SOLLENTUNA KOMMUN
N?% Kommunledningskontoret
Tjänsteutlåtande
Inga-Lill Fritsch
2013-05-08 Sidan 1 av 2
Dnr 2012/0718 KS-7 Kommunstyrelsen
Diariekod: 025
Redovisning av intern kontroll 2012 för Sollentuna kommun samt internkontrollplan för 2013
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta f ö l j a n d e : 1. Informationen i bilaga 1, avseende u p p f ö l j n i n g av intern kontroll
2012, läggs till handlingarna.
2. Informationen i bilaga 2, avseende interna kontrollplaner 2013, läggs till handlingarna.
3. Samtliga nämnder ska utöver de nämndspecifika kontrollplanerna för 2014, kontrollera att beslutsattest är gjord av behörig attestant, att det inte f ö r e k o m m e r j ä v i samband med fattade beslut och att det inte f ö r e k o m m e r otillåtna bisysslor.
Sammanfattning
Den 1 januari 2000 gjordes ändringar i kommunallagen som innebar att n ä m n d e r n a s ansvar f ö r den interna kontrollen tydliggjordes.
K o m m u n f u l l m ä k t i g e i Sollentuna fattade beslut o m riktlinjer för den interna kontrollen den 17 november 2003.
Samtliga n ä m n d e r utom Ö v e r f ö r m y n d a r n ä m n d e n har lämnat u p p f ö l j n i n g av intern kontrollplan 2012.
Samtliga n ä m n d e r utom Rösjöstyrelsen och Kommunstyrelsen har beslutat om en intern kontrollplan för 2013.
Uppföljning intern kontroll 2012
Kommunstyrelsen har utfört granskning p å First Card och representations- fakturor.
Trafik- och fastighetsnämnden har granskat fastighetsredovisningen och fakturahanteringen.
M i l j ö - och b y g g n ä m n d e n har gjort en uppföljning av plan- och bygglagen samt rutiner för bisysslor.
Kultur- och fritidsnämnden har gjort uppföljning av dröjsmålsfakturor.
U p p f ö l j n i n g av " M e r ö p p e t " på biblioteksverksamheten har inte g e n o m f ö r t s . Barn- och u n g d o m s n ä m n d e n har gjort en kartläggning av verksamheternas interna process gällande val av barnomsorg.
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande
2013-05-08
Dnr 2012/0718 KS-7 Sidan 2 av 2
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har gjort en u p p f ö l j n i n g av svenska f ö r invandrare.
S o c i a l n ä m n d e n har gjort stickprovskontroller av vårdfakturor och placeringsavtal.
Vård- och o m s o r g s n ä m n d e n har bland annat gjort kontroller i journalsystem och verksamhetssystem.
Rösjöstyrelsen har följt upp rutiner som bland annat handlar o m elever som inte når k u n s k a p s m å l e n samt för barn som försvinner.
Internkontrollplan 2013
Kommunstyrelsen ( K L K ) har inte fastställt någon internkontrollplan. Det beror på att en ny organisation började gälla 1 januari 2013.
Trafik- och fastighetsnämnden ska kontrollera avtalstrohet.
M i l j ö - och b y g g n ä m n d e n ska bland annat fastställa rutiner för hur överklagande ärenden ska bevakas.
Kultur- och fritidsnämnden ska rapportera extern verksamhet med kulturskolan.
Barn- och u n g d o m s n ä m n d e n ska granska att n ä m n d e n s delegationsbeslut har g e n o m f ö r t s .
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har valt administration, dokumenthantering och registrering som granskningsområden.
S o c i a l n ä m n d e n ska göra stickprovskontroller på fakturahanteringen.
Vård- och o m s o r g s n ä m n d e n ska bland annat göra stickprovskontroll av att avgiftsbeslut till brukare är korrekta.
Ö v e r f ö r m y n d a r n ä m n d e n ska göra stickprovskontroller på att ärenden blir korrekt registrerade.
Förslag till förändringar i arbetet med intern kontroll inför 2014 I n ä m n d e r n a s internkontrollplan f ö r 2014 ska följande kontroller ske utöver de n ä m n d s s p e c i f i k a kontrollerna:
Stickprovsgranska att beslutsattest är gjord av behörig attestant.
Granska att det inte f ö r e k o m m e r j ä v i samband med fattade beslut.
Granska att det inte f ö r e k o m m e r bisysslor som påverkar arbetet.
Kommundirektör Redovisningschef
UPPFÖLJNING A V I N T E R N K O N T R O L L P L A N FÖR ÅR 2012 F Ö R K O N S U L T - O C H S E R V I C E A V D E L N I N G E N
Rutin/svstem Kontrollmoment Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd
Betalkort First Card
Korrekt sakgranskat och attesterat avseende bägge rutinerna det vill säga avseende 1) admini- stration av köp direkt på kortet och 2) köp via kontantuttag.
V i kontrollede under 2012 samtliga redovisningar beträffande betalkortet First Card. Detta gäller såväl avseende 1) administration av köp direkt på kortet och 2) köp via kontantuttag. Denna fullständiga kontroll har pågått i mer än fyra år och resultatet av kontrollen visar på en kontinuerlig
förbättring av kvaliteten på redovisningarna. Detta beror troligen på återkoppling till den som har gjort fel samt att vi har hållit kurser i administration av First Card till nya kortinnehavare. Dessutom har vi informerat i samband med ekonomikurser samt ibland i Ekonominytt och på Solsidans ekonomisidor fmns anvisningar. Felaktigheter uppstår dock fortfarande och det kommer vi säkert inte ifrån i framtiden heller helt och hållet. Detta beror bland annat på att nya kortinnehavare tillkommer. V i måste därför fortsätta med återkoppling av fel till den kortinnehavare som gjort felaktiga redovisningar. Detta är en utveckling som stämmer väl överens med föregående års. dvs 2011 års. internkontroll.
