15.3. Bilaga 2. Plan för kommunstyrelsens uppsiktsarbete

(1)

SOLLENTUNA

FÖRFATTNINGSSAMLING

C:\Program Files (x86)\neevia.com\docConverterPro\temp\NVDC\3D72939C-A8C3-4CB5-B624- 995B1F05F688\857647_1_0.DOC

1

Plan för kommunstyrelsens uppsiktsarbete

Antagen av kommunstyrelsen 2010-12-01, § 156

Inledning

Kommunstyrelsens uppsiktsskyldighet regleras i kommunallagen. I

Sollentuna kommun behandlas kommunstyrelsens uppsiktsarbete i punkt 1.2 i reglementet för kommunstyrelsen. Enligt denna punkt ska

kommunstyrelsen bl.a.

• kontrollera hur nämnderna fullgör sina uppgifter med avseende på fullmäktiges mål och de krav som i övrigt gäller för respektive verksamhet.

• tillse att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt.

Uppsiktsarbetet har två dimensioner. Dels sker uppsiktsarbetet kontinuerligt under året utifrån de situationer som uppkommer, dels genomförs särskilda uppsiktsinsatser. Planen för kommunstyrelsens uppsiktsarbete har som utgångspunkt att de särskilda uppsiktsinsatserna ska bedrivas på ett strukturerat och uppföljningsbart sätt. Planen ger generella ramar för planering, genomförande och uppföljning och sätter in uppsiktsarbetet i ett sammanhang i kommunens generella styrning.

Planen avser uppsikt över nämndernas verksamhet. Uppsikten över bolag hanteras på annat sätt.

Den generella planen utgör ett styrdokument för kommunstyrelsen. Inför varje nytt budgetår kompletteras den generella planen med en konkret årsplanering som antas av kommunstyrelsen senast i januari månad budgetåret.

Uppsiktsarbetets struktur

Det planerade uppsiktsarbetet bedrivs på tre nivåer

• Kommunövergripande analyser

• Analyser av enskilda verksamheter

• Granskning av enskild nämnd/verksamhet

Kommunövergripande analyser

Kommunövergripande analyser görs i huvudsak med hjälp av externa rapporter och undersökningar på kommunövergripande nivå. Här kan dock också förekomma analyser utifrån olika kommunövergripande

styrdokument.

(2)

SOLLENTUNA

FÖRFATTNINGSSAMLING

2

Analyser av enskilda verksamheter

Analyser initieras huvudsakligen utifrån olika typer av externa rapporter och undersökningar gällande en specifik verksamhet, t.ex. olika öppna

jämförelser, men kan också initieras från intern löpande uppföljning av t.ex.

olika nyckeltal.

Granskning av enskild nämnd/verksamhet

Här handlar det om en djupare, avgränsad, granskning/analys med stöd av extern konsult. Behov av granskning kan ha framkommit i mer övergripande analyser enligt ovan men det finns också en grundtanke att med viss

periodicitet genomlysa olika verksamheter.

Planering av uppsiktsarbetet

Inför varje nytt budgetår kompletteras den generella planen med en konkret årsplanering som antas av kommunstyrelsen senast i januari månad

budgetåret. Förslag till plan tas fram av kommunledningskontoret i dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott.

Vid planeringen av kommunstyrelsens uppsiktsarbete ska uppföljning av tidigare genomfört uppsiktsarbete vara en viktig beståndsdel. Vidare ska avstämning göras mot revisorernas genomförda och planerade

granskningsarbete.

Den antagna årsplanen delges samtliga nämnder och utgör därmed ett grunduppdrag till respektive nämnd gällande vilka undersökningar och rapporter som nämnden förväntas delta i respektive analysera under året.

Precisering av respektive uppdrag görs löpande under året utifrån den bild som respektive rapport/undersökning ger. Om behov uppkommer kan ytterligare uppdrag tillkomma under året.

Koppling till kommunens kvalitetsarbete

Uppsiktsarbetet har en mycket nära koppling till det kommunövergripande kvalitetsarbetet samt respektive nämnds eget kvalitetsarbete. Väl utformade nyckeltal och möjligheter att göra jämförelser med andra underlättar

uppsiktsarbetet liksom tydligt formulerade kvalitetsnivåer inom respektive verksamhet.

Avgränsning och samband - internkontroll

Uppsiktsarbetet är kommunstyrelsens skyldighet att genomföra gentemot nämnderna. Internkontroll är däremot enligt kommunallagen nämnderna ansvar och varje nämnd ansvarar för respektive internkontroll.

I Sollentuna kommun finns ett särskilt styrdokument för interkontrollen.

Enligt detta styrdokument finns ett ansvar hos kommunstyrelsen att utvärdera systemet för internkontroll. Detta ansvar är särskilt reglerat och tas därför inte upp som en del i denna plan för uppsiktsarbetet. Däremot bör erfarenheter från internkontrollen vara en naturlig källa vid planering av uppsiktsarbetet.

(3)

SOLLENTUNA

FÖRFATTNINGSSAMLING

3

Redovisning av uppsiktsarbetet

Uppsiktsarbetet redovisas löpande till kommunstyrelsen genom redovisningar av de analyser och granskningar som genomförs.

De externa rapporter och undersökningar som används i uppsiktsarbetet publiceras på kommunens externa webbplats tillsammans med resultat av den interna analysen.

Vid årets slut sammanställs genomfört uppsiktsarbete vilket redovisas till kommunfullmäktige som en del av kvalitetsredovisningen till

kommunfullmäktige.

Sammanfattning

Nedan redovisas en principskiss över årshjulet för kommunstyrelsens uppsiktsarbete:

Aktualitet

Denna plan, som beskriver principerna för kommunstyrelsens

uppsiktsarbete, ska aktualiseras minst en gång per mandatperiod. Planen preciseras, som tidigare beskrivits, en gång per år i form av en årsplanering.

Granskning enskild nämnd/verksamhet

Analyser enskilda verksamheter

(bl.a. externa rapporter t.ex.

öppna jämförelser)

Kommunövergripande analyser

Granskning initieras

Ev. uppföljning tidigare rapport Gransknings- rapport Nämndens återredovisning

• Rapport etc.

publiceras

• Info till KSAU – ev. precisering av uppdrag till nämnd

• Återredovisning nämnd till KS Kommunens

kvalitet i korthet (KKiK)

Kvalitets- redovisning Årsredovisning

KS planlagda uppsiktsarbete

Planering inför nästa år

Beslut årsplan

uppsiktsarbetet Sammanfattning gångna året