GNESTA KOMMUN -X. rr; Revisionsskrivelse. Kommunstyrelsen Kultur- och tekniknämnen,

(1)

Jörn Svallfors Vice ordförande

Revisionsskrivelse

Kommunstyrelsen — reg, Kultur- och tekniknämnen,

För kännedom Kommunfullmäktige

Revisionsrapport: Granskning av beredskapen avseende EKO-frågor - etik, korruption och oegentligheter

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Gnesta kommun har PwC granskat kommunens förberedelse för EKO-frågor, det vill säga etik, korruption och oegentligheter. Granskningen koncentreras på kommunens förebyggande arbete att skydda sig mot att EKO-problem inträffar.

Granskningen har fokuserat på följande revisionsfrågor:

• Är kommunstyrelsens och den granskade nämndens arbete med EKO-frågor ändamålsenligt?

• Är den interna kontrollen avseende EKO-frågor tillräcklig?

Den sammanfattande revisionella bedömningen är att kommunstyrelsen och kultur- och tekniknämnden i huvudsak arbetar ändamålsenligt med EKO-frågor och med tillräcklig intern kontroll.

I granskningen har vi dock noterat ett antal förbättringsområden och lämnar därför följande rekommendationer:

• Kommunstyrelsen bör upprätta en internkontrollplan för de verksamheter man ansvarar för.

Ur ett väsentlighets- och riskperspektiv bör dessa områden omfattas av samma kontroller som nämndernas verksamheter.

• Det finns en risk att frånvaron av rutinmässiga internkontrollmoment som exempelvis stickprov gör att inbyggda fel i system och rutiner aldrig upptäcks. Vi förordar att

kommunstyrelsen och nämnderna använder kvalitativa kontrollmoment så som intervjuer och kvantitativa diton så som stickprov.

• Vid misstanke eller upptäckt av mutbrott eller bestickning ska anställd kontakta chef eller annan lämplig person, vilket innebär att den anställde inte är anonym. Vi föreslår att kommunstyrelsen utreder möjligheterna till en whistleblower-funktion.

Gjorda iakttagelser redovisas i bilagda rapport, som härmed överlämnas. Rapporten har behandlats och godkänts vid revisorernas möte 2012-09-19

Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen och kultur- och tekniknämnden senast 2012-12-05.

REVICRERNV

51

¹¹^M

Åke Nilsson Ordförande

Gnesta kommun 1 646 80 Gnesta 1 vxl: 0158-700 00 1 dnesta.kommungnesta.se www.qnesta.se 1 besöksadress: Västra Storgatan 15 I organisationsnummer: 212000-2965

(2)

Revisionsrapport

Granskning av beredskapen avseende EKO-frågor - etik, korruption och oegentligheter

Gnesta kommun

Fredrik Alm

Cert. kommunal revisor lo september 2012

(3)

Innehållsförteckning

2 2.1

Sammanfattning Inledning och bakgrund Revisionsfråga

3 4 4

2.2 Revisionsmetod 4

2.3 Avgränsning 4

3 Resultat av granskningen 5

3.1 Riktlinjer och förebyggande arbete 5

3.2 Bedömningar 6

3.3 Kontroll av risker för oegentligheter 7

3.3.1 Kommunstyrelsen 8

3.3.2 Kultur- och tekniknämnden 8

3.4 Bedömningar

10 september 2012

Sida 2 av 10 Gnesta kommun

PwC

(4)

Granskning av EKO-frågor

1 Sammanfattning

Revisorerna har gett PwC i uppdrag att granska kommunens förberedelse för EKO-frågor, det vill säga etik, korruption och oegentligheter. Granskningen koncentreras på kommunens förebyggande arbete att skydda sig mot att EKO-problem inträffar.

Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor:

• Är kommunstyrelsens och den granskade nämndens arbete med EKO-frågor än- damålsenligt?

Detta har granskats genom analys av styrande dokument, rutiner och planer för intern kontroll samt intervjuer med kommunledning och ledningen inom kultur- och teknikför- valtningen.

Vår sammanfattande revisionella bedömning är att kommunstyrelsen och kultur- och tekniknämnden i huvudsak arbetar ändamålsenligt med EKO-frågor och med tillräcklig intern kontroll.