Kontrollen bör fortsätta om än inte i samma omfattning på grund av att antalet First Card kort blir hela tiden fler och fler. V i kan fortsättningsvis inte kontrollera samtliga redovisningar. V i far då avstå från kontroll av de
redovisningar som brukar vara korrekta och satsa på kontroll där fel brukar uppstå samt vad det beträffar nya
kortinnehavare alternativt stickprovskontroller. Kurser i administration av dessa kort bör fortsätta liksom
information i Ekonominytt på Solsidan och i samband med
"vanliga" ekonomikurser.
Fakturahantering - generellt
Kontroll att riktlinjer följs.
Kontrollen av representationsfakturor som vi gör bland annat efter synpunkter från revisorerna samt den generella kontrollkön i Ascendo av externa leverantörsfakturor visar på bättre och bättre kvalitet i
administrationen av leverantörsfakturor. Det blir dock hela tiden nya administratörer i Ascendo (sakgranskare och beslutsattestanter) varför det i vissa fall initialt blir en sämre kvalitet. De kontroller som vi utför av ett slumpmässigt urval av externa leverantörsfakturor i efterhand visar på liknande resultat. Generellt blir det bättre och bättre men i samband med nya användare kan man initialt alltså se en försämring. Återkoppling av föl samt information på Solsidan och i ekonominytt och information i samban§ med
Kontrollen bör fortsätta som hittills. Detta innebär kontroll via kontrollköerna i Ascendo.
Där fmns bland annat en kontrollkö över samtliga representationsfakturor samt en generell kontrollkö där kontroll sker av var femtionde slumpmässigt vald faktura samt av alla fakturor över
3
ekonom i kurser medför troligen de konstaterade forbättringarna. Detta är en utveckling som stämmer väl överens med föregående års. dvs 2011 års intemkontroll.
femtio tusen kronor. För närvarande består de kurser i Ascendo som samtliga nya administratörer av systemet måste genomgå enbart av en teknisk genomgång av hur man hanterar systemet.
Eventuellt så bör denna information/kurs kompletteras med vad som skall
kontrolleras av sakgranskare samt attestant och därmed sammanhängande frågor.
Kontroll av moms. [, Kontrollera att transaktioner for
leasing/hyra av personbil och representation har behandlats korrekt i momshänseende. Kontroll sker av transaktioner på relevanta konton for respektive område. De leverantörer som är vanligt förekommande på dessa konton söks även på övriga konton..
2. Även kontroll av att moms inte lyfts avseende fakturor som konteras på sä kallade momsfria konton.
3. Kontroll av att reglerna beträffande representa- tionsmoms följs.
1 .Ibland har hela momsen lyfts trots att man i vissa fall enbart ska lyfta halva momsen. Detta är inte så vanligt förekommande fel men det
förekommer. De flesta som brukar leasa dessa bilar vet numera hur det ska hanteras men ny personal kan medföra att felen ökar igen.
2.Vi har en kö i Ascendo som vi använder för att kontrollera att moms inte lyfts på fakturor som konterats på så kallade momsfria konton. 1 praktiken blir det inga sådana felkaktigheter på grund av att vi stoppar felaktigheterna i Ascendo och rättar dem. Däremot kommer fortfarande en del felaktigt hanterade fakturor till kön och skulle bli fel bokförda om de inte rättades.
Hur stor procent detta rör sig om har vi inte tittat på men det bör vara färre än fel på tio procent av fakturorna.
•i-»
c <B
V i bör fortsätta och även utöka informationen i ekonominytt, på Solsidans ekonomisidor, riktade utskick samt i samband med
ekonom iutbi ldningar.
Kontrollköerna i Ascendo är också utmärkta instrument och bör om möjligt kompletteras med fler kontrollköer. Idag har vi kontroll avseende representationsfakturor, kontroll av fakturor som har konterats på så kallade momsfria konton samt kontroll av bilmomsen.
E
3
Bilaga 1
UPPFÖLJNING A V INTERNKONTROLLPLAN FÖR ÅR 2012 FÖR TRAFIK O C H FASTIGHETS-NÄMNDEN
Rutin/svstem Kontrollmoment Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd
i .w.
' Fastighetsredovisning Från 2012 infors en ny fastighetsredovisning.
Genomgång av- redovisningen för att kunna säkerställa att rätt information kan tas fram
Löpande under 2012 har åtgärder gjorts för att förbättra och utveckla redovisningen för fastigheterna. Det finns en struktur för hur
leverantörsfakturorna ska konteras, under året har anläggningsregistret gåtts igenom och rättats så vart objekt får sina kapitaltjänstkostnadcr.
Tester att fördela kostnader och intäkter som bokförs via ISS kommer genomföras i december för att vara genomförda och kunna köras från den
1/1 2013.
Fortsatt arbete med att i förbättra och förfina
redovisningen framförallt definiera de koddelar vi tagit fram.
!
