Malmö stad
Serviceförvaltningen 1 (3)
Datum Tjänsteskrivelse
2015-12-10 Vår referens Cecilia Antonsson Ekonomichef
Cecilia.Antonsson@malmo.se
Nämndsbudget 2016 servicenämnden
SN-2015-1898
Sammanfattning
Servicenämnden tar varje år fram en nämndsbudget. Nämndsbudgeten innehåller nämndsmål, verksamhetsplanering och ekonomi. I nämndsbudgeten redovisas också förvaltningens åtagan- den för året. Inför framtagandet av nämndsbudgeten har servicenämnden samverkat med tek- niska nämnden, stadsbyggnadsnämnden och miljönämnden i sitt målarbete.
Förslag till beslut
Servicenämnden föreslås besluta
att godkänna nämndsbudget 2016 med nämndsmål och uppföljning nämndsmål,
att i samband med årsanalysen 2015 justera formuleringen av och målvärdet för uppföljningen på nämndsmålen Färdtjänsten i Malmö stad ska präglas av god tillgänglighet och ett gott bemötande och Servicenämnden ska i samverkan med skolnämnder bidra till att öka elevernas nöjdhet med skolmaten och möj- lighet till påverkan på skolmåltidsmiljön på grund av att en komplett analys av 2015 års mätningar först är klara vid detta tillfälle,
att under våren 2016 fastslå hur medarbetarenkäten för Malmö stad ska användas som analys- underlag för att följa upp nämndmålet Servicenämndens medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med rätt kompetens uppnå serviceförvaltningen uppdrag, samt,
att ställa sig bakom förvaltningens åtaganden för 2016.
Beslutsunderlag
• Tjänsteskrivelse AU nämndsbudget 2016
• Bilaga 1: Resultaträkning per avdelning 2015
• Nämndsbudget 2016 servicenämnden
Beslutsplanering
Servicenämndens arbetsutskott 2015-12-10 Servicenämnden 2015-12-15
D
2 (3)
Ärende
Nämndens arbete med målen fram till beslut om preliminära nämndsmål i oktober 2015 I oktober 2015 beslutade nämnden om 19 preliminära nämndsmål för 2016. Av de preliminära nämndsmålen var många långsiktiga mål som kvarstod från 2015. Följande förändringar gjordes:
• En mindre justering av nämndsmålet som gällde utbyggnad av förskola och grundskola un- der målområde 3. I målet förtydligades ordet ”skolor” till ordet ”grundskolor”. Det nya må- let löd: Servicenämnden ska i samverkan möta beställarens efterfrågan på förskolor och grundskolor av hög kvalitet.
• Ett nytt mål under målområde 8 som omfattar kommuntekniks arbete med att hålla staden grön och attraktiv: Servicenämnden ska genom en lyhörd och ansvarfull relation till beställarnämnderna bidra till en ren, grön och attraktiv stad.
• En större justering av nämndsmålet kring nämnden som arbetsgivare under målområde nio som gjorde detta mål mer inriktat på arbetsmiljö. Det nya målet löd: Servicenämnden ska bedriva ett arbetsmiljöarbete som präglas av ansvar, delaktighet och engagemang, i syfte att minska olyckor och ohälsa.
• Ett nytt nämndsmål under målområde 9 som beskriver servicenämndens ansvar för service till Malmö stads medarbetare: Med hög kvalitet och god service i de interna tjänsterna ska servicenämn- den underlätta för medarbetarna i Malmö stads verksamheter.
Förvaltningens arbete oktober–november 2015
Efter nämndens beslut om preliminära mål i oktober vidtog förvaltningens arbete med att koppla sina åtaganden till målen. Under detta arbete prövas kopplingen mellan mål och verk- samhet och viktiga erfarenheter görs.
Under arbetet med att ta fram åtaganden och resultatuppföljningar för det nya nämndsmålet Servicenämnden ska bedriva ett arbetsmiljöarbete som präglas av ansvar, delaktighet och engagemang, i syfte att minska olyckor och ohälsa gjorde förvaltningen erfarenheten att nämndsmålet blev för snävt. Som målen var formulerat hade det svårt att fånga upp hela intentionen i kommunfullmäktigemålet.
Därför föreslår förvaltningen att målet vidgas till forumleringen: Servicenämndens medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med rätt kompetens uppnå serviceförvaltningens uppdrag. Målet föreslås under 2016 att följas upp med hjälp av Malmö stads medarbetarenkät, som ger viktiga indikationer på hur väl förvaltningen lyckas med sitt arbete. Eftersom medarbetarenkäten för staden görs om till 2016 års utskick, föreslår förvaltningen att nämnden beslutar om att förvaltningen under våren 2016 tar fram en exakt beskrivning på hur medarbetarenkäten ska användas som resultatuppfölj- ning.
Förvaltningen föreslår också att nämnden i samband med årsanalysen 2015 ska justera formule- ringen av och målvärdet för uppföljningen på nämndsmålen Färdtjänsten i Malmö stad ska präglas av god tillgänglighet och ett gott bemötande samt Servicenämnden ska i samverkan med skolnämnder bidra till att öka elevernas nöjdhet med skolmaten och möjlighet till påverkan på skolmåltidsmiljön. Anledningen är att analysen av 2015 års mätningar pågår under november och december.
På grund av att förvaltningen har varit tvungna att prioritera arbetet med det ökande antalet en- samkommande barn beslutades att den NKI-undersökning som skulle göras på stadsfastigheter skjuts upp till 2016. Det innebär att inget målvärde kan sättas för denna resultatuppföljning för 2016.
3 (3)
Ansvariga
Cecilia Antonsson, ekonomichef Carina Tempel, servicedirektör
Nämndsbudget 2016
Servicenämnden
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning ... 2
2 Nämndens ansvar ... 3
3 Mål ... 5
3.1 Målområde 1 – En ung, global och modern stad ... 7
3.2 Målområde 2 – En stad för arbete och näringsliv ... 8
3.3 Målområde 3 – En stad för barn och unga ... 9
3.4 Målområde 4 – En öppen stad ... 10
3.5 Målområde 5 – En stad för alla ... 11
3.6 Målområde 6 – En trygg och tillgänglig stad ... 12
3.7 Målområde 7 – En kreativ stad ... 12
3.8 Målområde 8 – En ekologiskt hållbar stad ... 13
3.9 Målområde 9 – En stad med bra arbetsvillkor ... 15
4 Verksamhetsspecifika nyckeltal ... 17
5 Planering av verksamheten ... 18
5.1 Planeringsförutsättningar ... 18
5.2 Nämndsövergripande utmaningar och utvecklingsarbete ... 19
5.3 Förvaltningsövergripande utmaningar och strategier ... 21
5.4 Verksamhetsspecifika utmaningar och ekonomiska konsekvenser ... 22
5.5 Utvecklingsfastigheter ... 29
6 Ekonomi... 31
6.1 Resultaträkning ... 31
6.2 Investeringsram ... 37
Bilagor
Bilaga 1: Resultaträkning per avdelning
1 Sammanfattning
Servicenämnden är Malmö stads interna serviceorganisation. Dess uppdrag är att underlätta för stadens förvaltningar genom att samordna och effektivisera service och tjänster som Malmöborna behöver.
Nämnden har antagit 19 mål för 2016. Målen omfattar samtliga kommunfullmäktigemål.
Fokus ligger bland annat på att stärka relationen med beställarnämnderna, att bedriva ett aktivt arbete inom miljö, jämställdhet och antidiskriminering samt att säkerställa
utbyggnaden av skolor och förskolor.
Nämnden pekar på fler viktiga utmaningar under det kommande året. Samordning och samverkan med de övriga nämnderna i staden är viktigt, bland annat inom områdena lokalförsörjning, investeringsstyrning och utbyggnadsstrategi. För de olika avdelningarna finns utmaningar som förtätningen av staden, ökat elevantal, arbetsmiljöarbete,
förtydligande av tjänster och överenskommelser samt organisatoriska förändringar.