Detta baserar vi på att kommunstyrelsen uppmärksammat det förebyggande arbetet i och med riktlinjen för mutor och otillbörlig påverkan samt gjort detta till ett fokusområde som samtliga nämnder ska lyfta in i sina respektive internkontrollplaner. Som en följd av detta har nämnderna även fått i uppgift att analysera var i den egna verksamheten risken för mutor och otillbörlig påverkan är som störst.

I granskningen har vi dock noterat ett antal förbättringsområden och lämnar därför föl- jande rekommendationer:

• Kommunstyrelsen bör upprätta en internkontrollplan för de verksamheter man ansvarar för. Ur ett väsentlighets- och riskperspektiv bör dessa områden omfattas av samma kontroller som nämndernas verksamheter.

• Det finns en risk att frånvaron av rutinmässiga internkontrollmoment som exempelvis stickprov gör att inbyggda fel i system och rutiner aldrig upptäcks. Vi föror- dar att kommunstyrelsen och nämnderna använder kvalitativa kontrollmoment så som intervjuer och kvantitativa diton så som stickprov.

• Vid misstanke eller upptäckt av mutbrott eller bestickning ska anställd kontakta chef eller annan lämplig person, vilket innebär att den anställde inte är anonym.

Vi föreslår att kommunstyrelsen utreder möjligheterna till en whistleblower- funktion.

10 september 2012

PwC

(5)

2 Inledning och bakgrund

Bedrägerier och oegentligheter dyker upp med jämna mellanrum. De händelser som figu- rerat i media har bland annat medfört att uppmärksamheten riktats mot kommunernas förebyggande arbete i syfte att begränsa riskerna för att oegentligheter ska uppstå. En påföljd kan vara att förtroendet för kommunerna skadas.

Revisionen kan peka på risker och på behovet av väl fungerande intern kontroll, samt pröva dess ändamålsenligt.

Granskningen inriktas mot effektivitet och intern kontroll och utgår från revisorernas riskbedömning.

2.1

Revisionsfråga

Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor:

• Är kommunstyrelsens och den granskade nämndens arbete med EKO-frågor än- damålsenligt?

Med följande kontrollmål/granskningsmål:

• Har kommunstyrelsen och den granskade nämnden genomfört bedömningar av var i verksamheterna risker kan uppträda?

• Finns utarbetade riktlinjer för det förebyggande arbetet?

• Genomförs det förebyggande arbetet enligt antagna riktlinjer?

• Finns det en beredskap för händelser?

• Genomförs kontroller av risker för oegentligheter?

• Finns rutiner för uppföljning och rapportering och hur efterlevs dessa?

2.2

Revisionsmetod

Granskningen har genomförts med intervjuer av kommunchef, ekonomichef, tf förvalt- ningschef och ekonom samt enhetschef inom kultur- och teknikförvaltningen, samt genom analys av styrdokument och planer för intern kontroll och hur dessa följs upp.

2.3 Avgränsning

Granskningen avgränsas till kommunstyrelsen och kultur- och tekniknämnden. Gransk- ningen koncentreras på kommunens förebyggande arbete att skydda sig mot att EKO- problem inträffar.

10 september 2012

PwC

(6)

3 Resultat av granskningen

3.1 Riktlinjer och förebyggande arbete

Den 8 december 2006 antog kommunfullmäktige riktlinjer för hur anställda och förtro- endevalda i kommunen och kommunens bolag ska hantera förekomst eller misstanke om mutor och otillbörliga förmåner. Dokumentet Riktlinjer för representation, minnesgå- vor, uppvaktning vid 25 års anställning eller 20 års förtroendeuppdrag samt mutor och otillbörliga förmåner finns tillgängligt på kommunens intranät, samt på kommunens webbsida och görs därmed tillgänglig för bland andra förtroendevalda som ej har tillgång till intranätet.

Riktlinjen togs fram av kanslichef tillika kommunjurist. Denne har varit tjänstledig under tiden för denna granskning Vi har därför ingen information om hur riktlinjen tagits fram och bakgrunden till det.

I riktlinjerna framgår ej huruvida kommunstyrelsen genomfört en riskbedömning kring vilka verksamheter risken för mutor och otillbörliga förmåner är störst. Detta har heller inte kunnat verifieras via intervjuer. En indikation ges dock genom de exempel som om- nämns i riktlinjen. Tjänstemän som handlägger ärenden där myndighetsutövning ingår, arbetar med vårdtagare inom äldreomsorgen eller arbetar med inköp och upphandling ska iaktta extra försiktighet även när det gäller enklare gåvor, måltider och annan uppvaktning. Vid enstaka tillfållen anger riktlinjen att dessa situationer kan vara acceptabla för andra tjänstemän inom kommunens förvaltning.

