Elektronisk fakturahantering Region Skåne
Ann Djerf Svensson
Ann.djerf-svensson@skane.se 044-133327 070-5511535
Region Skåne
Bedriver verksamhet inom följande områden:
Planering och miljö
Kollektivtrafik
Näringslivsutveckling
Investeringsfrämjande åtgärder
Kultur
Omvärldsfrågor
Hälso- och sjukvård
Tandvård
Fakta
Skåne har:
33 kommuner
1.1 miljoner invånare
Yta på 11 000 km
2Region Skåne har:
Antal medarbetare: 32 000
Total omslutning: 24 miljarder
Ingen kontroll på faktura flödet Betalningspåminnelser
Räntefakturor
Bokning på fel bokföringsperiod
Vad göra?
Målet är att rationellt kunna hantera ett växande och allt mer
tidskrävande fakturaflöde i ett elektroniskt
fakturahanteringssystem.
Måluppfyllelse
• Skapa en enkel och standardiserad lösning
• Tänka nytt
Historik
Våren 1999
Studie- besök
17/12 2001 Aug.
1999
Nov 1999
Maj 2000
Utveckling Implementering Kravspec
Euupphandling Anbud
Utvärdering Projekt-
start
Besluts- punkt Besluts-
punkt
Acceptans 5/6
2001
Drift- sättning 28/11
2000
Test i drift
Utrullning
Fas 1 Fas 2 Fas 3
Leverantör
Exense ASA
Component Software
Flödesbeskrivning
Förkontroll Kontering
Avvikelse Kontering Sakattest
Kontering
Beslutsattest Kontering
Efterkontroll
Register Arkiv eBill
S c a n n i n g E D I
Ekonomi- system
Fakturaflöde Informationsflöde
System & komponenter
Raindance
Skånet
eBill
Webserver
Databas
Webklient
Skånekatalogen Decapus
SkåNet
Meddelandehan- teringssystem Scanningenhet
Applika- tioner ID2
Test &
utbildning
Utrullningsmodell
Implementering
Implementationsfas Testfas Avslutningsfas
Integration med
• ekonomisystem
• scanning & tolkning PKI-lösning
Skånekatalogen Skapa driftföretag:
• Skärmbilder
• Ärendeflöde
• Användarregister Teknisk installation Operation märkning System- & användar- dokumentation Utbildning
Test av koppling mot EHI
Dokumentarkiv Datafångst Ärendeflöde Attestregler Integration med ekonomisystem Teknik
PKI-Lösning Avslutas med driftstart
Dokumentation av genomfört projekt Projektplan för
förstudie Dokumention av:
•Fakturatyper
•Fakturaprocessen
•Attestregler
•Register i ekonomisystem Analys
• Behov av förändring
• Användare
• Tekniska förutsättningar Förstudierapport MBL-förhandling Projektplan Beslut i Styrgrupp
Aktivitetsöversikt
Förstudiefas Systemlösningsfas
Förstudie
Genomföra och etabera de förändringar som förstudien påvisat Utbildning
Dokumentation av:
• Ny fakturaprocess
• Användargrupper
• Attestregler
• Rutiner
Hantering av datafångst Skapa testmiljö Systemförvaltning Val kring tekniska förutsättningar
Integration Ekonomisystem
• Från ekonomisystem Leverantörsregister Kodplan
Betalningsmarkering
• Till ekonomisystem
Ankomstregistrering Slutkontering
• Information avstämning
Decapus
• Hämtar och lämnar filer
• Delar och slår ihop filer
• Kontroll av giltiga datum
• Lämnar uppgifter till avstämning
Vad innebär EFH i Region Skåne
• Datorbaserat system som stödjer samtliga
administrativa rutiner relaterad till hantering av leverantörsfakturor.
• Hantera inscannande eller elektroniskt inkomna leverantörsfakturor i ett flödessystem.
• Automatisera rutiner.
• Ökad tillgänglighet till information
• Webgränssnitt.
• Elektronisk signatur
Effekter
KVALITET
Information snabbare i redovisningen
Bättre säkerhet i leverantörsfakturahanteringen (kontroll och ordning) Fler har tillgång till fakturorna
FRIGÖRANDE AV TID
Effektivare hantering av leverantörsfakturor Snabbare återsökning av fakturor
Fler har tillgång till fakturorna (belastar ekonomiavdelningen/kansliet mindre)
KOSTNADSMINSKNING
Dröjsmålsränta för leverantörsfakturor.
Minskad postgång
Några erfarenheter
• Engagerad ledning / tung sponsor
• Eldsjälar
•Överväg tidplan för genomförande väl (riskanalys)
• IT-projekt, kräver resurser därefter
• Förankring, informationsspridning & tydlighet
• Avsätt tid på förberedande
•Förvaltarorganisation klar vid projektstart
• Projektledarnas roll - renodlad projektstyrning?!
– Särskilt då många parter involverade
Några erfarenheter
• Prioritera,säkra resurser och fokusera
• Skapa funktionsrapport & följ den
• Starta i liten skala
Status idag
• Contempus.invoice 3.7 sedan maj 2004
• Drift på 3 servrar
• Serverdrift internt
• Applikationsdrift och systemsupport Component Software i Norge
• 28 förvaltningar av 31
• 6000 användare
• 390 000 fakturor av 550 000.
Hur går vi vidare
• Ordermatchning
• Nytt inköpsystem?
• Periodiska fakturor
• SweFakturan?
Outsourcad scanning
• Leverantör är SchlumbergerSema
• Utför process från fakturamottagning till transport till arkiv inklusive felhantering.
Outsourcad scanning
• Kostnadseffektivt
– Erfarenhet ger effektivitet – Nya arbetsuppgifter
– Etablerad marknad
– Elektronisk handel, elektroniska fakturor ökar – Stordriftsfördelar
• Kvalitet
– Erfarenhet medför högre kvalitet – Kravställare genom avtal
Vad är PKI?
PKI är en infrastruktur som med digital signering gör det möjligt för oss att umgås på ett tillitsfullt sätt i den elektroniska världen så att vi kan överge de gamla manuella pappersrutinerna och datorisera processerna.
Detta ger i förlängningen stora möjligheter att korta ledtider och effektivisera. Och med ökad kvalitet!
Det goda sigillet!
Vad ger PKI?
PKI är en möjliggörare:
Säker kommunikation av medicinsk data mellan system och enheter
Digitala signaturer, (ersätt papperet)!
Säker E-post
”Single Sign On”
Elektronisk handel
IT-säkerhet i en helt ny klass!
Elektronisk signering vid beslutsattest
•Säker identifiering (personen, giltigt certifikat, ej spärrad)
•Signering av information vilket medför att
informationen kan knytas till attestanten och man kan säkra att informationen ej förvanskas utan att det är
spårbart. (Kan i framtiden säkra vad som attesterats och av vem – en trygghet för organisationen och
attestanten.)