Servicenämnden har ett resultatkrav/negativt kommunbidrag på 145,6 mnkr för 2016, en förändring med 125,4 mnkr i förhållande till budget och prognos 2015. (Resultatkravet 2015 är 20,2 mnkr.) I förhållande till 2015 består de största förändringarna av höjt resultatkrav till följd av övergång till komponentavskrivningar med 131 mnkr och ny skolhyresmodell med 11,9 mnkr samtidigt som resultatkravet har sänkts med 21 mnkr till följd av driftskonsekvenser för färdigställda investeringar.
Servicenämndens intäkter 2016 är budgeterad till 2 902 mnkr. Intäkterna ökar netto med 171 mnkr i förhållande till prognos 2015 (Utfallsprognos 2) och med 166 mnkr jämfört med budget 2015. Den största ökningen i förhållande till 2015 beror på: nya hyreskontrakt för färdigställda investeringar, ny skolhyresmodell samt nya verksamheter såsom
städservice. Konsumentprisindex (KPI) ökade med 0,09 % mellan oktober 2014 och 2015, vilket innebär att indexeringen av befintliga avtal, där indexeringen baseras på KPI är försumbar.
I budgeten ingår inte intäkter och kostnader till följd av de verksamheter som startat upp under hösten 2015 till följd av ensamkommande barn.
Den av kommunfullmäktige beslutade investeringsramen för servicenämnden uppgår 2016 till 1 204 mnkr. Ramen är avsedd främst för att möjliggöra investeringar främst avseende skolor, förskolor, omsorgsboenden samt beslutade övriga investeringar. I beslutad ram ingår även 150 mnkr till följd av att långtidsplanerat underhåll flyttas från driftskostnad till investeringsutgift i konsekvens med övergången till komponentavskrivningar. För 2015 är servicenämndens prognos avseende investeringar 1 000 mnkr. I jämförelse mot beslutad
2 Nämndens ansvar
Servicenämnden har ansvar för kommungemensam service och tjänster till Malmö stads förvaltningar och kommunala bolag. Nämnden har också ansvara för förvaltning och byggnation av kommunala fastigheter och för myndighetsutövning och administration av färdtjänst och riksfärdtjänst. Servicenämndens uppdrag är att underlätta för stadens förvaltningar genom att samordna och effektivisera service och tjänster som Malmöborna behöver.
Serviceförvaltningen är indelad i fyra verksamhetsavdelningar: stadsfastigheter, skolrestauranger, kommuntjänster och kommunteknik. Förvaltningen har cirka 1 300 anställda, och har totalt sett en jämn könsfördelning. Verksamheten är mycket diversifierad och de anställda omfattar ett 100-tal yrkeskategorier.
Förvaltningen leds av en servicedirektör. Till sin hjälp har direktören en stab som består av fem avdelningar: HR, ekonomi, utveckling, kommunikation och kansli.
Stadsfastigheter förvaltar Malmö stads fastigheter för skola, förskola, äldreomsorg, kultur och fritid samt kontor och övriga lokaler. Avdelningen ska stödja Malmö stads övriga
förvaltningar att uppnå sina mål genom att erbjuda verksamhetsanpassade och
kostnadseffektiva lokaler. Stadsfastigheter förvaltar sammanlagt 1,7 miljoner kvm byggnad samt 4,3 miljoner kvm markyta. Fastigheterna utgörs av allt från det lite ovanligare som Malmö Opera, Moriskan och Rådhuset till de många kommunala förskolorna och skolorna.
Markytan består bland annat av skolgårdar och fritidsanläggningar. En betydande del av stadsfastigheters verksamhet är nyproduktion, vilket i dagsläget uppgår till en
investeringsvolym på ca 1,2 miljarder kronor per år.
Skolrestaurangers uppdrag är att leverera en komplett, högkvalitativ kostservice till Malmö stads kommunala grund- och gymnasieskolor. Det innebär allt från produktion till servering av mat och omfattar såväl normalkost som specialkost. Skolrestaurangers verksamhet är placerad på cirka 90 olika kök i Malmö stad. En viktig del av avdelningens uppdrag är att föra en dialog med skolförvaltningarna. Detta sker på en strategisk nivå såväl som direkt med rektorer och medarbetare i skolorna – och med eleverna.
Kommuntjänsters uppdrag är att tillhandahålla kvalitativa, hållbara och kostnadseffektiva administrativa tjänster till Malmö stads förvaltningar och Malmöborna. Avdelningen utför service och tjänster av varierande innehåll. Det kan både gälla kommungemensamma tjänster som alla Malmö stads förvaltningar ska använda sig av, som televäxeln och HR- service, och sådana tjänster som det är frivilligt att anlita, som vaktmästartjänster eller städtjänster. Avdelningen utför också myndighetsutövning på kommunstyrelsens uppdrag, i form av utredning av färdtjänst och riksfärdtjänst. Likvärdig service, hög tillgänglighet och professionellt bemötande är grundstenar i kommuntjänsters arbete.
Kommunteknik ska tillgodose behovet av en väl fungerande stadsmiljö och erbjuda lokalt miljöanpassade och ekonomiskt effektiva helhetslösningar av drift, underhåll och skötsel inom gator, parker och fastigheter samt beredskap och teknisk service. En viktig
samarbetspartner är gatukontoret. Avdelningen har mycket varierande verksamheter, allt från att projektera och uppföra lekplatser och multisportarenor, till trafikskyltning, skötsel av byggnader, renhållning av stadsmiljön och att sköta Malvin – Malmö stads egna
”Blocket”.
3 Mål
Servicenämnden gjorde under början av 2015 ett gediget arbete för att ta fram nämndsmål.
Nämndsmålen ska gälla för mandatperioden, men omprövas varje år. Nämndsmålen är formulerade så att det går att göra en årlig bedömning av måluppfyllelsen, trots målens långsiktiga natur. Samtidigt garanterar långsiktigheten i målen att förvaltningen har möjligheten att arbeta strategiskt och systematiskt med dess uppfyllande. Långsiktiga nämndsmål ger förvaltningen möjlighet att planera sina åtaganden i rätt ordning och på ett sätt som blir begripligt och ger en stabilitet för medarbetarna.
Nämndens grundläggande inställning är att den, genom sin funktion som internt serviceorgan, på ett eller annat sätt kan bidra till samtliga kommunfullmäktigemål.
Nämndens möjligheter att bidra till målen är av naturliga skäl tätt knuten till andra nämnders bidrag till målen. I många fall bidrar nämnden indirekt till
kommunfullmäktigemålet, genom att möjliggöra arbetet för en annan nämnd. Därför har servicenämnden försökt att följa övriga nämnders målarbete och justera sina mål. Ett särskilt samarbete har skett med de övriga tekniska nämnderna. Detta beskrivs nedan.
Nämndens eget arbete inför nämndsbudget 2016
Nämnden tog under våren 2015 fram 17 mål som visar på hur nämnden ska bidra till kommunfullmäktigemålens uppfyllelse. Nämndsmålen beskriver det resultat som nämnden förväntar sig av förvaltningen. Till varje nämndsmål finns en eller flera
resultatuppföljningar kopplade. Uppföljningarna ska fungera som en indikation på om arbetet med målen lett till målets uppfyllande. Till varje uppföljning som är kvantifierbar finns ett målvärde kopplat, om inte mätningen görs för första gången och ett målvärde är svårt att identifiera.
Nämnden har tagit fram 19 mål för 2016. Under översynen av målen inför nämndsbudget 2016 gjorde nämnden en mindre justering av nämndsmålet och uppföljningen som gällde utbyggnad av förskola och grundskola under målområde 3. Nämnden antog också ett nytt mål under målområde 8 som omfattar kommuntekniks arbete med att hålla staden grön och attraktiv. Under målområde 9 gjordes en större justering av nämndsmålet kring nämnden som arbetsgivare. Detta gjorde att nya uppföljningar togs fram. Ett helt nytt mål beslutades också under målområde 9. Det beskriver servicenämndens ansvar för service till Malmö stads medarbetare.