Vidare framgår vad som är straffbart och vilka påföljder som gäller för mutbrott och bestickning. Det framgår även vad man kan ta emot och vad man ej ska ta emot. Det finns bland annat väsentliga förhållningsregler när det gäller gåvor, representation, testamen- ten, resor, bonusförmåner med mera. Det framgår även att arrangemang som innefattar make/maka/sambo bör undvikas då andras medverkan ökar risken för att förmånen ska betraktas som otillbörlig.

Vid erbjudande om förmån ska man som anställd tala med närmsta chef och låta denne avgöra ett eventuellt deltagande. Accept från närmsta chef är dock ingen garant för att det inte ska betraktas som mutbrott. Förtroendevalda i samma situation ska ta kontakt med kommunjurist eller personalchef. Man uppmanas även att omgående återsända erbju- danden och gåvor till avsändaren. Om mutbrott eller bestickning misstänks eller upptäcks ska närmsta chef kontaktas som därefter föreslår åtgärder. Om det finns tveksamheter skall kommunjurist kontaktas och om förmånen/gåvan betraktas som otillbörlig ska po- lismyndigheten kontaktas.

Det framgår att reglerna gäller samtliga tjänstemän oavsett anställningsform och ledamö- ter i såväl nämnder som bolagsstyrelser. Vi har dock inte funnit hur riktlinjen ska imple-

10 september 2012

PwC

(7)

menteras i kommunens olika verksamhetsområden och där fungera som ett stöd för det förebyggande arbetet.

Det sker i dagsläget ingen speciell utbildning inom mutor och otillbörliga förmåner. Vid den obligatoriska chefsintroduktionen finns ett antal checklistor som ska gås igenom. I den som Kansli- och nämndserviceenheten ansvarar för inom juridik och övergripande administration ingår riktlinjen som en punkt. Vid intervjuer har det framkommit att det kan dröja innan nyanställda chefer får denna genomgång och görs medvetna om de riktlinjer som gäller inom kommunen.

Samtliga lönesättande chefer träffas fem till sex gånger per år i Ledarforum. Vid Ledarfo- rum den 20-21 september 2012 kommer man att diskutera hur kommunen arbetar med intern kontroll och de riktlinjer som gäller. Ledarforum har ofta formen av case-studier för att testa om kommunens policys och rutiner är heltäckande. När det gäller förtroende- valda sker ingen rutinmässig utbildning eller introduktion där riktlinjen förekommer.

Bland intervjuade uppges att kännedomen om riktlinjen troligtvis är god i chefsledet men lägre i övriga verksamheten. Man har inte arbetat på något strukturerat sätt med implementeringen av riktlinjen utan utgår från att chefer och medarbetare inom verksamheter där det finns risker sökt efter denna information själv, eller gör det om behov uppstår.

Dokumentet används oftast vid avtackningsgåvor. Att olika områden ingår i riktlinjen kan, enligt de intervjuade, medföra att kännedomen om avsnittet om mutor och otillbör- liga förmåner ökar.

3.2 Bedömningar

Vår bedömning är att den beslutade riktlinjen om mutor och otillbörliga förmåner i huvudsak är ändamålsenlig. Riktlinjen togs fram under 2006 vilket medfört att vi inte kunnat bekräfta om kommunstyrelsen genomfört en riskbedömning tillsammans med övriga nämnder. Riktlinjen beskriver endast på ett övergripande sätt verksamhetsområden där det finns risker för oegentligheter.

Vi anser att kommunstyrelsen kan förbättra det förebyggande arbetet utifrån denna rikt- linje. Vi saknar beskrivningar eller rutiner för hur riktlinjen ska implementeras i organi- sationen. Den genomgång av rutiner och riktlinjer som genomförs i samband med rekry- teringar av nya chefer är ett bra exempel på informationstillfälle om riktlinjen. Vi ser dock att förtroendevalda går miste om denna information. Givet att nämndernas ordförande vanligtvis har delegation på beslut om förtroendevaldas konferenser, studieresor och re- presentationer bör även dessa erbjudas utbildning eller information om kommunens riktlinjer om mutor och oegentligheter. Som framgår längre fram i denna rapport har kommunstyrelsen vidtagit åtgärder för detta i samband med internkontrollarbetet för år 2012.

