12. Import av löneunderlag och kapitalkostnader

(1)

Budget och prognos

Systemmanual UBW Desktop

12. Import av löneunderlag och kapitalkostnader

Budget och prognos Ver 1.2

Ändringslogg

Version Datum Användare Beskrivning

1.2 2019-10-31 Ändrat Agresso till UBW

(2)

Innehåll

12. Import av löneunderlag och kapitalkostnader ... 3

12.1 Import av lönebudgetunderlag ... 3

12.2 Generellt om Import via browsermallänk ... 5

12.3 Importera Kapitalkostnader från AT07 ... 6

12.3.1 Browsermallänk AT ... 6

12.3.2 Kör simulering av avskrivningar för existerande anläggningar ... 7

12.3.3 Granska resultatet av simulerade kapitalkostnader ... 8

12.3.4 Granskning av underlag för överföring till UBW Planering ... 8

12.3.5 Import av simulerade kapitalkostnader till årets budget ... 9

12.3.6 Kontrollera importen till verksamhetsbudget ...10

(3)

Systemmanual UBW Desktop Budget och prognos SID SID 3(10) Version 1.2

3(10)

12. Import av löneunderlag och kapitalkostnader

Sökväg: UBW Planering > Systeminställning > Import av transaktioner

I mappen Import av transaktioner finns menypunkterna Browsermallänk/Från browser till transaktionstabell samt Import av lönebudgetunderlag.

12.1 Import av lönebudgetunderlag

Sökväg: UBW Planering > Systeminställning > Import av transaktioner > Import av lönebudgetunderlag > Importera lönebudgetunderlag.

Varje månad placeras en fil med lönedetaljer i UBWs importbibliotek. Det finns en lönefil för hela Helsingborg, men varje förvaltning läser endast in lönedetaljer för den egna klienten. Vid ny inläsning för klienten, raderas alla rader från föregående import

Filnamnet är alltid: PS_UTDATA_BUDGET_UBW.txt 1. Importera lönedetaljer.

Beställ genom att trycka på F12 eller klicka på diskett-ikonen.

2. Gå till beställda rapporter och kontrollera att rapporten kört klart, dvs. att status ändrats till T. Det finns ingen rapport som resultat av denna körning.

(4)

4(10)

3. Kontrollera loggen för att se att importen avslutats korrekt. Det kan nämligen finnas fel i lönefilen, som gör att importen stoppas.

Placera markören på den senaste körningen av PLLONBUD och klicka på Visa rapportlogg i verktygsmenyn.

Rulla ner till slutet av loggen.

Detta är en korrekt avslutad import:

Exempel på felmeddelande:

Kontakta Systemförvaltare om du ser ”ERROR” i loggen. Ingen import har gjorts.

Systemförvaltaren måste troligen kontakta konsult.

4. Kontrollera importen, genom att granska lönedetaljerna i frågan ”Underlag lönebudget”.

Välj de understa förstoringsglaset, eftersom detta är en variant som kompletterats med sökvillkor. För att göra egna varianter: klicka på det överst förstoringsglaset och välj variant i fältet mall. Här är alla flika öppna för redigering och det går att göra egna varianter.

(5)

5(10)

Kontrollera körningsdatum längst ut till höger.

5. Om nya lönedetaljer inte visas i kontrollfrågan, ska du kontakta systemförvaltaren eller kontrollera rapportloggen från körningen. Klicka på Visa rapportlogg i verktygsmenyn.

Det krävs viss vana av att läsa loggar, för att hitta eventuella fel.

6. Import av lönedetaljer till version i UBW Planering.

Import görs via excel-mall. Instruktioner för detta är en del av Verksamhetsbudgetens systemmanual, kapitel 1.1.3

12.2 Generellt om Import via browsermallänk

Funktionaliteten för browsermallänk består av tre delar. Dels en browserfråga, dels en koppling av browserfrågan mot en inställning/delbudget, och till sist en import till versionen med hjälp av serverprocess PL205 – Från browser till transaktionstabell.

Fördelen med import via browsermallänk, är att browserfrågan kan anpassas till delbudgetens inställningar. Ett bra exempel är att jämförelsekolumner för utfall inte ska visas på kontonivå i budgeten, utan på budgetkontonivå (RRnivå1).

Förvaltningarna har olika behov, och browserfrågorna måste därför ställas in efter respektive behov. När detta väl är gjort, krävs inga större handgrepp för att göra körningarna.

Varje år, som en del av checklistan för budgetadministratören, ska browserfrågorna sparas om med korrekt periodurval. Det är tyvärr inte möjligt att använda makron för att definiera perioder dynamiskt.

(6)

6(10)

Här beskrivs de olika importerna punktvis:

Det finns nu tre varianter för import till en version via browsermallänk.

Sökväg: UBW Planering > Systeminställning > Import av transaktioner > Browsermallänk samt Från browser till transaktionstabell.

12.3 Importera Kapitalkostnader från AT07

Sökväg: UBW Planering > Mina budgetar och prognoser > Prognos – Kapitalkostnader

Kapitalkostnader, det vill säga avskrivningar och ränta, på befintliga anläggningar, beräknas i en simuleringskörning i Anläggningsmodulen i UBW.

