I detta avsnitt redogörs för verksamheternas specifika utmaningar och deras ekonomiska konskevenser för budgetåret 2016 med utblick på kommande år.
5.4.1 Stadsfastigheter
Stadsfastigheter kommer under 2016 att arbeta med delar av verksamheten för att förbättra systematiken i det interna arbete som utförs samt för att höja kvalitén på interna
informations- och beslutsunderlag. Arbete med ledarskap och medarbetarskap kommer att fortskrida. Stadsfastigheter kommer att arbeta vidare med utvecklingen av dialogen med de beställande förvaltningarna och fördjupa denna i syfte att skapa bättre förutsättningar för samverkan och samarbete.
Förtätning av staden
Det är en utmaning att förena tid, kostnader och kommunala krav vid exempelvis
utbyggnaden av förskolor och grundskolor. Misstankar om förorenad mark och osäkerhet kring hantering av denna fråga gör det svårt att förutsäga färdigställandetider och
slutkostnader. Vidare är krav som ställs angående ventilation och ljudnivåer (buller) utmaningar som behöver hanteras. Men även krav som ställs på förskolors utemiljö kan vara svåra att matcha, eftersom det är svårt att hitta tomter i tillräcklig storlek i de centrala delarna av staden.
För att hantera utmaningarna och arbetet när det gäller misstanke om, eller vid konstaterad, förorenad mark kommer arbetet att fortgå även under 2016. Bedömningar kring åtgärder görs objektspecifikt och förslag på verksamhetsspecifika värden har tagits fram för förskola samt grundskola. Arbetet sker i samarbete med grundskoleförvaltningen,
miljöförvaltningen, gatukontoret och fastighetskontoret varav de sistnämnda även är samordningsansvariga,
fastighetskontoret, stadskontoret samt serviceförvaltningen.
Ny skolhyresmodell
Från och med den 1 januari 2016 börjar de nya skolhyrorna att gälla, vilket innebär att befintliga avtal och tilläggsavtal ersätts med ett nytt avtal för respektive objekt.
Stadsfastigheter har tillsammans med skolförvaltningarna och fastighetskontoret (LiMa) samverkat kring utformningen av överenskommelserna i avtalet och ansvarsfördelningen mellan hyresgäst och hyresvärd. Detta innebär att ansvarsfördelningen för samtliga grund- och gymnasieskolor kommer att vara gemensam, vilket ökar tydligheten och kan underlätta det vardagliga arbetet för kunden och förvaltaren. Avtalen kommer att skrivas om under det första halvåret av 2016.
Komponentavskrivning
Regelverket för hur kommuner ska beräkna avskrivningar på anläggningstillgångar har ändrats. Till skillnad mot dagens regelverk, då hela underhållskostnaden påverkar resultatet det år den inträffar, kommer delar av det långtidsplanerade underhållet att hanteras som investering. Detta leder på sikt till att den årliga avskrivningskostnaden kommer att öka.
Under 2014 och 2015 utarbetades riktlinjer för komponentavskrivning.
Serviceförvaltningen har genomfört arbetet tillsammans med stadskontoret, gatukontoret och fastighetskontoret. Sedan sommaren 2015 har riktlinjerna implementerats i det praktiska arbetet. Regelverket gäller fullt ut från och med 2016.
Ventilationsutredning
Samtliga grundskolor är nu inventerade utifrån gällande myndighetskrav med fokus på ventilationens tekniska standard. I resultatet från inventeringen, platsbesök och genomgång av tekniska lösningar har skolor med högst prioritet identifierats. Totalt handlar det om 11 skolor som har prioritet 1. Dessa kommer att kunna åtgärdas under en tre- till fyraårs period. Skälet till att det tar så lång tid är att det krävs omfattande åtgärder i byggnaderna.
Prioriteringen sker tillsammans med grundskoleförvaltningen då åtgärderna kommer att påverka verksamheten. Analysen fortsätter för övriga skolor där åtgärder är nödvändiga.
Kapacitetsutredning
Kapacitetsutredning av samtliga gymnasie-, grund- och förskolor pågår. Fokus ligger på det pedagogiska rummets kapacitet. Förutsättningarna för att öka antalet personer utreds i förhållande till: rummets storlek, ventilationsanläggningens kapacitet och gällande brandkrav. Fastighetskontoret ansvarar för samordningen och stadsfastigheter levererar underlag till utredningen i nära samarbete med fastighetskontorets avdelning som ansvarar för lokalförsörjning. Sammanställning av utredningen kommer att ske under senhösten och vintern 2015. Stadsfastigheter kommer att bidra med synpunker utifrån
fastighetsägarperspektiv. Kapacitetsutredningen kommer att beslutas av kommunstyrelsen i januari 2016.