10 september 2012

PwC

(8)

I riktlinjen framgår tydligt hur man som anställd ska agera vid misstanke eller upptäckt av mutbrott eller bestickning. Detta ska ske genom att kontakta chef, kommunjurist eller annan lämplig person, vilket bygger på att man som anmälare ger sig till känna. I Stats- kontorets rapport Köpta relationer — om korruption i det kommunala Sverige är en av slutsatserna att det behövs bättre skydd för anställda som slår larm. Vi rekommenderar därför kommunstyrelsen att utreda möjligheterna till en whistleblower-funktion.

3.3 Kontroll av risker för oegentligheter

I kommunens policy för intern kontroll, antagen i kommunfullmäktige 2012-02-02,

framgår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret och ska vid behov upprätta riktlinjer för arbetet med intern kontroll. Den definition av intern kontroll som framhålls är:

• att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv, det vill säga god ekonomisk hushållning,

• att informationen om verksamheten och om den finansiella rapporteringen är än- damålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig,

• att kommunens styrdokument följs samt

• att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.

Vidare framgår att syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. En god intern kontroll ska därmed bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten bedrivs med medborgarens bästa för ögonen effektivt och säkert.

Nämnderna/kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för intern kontroll inom respektive verksamhetsområde. Internkontrollplaner ska årligen upprättas och i övrigt följa kommunens policy och riktlinjer för intern kontroll. Respektive nämnd och kommunstyrelsen ska senast i samband med årsredovisningens upprättande lämna en utvärdering av det egna internkontrollarbetet.

I oktober ²⁰¹¹arbetade kommunstyrelsen, kommunledningen och förvaltningschefer tillsammans med extern konsult fram fokusområden för intern kontroll. Bakgrunden till detta var att de tidigare kontrollplanerna mestadels bestod av rutinmässiga stickprovskontroller och ledningen ville ha en mer effektiv och flexibel modell för intern kontroll.

10 september 2012

PwC

(9)

De kommunövergripande fokusområden som togs fram för ²⁰¹²fastställdes av kommunstyrelsen 2012-01-30 i Plan för intern kontroll 2012:

• Förhindra och förebygga mutor, bestickning och jäv

• Tydlig och förankrad krishantering

• Säkerställa en god kompetensförsörjning

• Säkerställa kvaliteten hos samtliga utförare

1 Plan för intern kontroll 2012 framgår även att nämnderna ska utse en arbetsgrupp av ledamöter och ersättare samt tjänstemän från förvaltningsledningen till att utföra en vä- sentlighet- och riskanalys inom nämndens verksamhetsområde. Ett förslag på kontrollpunkter utifrån externa och interna risker ska tas fram och därefter bedömas utifrån vä- sentlighet och risk. Väsentlighet (konsekvens) skattas utifrån skalan mycket allvarlig (5) till försumbar (1) och risk (sannolikhet) på skalan mycket sannolik (5) till osannolik (i).

De kontrollpunkter som bedöms ha störst risker blir nämndens prioriterade kontrollpunkter och tillfogas de kommunövergripande kontrollerna.

Internkontrollplanen antas sedan i nämnden och förvaltningen sammanställer under året en utvärdering av planen och redovisas för nämnden. Vid granskningens genomförande hade samtliga nämnder antagit internkontrollplaner för ^2012.Nämnden ska godkänna utvärderingen innan kommunstyrelsen behandlar den. År ²⁰¹²betraktas av kommunstyrelsen som ett uppstartsår för modellen. Det är Kansli- och nämndserviceenheten som ansvarar för att ta fram anvisningar för upprättelse av internkontrollplaner.

3.3.1 Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen har inte upprättat internkontrollplan för ^2012.Plan för intern kontroll

2012 anger inte hur kommunstyrelsen ska agera med kontroller för den egna verksamheten. Nämndernas ansvar är tydligt beskrivet i planen och kommunstyrelsen är kommu- nalrättsligt att betrakta som en nämnd med särskilda uppgifter.