Samarbete med de tekniska nämnderna inför nämndsbudget 2016
Malmö stad arbetar sedan budgetåret 2015 med en ny modell för målstyrning. I
kommunfullmäktiges budget för 2015 pekar kommunfullmäktige ut vikten av att Malmö stads nämnder samarbetar för att uppnå kommunfullmäktigemålen.
Kommunfullmäktigemålen strävar mot att skapa en gemensam riktning och förändring i hela den kommunala verksamheten. Utgångspunkten i ett effektivt arbete kring målen är ett gemensamt
gränsöverskridande arbete som kännetecknas av öppenhet, samarbete, samverkan, dialog, kommunikation och tillit. Detta ska prägla nämnder och bolagsstyrelsers arbete med styrning och ledning med utgångspunkt i kommunfullmäktigemålen. (Ur Kommunfullmäktiges budget för Malmö stad 2015)
Den 4 september 2015 samlades de tekniska nämndernas presidier till en workshop med fokus på en hållbar stad för barn och unga. Syftet med workshopen var att bygga en grund för gemensamma prioriteringar i förhållande till kommunfullmäktigemålen och
utgångspunkt för workshopen var nämndernas respektive roller i nämndsgemensamma processer. Ledande styrdokument för staden som Malmö stads budget, översiktsplanen, utbyggnadsstrategin, miljöprogrammet och trafik- och mobilitetsplanen låg som grund för diskussionen.
Workshopens tema var: Vad är viktigt för de tekniska nämnderna att gemensamt prioritera under 2016 för att bygga en hållbar stad för barn och unga?
Efter workshopen har en arbetsgrupp med representanter från de fem förvaltningarna sammanställt materialet från workshopen och skickat ut sammanställningen till presidierna.
Därefter har arbetsgruppen samlats för att analysera materialet med utgångspunkten att se vilka beröringspunkter och samarbetsmöjligheter som finns i förhållande till nämndernas mål. Arbetsgruppen lämnade sedan förslag på möjliga sammanvävningar av nämndsmål.
Servicenämnden gjorde med ledning av detta en mindre justering av sitt mål som gäller utbyggand av förskola och grundskola. Serviceförvaltningen har också samarbetat med fastighetskontoret kring uppföljningarna av målet.
Om avsnittets upplägg
Alla nämndsmål är kopplade enbart mot ett kommunfullmäktigemål och ett målområde, även om nämndsmålet kan ha påverkan på flera kommunfullmäktigemål.
En asterisk (*) innan ett åtagande innebär att åtagandet även är kopplat till Malmö stads miljöprogram och dess handlingsplan. Åtaganden som inleds med "serviceförvaltningen ska" är åtaganden som omfattar alla eller flera avdelningar i serviceförvaltningen.
Åtaganden som inleds med en specifik avdelnings namn ska bara utföras av denna avdelning.
Även åtagandena har i de allra flesta fall resultatuppföljningar kopplade till sig. Dessa syns inte i denna rapport. Det gör inte heller de aktiviteter som kopplas till åtagandena.
3.1 MÅLOMRÅDE 1 – EN UNG, GLOBAL OCH MODERN STAD
3.1.1 Kommunfullmäktigemål – Malmöborna ska kunna känna sig stolta över sin unga, globala och moderna stad där frågor om jämlikhet, jämställdhet, antidiskriminering, miljö och delaktighet står högt på dagordningen.
Nämndsmål Åtaganden
Servicenämnden ska utveckla det systematiska miljöarbetet och stärka satsningarna på ekologiskt hållbart byggande
Uppföljning nämndsmål Andel miljöcertifierade byggnader av det totala fastighetsbeståndet.
Målvärde 2016: 2,5 %
Stadsfastigheter ska bygga efter Miljöbyggprogram SYD eller annat kommungemensamt styrdokument för hållbart byggande eller likvärdig miljöcertifiering.
* Stadsfastigheter ska analysera och lämna åtgärdsförslag på kartlagda fastigheter med låga värden (avseende exempelvis grönytefaktor) på förskolor, skolor och vårdboenden.
Stadsfastigheter ska samverka med övriga förvaltningar kring utvecklingen av skolgårdsfaktorn.
Stadsfastigheter ska delta i framtagande av Grönplan för Malmö.
Serviceförvaltningen ska minska matsvinnet i skolrestaurangers verksamhet.
Servicenämnden ska bidra till att göra Malmö en socialt hållbar stad
Uppföljning nämndsmål Kvalitativ uppföljning av vilka åtgärdsförslag i kommissionens rapport som serviceförvaltningen arbetat med samt vilka
kunskapsallianser som skapats i samverkan med berörda nämnder kring hur socialt ansvar och lokalt engagemang kan främjas inom serviceförvaltningens
verksamhetsområden.
Serviceförvaltningen ska samverka med grundskolenämnden och förskolenämnden kring barnrättsperspektivet vid byggprocessen av skolor och förskolor.
Serviceförvaltningen ska beakta social hållbarhet vid utveckling av nya och helt omarbetade tjänster.
Serviceförvaltningen ska ta fram exempel på en god inomhusmiljö i skolan som förbättrar inlärningsprocessen för eleverna och samtidigt ger en god arbetsmiljö för stadens lärare.
Serviceförvaltningen ska etablera ett arbetssätt som säkrar barns och ungas perspektiv i beslutsunderlagen till servicenämnden.
Serviceförvaltningen ska identifiera potentiella kunskapsallianser för att fånga viktiga erfarenheter och kunskaper som kan vara betydelsefulla för att utveckla staden i Malmökommissionens anda. (Uppdrag från kommunfullmäktige i budget.)
3.1.2 Uppdrag – Nämnderna ges i uppdrag att utifrån sina verksamheter identifiera potentiella kunskapsallianser för att fånga viktiga erfarenheter och kunskaper som kan vara betydelsefulla för att utveckla staden i Malmökommissionens anda.
Servicenämnden kommer att fortsätta att implementera begreppet social hållbarhet utifrån Malmökommissionens rekommendationer. Kunskapsspridning och kunskapsinhämtning är viktigt i många sammanhang och måste ske på olika nivåer.
Under 2015 har serviceförvaltningen genom dialogmöten inventerat hur varje avdelning kan koppla begreppet social hållbarhet till sitt ordinarie arbete. Praktiska förslag på aktiviteter har tagits fram och integrerats i förvaltningens åtaganden för 2016. Denna inventering kommer 2016 att följas upp genom nya dialogmöten, som säkrar att verksamheten identifierar potentiella kunskapsallianser.
3.2 MÅLOMRÅDE 2 – EN STAD FÖR ARBETE OCH NÄRINGSLIV
3.2.1 Kommunfullmäktigemål – Malmöborna ska ha tillgång till en växande arbetsmarknad och ges förutsättningar för självförsörjning.
Nämndsmål Åtaganden
Vid förvaltningsspecifik tjänsteupphandling ska servicenämnden ställa krav på stadens
tjänsteleverantörer som syftar till att förbättra de sociala villkoren för arbetstagare
Uppföljning nämndsmål Andel av nya avtal inom fokusbranscherna med villkor enligt Vita jobb-modellen.
Målvärde 2016: 100 %.
Serviceförvaltningen ska använda Vita jobb-modellen vid tjänsteupphandlingar.
Servicenämnden ska bidra till att fler Malmöbor blir
självförsörjande och får tillgång till arbetsmarknaden
Uppföljning nämndsmål Antalet erbjudna praktikplatser och arbetsträningsplatser till arbetslösa Malmöbor (könsuppdelad).
Målvärde 2016: 80 platser.
Antalet erbjudna praktikplatser till unga studerande och studenter upp till 30 år (könsuppdelad).
Målvärde 2016: 20 platser.
Serviceförvaltningen ska skapa en karta av tillgängliga praktikplatser i förvaltningen.
Serviceförvaltningen ska samarbeta med högskolor, universitet och andra aktörer för skapandet av praktikplatser.
3.3 MÅLOMRÅDE 3 – EN STAD FÖR BARN OCH UNGA
3.3.1 Kommunfullmäktigemål – Malmös barn och unga ska få det stöd och den
utbildning de behöver för att växa upp under trygga och jämlika förhållanden och utveckla sin fulla potential.
