt viktiga för att klara upp i mångtydigheter som uppstår i det löpande arbetet. Olika slags arbeten kräver olika nivåer av tät koppling och mångtydighet.
Gemensamma grunder i form av kunskap och åsikter underlättar för
lagsammanhållning, tillit och gemensamma referensramar inom kommunikation och samarbete. Ofta kommer gemensamma grunder från gemensamma bakgrunder – professionellt, kulturellt eller personligt. Gemensam kunskap handlar om
kollaboratörernas professionella bakgrunder, och grad av gemensamt vokabulär och förstånd av arbetsprocesser, vilket gärna anknyter till tidigare erfarenheter med varandra eller varandras professionella discipliner. Gemensamma åsikter kring projekthantering och projektorganisering handlar om förväntningar till hur ledning och organisering ska hanteras, vilket gärna handlar om graden av hierarki och struktur inom organisationen. Kulturella skillnader kring projekthantering kan bero på
geografiska distanser, men även professionella distanser, som mellan programmerare och designers, eller kvalitativt och kvantitativt inriktade forskare.
Beredskap att samarbeta syftar på deltagarnas motivationer, och deras tillit till
varandra. Det är viktigt att medlemmarnas mål är lika, eller kompatibla för att undvika konflikt. Vissa vetenskapliga och professionella discipliner har starkt individualistiska kulturer, medan andra har en etablerad tradition för samarbete som underlättar för lagsammanhållning istället för konkurrens. Ur ett socialt perspektiv, kan samarbete i sig vara motivation. Olson med flera lyfter tre aspekter av tillit, enligt Rousseau med flera (1998): att man förlitar sig för det första på att andra kommer hålla sina löften, för det andra att de kommer producera på en hög nivå, och sist att man inte kommer utnyttja varandras sårbarheter.
Hantering, planering och beslutstagande handlar om att projekthanteringen är kritisk
för dess succé, och Olson med flera betonar vikten av ledningens kompetens inom kommunikation, beslutstagande och rolldelegering för att etablera en kultur av samarbete, samt tillhandahålla nödvändiga planer, tillvägagångssätt och resurser. De betonar även vikten av att ägna tillräckligt med tid åt projektet, eftersom det i kontext av forskning är vanligt att arbeta på olika projekt samtidigt, samt att forskare har visat sig prioritera samlokaliserade arbeten över arbeten på distans oberoende på projektens vikt. Samarbeten över olika tidszoner försvårar realtidskommunikation, vilket behövs för att klarifiera mångtydigheter, utveckla gemensamma grunder, och koordinera mål. Det anses viktigt att se till att nyckelpersoner koordinerar olika delar av
organisationen med resten för att säkerställa ömsesidig synlighet och påverkan. Vidare kan hantering av kunskapsresurser vara viktigt för att säkerställa nödvändiga tillgångar, särskilt vid utskiftningar av personell och längre löptider. Även hantering av organisatoriska åligganden utom projektorganisationen kan vara viktigt för succé, till exempel rörande rättigheter till projektets produkt, eller hantering av finanser.
Teknologisk beredskap handlar om att samarbete på distans av nödvändighet beror på
teknik. Å ena sidan är det då viktigt att tekniken uppfyller användarnas behov av funktionalitet, enligt deras sätt att tänka på den – med andra ord att den utformats enligt användarcentrerat design. Å andra sidan, måste också användarna besitta teknisk kompetens för att projektet skall kunna anta möjligheterna som tekniken erbjuder. Det finns även behov för nödvändig infrastruktur, till exempel tillräcklig bandbredd på kopplingen till nätet, och teknisk support. Som med kommunikation och organisation underlättar det att även göra beslut kring plattformar, standarder och tillvägagångssätt.
Utifrån beskrivna succéfaktorer lyfter TORSC två centrala spänningsrelationer: mellan mångfaldighet och gemensamma grunder och tillit, och mellan projektets skala och möjligheten att koordinera arbetet för effektiv produktivitet. Dessa
spänningsrelationerna representerar strategiska avvägningar man får ta beroende på tillståndet inom de beskrivna succéfaktorerna.
Figur 2.1: Succéfaktorer enligt TORSC. Figur anpassad och förenklad från tabell 4.2 i originalverket (Olson m.fl. 2008, s. 80)
TORSC säger att vetenskapliga resultat kommer vara mer innovativa när forskare får samarbeta utifrån mångfaldiga perspektiver. Det är tekniken som underlättar för denna ökningen av mångfald över geografiska, institutionella och professionella gränser. Olson med flera anser teorin att kunna vägleda design av teknologi,
strategisk projektplanering, och utvärdering av befintliga samarbeten, genom att lyfta centrala sociala och organisatoriska processer. I relation till design av teknologi, kan teknologier syfta på att återskapa fördelarna vid samlokaliserat arbete genom att underlätta för frekvent och löpande kommunikation genom olika medel, vilket redan har försökts med stor framgång. Samtidigt betonar de att distans fortfarande är och kommer vara distans, med särskilda för- och nackdelar. Den kan även användas för att utveckla specialiserade verktyg inriktade mot specifika delar av modellen, till exempel ordböcker eller modelleringar som underlättar för gemensam kunskap och gemensamma begrepp. Med syfte på utvärdering av pågående samarbeten, säger de att eftersom distanskollaborationers centrala succéfaktorer identifierats, får man numera möjlighet att utvärdera befintliga kollaborationer formativt med syfte på förbättringar inom projektets löptid, medan man annars oftast har utvärderat kollaborativa arbetets effekter i efterhand. På samma sätt, får man genom teorin möjligheten att i förhand uppskatta projektets kontext för att identifiera sannolika
behov och hinder, för att därigenom kunna planera och organisera projektarbetet
strategiskt. Man får även som organisation ett verktyg att planera långsiktig kompetensutveckling, utöver pågående projekt.