Försenade fakturor Kontroll av konto för dröjsmålsräntor med utredning varför denna uppstår
Dröismåiskostnadema förjan-nov 2012 är 20 tkr. I relation till att vi har betalat 225 000 tkr i leverantörsfakturor är det en liten summa. Målet att vi inte ska ha några kostnader för dröjsmålsräntor kvarstår.
Rutiner för fakturahantering har tagits fram under 2012.
!
•g
•o
Bilaga/. Uppföljning av INTERN K O N T R O L L P L A N år 2012 för miljö- och byggnadsnämnden
1 Rutin/system
i i
Frekvens Kontroll-
ansvar
Beskrivning av möjliga problem
Rapportering Uppföljning
' Uppföljning av de:: nye taxan
; inom plan- och
bygglagstiftningens område för bygglov och
anmälningsärenden.
• 1
Efter halvårskiftet görs en analys av intäkterna från nya taxan.
Analysen ska svara på om taxan ger oss tillräckliga resurser for an klara uppdraget enligt PBL. och vidare hur prisnivåerna står sig mot andra kommuners och motsvarar utförd handläggning.
EC BLE
Rapportering till MBN i oktober månad.
Ärende om uppföljning av nya taxan för PBL området är behandlat av MBN i oktober.
j Uppföljning av den nya taxan
! inom plan- och
1 bygglagstiftningens område för
| mät- och kartverksamheten.
•
•
Analys av priser för olika mätningstjänster hos andra aktörer på marknaden för att jämföra med Sollentunas prisläge.
Analys av kostnadstäckningen for arbete: med nybyggnadskartor.
EC MKE Om kommunens taxa för mätningstjänster ligger över andra mätningsaktörers riskerar mät- och kartenheten att tappa mätningsuppdrag och därmed kommunen viss kor--'! öVvgsar.ce: i kommunen
Underprissatta tjänster leder till förlorade intäkter.
Rapportering till MBN i maj månad.
Uppföljning av- taxan för Mät- och kartområdet, eniigt plan. är utförd och rapporterad MBN i maj respektive oktober.
j Rutiner for kontroll av bisysslor. Verifiering sker löpande om att rutinerna efterlevs.
EC MBK FC MBK
Om rutinerna inte efterlevs cllcr om reglerna om bisysslor är för okända ökar risken för förekomst av olämpliga bisysslor.
Rapportering till MBN vid internkontrollens uppföljning 2012
Rutinerna efterlevs och här biläggs
sammanställning av nu
förekommande och godkända bisvsslor inom i MBK.
EC= Enhetschefer, FC= Förvaltningschef. BLE= Bygglovsenheten. MBK= Miljö- och byggnadskontoret, MKE= Mät-och kartenheten.
Anmälda bisysslor (5 personer): Jordbruksvcrksamhet: Lagcrarbete: Fotografisk verksamhet: Delägarskap i släpvagnsfirma i Roslagen samt Styrelseledamot i matföretag mot grossist. Samtliga fall har bedömts som godkända utifrån bisysslans omfattning . verksamhet och den uppgift respektive medarbetare har i tjänsten.
E 3
O
"Ö
"O
lippföljniog av internkontroll 2012, kultur- och fritidsnämnden
Rtilin/.svstem Kontrollrrjoment Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd
Rutiner kring meröppet : Uppföljning har ej varit möjlig art u: Öra under 20 i 2 då arbetet inte har kunnat startas upD (biblioteksverksamheten) , som planerat. Detta har främst sin orsak i ansvarig personals sjukskrivning med mera.
Kultur- och fritidskontoret föreslår att rutiner kring meröppet
(biblioteksverksamheten) följs upp under 2013.
Försenade fakturor Kontroll av konto för
dröjsmälsräntor med utredning
\ ärtor denna uppstår
Konto 8502 - dröjsmålsräntor Kontot har stämts av löpande under året.
Dröjsmåisränta har uppkommit vid 11 tillfallen tili en totalkostnad av 1 265.77 kr. Anledningen till dröjsmålen är huvudsakligen orsakade av sommarsemestern då det blev några dagars förseningar med betalningen.
\ Inga åtgärder bedöms krävas dä ' fakturor hanteras på ett sätt som
! sällan genererar dröjsmåisränta.
| Kontinuerlig kontroll av detta kommer cock fortgå.
1
Bi U^a, l
1 SOLLENTUNA KOMMUN
NjW\ Barn- och utbildningskontoret
Tjänsteutlåtande
Sara Potter
2012-11-23 Sidan 1 av 5
Dnr BUN 2012/16-3 Diariekod:
Barn- och ungdomsnämnden
Internkontrollplan 2012 - uppföljning
Förslag till beslut
B a m - och utbildningskontoret föreslår att barn- och u n g d o m s n ä m n d e n beslutar f ö l j a n d e :
1. g o d k ä n n e r uppföljningen av intemkontrollplancn f ö r 2012 enligt tjänsteutlåtande daterat 2012-11-23
2. rapporterar resultatet av uppföljningen till kommunstyrelsen samt till kommunens revisorer
Sammanfattning
För 2012 har en kartläggning av verksamheternas interna process gällande val av barnomsorg valts ut som granskningsområde inom den interna kontrollen. Det sammantagna resultatet av granskningen 2012 påvisar inga medvetna fel eller oegentligheter. Bristenia är en följd av otillräcklig kunskap och/eller kompetens.