Nämndsmål Åtaganden
Servicenämnden ska i
samverkan med skolnämnder bidra till att öka elevernas nöjdhet med skolmaten och möjlighet till påverkan på skolmåltidsmiljön
Uppföljning nämndsmål Andelen elever som uppger sig vara nöjda.
Målvärde 2016: Formuleringen och målvärdet justeras i samband med årsanalysen, då en komplett analys av föregående års mätning är klar.
Andelen skolor som har två fungerande matråd/forum för diskussion kring skolmåltiden per år.
Målvärde 2016: 50 %
Skolrestauranger ska tillsammans med skolförvaltningarna genomföra en mätning av elevernas nöjdhet med skolmaten 2016.
Skolrestauranger ska utvärdera 2015 års enkätresultat för både grundskola och gymnasium.
Skolrestauranger ska påbörja ett förbättringsarbete av grundskolemenyn.
Skolrestauranger ska hålla matråd, tillsammans med representanter från grundskolan.
Servicenämnden ska i
samverkan möta beställarens efterfrågan på förskolor och grundskolor av hög kvalitet
Uppföljning nämndsmål Beställarens upplevelse av nöjdhet med stadsfastigheters bemötande gällande förskolor och
grundskolor.
Målvärde 2016: basår.
Antal tillförda grundskoleplatser.
Målvärde 2016: 1 400 platser.
Antal tillförda förskoleplatser.
Målvärde 2016: 700 platser.
Stadsfastigheter ska sträva efter att producera grund- och förskoleplatser i enlighet med de beställningar och önskemål som inkommer från förvaltningarna.
Stadsfastigheter ska genomföra en NKI-undersökning och utifrån resultatet av denna identifiera något prioriterat område som avser förskola.
Stadsfastigheter ska i samråd med förskoleförvaltningen genomföra några av de förbättringsförslag som framkom i den gemensamma workshopen i syfte att skapa samsyn och effektivitet för våra gemensamma delar i byggprocessen.
Stadsfastigheter ska genomföra en NKI-undersökning och utifrån resultatet av denna identifiera något prioriterat område som avser grundskola.
Stadsfastigheter ska tillsammans med grundskoleförvaltningen identifiera förbättringsförslag i syfte att skapa samsyn och effektivitet för våra gemensamma delar i byggprocessen.
Stadsfastigheter ska inventera grundskolors status gällande ljud, ljus och klimat.
3.4 MÅLOMRÅDE 4 – EN ÖPPEN STAD
3.4.1 Kommunfullmäktigemål – Malmö ska vara en öppen, jämställd och inkluderande stad, fri från diskriminering, där alla ges lika rättigheter och möjligheter och där mångfalden är en tillgång.
Nämndsmål Åtaganden
Servicenämnden ska driva ett aktivt och systematiskt jämställdhets- och anti- diskrimineringsarbete som präglas av hög kompetens inom området
Uppföljning nämndsmål Antal genomförda jämställdhetsanalyser . Målvärde 2016: 4 analyser Andel tillsvidareanställda medarbetare som fått utbildning i jämställdhets- och
antidiskrimineringsarbetet.
Målvärde 2016: 25 %
Serviceförvaltningen ska genomföra, utvärdera, analysera jämställdhetsanalyser och genomföra förändringar.
Serviceförvaltningen ska kompetensutveckla chefer och medarbetare i jämställdhets- och antidiskrimineringsarbete.
Serviceförvaltningens nätverk för jämställdhet och antidiskriminering ska ta fram en uppdragsbeskrivning för nätverket.
Servicenämnden ska öka tillgängligheten till Malmö stads verksamheter genom professionell hantering av medborgarkontakter som präglas av bra bemötande och god service
Uppföljning nämndsmål Andel inkommande samtal där televäxeln direkt besvarar uppringarens frågor.
Målvärde 2016: 20 %
Etablerande av
serviceöverenskommelser om svarstid i telefon för
verksamheterna televäxeln och debiteringen.
Målvärde 2016: Överenskommelser finns.
Serviceförvaltningen ska etablera ett gemensamt arbetssätt för att ta till vara på synpunkter och avvikelser.
Kommuntjänster ska stärka samarbetet med andra förvaltningar för att i samverkan öka tillgängligheten till stadens verksamheter.
Kommuntjänster ska ta tillvara på mångfalden i verksamheten för att förbättra service och bemötande gentemot Malmöborna.
3.5 MÅLOMRÅDE 5 – EN STAD FÖR ALLA
3.5.1 Kommunfullmäktigemål – Malmöbor med behov av stöd och hjälp ska bemötas med respekt och ges förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag och i samhället
Nämndsmål Åtaganden
Färdtjänsten i Malmö stad ska präglas av god tillgänglighet och ett gott bemötande
Uppföljning nämndsmål Nöjdhet med tillgänglighet, bemötande och utförande i färdtjänsten.
Målvärde 2016: Formuleringen och målvärdet justeras i samband med årsanalysen, då en komplett analys av föregående års mätning är klar.
Kommuntjänster ska kvalitetsutveckla prioriterade områden inom färdtjänsthandläggningen och resor med specialfordon.
Kommuntjänster ska öka medarbetarnas kompetens om funktionshinder och sjukdomstillstånd, i de verksamheter som möter färdtjänstkunder.
Servicenämnden ska stödja beställaren i utformningen och utförandet av äldre- och LSS-boenden
Uppföljning nämndsmål Beställarens upplevelse av nöjdhet med stadsfastigheters bemötande gällande äldre- och LSS-boende.
Målvärde 2016: basår.
Stadsfastigheter ska genomföra en NKI-undersökning och utifrån resultatet av denna identifiera något prioriterat område som avser boende.
Stadsfastigheter ska fördjupa dialogen med beställaren i syfte att skapa samsyn och effektivitet i gemensamma delar av byggprocessen.
Stadsfastigheter ska utveckla och anlägga utemiljön på särskilda boenden för äldre och funktionsnedsatta i samverkan med personal på boendena.
3.6 MÅLOMRÅDE 6 – EN TRYGG OCH TILLGÄNGLIG STAD
3.6.1 Kommunfullmäktigemål – I Malmö ska alla känna sig trygga och vara säkra såväl i hemmet som i stadens offentliga rum.
Nämndsmål Åtaganden
Tillsammans med övriga nämnder ska servicenämnden bidra till en tillgänglig, jämställd och trygg stad genom utformningen av det offentliga rummet
Uppföljning nämndsmål Granskning av att de tre perspektiven tillgänglighet, jämställdhet och trygghet inkluderas i dialogmöten.
Målvärde 2016: 70 % av
dialogmötena möter kriterierna.
Stadsfastigheter ska vidarutveckla dialogen i syfte att verka för att förbättra samordningen med fastighetskontoret,
stadsbyggnadskontoret och gatukontoret gällande planerings-, projekterings- och driftarbete.
Stadsfastigheter ska fördjupa sitt arbete med trygga grundskolegårdar.
Kommunteknik ska till sina uppdragsgivare presentera konkreta förslag på förändringar i stadsmiljön i avsikt att förbättra driftförutsättningarna.
3.7 MÅLOMRÅDE 7 – EN KREATIV STAD
3.7.1 Kommunfullmäktigemål – I Malmö ska alla kunna utvecklas och stärkas med hjälp av en meningsfull fritid och kultur.
Nämndsmål Åtaganden
Servicenämnden ska stödja beställaren i utformningen och utförandet av fritids- och kulturanläggningar
Uppföljning nämndsmål Beställarens upplevelse av nöjdhet med stadsfastigheters bemötande gällande fritids- och
kulturanläggningar.
Målvärde 2016: basår.
Stadsfastigheter ska genomföra en NKI undersökning och utifrån resultatet av denna identifiera något prioriterat område som avser kultur och fritid.
Stadsfastigheter ska fördjupa dialogen med fritidsförvaltningen och genom högre grad av transperens och gemensam planering, samordna sitt arbete för att förbättra de gemensamma förutsättningarna vid utförande av underhållsarbete.