Med avseende på vidare forskning, indikerar Olson m.fl. behov av att undersöka de identifierade faktorernas vikt, under vilka villkor de är viktiga, och deras logiska sammanhang. (Olson m.fl. 2008; Olson & Olson 2013; 2014)
2.2
Datorstött kollaborativt arbete (CSCW)
Forskning har i takt med årtiondens spridning av internet och digitala
kommunikationsmedel sett en motsvarande ökning av distans kollaborationer (Grudin & Poltrock 2015). Datorstött kollaborativt arbete (eng.: computer-supported
collaborative work, CSCW) har samtidigt växt fram som en community med forskare
inom beteende och systemutveckling i korsningen mellan teknik och kollaborativa beteenden. CSCW adresserar all form av kooperativt arbete där digital teknologi på något sätt har en inblandning. I praktiken är det ett forskningsfält som främst innefattar fokus på de kollaborativa deltagarnas intressen, medan användning av kommunikationsmedel, till exempel i form av röst- eller videosamtal, text, direktmeddelande eller SMS är det centrala för utforskande av CSCW.
Mänskligt beteende som bidrar till samarbete kan grovt delas in i 3 kategorier inom CSCW kommunikation, informationsdelning och koordination. Människor kan engagera sig i dessa beteenden samtidigt, realtid, eller vid olika tillfällen, asynkront. I realtid handlar dessa beteenden om att föra en konversation med någon genom ett kommunikationsverktyg, användning av informationsverktyg för direkt delning av
information eller kan vid koordination röra sig om sammanträden. Asynkront handlar kommunikationen om email, röstmeddelanden eller användning av sociala medier. Asynkron aktivitet inom informationsdelning fokuserar mer på dokumentförvaring till exempel wikis och webbsidor. Inom koordination faller workflow management, projektledning och schemaläggning under samma kategori. Inom CSCW kombineras denna kategorisering kring kollaborativa teknologier med sociala beteenden och organisering genom små grupperingar, teams, projekt, organisationer och
communities. Enligt Grudin (1994) krävs det kommunikation och teknisk beredskap när man jobbar på distans. Det finns en utmaning som inte bara påverkar utvecklare, men även också de som är involverade med att införskaffa och distribuera
supportverktyg för samarbete. (Grudin & Poltrock 2015)
Jung, Lim & Kim (2017) har undersökt möjligheter och begränsningar med att använda Google Docs för problemlösning över distans. Samlokaliserade kollaborationer innebär att parterna kan observera varandras ansiktsuttryck och gestikuleringar, och utnyttja fysiska verktyg som post-its, whiteboards, pennor och papper, vilket Google Docs måste försöka kompensera för. Studien fokuserade på forskningsfrågorna: »Vilka är möjligheterna och begränsningarna vid utnyttjandet av Google Docs för lösning av designproblem i jämförelse med samlokaliserad
interaktion, och vilka är de främsta påverkande egenskaperna?« För att besvara forskningsfrågorna användes designworkshops med 8 designteams med 3 design studenter i varje team, för att jämföra Google Docs med samlokaliserat samarbete. De som arbetade fysisk tillsammans hade ett bord för design mötet, allmänna tillbehör såsom sax, pennor, papper, post-its och en bärbar dator. De som arbetade via Google Docs satt på olika ställen och använda sig av Google Sheets och Google Slides. De som samarbetade på distans delade sin skärm i två så att de fick två arbetsytor eller hade två skärmar, dels för att imitera det fysiska samarbetet med egen yta och
gemensam yta. Samtliga studenter kände varandra sedan innan. Hälften av grupperna gjorde först sin designlösning i närvaro av varandra och sedan på distans. Efter att alla workshopen var genomförda utfördes semistrukturerade intervjuer med samtliga deltagare.
Forskarna hittade 4 möjligheter och 3 begränsningar med Google Docs. Media kan forma användarnas beteende genom att göra det enklare för dem att interagera på vissa sätt och svårare på andra sätt. En utav de viktigaste egenskaperna hos Google Docs är samtidighet. Med det menas att man kan skicka och ta emot meddelande på en gång, samtidigt. Man kan dela arbetsidéer och designresultat och skapa innehåll samtidigt. I det samlokaliserade samarbetet tenderar deltagarna att vänta på sin tur. En deltagare delar en idé och sedan diskuteras den idén. En annan övertygande egenskap hos Google Docs är delbarhet. Delbarhet innebär möjligheten att dela källor utan dröjsmål. Samt möjligheten att snabbt visualisera innehåll i form av text och bilder istället för att förklara eller rita upp det. En annan egenskap är inspelningsbarhet, vilket innebär att resultaten av deltagandet registreras på en plattform. Detta
möjliggör att man kan gå tillbaka och analysera information och återanvända det som tidigare uttryckts.
De brister som uppkom var synlighet och hörbarhet. Medvetenhet är en förståelse av varandras aktiviteter, som ger ett sammanhang för sina egna aktiviteter. Detta är relevant för gruppens aktiviteter och mål. Bristen av hörbarhet påverkar även formen och innehåll i verbal kommunikation. I fysiska sammankomster är det möjligt att dela erfarenhet med berättelser, stimulera kreativitet med humor, fatta beslut med aktiva diskussioner, denna handling inträffar sällan i textuell kommunikation av Google Docs. Den tredje bristen var möjligheten att rita sina idéer. De funktioner som Google Docs erbjöd för att illustrera egna skisser var inte tillfredsställande för deltagarna. För att skapa ett framgångsrikt samarbete är en kombination av verktyg och fysisk
närvaro optimalt för designarbete. Teams kan använda sig av andra verktyg för videoströmning tillsammans med Google Docs för att skapa ett ekosystem av
samarbetsverktyg enligt teamets behov i olika stadier i designprocessen (Jung, Lim & Kim 2017)
Nästa del introducerar peer production, en frambrytande organisationsform som växt fram tack vare datorstött kollaborativt arbete och sociala medier.