Förslag på åtgärder
• Barn- och utbildningskontoret anordnar cn intern kurs/workshop f ö r att ö k a kunskapenia hos placcringsansvariga på verksamheterna gällande den nya plattformen, gällande villkor och köregier samt de nya rutinerna som följer av arbetet i nya hypernet systemet.
Bakgrund
För 2012 valdes en kartläggning av verksamheternas interna process gällande val av barnomsorg ut som granskningsområden på enhetsnivå. l i n ny plattform för val av barnomsorg har införts under 2011 som medfört ett förändrat arbetssätt och behov av nya rutiner ute på verksamheterna.
Det beslutade området för intern kontroll för år 2012 har gjorts utifrån en analys av dc områden som bedömts vara mest väsentliga och där fel och brister hör minimeras.
Det sammantagna resultatet av granskningen 2012 påvisar inga medvetna fel ellei oegentligheter. Bristerna är en följd av otillräcklig kunskap och/eller kompetens.
Besök Postadress Tolofon växel Pax reception Internet
Turobercjshusot 191 86 08~i>79 210 00 08-^)02 90 www.snllenluna.so Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande
2012-11 23
Dnr BUN 2012/16-3 Sidan 2 av 5 Inledning
Enligt kommunallagen 6 kap.7 § ska nämnderna var och en inom sitt område sc till att verksamheten bedrivs i enlighet med dc mål ocli riktlinjer som fullmäktige har bestämt och dc föreskrifter som gäller för
verksamheten. N ä m n d e r n a ska också sc till att den interna kontrollen är tillräcklig och atl verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer om intcrnkontroll för Sollentuna kommun den 17 november 2003. Nämnderna ska enligt reglerna årligen upprätta en intern kontrollplan utifrån cn risk- och väsentlighetsanalys.
Barn- och ungdomsnämndens arbete med intern kontrollen
System för internkontroll
Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att verksamheterna sköts på ett ändamålsenligt, effektivt och säkert sätt.
Den interna kontrollen ska enligt kommunens riktlinjer för internkontroll bygga på en helhetssyn över den kommunala verksamheten. Det betyder att den interna kontrollen ska omfatta mål, styrning och u p p f ö l j n i n g samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det fmnas inbyggda uppföljnings- och kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster.
En förutsättning för god internkontroll är tydlig delegation av ansvar och befogenheter i organisationen och kunskap om denna finns. Arbetet med att utveckla den intenia kontrollen ska successivt integreras i verksamheternas normala arbets- och Iedningsproccsser. Det är också väsentligt att
förvaltnings-, avdelnings- och enhetschefer ser till att det skapas ett arbetsklimat som stöder en positiv intern kontroll.
N ä m n d e r n a ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde med övergripande riktlinjer, regler oeh anvisningar.
F ö r v a l t n i n g s c h e f e n ska upprätta förslag till internt kontrollsystem för nämnden och tillse att regler och anvisningar utformas så att de säkerställer den intenia kontrollen. Förvaltningschefen har också cn skyldighet att löpande rapportera till kommunstyrelsen om hur den interna kontrollen fungerar.
A v d e l n i n g s - och enhetschefer svarar inom sina respektive
vcrksamheisområdcn för att regler och anvisningar är kända och att dc följs samt för att arbetsmetoder och rutiner bidrar till en god intern kontroll.
V a r j e a n s t ä l l d ska vara medveten om sitt ansvar när det gäller atl uppnå cn säker och effektiv verksamhet.
Tjänsteutlåtande
2012-11-23
Dnr BUN 2012/16-3 Sidan 3 av 5
Uppföljning
Varje n ä m n d har cn skyldighet att:
• L ö p a n d e följa upp det interna kontrollsystemet inom n ä m n d e n s verksamhetsområde.
• Varje år anta cn plan för uppföljning av den interna kontrollen.
• Nämnderna ska löpande eller 31 januari varje år rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer.
För att det intenia kontrollsystemet ska kunna fungera och kunna förändras i takt med verksamhets- och organisationsförändringar, fordras en
kontinuerlig uppföljningsprocess. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till nännast överordnad.
V i d misstanke om brott av fömiögcnhetsrättslig karaktär ska nämnden utan oskäligt dröjsmål vidta åtgärder. Förvaltningschef ska o m g å e n d e informera n ä m n d e n , revisorerna, chefsekonom och kommundirektör om det hos Barn- och u n g d o m s n ä m n d e n uppdagas förhållanden som m e d f ö r misstanke om att sådant brott föreligger. Förvaltningschef ska också tillse att nämnden, revisorerna, chefsekonom och kommundirektör informeras om de åtgärder som vidtas.
Rapportering
Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska rapporteras skriftligt till nämnden. Eftersom kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar f ö r den interna kontrollen är del vikligt att resultatet av nämndernas u p p f ö l j n i n g a r av den interna kontrollen rapporteras till kommunstyrelsen.
Kommunstyrelsen har sedan att ta med dessa rapporter i sin b e d ö m n i n g över kommunens totala interna kontrollsystem.
Kommunens revisorer ska också ta del i rapporterna, eftersom dessa bör utgöra cn del av ett underlag för revisoremas uttalande "om kontrollen inom n ä m n d e n är tillräcklig".
Resultat av 2012 års granskning
Kartläggning av verksamheternas interna process gällande val av barnomsorg - Uppföljning 2012
V i d uppföljningen har en enkät skickats ut till via Google apps till samtliga förskolor och familjedaghem i Sollentuna kommun.