Stadsfastigheter ska fördjupa dialogen med kulturförvaltningen i syfte att skapa samsyn och effektivitet i gemensamma delar av
byggprocessen.
Stadsfastigheter ska utvärdera Hylliebadets utformning av omklädningsrum och duschutrymme via ett urval av de sju diskrimineringsgrunderna samt funktion och drift.
Stadsfastigheter ska kommunicera gränsdragningslista med beställarens respektive verksamhetsrepresentant, för att tydliggöra och konkretisera ansvar i syfte att skapa samsyn kring ansvarsfrågan.
3.8 MÅLOMRÅDE 8 – EN EKOLOGISKT HÅLLBAR STAD
3.8.1 Kommunfullmäktigemål – Malmö stad ska skapa en hållbar stadsstruktur för en växande befolkning och fortsätta utvecklas som en attraktiv och tillgänglig stad.
Nämndsmål Åtaganden
Servicenämnden ska
klimatanpassa fastigheterna med särskilt fokus på ökad nederbörd
Uppföljning nämndsmål Genomsnittlig grönytefaktor på förvaltningens fastigheter.
Målvärde 2016: Upprätthålla en grönytefaktor på 0,478 likt basår 2015.
Stadsfastigheter ska arbeta vidare med klimatanpassningsplan för våra befintliga fastigheter med särskilt fokus på ökad nederbörd.
Stadsfastigheter ska, med fokus på erfarenheter från Tullstorps LSS och Segevångsskolan, identifiera utvärderingskriterier uppdelat per verksamhet och undersöka möjlighet till systematisering in i projekteringsanvisningar.
Stadsfastigheter ska fortsätta att delta i arbetet med en kommungemensam Skyfallsplan och påföljande åtgärdsplan.
Servicenämnden ska minska mängden köpt energi och öka andelen egenproducerad förnybar energi
Uppföljning nämndsmål Total köpt energi per kvm BTA (normalårskorrigerad).
Målvärde 2016: Minskat med 4 KWh per kvm BTA jmf med basår 2015
Andel egenproducerad förnybar energi relativt total energi i förvaltade fastigheter 2014.
Målvärde 2016: Upprätthåll en kapacitet om 3,5 procent relativt total energi i förvaltade fastigheter 2014.
Stadsfastigheter ska ta fram och arbeta efter åtgärdsplaner på enhetsnivå för att minska energianvändningen genom optimerings- och
energiåtgärdsprojekt.
Stadsfastigheter ska bygga energieffektiva byggnader.
* Stadsfastigheter ska delta i utvecklingsarbetet med en kommungemensam handlingsplan för energistrategin.
* Stadsfastigheter ska definiera förnybar fjärrvärme och utreda förutsättningarna för att försörjas med sådan.
Stadsfastigheter ska fortsätta arbeta för att öka andelen egenproducerad förnybar energi med särskilt fokus på vindkraft.
Stadsfastigheter ska utveckla och arbeta efter en handlingsplan för effektivare användning av energi och mer förnybar energi.
Servicenämnden ska genom en lyhörd och ansvarfull relation till
beställarnämnderna bidra till en ren, grön och attraktiv stad
Uppföljning nämndsmål Antal kvalitetsavdrag i driftentreprenaderna.
Målvärde 2016: Färre än 10.
Kommunteknik ska förbättra dialogen med avdelningens beställare i Malmö stad.
3.8.2 Kommunfullmäktigemål – Malmö ska vara en hälsofrämjande och klimatsmart stad där det är enkelt att göra hållbara val.
Nämndsmål Åtaganden
Servicenämnden ska bidra till att Malmö stad är ett
föredöme inom ekologiska produkter
Uppföljning nämndsmål Andelen ekologiska livsmedel (monetärt värde).
Målvärde 2016: 70 %
Serviceförvaltningen ska föra dialog med skolförvaltningarna om hur andelen ekologiska produkter kan öka.
Servicenämnden ska bidra till en giftfri miljö
Uppföljning nämndsmål Förändring i antal farliga kemisktekniska produkter i förvaltningens kemikalielista.
Målvärde 2016: 10 produkter färre än basår 2015.
Serviceförvaltningen ska fortsatt delta i utvecklingsarbetet med en kommungemensam kemikalieplan och påföljande åtgärdsplan.
Serviceförvaltningen ska dokumentera uppgifter om förvaltningens kemisktekniska produkter i förvaltningens gemensamma systemstöd.
Serviceförvaltningen ska genomföra en susbstitutionsutredning rörande farliga kemisktekniska produkter på respektive avdelning.
Stadsfastigheter ska bygga nybyggnadsprojekt med fokus på sunda material och analysera genomförd projektering.
Stadsfastigheter ska göra en sammanställning av fakta avseende graden av föroreningar i mark på förskolor och grundskolor.
* Stadsfastigheter ska vid om- och nybyggnad ställa krav på giftfria varor och produkter motsvarande BASTA:s egenskapskrav.
3.9 MÅLOMRÅDE 9 – EN STAD MED BRA ARBETSVILLKOR
3.9.1 Kommunfullmäktigemål – Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna.
Nämndsmål Åtaganden
Servicenämndens medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med rätt kompetens uppnå
serviceförvaltningens uppdrag
Uppföljning nämndsmål Analys av medarbetarenkät 2016.
Exakta indikatorer och målvärden bestäms när medarbetarenkätens upplägg är klart. Malmö stad tar nytt grepp 2016 med införande av ny enkät, vilket betyder att 2016 blir basår för kommande arbete.
Serviceförvaltningen ska öka såväl kompetensen som kartläggningen av arbetsmiljön. Särskilt fokus skall läggas vid organisatorisk och social arbetsmiljö.
Serviceförvaltningens verksamheter ska rapportera tillbud, olycksfall och arbetssjukdom och arbeta aktivt med åtgärder.
Serviceförvaltningen ska aktivt arbeta med rehabiliteringsprocessen.
Serviceförvaltningen ska öka andelen medarbetare med utländsk härkomst.
Serviceförvaltningen ska arbeta för att antalet ofrivilligt deltidsanställda ska minska.
Serviceförvaltningen ska i dialog med medarbetarna verka för ett bra arbetsklimat där det är naturligt för män och kvinnor att ta ut sin föräldraledighet.
Kommunteknik ska arbeta för att förbättra medarbetarnas hälsa och minska sjukfrånvaron.
Med hög kvalitet och god service i de interna tjänsterna ska servicenämnden
underlätta för medarbetarna i Malmö stads verksamheter
Uppföljning nämndsmål
Kundnöjdhet IT-service servicedesk och support.
Målvärde 2016: 90 % ger betyg 3-5.
Resultat av HR-service NKI-mätning av bemötande.
Målvärde 2016: 70.
Resultat av HR-service NKI-mätning av nöjdhet med hantering av senaste ärende.
Målvärde 2016: 70.
Serviceförvaltningen ska ta fram en tjänstekatalog som finns tillgänglig för alla Malmö stads förvaltningar. Under 2016 omfattas
kommuntjänsters tjänster och serviceförvaltningens kommunikationstjänster.
Kommuntjänster ska hålla en jämn och god kvalitet i leveransen av de interna tjänsterna, med fokus på supportverksamheten.
3.9.2 Uppdrag – Nämnderna ska fortsätta öka andelen heltidstjänster.
Serviceförvaltningen ska arbeta aktivt för att ta bort ofrivilliga deltidsanställningar på förvaltningen. Önskad tjänstgöringsgrad är ett av kommunstyrelsens fastställda mål och riktlinjerna är beslutade i kommunstyrelsens arbetsgivarutskott. Antalet ofrivilligt deltidsanställda medarbetare följs upp årligen för Malmö stads räkning. Ambitionen för Malmö stad och även serviceförvaltningen är att medarbetare får önskad tjänstgöringsgrad
senast sex månader efter anmälan enligt riktlinjen med förutsättningen att man arbetar utifrån en arbetsidsmodell och är beredd att även arbeta utanför den egna arbetsplatsen.
Medarbetaren ska skriftligen anmäla om utökad tjänstgöringsgrad senast 3 månader före önskad förändring.