2.3
Peer production
Peer production är den mest signifikanta innovationen inom organisering som har har uppstått genom socialt internet-medierad användning. På ett organisatorisk plan kombineras tre grundegenskaper som fokuserar på decentralisering av uppfattning och utförande av problemlösning, tyglandet av diversifierade motivationer och separation mellan ledning och hantering av egendom och kontrakt. Dessa komponenter utgör peer production för att vara främjande av inlärning och
experimentation, innovation och anpassningsbarhet i snabbt omväxlande föränderliga och komplexa miljöer där ovisshet är en präglande faktor enligt Benkler (2016) som även menar att dessa typer av miljöer kan användas för att beskriva dagens innovativa globala marknader, där peer production besitter funktionella fördelar. Exempel på diverse domän där peer production varit framgångsrikt är allt från gratis och öppen källkod programvara, Free and Open-Source Software (FOSS), till Wikipedia och videojournalism som är de tydligaste förekomsterna av peer production. FOSS ansvarar för utvecklingen av de flesta av de grundläggande verktygen som Internet körs på, Wikipedia var nyfikenhet i bästa fall, en teoretisk omöjlighet för mainstream år 1999, ändå är det ett av de viktigaste kunskaps-verktygen som finns idag enligt Benkler (2016). Rollen peer production innefattar i dessa informations producerande miljöer blir allt mer nödvändig i dagens samhälle.
Konsekvenserna av peer production måste ge frihet att verka för en öppen grupp av agenter som gemensamt vill bidra till projekt, framkalla pro-sociala motivationer och tillåta samordning och styrning av kollektiva produktioner utan att underminera de
pro-sociala motiven. De observerade mönstren för styrning i peer production enligt Benkler (2016) består av följande sju punkter:
Kommunikation
Förbättrar systematisk samarbete i experimentell uppsättning, mänskliga
ostrukturerade utbyten, snarare än meddelanden är viktiga. Mer humaniserade (IRL) utbyten är också viktiga. Lågkostnads kommunikation har varit ett genomgripande inslag i den ekonomiska modellen för peer production.
Roligt
En upprepad upptäckt i undersökning av FOSS-utvecklare är att känslan av roligt och själveffektivitet, eller förmågan att göra något bra under egen regi är viktiga
motivatorer. Roligt är en inneboende motivation som kommer att driva beteende utan att kräva ett formaliserat pris eller belöningsmekanism.
Normativ inramning och normsättning
Hur en situation ramas in normativt påverkar uppsättningen av motivationer, som är mest framträdande för en interaktion. Inramningen kan inte på lång sikt vara en övning i manipulation, eftersom deltagarna är sig själva när inramningen är autentisk. Att sätta standarder för “normalt” beteende kan leda till att pro-socialt beteende kan uppfattas som normalt om man sätter den som en norm.
Ömsesidighet, rykte och öppenhet
Ömsesidighet har länge setts som en central mekanism för varaktigt samarbete. När en uppsättning människor engagerar sig ökar ömsesidighet, även rykte och insyn i tidigare beteenden hos deltagarna kan öka nivån i bidragandet.
Rättvisa
Omfattande tidigare experiment och observationer har dokumenterat vikten av att uppfatta rättvisa i resultat, avsikter och processer för att upprätthålla nivåer av välmående.
Empati och solidaritet
Kooperativa system presterar bättre när de betonar andra motivationsfaktorer. Solidaritet är en distinkt motiverande drivkraft som utlöser högre grad av bidrag till offentliga varor och samarbetsspel där de är närvarande. Åtgärder för att utveckla en kollektiv identitet är så enkelt som att kunna namnge ett team eller ha på sig uniform, detta kan påverka avsevärt bidragsnivån.
Dessa egenskaper för styrning av peer production bidrar både till frihet att driva och att upprätthålla den inre motivationen. De bidrar till stort utrymme för
team-medlemmar att upprätthålla en känsla av själveffektivitet även om deras
handlingar förkastas, eller när processen pekar på en handlingsinriktning som en eller flera team-medlemmar inte har valt. De tillåter olika motivationer att samexistera, som tillhandahåller mekanismen för normativ inramning, etablering av gränserna för rättvisa, öppenhet, ömsesidighet och social signalering av åtgärder och bidrag. Peer production har inte bara främjat informations producerande miljöer och plattformar som FOSS och Wikipedia, det har även visat sig vara en nyckelfaktor inom kreativt och artistiskt utövande hos mindre communities.
FAWM (February Album Writing Month) är en hub för låtskrivare som har målet att skriva ett helt album under den kortaste månaden på året (Settles & Dow 2013). Denna hub har hjälpt musiker att skriva över 50 000 nya originalverk, och många av dessa verk har varit online kollaborationer med främlingar utspridda över hela världen fynden beskrivs nedan.
Settles & Dow (2013) menar på att arbeta med andra för att uppnå delade mål kan ha sociala, motiverande och emotionella fördelar. Kollaborationer har visat sig öka och förbättra kamratskap, öka självförtroendet och utvecklandet av perspektivhanterings förmågor, något som har granskats hos studenter i klassrumsmiljöer. Enbart på senaste tiden har forskare kunnat studera kollaborationer inom online peer production miljöer, där fokuset legat på teamwork, individuella och grupp målsättningar och hur kommunikation påverkar de olika parterna. Vad som är intressant med FAWM är hur nytillkomna medlemmar engagerat sig i en-och-en kollaborationer under det första året, inte bara blev framgångsrika med att nå sina egna personliga låtskrivare mål, men fortsatte även att sprida den framgången i själva communityn. De framgångsrika medlemmarna engagerade sig mer i communityn genom att till exempel bidra med feedback till andra medlemmar eller donerade pengar till plattformen. Detta viar på att kollaborationer inom dessa communities, som leder till framgångsrika resultat, påverkar både individer och grupp som helhet.
Genom bättre förståelse för de olika faktorerna som påverkar kreativa online kollaborationer, kan man främja utvecklandet för sociala verktyg, teknologier och bästa praxis som hjälper online communities och deras medlemmar att frodas. I fallet med FAWM utforskades tre forskningsfrågor kring vilka inflytelserika faktorer existerar, hur kollaborationer formas i kreativa online communities och vad gör dessa communities framgångsrika. FAWM projektet utfördes som en explorativ studie, en kombination av kvantitativ och kvalitativ analysering som bidrog till att förstå att kommunikation, delade intressen och status inom communityn är de central instrumenten för huruvida två individer bestämmer för att arbeta tillsammans men utöver det - om än i ett nyanserat och ömsesidigt sätt - förslagsvis att teams ofta formas för att komplettera varandras skicklighet och inflytande. Först efter att en kollaboration formats gick det att hitta bevis för en rättvis arbetsfördelning är den
mest signifikanta faktorn för märkbar framgång: människor föredrar både att ge och ta emot i deras kreativa ansträngningar.