In lör framtagandet av enkätfrågor så g e n o m f ö r d e s en kartläggning och dokumentering av processerna; skicka erbjudande om barnomsorgsplats, kontroll av rätt till barnomsorgsplats, omsorgstid och/eller vistelsetid samt placera barn i verksamheten. Enkätfrågorna togs fram med syfte atl täcka
Tjänsteutlåtande
2012-11-23
Dnr BUN 2012/16-3 Sidan 4 av 5 alla viktiga delmoment i processerna. V i d utskicket av enkäten bifogades även dc framtagna processkartorna, gällande villkor och köregier samt matrisen "Förteckning över cj folkbokförda barns rätt till barnomsorg och skola".
Enkäten innefattar 6 obligatoriska f r å g o r och en f r i v i l l i g fråga med möjlighet att lämna övriga synpunkter (se bilaga l ) . 42 svar har inkommit från 47 verksamheter då vissa svar är från flertal enheter som lämnat ett gemensamt svar med anledning av att ansvarig person för att placera barn är ansvarig f ö r fler verksamheter.
Resultat av enkäten
Svaren på fråga l - " H u r kontrollera! du att barnet har rätt till barnomsorg i Sollentuna kommun" påvisar ett vanligt fel som görs på verksamheterna. Att endast kontrollera barnets status (folkbokförd/ej folkbokförd) i hypernet kan inte fastställa att barnet har rätt till barnomsorg. Hit bam kan ha status folkbokförd men inte ha rätt till barnomsorg, tex bam till föräldrar som har arbetstillstånd men som kommer från länder utanför E U / E S S .
Svaren på fråga 2 - " H u r hanterar du erbjudande till barn som redan har en placering" påvisar att de flesta enheterna gör rätt i detta avseende. Enheterna får göra vissa avsteg under året. Ett fatal enheter har svarat att de först erbjuder plats till barnet i kön som ej har placering vilket är emot gällande villkor och köregier.
Svaren på fråga 3 "Hur hanteras bam där vårdnadshavare inte har gjort köval i Hypernet" och fråga 4 - " H u r lång svarstid tar vårdnadshavare vid erbjudandet påvisar att enheterna gör som reglerna föreskriver.
Svaren på fråga 5 - " Kontrollerar du att barnet har rätt till barnomsorg och omsorgstid" påvisar vissa brister i rutinerna hos några enheter då de inte regelbundet kontrollerar att redan placerade barn har rätt till barnomsorg och omsorgstid.
Svaren på fråga 6 - O m barnet inte har rätt till barnomsorg - vad gör du"
påvisar att enheterna gör som reglerna föreskriver.
Under övriga synpunkter inkom att vissa placeringsansvariga anser att hypernet systemet inte är användarvänligt och att det tar tid att lära sig använda korrekt.
Förslag på åtgärder
• Barn- ocli utbildningskontoret anordnar en intern kurs/workshop för att ö k a kunskaperna hos placeringsansvariga på verksamheterna gällande den nya plattformen, gällande villkor och köregier samt dc nya rutinerna som följer av arbetet i nya hypernet systemet.
Tjänsteutlåtande
2012-11-23
Dnr BUN 2012/16-3 Sidan 5 av 5
Det sammantagna resultatet av granskningen 2012 påvisar inga medvetna fel eller oegentligheter. Bristerna ä r e n följd av otillräcklig kunskap och/eller kompetens.
B A R N - O C H UTBILDNINGSKONTORET
Leif Hildebrand Sara Potter Förvaltningschef
Bilaga 1. Enkätsvar från verksamheterna med avseende på verksamheternas interna process gällande val av barnomsorg.
Bilaga 1
Rev. 2012-12-10
V U X E N U T B I L D N I N G
KUNSKAPSPARKEN
U p p f ö l j n i n g av internkontrollplan år 2012 försvenska för invandrare Rutin/system
Utbetalning av ersättningar till externa utbildningsanordnare inom svenska för invandrare.
Kontrollmoment
Närvarolislor skickas l i l l Kunskapsparken två veckor efler kursstart sedan en g å n g a / m å n a d . Studieavhopp meddelas o m g å e n d e till Kunskapsparken.
Ersättning lör sfi-undervisning utgår med 43 kr per timme lör tilldelad tid.
Tilldelad undervisningstid per studieväg/kurs.
Studieväg 1 A : 5 2 5 tim I B : 525 tim 2B: 275 tim 2C: 225 tim 3C: 200 tim 3D: 175 tim
Ersättningsbelopp per individ delas upp och betalas ut vid tre tillfallen utifrån fakturering f r å n anordnarna enligt f ö l j a n d e :
1. 25 procent av ersättningen betalas ut för dc elever som är kvar i utbildningen Ivå veckor efter kursstart
2. 25 procent efter atl individen har förbrukat hälften av sina tilldelade studietimmar (räknat utifrån n ä r v a r o t i m m a r ) .
3. 50 procent när den studerande erhållit betyg
Om en studerande avbryter sina studier och återkommer till utbildningen inom nio m å n a d e r räknas den studerande ej som ny, utan ersättningen utgår räknat frän första startdatum.
Resultat- iakttagelser
Processen med utbetalningar skulle med fördel kunna effektiviseras med alt ersättningen sker direkt från Kunskapsparken till anordnarna.