5.4.2 Skolrestauranger
Skolrestauranger arbetar under 2016 vidare utifrån sina målsättningar att öka andelen ekologisk mat, att öka andelen mat som lagas nära kunden och att minska matsvinnet.
Avdelningen påverkas bland annat att elevtillströmningen och av att nya överenskommelser ska tas fram med de beställande förvaltningarna.
Nya överenskommelser för skollunch
Avtalen för skollunch på skolförvaltningarna gäller till och med december 2016. Under våren kommer förhandlingar med representanter från skolförvaltningarna påbörjas och de nya överenskommelserna ska börja gälla från och med 1 januari 2017.
Förändringar i kundunderlag
Antalet elever på grundskolan ökar kraftigt för alla årskurser med sammanlagt cirka 2 000 grundportioner per år. Antalet elever på gymnasieskolorna ökar med 200 grundportioner per år. Däremot minskar antal levererade luncher till förskolor med cirka 750
grundportioner till följd av att fler förskolor tillagar måltider i egna kök.
Livsmedelskostnader
Skolrestauranger fortsätter arbeta med att minska svinn med ytterligare 1 procent av livsmedelsbudgeten. Lägre menykostnad budgeteras till följd av lägre inköpspriser i samband med nytt livsmedelsavtal som tecknades under 2015.
Andel ekologiska inköp
Malmö stads policy för hållbar utveckling och mat, som är beslutad av kommunfullmäktige, anger att kommunen ska ha 100 procent ekologiska livsmedel år 2020. Skolrestauranger föresätter sig att i dialog med kunden öka andelen ekologiska livsmedel med cirka 5 procent per år. År 2016 innebär det att 70 procent av livsmedelsbudgeten ska användas till
ekologiska inköp.
Utveckling av kök 2016–2019
Under de närmsta åren kommer antalet elever i grundskolan att öka kraftigt och därmed ställs högre krav på de befintliga kökens kapacitet, då nya skolor inte byggs i samma takt som behovet av elevplatser uppstår. För att bemöta det ökade behovet arbetar
skolrestauranger med att utöka antalet restaurangkök som lagar alla måltider på plats.
Detta ligger också i linje med strategin att laga måltiderna nära kunden för att öka
därmed kunna laga alla eller största delen av måltiderna på plats. Skolrestauranger fortsätter också att arbeta med förbättringar av arbetsmiljön i köken.
Ny avdelningschef
Den nya avdelningschefen för skolrestauranger börjar den 1 februari. Den tidigare chefen avslutade sin tjänst i september 2015.
5.4.3 Kommuntjänster
Kommuntjänster kommer under 2016 att fortsätta sitt omfattande förbättringsarbete, bland annat genom att tydliggöra och anpassa sina tjänster.
Lokalbehov
Specialtransporter är fortfarande i behov av att flytta verksamheten till nya lokaler som en konsekvens av skyfallet hösten 2014. Tillsammans med fastighetskontoret letar
specialtransporter efter ändamålsenliga lokaler även hos externa fastighetsägare. HR-service ska under 2016 flytta från nuvarande lokaler på Pildammsskolan med anledning av att staden behöver frigöra samtliga lokaler som kan iordningställas för skolverksamhet.
Utvecklingsarbete och tjänster
HR-service har fått finansiering genom beställarrådet för en projektledare under 2016, vars uppgift främst blir att utveckla och genomföra åtgärder i verksamheten som ska leda till ökad kundnöjdhet, färre ärenden, kortare handläggningstider, samt ökad
arbetstillfredsställelse hos medarbetarna. Under 2016 kommer HR-service även delta i Malmö stads utvecklingsarbete med att stödja verksamheterna, främst vård och omsorg, med utgångspunkt i bemanningsplanering med syfte att minska de delade turerna och skapa möjlighet till att minska deltidstjänsterna till förmån för heltidstjänster.
Det förändringsarbete som inleddes inom enheten intern service 2015 avseende
organisationsstruktur, ekonomimodell och tjänsteöversyn kommer fortlöpa under 2016. En av utmaningarna är att anpassa supporttjänsterna efter den varierande efterfrågan från förvaltningarna på ett smidigt och effektivt sätt utifrån avdelningens grunduppdrag. Flera av kommuntjänsters verksamheter kommer påverkas av beslutet om kommungemensamt kontaktcenter som väntas i början av 2016.