4 Verksamhetsspecifika nyckeltal
För att komplettera nämndsmålen följer nämnden även 10 verksamhetsspecifika nyckeltal.
Verksamhetsspecifika nyckeltal
Avdelning Nyckeltal Budget 2016 Prognos 2015
Kommunteknik Driftyta mark, (kvm) 12 600 000 12 580 440
Kommunteknik Driftyta fastighet (kvm) 818 856 818 856
Kommunteknik Vinter, timmar (utfall) 9 450 7 000
Kommunteknik Tilläggsarbeten
till avtal (utfall) (%) 68 65
Skolrestauranger Andel elever specialkost
(%) 5,40 5,50
Skolrestauranger Livsmedelskostnad
per grundportion 9,20 9,50
Skolrestauranger Personalkostnad per
grundportion 14,10 14,05
Stadsfastigheter Förvaltad yta (kvm) 1 690 188 1 652 282
Stadsfastigheter Vakansgrad (%) 4,0 4,0
Stadsfastigheter Drift- och
investeringsunderhåll
(kr/kvm) 152 150
5 Planering av verksamheten
Under detta avsnitt redovisas serviceförvaltningens planering för verksamheten de
kommande åren. Övergripande utmaningar och utvecklingsarbeten berörs, såväl som mer verksamhetsspecifika utmaningar och dess konsekvenser för ekonomin.
5.1 PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR
Här redovisas viktiga planeringsförutsättningar för 2016 med utblick mot kommande år.
5.1.1 Befolkningsprognos
Servicenämnden påverkas av befolkningsförändringarna, framförallt i egenskap av ansvarig för att förvalta och producera kommunens fastigheter och i egenskap av arbetsgivare.
Stor ökning av antalet barn och äldre
Vid utgången av 2014 fanns det ca 22 500 barn i åldrarna 1-5 i Malmö och år 2025 bedöms antalet öka med 3 400 barn. Även barn i åldrarna 6-15 förväntas öka med ca 12 600 barn, vilket motsvarar en ökning med 41 procent. Antalet unga i åldrarna 16-19 förväntas minska fram till år 2017 för att sedan börja öka igen och fram till år 2025 beräknas antalet vara cirka 15 700 personer. Bland de äldre sker ökningarna framförallt i åldersgrupperna 65-74 och 75-79 år, en ökning med sammanlagt strax under 7 800 personer. Gruppen 80-84 år ökar med strax över 2 000 personer medan åldrarna däröver totalt sett förväntas minska fram till år 2025. (Stadskontoret, Malmö stads befolkningsprognos 2015–2025. Även följande stycken.)
De förväntade stora ökningarna av antalet barn innebär utmaningar för staden, bland annat vad gäller utbyggnad av lokaler och tillgång på rätt kompetens inom ett flertal
yrkeskategorier. Även serviceförvaltningens produktion av skolmåltider påverkas av
elevökningen. Tillströmningen av flyktingar under hösten 2015 kan komma att påverka den befintliga prognosen.
Ökad försörjningsbörda
År 2014 hade varje Malmöbo i yrkesaktiv ålder 1,60 invånare att försörja genom sitt arbete, inklusive sig själv. Utifrån befolkningsprognosen kommer den siffran nå 1,66 år 2025 och därmed ökar försörjningsbördan.
En ökad försörjningskvot fram till år 2025 ställer ännu högre krav på att en så stor andel
5.1.2 Ekonomiska förutsättningar
Serviceförvaltningen har till uppgift att driva kommungemensamma serviceverksamheter och göra överenskommelser och avtal med beställande förvaltningar och kommunala bolag. Att serviceförvaltningens intäkter regleras via överenskommelser och avtal innebär att förvaltningen generellt sett inte får någon pris- och lönekompensation från
kommunfullmäktige. Överenskommelserna och avtalen regleras oftast enligt branschens index. Eftersom indexutvecklingen, bland annat konsumentprisindex, bara haft marginella förändringar de senaste åren har möjligheterna att reglera priserna varit små.
5.2 NÄMNDSÖVERGRIPANDE UTMANINGAR OCH UTVECKLINGSARBETE Som intern serviceorganisation är serviceförvaltningen starkt beroende av både mål, ekonomi och utvecklingsarbete i Malmö stads övriga förvaltningar. Därför är de
utmaningar som spänner över flera nämnders ansvarsområden viktiga fokusområden för servicenämnden.
5.2.1 Utbyggnadsstrategi och Plan för samhällsservicens markbehov
Servicenämnden deltar tillsammans med de övriga tekniska förvaltningarna i arbetet med utbyggnadsstrategin. Syftet med utbyggnadsstrategin är att lägga fast en gemensam prioriteringsordning och samordnad planering för stadsbyggnadskontoret, gatukontoret och fastighetskontoret. Målet är att på sikt säkerställa kapacitet för bostadsförsörjning och arbetsplatser samt att utbyggnad av samhällsservice kan ske i takt med bostadsbyggandet.
Arbetet bedrivs även i andra konstellationer som det förvaltningsövergripande arbetet med Plan för samhällsservicens markbehov i Malmö (PLASMA). PLASMA:s huvudsyfte är att föreslå principer och prioriteringar för planeringen av samhällsservice i enlighet med Malmös översiktsplans intentioner om en tät och funktionsblandad stad. Dessutom ska PLASMA föreslå organisatoriska lösningar för en mer välfungerande och strukturerad
planeringsprocess, samt skapa en gemensam viljeinriktning för planeringen av samhällsservice.
Utöver PLASMA har serviceförvaltningen periodiskt återkommande träffar med
stadsbyggnadskontorets avdelningschef och enhetschefer gällande bygglov i aktuella och strategiska frågor. Dessutom samarbetar serviceförvaltningen med stadsbyggnadskontoret i olika planprocesser såsom översiktsplan, fördjupad översiktsplan och detaljplan kopplade till utvecklingen av Malmö.
5.2.2 En utvecklad lokalförsörjningsplan
Fastighetskontoret har fått i uppdrag att skärpa lokalförsörjningsplanens innehåll och form och intentionen är att det blir det vassa verktyg som staden behöver för att kunna bedöma framtida investerings- och driftkonsekvenser för hela Malmö stads lokalbehov. Den övergripande lokalförsörjningsplanen ska ligga till grund för investeringsbedömning och investeringsbudget samt även ge den budgetmässiga driftkostnaden för Malmös stads alla lokaler, oavsett om de är internt eller externt förhyrda.
Genom förra årets lokalförsörjningsplan togs första steget att komma närmare detta mål men investeringsplanen och lokalförsörjningsplanen behöver länkas samman ännu tydligare. Eftersom investeringsplanen och lokalförsörjningsplanen bland annat har olika tidsperspektiv behöver processer, rutiner och beslutsunderlag ses över och justeras.
När staden nu står inför framtagandet av budgetunderlag för 2017 och framåt, har styrgruppen för lokalförsörjning beslutat att fastighetskontoret inte ska göra en
övergripande lokalförsörjningsplan för 2016–2025. Fastighetskontoret ska istället fokusera på att tillsammans med övriga förvaltningar ta fram en välfungerande process med nya dokument och rutiner som har samma tidshorisont som budgeten de utgör underlag till.
5.2.3 Utveckling av stadens investeringsstyrning
Kommunfullmäktige har i budget 2016 gett kommunstyrelsen i uppdrag att utreda hur investeringsprocessen långsiktigt kan säkras, samt utveckla en sammanhållen ekonomisk styrmodell för exploateringsverksamheten. Tack vare ett gott finansiellt läge har Malmö stad under en följd av år kunnat upprätthålla en hög investeringsvolym och ett flertal strategiska investeringar har byggt det Malmö som vi har idag. Investeringsvolymen har gått från 1 miljard år 2000 till 1,5 miljarder år 2010 och ligger under de närmsta åren kring 2,7 miljarder årligen. Behoven och utmaningarna ökar samtidigt som de ekonomiska
förutsättningarna börjar bli alltmer ansträngda. Det kommer att bli viktigt att omsätta stadens strategiska dokument och befolkningsutveckling till en långsiktig bedömning av investeringsbehovet utifrån de finansiella förutsättningarna.