Genom att ha bearbetat vad Peer production är och vilken roll denna organiseringsform i relation till CSCW, är det nu lämpligt att övergå till en
fördjupning inom kommunikation samarbete och dess mekanismer i samband med distansarbete.
2.4
Kommunikation och samarbete
Att samarbeta och kommunicera på distans har flera för- och nackdelar. Enligt Olson & Olson (2014) är valet av teknik för distansarbete en stor faktor för effektivitet. Men man har funnit att det som kan göra distansarbete mer effektivt är bra människor, bra ledning och rätt problem att lösa. Men det svåra är att människor som arbetar på distans är blinda och osynliga för varandra. Dels för att de inte är på samma plats, de syns inte för varandra samt att de inte ser vad den andra gör. Det här sätter press på hur kommunikationen sker mellan team-medlemmarna och det löper stor risk att användningen av flera kommunikationsvägar är stor, vilke gör situationen än mer komplext. Koordineringen måste göras explicit, team-medlemmar måste meddela varandra vad de håller på med för att kunna visa vart de är och om de behöver hjälp. Team-medlemmarna är heller inte medvetna om varandras specifika arbetsgång, då det inte går att kika över axeln. Det enda sättet att få någon signal på vad någon annan gör är att de gör exempelvis commits till gitHub eller uppdaterar ett Google
dokument. Ett annat problematisk områden som distribuerade team tacklas med är tidzoner. Detta försvårar samarbetet ytterligare och kräver svår schemaläggning och obekvämligheter för delar av teamet. Även kulturella och organisatoriska
begränsningar finns då alla har sina egna normer och riktlinjer för hur saker och ting går till. Detta kan leda till missförstånd och gör kommunikationen ännu mer
komplext.
Olson & Olson (2014) menar på att distribuerade team sannolikt kommer att lyckas om det tilldelas oberoende arbetsmoduler till platsen där de är så att de inte behöver kommunicera mycket, bestå av människor som har arbetat tillsammans tidigare och har gemensam grund, gemensamma arbetssätt och gillar att arbeta tillsammans, antar en tydlig styrning som gör beslutsfattandet tydligt, främjar en öppen, inkluderander atmosfär och har detaljerade uppgifter samt använder teknik som stödjer
kommunikation, samordning, delning av data/kunskap och en infrastruktur som är tillräckligt kraftfull (både nätverk och bandbredd), men verkligheten ser inte ut så. Distribuerade team är mer benägna att arbeta med nya saker som kräver ständig kommunikation för att lösa små detaljer, bestå av människor med olika bakgrunder, både för att generera olika idéer och för att anpassa produkter eller tjänster till de människor den är designar för, de sammansätts av en ledning eller dikteras av en finansiär, har en tendens till att vara avslappnade när det gäller ledningens detaljer
och glömma bort den viktiga typ av information som inte längre är intressant för dem, eftersom andra teammedlemmar är “out of sight, out of mind”. Välja bara de
teknologier de är vana vid och misslyckas med att stödja tillräcklig rik kommunikationsteknologi när det behövs mest. Dessa team kommer att möta påfrestning som påverkar framgång och möter utmaningar med stor ansträngning eller misslyckande.
Forskarna har identifierat tre huvudkategorier av faktorer som kontrolleras av
individen i distribuerade team. Det första är personliga egenskaper, att man tycker om att arbeta i team är viktigt. Ofta har extroverta människor med hög social intelligens lättare att arbeta i dessa team. Här kommer även tilliten till andra människor in. Varje teammedlem måste bete sig på så sätt att de skapar tillit till varandra. För det andra måste det finnas motivation att arbeta tillsammans, detta kan vara inneboende hos vissa människor men den kan även komma från olika faktorer som att visa respekt för varandra eller att tro på slutmålet av projektet. Det sista är teknisk beredskap att ha kunskap om hur man ska kommunicera och koordinera genomer tekniken som finns tillgänglig, inklusive villigheten att lära sig. Det handlar även om att välja rätt teknik som passar det arbete som ska utföras (Olson & Olson 2014).
Olson & Olson (2013) visar på att alla distans samarbeten inte är desamma. De som liknar varandra kan möta liknande problem. För att göra dessa samarbeten
framgångsrika måste det först granskas vad som betyder framgång för olika människor. Följande kategorier beskriver åtgärder av framgång:
Idéer
Att förena idéer och metoder från olika discipliner. Ett möjligt mått på framgång kan vara antalet involverade och antalet discipliner som lyckats bära ett problem.
Verktyg
Framgång har många nivåer i att bygga verktyg. Att ett verktyg byggs är nivå ett, användaren börjar använda verktyget (klagar om den tas bort) är nivå två, verktyg som går från prototyp till produktion är nivå tre och den sista nivån är när användaren använder verktyget.
Utbildning
Distribuerade team i lärandet ger en annan form av framgång. Även etablerade forskare måste uppdatera eller utöka sina färdigheter och kunskaper, så för utbildning är det relevant för alla faser i en vetenskaplig karriär.
Uppsöka
uppsökning är nyckeln till att övertyga lagstiftare och givare för att finansiera
akademiska ansträngningar. Ett mått på framgång är återfinansiering genom federala finansiering eller stiftelser. Att få nya finansiärer är framgång i sig.
Påverka
Att söka djup förståelse av fenomen behöver inte vara inkonsekvent med att lösa praktiska problem. Påverkan kommer genom nya verktyg, som riktlinjer, mönster, verktygssatser och standarder. Exempelvis Action research tjänar flera mål, som att generaliserbara fynd medan de påverkar människor i en viss uppsättning.
Det finns alltså inte ett enda mått på framgång. Alla organisationer strävar efter att använda deras resurser väl, för att göra framsteg inom service, kunskap eller produktion. Att anta verktyg som byggts av andra är besläktat med att skapa en produkt som åtnjuts på en marknad (Olson & Olson 2013).
Forskning visar på olika samarbetsmekanismer som gör att distans kollaborationer kan bli framgångsrika. Dessa förklaras med ingående nedan.