IT-service ser utmaningar framöver i arbetet med att förbättra och tydliggöra leveranserna av digitala tjänster till stadens verksamheter, med utgångspunkt i de gemensamma
processer som finns i IT-organisationen och det värde leveranserna utgör för verksamheterna i den service de tillhandahåller Malmöborna.
Kvalitetsarbete inom färdtjänsten
Kommunstyrelsens beslut om att servicenämnden har uppdraget att driva
specialtransporter till och med januari 2019 innebär att verksamheten kommer genomlysas av en extern part för att utvärdera vad som är optimal drift för att nå kostnadseffektivitet med bibehållen kvalitet.
Serviceresor kommer under 2016 fokusera på uppföljningen av entreprenörsavtalen och reklamationer. Processarbetet fortsätter under året som ett led i att tydliggöra och kvalitetssäkra verksamheten. Kvalitetsarbetet är resurskrävande och kan komma att innebära behov av ökad bemanning. Nytt entreprenörsavtal för personbilstransporter kommer att påbörjas under året om inte nuvarande avtal som löper ut i september förlängs.
Verksamhetssystem för myndighetsutövningen
Färdtjänsthandläggningen inom serviceresor kommer behöva ersätta befintligt
verksamhetssystem under 2016 för att stärka rättssäkerheten och kvalitetssäkra utförande och uppföljning av myndighetsutövningen. I första hand kommer system som redan finns i Malmö stad att utvärderas för införande. Debiteringen har behov av ett
ärendehanteringssystem för att hantera verksamhetens dokumentationskrav, vilket kommer utredas under året.
Serviceförvaltningens tjänstekatalog
Samtliga verksamheter inom kommuntjänster kommer att ingå i arbetet med att införa den nya modellen för förvaltningens tjänstekatalog och överenskommelser under 2016. Arbetet med att kartlägga tjänsteutbudet på serviceresor och debiteringen har redan påbörjats och fortsätter framöver. Inom intern service har tjänsteöversynen varit en del av ett större förändringsarbete under 2015, och HR-service liksom IT-service kommer behöva anpassa sina tjänstebeskrivningar utifrån den nya modellen. Städservice, som är en ny verksamhet inom kommuntjänster, omfattas också av arbetet med tjänstekatalogen under 2016.
Servicenämndens nya reglemente
I det nya reglementet föreslås posthanteringen, som idag ryms inom verksamheten post och bud, bli en kommungemensam tjänst. Det innebär att prisstruktur och organisation för tjänster och verksamhet behöver ses över. Enligt förslaget till nytt reglemente kommer serviceresor ha fortsatt ansvar för myndighetsutövning avseende färdtjänst och
riksfärdtjänst samt för administration av färdtjänst innefattande bland annat
beställningscentral för färdtjänstresor, avtalsuppföljning och kvalitetssäkring. Serviceresor kommer även fortsättningsvis att sköta administration av tjänsteresor inkluderande utfärdande av tillstånd (tjänsteresekort), avtalsuppföljning och kvalitetssäkring.
5.4.4 Kommunteknik
Kommunteknik kommer under 2016 att påverkas av förändringar i form av nya
verksamheter och mindre organisationsförändringar. Flera viktiga överenskommelser ses också över under perioden.
Trafiksignaler ny verksamhet på kommunteknik
Den 1 januari 2016 startar kommunteknik upp en ny verksamhet, trafiksignaler, som ska sköta drift och underhåll av alla trafiksignaler i Malmö stad. Uppdraget från gatukontoret har ett liknande upplägg som driften av gatubelysningen i Malmö stad. Det innebär en öppen redovisning av kostnader och intäkter med löpande avstämningar med beställaren, för att bland annat kunna anpassa ersättningsnivåer till förändringar i uppdraget.
Till en början kommer denna nya verksamhet engagera två personer, med en möjlig utökning till tre. Organisatoriskt kommer trafiksignaler att drivas tätt tillsammans med verksamheten gatubelysning, för att kunna dela arbetsledning och även ta tillvara på andra möjliga synergieffekter. Det gör att det finns en osäkerhet kring resursbehovet i nuläget.
