Införande av miljöledningssystem hos Nåidenbygg AB

Christer Solming

Införande av miljöledningssystem hos Nåidenbygg AB

2002:021

EXAMENSARBETE

Högskoleingenjörsprogrammet Institutionen för Väg- och vattenbyggnad

Avdelningen för Produktionsledning

christersolming

EXAMENSARBETE

Införandet av miljöledningssystem HOS NÅIDENBYGG AB

Analys och metoder

CHRISTER SOLMING

EXAMENSARBETE

Förord

Jag fick i uppgift att granska Nåidens miljöledningssystem efter den europeiska standarden ISO 14001. Jag vill passa på och tacka ledningen på Nåiden för tillfället att fördjupa mig i ämnet. Jag vill också tacka Anna Gabrielsson och Anni Salkvist- Messner på Luleå kommuns utvecklingsenheten för sitt engagemang samt min flickvän Monica Landström för sin medverkan vid korrigering av språket i rapporten och för goda idéer. Slutligen ett tack till handledare Rolf Hörnfeldt adj. Professor vid avdelningen för Produktionsledning som har inspirerat och guidat mig genom examensarbetet.

Luleå, våren 2002

Christer Solming

Abstract

Nåidenbygg AB is a construction company operating in Norrbotten and Västerbotten in Sweden. The company has about a 100 employees. I have been given a task of looking into the present environment management system of Nåiden and produce methods to introduce an environment management system. This starts with an analysis of the extern auditor’s reports of Nåiden, which are examined by the auditor’s team of Luleå kommun. These reports describe the parts of ISO 14001 which Nåiden must improve or change.

Nåiden wants to increase their environment related points and develop their environment management system after Luleå kommuns external evaluation model.

An analysis of the present situation and how an implementation can be managed was done at Nåiden. In this report the problems and experiences at earlier works with environment management system are put together. This is one of the things the report shall throw light at, what organisation procedure and structure looks like in the present situation.

The purpose was to construct a guideline for how the work should be introduced in the environmental management system. The work was carried through by the evaluation investigation method. The study consists of analysis of literature and earlier reports on the subject environment management system and adaptation to organisations. Nåidens present environmental plan was examined and analysed together with the auditor’s reports that Luleå kommun pass criticism on.

The report makes clear which routines are functional and fulfils the requirements of both ISO 9001 and 14001. By connecting these systems with current routines, you can have an environment management system which is optimal towards the criteria of Nåiden.

The work begins with an environment investigation and analyses that make it clear what improvements that must be done. Education and adjustment to the environment management system after the organisation of Nåiden is extremely important to involve and motivate the employees to work after the norms of ISO 14001.

Nåiden wants to change as little as possible in functional routines and complete what is

missing into the environment management system. The expected goals are less defects,

higher quality and safety, more environment friendly activities, more long term planning and

steering and higher environmental points towards the demands and criteria of the local

government. This is what the investigation shall investigate and also propose ways of

reaching the goals.

Sammanfattning

Nåidenbygg AB är ett byggnadsföretag som verkar i Norr- och Västerbotten och har cirka 100 anställda. Jag fick i uppgift att granska Nåidens nuvarande miljöledningssystem och ta fram metoder för att införa ett miljöledningssystem. Detta börjar med en analys av de revisionsrapporter som Luleå kommuns revisionsgrupp upprättat efter revisioner av Nåidens miljöledningssystem mot kraven i standarden ISO 14001

Rapporterna beskriver de delar av systemet som Nåiden måste förbättra eller ändra

Nåiden vill höja sina miljörelaterade poäng efter kommunens utvärderingsmodell och utveckla sitt miljöledningssystem för att höja effektivitet och säkerhet.

En analys av nuläget och hur en implementering skulle gå till gjordes hos Nåiden. I den här rapporten sammanställs de problem och erfarenheter som har upplevts vid tidigare arbeten med miljöledningssystem. Det är bland annat detta som rapporten ska kasta ljus över och om hurarbetsgång och struktur ser ut i dagsläget.

Syftet är att ta fram en handlingsplan över hur arbetet ska bedrivas vid införningen av ett miljöledningssystem. Arbetet genomfördes med hjälp av den utvärderande

forskningsmetoden. Studien består av analyser i litteratur samt tidigare rapporter gjorda i ämnet miljöledningssystem och anpassning i organisationer. Nåidens nuvarande miljöplan granskades och analyserades.

Rapporten klargör vilka rutiner som fungerar och som kan användas för att uppfylla kraven i båda de två standarderna ISO 9001 och 14001. Genom att binda samman dessa system med nuvarande rutiner kan man få ett miljöledningssystem som är optimerat gentemot Nådens kriterier. Rapporten utreder kommunens krav och rekommendationer och hur Nåidens miljöledningssystem ska anpassas efter dessa.

Arbetet börjar med en miljöutredning och analyser som klargör vilka förbättringar som måste göras. Utbildning av personal och anpassning av miljöledningssystemet efter Nåidens organisation är av yttersta vikt för att engagera och motivera personalen att arbeta efter kraven i ISO 14001.

Nåiden vill ändra så lite som möjligt i sina rutiner och väva in det som saknas i

miljöledningssystemet. De önskade målen är mindre fel, högre kvalitet och säkerhet,

miljövänligare verksamhet, bättre framförhållning och styrning samt en högre miljöpoäng

viktad efter kommunens krav och kriterier för upphandling av byggentreprenader. Det är

detta som examensarbetet ska undersöka möjligheterna för och även anvisa vägar att nå

målen.

Läsanvisningar

Informationen i denna rapport anger hur nuläget ser ut på Nåidenbygg AB och visar hur ett miljöledningssystem kan implementeras och de förändringsprocesser som erfordras. Nedan förklaras några begrepp som används i rapportens utredningar och intervjuer.

Deduktion innebär analys av gammalt material i form av rapporter eller litteratur.

Sekundär metod är materialsammanställningar av böcker och annan litteratur i ämneskategorin.

Nuläget är den befintliga situationen i företaget eller organisationen.

Miljöaspekten anger i tabellen [1.6] de olika miljöaspekter som aktivitet ger upphov till exempel utsläpp, avfallshantering eller cementtillverkning mm.

Miljösamordnare är en person som ansvarar för implementeringen av miljöledningssystemet och kan vara eller avse miljöchefen, miljökoordinatorn, projektledaren eller den miljöansvarige.

Miljöledningsgruppen är den grupp miljösamordnaren samråder eller samarbetar med.

Beteckningen kan även gälla för miljöstab eller miljöråd.

Miljöombud är en person som driver respektive enhets/avdelnings miljöarbete, kan även skrivas som miljörepresentant.

Miljöorganisationen är den organisation som är upprättad för att driva miljöarbetet separat från den befintliga organisationen.

Miljörevision är en serie av åtgärder som syftar till att bedöma företagets miljöverksamhet samt hur lagar och tillståndsbestämmelser efterlevs och hur miljöansvaret är fördelat i företaget. Revisioner görs med jämna mellanrum. Delområdena är luftskydd, vattenskydd, miljörisker, avfallshantering, hantering av miljöfarliga ämnen, skydd av mark samt

grundvattenskydd. Även farliga ämnen och hantering av dessa granskas samt transporter och användningen av råmaterial och energi tas hänsyn till.

Miljöledningsprocess är en situationsanalys där både produkt- och företagsnivå identifieras

ISO betyder International Organization for Standardization. ISO har en medlem per land och den Svenska medlemmen är SIS- Swedish Standards Institute.

ISO 9001 och 14001 är standarder som är antagna i Sverige och brukar betecknas SS-ISO (svensk standard). Det är efter ISO14001 som företagens miljöledningssystem certifieras.

Standarden är en kravspecifikation som omfattar reviderbara krav på miljöledningssystemet.

ISO 9001 behandlar krav på kvalitetssystem och kan användas för att säkerställa kundernas krav på företagets produkter. Standarden innehåller inga ovillkorliga krav på företagets produkter.