Mångfald och Kreativitet
Även om kreativa individer ofta arbetar isolerat, så är rollen om interaktion och samarbete med andra individer avgörande för kreativitet. Kreativ aktivitet växer ur förhållandet mellan individerna och deras arbete och från samspelet mellan en individ och andra människor. Eftersom komplexa problem kräver mer kunskap än vad någon enskild person har. Det är nödvändigt att alla berörda intressenter delar,
kommunicerar, samarbeta och lär sig av varandra. Avstånd (rumslig, temporal och teknisk) och mångfald (förena intressenter från olika kulturer) är viktiga källor för social kreativitet (Fischer 2005).
Fischer (2005) menar på att vi måste förstå hur individuell och social kreativitet interagerar med varandra och hur vi kan utnyttja distribution och mångfald i designteam, samhällen och verktyg som stödjer reflekterande tankesätt. Kreativitet händer inte i individens huvud utan i interaktionen mellan en individs tankar och den socio-kulturella kontexten. Situationer som stödjer social kreativitet måste vara tillräckligt öppet och komplext för att användarna ska möta hinder (breakdowns). Ett hinder i ett arbete erbjuder möjlighet till reflektion och inlärning. Kritiska stadier i ett samarbete, som att hantera dåligt definierade problem eller etablera ömsesidigt förtroende, kräver en viss nivå av fysiska träffar. Däremot kan distribuerade team utföra ett mer effektivt arbete och utveckla nya arbetssätt som har stor inverkan på deras aktiviteter. Fokus kommer landa på delade problem i stället för delad plats hos en grupp som interagerar med varandra.
Fischer (2005) anser även på att designarbete måste kunna vara visuellt och
tillgänglig för alla. Det ska finnas dokumenterat vad som är gjort och varför. Alla ska vara informerade, och om det inte går ska information vara tillgänglig för alla att läsa. För i pågående projekt är långsiktigt samarbete avgörande för framgång men ändå svårt att uppnå. Denna svårighet beror dels på individuella designers okunniga förmåga om hur beslut de fattar interagerar med beslut som tagits av andra designers. En stor del av detta består i sin tur av att man helt enkelt inte vet vad som redan har beslutats och varför. En designer har en tendens att göra designen utan att
dokumentera den. Långsiktigt samarbete kräver att designers är medvetna om skälen bakom besluten samt vilka andra alternativ som övervägdes men inte genomfördes och varför. Därav är dokumentation en barriär att övervinna, vilket ger begränsningar i ett långsiktig designarbete. En annan barriär att tänka på är förmågan att modifiera systemfunktionalitet. Under en livscykel för ett pågående projekt kan miljön för artefaktfunktionerna förändras på ett sätt som inte var tänkt i den ursprungliga formgivningen. Om man inte kan anpassa systemet till den förändrade miljön vid användningstiden kommer den att upphöra att vara användbar. Ett sätt att tänka här är att livscykeln för ett system är en pågående designprocess, design in use (design av ett system sker tillsammans med användning).
Ye & Roberts (2017) studerade två olika gruppdynamiker den ena där gruppen var mer homogen och alla kände tillhörighet och den andra med diversifierade grupper där medlemmarna såg sig som separata individer istället för en grupp. Efter
författarnas litteraturstudie anser de att desto mer en grupp ser sig själv som en grupp desto bättre arbetar de som en grupp. Om gruppmedlemmarna ser sig själv som individer så presterar gruppen sämre, kollektivism vs. individualism. Ju mer kollektivistiska gruppen ser sig själva desto mindre skillnader ser de hos varandra. Men sätter man värde på gruppen så leder det till att gruppmedlemmarna är mer försiktiga med sina åsikter. Däremot så kan man som grupp känna sig mer nöjd genom samarbete och det leder till högre nöjdhet vilket resulterar i effektivt arbete. Oavsett gruppstyrka så är uppfattade skillnader den största faktorerna kring hur nöjda deltagarna känner sig. Forskarna visar på att genom design kan medlemmarna förstå varandra bättre, ge uttryck genom avatarer, personliga färger etc, och genom att använda sig av en grupp logga känna sig mer inkluderade. Grupper som uppfattar sig som olika fungerar mindre väl än grupper som uppfattar sig som homogena. Att de mest unika idéerna kommer från grupper som ansåg sig väldigt diversifierade men ändå kände stark grupptillhörighet. De anser sig inte se en minskning i individens kreativa uttryck i samband stark grupptillhörighet, något som tidigare litteratur påstått.
Motivation
Att bibehålla deltagande utöver den första perioden av engagemang är avgörande för peer production. Teori föreslår att en ökning av motivation förväntas med
användarens rörelse från gemenskapens periferi in till kärnan. Mindre är dock känt om hur specifikt motivation förändras över tid. Forskning fyller detta gap genom att fokusera på individuella motivationsvägar i de formativa (initiala) perioderna av engagemang samt utforskar vilka motiv som förändras och hur (Balestra m.fl. 2017). Många peer production-system låter deltagarna definiera sina egna aktiviteter, men kämpar för att upprätthålla deltagande utöver den ursprungliga engagemang perioden, eventuellt som ett resultat av en minskning av motivation. Forskning kring motivation för kunskapsbidrag online är väl dokumenterad och fokuserar kring både
konventionella- och produktionssystem online. Olika relevanta motiv har
identifierats, inklusiver extrinsiska motivationer exempelvis förbättringa av egna färdigheter och förbättring av status. Intrinsiska motivationer inkluderar altruism, roligt, ömsesidighet, intellektuell stimulans och en känsla av skyldighet att bidra. Resultatet visar på att nykomlingar i peer production tenderar att fokusera på (efter att redaktörer börjat arbeta) på exponering för socialt lärande, att få olika typer av
feedback, sociala hinder och/eller tekniska råd om plattformen (Balestra m.fl. 2017). Forskning har identifierat tre olika sorters motivation icke-motivation, motivation provocerad av externa faktorer, och motivation provocerad av interna faktorer. Motivation provocerad av externa faktorer delas i sin tur ut i fyra andra faktorer. Motivation som bygger på rum eller straff, motivation som bygger på sin egen syn på sig själv och vad man vill åstadkomma, vikten av målsättning, normer och regler, och kulturella normer kring mål, raderingar, och regler (Posch m.fl. 2019).