I stället för en bestämd internkontrollplan görs fördjupade kontroller under året. Dessa behöver inte föregås av någon formell riskbedömning och kan därför genomföras om behov uppkommer. Under ²⁰¹²har kommunstyrelsen gjort en kontroll av kreditkortsan- vändandet inom alla nämnder där kortinnehavarna fått uppvisa kvitton till sina inköp samt uppmanats att förtydliga inköp av exempelvis luncher och inventarier.

3.3.2 Kultur- och tekniknämnden

Inom Kultur- och teknikförvaltningen är det förvaltningschef, enhetschefer och den ekonom som är knuten till förvaltningen som ansvarar för internkontrollarbetet. I samband

fr

10 september 2012

PwC

(10)

med nämndens sammanträde den 28 mars genomförde man risk- och väsentlighetsanaly- sen och den 25 april antog nämnden internkontrollplan för ^2012.

Internkontrollplanen innehåller nedbrytningar av de fyra kommunövergripande fokus- områdena samt sex nämndspecifika kontrollpunkter. När det gäller att förhindra och fö- rebygga mutor, bestickning och jäv ska förvaltningsledning och nämnd genomföra en

årlig riskanalys, vilket är förvaltningschefens ansvar. Av nämndens egna kontrollpunkter är det främst området ledningsorganisation som anknyter till granskningsområdet. Kon- trollmålet med detta är att förvaltningsledningen är väl förtrogen med det ansvar och de befogenheter som åligger dem och den politiska nämndens ansvar och befogenheter samt att förvaltning och nämnd är väl förtrogna med gällande delegationsordning. Detta ska utvärderas av kanslichefen som årligen ska intervjua tjänstemän och politiker.

Under ²⁰¹²har flera större förändringar inom förvaltningens ledningsorganisation skett.

Det ledningsarbete som genomförts har främst koncentrerats på att få den löpande verksamheten att bedrivas på avsett vis. Detta har fått till följd att internkontrollarbetet inte prioriterats.

34 Bedömningar

Vi vill framhålla att kommunen från och med år ²⁰¹²tagit fram en plan för ett systema- tiskt internkontrollarbete där riktlinjen för mutor och otillbörliga förmåner är en kom- munövergripande kontrollpunkt. Detta innebär att samtliga nämnder måste arbeta med detta inom ramen för den egna internkontrollplanen samt rapportera resultatet till nämnden. På så sätt blir riktlinjen processad både inom förvaltning och nämnd, vilket enligt vår bedömning främjar implementeringen.

Kommunstyrelsens förändrade och mer flexibla arbetssätt med intern kontroll leder till att internkontrollplanen genomgår en årlig diskussion om riskområden, vilket vi bedömer vara grunden för ett effektivt internkontrollarbete. Däremot finns det en risk att frånva- ron av rutinmässiga moment som exempelvis stickprovskontroller gör att inbyggda fel i system och rutiner aldrig upptäcks. Vi förordar att kommunstyrelsen både använder kvalitativa kontrollmoment som intervjuer och kvantitativa diton så som stickprov.

Vi bedömer det som en brist att kommunstyrelsen inte upprättat en internkontrollplan för ^2012.Kommunledningskontoret består bland annat av Ekonomienheten, IT-enheten och Personalenheten som antingen bör upprätta individuella internkontrollplaner alter- nativt en gemensam för kontoret. Ur ett väsentlighets- och riskperspektiv bör dessa om- råden omfattas av kontroller. Att endast arbeta utifrån en händelseanpassad intern kontroll är enligt vår bedömning inte tillräckligt.

När det gäller kultur- och tekniknämnden ingår den kommunövergripande kontrollpunk- ten om riktlinjen för mutor och oegentligheter i internkontrollplanen samt en ytterligare punkt om ansvar och befogenheter som anknyter till granskningsområdet. Vid intervjuer ti-

10 september 2012

PwC

(11)

2012-09-19

framgår att kännedomen om kontrollpunkterna i nämndens internkontrollplan kan för- bättras. Vi rekommenderar därför att kommunstyrelsen tillser att nämndernas uppfölj- ningar inkommer i den utsträckning som beslutats och därigenom gör nämnderna upp- märksamma på den delvis nya rutinen för arbetet med intern kontroll.

Fredrik Alm Projektledare

Pet r Sö erman Up • dra gsledare

10 september 2012 Gnesta kommun PwC

Sida 10 av 10