ISO 14004 tar upp vägledning för hur ett miljöledningssystem ska införas. Standarden innehåller inga krav bara råd och anvisningar för hur miljöledningssystemet ska förbättras.

EMAS (Eco Management and Audit Scheme) är en EU- förordning med avseende på

miljöstyrning och miljörevision. EMAS syftar till ”att förebygga och minska och så långt

som möjligt hejda förorening, helst redan vid källan” [4].

Innehållsförteckning

1. INLEDNING... 1

1.1 B

... 1

1.1.2 Fokusering på problem... 1

1.2 S

... 2

1.3 M

... 2

2. METODKAPITEL... 3

2.1 A

... 4

2.1.1 Beskrivning av utvärderande forskning... 4

2.2 D

... 4

2.3 T

... 5

2.4 A

... 5

3. TEORIKAPITEL ... 6

3.1 P

... 6

3.1.1 Uppbyggnad av kommunens poängbedömningssystem... 6

3.2 M

... 8

3.2.1 Miljöledningssystem - implementering (Verktyg)... 11

3.2.2 Miljöutredning ... 15

3.2.3 Checklista vid en miljöutredning... 17

3.2.4 ISO 14004 - modell för införande av ett miljöledningssystem ... 17

4. NÅIDENS ANSATS TILL MILJÖLEDNINGSSYSTEM ... 18

4.1 O

N

... 18

4.1.1 Sammanställning av kommunens anmärkningar - ISO 14001 ... 19

4.1.2 Sammanställning av kommunens anmärkningar - ISO 9001 ... 21

4.2 N

(

) ... 25

4.3 I

... 33

4.3.1 Besök på byggarbetsplats och projektrevision av kommunen... 33

4.3.2 Samtal med ledningen för Nåidenbygg AB och kommunens revisionsgrupp ... 34

5. ANALYS OCH DISKUSSIONER ... 35

5.1 A

... 35

5.1.1 Analys av åtgärder ... 35

5.2 D

... 37

7. REFERENSER ... 43

7.1 L

... 43

7.2 R

... 44

7.3 I

/

... 44

7.3.1 Elektroniska dokument med särskilt studievärde ... 45

7.4 M

... 45

7.5 V

... 45

BILAGA 1 ... 1

M

ISO 14001

9001 ... 1

BILAGA 2 ... 3

C

4.6... 3

1. Inledning

1.1 Bakgrund

Nåidenbygg AB är ett entreprenadföretag som omsätter omkring 100 miljoner per år. De verkar inom Norr- och Västerbotten och vill möta kunders behov av bygg- och

anläggningstjänster. Miljö- och kvalitetsmedvetande är viktiga parametrar i Nåidens arbete.

Företaget har nu cirka 100 anställda i olika byggprojekt runt om i länet. Nåiden är ett familjeföretag och har en plan organisationsstruktur. Examensarbetet kommer att skrivas för detta företag, och ska komplettera den befintliga miljöplanen i form av ett åtgärdsprogram som måste utvecklas och anpassas till organisationen. Nåiden strävar i dagsläget mot att arbeta enligt ett ledningssystem som uppfyller kraven i standarderna ISO 9001 och 14001, men brister finns framför allt på miljösidan.

Arbetet startade med att jag kontaktade Patric Svanerud på Byggforum Nord och han presenterade projektidéen. Nåiden är ett företag som växer och behöver komplettera sitt miljöledningssystem. Nåiden beslutade att ta in examensarbetare för att analysera nuläget och hur man skulle kunna föra in ett miljöledningssystem. Uppgiften att införa ett

miljöledningssystem är komplex och det finns därför inte tid att införa utan endast utvärdera ett miljöledningssystem inom den föreskrivna tidsram som omfattar examensarbetet.

Luleå kommuns miljöarbete är en av orsakerna till att Nåiden vill uppdatera sitt

miljöledningssystem.. Kommunen har ett poängsystem som rankar företag, ju högre poäng desto bättre för det bedömda företaget. Målet är fler arbeten med högre kvalitet, säkerhet och miljömedvetenhet.

1.1.2 Fokusering på problem

Nuvarande kvalitet- och miljöledningssystem är upprättade enligt kraven i standarderna

ISO 9001 samt 14001 från 1994 respektive 1996. Det har nu kommit en reviderad ISO

9001: 2000 som innebär en del förändrade krav på ett kvalitetssystem men också gör det

lättare att samordna kvalitets- och miljöledningssystem. Min uppgift blir att fungera som en

katalysator i samordningsprocessen mellan kommunens och Nåidens kriterier. Nåiden

behöver få in fungerande dokumenterade rutiner i sitt miljöledningssystem. Med hjälp av

rutinerna kan man få struktur och kontroll på samordningen och produktionen ute på

byggena samt i organisationen. En viktig roll får platschefen och arbetsledaren som ska se

1.2 Syfte

Ett syfte med uppgiften är att analysera och lägga upp en handlingsplan för hur

miljöledningssystemet ska implementeras i Nåidenbygg AB:s organisation. Ett annat syfte är att höja nuvarande miljöpoäng genom analys av nuläget och göra en plan över hur det optimala läget skulle se ut och vad som krävs för att nå dit. Detta börjar med en analys av dagsläget genom att se på de fel och brister systemet har i dag och vad som kan göras för att förbättra dessa och göra Nåiden till ett mer miljömedvetet företag. Rutiner är något som det behöver läggas vikt på. Organisationen får genom en högre poäng konkurrensfördelar. En annan viktig aspekt är styrningen av de långsiktiga strategiska målen för ett företag som växer. Det är även viktigt att få ett fungerande miljöledningssystem som gör att rutiner och beredskap finns för nödlägessituationer och hantering av olika miljöfrågor.

1.2.1 Syfte med rapporten

Syftet med rapporten är att sammanställa information från litteratur, rapporter och personal hos Nåidenbygg AB. Denna information hanterar införandet av miljöledningssystem i organisationen och det ska framkomma av rapporten vilka för- och nackdelar som upplevs vid förändringsarbeten av detta slag och sedan ska kunna leda fram till konkreta tips. Denna rapport ska också ligga som grund för Nåidens miljöarbete och anvisa vägar för att bäst nå fram till det mest optimala miljöledningssystemet.

1.3 Mål

1.3.1. Examensarbetets mål

Att höja Nåidens miljöinriktade poäng efter kommunens kriterier samt få systemet integrerat på byggarbetsplatsen och därigenom höja kvaliteten och säkerheten på arbetsplatsen, men också att få fungerande rutiner för miljöledningssystemet och att strategiskt utveckla sig vidare. Målet med ett fungerande miljöledningssystem är att uppnå ständig förbättring av verksamheten.

??Få ett fungerande ledningssystem med fungerande rutiner samt uppfylla myndigheternas krav.

??Konkurrensfördelar.

??Hantera miljöfrågor.

??Hantera nödlägessituationer.

2. Metodkapitel

Yttre avgränsningar Kärna forskningsfråga

Skapa en bild av problemet och hur det kan avhjälpas.

Avgränsning

Se på nuläget och optimalt läge för införande av miljöledningssystem.

Motivation. Parametrar.

Kvalitet och ekonomi.

Omfattning

Hela organisationen.

Problembegrepp

Implementering av ledningssystem.

Hur? Omfattning

?

Problemägare/intressenter Individen

Statliga organisationer. Även jag själv är en intressent.

Ägare - problem Nåidenbygg AB.

Inflytande på examensarbetet Företaget som är inblandat i processen och personer på förvaltningar. (Personliga värderingar.) Kommunen har inverkan på examensarbetet genom sina kriterier för

miljöledningssystem.

Referensram

Personlig kompetens

Min bakgrund, tidigare arbeten se bilaga. Projektingenjörs- utbildning samt Curriculum Vitae (CV).

Erfarenhet

Tidigare uppgifter och arbeten i ämneskategorin och andra kurser samt arbetserfarenheter.

Kompletterande utbildning Extern kompetens kan tas in i vissa ämnen. Utbildning kan behövas.