Målsättning
När virtuella team blir mer och mer vanliga i organisationer kommer stöd till virtuella team att vara en viktig forskningsämne för forskare i gruppstöd system (GSS).
Forskning avslöjar att ett GSS med en inbäddad målsättning struktur hjälpte virtuella team att främja ett bättre team sammanhållning, bättre team engagemang och bättre samarbetsklimat än ett GSS utan målsättning strukturen. Virtuella team som använder en GSS med en inbäddad målinställning struktur hade också bättre uppfattad
beslutskvalité och genererade fler beslutsalternativ än virtuella team som använder ett GSS utan målinställning strukturen (Huang m.fl. 2001).
Målsättning strukturen är en team-interaktionsprocess där gruppmedlemmar avslöjar och definierar individuella och teammål, utbyta idéer och anpassa båda typerna av mål och uppnå en enighet om lagmål som delas av alla teammedlemmar (Huang m.fl. 2001).
Huang med flera (2001) kom fram till att det finns fem beroende variabler som styr processen och resultatet av virtuell teambuilding. Den första är lagsammanhållning
som refererar till den ömsesidiga attraktionen hos teammedlemmar och närheten som medlemmarna känner för varandra. Målsättning strukturen gör det möjligt att anpassa individuella mål med lagmål. Detta kan bidra till mer sammanhängande lagarbete och minska målkonflikter bland medlemmarna. Konflikt korrelerar negativt med
sammanhållningen. Genom att minska konflikt kan sammanhållning ökas. Lagmål hjälper dem att känna sig nära varandra, binda samman laget. Den andra är team engagemang som refererar till laganda, känsla av lojalitet och engagemang. Med målsättning struktur kan detta öka på flera sätt. Delade lagmål kan resultera i större deltagande i teamaktiviteter, större ansträngning och engagemang. Tidigare forskning visar på att delade lagmål främjar medlemmarnas mål åtaganden. Det kan ge laget bättre sammanhållning och fler är villiga att stanna kvar i laget, vilket resulterar i större engagemang. Den tredje variabeln är samarbetsklimatet, detta refererar till vilken grad ett lag kan fungera bra tillsammans. Målsättning Strukturen kan förbättra detta på två sätt. Syftet med lagarbete är att skapa ett lag. När lagmålet är delat av alla är fler mer benägna att samarbeta för att nå det gemensamma målet. Samt att det uppmuntrar till diskussion och visar medlemmarna fördelar med deras
ansträngningar. Detta skapar i sin tur normer som uppmuntrar medlemmarna att hjälpa varandra. Den fjärde är upplevd beslutskvalité, det vill säga hur
gruppmedlemmarna uppfattar beslut. Målsättning Struktur kan förbättra
lagsammanhållning, mer sammanhängande lag kommer fram till bättre beslut. Lag med delade lagmål tenderar att fatta beslut som är i linje med lagets förväntningar. Det sista och femte variabeln är antalet genererade beslutsalternativ. Delade lagmål kan motivera medlemmarna att fokusera sin uppmärksamhet på sin uppgift och rikta sin ansträgning för att föreslå fler beslutsalterantiv för att slutföra sin uppgift. Detta resulterar i större antal beslutsalterantiv.
Retelny med flera (2014) visar på att så kallade »flash teams« gör att distribuerade team arbetar mer effektivt. Flash teams är en sekvens av modulära uppgifter, likt legobitar, som utnyttjar betalda experter. De består av sammankomster av utvecklare och designers som arbetar mot ett gemensamt mål. De som arbetar i teamet är alla professionella men kommer från olika roller. Forskarna ramar in expertgruppen som arbetar kring »sekvenser av länkade uppgifter«. De antar att dessa kedjor av fokuserat arbete kan upprätthålla koordinerande styrka och team strukturer samtidigt som de ger en representation av interaktiva system som teamet kan utnyttja för att stödja samarbetet. Forskarna föreslår pipelining som menar på att man delar upp arbetet så att nästa team kan påbörja sitt arbete utan att behöva vänta på nästa. Detta innebär också att teamen själva kunde efterfråga expertis när de inte hade kompetens inom gruppen.
Konflikt
Studier från fältet föreslå att distribuerade team fungera annorlunda och upplever olika resultat än traditionella team. Till exempel antyder empiriska studier att de
distribuerade teamen upplever stora konfliktnivåer. Dessa empiriska studier erbjuder rika och värdefulla beskrivningar av dessa konflikter, men de identifierar inte
systematiskt dem mekanismer som konflikten skapas i teamen (Hinds & Bailey 2003).
Distribuerade team, vars medlemmar är bosatta i olika städer, länder eller kontinenter, delar ett antal egenskaper som vanligtvis är associerade med traditionellt utformade team. De är nämligen grupper av individer som arbetar tillsammans beroende på varandra för att utföra en uppgifter, de utgör en distinkt social enhet och hanterar gemensamt sina team gränser. Studier visar på att konflikter i geografiskt
distribuerade team gick oidentifierade och oupplösta längre än konflikter i traditionella team (Hinds & Bailey 2003).
Forskarnas analys visar på att geografiska fördelning kommer att ha en betydande påverkan på varje typ av gruppkonflikt och de har identifierat tre typer av konflikter som kan uppstå uppgift, affektiv och process konflikter. Uppgifts konflikt hänvisar till meningsskiljaktigheter fokuserade på arbetets innehåll. Affektiv konflikt hänvisar sig till besvärande situationer som kännetecknas av ilska eller fientlighet bland teammedlemmar. Process konflikt hänvisar till meningsskiljaktigheter om teamets inställning till uppgiften, dess metoder och dess teamprocesser (Hinds & Bailey 2003).