Investeringsplanen ska ge underlag till bedömning och prioritering både i det långa
perspektivet (4-15 år) och i det korta perspektivet (1-3 år). Den långsiktiga planen kommer tillsammans med den kortsiktiga bedömningen att bli en del i ordinarie budgetprocess. Den kortsiktiga planen kommer att utgöra underlag till fördelning av investeringsmedel till respektive nämnd. Den långsiktiga planen kommer tillsammans med bedömningar kring befolkningsutveckling, stadens finansiella förutsättningar och nyttoanalyser att vara ett planerings- och prioriteringsunderlag för kommunfullmäktige.
styrning på lång sikt men även transparens och flexibilitet i det korta perspektivet. Genom olika grindbeslut under planeringen ges kommunstyrelsen möjlighet till reflektion,
genomlysning och prövning av projekteten, vilket kommer att ställa krav på att planeringsunderlag och handlingsplaner bland annat kompletteras med ekonomiska analyser och nyttobedömningar.
5.2.4 Ökning av antalet ensamkommande barn
Under 2015 har Malmö upplevt en stor ökning av antalet ensamkommande barn. Arbetet är prioriterat för hela kommunen och serviceförvaltningen spelar en viktig roll. Många av förvaltningens medarbetare är direkt eller indirekt delaktiga i de insatser som
serviceförvaltningen gör. För att möta de krav och ge det stöd som staden behöver har serviceförvaltningen under 2015 skapat en egen krisorganisation.
Under 2016 kommer krisarbetet behöva övergå i ordinarie verksamhet. Detta innebär bland annat förvaltning och produktion av en ny kategori av boende. Denna nya kategori består av transitboende, anvisningsboende och boende för permanent uppehållstillstånd för flyktingar och asylsökande. Stadsfastigheter kommer att påverkas av hur Malmö stad fördela nybyggnation av nya boenden. Transitplatserna som stadsfastigheter tillskapat under krissituationen kommer att behöva verksamhetsanpassas och utformas så att de bland annat möter de myndighetskrav som ställs på denna kategori av boende.
Sedan oktober 2015 levererar skolrestauranger måltider till boenden för ensamkommande barn. En särskild organisation har byggts upp inom skolrestauranger. Denna skiljer sig från skolrestaurangers ordinarie verksamhet, eftersom serverings- och leveranstider även sker under kvällar och helger. Troligtvis fortsätter leveranserna under 2016 och den särskilda organisationen för ändamålet kommer att finnas kvar. Dock ingår inte verksamheten för ensamkommande barn i skolrestaurangers budget 2016.
5.3 FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE UTMANINGAR OCH STRATEGIER En av serviceförvaltningens viktigaste utmaningar är att fortsätta utveckla relationen till Malmö stads övriga förvaltningar. Under 2014 inleddes ett strategiskt arbete genom Ledarforum, som samlar alla chefer i förvaltningen. Alla chefer deltog i en workshop som utmynnade i fem strategiska riktningar att arbeta vidare med:
• modernisering av förvaltningens vision och genomlysning av förvaltningens uppdrag
• utveckling av relationen till kunder och beställare
• utveckling av ledarskap och medarbetarskap
• satsning på utveckling och omvärld
• utveckling av organisation och verksamhet
Under 2016 ska den modell för tjänsteproduktion som tagits fram införas och en
tjänstekatalog ska upprättas. Kommuntjänster och tjänster inom kommunikation blir de första som ska ingå i tjänstekatalogen. I samband med detta ser förvaltningen över
överenskommelser, avtal och tjänstebeskrivningar. Under året kommer förvaltningen också att etablera ett gemensamt arbetssätt för hantering av synpunkter och avvikelser. Syftet är att fånga upp kundernas behov och eventuella förbättringsområden på ett bättre sätt.
I slutet av 2015 och början av 2016 kommer förvaltningens strategiska riktningar och det arbete som bedrivits kring dem att utvärderas. Nya eller omarbetade strategiska riktningar kommer att arbetas fram i dialog med förvaltningens chefer.
5.4 VERKSAMHETSSPECIFIKA UTMANINGAR OCH EKONOMISKA KONSEKVENSER
I detta avsnitt redogörs för verksamheternas specifika utmaningar och deras ekonomiska konskevenser för budgetåret 2016 med utblick på kommande år.
5.4.1 Stadsfastigheter
Stadsfastigheter kommer under 2016 att arbeta med delar av verksamheten för att förbättra systematiken i det interna arbete som utförs samt för att höja kvalitén på interna
informations- och beslutsunderlag. Arbete med ledarskap och medarbetarskap kommer att fortskrida. Stadsfastigheter kommer att arbeta vidare med utvecklingen av dialogen med de beställande förvaltningarna och fördjupa denna i syfte att skapa bättre förutsättningar för samverkan och samarbete.
Förtätning av staden
Det är en utmaning att förena tid, kostnader och kommunala krav vid exempelvis
utbyggnaden av förskolor och grundskolor. Misstankar om förorenad mark och osäkerhet kring hantering av denna fråga gör det svårt att förutsäga färdigställandetider och
slutkostnader. Vidare är krav som ställs angående ventilation och ljudnivåer (buller) utmaningar som behöver hanteras. Men även krav som ställs på förskolors utemiljö kan vara svåra att matcha, eftersom det är svårt att hitta tomter i tillräcklig storlek i de centrala delarna av staden.
För att hantera utmaningarna och arbetet när det gäller misstanke om, eller vid konstaterad, förorenad mark kommer arbetet att fortgå även under 2016. Bedömningar kring åtgärder görs objektspecifikt och förslag på verksamhetsspecifika värden har tagits fram för förskola samt grundskola. Arbetet sker i samarbete med grundskoleförvaltningen,
miljöförvaltningen, gatukontoret och fastighetskontoret varav de sistnämnda även är samordningsansvariga,
fastighetskontoret, stadskontoret samt serviceförvaltningen.
Ny skolhyresmodell
Från och med den 1 januari 2016 börjar de nya skolhyrorna att gälla, vilket innebär att befintliga avtal och tilläggsavtal ersätts med ett nytt avtal för respektive objekt.
Stadsfastigheter har tillsammans med skolförvaltningarna och fastighetskontoret (LiMa) samverkat kring utformningen av överenskommelserna i avtalet och ansvarsfördelningen mellan hyresgäst och hyresvärd. Detta innebär att ansvarsfördelningen för samtliga grund- och gymnasieskolor kommer att vara gemensam, vilket ökar tydligheten och kan underlätta det vardagliga arbetet för kunden och förvaltaren. Avtalen kommer att skrivas om under det första halvåret av 2016.
Komponentavskrivning
Regelverket för hur kommuner ska beräkna avskrivningar på anläggningstillgångar har ändrats. Till skillnad mot dagens regelverk, då hela underhållskostnaden påverkar resultatet det år den inträffar, kommer delar av det långtidsplanerade underhållet att hanteras som investering. Detta leder på sikt till att den årliga avskrivningskostnaden kommer att öka.
Under 2014 och 2015 utarbetades riktlinjer för komponentavskrivning.
Serviceförvaltningen har genomfört arbetet tillsammans med stadskontoret, gatukontoret och fastighetskontoret. Sedan sommaren 2015 har riktlinjerna implementerats i det praktiska arbetet. Regelverket gäller fullt ut från och med 2016.
Ventilationsutredning
Samtliga grundskolor är nu inventerade utifrån gällande myndighetskrav med fokus på ventilationens tekniska standard. I resultatet från inventeringen, platsbesök och genomgång av tekniska lösningar har skolor med högst prioritet identifierats. Totalt handlar det om 11 skolor som har prioritet 1. Dessa kommer att kunna åtgärdas under en tre- till fyraårs period. Skälet till att det tar så lång tid är att det krävs omfattande åtgärder i byggnaderna.
Prioriteringen sker tillsammans med grundskoleförvaltningen då åtgärderna kommer att påverka verksamheten. Analysen fortsätter för övriga skolor där åtgärder är nödvändiga.