Externa experter

Konsulter, intern kompetens inom universitetet. Kommunal

konsultation (revisionsteam).

Utvärdering/införande av miljöledningssystem

Förväntade resultat Effektivisera Miljöledningssystemet.

Handlingsprogram.

Ekonomi

Bättre säkerhet, image och ekonomiska besparingar (eko, miljö).

Resultat

Upprätta en handlingsplan för hur ledningssystemet skall effektiviseras, implementeras och kunna bli bättre.

Långsiktig relevans

Riskhantering, strategi, planering och

Historiskt perspektiv

Beskrivning ämnesområden Tidigare arbeten finns inom området.

R

Stefan Erixon VD Nåidenbygg AB, Susanna Josefson Nåidenbygg AB, Anna Gabrielsson Luleå kommun, Rolf Hörnfeldt adj. professor

LTU.

2.1 Arbetsgång och metodval

I mitt examensarbete har jag valt att arbeta efter den utvärderande forskningsmetoden som innebär att material från ämnet miljöledning samlas ihop och utvärderas. Litteraturstudien bestod av en genomgång av tidigare gjorda rapporter, revisioner från kommunen,

dokumentation från Nåiden och elektroniska dokument från Internet.

2.1.1 Beskrivning av utvärderande forskning

Utvärderande forskning bör ha en tydlig formulering om vad som ska utvärderas.

Målformuleringen styrs helt genom val av målgrupp, variabler, förstudier och metoder för analys av insamlade data. Dokumentationen av forskningsresultaten har en primär funktion genom att intressenter tillgodogör sig resultaten [4].

Denna typ av analys och tolkning syftar till att utvärdera delar, helheter och orsakssamband vid till exempel projektering, konstruktion, produktion eller förvaltningsprocessen och gör att den passar utmärkt i detta arbete. Utvärderingar inom processer eller funktioner med en objektiv beskrivning av den studerade företeelsen kommer att göras, samt en analys av behov eller möjligheter till förbättringar. Detta kan i slutändan leda fram till en förändringsinriktad forskning [4].

Uppgiftens komplexitet och bredd gör att den utvärderande metoden lämpar sig bäst.

Dessutom har det gjorts liknande studier i ämneskategorin [4].

De metoder som jag använt i mitt arbete beskrivs ovan och består av utvärderande forskning och struktureringsmodeller som ska hjälpa till att klargöra forskningsfrågan [9]. Analys av litteratur i ämnet miljöledningssystem har genomförts. Intervjuer via telefon samt besök hos kommunen och Nåiden har kontinuerligt genomförs under arbetets gång. Analyser av revisionsrapporter från Luleå kommuns revisionsgrupp och granskning av material från Nåiden har gett en bild av metoder, modeller och nuläge hos Nåiden samt vilka delar som behöver kompletteras eller som fungerar. Exempel på införande av miljöledningssystem har granskats i exempelföretag samt i litteratur från Internet och då har vad som har fungerat respektive inte fungerat i små och medelstora företag analyserats.

2.2 Datainsamlingsmetod

Datainsamlingen har genomförts löpande under arbetets gång och har bestått av litteratur i

ämnet, gamla rapporter samt dokument analyserade på ett deduktivt sätt [11]. Relevant

litteratur har relateras till när det gäller de slutsatser som dragits. Studien startades upp med

en genomgång av den information som funnits att tillgå på Internet. Därefter skedde möten

kontinuerligt med ledningen på Nåiden och Luleå kommun. På mötena diskuterades regler

och tillvägagångssätt vid införande av miljöledningssystem [11].

2.3 Tidplan

Nåidens tidplan för implementering av miljöledningssystem

Implementeringen av miljöledningssystemet kan ta upp emot 1 år enlig Rolf Hörnfeldt [2E].

Arbetet kommer att bestå av en analys av hur man ska gå tillväga vid ett införande av miljöledningssystem i den befintliga kvalitets- och miljöplanen. Tidplanen bör vara

detaljerad för införandet av miljöledningssystemet och delmål bör vara uppsatta och tydligt beskrivna med ett slutdatum. Tiden bör vara väl tilltagen för osynligt arbete och med det menas förarbete och diskussion kring kommande arbete och förberedelsetid. Processens får inte heller gå för långsamt utan måste bearbetas kontinuerligt för att hålla intresset för

införandet av miljöledningssystem vid liv. Tiden kan variera beroende på i vilken grad man valt att implementera miljöledningssystemet, det vill säga från grunden eller bara inrikta sig på de fel revisionssammanställningen tar upp [B].

2.4 Avgränsningar

På grund av rådande tidsramar har jag inriktat mig på en nulägesanalys som beskriver nuvarande miljöledningssystem samt de anmärkningar som framkommit av Luleå kommuns revisionsgrupps revisioner. Undersökningen slutar med ett förslag hur ett

miljöledningssystem kan implementeras i organisationen i form av metod och modell samt

vad man ska tänka på i denna miljöledningsprocess.

3. Teorikapitel

3.1 Problemställning och förankring

Miljöledningssystemet i organisationen är inte anpassat efter kommunens krav och kriterier.

Anna Gabrielsson [2A] som är utvecklingsansvarig för verksamhetsstödet på Luleå kommun gick igenom hur poängbedömningssystemet är uppbyggt.

3.1.1 Uppbyggnad av kommunens poängbedömningssystem

Luleå kommun är en av de största arbetsgivarna i länet och har ansvar för att Agenda 21 genomdrivs fortlöpande i kommunen. Detta har medfört att krav ställs i anbudsförfrågningar att entreprenörer ska vara certifierade mot kraven i ISO 14001, 9001 eller vara EMAS (Eco Management and Audit Scheme) [4] registrerade. Alla företag idag har inte råd att certifiera sig men arbetar ändå efter kraven i ISO-standarden. Dessa företag måste bedömas och analyseras på något sätt och det gör man efter nedan beskrivna rutiner som är hämtade från Luleå kommuns verksamhetsbedömning [2A]. Kommunen analyserar och gör revisioner hos företagen och går igenom verksamheten kostnadsfritt eftersom kommunen som beställare vill få så hög miljömedvetenhet, kvalitet och liten påverkan på miljön som möjligt. Syftet med bedömningssystemet är att alla företag ska få en rättvis bedömning av sitt kvalitets- och miljöarbete [2A].

Kommunen arbetar på detta sätt för att för egen del uppfylla följande krav i standarderna:

??ENLIGT ISO 9001:1994 4.6 INKÖP

Säkerställa att upphandlade varor och tjänster uppfyller specificerade krav.

??ENLIGT ISO 9001:2000 7.4.1 INKÖPSPROCESS

Organisationen skall bedöma och välja leverantörer baserat på deras förmåga att leverera en produkt som svarar mot organisationens krav. Kriterier för val och återkommande

utvärdering skall upprättas.

??ENLIGT ISO 14001 4.4.6 VERKSAMHETSSTYRNING

Kommunicera relevanta krav till leverantörer, entreprenörer och andra uppdragstagare.

Bakgrund till poängutvärderingen

Vid anbudsutvärderingen finns två kriterier att ta hänsyn till, projektrevisioner och

systemrevisioner. En snittpoäng på de tre sista genomförda projektrevisionerna beräknas.

(Har endast systemrevision genomförts viktas den poängen 100%.) [2A].

??Kvalitetssystem 30% av 15%= 4,5%

??Kvalitet projektrevision 70% av 15%= 10,5 %

??Miljösystem 30% av 15%= 4,5%

??Miljö projektrevision 70% av 15%= 10,5%

??Pris 60%

??Organisation/ Bemanning 10%

??Summa: 100%

Arbetsgång

1.2 Modell av kommunens arbetscykel

Underliggande material

1. Systemrevisioner

??Inlämnat material i samband med anbudsinlämning.

2. Projektrevisioner

??Beskrivningen/förfrågningsunderlaget.

?? Projektanpassade kvalitets- och miljöplaner.