Även om forskarna förutspår sämre resultat för distribuerade team, erkänner dem att de har vissa fördelar jämfört med traditionella team. Distribuerade team gör det möjligt för företag att dra nytta av expertkunskap runt om i världen, att fortsätta arbeta dygnet runt och skapa närmare relationer med fjärran kunder. Dessa kommer dock minskas av konflikten med distans- och teknikförmedling, men distribuerade team kan vara det enda alternativet för att uppnå organisatoriska mål. Distans skapar svårigheter i den gemensamma kontexten som ett problem uppstår. Att vara på olika fysiska kontext gör det svårare att föra och tolka referenser till intressanta objekt och att samordna sig i den kontexten. Exempelvis kan en ingenjör inte assistera en operatör via telefon om ingenjören inte förstår kontexten som operatören tolkar den, utan behöver se själv för att förstå felet. Riskt för konflikt och misstolkning är hög. Teammedlemmar som inte delar samma sociala miljö kan ha olika uppfattning om vilket beteende som är lämpligt och följaktligen håller varandra till olika standarder (Hinds & Bailey 2003).
I jämförelse till traditionella team tenderar distribuerade teammedlemmar att få mindre passiv information om sina avlägsna kollegor och detta gör det svårt att bilda en familjär uppfattning om sina teammedlemmar, som i sin tur minskar konflikter. Det är även svårt att skapa vänskapliga band till sina medlemmar, för att vänskap är lättare att upprätta när människor slumpmässigt möter varandra och interagerar
spontant. Överraskande nog, när teammedlemmar är vänner, är det större sannolikhet att affektiv konflikt uppstår. Eftersom vänskapsband bygger på förtroende kan affektiv konflikt uppfattas som säkrare och lättare att accepteras. Något som kan skapa konflikt är även mångfald, det har visat sig att uppgifts- och affektiv konflikt ökar eftersom mångfald ger olika perspektiv på tillvägagångssätt till arbete, attityder, övertygelse och förväntningar (Hinds & Bailey 2003).
3.
Metod
Den här fallstudien utgår från en kvalitativ ansats med explorativt syfte att undersöka distansarbete för självorganiserande teams. I detta kapitel presenteras de metoder som används i studien, samt motivering till valet av dessa ur ett vetenskapligt perspektiv. Kapitlet tar även upp analys av data och tillförlitlighet i studien.
För att få en vetenskaplig förankring och förståelse för denna studie har den
genomförts utifrån en konstruktivistisk världssyn (Creswell 2018). Som ses som ett typiskt tillvägagångssätt för en kvalitativ forskning. Det är där människor konstruerar sin egna mening utifrån den tolkning som de får av världen. Genom att kvalitativ ställa öppna frågor till deltagare kan de dela sin syn på världen. Människor engagerar med sin egna värld utifrån sina egna historiska och sociala perspektiv. Kvalitativa forskare har till syfte att söka och förstå den kontext som deltagarna är i, genom att samla information om den och sedan göra tolkningar av vad de har funnit. Dessa tolkningar är baserade på forskarnas erfarenheter och bakgrund. En kvalitativ studie är till större delen induktiv, insamlaren genererar betydelse från den datan som samlats från fältet (ibid.). I denna fallstudie har data samlats från fältet och litteratur studerats i omgångar för att hitta teman och mönster för forskningsområdet. Denna fallstudie har därmed en abduktiv ansats på forskningsområdet för distansarbete och med syfte att explorativt utforska detta område. Fallstudien faller in i ramen för en kvalitativ forskning, där målet är att utforska ett specifikt fall med en begränsning både i tid och aktivitet (ibid.). Flödesschemat i Figur 3.1 nedan visar fallstudiens arbetsgång gällande metoder och Figur 3.2 visar arbetsgång gällande analys av teoretisk modell.
3.1
Fallstudie
I en kvalitativ forskning finns det olika typer av sätt att närma sig
forskningsproblemet. I denna forskning används fallstudie som ett sätt att gå in på djupet inom området för distansarbete. Fallstudier är en undersökningsdesign som finns inom många områden, där forskaren utvecklar en djupgående analys av ett fall, ofta ett program, händelse, aktivitet, process eller en eller flera individer (Creswell 2018).
För att besvara forskningsfrågan har denna studie utgått ifrån kvalitativa
datainsamlingsmetoder där målet har varit att samla in processer, aktiviteter och händelser i distansarbete kopplat till det teoretiska ramverket TORSC av Olson &
Figur 3.1: Flödesschema över fallstudiens metoder (anpassat från Björklund & Paulsson 2012).
Figur 3.2: Flödesschema för analys av teoretisk modell (anpassat från Creswell 2018).
Olson (2008). Intervjuer och enkäter har varit primärdata (Bilaga 1), det vill säga data som samlats in i syfte att användas i studien och litteraturstudien har varit
sekundärdata, då syftet med ursprungliga insamlingen kan ha varit en annan
(Björklund & Paulsson 2012). För att ta fram en designlösning har utforskande design används för att generera konceptidéer för framtida plattform för Företag X, utifrån de insikter som samlats från studien (Arvola 2014) och tolkats av forskarna.
3.2
Datainsamlingsmetoder
Nedanstående del kommer beskriva tre typer av metoder för datainsamling, den teoretiska och systematiska litteraturstudien, den empiriska huvudsakliga datainsamlingen genom kvalitativa intervjuer och den kompletterande
enkätundersökningen. I detta kapitel kommer även hantering av data och etiska aspekter kring interaktionen med informanterna tas upp.
Litteraturstudie
En litteraturstudie kan beskrivas som en form av datainsamling enligt Björklund & Paulsson (2012) därför kommer denna del handla om vilka metoder som användes i projektet för att samla in och bearbeta teori och litteratur. Viktiga kriterier som följdes var att litteraturen fanns tillgänglig för alla, exempel på relevant litteratur som
eftersöktes var kvalitativa explorativa studier och fallstudier som bidrog med ökad förståelse för relevanta ämnesområden. Litteraturen användes i syfte att förstå vad andra har gjort och sagt i tidigare forskning, kritiserar tidigare akademiska arbeten, bygga broar mellan relaterade ämnen och identifiera centrala problem inom ett fält. I kvalitativ forskning används litteraturen på ett konsekvent sätt, och det viktigaste är att induktivt lära sig från deltagarna och inte använda litteraturen deduktivt som förklaring till frågan som behöver besvaras (Creswell 2018).