Nya överenskommelser och avtal under 2016
Kommunteknik har under 2015 tagit fram en ny överenskommelse med gatukontoret om vinterväghållningen i Malmö stad. Överenskommelsen omfattar vintersäsongerna
2015/2016 till 2017/2018, men kan förlängas 1 + 1 säsong. Den nya överenskommelsen innebär endast mindre förändringar jämfört med nuvarande.
Under 2016 har även stadsfastigheter för avsikt att se över överenskommelsen med kommunteknik gällande driften av fastigheter i Malmö stad. Kommunteknik ansvarar idag för driften av en betydande del av dessa fastigheter, men det är ännu oklart om och hur kommuntekniks roll förändras i de nya avtalen. Nuvarande överenskommelse gäller till och med oktober 2016.
Gällande driftavtal för markskötsel i Västra Malmö kommer det under 2016 att lyftas in en del ytor i avtalet som tidigare har skötts med garantiåtagande. Främst avser det ytor i Hyllie, Limhamn och Västra hamnen, som tillför modesta förändringar av den ekonomiska
ersättningen i driftavtalet.
Kommunteknik spelar även en viktig roll som kund och beställare i Malmö stad, med många externa leverantörer som motparter. I den dagliga verksamheten pågår ständigt arbete med nya upphandlingar och större direktinköp. Ett antal upphandlingar av betydande karaktär kommer att genomföras 2016. Det gäller städ-, transport-, och anläggningstjänster som alla även bedöms falla inom ramen för användande av Vita jobb-modellen.
Nya regler om personalliggare
Från och med årsskiftet den 1 januari införs nya regler om krav på personalliggare i byggbranschen. De nya reglerna innebär att en byggherre ansvarar för att tillhandahålla en (elektronisk) personalliggare på en byggarbetsplats, samt även att hålla den samlade informationen tillgänglig för Skatteverket. Kommunteknik kommer att påverkas i sin roll som utförare av projekterings-, byggnads-, rivnings- och markarbeten. Alla arbeten över ett beställningsvärde på ca 177 tkr omfattas av dessa regler, vilket kommer att innebära ökat administrativt arbete för kommunteknik.
Organisatoriska förändringar
Enheten markskötsel kommer genomföra ett antal mindre justeringar i den organisation som togs i drift under 2014/2015. Syftet är att trimma organisationen och rätta till några mindre önskvärda effekter av den ursprungliga förändringen.
Även enheten markanläggning genomför några mindre justeringar i organisationen. En förändring innebär införande av sektionschefer för att stödja arbetsledarna. En annan förändring innebär sammanslagning av kostnadsställen (och arbetsledaransvar), för att anpassa verksamheten till lägre beställningsvolymer för bredbandsgrävningar och stenläggningar.
Efter ett år med verksamheten merservice som en egen enhet inom kommunteknik har det vuxit fram ett önskemål om förändring. Kommunteknik har för avsikt att dela upp de olika verksamheterna i merservice och fördela dessa till övriga enheter på kommunteknik, för att få en närmare koppling till de respektive verksamhetsområdena skötsel, anläggning och verkstad.
Osäker riktning för enheten service
Enheten service har under de senaste åren anpassat verksamheten till en verklighet med ett minimum av externa kunder. Anpassningen har inneburit lägre omsättning och mindre marginaler i verksamheten. Utöver denna förändring har Malmö stads policy att upphandla fordon med garanterat återköpsvärde, som ska servas på (extern) märkesverkstad, minskat bilverkstadens kundunderlag ytterligare. Denna utveckling bedöms fortsätta i det fall Malmö stad har för avsikt att öka andelen fordon med garanterat återköpsvärde.
Arbetstidsmodeller
Malmö stads avtal med Kommunal om så kallade klämdagar sades upp från arbetsgivarens sida under 2015. Kommunteknik vill utreda möjligheten till alternativa arbetstider och har därför gett alla enheter inom avdelningen i uppdrag att diskutera arbetstidsmodeller på sina arbetsplatsträffar. Dokumentation från diskussionerna ska sammanställas i december 2015
Felanmälan och beställning
Kommunteknik startade under 2015 en utredning kring felanmälan som fortsätter under 2016. Målet med utredningen är att skapa en strukturerad informationshantering som tydliggör arbetsgång och ansvarsfördelning inom avdelningen. Ärendeprocessen för felanmälan och beställning inom kommunteknik ska konkretiseras, processkartläggas och nedtecknas i form av lokala rutiner, i syfte att göra dem mindre personberoende.