Kommunen går igenom samtliga krav i ISO 14001 och kontrollerar att rutiner finns för aktuella krav, att revisioner gjorts, att uppföljning görs samt att dokumenten är uppdaterade och aktuella, det vill säga att dokumenten hålls levande. Poängen varierar från poäng noll när rutiner saknas till fem där rutiner finns och är tillämpade fullt ut. Sedan summeras poängen för respektive paragrafers krav och områden och divideras med antalet frågor för att ge en total viktad poäng [2A].

INLÄMNAT MATERIAL

I SAMBAND MED ANBUDSINLÄMNING

SYSTEMREVISION HOS ENTREPRENÖR/

KONSULT (Besökspoäng) UTVÄRDERING AV

INLÄMNAT MATERIAL ( Pappersbedömning)

PROJEKTREVISION.

GRANSKNING – KRAV, KVALITETS- OCH

MILJÖPLAN

3.2 Miljöledningssystemets uppbyggnad

Miljösamordnare

En miljösamordnare är en person som leder införandet av miljöledningssystemet. Denna person ska utses som projektledare och kan tillsättas i form av en tjänst eller konsult.

Alternativa namn för miljösamordnare är miljöansvarig eller miljöchef. Miljösamordnaren ansvarar för driften av det praktiska arbetet när det gäller miljöutredning, policy, mål och att ta fram handlingsplaner. Miljösamordnaren ska bistå arbetet på arbetsplatsen och fungera som en motivator och ha en tillfredställande social förmåga [1H].

Ledningens resurser och stöd

Projektledaren som inför miljöledningssystemet måste få stöd av en så kallad

miljöledningsgrupp [1H]. Gruppen ska ansvara för ledningsstöd och samordning av det dagliga arbetet, men också för att motivera personal och synliggöra arbetet. Hur detta arbete blir utfört beror naturligtvis på gruppens sammansättning och uppgifterna kan variera.

Gruppen bör arbeta fristående direkt under ledningen och bör besitta djup kompetens inom miljöområdet. Storleken bör vara mellan tre och fyra personer enligt en rekommendation av Brorson och Larsson Miljöledning [5].

Drivkrafter och orsaker att certifiera sig

Marknadsföring och de ekonomiska besparingar som görs i form av kontinuerlig

erfarenhetsåterföring samt minskade risker för att miljön förorenas är några av fördelarna med certifiering, men också att Nåiden effektivare ska kunna använda sina resurser.

Systemet kan underlätta det långsiktiga strukturerade miljöarbetet och utvärdera faktiska mätbara resultat på miljön [1B].

Interna samt externa drivkrafter och styrmedel

Styrmedlen kan vara externa och interna inom organisationen. Belöningssystem kan vara en pådrivande faktor men det är viktigt att se upp med hur detta utnyttjas i miljöarbetet.

Incitament saknas övergripande för miljöhänsyn i samhället idag. En av de viktigaste

egenskaperna hos en miljösamordnare är det miljöengagemang som han/hon måste besitta då denne fungerar som den yttersta drivkraften för förändring [4].

Attityder till förändringsarbete

”Man har ju allt i huvudet” [8] anser många och tycker att det är slöseri med tid att fylla i dessa oändliga checklistor som ska signeras och dokumenteras. Men det är viktigt att få ner detta på papper och få en fungerande struktur och uppföljning som kan utveckla systemet framåt.

Ett miljöledningssystem omfattar således samma delar som varje annat målstyrt

ledningssystem [4].

??Miljöpolicyn styr oss mot rätt mål och riktning.

??Ständig förbättring måste bekräftas och följas upp från företagsledningens sida. Det är därför viktigt att miljöarbetet bedrivs mot begripliga, realistiska och så långt som möjligt tidsbegränsade och mätbara mål.

??Genom regelbundna interna miljörevisioner kan företagsledningen utvärdera miljöarbetets resultat och utveckling [8].

??Miljöledningssystemet ska anpassas till företagets verksamhet och ska se till att de åtgärder och aktiviteter som standardens krav innebär genomförs.

Miljöredovisning

Miljöredovisning syftar till att ge en bred målgrupp information. Detta kan gälla företagets ägare, intressenter, medarbetare, kunder eller allmänheten i stort. Nåiden har i dag en hemsida [1D] där man kan läsa om Nåidens nyheter, kvalitet, personal, miljö och referenser.

Man börjar med en beskrivning som tar upp principer, genomförande, kunskapsförsörjning och uppföljning. Därefter utformar man vad som behöver göras samt vilket stöd som kommer att behövas.

Införande och policy

Några principer som är viktiga att ta hänsyn till vid införande av ett miljöledningssystem är hur miljön är prioriterad i organisationen samt vilken dialog man behöver ha externt respektive internt i företaget. Vilka lagar och krav måste tas hänsyn till och hur ser ansvarsförhållandena ut inom organisationen? Vilka metoder ska användas när införandet sätter igång samt krävs det utbildning av personalen och/eller ledningen? Hänsyn måste tas till att uppföljning sker av de aktiviteter man har satt igång. Det krävs speciell koordinering av drift, ekonomi, kvalitet, hälsa eller säkerhet när man utformar ledningssystemet [1, 2].

Miljöpolicyn måste brytas ner och analyseras genom att man tar reda på företagets affärsidé

med visioner, vägledande principer, mål och värderingar. Åtaganden om ständig förbättring,

förebyggande av förorening samt att företaget följer gällande miljölagstiftning är en viktig

del av analysen. Områdesspecifika frågor måste utredas och samband med andra liknande

policyn som berör kvalitet, hälsa och miljö måste utredas vidare för att man ska få en

rättvisande miljöpolicy. Det är också viktigt att man håller en dialog med utomstående och

intressenter som kan ha en inverkan på policyn [3].

??Tillämpa försiktighetsprincipen.

??Underlätta tekniköverföringen på miljöområdet.

??Genomföra utbildning av personal.

??Innrikta arbetet mot hållbar utveckling.

Miljöpolicyn ska vara dokumenterad och göras känd för alla i företaget.

För att kunna leva upp till miljöpolicyn och genomföraden miljöstrategiska planen måste man ha personal som sköter och uppdaterar dokumentationen på byggplatserna kontinuerligt, detta för att möta miljökraven och driva dem framåt. Detta gäller frågor av mer strategisk natur, arbeten med att försöka undvika slöseri samt hur miljöpåverkan minskas i den dagliga driften. Alla inspektioner, kalibreringar, underhållsservice, mätningar och incidenter,

klagomål och uppföljningar skall journalföras. Vid en incident bör orsaken klargöras, åtgärder vidtas för att lindra och förebygga liknande händelser och eventuellt korrigera rutinerna samt dokumentera vad som gjorts. Vidare bör miljöpåverkan och de specifika miljöskyddskraven på varje enskild arbetsplats finnas dokumenterade till stöd för de anställda [8].

Vad som bör finnas är rutiner för varje arbetsuppgift som har betydelse för verksamheten och som skall kunna följa miljöpolicyn, miljömål och instruktioner för åtgärder vid

eventuellt överskridande (lindra miljöpåverkan, korrigerade och förebyggande åtgärder) [3].

Rutiner för betydande miljöpåverkan av produkter och tjänster samt entreprenörer som arbetar på företagens uppdrag och leverantörer som i tillämpliga delar bör omfattas av de befintliga rutinerna [3].

Räddningsberedskap

Om oväntade händelser uppstår ska beskrivningar finnas och riskanalys göras efter befintlig lagstiftning (AFS – Arbetsskyddsstyrelsens författningssamling, SNFS – Svenska

naturvårdsverkets författningssamling). Beskrivningar av möjliga olyckstillbud som kan kräva beredskap samt information om hälso- eller miljöfarliga ämnen och de effekter som kan komma att uppstå, ska finnas dokumenterade eftersom organisationen ansvarar för dessa åtgärder. Övningsplaner ska finnas dokumenterade och rutiner för översyn av

beredskapsplanen vid incident ska finnas beskrivna tillsammans med övningsplaner för olyckstillbud. Kommunikationsplan ska finnas tillgänglig externt och internt [4].