Litteraturstudien som utfördes kan beskrivas som en process genom tre moment: insamling, filtrering och sammanfattning. Arbetsfördelningen för insamlingen av litteratur och teori började som en gruppuppgift och sedan övergick till en paruppgift. Litteratursökningen utfördes som grupp, digitala akademiska bibliotek genomsöktes. Antal akademiska arbeten som granskades uppskattades upp emot 100–150 stycken, av dessa valdes 33 stycken ut. Två personer från projektteamet utsågs för att sköta resten av arbetet. De 33 utvalda skrifterna återgranskades och filtrerades utifrån relevans av ämnesområden. En uppdatering av litteraturlistan koncentrerade sig på ca 15–17 akademiska arbeten som ansågs vara användbara för studien, dessa arbeten placerades ut på en litteraturkarta och sammanfattades individuellt för att brukas till rapporten. Litteraturkartan bestod av en tematisering som användes för att jämföra litteraturen och teorin med det empiriska resultatet.
Intervjuer
undersökningen, utfördes genom kvalitativa intervjuer. Denna metod användes för att försöka ta vara på, vad Björklund och Paulsson (2012) anser som möjligheten till en
djupare förståelse och i fallet för dessa intervjuer, djupare förståelse för kontexten av
distansarbete.
Efter att en eller flera målgrupper identifierades, i det här fallet, personer som har erfarenhet av distansarbete och skapande av immateriella tillgångar. Skapades ett dokument som användes för att hålla koll på status för intervjuerna. Varje informant matades in i en tabell, statusen för intervjun kodades med en färg, röd, gul och grön beroende på moment. I denna tabell antecknades datum, tid och typ av interaktion med informanten. Första interaktionen, antydde att förfrågan var utskickad, andra interaktionen var den bokade tiden och tredje interaktionen förmedlade att intervjun skett. Varje intervju spelades in och transkriberades, i snitt tog varje intervju ca en timme varav 40–50 min inspelad intervju.
Varje intervju försökte hållas utifrån samma upplägg, genom att börja med en kort brief som förklarade upplägget och kontexten, medvetandegöra informanten om informerade samtycket och samla in godkännande. Sedan startades inspelningen och förberedda intervjufrågorna användes som ett hjälpmedel för att hålla en
semi-strukturerad intervju som skulle underlätta för informanten att dela med sig om sina erfarenheter. På distans modifierades upplägget om, informanterna tillfrågades ifall de accepterade inspelning, denna tillfrågan skedde innan det informerade
samtycket lästes upp, just för den anledningen att uppläsning av informerat samtycke togs med i inspelningen, vilket inte behövdes för de intervjuer som skedde på plats, då de godkändes med en underskrift (se Bilaga 1 och 2).
Hantering av data
Varje intervju hade en egen mapp i en datainsamlings mapp, inspelningar,
transkriberingar och annan information samlades för att inte blanda ihop filer, men även tillgängliggöra åtkomst enbart till projektets medlemmar, (studenterna). Totalt utfördes 6 intervjuer, 2 intervjuer, ansikte mot ansikte på plats och 4 intervjuer via Skype-samtal.
Informanter
De två intervjuer som skedde på plats, utfördes i Umeå, Sverige. Informant A hade erfarenhet av att jobba på en arbetsplats som jobbade med olika distans teams och hade god insikt kring större organisationer. Informant B i Umeå, var en
utbytesstudent på masternivå inom informatik och design, som vid sidan av studierna, utförde diverse projekt inom webbdesign och accessibility, helt på distans emot ett företag stationerad i ett annat land. De fyra andra informanterna (C, D, E och F) som deltog via distansbaserade Skype-samtal, var bosatta i andra orter eller länder.
webbdesign och marknadsföring med ett europeiskt musikband som uppdragsgivare. Informant D och E var indie spelutvecklare Från Linköping och Norrköping, med erfarenhet att outsourca arbete inom spelutveckling via distans. Informant D
organiserade dagligen kontakt med praktikanter som var bosatta i andra orter, medan informant E hade längre erfarenhet med att anlita internationella frilansare och företag via distans. Informant F var bosatt i Taipei och arbetade på ett startup företag som bland annat projektkoordinator och marknadsförare och hade god erfarenhet av distansarbete mellan olika språk, kulturer och människor.
Enkäter
Varje informant tillbads att fylla i en enkät som samlade in, demografiska information som bestod av ca. 20 frågor. Enkäterna användes bara som ett komplement till
intervjufrågorna och bestod enbart av frågor som berörde informantens identitet som till exempel könstillhörighet, etnicitet, ekonomi bland annat.
Etiska hänsyn
Det informerade samtycket som samlades in (Bilaga 2), muntligt via distans eller skriftligt på plats, tydliggjorde för informanterna om deras rättigheter, att få neka eller avbryta intervjun helt fritt vid eget bevåg samt försäkran om informanternas
anonymitet. Datan som samlades in skulle enbart redovisas anonymt emot beställare, Linnéuniversitet och företaget som detta projekt samarbetar med. Därmed
tydliggjordes det att student teamet skulle äga datan, som skulle användas anonymt i syfte för att uppnå kursmål och uppdragsgivarens överenskommelser, samt att informanterna blir ersatta 150 kr för deras deltagande (Bilaga 2).
Under planeringsfasen av intervjuerna, kontaktades och tillfrågades uppdragsgivaren, om det fanns någon budget för att ersätta deltagare/ informanter för tiden som läggs ner. Budgeten uppskattades till ca. 1 000–1 500 kr som fick ett godkännande av uppdragsgivaren och varje informant fick en ersättning på 150 kr för deltagandet. Informanter som hade ett svenskt bankkonto kopplat till en pengar överföringstjänst, fick pengarna insatta på deras konto medan informanter utan svenskt bankkonto bads att hitta ett valfritt digitalt presentkort som rörde sig om samma summa.
Rörandes enkäter kring demografiska variabler, informerades informanterna tydligt om friheten att avstå att fylla i något, om informanten kände sig illa till mods eller upplevde det opassande.
3.3
Analys av data
Utifrån inhämtade empiriska data genomfördes sedan enkelfallsanalyser. 2 olika forskare gick igenom allt material källa för källa, och kodade materialet enligt en induktiv ansats där innehållet fick definiera koderna och kategoriseringarna (Creswell 2018). Använda koder listades och användes sedan också deduktivt i analyserna.