Förslag till å t g ä r d
Se över m ö j l i g h e t e n lill all utveckla del administrativa systemet d ä r ersättningen till
| anordnarna betalas ut automatiskt vid vissa lidpunkter för atl undvika dubbel administration.
Kunskapsparken | Aniaraplatsen 2, 2 tr | 191 47 Sollentuna | Växel: 08-57921363
•BTjniiCtt g B? W*} A I
UPPFÖLJNING AV I N T E R N K O N T R O L L P L A N FÖR ÅR 2012 FÖR S O C I A L N Ä M N D E N
R«t?n/svstem KontroHmoment Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd
Vårdfakturor och placeringsavtal
1. Att konto i klartext, belopp, granskningsattest, beslutsattest, betaldatum och reg. av är rätt ifyllt och attesterats av rätt person i
konteringsstämpeln 2. Att procentsatsen som är uppgiven på fakturan om lokalkostnad är rätt uträknad och ifylld på konteringsstämpeln 3. Att tim dygnspris överensstämmer på fakturan med avtalet 4. Att signatur av avd chef finns på nytecknat avtal
5. Att konteringen på fakturan överensstämmer med konteringen i Procapita
Stickprovskontroller av vårdfakturor bokförda via verksamhetssystcmet Procapita har genomförts.
Barn- o ungdomsenheten
Totalt 41 fakturor granskades. Av dessa var 15 fakturor behäftade med någon form av fel.
De fel som upptäcktes var felkontcring i Procapita eller på faktura, felregistrcring i Procapita. fel i kontcringssträng, kontering av fakturan överensstämmer inte med kontering i Procapita.
Alla granskade avtal var korrekta. Ett avtal hittades dock inte.
Placeringsenheten
Totalt 15 fakturor har granskats. Av dessa var två fakturor behäftade med någon form av fel.
En motparstkoc var felregisterad i Procapita och saknades på fakturan och en felaktig insats på kontosträngen.
Ensamkommande barn och unga
Totalt 17 fakturor kontroilcrades och ingen var behäftade med någon form av fel.
Enheten for missbruk och socialpsykiatrisk myndighet
Totalt 22 fakturor och avtal rörande missbruk och 24 fakturor och avtal rörande psyk har granskats. Av dessa var två fakturor behäftade med någon form av fel.
Missbruk - Av 22 aranskadc fakturor hade cn faktura fel belopp inskrivet i
konteringsstämpeln.. g Genomgång av anmärkningar och rutiner med berörd enhet samt fortsatt kontroll
i
odkänt dokum
Psyk - Av 24 granskade fakturor upptäcktes en faktura feikonterad. Fel motpartskod hade angetts.
Alla granskade avtal var korrekta. Ett avtal hittades dock inte.
c CD
E o
"O C
"O O
Bilaga 1
UPPFÖLJNING A V I N T E R N K O N T R O L L P L A N FÖR Ä R 2012 FÖR V Ä R D - O C H O M S O R G S N Ä M N D E N
Rutin/svstem Kontrollmoment Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd
Kontroll av att individbeslut är aktuella och att nyprövning skett
Uppföljning av att nyprövning av beslut skett
Nuvarande verksamhetssystemet kräver att samtliga beslut är aktuella. Vid migreringen till det nya verksamhetssystemet den 1 januari 2012 registrerades ej nyprövade beslut med ett fiktivt nyprövningsdatum. 2012-12-12, för att säkerställa insats hos brukaren. 2012-10-30 kontrollerades 44 beslut med fiktivt datum varav 35 var nyprövade och aktuella.
Kvarstående beslut med fiktivt datum ska vara nyprövade 2012- 12-12.
Kontroll av inloggningsbehörighet i journalsystemet
Avstämning av loggfil ur journalsystemet
Vid genomgång av samtliga användarroller i systemet på respektive boende har kontrollerats att användarollen är kopplad till rätt behörighet och att användarrollen är kopplad till de personer som enligt lämnad uppgift arbetar där Vid stickprov kontrollerat att rätt användarroll var registrerad som personal för personen på boendet
Vid kontrollerna framkom att en användarroll hade för hög behörighet och att en personal hade fel användarroll kopplad till sin person
Avvikelserna är åtgärdade i systemet.
Kontroli av att överförda beslut från verksamhetssystemet VO-omsorg till verksamhetssystemet Combine överensstämmer och är korrekta
Avstämning art uppdraget i V O - omsorg överens - stämmer med kund- kortet i Combine
I januari 2012 kontrollerades samtliga hemtjänstbeslut i tidmätningssystemet mot migrerade beslut i
verksamhetssystemet. Samtliga migrerade beslut i
verksamhetssystemet gällande särskilt boende kontrollerades mot systemet Optima där alla brukare på särskilt boende är registrerade. Efter genomförd kontroll var samtliga beslut korrekt överförda.
Ingen åtgärd
c CD
E o
"O c
(0
"O
o
UPPFÖLJNING A V I N T E R N K O N T R O L L P L A N FÖR ÅR 2012 FÖR Enhet: Rösjöstyrelsen
Rutin/system
Rutiner för att upptäcka elever som inte når kunskapsmålen.
Kontrollmoment
Checklistor för kärnämnen, diagnoser och nationella prov.
Resultat - iakttagelser
Samtliga elever har genomgått de test v i bestämt skall göras skolår för skolår.
Ansvariga var specialpedagogerna och klasslärarna
Rapportering till rektor gjordes i maj 2012.