Miljörevision

Revisionen måste genomföras på ett systematiskt och väldefinierat sätt. Rapportering ska ske skriftligt och fyra faser ska kunna urskiljas där den första är planeringsfasen. I nästa fas granskas insamlat material och information utvärderas. Rapporteringsfasen beskriver slutsatser inklusive eventuella förslag till förbättringar. Slutligen följer uppföljningsfasen.

Detta är de första punkterna för en miljörevision [4].

Vad är det då som kontrolleras vid en miljörevision? Man kontrollerar att

miljöledningssystemet är rätt infört och hålls uppdaterat, att ledningen har infört rutiner för

att avgöra om miljöledningssystemet fungerar effektivt, att miljöansvar och befogenheter är

klarlagda inom organisationen, att egenkontrollen fungerar och efterlevs, att personalen är

utbildad och kan sin sak, att förebyggande åtgärder är tillräckliga, att miljölagstiftning efterlevs, att ett etablerat ledningssystem för säkerhet, hälsa och miljö finns infört i organisationen, att företagets miljöpolicy efterlevs och att miljödokumentationen är tillfredställande.

Man ska inte revidera i onödan utan strunta i det som inte behöver revideras. Angreppssättet beror på målet med miljörevisionen [4].

Ska man granska hela miljöledningssystemet som omfattar organisation och ansvarsförhållanden som ska svara mot företagets riktlinjer på miljöområdet, får

miljörevisionen fokuseras på nyckelfunktioner i organisationen. Alternativt kontrollerar man efterlevnad av tillstånd och inriktar sig mer på att granska mätresultat

från egenkontrollen. Modellen nedan beskriver arbetsgången i en effektiv miljörevision [8]:

1.3 Miljörevisionsmodell

3.2.1 Miljöledningssystem - implementering (Verktyg)

Miljöledningssystemet tillsammans med kvalitetssystemet blir ett effektivt hjälpmedel för att

6. Organisation

5. Angreppssätt

2. Omfattning

3. Resurser

4. Prioritering

3. Tillfredsställer investeringskriterier och förbättrar kapitaltillgången.

4. Förbättrar verksamhetens image och marknadsandel.

5. Att motsvara leverantörsbedömningskriterier.

6. Styra miljökostnader.

7. Spara råvaror och energi.

8. Utnyttja teknologisk utveckling.

9. Förbättra miljöprestanda och miljöpåverkan.

10.Riskanalys görs. Denna måste göras för att upptäcka allvarliga potentiella hot mot miljön samt om miljöpåverkan föreligger eller om något skulle hända det vill säga;

1. Är dessa kriterier tydligt definierade?

2. Är konsekvenserna identifierade?

3. Hur frekvent är en situation som kan leda till miljöpåverkan? Modellen för miljöutredning kan med fördel användas med tillhörande checklistor [1].

Ett miljöledningssystem är ett verktyg som ska strukturera miljöarbetet i ett företag, men också en hjälp att prioritera, kommunicera, följa upp och kontrollera insatserna för en bättre miljö. Miljöledningssystemet hjälper att minska riskerna för okontrollerade utsläpp, brand och expolotioner. Imagen kan också förstärkas och motivera de anställda enligt en undersökning gjord av ABB [1C]. Rent praktiskt så börjar man först med att utföra en miljöutredning för att kunna upptäcka vilka effekter verksamheten har på miljön.

Med detta som bas kan man sedan fastställa en miljöpolicy samt miljömål som mer ingående beskriver vad företaget ska uppnå med sitt miljöarbete. Målen ska vara övergripande på företagsnivå och detaljerade för övriga nivåer.

Nästa steg i processen är fasen förbereda, där man lägger upp en handlingsplan. Nu ska ansvaret fördelas i organisationen och miljöledningsprogram upprättas.

Man börjar med att fastställa organisationsstrukturen och ansvar och sedan bedömer man resursbehov och fastställer en tidplan. Därefter bestämmer man hur dokumentstyrningen ska läggas upp och vad som ska göras med organisationens befintliga verksamhetsstyrning, kommunikation och nödlägesbeskrivningar. Medarbetarnas kunskaper måste utvecklas i företaget och rutiner fastställas så väl för det interna miljöarbetet som för de externa kontakterna. Nu har man kommit till genomförandefasen fasen där man ser på genomförda utbildningar, utförda åtgärder och avvikelserapportering.

När man fått det att fungera ska man mäta och åtgärda. Här kan man hitta mätresultat, olyckor och nödlägen, korrigerade åtgärder och förslag på förbättringar

Sedan reviderar och förbättrar man. Där tas revisionsrapporter upp samt hur miljömål

uppfyllts och utvärderar systemets fortsatta lämplighet och effektivitet. Revisionen fungerar

som ett underlag för kontinuerliga förbättringar av miljöarbetet. Nedan kan man se en

arbetsmodell som strukturerar de olika faserna i miljöledningssystemet med en mer

detaljerad beskrivning över arbetsindelningen [1G]. De mindre allvarliga och de mycket

allvarliga rubrikerna i examensarbetet motsvarar anmärkningar gjorda av kommunen

revisionsgrupp [2A, 2D].

1.4 Modell av miljöledningssystem

Införandet av miljöledningssystem har i rapporten [2] beskrivits i följande sju steg:

Steg 1 Beskriv verksamheten

Beskriv vem som gör vad, hur ansvar och befogenheter är fördelade i organisationen samt hur samarbetet ska fungera och vad organisationen gör. Det börjar med att affärsidéen, affärsområde/verksamhetsbeskrivning, ansvar och kunder identifieras [2].

Steg 2 Gör miljöutredning ISO 14001 kapitel 4.3.1, 4.3.2, 4.4.7

Klargör krav enligt lagar och föreskrifter såsom koncessionsvillkor, tillstånd för verksamhet, branschstandarder och regler, överenskommelser och myndighetskrav, råd och riktlinjer och allmänna rekommendationer. Identifiera och värdera sedan organisationens påverkan på den yttre miljön och kartlägg miljöaspekter. Miljöaspekter som ger betydande miljöpåverkan värderas, prioriteras och kvantifieras. Sedan ska alla befintliga miljöledningsrutiner granskas och resultaten utvärderas från utredningar av tidigare olyckor och nödsituationer [2].

Steg 3 Fastställ policy och mål ISO 14001 kapitel 4.2, 4.3.3

Miljöpolicy

Miljömål

Förbered

Mät och åtgärda Revidera och

förbättra Utvärdering

Genomförande

Beskrivning av verksamhet

Upprätta sedan rutinbeskrivningar och bestäm hur dokumentstyrningen ska gå till. Då ska hänsyn tas till enhetlig layout, register för hantering av giltiga utgåvor, revidering och upprättande, ansvar och befogenheter för granskning och godkännande samt arkivering.

Beskriv vad som ska göras och hur verksamhetsstyrningen ska gå till. Beskriv också hur bevakning av lagar och krav ska utföras samt hur information ska samlas för detta.

Identifiera miljöaspekter, utbildningsbehov och kompetenskrav och ta också fram hur policyn ska underhållas. Nästa steg är att ta fram handlingsplanernas utformning gällande miljöledningsprogrammet, hur kommunikation ska genomföras, hur mål ska tas fram, checklistor för nödlägesberedskap, hur övervakning och mätning ska dokumenteras samt vilka checklistor som ska användas.

Sedan beskrivs hur övervakning och mätning ska genomföras och dokumenteras. Där ingår avvikelse i hantering, genomförande av revisioner och förebyggande åtgärder [2].

Organisationen ska nu ha preciserat ansvar och befogenheter samt resurser, tidplan och rutinbeskrivningar för hur verksamheten ska styras, hur kommunikationen ska gå till, hur dokumentation, avvikelserapportering och betydande miljöaspekter ska hanteras, hur betydande miljöpåverkan ska förhindras genom förebyggande åtgärder och hur organisationen ska agera i nödlägessituationer [2].