Kapacitetsutredning
Kapacitetsutredning av samtliga gymnasie-, grund- och förskolor pågår. Fokus ligger på det pedagogiska rummets kapacitet. Förutsättningarna för att öka antalet personer utreds i förhållande till: rummets storlek, ventilationsanläggningens kapacitet och gällande brandkrav. Fastighetskontoret ansvarar för samordningen och stadsfastigheter levererar underlag till utredningen i nära samarbete med fastighetskontorets avdelning som ansvarar för lokalförsörjning. Sammanställning av utredningen kommer att ske under senhösten och vintern 2015. Stadsfastigheter kommer att bidra med synpunker utifrån
fastighetsägarperspektiv. Kapacitetsutredningen kommer att beslutas av kommunstyrelsen i januari 2016.
5.4.2 Skolrestauranger
Skolrestauranger arbetar under 2016 vidare utifrån sina målsättningar att öka andelen ekologisk mat, att öka andelen mat som lagas nära kunden och att minska matsvinnet.
Avdelningen påverkas bland annat att elevtillströmningen och av att nya överenskommelser ska tas fram med de beställande förvaltningarna.
Nya överenskommelser för skollunch
Avtalen för skollunch på skolförvaltningarna gäller till och med december 2016. Under våren kommer förhandlingar med representanter från skolförvaltningarna påbörjas och de nya överenskommelserna ska börja gälla från och med 1 januari 2017.
Förändringar i kundunderlag
Antalet elever på grundskolan ökar kraftigt för alla årskurser med sammanlagt cirka 2 000 grundportioner per år. Antalet elever på gymnasieskolorna ökar med 200 grundportioner per år. Däremot minskar antal levererade luncher till förskolor med cirka 750
grundportioner till följd av att fler förskolor tillagar måltider i egna kök.
Livsmedelskostnader
Skolrestauranger fortsätter arbeta med att minska svinn med ytterligare 1 procent av livsmedelsbudgeten. Lägre menykostnad budgeteras till följd av lägre inköpspriser i samband med nytt livsmedelsavtal som tecknades under 2015.
Andel ekologiska inköp
Malmö stads policy för hållbar utveckling och mat, som är beslutad av kommunfullmäktige, anger att kommunen ska ha 100 procent ekologiska livsmedel år 2020. Skolrestauranger föresätter sig att i dialog med kunden öka andelen ekologiska livsmedel med cirka 5 procent per år. År 2016 innebär det att 70 procent av livsmedelsbudgeten ska användas till
ekologiska inköp.
Utveckling av kök 2016–2019
Under de närmsta åren kommer antalet elever i grundskolan att öka kraftigt och därmed ställs högre krav på de befintliga kökens kapacitet, då nya skolor inte byggs i samma takt som behovet av elevplatser uppstår. För att bemöta det ökade behovet arbetar
skolrestauranger med att utöka antalet restaurangkök som lagar alla måltider på plats.
Detta ligger också i linje med strategin att laga måltiderna nära kunden för att öka
därmed kunna laga alla eller största delen av måltiderna på plats. Skolrestauranger fortsätter också att arbeta med förbättringar av arbetsmiljön i köken.
Ny avdelningschef
Den nya avdelningschefen för skolrestauranger börjar den 1 februari. Den tidigare chefen avslutade sin tjänst i september 2015.
5.4.3 Kommuntjänster
Kommuntjänster kommer under 2016 att fortsätta sitt omfattande förbättringsarbete, bland annat genom att tydliggöra och anpassa sina tjänster.
Lokalbehov
Specialtransporter är fortfarande i behov av att flytta verksamheten till nya lokaler som en konsekvens av skyfallet hösten 2014. Tillsammans med fastighetskontoret letar
specialtransporter efter ändamålsenliga lokaler även hos externa fastighetsägare. HR-service ska under 2016 flytta från nuvarande lokaler på Pildammsskolan med anledning av att staden behöver frigöra samtliga lokaler som kan iordningställas för skolverksamhet.
Utvecklingsarbete och tjänster
HR-service har fått finansiering genom beställarrådet för en projektledare under 2016, vars uppgift främst blir att utveckla och genomföra åtgärder i verksamheten som ska leda till ökad kundnöjdhet, färre ärenden, kortare handläggningstider, samt ökad
arbetstillfredsställelse hos medarbetarna. Under 2016 kommer HR-service även delta i Malmö stads utvecklingsarbete med att stödja verksamheterna, främst vård och omsorg, med utgångspunkt i bemanningsplanering med syfte att minska de delade turerna och skapa möjlighet till att minska deltidstjänsterna till förmån för heltidstjänster.
Det förändringsarbete som inleddes inom enheten intern service 2015 avseende
organisationsstruktur, ekonomimodell och tjänsteöversyn kommer fortlöpa under 2016. En av utmaningarna är att anpassa supporttjänsterna efter den varierande efterfrågan från förvaltningarna på ett smidigt och effektivt sätt utifrån avdelningens grunduppdrag. Flera av kommuntjänsters verksamheter kommer påverkas av beslutet om kommungemensamt kontaktcenter som väntas i början av 2016.
IT-service ser utmaningar framöver i arbetet med att förbättra och tydliggöra leveranserna av digitala tjänster till stadens verksamheter, med utgångspunkt i de gemensamma
processer som finns i IT-organisationen och det värde leveranserna utgör för verksamheterna i den service de tillhandahåller Malmöborna.
Kvalitetsarbete inom färdtjänsten
Kommunstyrelsens beslut om att servicenämnden har uppdraget att driva
specialtransporter till och med januari 2019 innebär att verksamheten kommer genomlysas av en extern part för att utvärdera vad som är optimal drift för att nå kostnadseffektivitet med bibehållen kvalitet.
Serviceresor kommer under 2016 fokusera på uppföljningen av entreprenörsavtalen och reklamationer. Processarbetet fortsätter under året som ett led i att tydliggöra och kvalitetssäkra verksamheten. Kvalitetsarbetet är resurskrävande och kan komma att innebära behov av ökad bemanning. Nytt entreprenörsavtal för personbilstransporter kommer att påbörjas under året om inte nuvarande avtal som löper ut i september förlängs.
Verksamhetssystem för myndighetsutövningen
Färdtjänsthandläggningen inom serviceresor kommer behöva ersätta befintligt
verksamhetssystem under 2016 för att stärka rättssäkerheten och kvalitetssäkra utförande och uppföljning av myndighetsutövningen. I första hand kommer system som redan finns i Malmö stad att utvärderas för införande. Debiteringen har behov av ett
ärendehanteringssystem för att hantera verksamhetens dokumentationskrav, vilket kommer utredas under året.
Serviceförvaltningens tjänstekatalog
Samtliga verksamheter inom kommuntjänster kommer att ingå i arbetet med att införa den nya modellen för förvaltningens tjänstekatalog och överenskommelser under 2016. Arbetet med att kartlägga tjänsteutbudet på serviceresor och debiteringen har redan påbörjats och fortsätter framöver. Inom intern service har tjänsteöversynen varit en del av ett större förändringsarbete under 2015, och HR-service liksom IT-service kommer behöva anpassa sina tjänstebeskrivningar utifrån den nya modellen. Städservice, som är en ny verksamhet inom kommuntjänster, omfattas också av arbetet med tjänstekatalogen under 2016.
Servicenämndens nya reglemente
I det nya reglementet föreslås posthanteringen, som idag ryms inom verksamheten post och bud, bli en kommungemensam tjänst. Det innebär att prisstruktur och organisation för tjänster och verksamhet behöver ses över. Enligt förslaget till nytt reglemente kommer serviceresor ha fortsatt ansvar för myndighetsutövning avseende färdtjänst och
riksfärdtjänst samt för administration av färdtjänst innefattande bland annat
beställningscentral för färdtjänstresor, avtalsuppföljning och kvalitetssäkring. Serviceresor kommer även fortsättningsvis att sköta administration av tjänsteresor inkluderande utfärdande av tillstånd (tjänsteresekort), avtalsuppföljning och kvalitetssäkring.