Förslag till åtgärd
Rutiner för ansökningar och antagande till skolan mellan skolvaisperioderna
Processchema finns. Styrelsen har informerats.
Rutinerna har följts. Ofullständiga ansökningar tas inte emot
Rutiner för när barn försvinner
Rutiner när barn skadas.
Följa handlingsplanen.
Uppföljning efter händelse.
Rapportering till skolledning.
Följa handlingsplanen.
Uppföljning efter händelse.
Rutinerna är kända och
handlingsplanen har delvis följts.
Det fmns brister i uppföljningen.
Handlingsplanen har följts.
Ta fram rutin för uppföljning. Se över vilka system som ska användas.
• o
"O c
"O
n o
Bilaga 2
I N T E R N K O N T R O L L P L A N FÖR ÅR 2013 FÖR T R A F I K - O C H F A S T I G H E T S N Ä M N D E N
; Rutin/system Kontrollmoment/delrutin Riskbedömning Kontrollansvar Frekvens 1 Metod 1
Rapportering , Avtalstrohet Kontroll att kontoret
använder sig av avtalade upphandlade leverantörer vid inköp av varor och tjänster
Ekonomi 4 gånger/år Uttag av leverantörer ur ekonomidata som stäms av mot
avtalade/upphandlade leverantörer
Genomgång att rätt varor/tjänster köps från rätt leverantör. Görs genom stickprov av fakturor
Till
förvaltningschef
1 i Fakturahantering Kontroll att kontorets
framtagna regler for fakturahantering följs
Ekonomi 4 går g c ' å r Stickprovskontroller av fakturor
i Till
förvaltningschef | i
c
<D
E C
—
c
-co
T3
B i l a g a ^ I N T E R N K O N T R O L L P L A N år 2013 for miljö- och byggnadsnämnden
1
| Rutin/system Kontrollmoment/delrutin | Frekvens
1
i
Kontrollansvar | Beskrivning av möjliga i problem
Rapportering
| Uppföljning av om besked och beslut om bygglov klaras inom 10 veckor (från och med att ärendet är komplett enligt P B L 2011).
Upplägg av kontroll- punkter i IT-systemet Castor, och avstämning av dessa.
Löpande E C B L E Att servicenivån inte
klaras för att
handläggningen tar för lång tid. Att
lagstiftningen inte efterlevs för hnadläggningstider.
Slutrapportering i samband med uppföljning för internkontrollen 2013. december.
Diarieföring Stickprov av dokument kontrolleras i respektive IT-system Castor. Ecos och Public 360.
Kontrollen avser om och hur dokument diarieförts enligt gällande rutiner.
Stickprov av- dokument ur olika kategorier.
Nämndsekreterare F C M B K
Administratör B L E
Att diarieföring inte sker konsekvent enligt rutinerna med dålig sökbarhet som följd. O m sökbarheten är dålig kan inte offentlighets- principen säkerställas.
Slutrapportering i samband med uppföljning för internkontrollen 2013. december.
Fastställa rutiner för hur överklagade ärenden ska bevakas.
Fastställa rutiner kopplade till IT- systemet Castor.
Uppföljning under året av att rutinerna förts in och följs.
Under 2013 E C B L E Att beslut/domar från överinstans går M B N förbi, att M B N missar chanser att överklaga ärenden eller att M B N missar att följa upp och utöva tillsyn enligt beslut/dom.
Slutrapportering i samband med uppföljning för internkontrollen 2013. december.
J
EC= Enhetschefer, FC= Förvaltningschef, BLE-- Bygglovsenheten, MBK= Miljö- och byggnadskontoret.
c
c E
"o 6
s
Intemkontroilplan 2013, kultur- och fritidsnämnden
j Rutin/system KontroDmoment/delrutin Riskbed öm ning
Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering
i meröppet
• (biblioteksverksa r.
Meröppet Innebär öppethållande utan personal i Arena Edsbergs lokaler i törsta hand. Besökarna mäste registrera sig i biblioteksdatasystemet för att kunna utnyttja meröppet. d.v.s. att kunna komma in i lokalen efter kl 16 fram till kl 21. Ett regelsystem behöver utarbetas vad gäller t ex ansvar, obehöriga i lokalen, hur aiit fungerar tekniskt och praktiskt m.m.
En risk*
bedömningspi an upprättas
Platsansvarig och processchef
Kontinuerligt Rutiner och regelverk måste skapas av- personalen samt alt regelbunden bevakning f r i s där man rapporterar händelser utöver det normala.
Processchef
Rep por "-mg av extern verksamhet
R c er. relevant och bra redov isning av kulturskciar.s utåtriktade verksamhet är de: av vikt att samtliga föreställningar under ett iäsär rapporteras och arkiveras.
Au personal glömmer bort att rapportera föreställning som gjorts.
Härmed tappar vi uppgifter som publikantal.
föreställningsp rogram.
medverkande etc.
Biträdande kulturskolechef
Kontinuerlig Vid
arbetsplatsträffar informeras personalgruppen om de
dokumenterade rutiner som finns för föreställningar följs.