Steg 5 Genomför ISO 14001 kapitel 4.3.4, 4.4.1-4.4.7, 4.4.6

Arbetet inleds med att kommunicera, engagera och utbilda. Därefter bearbetas de detaljerade målen och erforderliga resurser anskaffas. Arbetet fördelas och stäms av [2].

Steg 6 Mät och åtgärda ISO 14001 kapitel 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3

Prioritera separata dokument, sådana som innehåller uppgifter om miljöaspekter, uppmätta värden, uppsatta mål och vem som är projektansvarig (signering). Efter detta upprättas en revision och datum för när denna ska genomföras.

En mall kan göras för vad som ska mätas hur, när, och av vem. Resultat och avvikelser ska också finnas med och sedan ska resultaten utvärderas och jämföras med de mål som finns satta för organisationen [2].

Steg 7 Revidera och förbättra ISO 14001 kapitel 4.5.4, 4.6

Genomgången bör innehålla revisionsrapporter, hur miljömål uppfylls, systemets fortsatta

lämplighet samt frågor som väckts av intressenter [2].

3.2.2 Miljöutredning

Till grunden för ett seriöst miljöarbete ligger en arbetsmodell som ska hjälpa Företaget att arbeta systematiskt, det vill säga göra saker på rätt sätt vid rätt tidpunkt. En sådan modell är miljöledningssystemet. Systemet omfattar organisationsstruktur, planering, ansvar, praxis, rutiner samt processer och resurser för att utveckla, införa, uppnå, revidera och upprätthålla miljöpolicyn. Miljöarbetet behöver ingen ny organisation men resurser för att genomdrivas.

Det är lämpligt att först göra en miljöutredning och nedan beskrivs modellen över hur detta skulle gå till för Nåiden enligt rapporten om miljöutredning [1];

1.5 Modell av miljöutredning [1]

1. Klargör krav efter lagar (riksdag ) förordningar (regering ), föreskrifter (myndigheter) och ordning (kommun) [1].

Viktiga kontakter ur miljösynpunkt är Naturvårdsverket, Länsstyrelsen, Miljönämnden, Byggnadsnämnden, Arbetarskyddsstyrelsen, Kemikalieinspektionen och Boverket. Sedan bestäms vem som blir ansvarig för uppgiften att sammanställa lagar, föreskrifter,

underentreprenörer och leverantörer i tabellform. Namn och telefonnummer till

Ansvarig utses

1 Klargör krav enl. lagar och föreskrifter

2a Kartläggning Miljö aspekter

3 Granska befintliga miljörutiner

4 Utvärdera utredningar:

olyckor, nödläges- situationer mm

2bIdentifiera betydande miljö påverkan

2c Värdera och prioritera

2d Kvantifiera

5 Samman -ställ

Resultat

Gå vidare till steg 3 Utgångsläg

e. Beslut om miljö - utredning taget steg 1 genomfört.

produktionschef redovisar vilka aktiviteter som är aktuella på arbetsplatsen [4]. En viktig aspekt är att engagera medarbetarna. Använd AMA eller liknade och försök att kvantifiera samt identifiera mängder till exempel emissioner, utsläpp, bränsle, material,

kemikaliehantering samt hantering av farligt avfall. Använd mall modell 1.6 för miljöledning och sammanställ resultaten samt samla berörda plats- och produktionschefer och gå igenom detta. Kommunicera viktig information och ta till experthjälp vid behov.

2b. Identifiera miljöaspekter som ger betydande miljöpåverkan

Företaget har nu efter miljöutredningen en bild av hur deras verksamhet påverkar miljön. Nu ska en grov indelning göras för att bestämma vilken miljöpåverkan som är mest betydande.

Gå igenom sammanställningen och ansvarig noterar aktiviteter med lagkrav. Gör sedan en grov bedömning av miljöpåverkan och konsultera med sakkunnig vid behov.

2c. Värdera och prioritera

Företaget har nu kommit fram till en sammanställning av de aktiviteter som omfattas av lagkrav och en grov indelning av miljöpåverkan där det framgår vilken som är mest betydande. Nu är det dags att prioritera och värdera vad, när, hur och varför?

Aktiviteter som omfattas av lagkrav prioriteras: lagkrav, tillstånd, anmälningsplikt (exempelvis rivningsplan), kundkrav (synpunkter vid kundkontakt), resursförbrukning (aktiviteter), ekonomi (värdering av konsekvenser), branschregler, allmänhetens synpunkter i form av buller, utsläpp eller markanvändning samt egna värderingar.

2d. Kvantifiera

Organisationen har nu en samlad uppfattning om vilka miljöaspekter man ska prioritera. För att få vidare klarhet i besparingsmöjligheter måste parametrar såsom till exempel utsläpp, energiförbrukning, kemiska produkter, spill och materialförbrukning kvantifieras.

(Kvantifiering; Miljöledningspraktikan – bilaga 2E, 2G, 2H, 2I i [1])

Använd kalkylsystemet för att se materialförbrukning, kemiska produkter och energiåtgång.

Utveckla sedan kontoplanen för att kontrollera resursförbrukning, avfallskostnad och material. Analysera produktionskalkylen och ta fram nyckeltal kopplade till mängder spillprocent, energiförbrukning eller utsläpp.

3. Granska alla befintliga miljöledningsrutiner

Vilka befintliga rutiner har företaget för miljöpåverkande aktiviteter. Företagets rutiner omfattar produktion, brand, underhåll, utsläpp med mera. Vid granskning av befintliga rutiner ska man tänka på att kontakta verksamhetsansvariga för att få information om företagets befintliga rutiner och dokumentation av denna. Beskriv sedan företagets informationsvägar samt hur företag tar in information, använder och kommunicerar denna.

Efter detta beskrivs hur gällande krav hanteras.

4. Utvärdera resultat från utredningar av tidigare olyckor och nödlägessituationer

Börja med att kontakta skyddsombud, räddningstjänsten, länsstyrelsen och miljökontoret och gå igenom företagets interna dokumentation för dessa områden.

5. Sammanställ

Företaget har nu gjort en grundläggande miljöutredning och nu ska uppgifterna samanställas och ledningen fatta beslut om åtgärder. Gör innehållsförteckning och sammanställ materialet med aktuella adresser, lagar, miljöaspekter, miljöpåverkan, värderingar, prioriteringar, befintliga rutiner, tillstånd, tidigare tillbud och olyckor och sammanfattande PM. Motivera sedan bedömningarna med kortfattade bedömningskriterier. Kommunicera sedan

utredningen samt notera förbättringar och lämna över till ledningen för beslut.

3.2.3 Checklista vid en miljöutredning

Tabellen är hämtad ur Miljöutredning [1] och beskriver hur kartläggning av miljöaspekter kan genomföras med hjälp av denna checklista.

1.6 Tabell för miljörevision

Dokument Dokumentidentifikation Datum Revisions datum

Miljöutredning

Ansvarig Arbetsplats/verksamhetsområde Geografisk belägenhet

Aktivitet Miljöaspekt Finns- Luft Vatten Mark Avfall Råvaror Övriga Åtgärda Behövs Anmärkningar

lagkrav miljöomr. (betydande) nödl.beredsk? (nykeltal, mängder

Kod Text ^{Stor Liten Stor Liten Stor Liten Stor Liten Stor Liten Stor Liten Nu Senare} hänvisningar m m)

3.2.4 ISO 14004 - modell för införande av ett miljöledningssystem

Standarden innehåller inga krav på hur införandet ska gå till, men tydliggör en modell som

omfattar nedanstående rubriker. Det börjar med engagemang och policy som ska klargöra

företagets åtaganden, utreda den totala miljöpåverkan och utforma en policy för företaget.

4. Nåidens ansats till miljöledningssystem

Antagandena nedan är personliga bedömningar som bygger på informationsinsamling och analysering av intervjuer med Nåidens ledning och revisionsteam från kommunen.

Synpunkterna tar upp saker som är bra och punkter där förbättringar kan göras.