Import sker därefter till UBW Planering via rutin PL205 – Från browser till transaktionstabell.

Förvaltningar som så önskar kan köra enbart AT07 enligt punkt 1. Browserfrågan ger då information om avskrivningar och ränta för befintliga investeringar.

Nya, planerade investeringar läggs upp i registreringsbilden för delbudget Kapitalkostnader.

Vissa förvaltningar kanske också har en delprognos för Kapitalkostnader.

12.3.1 Browsermallänk AT

Sökväg: UBW Planering > Systeminställningar > Import av transaktioner > Browsermallänk

Det finns inget löpande arbete att göra med en browsermallänk. När browsermallänken väl är inställd ska den inte ändras.. Vissa förvaltningar kanske vill lägga till koddelar eller ta bort koddelar i browsermallen. Om du gör en ändring i den kopplade browsermallen, måste

browsermallänken göras om. Ta därför en skärmdump på browsermallänken innan du gör om browserfrågan.

Browsermallänken för import av simulerade avskrivningar är knuten till inställningen AT07 (sökväg: UBW Planering > Transaktioner > Inställningar >Inställning för registrering). Denna inställning/delbudget används endast för simulering av avskr/ränta.

En browsermallänk ska alltid innehålla en koppling av period, annars är det stor risk att felaktiga värden läses in i versionen.

(7)

7(10)

12.3.2 Kör simulering av avskrivningar för existerande anläggningar

Sökväg: UBW Ekonomi > Anläggning > Avskrivning > Avskrivningssimulering > Simulering >

variant Simulering avskrivning och ränta till budget

Rutinen heter AT07. Buntnr för budget/prognoskörningen är fast (BUDGET)). Varje gång en ny simulering görs med denna variant kommer alltså föregående simulering att skrivas över.

1. Välj Från period och Till period. För körning till intern verksamhetsbudget/prognos ska kalenderår för budget eller prognos väljas.

2.Beställ med F12 eller .

3. Gå till Underhåll av beställda rapporter. Vänta tills rutin AT07 kört klart, dvs status är T. Det tar ganska lång tid om det finns mycket anläggningar, körningen ligger därför i serverkön Planner. (ca 20 min i SFF)

4. Dubbelklicka på rapportraden för att se ev. felmeddelande. Om allt är OK visas tre stycken listor med detaljer. Det är bättre se detaljer i browserfrågan.

(8)

8(10)

12.3.3 Granska resultatet av simulerade kapitalkostnader

Sökväg: UBW Ekonomi > Anläggning > Avskrivning > Avskrivningssimulering > Fråga simuleringar > Avstämning simulerade kapitalkostnader

Varje förvaltning gör sin egen variant av frågan, eftersom det är olika vilka koddelar som används i budgeten.

1. Browserfrågan

2. Denna browserfråga kan omsorteras, delsummeras, relationskopplas utan begränsningar. Den är endast till för avstämning av AT07-körningen eller som underlag till förberedande prognosarbete i excel.

12.3.4 Granskning av underlag för överföring till UBW Planering

Sökväg: UBW Ekonomi > Anläggning > Avskrivning > Avskrivningssimulering > Fråga simuleringar > AT-Browsermallänk för import till Planering

1. Varje förvaltning måste ställa in denna browserfråga utifrån önskad detaljnivå i budget och korrekt budgetkonto. Detta är ett engångsarbete, men i samband med ändring kan browsermallänken som kopplar resultatet till UBW Planering behöva ändras.

(9)

9(10)

2. Gå till flik 2 – Sökvillkor och kontrollera periodurval. Periodurvalet ska vara aktuellt prognosår.

3. Ändra periodurval och spara om frågan med F12 (eller diskett). Bock i ändra. Tryck OK.

4. Kör frågan med F7 eller diskett. Kontrollera att kolumnen Budkonto, visar korrekt budgetkonto för ränta och avskrivningar, samt att detaljnivå är korrekt. Standard är ansvar-verksamhet.

12.3.5 Import av simulerade kapitalkostnader till årets budget

Sökväg: UBW Planering > Systeminställning > Import av transaktioner > Browsermallänk samt Från browser till transaktionstabell – PL205-Importera kapitalkostnader från AT07

(10)

10(10)

1. Välj korrekt version, till vilken kapitalkostnader ska läsas in, t.ex. IBVåååå.

2. Beställ med F12 eller tryck på Diskett.

Kapitalkostnaderna importeras i en särskild inställning (AT) för att inte kollidera med andra prognos-/och budgetdetaljer.

3. Dubbelklicka på rapportraden för att kontrollera att det inte finns felmeddelanden.

Observera: Stadsbyggningsförvaltningen har en egen körningsrutin, eftersom kapitalkostnader ska summeras i januari månad.

12.3.6 Kontrollera importen till verksamhetsbudget

Sökväg: Rapportmenyn > Rapporter över klienter > Globala rapporter > 7. Budget, prognos och konsolidering > Fråga verksbudget inv.utgifter och kapitalkostn.