Kulturskolechef
c
= 5
O C
SOLLENTUNA KOMMUN
Barn- och utbildningskontoret
Tjänsteutlåtande
Lynn W ä r n
2013-01-23 Sidan 1 av 1
Dnr 2013/0037 BUN-1 Barn- och ungdomsnämnden
Diariekod: 104
Internkontrollplan 2013
Förslag till beslut
Barn- och utbildningskontoret föreslår att barn- och u n g d o m s n ä m n d e n beslutar f ö l j a n d e :
• Barn- och u n g d o m s n ä m n d e n fastställer plan för intern kontroll för 2013 enligt tjänsteutlåtande daterat 2013-01-23.
Sammanfattning
Barn- och u n g d o m s n ä m n d e n beslutade den 12 februari 2012 om en
granskning av enheternas interna process gällande val av barnomsorg. Det sammantagna resultatet av granskningen 2012 påvisar inga medvetna fe!
eller oegentligheter. Bristerna är en följd av tekniska problem, otillräcklig information och/eller kompetens.
Den föreslagna planen för intern kontroll för å r 2013 har gjorts utifrån cn analys av de områden som bedömts vara mest väsentliga och där fel och brister bör minimeras. Den 23 oktober 2012 beslutade nämnden o m en ny delegationsordning. T i l l skillnad från den tidigare gällande så kallade o m v ä n d delegationsordningen där rätten att fatta beslut delegerades oftast först till förvaltningschefen som sedan vidaredelcgerade denna rätt,
fastställdes cn rak delegationsordning där rätten att fatta beslut på nämndens vägnar delegeras direkt till den vederbörliga handläggare som ansvarar för respektive beslut. För internkontroll 2013 föreslås att en granskning av barn- och utbildningsnämndens delegationsbeslut g e n o m f ö r s . Granskningen skulle åsyfta delegationsbeslutens kvalitet, registrering och rapportering samt delegaternas kunskaper, detta för att försäkra beslutens rättsäkerhet på både kortsiktigt och ett längre perspektiv.
B A R N - O C H U T B I L D N I N G S K O N T O R I v T
Anders Nilfjord Stf. f ö r v a l t n i n g s c h e f
Lynn W ä r n Controller
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Tureborgshusel 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentunn.so Turoborcis torg Sollentuna
SOLLENTUNA KOMMUN
Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret
Bilaga 2
2012-11-27 Sidan 1 av 1
Dnr 2012/0120 UAN-1 Diariekod: Diariekod: 030
Plan för internkontrollarbete 2013
Nämndens beslut
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden väljer området administration, dokumenthantering och registrering som sitt granskningsområdc år 2013.
Ku tin/systcm Kontrollmonie Kontroll- Frekvens Metod Rapportering
nt ansvar
Administration, Processer, Registrator Löpande Granskning Skriftlig rapport
(lokumenthanter dokument- och
ing och hantcringplan upprättande av
registrering av processer och
nämndens, rutiner
kontorets och dess enheters (Kunskaps- parken, Rudbeck och Arbetscenter) handlingar
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
INTE RN K O N T R O L L P L A N FÖR ÅR 2013 FÖR S O C I A L N Ä M N D E N
Rutin/system KontroHmoment/delrurin | Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering
Vårdfakturor och placeringsavtal
Rutiner och fakturor Ekonom och
systemförvaltare for Procapita
1 ggr/år Stickprov Controller
Fakturahantering i Ascendo Rutiner och fakturor Ekonom och controller 1 ggr/år Stickprov- Controller
c CD
E o
"O
c
"O
Bilaga 2 I N T E R N K O N T R O L L P L A N FÖR ÅR 2013 FÖR V Å R D - O C H OMSORGSNÄMNDEN
Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering
Kontroll av att avgiftsbeslut till brukare är korrekta
Uppföljning av att beräkningar är korrekta utifrån inlämnade uppgifter
Avdelningschef Stöd &
utveckling 10 ärende per kvartal Stickprov
FC
V O N Kommunstyrelsen
Revisorer
Kontroll att egen regins direktuppdrag är korrekta och aktuela
Avstämning att fakturerade prestationer fmns dokumenterade i avtal
Avdelningschef Stöd &
utveckling Mätmånad juni Samtliga fakturerade uppdrag
FC VON Kommunstyrelsen
Revisorer
Kontroll av korrekt process vid utbetalande av fakturerade ersättningar
Avstämning av sakgranskade och attesterade fakturor mot gällande villkor i avtal och uppdrag
Controller 10 fakturor varje månad Stickprov
FC
VON Kommunstyrelsen
Revisorer
c
CD
Tjänstemannaförslag till ämnen för riskanalys och Internkontroll. L ( ^>
Riskanalys 1-4 Risk Väsentlighet Summa
Återsökning arvoden 3 4 12
Ärenden blir korrekt 3 4 V2
registrerade
Ärenden blir korrekt 3 4 12
avregistrerade
Moms vid måltider 3 3 9
IT -systemen 2 4 8
Brist på personal 2 3 6
Lång handläggningstid på 2 3 b
årsräkningar
Brist på ställföreträdare 2 2 4
Felaktig kontering 1 4 4
Överskrida budget 2 2 4
Bristande tillgänglighet 1 3 3
Lång handläggningstid 1 3 3
Internkontrollplan Arvoden återsöks Ärenden blir korrekt registrerade
Ärenden blir korrekt avregistrerade Moms vid måltider
Metod Vem
Alla Ekonom Stickprov Admin Stickprov Admin
Alla Ekonom
Klart senast 31-dec 31-dec 31-dec 31-dec
Rapport till Enhetschef Enhetschef Enhetschef Enhetschef