4.1 Organisationen hos Nåiden

Examensarbetet belyser vikten av att förankra införandet av miljöledningssystemi den permanenta organisationen. Detta är en viktig aspekt för att få första kopplingen till

ledningen och fördelningen av ansvar. Organisationsstrukturen är platt vilket kan underlätta systematiska förändringar. Figuren nedan visar Nåidens organisationsschema. Ett förslag är att införa en miljösamordnare med arbetsgrupp (grå markeringen) som ansvarar för det operativa i miljöledningssystemets införande och drift [4].

1.7 Modell av Nåidens organisationsstruktur

Exempel: miljösamordnare med miljöledningsgrupp Kalkyl

Handläggare

Arbetsledare Platschef

Arbetsledare Platschef

Arbetsledare Platschef Arbetschef

Yrkesarbetare Yrkesarbetare Yrkesarbetare Arbetsledare

Yrkesarbetare Yrkesarbetare Arbetsledare Platschef

Arbetsledare Platschef

Arbetsledare Platschef Arbetschef

VD

4.1.1 Sammanställning av kommunens anmärkningar - ISO 14001

Nedan beskrivs vilka delar av miljöledningssystemet som är i behov av kompletteringar och förbättringar beskriver Luleå kommuns bedömningar av de allvarliga avvikelserna. De mindre allvarliga är viktiga att följa upp, eftersom de mindre allvarliga blir allvarliga med tiden, om ingenting görs. Informationen är hämtad ur kommunens revisioner som är gjorda på olika projekt under tiden 2000-02-18 – 2001-12-12 [B].

Revisionsrapport 2000-02-18 Totalentreprenad

Avvikelser:

Miljöledningssystem allvarlig avvikelse ISO 14001 4.5.4 Revision av miljöledningssystem

Rutin för internrevision av miljöledningssystem saknas.

Mindre allvarlig avvikelse 4.3.1 Miljöaspekter

Dokumentation saknas beträffande samordnad planering med avseende på miljöaspekter inom uppdraget. Utredning om företagets miljöpåverkande verksamhet saknas.

4.4.1 Organisation, ansvar och befogenheter

Information om befogenheter inom organisationen och samordningsansvarig inom totalåtagandet saknas. Organisationsplan är inte uppdaterad och uppgifter om befogenheter saknas.

Revisionsrapport 2000-03-31 Samordnad generalentreprenad

Avvikelser:

Miljöledningssystem allvarlig avvikelse ISO 14001 4.5.4 Revision av miljöledningssystem

Rutin för internrevision av miljöledningssystem saknas.

Revisionsuppföljning saknas inom såväl företaget som uppdraget.

Mindre allvarlig avvikelse

4.3.1 Miljöaspekter

Rutiner saknas. Samordnad uppföljning avseende redovisningsdokument saknades. Dokumenterad intern ledningsgenomgång har inte genomförts inom uppdraget. Genomgångar har hållits vid samordningsmöten.

Revisionsrapport 2001-04-26 Samordnad generalentreprenad

Avvikelser:

Miljöledningssystem allvarlig avvikelse ISO 14001 4.3.1 Miljöaspekter

Samordnad planering och utredning av företagets miljöpåverkan saknas inom uppdraget. Miljöaspekter i egen verksamhet och samordnad planering inom uppdraget saknar rutiner.

4.5.4 Revision av miljöledningssystem

Rutin för internrevision av miljöledningssystem saknas.

4.6 Ledningens genomgång Instruktioner saknas.

Mindre allvarlig avvikelse 4.4.6 Verksamhetsstyrning

Kompletterande rutiner saknas.

Revisionsrapport 2001-12-12 Totalentreprenad

Avvikelser:

Miljöledningssystem allvarlig avvikelse ISO 14001 4.4.1 Organisation och ansvar

Miljöansvarig ej utsedd.

4.4.4 Dokumentation av miljöledningssystem Saknas.

4.4.5 Dokumentstyrning

Hänvisning görs till kvalitetssystem. Komplettera med miljödokument.

4.5.1 Övervakning och mätning Dokumenterad rutin saknas.

4.5.2 Avvikelser, korrigerade och förebyggande åtgärder

Nuvarande poäng:

(miljöviktad) = 3,32

[B]

4.1.2 Sammanställning av kommunens anmärkningar - ISO 9001

En kartläggning av revisionsrapporterna på kvalitetssidan kan hjälpa att se vilka rutiner som fungerar. Den nya kvalitetsstandarden ISO 9001: 2000 gör det lättare att integrera miljö- och kvalitetssystemen och fokuserar på funktion och process mer än den tidigare modellen.

Revisionsrapport 2000-02-18 [B].

Totalentreprenad

Fungerande rutiner:

4.3 Kontraktsgenomgång Kvalitetsplan följs.

4.4 Konstruktionsstyrning

Genomförts vid fyra projektmöten före byggstart, därefter samordningsmöten med underentreprenör. Dokumentation finns.

4.5 Styrning av dokument och data Kvalitetsplanens instruktioner tillämpas.

4.6 Inköp

Kvalitetsplanen efterlevs. Dokumentation finns.

4.8 Produktionsidentifikation och spårbarhet Kvalitetsplan följs.

4.9 Processtyrning

Kvalitetsplanens instruktioner följs.

4.10 Kontroll och provning

Dokumentation finns. Checklistor med egenkontroll finns.

4.11 Behandling av kontroll-, mät- och provningsutrustning Instruktioner följs.

4.12 Kontroll- och provningsstatus

4.16 Hantering av kvalitetsdokument Finns samlade.

4.18 Utbildning Rutiner finns.

Avvikelser:

Allvarlig anmärkning ISO 9001 4.17 Interna kvalitetsrevisioner

Dokumentation saknas.

Mindre allvarlig anmärkning 4.1 Ledningens ansvar

Organisationstablå saknas. Total samordning vid projektering ej dokumenterad.

Uppgifter om befogenheter saknas.

4.9 Processtyrning

Uppföljning saknas hos konsult och underentreprenör.

4.15 Hantering, förvaring, packning, skydd, leverans Täckning av material utomhus saknas.

Revisionsbesiktning 2000-06-04 [B].

Ändring och tillbyggnad Brogården Fungerade rutiner:

4.1 Ledningens ansvar 4.3 Kontraktsgenomgång

4.5 Styrning av dokument och data

4.6 Inköp

Kvalitetsplanen efterlevs. Dokumentation finns.

4.8 Produktionsidentifikation och spårbarhet Kvalitetsplan följs.

4.11 Behandling av kontroll-, mät- och provningsutrustning Instruktioner följs.

4.12 Kontroll- och provningsstatus

Besiktningar och kontroll görs av yrkesinspektionen.

4.13 Behandling av avvikande produkter

4.15 Hantering, förvaring, packning, skydd, leverans 4.17 Interna kvalitetsrevisioner

4.18 Utbildning

Mindre allvarlig anmärkning ISO 9001 4.9 Processtyrning

Anmärkning av arbetsmiljökaraktär finns. Bristande skyddsronder.

4.10 Kontroll och provning

Underentreprenörens kvalitetsuppföljning är bristande.

4.16 Hantering av kvalitetsdokument

Underentreprenören saknade dokumentation av kvalitetsdokument.

Revisionsbesiktning 2002-04-18 [B].

Hälsans hus

Samordnad generalentreprenad Fungerande rutiner:

4.6 Inköp

Kvalitetsplanen efterlevs. Dokumentation finns.

4.10 Kontroll och provning Kvalitetsplanen följs.

4.13 Behandling av avvikande produkter 4.17 Interna kvalitetsrevisioner

4.19 Service

Rutiner saknas men beställarkravet är tillgodosett.

Allvarlig anmärkning

Mindre allvarlig anmärkning 4.1 Ledningens ansvar

Kvalitetssystem är under omarbetning och har inte signerats av parterna.

Revision av distributionen har inte genomförts och organisationen saknar uppgifter om mätningsarbeten och installationssamordnare.

I nuläget är det klarlagt hur ansvarsfördelning vid byggstart ska se ut och detta är dokumenterat på checklista. Utbildningslista finns och kompetens för internrevision saknas. Samordnings köps in som tjänst och information ges vid startmöte. Ansvar och befogenheter är klarlagt inom organisationen.

Kvalitetsplan och mål finns för projekt. Ansvarsfördelning är klarlagd vid byggstart inom företaget. Arbetschefen ansvarar för installationssamordning.

4.9 Processtyrning

Det saknas övergripande instruktioner och rutiner för processtyrningen.

Hänvisning görs till respektive platschef.

I nuläget kompletteras produktionsplan och tidplan med veckovisa

produktionsplaner och vid behov med detaljplaner. Anmärkningar följs upp en vecka efter skyddsrond har genomförts och anhöriglistor finns uppsatta.

Underentreprenörens möten genomförs veckovis då installationsarbeten pågår.

Informella produktionsmöten hålls på morgnarna med egen personal.

Skyddsrond gås varje vecka. Arbetschefen ansvarar för installationssamordning. Dagordningslista följs.

Nuvarande poäng:

Teknik bygg

Totalentreprenad (kvalitetsviktad) = 4.16

Generalentreprenad/samordnad generalentreprenad (kvalitetsviktad) = 4.38

[B]

4.2 Nåidens nuvarande miljöplan (miljöledningssystem)

Nuvarande miljöplan hos Nåiden uppfyller inte kraven enligt ISO 14001. Den saknar delar såsom internrevision, organisation och ansvar, dokumentation av miljöledningssystem, dokumentstyrning, övervakning och styrning samt avvikelser och konkreta åtgärder. Dessa punkter utgör kärnan i ett miljöledningssystem och därför måste dessa delar utredas vidare.

Organisation och ansvar

I dagsläget tar miljöplanen upp organisationen men hänvisningar görs till kvalitetspärmen.

Ansvarsfördelningen beskriver arbetschefens och personalchefens ansvarsområden. Ansvaret för kontrollrutiner har arbetschefen. Han ansvarar för checklistorna och att kontroller utförs och dokumenteras. Han ansvarar också för att miljö- och kvalitetsplanen hålls uppdaterad och levande. Platschefen ansvarar för kontrollplanens funktion. Han redovisar

dokumentation till beställaren angående genomförande, kontroller samt ansvarar för rättelser och avvikelserapporter till ledningen. Nedan ges en bild av Nåidens nuvarande

miljöledningssystem.

Här finns de punkter i ISO 14001 som har berörts och behöver förändras enligt revisionsbesiktningar gjorda mellan 2000-02-18—2001-12-12. Nedan är Nåidens

anmärkningar beskrivna enligt ISO 14001: 1996. Dessa punkter måste åtgärdas för att höja Nåidens miljöinriktade poäng. De grå rutorna beskriver ISO 14001-kapitlen och är hämtade från standarden [3A, 10] .Boken Miljöledning [5] beskriver checklistor som kan användas för att utreda de kravmoment i ISO-standarden där brister noterats

4 Miljöledningssystem

4.1 Organisationen skall upprätta och underhålla ett miljöledningssystem

Det finns dock inte någon dokumentation om hur detta ska genomföras, detta stycke ska beskriva vilka delar som fungerar och vilka delar som inte fungerar i Nåidens miljöplan.

Kommunens revisionsbesiktningar är till stor hjälp när man utvärderar icke fungerande delar i miljöledningssystemet.

4.2 Miljöpolicy

Nedanför denna rubrik finner vi Nåidens miljöpolicy och denna policy tar upp;

4.3 Planering

4.3.1 Planering och miljöperspektiv

Beskriver hur rutiner för återvinning och källsortering ska efterlevas, detta beskrivs i separat program.

Utredning inom uppdraget med vikt på miljöaspekter genomförs inte. Vid

samordningsmöten behandlas miljöaspekter och arbetsmiljö med underentreprenörerna, och krav av miljödeklarationer vidareförs vid inköp. Företagets normala rutiner används dagligen för att spåra och upptäcka miljökonsekvenser. Vid slutbesiktningen görs miljödeklaration om krav finns att sådan ska fastställas. Dokumentation upprättas ej beträffande samordnande planering med miljöaspekter i totalåtagandet som fokus [B].

Samordning av planering genomförs inte och utredning om företaget miljöpåverkande verksamhet inom uppdraget saknas. Inom den egna verksamheten saknas rutiner för behandling av miljöaspekter samt samordnad planering inom uppdraget.

4.3.2 Punkten lagar och krav

Beskriver hur Nåidens bibliotek ständigt uppdateras samt tar upp de föreskrifter och lagar som gäller för verksamheten. Inga förteckningar finns för vilken litteratur som finns i bibliotek och kontor [B]. Checklistor finns ej.

4.3.3 Övergripande miljömål och detaljerade miljömål

Nåidens miljömål är att minimera de restavfall som bildas på byggarbetsplatserna samt att källsortera och ha tillgång till miljöspecifikationer på det material man använder på bygget.

Miljöledningsprogrammet tar upp hur man ska identifiera aktiviteter som kan ha inverkan på miljön och anses som betydande. Nåiden planerar aktiviteter och inköp för att säkerställa att villkoren som finns angivna följs. Materialhanteringen, källsorteringen, miljödeklarationer för byggnadsmaterial och checklistor för egenkontroll finns angivna i ISO 14001-kapitlet 4.3 Planering [B].

4.3.1 Rutin för miljöaspekter, återvinning, källsortering av byggmaterial

För att kunna avgöra vilka miljöaspekter som kan ge upphov till betydande

miljöpåverkan ska organisationen upprätta och underhålla rutiner, för att identifiera de miljöaspekter som orsakas av organisationens aktivitet/verksamhet, produkter eller tjänster, och som är av en sådan natur att organisationen kan förväntas styra och påverka dessa. När organisationen identifierar och fastställer sina övergripande miljömål ska den försäkra sig om att hänsyn tas till sådana aspekter som har en betydande miljöpåverkan

Organisationen skall hålla denna information aktuell.

4.3.4 Miljöledningsprogram

Genom att ta fram ett miljöledningsprogram beskrivs de aktiviteter som måste genomföras för att uppnå de uppsatta miljömålen. Nåiden vill med miljömål och miljöpolicy fokusera på material som kan uppskattas medföra betydande påverkan i miljösammanhang. Inköp ska planeras så att arbetsberedning kan göras i varje aktivitet för att förhindra att restprodukter uppkommer. Rutiner ska finnas för förvaring och skydd av material. Källsortering och omhändertagande av detta beskriv i ett separat häfte. Nåiden ska också välja produkter som har miljövarudeklarationer. Miljöaspekter kontrolleras med checklistor för egenkontroll enligt Nåidens kvalitetssystem [B].

4.4 Införande och drift 4.4.1 Införande och drift

Kapitlet beskriver organisationsstruktur och ansvar. och att miljömålet ska uppfyllas ligger på hela organisationen. Ansvar för projektens miljömål ligger på arbetschef, platschef och övergripande miljöansvarige är Jens Fredriksson, arbetschef Nåidenbygg. Verksamheten bedrivs med beskriven organisationsstruktur.

Uppgifter saknas för miljöansvariga hos konsulter och underentreprenörer [B].

4.4.1 Organisation och ansvar

Roller, ansvar och befogenheter ska definieras, dokumenteras och kommuniceras för att underlätta effektiv miljöledning. Ledningen ska tillhandahålla nödvändiga resurser för att införa och styra miljöledningssystemet. I begreppet resurser ingår såväl mänskliga resurser som specifika kunskaper, teknik samt ekonomiska resurser. Organisationens högsta ledning skall utse en eller flera särskilda ledningsgrupper som, oberoende av annat ansvar, ska ha definierade roller, ansvar och befogenheter för att kunna:

Försäkra sig om att kraven på miljöledningssystemet är upprättade, införda och underhållna i enlighet med denna standard.

Rapportera miljöledningssystemets prestanda till högsta ledningen för granskning och som

underlag för förbättring av miljöledningssystemet.